Manual

Vitec Information

Manualen uppdaterades av Vitec Fastighetsystem AB 2012-04-27

Innehållsförteckning

Vitec Information

Inledning 1

Allmänt ............................................................................................1

Installation 3

Allmänt ............................................................................................3

Vitec Nova..............................................................................3

Systemkrav ......................................................................................4

Installation .......................................................................................4

Starta produkten...............................................................................5

Ange uppkopplingsinformation ............................................................7

Installerade komponenter ..................................................................8

Microsoft.NetFramework 2.0™ ..................................................8

Crystal Reports™ ....................................................................8

Essential Studio™ från SyncFusion ............................................8

THBImage™ ...........................................................................8

Användargränssnitt 9

Navigering........................................................................................9

Allmänt om menyer och kommandon....................................... 10 Fastighetsbeståndets struktur................................................. 10 Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy.............. 12 Sökordning i trädvy ............................................................... 12 Att arbeta med trädvyn.......................................................... 13 Fliken Idag ..................................................................................... 14 Uthyrningsstatistik ................................................................ 15 Mina ej avslutade ordrar ........................................................ 15 Inkomna kontraktsförslag ...................................................... 15 Mina besiktningar.................................................................. 16 Senast öppnade kontrakt ....................................................... 16 Avtal som snart löper ut......................................................... 16 Fliken Information ........................................................................... 16 Ägarinformation .................................................................... 16 Fastighetsinformation ............................................................ 17 Kontrakt .............................................................................. 17 Övriga nivåer........................................................................ 18 Fliken Besiktningar .......................................................................... 19 Fliken Hyresgäst ............................................................................. 20 Tilläggsmodul - Hyresgästutskick ............................................ 22 Fliken Felanmälan ........................................................................... 23 Fliken Objektsarea .......................................................................... 24 ••••

ii

Vitec Information

Fliken Underhåll .............................................................................. 24 Fliken Analys .................................................................................. 25 Fliken Uthyrningsstatistik ................................................................. 27 Fördelning av disponibla objekt ............................................... 28 Objekt att hyra ut ................................................................. 28 Avflyttningsorsak .................................................................. 28 Antal uppsägningar per år ...................................................... 28 Antal uppsägningar per månad ............................................... 29 Antal uppsägningar per objekttyp............................................ 29 Ackumulerat antal uppsägningar ............................................. 29 Fliken Nämnararea .......................................................................... 29 Fliken Dokumentarkiv ...................................................................... 31 Fliken Rapporter ............................................................................. 32 Att ta ut en rapport ............................................................... 32 Tilläggsmoduler .............................................................................. 40 E-avisering ..................................................................................... 40 Lägenhetsregistret .......................................................................... 40 Export till Datscha ........................................................................... 41 Förutsättningar ..................................................................... 41 Export av Fastighetsdata........................................................ 42 Export av Kontraktsdata ........................................................ 44 Dokumentmall ................................................................................ 49 Förutsättningar ..................................................................... 49 Starta Dokumentmall i Information eller Vitec Nova................... 50 Fastighetsägarnas mallar ....................................................... 51 Vitecs egna mallar................................................................. 53 Export till Poängen .......................................................................... 56

Administration 57

Skapa egna sökordningar ................................................................. 57 Skapa egna grupper och värdenycklar ............................................... 61 Koppla fastigheter till värdenycklar.......................................... 62 Skapa sökordningar med värdenycklar............................................... 65 Att arbeta med listvyer .................................................................... 66 Registerinställningar vid driftstart...................................................... 67 Dokumentarkivet ............................................................................ 68 Allmänt om dokumentarkivet .................................................. 68 Dokumenttyper..................................................................... 69 Konfiguration av dokumentarkiv.............................................. 69 Databaslagring ..................................................................... 70 Koppla dokument .................................................................. 70 Visningsfönster ..................................................................... 71

Menysystem 73 Grunddata 75

Översikt ......................................................................................... 75 Grafisk överblick ................................................................... 76 Övrigt .................................................................................. 76 Redigering av grunddata .................................................................. 78 Prisuppdatering av åtgärdstyper.............................................. 78 ••••

iii

Besiktning ............................................................................ 81 Besiktningsåtgärder/Besiktningspunkter................................... 83

Inställningar 85

Alternativ ....................................................................................... 85 Arbetsorder .......................................................................... 85 Rapporttexter ....................................................................... 87 Besiktningar ......................................................................... 88 Kontering ............................................................................. 89 Notifieringar ......................................................................... 89 HLU ..................................................................................... 92 Övrigt .................................................................................. 94 Systeminställningar ......................................................................... 95 Allmänt ................................................................................ 95 Dokumentarkiv ..................................................................... 96 Rapportmallar....................................................................... 96 Nämnare.............................................................................. 97 Behörigheter ........................................................................ 97 Användarinställningar .................................................................... 101 Dokumentarkiv ................................................................... 102 Objektsträdet ..................................................................... 102 Vitec Information Idag ......................................................... 103

Ordlista 105

A....................................................................................... 105 B....................................................................................... 105 F ....................................................................................... 105 N ...................................................................................... 105 O ...................................................................................... 106 P ....................................................................................... 106 S....................................................................................... 106 T....................................................................................... 106 U ...................................................................................... 106 Å....................................................................................... 106

Vitec Information

••••

iv

Inledning

Allmänt

Vitec Information är ingången till Vitecs Fastighetssystem för dig som vill söka efter information om fastigheter, objekt, hyresgäster m.m. Vitec Information bygger på plattformen Microsofts™ .NET. Programmet kan köras i ett lokalt nätverk eller via Internet. Vitec Information är helt integrerat med Vitec Nova, det innebär t ex att förändringar av hyresgäster, kontrakt eller avgifter som görs Vitec Nova syns i Vitec Information. Register för fastigheter, objektstyper, objekt och person/kund är gemensamt mellan Vitec Nova och Vitec Information. Denna handledning publiceras i första hand i HTML-format på http://www.vitec.se/vitechelp/VitecInformation/ .

Inledning

••••

1 Vitec Information

Installation

Allmänt

För att kunna köra Vitec Fastighetssystems krävs applikationen Vitec Nova. Följande produkter ingår i Vitec Fastighetssystems produktsuit: • Vitec Verksamhetsanalys • Vitec Fastighetssystem • Vitec Information • Vitec Rapporter • Vitec Teknisk Förvaltning

Vitec Nova

Vitec Nova är samlingsnamnet för alla programvaror från Vitec Fastighet. Vitec Start är en applikation vars huvuduppgift är att tillhandahålla de olika applikationerna som ingår i Vitec Nova på ett överskådligt sätt. I Vitec Start visas ikoner för alla de applikationer som en användare har licens för i den så kallade applikationspanelen. Namnet på ikonerna anger oftast vilken funktion applikationerna har istället för programnamnet. Exempel på funktioner är beslutsstöd, fastighetsadministration och underhåll. I dokumentationspanelen finns länkar till alla produkters online manualer. Genvägspanelen används för att skapa genvägar till de delar av applikationerna man använder mest. Genvägar till andra program, t ex Word och Excel, kan också skapas. En annan viktig uppgift för Vitec Start är att automatisk installera och uppdatera applikationer via Internet när nya versioner finns tillgängliga.

Vitec Information Installation

••••

3

Bild 1 - Vitec Start

Mer information om Vitec Start hittar du i dess manual.

Systemkrav Installation

Microsoft.NET Framework 2.0 behövs på klienten för att Vitec Start ska kunna köras. Vitecs rekommendationer är därför att .NET Framework 2.0 installeras före installationsprogrammet för Vitec Nova installeras, detta för att spara tid vid installationsförfarandet. .NET Framework 2.0 kan enkelt laddas hem från följande ställen: • Microsoft: http://www.microsoft.com/downloads • Vitec: http://tools.vitec.se

Klientinstallation av alla Vitecs programvaror hanteras av Vitec Start. Genom att använda ett installationsprogram installeras Vitec Start. I en av dialogrutorna som visas under installationen skall användarens licensnummer (kallas ibland även GUID) anges. Första gången Vitec Start startas kommer programmet att koppla upp sig mot en av Vitecs servrar och ladda hem de applikationer som är kopplade till licensnumret. Därefter kommer Vitec Start att vid varje uppstart kontrollera om någon ny applikation tillkommit eller om det finns någon ny version av redan installerade program. Om så är fallet kommer den nya versionen laddas ner och installeras. Meningen är att klientinstallationen enbart skall göras en gång, därefter sker uppgraderingar automatiskt utan att användaren behöver göra någon ansträngning. Vid versionsbyte av

Vitec Information Installation

••••

4

Microsoft.NET Framework kan det dock bli nödvändigt med en ominstallation av Vitec Start. Detta sker dock ytterst sällan.

Starta produkten

Installationsprogrammet lägger startikonen för Vitec Start i programgruppen Vitec Fastighetssystem.

Bild 2 - Programgruppen Vitec Fastighetssystem

Börja med att öppna Vitec Start. Klicka därefter på ikonen i applikationspanelen för den produkt som skall startas.

Bild 3 - Applikationer i Vitec Start

Om enbart en produkt används från Vitec Fastighetssystems produktsuite är det möjligt att ställa in Vitec Start så att enbart denna produkt startas upp direkt utan inblanding av Vitec Start. Detta görs genom att välja kommandot Arkiv, Användarinställningar i Vitec Start.

Vitec Information

Bild 4 - Menyalternativet ”Arkiv” i Vitec Start

I dialogrutan som nu visas är det bara att markera rutan ”Starta senast använda applikation vid uppstart av Vitec Start” för att den angivna prodkten alltid ska starta direkt.

Installation

••••

5

Bild 5 - Användarinställningar i Vitec Start

Vitec Information Installation

••••

6

Ange uppkopplingsinformation

Första gången en produkt i Vitec Fastighetssystems produktsuit starts måste användaren ange uppkopplingsinformation i det dialogfönster som visas i bilden nedan, dvs. användarnamn, lösenord samt URL till webbtjänsterna.

Vitec Information

Bild 6 - Uppkopplingsinformation

Installation

••••

7

Installerade komponenter

Microsoft.NetFramework 2.0™

Alla produkter i Vited Fastighetssystems produktsuit är skrivna i Microsoft.Net vilket innebär att de maskiner som kör produkten/produkterna måste ha .Net Framework 2.0 installerat innan Vitecs produkter kan installeras. .NET Framework 2.0 laddas hem från följande platser: • • Microsoft: http://www.microsoft.com/downloads Vitec: http://dotnettools.vitec.se

Crystal Reports™

Rapporterna i Vitec Fastighetssförvaltning produkter skapas med hjälp av Crystal Reports™ varför installationsprogrammet automatiskt kommer att installera denna komponent på maskinen.

