Transcript Forfragningsunderlag_massbygge_expo

DATUM:
2014.10.04
Förfrågningsunderlag avseende byggnation av företagsmässa Motala Expo
Uppdragsgivare
Tillväxt Motala AB, Poppelgatan 3, 591 35 Motala
Uppdrag
I samverkan med Tillväxt Motala AB arrangera företagsmässa Motala Expo 2015 och 2016 i Team
Sportia-hallen. Tillväxt Motala AB står formellt som arrangör för mässan och kontrakterad leverantör
bistår på Tillväxt Motala AB:s uppdrag med idéer, praktiska arrangemang och
evenemangssamordning kring företagsmässan. Mässan arrangeras för 8:e året.
Uppdragstagarens ansvar:
-
-
-
Planering, presentation och byggnation av Motala Expo. Detta inkluderar matta,
monterväggar och annan nödvändig monterutrustning samt tillgång till 220 V el i varje
monter ink. montering och demontering av detta material. Offert räknas på 120 montrar á
3x2 meter. Samt ett fåtal större sidomontrar för företag med stora produkter.
Tillhandahållande av överenskommen scen (ca 4x6 meter), ljud, ljussättning samt filmduk
och videoprojektor.
Beställning och avtal med eventuella underleverantörer till mässarrangemanget. Undantaget
leverantörer av marknadsförings- och restaurangtjänster som uppdragsgivaren själv ansvarar
för.
Tillsammans med uppdragsgivaren kommunicera med lokaluthyraren kring praktiska frågor.
Presentation av aktuell planering för uppdragsgivaren enligt dennes önskemål.
Praktiska arrangemang kring eventuella prisceremonier tillsammans med uppdragsgivaren.
TILLVÄXT MOTALA AB Motalas näringslivsbolag
Adress: Poppelgatan 3, 591 35 Motala Telefon: 0141 - 101 200 (växel) [email protected]
www.motala.se
-
Nödvändiga bevaknings- och säkerhetsarrangemang och avstämning med räddningstjänsten
enl. överenskommelse med uppdragsgivaren.
Fördelning av mässmontrar tillsammans med uppdragsgivaren.
Fungera som kontakt mot utställare vad gäller montrar och andra tekniska frågeställningar.
Tillhandahålla kompletterande utställarmaterial för uthyrning till utställare.
Fungera som kontakt och samarbetspartner till av arrangören avtalad krögare och After
Work-arrangör.
Finnas tillgänglig på plats under mässdagarna för service mot arrangör och utställare.
Delta i planeringsmöte inför Motala Expo, ca 5 möten.
Uppdragsgivarens ansvar:
-
Inbjudan till utställare.
Marknadsföring av arrangemanget.
Mottagning av utställarbokningar.
Fakturering av mässdeltagare.
Prissättning av mässdeltagande.
Planering av mässans scenprogram.
Planering av arrangemang kring eventuella prisutdelningar
Bokning av lokaltider för uppmontering, arrangemanget och demontering i
överenskommelse mellan parterna.
Tillhandahållande av speaker till båda mässdagarna.
Projektledning av evenemanget
Underleverantörer
Överenskommelser i detta avtal gällande aktuellt projekt gäller i samma grad för av leverantören
anlitad underleverantör. Det åligger uppdragstagaren att underrätta aktuell underleverantör om
överenskommelser enligt detta avtal.
Försäkringar
Uppdragstagaren och av denne anlitad underleverantör ansvarar själva i förhållande till berörd part
för de eventuella skador, förlust av egendom som kan uppkomma i samband med byggande av
mässan, genomförandetiden och demonterande av mässutrustningen.
TILLVÄXT MOTALA AB Motalas näringslivsbolag
Adress: Poppelgatan 3, 591 35 Motala Telefon: 0141 - 101 200 (växel) [email protected]
www.motala.se
Leveranstid
Gemensamt planeringsarbete och genomförande med uppdragsgivaren och eventuella
samarbetspartners/underleverantörer under perioden 2014-11-01 – 2016-03-31.
Motala Expo 2015 ska genomföras fredagen den 13/3, kl 10.00–16.00 med deltagaraktivitet kl. 16.3021.00 samt lördagen den 14/3, kl 10.00-15.00, datum för år 2016 är ej satt ännu.
Offerter
Leverantör som önskar lämna offert gör detta senast 23 oktober 2014 och skickas till
[email protected]
Offerten ska innehålla totalkostnad för ovan exklusive moms.
Leverantörerna ombeds också via någon form av dokumentation påvisa att man genomfört någon
form av liknande uppdrag tidigare.
F-skattebevis skall uppvisas.
I samband med faktureringen av kostnaden ska uppdragstagaren specificera sina olika kostnadsposter
för uppdragsgivaren enligt överenskommelse med denne.
Val av leverantör
Beslut kring val av leverantör görs av Tillväxt Motala AB:s styrelse baserat på samtliga inkomna
offerter.
Kontaktperson
Uppdragsgivarens kontaktman: Margareta Hagman
Telefon: 070-28 98 796
TILLVÄXT MOTALA AB Motalas näringslivsbolag
Adress: Poppelgatan 3, 591 35 Motala Telefon: 0141 - 101 200 (växel) [email protected]
www.motala.se