Essential Studio™ från SyncFusion

SyncFusion är tredjepartleverantör av komponenter med kontroller för menyer, dialoger, verktygsrader etc. som används i Vitec Fastighetessystems produkter för att skapa ett så användarvänligt gränssnitt som möjligt.

THBImage™

THBImage är komponent med en kontroll för hantering av bilder till Vitecs Dokumentarkiv.

Vitec Information Installation

••••

8

Användargränssnitt

Navigering

Navigeringsfönstret är den vänstra panelen av Vitec Information och den består av två flikar: Samtliga objekt och Sök. I fliken Samtliga objekt klickar man sig fram till önskad nod i trädet. När man klickar på t ex en fastighet visas information om den fastigheten i presentationsfönstret. Vad som visas beror på vilken flik som är vald i högra fönstret (se bild nedan). Sök används för att söka efter objekt baserat på hela eller delar av objektsnummer, hyresgästnamn eller adresser. En lista över matchande objekt visas nedan sökfälten och genom att markera en av dessa rader fylls flikarna till höger med information som rör vald rad. Dubbelklickas istället en markerad rad kommer ett fönster innehållande information om objektets att visas.

Vitec Information

Bild 7 - Användargränssnitt

Användargränssnitt

••••

9

I sökfliken kan man ange söktext för hela eller delar av objektsnummer, adress, kundens namn, telefon eller nummer. Efter sökning viss lista på matchande objekt nedan sökfälten och önskat objekt kan väljas genom dubbelklick på raden.

Allmänt om menyer och kommandon

I Vitec Information används högerklick frekvent men alla kommandon kan också utföras från menyn, dess menygrupper eller snabbvalsmenyn. Menygruppernas innehåll kan ändras beroende på vilket fönster som är aktivt.

Fastighetsbeståndets struktur

Ett fastighetsbestånd brukar struktureras med hjälp av begrepp så som ägare, förvaltare, område, fastighet, byggnad, objekttyp och objekt. Termen uppdelning.

objekt

är ett samlingsnamn för uthyrningsobjekt eller gemensamma utrymmen såsom lägenheter, P-platser, lokaler etc. Objekten kan kopplas till byggnader som i sin tur ingår i fastigheter. Fastigheterna ligger i områden och kan ha olika ägare. Dessutom kan objekten delas in i olika objekttyper, t ex 2 rum o kök, 3 rum o kök. Objekttyperna kan i sin tur delas in i objekttypsgrupper, t ex bostäder och lokaler. Byggnaderna kan även dessa delas in i byggnadsdelar för en ännu mer finkorning Dessa begrepp kan beskrivas hierarkiskt enligt nedanstående figur:

Vitec Information Användargränssnitt

••••

10

Vitec Information Användargränssnitt

••••

11

Vitec Information

Grafisk representation av struktur med hjälp av trädvy

I datorprogram brukar hierarkiska strukturer ofta visas i form av trädvyer eftersom de ger bra överblick och är lätta att använda. Exempel på detta är mappstrukturen i Utforskaren i Windows och mapplistan i Microsoft Outlook. Att jobba med trädvyer är något som de flesta användare är vana vid. I Vitec Fastighetssystems program har vi därför valt att presentera objektstrukturen i trädvyer, av Vitec kallat objektsträdet. Trädvyerna kan se olika ut beroende på vilken programmodul de används i.

Sökordning i trädvy

Strukturerna avspeglar vilket behov man har att dela upp objekten i beståndet. Anta att man kanske först vill ha en gruppering efter objekttypsgrupper, sedan se objekttyper i de olika områdena. En sådan trädvy skulle ha nivån Objekttypsgrupp direkt under toppnoden. Nästa nivå skulle utgöras av områden. Nivån under område skulle visa tillgängliga objekttyper i varje område. På

Användargränssnitt

••••

12

lägsta nivån visas slutligen objekten, insorterade under de objekttyper de tillhör. I andra programmoduler, t ex hyresmodulen, kan man vilja se en struktur där nivåerna har ordningen

ägare-område-förvaltare fastighet-objekt

. Man kan också tänka sig att det finns behov av att ändra ordningsföljden och t ex byta plats på ägare och område så att nivåerna i trädet blir

område-ägare-förvaltare-fastighet-objekt

. För att tillgodose olika behov av att strukturera, söka och navigera i trädvyn finns det möjlighet att definiera flera anpassade

sökordningar

. En sökordning börjar med en toppnod som representerar hela beståndet. Lägsta nivån är objektsnivån och mellan högsta och lägsta nivå kan ett godtyckligt antal nivåer definieras. Programmet har en grundinställning bestående av 5 sökordningar som inte kan redigeras eller tas bort. Systemadministratören kan skapa nya sökordningar. Bilden nedan visar trädvyn med systemsökordningarnas toppnoder, samt några som definierats av användare. En toppnod representeras av en jordglob. Ett hänglås på jordgloben visar att det är en systemsökordning som inte kan förändras.

Vitec Information

Att arbeta med trädvyn

För att se vad som finns under en nod kan man klicka på plustecknet till vänster om noden. I bilden nedan visas trädvyns utseende när den översta toppnoden expanderats. Eftersom område står först i sökordningen visas nu alla områden. Observera att plustecknet har ändras till ett minustecken när noden har expanderats. När man trycker på plus– och minustecknen ändras ingenting i trädvyn, det är först när man klickar på själva noden som innehållet i trädvyn uppdateras.

Användargränssnitt

••••

13

I nedanstående bild är ett område markerat och i fliken information visas sammanslagen information som rör detta område.

Fliken Idag

Nedan visas en bild av hur Vitec Information Idag kan se ut när man startar upp applikationen Vitec Information:

Vitec Information Användargränssnitt

••••

14

Vitec Information

Uthyrningsstatistik

Diagrammet under rubriken

Uthyrningsstatistik

uppdelat på objekttypsgrupper

. visar

antalet disponibla objekt och kommande vakanser per dagens datum

Uthyrningsstatistiken är tänkt som en förhandsvisning av modulen uthyrningsstatistik. Till höger i diagrammet finns det checkboxar där man kan slå på och av visning av olika områden som innefattas av statistiken.

Mina ej avslutade ordrar

Under rubriken

Mina ej avslutade ordrar

visas de 50 senaste

arbetsordrar

, både felanmälningar och underhållsbeställningar som på något sätt är kopplade till den inloggade användaren.

Inkomna kontraktsförslag

Inkomna kontraktsförslag

Marknadssystem. hämtar information om kontraktsförslag som inkommit från exempelvis Vitec Uthyrning eller Vitecs

Användargränssnitt

••••

15

Mina besiktningar

Mina besiktningar

är uppdelad på två flikar; till den inloggade användaren

Kommande

och

Utförda

. Data under dessa flikar hämtas dock från besiktningsdata kopplade I fliken

Utförda besiktningar

hämta endast de 10 senaste. I båda flikarna går det att högerklicka för att få upp möjlighet till F

örhandsgranska..

och

Skriva ut…

samt

Exportera lista till Excel

. I fliken Kommande gäller dessa val

besiktningsbokningen

och under fliken Utförda är det

besiktningsutlåtandet

som man kan förhandsgranska och skriva ut.

Senast öppnade kontrakt

Denna översikt innehåller de kontrakt som senast öppnades i kontraktsfliken i Vitec Information. Det senast öppnade kontraktet kommer att hamna längst upp i listan. För att visa kontraktsuppgifter dubbelklickar man på den rad man är intresserad av.

Avtal som snart löper ut

Har kunden tilläggsmodulen leverantörsavtal kommer denna översikt visa de avtal som är på väg att löpa ut. För kunder som saknar modulen visas inte denna översikt. Avtal som har t.o.m. datum mellan idag och fyra (4) månader framåt räknas som att snart vara på väg att löpa ut och kommer därför visas i översiktsvyn.

Fliken Information

Fliken information visar olika innehåll beroende på vilken nivå i trädet som markerats. Summeringar som visas under hyresintäkter görs alltid för uthyrningsbara objekt med kontrakt oavsett vilken visningstyp (uthyrningsbara, ej uthyrningsbara eller alla) som valts i trädet.

Ägarinformation

På Ägarnivån visas övergripande ägarinformation samt areor för objektgrupper.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

16

Fastighetsinformation

På Fastighetsnivån visas övergripande fastighetsinformation. Exempelvis Areor, Adresser och beteckningar.

Vitec Information

Kontrakt

På objektsnivå byter fliken namn från Information till Kontrakt och en bild lik HKA-bilden i hyressystemet visas med information om objekt samt såväl nuvarande som tidigare hyresgäster.

Användargränssnitt

••••

17

Övriga nivåer

Om någon annan typ av nod markeras (förutom ägare, fastighet eller objekt) visas istället, i Informationsfliken, summerad information om underliggande objekts uppdelning per olika objektstyper samt information om dess årshyror. För Område visas även information – förvaltare, adress och area – om, till området tillhörande, fastigheter.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

18

Fliken Besiktningar

Fliken Besiktningar ger en översikt över samtliga planerade, utförda och fakturerade lägenhetsbesiktningar för de objekt som finns kopplade under en viss nod, t ex Område, Objekt eller Resurs.

Vitec Information

Via menygruppen Rapporter kan en markerad besiktning förhandsgranskas eller skrivas ut, se bilden nedan.

Användargränssnitt

••••

19

Fliken Hyresgäst

Fliken Hyresgäster används för kommunikation med hyresgäster. Fliken visar en lista på samtliga hyresgäster på de objekt som finns under vald noden i navigeringsträdet. Fliken Hyresgäst visar aktuella hyresgäster för vald nod, t ex i en viss Fastighet eller Byggnad. Om man dubbelklickar på en hyresgästs rad i högra rutan får man information om hyresgästens kontrakt, kontaktinformation och eventuella fakturor och reskontrasaldon. Genom att markera en eller flera hyresgäster i listen så visar menyfliksområdet Hem och dess menygrupp Hyresgäster alla de funktioner som kan appliceras på en hyresgäst, dessa funktioner nås även genom att högerklicka på en eller flera hyresgäster, se bilden nedan.

Vitec Information

Det är även möjligt att högerklicka på en markerad besiktning och förhandsgranska samt skriva ut besiktningsutlåtandet, se bilden nedan.

Användargränssnitt

••••

20

Genom att markera en eller flera hyresgäster i listan kan man skicka e-postmeddelande till dessa (naturligtvis förutsett att e postadresser finns inlagda i personregistret). Man kan i denna översikt se alla personer/parter kopplade till ett kontrakt, även kontaktpersoner för att enkelt, via hyresgästmeddelande, kunna skicka e-post och utskrifter även till dessa. Man kan också skapa utskick och meddelande samt skriva ut och exportera information till Excel.

Vitec Information

Det är möjligt att redigera en hyresgästs uppgifter via menygruppen Hyresgäster och dess knapp ”Redigera…” (eller via högerklicksmenyn ”Ändra hyresgästinformation” eller genom att dubbelklicka på en hyresgäst). Hyresgäster kan också undantas ifrån trapphusförteckning genom att bocka i ”Visa inte i trapphusförteckning” på i dialogen Ändra hyresgästinformation, se bilden nedan.

Användargränssnitt

••••

21

Tilläggsmodul - Hyresgästutskick

Fliken Hyresgäst tillhandahåller en tilläggsmodul som erbjuder användaren att skapa, spara och skicka E-post till hyresgäster, se bilden nedan.

Vitec Information

Då alternativet ”Skapa hyresgästutskick…” väljs (antingen från menygruppen Hyresgäster eller via vänsterklicksmenyn) öppnas ett nytt fönster, se bilden nedan.

Användargränssnitt

••••

22

I fönstret ovan är det möjligt att enkelt skapa hyresgästutskick som exempelvis nyttjar användarspecifika mallar. Ta kontakt med din säljare för mer information om tilläggsmodulen Hyresgästutskick.

Fliken Felanmälan

Fliken Felanmälan visar felanmälan för ex. vyn Fastighet eller Område. Man kan se status, enhetstyp, typ av fel samt om ordern eventuellt har fakturerats. I denna flik visas samtliga Arbetsorders skapade senaste året, dvs. såväl felanmälningar som beställningar som rör det aktuella objektet.

Vitec Information

Genom att markera en arbetsorder aktiveras bland annat Förhandsgranska och Skriv ut i menygruppen Rapporter, det är

Användargränssnitt

••••

23

även möjligt att högerklicka på någon av arbetsorderrader för att förhandsgranska, exportera och skriva ut. Markerar man flera rader kan man genom att högerklicka välja att skriva ut markerade rader eller exportera listan till Excel.

Fliken Objektsarea

I fliken Objektsarea ges information om fördelningen i antal mellan lägenheter av olika objektstyper samt uppgifter om summerade areor (objektens respektive kontraktens) samt momsad andel resp. momsad area.

Fliken Underhåll

Fliken Underhåll visar samtliga aktuella underhållsåtgärder på objekts- eller fastighetsnivå.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

24

När en rad (åtgärd) markeras visas detaljerad information om åtgärden det högra fönstrets nedre del, se bilden nedan. Fliken ”Info” visar information om åtgärden, ”Dokument” innehåller de dokument som eventuellt är bifogade till åtgärden och ”Beskrivning” innehåller eventuell åtgärdsbeskrivning. Fliken Underhåll är tillsammans med fliken Beskrivningar de enklaste platserna i systemet att se eventuella objektsbeskrivningar på ett objekt.

Fliken Analys

Fliken Analys är en tilläggsmodul till Vitec Information som kan användas för att leta efter differenser mellan debiteringarna mellan olika perioder. Det är viktigt att man fyller i lika lång period på såväl jämförelseperiod som kontrollperiod för att erhålla relevanta analysdata, exempelvis en månad, ett kvartal eller ett år.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

25

Genom ”drilldown”-funktion, där man genom att markera önskad rad, klickar sig nedåt i datamängden, kan man enkelt analysera vad sådana differenser består utav. I exemplet ovan analyseras avvikelser/differenser i fastigheten Skatan 1 mellan perioderna kvartal 3 2008 och kvartal 4 2008. Man klickar i rutan ”Dölj rader utan differens” om man enbart vill se de rader där beloppen av någon anledning inte är identiska över tiden. Genom att dubbelklicka på någon rad går det att ”drilla” sig nedåt ända ner till objektsnivå för att finna orsaker till differens, t ex att ett objekt saknar debitering för just den valda perioden eller att en engångsdebitering av något slag tillkommit i någon av perioderna.

Vitec Information

Om man drillar sig nedåt i exemplet med Väster ovan, där man ser att en differens finns på raden 920 så kommer man på lägsta nivån att finna att debiteringstypen Minimihyra garanterad, momspl är 5000 kr lägre i kontrollperioden.

Användargränssnitt

••••

26

Fliken Uthyrningsstatistik

Fliken Uthyrningsstatistik är en tilläggsmodul till Vitec Information som används för att se dynamiska rapporter om aktuell uthyrningsgrad. Det finns i nuvarande versionen sju olika rapporter. Samtliga baseras på ett datum- eller periodval och en filtrering baserad på önskat urval av objektstyper.

Vitec Information

Det finns även möjlighet att se fördelningen i ett diagram. Detta görs genom att klicka på knappen Visa diagram. Vid högerklick i diagrammet visas en popup-meny där användaren kan välja att förhandsgranska, skriva ut, zooma in eller zooma ut diagrammet.

Användargränssnitt

••••

27

Vitec Information

Fördelning av disponibla objekt

Returnerar fördelningen av disponibla objekt per objekttyp. I dropplisten till höger i bilden kan man välja antingen status 'Disponibla', som visar disponibla objekt per valt datum, status 'Kommande vak.' som visar objekt som blir vakanta efter valt datum eller status 'Samtliga' som visar summan av disponibla och kommande vakanser.

Objekt att hyra ut

Returnerar antalet objekt att hyra ut. Visar månadsvis utifrån valt datum, tre månader bakåt i tiden, tre månader framåt och mer än tre månader framåt i tiden.

Avflyttningsorsak

Returnerar antalet avflyttningar per avflyttningsorsak rullande fem år bakåt i tiden utifrån valt datum. Inom parentes visas andelen per orsak av totalt antal avflyttningar.

Antal uppsägningar per år

Returnerar antalet uppsägningar per år och månad.

Användargränssnitt

••••

28

Antal uppsägningar per månad

Returnerar antalet uppsägningar per månad för vald nod.

Antal uppsägningar per objekttyp

Returnerar antalet uppsägningar per objekttyp.

Ackumulerat antal uppsägningar

Returnerar ackumulerat antal uppsägningar per år och månad i procent. Procentsatsen räknas ut genom antalet uppsägningar dividerat med totalt antal objekt för selekterade objekttyper.

Fliken Nämnararea

I fliken Nämnararea kan jämförelser göras mellan olika grundregisters inmatade areauppgifter och dess underliggande nivåers summerade uppgifter.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

29

Vitec Information

En nämnararea kan vid behov justeras och datumstyras så att uppföljningar kan göras över tiden. Om t ex. ett objekts momsade area förändras skall de summerade uppgifterna om momsade areor avseende en fastighets samtliga objekt förstås stämma överens med den kontrolluppgift som har registrerats på fastigheten enligt momsbeslutet. Ett objekts eller en fastighets nämnare hittar man genom att högerklicka på registerposten i önskad nivå i trädvyn, välja Egenskaper och markera fliken Nämnare.

Användargränssnitt

••••

30

Fliken Dokumentarkiv

I fliken Dokument visas de dokument som har kopplats till den, i trädet, valda noden. I exemplet nedan, bland andra, en lägenhetsritning. Man kan växla bild/dokument genom att markera ett annat dokument i mappstrukturen. Genom att högerklicka på bilden kan man zooma in och zooma ut, genom att högerklicka på dokumentnamnet i mappstrukturen kan man bland annat skriva ut markerat dokument

Vitec Information Användargränssnitt

••••

31

Fliken Rapporter

I fliken Rapporter kan man ta ut rapporter som rör hyresadministration och teknisk förvaltning. Även kundunika rapporter finns i denna flik.

Att ta ut en rapport

För att se vilka rapporter som finns tillgängliga kan man trycka på plustecknet framför Rapporter i översta fönstret längst till höger. Rapporterna presenteras i nedanstående olika undergrupper: • BRF • Fastighet • Moms • Hyresgästrapporter • Objekt • Registerrapporter • Underhåll Det enklaste sättet att ta ut en rapport för hela beståndet görs genom att klicka på en sökordning och därefter välja en rapport i Rapporter och förhandsgranska. Om man markerar en specifik rapport så kan man därefter göra egna rapportinställningar. Olika rapporter har förstås olika inställningsalternativ.

Vitec Information

Bild 1.

Välj rapportalternativ, Rapporter

I rapporten ”Avflyttade hyresgäster” kan man exempelvis göra följande urval för att begränsa resultatet i rapporten ytterligare: • Datum from • Datum tom • Objektsnummer max

Användargränssnitt

••••

32

• Objektnummer min • Area max • Area min • Kontraktstyp Man kan också ange om man vill ha med uppgift om personnummer på de avflyttade hyresgästerna samt om man vill ha resultatet presenterat med en sidbrytning för varje ny fastighet inom ’grovurvalet’. Beroende på vilken rapporttyp som är vald kommer inställningarna som visas i fliken Inställningar att förändras.

Bild 2.

Rapporter Inställningar

Vissa rapporttyper genererar ytterligare flikar bredvid Inställningar. Exempelvis visar rapporten ”Arbetsordrar per resurs” även flikarna ”Obj typ”, ”Resurs” och ”AO typ”.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

33

Bild 3.

Rapporter Urvalsalternativ

Fliken ”Obj typ” tillåter användaren att avgränsa urvalet genom att ange vilka Objektstyper man vill ha med i sin rapport. ”Resurser” filtrerar på befintliga resurser och ”AO typ” begränsar urvalet till vilken arbetsordertyp som ska visas. Övriga flikar som visas är bland annat ”Åtg typ” (urvalsbegränsning av åtgärdstyper), ”Enh typ” (begränsar enheter). När ett urval gjorts i dessa flikar visas en stjärna (*) efter fliknamnet, se bilden nedan.

Vitec Information

Bild 4.

Rapporter *

Detta innebär att inställningarna sedan kommer att lagras per användare och rapport så att man enkelt sedan kan ta ut samma rapport med samma inställningar nästa gång.

Förhandsgranska/skriv ut

Genom att trycka med höger musknapp på önskad rapport får man bland annat valet Förhandsgranska.

Användargränssnitt

••••

34

Bild 5.

Förhandsgranska rapport Högerklick

Man kan förstås också trycka på ikonen Förhandsgranska i menygruppen Utskrift eller i menyn välja Skriv ut, för att få utskriften genererad på papper.

Vitec Information

Bild 6.

Förhandsgranska rapport Menygrupp

Förhandsgranska innebär att man kan se rapporten på sin bildskärm innan den skrivs ut till skrivare. Rapporten presenteras i ett separat fönster varvid ett antal funktioner blir tillgängliga som framgår av menyraden i fönstret. För man musen över ikonerna så får man tips om vilken av ikonerna som betyder vad.

Användargränssnitt

••••

35

Förhandsgranska

När alternativet ”Förhandsgranska” väljs kommer ett nytt fönster med den valda rapporten att visas, se bilden nedan.

Vitec Information

Bild 7.

Förhandsgranska

Detta fönster innehåller i sin tur ett antal knappar vars syfte presenteras nedan.

Skriv ut

Knappen som ser ut som en skrivare erbjuder möjligheten att leverera rapporten till en skrivare.

Bläddringsknappar (« < > »)

Med hjälp bläddringsknapparna går det att bläddra mellan sidorna i rapporten. Precis samma funktion fås med hjälp av piltangenterna på tangentbordet. Det är möjligt att bläddra till nästa/ sista eller tillbaka till första sidan av rapporten.

Gå till sida

Knappen som betecknas av ett papper med en pil på innebär att du kan gå till en valfri sida genom att ange ett specifikt sidnummer.

Användargränssnitt

••••

36

Stäng

Knappen som representerar ett ’X’ stänger rapportfönstret.

Uppdatera

Uppdatera-knappen uppdaterar rapporten med eventuellt nytt data.

Exportera

Den första knappen i menyn erbjuder möjligheten att exportera rapporten till valfritt format.

Vitec Information

Bild 8.

Exportera rapport

Rapporten kan exporteras som rpt-fil, pdf-fil, Excel arbetsbok, Word-dokument eller rtf-fil (textformat).

Snabbval mellan fastigheter

Den knapp som ser ut som ett litet träd innebär att om man valt flera fastigheter kan man här få snabbval mellan fastigheterna.

Användargränssnitt

••••

37

Bild 9.

Förhandsgranska - Toggle group tree

Hitta

Med hjälp av kikaren kan man söka efter ett objektnummer, ett namn eller en textsträng i rapporten.

Vitec Information

Bild 10.

Förhandsgranska - Hitta

Den funna texten markeras med en röd ram.

Användargränssnitt

••••

38

Exportera rapport

I samma högerklicksmeny som visar alternativen Förhandsgranska och Skriv ut visas även alternativet ”Exportera rapport till…”. I menygruppen ”Exportera rapport” ges samma möjlighet.

Bild 11.

Exportera Menygrupp

En rapport kan exporteras på följande vis: • Excel o Alternativet exporterar rapportens oformaterat ”rådata” till Excel • Excel fil (*.xls) o Exporter rapporten som en vanlig Excel-fil • • Excel mall (*.xlt) o Exporter rapporten som en Excelmall Textfil (*.txt) o Exporterar rapporten till en vanlig textfil

Vitec Information Användargränssnitt

••••

39

Tilläggsmoduler E-avisering

E-avisering är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift.

Lägenhetsregistret

Lägenhetsregistret är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift

Vitec Information Användargränssnitt

••••

40

Export till Datscha

Förutsättningar

Export till Datscha är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift. Avtal måste också tecknas med Datscha. Kontaktuppgifter till Datscha finns på http://www.datscha.se

Kontrollera att alla fastigheter ligger inlagda med lantmäteriets fastighetsbeteckning och med rätt kommun. I annat fall fungerar inte värderingsfunktionaliteten i Datscha.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

41

Vidare krävs att korrekt SFI-kod angetts för varje objektstyp, Välj

Grunddata/Objekt/Objektstyper

i Vitec Information. Gällande kontraktsexport finns tre principer för kontraktstyp: Ej index, indexkontrakt med 0 enheters omräkningsbas samt index med 3 enheters omräkningsbas. Största avgiften på kontraktet styr. Om Antal enheter för omräkning är satt till något annat än 3 gäller alltså att kontraktet betraktas som indexkontrakt med 0 enheters omräkningsbas.

Vitec Information

Detta dokument beskriver funktionerna för export från Vitec Nova till fastighetsvärderingssystemet DATSCHA. Exporten kan ske på två nivåer. Dels fastighetsövergripande export med summeringar av intäkter och kostnader per fastighet och dels på kontraktsnivå där intäkter redovisas per kontrakt.

Export av Fastighetsdata

Alla beräkningar och summeringar görs på objekt vars typ markerats som uthyrningsbar. Urvalet begränsas av vald nod i Vitec trädet.

Land

Då Vitec Nova inte har något fält för Land så antar vi Sverige som land.

Kommun Användargränssnitt

••••

42

Hämtas från fastighetens kommunfält. Ett korrekt kommunnamn måste vara angivet, t ex Göteborg (Göteborgs Kommun accepteras inte).

Fastighetsbeteckning

Hämtas från fastighetens fastighetsbeteckning. Behöver vara en giltig fastighetsbeteckning i den aktuella kommunen om värderingen i Datscha skall fungera.

Internt objektsnummer

Fastighetsnumret visas i detta fält.

Area (m²)

Arean på fastighetens alla uthyrningsbara objekt summeras för varje SFI kategori.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

43

Vitec Information Hyra (kr/m²)

Fastighetens alla uthyrningsbara objekt nuvarande (dagen exporten körs) avgiftsbelopp summeras och divideras med fastighetens alla uthyrningsbara objekts summerade area. Endast avgifter vars avgiftstyp är markerad som hyra tas med i summeringarna. Om ingen area angivits divideras avgifterna med 1.

Vakans(%)

Fastighetens ej uthyrda objekts nuvarande avgiftsbelopp summeras och divideras med fastighetens alla uthyrningsbara objekts nuvarande avgiftsbelopp. (Multipliceras sedan med 100 för att få i %)

Drift (kr/m²)

Här fyller vi ingen data då kostnader ej hanteras i Vitec Nova.

Underhåll (kr/m²)

Här fyller vi ingen data då kostnader ej hanteras i Vitec Nova.

Direktavkastningskrav (%)

Här fyller vi ingen data då ingen sådan information finns i Vitec Nova, kan dock efterregistreras i Datscha.

Antal lägenheter

Fastighetens summerade antal objekt av SFI-kategorin Bostad.

Export av Kontraktsdata

Urval

Urvalet av vilka objekt som ska följa med sker via Vitec Trädet och man får där välja eller bygga upp en lämplig nod som innehåller önskat urval. När exporten körs ges möjlighet att välja datum. Detta styr vilka kontrakt och vilka avgifter som exporteras. På objekt som har framtida kontrakt tas även de framtida kontrakten med. Även kontrakt som ligger på objekt vars typ är markerad som ej uthyrningsbar kommer med.

Avgifter Användargränssnitt

••••

44

Vitec Information

Inga avgifter markerade som engångsavgifter tas med i exporten. Vilka som är engångsavgifter styrs av markering engångsbelopp på HKA-bildens avgifter i Vitec Nova

Data som exporteras Kommun

Hämtas från fastighetens kommunfält. Ett korrekt kommunnamn måste vara angivet, t ex Göteborg (Göteborgs Kommun accepteras inte).

Fastighetsbeteckning

Hämtas från fastighetens fastighetsbeteckning. Behöver vara en giltig fastighetsbeteckning i den aktuella kommunen om värderingen i Datscha skall fungera.

Hyresgäst

Namn på hyresgäst (Hyresgäst 1) som har kontraktet det valda datumet.

Org.nummer

Person/organisationsnummer på hyresgäst (Hyresgäst 1) som har kontraktet det valda datumet.

Kontraktsnummer

Objektsnummer på aktuellt objekt För objekt som har framtida kontrakt läggs framtida kontraktets startdatum till efter objektsnumret. Ex: 103-4-2-34_20111201

Kontraktstyp

Om objektet är vakant, d v s har hyresgästen ”Outhyrd”, sätts kontraktstypen till vakant. Om kontraktet har area=0 så sätts kontraktet som styckevis. Om största gällande avgift på objektet är kopplat till en indexserie som innehåller KPI i sitt namn och antal enheter) är satt till 3 så sätts kontraktet till Index/KPI 3-enheter. Ifall enheterna satt till något annat än 3 sätts kontraktet till Index/KPI Om inget av ovanstående uppfylls så sätts kontraktet som Index/KPI men indexuppgifterna lämnas tomma och utgående hyra sätts till det för valda dagen för export är gällande hyra.

Användargränssnitt

••••

45

Lokalslag

Hämtas från den SFI-kategori som är vald på objektstypen. Ifall ingen SFI kategori finns angiven på objektstypen så sätts kontraktet till Övrigt i exportfilen.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

46

Vitec Information

Löptid kontrakt

Fr.o.m

Startdatum för aktuellt kontrakt

T.o.m.

Slutdatum för aktuellt kontrakt. Ifall kontraktet har ett avflyttningsdatum så används detta. Är kontraktet inte tidsbundet och inte uppsagt lämnas fältet tomt.

Uppsägning

Kontrktets uppsägningstid. Om det finns angivet en avvikande uppsägningstid för hyresgäst 0 så används denna. Annars så används hyresvärdens uppsägningstid

Förlängning

Kontraktets förlängningstid.

Area

Objektets area.

Antal enheter

Ifall man väljer att gruppera en SFI kategori ska antalet objekt i denna kategori summeras och antalet anges här.

Hyra

Hyresbelopp

På kontrakt som är indexreglerade (styrs av om största avgiften som är hyra på kontraktet är indexreglerat) sätts hyresbeloppet till summan av basbeloppet på dessa avgifter. Om det finns några avgifter som ej är indexreglerade kopplade till kontraktet adderas dessa avgifters gällande belopp till hyresbeloppet (men index % minskar då i motsvarande grad).

Utgående hyra

På kontrakt som ligger som styckekontrakt (vilket är alla kontrakt vars största avgift inte är kopplad till någon indexserie som

Användargränssnitt

••••

47

Vitec Information

innehåller namnet KPI) hämtas aktuellt hyra . Summan av alla gällande avgifter vars typ är markerad som hyra.

Index %

På alla avgifter vars avgiftstyp är markerad som hyra kontrolleras hur stor del av avgiften som ska indexregleras.

Bastal

Bastalet hämtas från den största gällande avgiften på kontraktet. Om denna avgiften är kopplad till en indexserie så hämtas indexvärdet på denna serie för den basmånad som är angiven på avgiften. Bastalet anges i heltal.

Tillägg

Under tillägg så läggs alla avgifter vars typ inte är markerad som varken Hyra eller avdrag och vars startdatum är tidigare än valt exportdatum och till och med datumet ej är satt (alternativt är samma som eller senare än kontraktets till och med datum.

Utveckling %

Utveckling % sätts aldrig i exportfilen då uppgiften inte finns i Vitec Nova.

Värme

Alla tillägg som klassas som bränsle (och ej markerade som hyra eller avdrag) kommer läggas under Värme.

El, Vatten, Kyla, Ventilation, Sophämtning

Visas aldrig i exportfilen då uppgiften inte finns i Vitec Nova.

Övrigt

Alla tillägg som inte är tidsbegränsade och inte är klassade som bränsle eller fastighetsskatt läggs under övrigt.

Fastighetsskatt

Alla avgifter vars typ är klassad som fastighetsskatt och som är gällande datumet för export summeras här.

Rabatt

Här summeras alla avgifter vars typ är markerad som avdrag. Rabatterna summeras efter kalenderår dvs per 1/1 varje år förutom startåret där endast avgifter som är gällande vid valda exportdatumet eller senare tas med. Dock summeras hela årets belopp även för dessa avgifter.

Användargränssnitt

••••

48

Tillägg, tidsbegränsade

Alla avgifter som inte är markerade som Hyra och som har ett slutdatum (<> avflyttningsdatum) hanteras som tidsbegränsade tillägg. Dock tas ej avgifter markerade som engångsbelopp med i exporten.

Momspliktig verksamhet

Om den största gällande avgiften på kontraktet är markerad för moms så markeras kontraktet för momspliktig verksamhet.

Villkor efter kontraktets utgång

Ingen uppgift hämtas från Vitec Nova.

Notering

Om det finns notering på kontraktet hämtas denna

Dokumentmall

Förutsättningar

Dokumentmall är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift. Avtal måste också tecknas med DokumentConcept (företaget bakom Itkett). Kontaktuppgifter till DocumentConcept finns på http://www.itkett.se. I systemet Itkett bör man ha en användare för hela företaget. I samband med att kunden erhåller inloggningsuppgifter till Itkett betalar de även för ett ”myntrör” innehållande valfritt antal mynt. Betalningen sker direkt till DocumentConcept utan Vitecs inblandning. Inloggningsuppgifterna måste meddelas till Vitec.

Vitec Information Användargränssnitt

••••

49

Starta Dokumentmall i Information eller Vitec Nova

Dokumentmall startas via ikon i Vitec Information. Det går också att starta applikationen via Vitec Nova. I Vitec Nova går man till HKA-bilden och klickar på ”glasögonen” och väljer därefter Vitec Dokumentmall i menyn som visas.

Vitec Information Uppläsning och visning av mallar

Mallar är både DokumentConcepts egna och, i förekommande fall, kundunika mallar. När användaren väljer en mall att klicka på händer lite olika saker beroende på ifall mallen är Vitecs egna eller ifall det är en av dem som visas via Itkett. Är mallen Vitecs kan användaren välja mallen och klicka på ’Editera dokument’. Väljs däremot en mall ifrån Itkett finns möjlighet att direkt skapa en pdf, editera dokument eller skapa utkast.

Användargränssnitt

••••

50

Fastighetsägarnas mallar

Väljer användaren en av Fastighetsägarnas mallar finns valen att ’Skapa pdf’, att ’Editera dokument’ och att ’Visa utkast’, se bilden nedan.

Vitec Information Skapa pdf

Klickar användaren på knappen ’Skapa pdf’ visas dokumentet som ett icka editerbart pdf-dokument i ett nytt fönster. Myntavdrag sker hos hos Itkett System (DokumentConcept) och pdf-skapandet loggas hos Vitec. Användaren kan nu välja mellan att spara dokumentet eller skriva ut det.

Editera dokument

Klickar användaren på knappen ’Editera dokument’ öppnas ett nytt fönster med ett editerbart dokument. Alla grå fält med röd text är

Användargränssnitt

••••

51

ändringsbara. Fält som är förifyllda ifrån databasen är grå med gråaktig text och ej ändringsbara. Vill man ändra dessa fält måste ändringen ske i Vitec Nova.

Vitec Information

Längst ner i fönstret med det editerbara dokumentet finns några knappar användaren kan klicka på (se bilden nedan). Knappen ’Spara’ gör så att gjorda ändringar blir sparade (knappen är grå tills man gjort en ändring) och väljer man samma dokument vid ett senare tillfälle får man se sina gjorda ändringar. Knappen ’Spara som’ skall inte användas av Vitecs kunder eftersom dokumentet då blir sparad med ett valbart namn av Itkett System, men blir ej nåbart av Vitec Dokumentmall. Knappen ’Skapa avtal’ väljer man om man är klar med sina ändringar och vill skapa en pdf-fil. Skapandet av pdf-filen genererar myntavdrag hos DocumentConcept. För att kunna skapa ett avtal via knappen ”Skapa avtal” bör man först ha klickat på ”Spara” ifall man gjort ändringar. Detta blir man upplyst om ifall man försöker skapa avtal utan att först ha sparat. Observera att det ta lite tid innan sidan laddas om när man sparar dokumentet. Via knappen ”Skapa utkast/offert” skapas ett pdf-dokument med en stor text om att det är just ett utkast/offert. Viktigt att veta är att det öppna kontraktet och knapparna längst ner helt och hållet styrs och sköts av DocumentConcept. Vitec kan inte påverka utseende eller fuktion, bara bestämma ifall knappen

Användargränssnitt

••••

52

ska vara klickbar eller ej. Ifall dokumentet inte sparas eller annan konstighet uppstår när man klickar på knapparna är det DocumentConcept som är ansvarig. Det är därför av största vikt att man vid felrapportering till Vitec berättar precis vad man gjort när felet uppstod.

Visa utkast

Väljer man knappen ’Visa utkast’ skapas ett färdigt pdf-dokument men med orden utkast/offert skrivet rakt över dokumentet.

Vitec Information

Vitecs egna mallar

Som vi skrev tidigare har vi implementerat möjlighet att använda Vitecs egna mallar trots att applikationen för vilken detta dokument skrivs har utvecklats för att ersätta de egna mallarna.

Förändring av Vitecs egna mallar innan de kan användas

Skillnaden ifrån hur det fungerar idag är dels att kundernas ”Vitec mallar” skall sparas på Vitecs server (se rubriken nedan) och inte lokalt hos kunden. Den andra skillnaden är att varje mall som Vitec tillhandahåller måste ses över av en utvecklare för att ”mappa” fältnamn i mallen mot de databasnamn som Vitec Dokumenmall använder. Detta arbete måste beställas av Vitec

Användargränssnitt

••••

53

Editera dokument

Väljer man en av Vitecs egna mallar kan man endast klicka på knappen Editera dokument.

Vitec Information

Ett word-dokument öppnas där kunden kan editera eller välja att spara eller skriva ut dokumentet:

Användargränssnitt

••••

54

Visa tidigare pdf

Vill man se en lista på dokument man redan hämtat data till (och kanske även ändrat på) kan man välja att klicka på knappen ’Visa tidigare pdf...’ i huvudfönstret. Ingen specifik mall behöver då vara vald utan man får en överblick över alla tidigare utskrivna kontrakt för den här hyresgästen.

Vitec Information

I fönstret ovan kan man sedan precis som i huvudfönstret välja ett dokument och sedan välja mellan att skapa pfd, editera dokument eller visa utkast. Skapandet av pdf medför även i detta fall ett myntavdrag.

Kvarvarande mynt

Hur många kvarvarande mynt man har hos DocumentConcept visas längst ner i Vitec Dokumentmall och även i listan när man klickat på knappen Visa tidigare.

Användargränssnitt

••••

55

Export till Poängen

Export till Poängen är en tilläggsmodul, kontakta Vitecs säljavdelning för prisuppgift

Vitec Information Användargränssnitt

••••

56

Administration

Skapa egna sökordningar

Programmet levereras med några fördefinierade sökordningar, dessa kan inte raderas eller redigeras. Man kan dock skapa sina egna sökordningar baserade på begrepp som

Område

,

Fastighet

,

Objekttyp

osv. Vi exemplifierar genom att skapa en sökordning uppbyggd av

Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt

. Börja med att högerklicka någonstans i trädvyn och välj

Ny sökordning

.

Vitec Information

Därefter visas en ny toppnod med texten

Ny sökordning enligt exemplet i nedanstående figur.

Namnet på sökordningen kan redigeras i samband med skapandet eller senare.

Administration

••••

57

I exemplet låter vi den heta

Ny sökordning

tills vidare. Högerklicka därefter på denna sökordning och för muspekaren till kommandot

Lägg till nivå

. Då öppnas ytterligare en meny som visar de tillgängliga menyerna i systemet. I exemplet väljs

Fastighet

som första nivå under toppnoden.

Vitec Information

Om man nu expanderar toppnoden kommer man att se noder som representerar fastighet. Man fortsätter genom att högerklicka på någon av fastigheterna, föra muspekaren till Lägg till nivå, och sedan välja den nivå vi vill ska visas under fastighet.

Administration

••••

58

I exemplet väljer vi

Objekttypsgrupp

. Expandera någon av fastighetsnoderna. Därunder kommer de objekttypsgrupper som finns i fastigheten att visas. Högerklicka på en av objekttypsgrupperna, välj

Lägg till nivå

och välj

Objekttyp

.

Vitec Information

I Vitec Information måste lägsta nivån i sökordningarna alltid vara Objekt. Bilden nedan visar hur trädet ser ut när den nya sökordningen är fullt expanderad för en fastighet.

Administration

••••

59

Vitec Information

Man kan låta programmet automatiskt ändra namnet på sökordningen genom att högerklicka på sökordningens toppnod och välja Sätt standardnamn. I exemplet får då sökordningen namnet

Fastighet/Objekttypsgrupp/Objekttyp/Objekt .

Valfritt namn kan anges genom att högerklicka och välja

Ändra namn

alt. trycka

F2 .

Administration

••••

60

Nivåer kan tas bort eller läggas till och på så sätt kan man också låta nivåer byta plats i sökordningen.

Skapa egna grupper och värdenycklar

De begrepp som användes för att bygga sökordningen i föregående avsnitt motsvaras av tabeller i databasen. Det finns ibland behov av att istället gruppera objekt med avseende på andra begrepp, som inte motsvaras av någon tabell i databasen. I databasen finns t ex begreppet områdesbegreppet

Ort Område

, som ofta motsvarar ett geografiskt område. Begreppet används olika hos olika användare av Vitec Nova. Hos en del användare motsvarar , hos andra kan det betyda

Stadsdel

. Möjlighet till nyupplägg och redigeringen av värdenycklar och värdenyckelgrupper finner man om man trycker på Vitec-knappen, väljer Vitec-menyns alternativ

Grunddata

, Vitec-menyns alternativnivå 1

Värdenycklar

och slutligen Vitec-menyns alternativnivå 2

Värdenyckelgrupp

och

Värdenyckel….

Vitec Information Administration

••••

61

Vitec Information

Begreppet stadsdel kan lämpligen läggas upp som en värdenyckelgrupp och sedan skapar man de önskade stadsdelarna som värden under denna värdenyckelgrupp.

Koppla fastigheter till värdenycklar

När begreppet Stadsdel är skapat och det lagts in några olika stadsdelar under gruppen så är nästa steg att tala om vilka fastigheter som ligger i vilken stadsdel. Detta görs antingen med Vitec-menyns alternativnivå 2

Koppla till fastighet

.

Administration

••••

62

Där visas alla fastigheter i en lista med flera kolumner. Den nya gruppen Stadsdel visas i en egen kolumn. Till att börja med är den tom. Fastigheterna kopplas till stadsdel genom att högerklicka på fastigheten, föra muspekaren över kommandot Koppla värdenyckel, vidare över den grupp man ska koppla och slutligen klicka på någon av stadsdelarna. I exemplet kopplar vi

Nyland 3:43

till Stadsdelen Centrum

. Vitec Information

Det går att koppla flera fastigheter på en gång genom att markera flera rader, högerklicka och koppla ett helt intervall.

Administration

••••

63

Vitec Information

Man kan även se till att de värdenycklar som finns på fastigheters underliggande objekt är synkroniserade med fastighetens i denna dialog. Detta gör att man snabbt kan replikera ut inställningar för värdenycklar från fastigheter ner på dess objekt. Det går att skapa upp till 20 olika egna grupper med tillhörande värdenycklar. Ett enklare sätt att redigera värdenycklar för enskilda objekt är att markera dem i sökträdet, högerklicka och välja

Egenskaper

. Därefter väljer man fliken

Värdenycklar

.

Administration

••••

64

I denna dialog kan man antingen låta objektet ärva de värdenyckelkopplingar som överliggande fastighet har eller redigera enskilda värdenycklar för aktuellt objekt.

Skapa sökordningar med värdenycklar

Om man har skapat egna grupper och värdenycklar och kopplat fastigheterna till dem kan dessa användas för att bygga upp sökordningar. I bilden nedan visas ett exempel där gruppen

Stadsdel

lagts in som första nivå under toppnoden. Observera att de fastigheter som inte kopplats samlas ihop i en egen nod,

Ej kopplade till Stadsdel

.

Vitec Information Administration

••••

65

Man kan använda flera egendefinierade grupper i sökordningarna.

Att arbeta med listvyer

Vill man ändra sorteringsordning klickar man på respektive kolumnrubrik. Kolumnplacering kan ändras genom ”Drag och Släpp” Kolumnbredd kan ändras genom att man ställer markören i slutet av respektive kolumn varpå markören ändrar utseende: Genom att hålla nere vänster musknapp och förflytta musen åt vänster eller höger kan kolumnbredden minskas eller ökas. För att dölja en kolumn, högerklicka i kolumnen och välj

Dölj kolumn, ’

kolumnens namn’

.

I bilden nedan döljs kolumnen

Inställelsetid. Vitec Information Administration

••••

66

När det finns dolda kolumner är kommandot Visa kolumn aktiverat och kolumnrubriken på de dolda kolumnerna visas. I bilden nedan visar hur det ser ut när kolumnerna

Typ

,

Utförd

och

Inställelsetid

är dolda. Klicka på den kolumn som ska visas eller välj

Visa kolumn

. Ändringar av kolumner sparas alltid per användare.

Registerinställningar vid driftstart

Programinställningar görs i två olika dialogrutor. I den ena dialogrutan, som hittas under Vitec-menyns Inställningar.

Vitec Information Administration

••••

67

Under

Systeminställningar

görs inställningar som rör alla program som arbetar mot samma databas. Under

Användarinställningar

görs inställningar som endast rör den inloggade användaren.

Dokumentarkivet

Allmänt om dokumentarkivet

Man kan koppla dokument av olika filtyp till olika typer av nivå t ex på objektsnivå, fastighetsnivå etc. Exempel på dokument kan vara planritningar, inskannade besiktningsprotokoll, miljöbilder, fotografier etc.

Vitec Information Administration

••••

68

Dokumenttyper

För närvarande stödjer dokumentarkivet förhandsgranskning av följande bildformat: [.gif, .tif, .bmp, .png]. Det finns dock möjlighet att koppla dokument av godtycklig typ och det är möjligt att visa dem i det program som i Windows är associerat till den filtypen.

Konfiguration av dokumentarkiv

Dokumentarkivet bör placeras på en server som samtliga användare kommer åt, helst genom en utdelad nätverksmapp. Sökvägen till denna mapp måste anges hos samtliga användare under

Vitec-menyns Inställningar, Systeminställningar.

Det finns även möjlighet för enskilda användare att ändra dessa inställningar så att de kan använda en alternativ sökväg till dokumentarkivet. Detta görs under

Vitec-menyns Inställningar, Användarinställningar. Vitec Information Administration

••••

69

I denna dialog kan man även ställa in vilken standardprogram man vill använda för att visa dokument i dokumentarkivet. De sökvägar som stöds i dessa två dialoger är både ”mappade” nätverksenheter (ex f:\dokumentarkiv) men kan även vara en utdelning via exempelvis en servers datornamn och utdelade resurs (ex: \\vår_server\dokumentarkiv). Sökvägen till dokumentarkivet lagras lokalt på varje användares dator.

Databaslagring

Själva dokumenten lagras på den plats man anger som sökväg till dokumentarkiv. I databasen lagras ett filnamn samt även en eventuell sökväg mellan dokumentet och dokumentarkivets rot. Kopplingen mellan dokument och objekt lagras också i databasen.

Koppla dokument

Det finns två olika alternativa arbetsgångar för att koppla ett dokument. Det smidigaste sättet att koppla ett dokument till en entitet, så som t.ex. en fastighet eller ett objekt, är att ställa sig på fliken

Dokument

och därefter markera den fastighet eller det objekt man vill koppla ett dokument till i navigeringsträdet. I denna flik kan man sedan högerklicka i vänstra panelen för att få upp menyn som visas i bilden nedan. Här kan man

koppla nya dokument

till fastigheten,

lägga till nya dokument

eller

ta bort existerande kopplingar

.

Vitec Information Administration

••••

70

Man kan också koppla dokument genom att istället gå via menygruppen Arkiv, välja Koppla och därefter skapa dokumentkopplingar via dialogen Koppla dokument.

Ta bort dokument.

Ett dokument kan tas bort ur dokumentarkivet genom valet

Ta bort dokument

(högerklicka på dokumentet du vill ta bort). Det enda som tas bort är informationen om dokumentkopplingen i databasen, den fysiska filen på hårddisken kommer ej att raderas. När ett dokument tas bort tas automatiskt samtliga kopplingar detta dokument har till objekt bort från databasen.

Visningsfönster

Visningen av dokument kan hanteras av två olika visningsmoduler, AutoVue eller Trix DrawingCenter. Båda dessa program är externa och måste installeras separat för att kunna användas ihop med Dokumentarkivet.

Vitec Information Administration

••••

71

Menysystem

Vitec Information Menysystem

••••

73

Grunddata

Översikt

All grunddata återfinns i menyn ”Grunddata”, bilden nedan visar de typer av grunddata som finns tillgängliga i Teknisk Förvaltning.

Vitec Information

Bild 8 - Översikt grunddata

Grunddata

••••

75

Det menyalternativ som har en pil till höger är grupperingar av grunddata med samma inriktning.

Grafisk överblick

Bild 9 - Grafisk överblick – Grunddata

Generellt sett kan det sägas att alla dialoger som visas för varje grunddataalternativ är uppbyggda på samma vis. Det finns en lista med befintligt grunddata till vänster och till höger finns flikar där data kan matas in/redigeras. Längst ner finns en sorts kontrollpanel där användaren kan skapa ny grunddata, radera befintlig data samt spara de förändringar som gjorts.

Övrigt

Genom att högerklicka på listan till höger i en grunddatadialog är det möjligt att kopiera, exportera eller skriva ut listan.

Vitec Information Grunddata

••••

76

Bild 10 - Grunddata - Högerklicksmeny

Vitec Information Grunddata

••••

77

Redigering av grunddata

Prisuppdatering av åtgärdstyper

Åtgärdskategori – filter

För att välja vilka kategorier av åtgärder som ska visas i listan för att kunna redigeras, bocka för respektive kategori i Åtgärdskategori – filter och klicka på knappen ”Uppdatera”.

Vitec Information

Bild 11 - Dialogen ”Redigera priser för åtgärdstyper”

Om ingen kategori väljs visas alla åtgärdstyper för alla kategorier.

Prislista

De priser som visas i listan är dagsaktuella priser, dvs. priser med ett till och med-datum samma som dagens eller senare.

Uppdatera pris

Markera en eller flera åtgärdstyper i listan. Ange i Fr.o.m. ett datum från och med när det nya priset ska börja gälla. Ange om ändringen ska vara ett nytt belopp, i procent eller i kronor (om ett pris anges för en åtgärdstyp som tidigare inte haft något pris kan endast belopp anges). Fyll i ett tal. Ett negativt tal ger en prissänkning. Ska intervall- eller garantitiden ändras, ange den nya tiden i respektive textruta.

Grunddata

••••

78

Vitec Information

Klicka på knappen Tilldela. Det nya priset räknas fram och prislistan uppdateras. Priset fylls i under rubriken ”Nytt pris” i listan. Datumet från och med när det nya priset ska gälla fylls i under rubriken ”Sätt nytt pris Fr.o.m”. Ändrade intervall- och garantitider fylls i under respektive rubrik.

Bild 12 - Dialogen ”Redigera priser för åtgärdstyper”

Ångra uppdatering

Om du upptäcker något fel efter att du valt ”Tilldela”, klicka på knappen ”Rensa”. Alla ändringar tas bort och listan återställs med sina ursprungliga värden.

Spara uppdatering

För att spara de prisändringar du gjort, klicka på knappen Spara. Ändringarna sparas ner till servern. Det tidigare priset stängs genom att tilldelas en dag tidigare än nytt datum som slutdatum och en ny prisrad skapas som börjar gälla från och med det nya datumet. Om inget nytt från och med-datum angivits uppdateras det befintliga priset utan att något slutdatum sätts. Om ett pris anges för en åtgärdstyp som tidigare inte haft något pris och inget nytt från och med-datum angivits sätts från och med-datum automatiskt till 1980-01-01.

Information om åtgärdstypen

För att se detaljerad information om en åtgärdstyp, markera en rad i listan, högerklicka och välj Information för raden… ur menyn som visas.

Grunddata

••••

79

Bild 13 - Information för rad i åtgärdstyper

Följande information visas.

Vitec Information

Bild 14 - Information om åtgärdstyp (Standard)

Grunddata

••••

80

Vitec Information

Bild 15 - Information om åtgärdstyp (Pris och intervall)

Besiktning

I Teknisk Förvaltning ”Grunddata” ”Besiktning” finns de stödregister som är relevanta för hanteringen av besiktningar. Följande inställningar behöver göras.

Grunddata/Besiktning/Noteringsstatus

Via grunddata för ”Noteringsstatus” är det möjligt att lägga upp noteringsstatus enligt valfri logik, se bilden nedan.

Bild 16 - Grunddata/Besiktning/Noteringsstatus

Observera särskilda noteringsstatusen ”OK med notering” ovan.

Grunddata/Besiktning/Besiktningsstatus

Under grunddata ”Besiktninsstatus“ läggs status för de olika tillstånden som en besiktning kan flytta sig mellan.

Grunddata

••••

81

Vitec Information

Bild 17 - Grunddata/Besiktning/Besiktningsstatus

Notera att för kategorierna ”Initierande” och ”Påbörjad” kan uttag göras av besiktningsbokningsbrev och besiktningsunderlag. För status av kategorin ”Avslutad” kan enbart besiktningsutlåtanden tas ut.

Grunddata/Besiktning/Besiktningstexter

I grunddata ”Besiktningstexter” kan färdiga hjälptexter läggas in för att underlätta inmatningen av anmärkningar under en besiktning, detta är särskilt användbart vid mobil besiktning.

Bild 18 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstexter

Notera att man i exemplet ovan hämtar texten ”Plugghål” att det är upp till användaren att fylla i antalet antalet plugghål.

Grunddata/Besiktning/ Besiktningstyper

Grunddataalternativet ”Besiktingstyper” anger vilka typer av besiktningar som ska kunna läggas upp.

Bild 19 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstyper

Endast en besiktningstyp kan vara av typen ”Initierande”, dvs. den typ som föreslås som standard.

Grunddata

••••

82

Vitec Information

Grunddata/Besiktning/ Besiktningstillträden

”Besiktningstillträden” är den grunddata som anger hur en resurs får tillträde till ett objekt för besiktning.

Bild 20 - Grunddata/Besiktning/Besiktningstillträden

Endast tillträdestyp kan vara ”Förvald”, dvs. den typ som föreslås som standard vid skapandet av en besiktning i Teknisk Förvaltning.

Grunddata/Besiktning/ Besiktningsmän

I grunddata ”Besiktningsmän” anges de användare som skall vara valbara som besiktningsmän när en besiktning skapas.

Bild 21 - Grunddata/Besiktning/Besiktningsmän

”Kortnamn” är det namn som visas när valet av besiktningsman görs i besiktningen.

Besiktningsåtgärder/Besiktningspunkter

Grunddata/Åtgärder/Åtgärdstyper

I grunddata ”Åtgärdstyper” markeras de åtgärdstyper som ska finnas med som besiktningspunkter vid en besiktning.

Grunddata

••••

83

Bild 22 - Åtgärdstyper

Notera att genom att markera ”Ej med på bes. protokoll” är det möjligt att ha besiktningsåtgärder som inte skrivs ut på besiktningsprotokollen. Vanligtvis är de olika så kallade underhållsåtgärderna även besiktningspunkter. Det är dock möjligt att lägga upp specifika besiktningspunkter, exempelvis ”Städning”. Om en åtgärdstyp som bara skall vara besiktningspunkt läggs upp kommer en sådan åtgärd med vid besiktning och på besiktningsprotokollet kommer den att visas längst ner under rubriken ”Generella besiktningspunkter”. En sådan besiktningspunkt kan även kopplas till viss enhet vid besiktning, i exemplet skulle ”Städningen” kunna vara en anmärkning i köket i exemplet i bilden ovan.

Vitec Information Grunddata

••••

84

Inställningar

Alternativ

Inställningarna för Vitec Teknisk Förvaltning återfinns under verktygsmenyn samt som snabbikoner i standradfältet. Dialogen ”Alternativ” hanterar alternativ för följande områden: • Arbetsorder • Rapporttexter • • Besiktningar Kontering • Notifieringar • HLU • Övrigt

Arbetsorder

Inställningar

••••

85 Vitec Information

Bild 23 - Dialogen ”Alternativ” – ”Arbetsorder”

Den första fliken i dialogen ”Alternativ” hanterar utseendet för arbetsordrar.

Arbetsordernummer

I denna avdelning av dialogen ”Alternativ” går det att ställa in hur arbetsordernumret skall se ut för arbetsordrar.

Fakturering

Avdelningen för ”Fakturering” påverkar avgiftstyp och status vid fakturering av åtgärder.

Anpassa arbetsorderdialog

Alternativen som rör avdelningen “Anpassa arbetsorderdialog” påverkar dialogen enligt följande: 1.

Använd fält för rubrik 2.

Använd fält för kommentar 3.

Använd fält för anmälare 4.

Använd fält för kontaktperson 5.

Använd fält ’för kännedom’ 6.

Använd inställseltid för åtgärder 7.

Användstatusval på åtgärder 8.

Använd tidredigering på åtgärder

Vitec Information

Bild 24 - Utökad arbetsorderdialog

Inställningar

••••

86

Anmälare (3) och/eller kontaktperson (4) kan antingen skrivas in manuellt eller via knapparna, ”…”, till höger hämtas från databasen.

Bild 25 - Dialogen ”Anmälare”

Notera att det går att hämta personuppgifter från olika register.

Övriga fält

Genom att föra musen över ett fält i fliken ”Arbetsorder” visas en informationsruta som beskriver vilken tillämpning varje fält har.

Rapporttexter

Vitec Information

Bild 26 - Dialogen ”Alternativ” – ”Rapporttexter”

Vissa av de standardrapporter som medföljer Teknisk Förvaltning tillåter att vissa texter kan modifieras enligt egna önskemål. Genom att göra förändringar i fliken ”Rapporttexter” kan dessa texter ändras. Följande standardrapporter kan modifieras: • • Besiktningsrapport – Inflyttande Beställningslista HLU

Inställningar

••••

87

Besiktningar

Vitec Information

Bild 27 - Dialogen ”Alternativ” – ”Besiktningar”

I fliken ”Besiktningar” görs inställningar som rör besiktningar. Det är möjligt att sätta standardvärden på avgiftstyper vid fakturering av objekt med och utan momsplikt. Utöver detta går det även att låsa dessa standardvärden så att enbart personal som har rättigheten "Byta låst avgiftstyp vid fakturering" kan ändra dessa avgiftstyper vid faktureringstillfället. Notera: Genom att föra musen över varje rad i fliken visas en informationsdialog som beskriver innebörden av varje rad.

Rekommendation

Det rekommenderas att en särskild besiktningstyp lägga upp för fakturerade besiktningar, detta för att lättare hålla reda på vilka besiktningar som är fakturerade.

Bild 28 - Särskild besiktningstyp

Inställningar

••••

88

Kontering

Bild 29 - Dialogen ”Alternativ” – ”Kontering”

Fliken ”Kontering” hanterar inställningar för kontering.

Notifieringar

Vitec Information

Bild 30 - Dialogen ”Alternativ” – ”Notifieringar”

Fliken ”Notifieringar” används för att justera hur arbetsordernotifieringar skall skickas, samt hur de ska se ut. Som bilden ovan visar är fliken ”Notifiering” uppdelad i två delar där kontrollerna i den vänstra delen avgör i vilka lägen notifieringar skall skickas:

Inställningar

••••

89

Vitec Information

Bild 31 - Ingående information om ”Notifieringar”

Till att börja med väljs den roll som man vill justera inställningarna för. I fallet i bilden ovan har ”Hyresgäst” valts, vilket då innebär den hyresgäst som är kopplad till objektet arbetsordern gäller. I exemplet ovan anges att notifieringar skall skickas till hyresgästen när arbetsordrar får statusen ”Skapad” eller ”Avslutad”. I de två textrutorna längst ner kan man fylla i vilken avsändaradress man vill skall användas när notifieringar skickas ut. Detta kan vara något i stil med info@kundensdomän.se eller liknande. Under denna ruta kan man fylla i en signatur att använda i sina notifieringar. Notera:”Signatur används bara i standardmallarna!” Detta innebär att signaturen inte kommer användas när användaren skapar egendefinierade mallar (se avsnittet Egendefinierade notifieringar), eftersom det då är möjligt att sätta individuella signaturer på varje enskild notifiering om man så vill.

Inställningar

••••

90

Egendefinierade notifieringar

Den högra delen i fliken ”Notifieringar” ser ut enligt bilden nedan. Här kan man skapa egendefinierade mallar för de olika notifieringarna som finns.

Vitec Information

Bild 32 - Egendefinierade notifieringar

När man vill skapa sin första mall börjar man med att välja en ”Person/Roll” i listan överst. Valet av ”Person/roll” styr dels vilka val som finns i listan ”Status”, men även vilka ”Taggar” som kan användas i mallen. Den sista listan i den övre delen av fönstret är ”Utskickstyp” som styr vilken typ av utskick mallen kommer gälla. Ofta vill man kunna separera den mall man använder för notifieringar via SMS från den man använder vid e-post, detta då det finns utrymmesbegränsningar i SMS. I bilden ovan har vi valt rollen ”Hyresgäst”, statusen ”Skapa” och utskickstypen ”E-post”. Vi har även bockat i kryssrutan ”Använd den här mallen” istället för standardmallen. Vad allt detta gör är att säga åt systemet att istället för den mall som vanligtvis skickas ut vill vi i fallet när en arbetsorder får statusen ”Skapad” och en notifiering av typen ”E-post” skall skickas till ”Hyresgästen” så skickar vi den mall vi angett i textrutorna under istället. Textrutan ”Ämne” är aktiv för både utskickstypen SMS och e-post men används bara när e-post skickas. Denna anger helt enkelt vad som skall stå i ämnesraden i e-posten. Texten i rutan ”Malltext” är själva meddelandet som skall gå ut. Finessen med de egendefinierade mallarna är att man utöver att styra varje enskild malls utseende och innehåll även kan lägga till

Inställningar

••••

91

dynamisk data till mallen. Dynamisk data innebär i det här fallet information kopplad till föränderliga saker, så som t.ex. vilket ID arbetsordern har och vilken hyresgäst som arbetsordern kommer gälla. I listan ”Taggar” till höger finns en sammanställning av den dynamiska datan som finns tillgänglig för just denna ”Person/roll”. Genom att använda ”drag och släpp”-tekniken kan man enkelt, med musens hjälp, ta tag i en rad i listan och släppa den någonstans i malltexten eller ämnesraden. Raden infogas som en ”{TAGG} ”där muspekaren befann sig när man släppte knappen och kommer innan notifieringen skickas ut att bytas ut mot motsvarande data från arbetsordern, hyresgästen eller någon annan dynamisk data kopplad till notifieringen. När man sedan är klar med sin mall trycker man på ”Spara mall”. Nu är allt som återstår att se till att mottagaren av notifieringen (i detta fall hyresgästen) är inställd på att motta notifieringar så kommer mallen i bilden ovan att användas så fort en arbetsorder som berör denne hyresgäst får status ”Skapad”!

HLU

Vitec Information

Bild 33 - Dialogen ”Alternativ” – ”HLU”

Fliken ”HLU” hanterar alla inställningar rörande hyresgäststyrt underhåll.

Rabatt vid in- och utflyttning

Normalt räknas HLU-rabatter ut som en årsvis rabatt. I de fall där hyresgäster flyttat ut och/eller in under året går det att med dessa kryssboxar avgöra om hyresgästen skall erhålla rabatt eller inte.

Inställningar

••••

92

Vitec Information

Beställningslista

I denna avdelning i fliken ”HLU” bestäms hur lång tid hyresgästerna har på sig att returnera den beställningslista som skickas ut. På beställningslistan kommer ett ”svara-senast-datum” att skrivas ut, vilket beräknas genom utskriftsdatumet plus det som är valt i rutan för ”Återsändes efter”.

Avgifter

De rabatter som ges till hyresgäster för HLU måste i det hyresadministrativa programmet kopplas till en avgiftstyp. Detta väljs i rutan för ”Avgiftstyp” Om hyresgästen väljer att beställa tidigarelagt underhåll kan detta kopplas till en avgift som anges i rutan för ”Avgift för tidigarelagt underhåll”. Denna avgift har ingen praktisk betydelse annat än att den kommer ut på beställningslistan. Själva avgiften får sedan skapas manuellt i det hyresadministrativa programmet.

Skulder

HLU-rabatter räknas fram oavsett hyresgästens saldo gentemot bostadsföretaget. Men att ge rabatter till hyresgäster som har skulder är i många fall inte önskvärt. Kryssboxen ”Visa skulder i objektslistan” kommer att fylla en kolumn på HLU-sidan där hyresgästens saldo framgår bredvid den eventuella rabatten och ger användaren rätt att exkludera hyresgäster med skulder. Vid visning av hyresgästers skulder kan framtagandet av HLU listan upplevas som lite långsam, detta beror på den stora mängd data som skall kontrolleras av Teknisk Förvaltning.

Beställningslista

I denna del av fliken ”HLU” är det möjligt att ange arbetsordertyp vid HLU-beställning via webben. Det går även att ange ett brytdatum för vilken hlu beställningsperiod som ska användas. Till och med angivet datum gäller innevarande år, efter angivet datum gäller nästa år. Om inget datum väljs används sista juni (06-30) som standardvärde. Brytdatumet bestämmer också vilken period som är förvald i HLU fliken i Teknisk Förvaltning när åtgärder listas.

Inställningar

••••

93

Övrigt

Bild 34 - Dialogen ”Alternativ” – ”Övrigt”

Alla de alternative som finns tillgängliga i fliken ”Övrigt” visar en informationsdialog när muspekaren befinner sig ovanför ett alternativ.

Vitec Information Inställningar

••••

94

Systeminställningar

Dialogen ”Systeminställningar” hanterar följande områden: • Allmänt • Dokumentarkiv • Rapportmallar • Nämnare • Behörigheter ”Systeminställningar” används av alla programvaror från Vitec Fastighet, dvs. Vitec Nova (förutom Vitec Nova Start).

Allmänt

Vitec Information

Bild 35 - Dialogen ”Systeminställningar” – ”Allmänt”

Under fliken ”Allmänt” kan temporärt lagrad data (cach) raderas. Här är det även möjligt att välja dokumenttyp för sparade hyresgästutskick.

Inställningar

••••

95

Dokumentarkiv

Bild 36 - Dialogen ”Systeminställningar” – ”Dokumentarkiv”

Fliken ”Dokumentarkiv” anger inställningar för Dokumentarkivet. I avsnittet

Error! Reference source not found.

finns ingående information om hur Dokumentarkivet används.

Rapportmallar

Vitec Teknisk Förvaltning tillhandahåller ett antal standardrapporter som följer med produkten som bland annat fliken ”Besiktning” använder sig av. Vill man använda sig av andra rapporter måste inställningarna för vilka rapporter som skall användas korrigeras. För att kunna göra detta måste inställningar i fliken ”Rapportmallar” göras.

Vitec Information

Bild 37 - Dialogen ”Systeminställningar” – ”Rapportmallar”

I alternativet ”Mallgrupp” finns exempelvis följande mallgrupper • Besiktningsbokningsrapport

Inställningar

••••

96

• Besiktningsrapport – inflytt • Besiktningsrapport – utflytt För varje mallgrupp kan en specifik mall i alternativet ”Vald mall” väljas. För att en mall skall dyka upp i listan för ”Vald mall” krävs att den finns sparad i rätt katalog på hårddisken. Följande kataloger gäller för de tre olika mallgrupperna ovan: • Besiktningbokningsrapport: …\Desktop\Rapporter\InspectionBokingReport\ • • Besiktningsrapport – inflytt: …Desktop\Rapporter\InspectionReportMoveIn\ Besiktningsrapport – utflytt: …\Desktop\Rapporter\InspectionReportMoveOut\ Notera: Om användaren har svensk text i operativsystemet byts ”Desktop” ut mot ”Skrivbord”. I varje rapport finns även en text som kan redigeras så att den blir mer specifik för fastighetsförvaltningen. Dessa texter redigeras i dialogen ”Alternativ” under fliken ”Rapporttexter” (se avsnittet

Error! Reference source not found.

för mer information).

Nämnare

Vitec Information

Bild 38 - Dialogen ”Systeminställningar” – ”Nämnare”

Inställningar som rör tidstämplade nämnare i Vitec Nova, eller en extern källa, synkroniseras under fliken ”Nämnare”.

Behörigheter

Fliken “Behörigheter” erbjuder möjligheten att hantera olika användares behörighetsnivå när de använder Teknisk Förvaltning. Exempelvis behöver kanske administrativ personal med

Inställningar

••••

97

arbetsuppgifter speciellt inriktade på att hantera hyresgäster en annan behörighetsnivå än personal som utför besiktningar av lägenheter. Behörgihetsfliken är i sin tur uppdelad i fyra flikar: • Användare • Roller • Import från AD • Utökad behörighet

Användare

Bild 39 - Systeminställningar – Behörighet/Användare

I den första fliken ”Användare” kan nya användare skapas och gamla kan redigeras eller tas bort.

Vitec Information Inställningar

••••

98

Roller

Bild 40 - Systeminställningar – Behörighet/Roller

Den andra fliken ”Roller” hanterar de olika rollerna som en användare kan tilldelas.

Import från AD

Vitec Information

Bild 41 - Systeminställningar – Behörighet/Import från AD

Fliken ”Import från AD” hanterar uppdateringar från Active Directory.

Inställningar

••••

99

Utökad behörighet

Bild 42 - Systeminställningar – Behörighet/Utökad behörighet

I den sista fliken “Utökad behörighet” kan utökad behörighet delas ut för vissa specifika områden i Vitecs olika programapplikationer.

Vitec Information Inställningar

••••

100

Användarinställningar

Om man trycker på Vitec-knappen högst upp i vänstra hörnet visas Vitec-menyn.

Vitec Information

Bild 43 – Vitec-knappen Inställningar

Tryck på Vitec-menyns ”Inställningar” och välj därefter Användarinställningar. Här hanteras följande områden: • • • Dokumentarkiv Objektsträdet Vitec Information Idag

Inställningar

••••

101

Inställningarna som kan göras i dialogen ovan kan nås ifrån, och används av, Vitec Novas samtliga applikationer (undantag Vitec Start).

Dokumentarkiv

Bild 44 - Användarspecifika Systeminställningar – ”Dokumentarkiv”

I fliken ”Dokumentarkiv” kan användarspecifika inställningar göras för Dokumentarkivet (för mer information om Dokumentarkivet se avsnittet

Error! Reference source not found.

). Om användarspecifik inställning gjorts gäller denna och inte systemets generella inställningar (”Systeminställningar inställningar ska fälten i bilden ovan vara tomma. Dokumentarkiv”). Om man önskar nyttja systemets generella

Notera

: Avvikande ej korrekta användarinställningar för dokumentarkivet kan resultera i stora problem för användaren. Ändringar på användarnivå bör enbart utföras av personer med goda kunskaper av Vitecs dokumentarkiv.

Objektsträdet

Vitec Information

Bild 45 - Användarspecifika Systeminställningar – ”Objektsträdet”

I fliken ”Objektsträdet” kan användarspecifika inställningar för objektsträdet, som finns i navigeringsdelen av Vitec Novas programvaror, göras. Den översta inställningen i bilden ovan innebär att senast valda objektträdsnod sparas när programmet stängs ner. När

Inställningar

••••

102

programmet sedan startas upp igen kommer samma nod att visas som vid stängning. Då inställningen ”Filtrera trädet utifrån datum” inte är förbockad innebär detta att objektträdet alltid visar objekt som är öppna idag. Om inställningen istället är förbockad visas objekt som är giltiga inom det valda datumet. Man kan t.ex. se alla objekt man hade vid ett visst datum bakåt eller framåt i tiden. Om man väljer ”Inget” enligt bilden nedan så visas alla objekt oavsett stängningsdatum.

datum” Bild 46 - Användarspecifika Systeminställningar – ”Filtrera trädet utifrån

Vitec Information Idag

Vitec Information

Bild 47 - Användarspecifika Systeminställningar – ”Vitec Information Idag”

Vitec Nova Start tillhandahåller en sida kallad ”Vitec Information Idag”, fliken ”Vitec Information Idag” i dialogen ”Användarspecifika Systeminställningar” hanterar inställningar för denna sida.

Inställningar

••••

103

Ordlista

Vitec Information

Nedan följer en ordlista över vanligt förekommande beteckningar i Vitec Information.

A

Arbetsorder Användare Alternativ Avrapportering En arbetsorder kan antingen vara en Felanmälan eller en Underhållsbeställning. En arbetsorder består av en eller flera Åtgärder. Den person som använder Vitec Teknisk Förvaltning. Den dialog som ger användaren möjlighet att påverka utseende på visa dialoger. I denna flik kan arbetsordrar avrapporteras

B

Besiktning Besiktning görs på objekt, exempelvis när en hyresgäst flyttar.

F

Felanmälan En arbetsorder som innehåller en beskrivning av ett fel.

N

Navigering Den del i Teknisk Förvaltning där användaren kan navigera runt bland de olika objekten. Navigeringsdelen består av fyra olika flikar: ”Samtliga objekt”,

Ordlista

••••

105

Vitec Information

Nod

O

Objektsträd ”Resursvy”, ”Sök” och ”Sök objekt”. Se trädnod Den trädstruktur där alla objekt finns representerade i flera olika nivåer. Varje löv i trädet kallas trädnod eller nod. Objektsträdet finns i Teknisk Förvaltnings navigeringsdel under fliken ”Samtliga objekt”. Fastighet, byggnad eller liknande Objekt

P

Presentation Den del av Teknisk Förvaltning som presenterar information om de/det objekt som är valt i navigeringsdelen.

S

Status Arbetsordrar och åtgärder har olika status för att markera i vilket tillstånd de befinner sig för tillfället.

T

Trädnod Träd Delar av objektsträdet. Se Objektsträd

U

Underhållsbeställning En arbetsorder som innehåller information om underhåll av ett objekt.

Å

Åtgärd En uppgift eller ett objekt som måste åtgärdas.

Ordlista

••••

106