Transcript Riktlinjer för introduktion av nyanställda

Riktlinjer för introduktion av nyanställda/Kommunstyrelsens AU beslut § 43/2005-02-01
RIKTLINJER FÖR INTRODUKTION AV NYANSTÄLLDA
Riktlinjerna vänder sig till alla inom kommunen som kommer
i kontakt med nyanställda på sin arbetsplats.
En bra introduktion är en bra investering
Den första kontakten är avgörande för den nyanställdes inställning till sitt arbete och sin
arbetsplats. En väl genomförd introduktion är oftast också helt avgörande för hur den nyanställde
ska lyckas i sitt arbete.
Därför är introduktionen mycket viktig. Alla har varit nyanställda. Använd era erfarenheter från
den tiden till att göra introduktionen på just ert arbetsställe till den bästa som finns.
En bra introduktion kan se ut på olika sätt. Den viktigaste introduktionen är den där
arbetskamraterna bryr sig om den nyanställde. Det yttersta målet är en nyanställd som snabbt
känner sig efterlängtad, delaktig och nyttig och som blir en effektiv medarbetare som stannar
kvar.
Bry er om! Ta er tid! Att bry sig om den nyanställde måste vara ett lagarbete.
Bilagor
Checklista
Tidsplanering
Blankett "Registrering av nyanställd"
1(7)
Riktlinjer för introduktion av nyanställda/Kommunstyrelsens AU beslut § 43/2005-02-01
Varför skall man ha introduktion?
Introduktionen är i första hand till för att den nyanställde ska känna sig välkommen och komma
in i gemenskapen så snart som möjligt. Första tiden på en arbetsplats är viktig för varje anställd,
och erfarenheterna under denna tid kan komma att prägla inställningen till den nya arbetsplatsen
för lång tid framåt och kan t o m bli avgörande för om man stannar kvar eller inte.
En nyanställd som snabbt känner sig efterlängtad, delaktig och nyttig är en effektiv medarbetare
som gärna stannar kvar. Introduktionen ska ge information om arbetsplatsen, anställningsvillkor,
arbetsmiljöfrågor och om kommunen som helhet. Den ska underlätta omställningen till nya
arbetsuppgifter, nya arbetskamrater och en ny arbetsmiljö. Introduktionen ska ses som ett led i
personalutvecklingen och ska successivt följas upp genom utvecklingssamtal. Varje anställd
skall från första början och kontinuerligt uppleva att han/hon blir synliggjord, hörd och bekräftad
i ett arbete som han/hon upplever kännetecknas av att vara efterfrågat, meningsfullt och
utvecklande.
Det är viktigt att använda introduktionen till att förtydliga och förankra arbetsgivarens
förväntningar på den nyanställde när det gäller vad anställningen ska syfta till. Exempel på
frågor: För vem/vilka förväntas NN göra vad? Vad ska NN kännetecknas av när han/hon utför
sitt arbete? Samband och samverkan i arbetet? Viktiga arbetsmiljöaspekter? Det kan vara
lämpligt att använda sig av t.ex. lönesättningskriterierna som ett pedagogiskt stöd i den dialogen.
Det är också viktigt att använda sig av introduktionen för att förtydliga och förankra den
nyanställdes förväntningar på arbetsgivaren och arbetsmiljön.
Det är viktigt att tidigt klara ut vilken personalpolicy som gäller i olika avseenden och hur
arbetsgivaren vill och kommer att handlägga olika personalfrågor som kan uppkomma under
anställningen. Syftet med det är att tidigt underlätta en rak och förtroendefull dialog mellan chef
och medarbetare.
Vem skall ha introduktion?
Introduktionen riktar sig till alla nyanställda, anställda som återkommer efter en längre tids
ledighet samt till dem som fått nya eller förändrade arbetsuppgifter. Alla ska ha introduktion.
Adekvat yrkesutbildning utesluter inte introduktion. Introduktionsprogrammet bör anpassas efter
behov och förutsättningar. För den som anställs kortare tid kan programmet avkortas.
Den nyanställde skall ges möjlighet att komma med förslag till önskemål om innehåll och
uppläggning av introduktionen. Alla nyanställda bör ha en handledare, som bör vara någon
anställd med liknande arbetsuppgifter och som är placerad i närheten av den nyanställde.
Introduktionen skall ges i samband med att en anställning påbörjas.
2(7)
Riktlinjer för introduktion av nyanställda/Kommunstyrelsens AU beslut § 43/2005-02-01
Vad skall introduktionen innehålla?
Förberedelse
• Informera på arbetsplatsen
• Utse en handledare
• Skriv anställningsbevis
• Gör i ordning arbetsplatsen
• Gå igenom blanketten ”Registrering av nyanställd”
Allmän introduktion
• Förvaltningen/arbetsställets organisation
• Lagar och avtal som är aktuella
• Anställningsvillkor
• Löneutbetalning, löneredovisning
• Arbetsmiljö och försäkringar
• Personalutbildning, fortbildning
• Jämställdhets- och mångfaldsplan
• Information från fackliga organisationer
• Genomgång av den personalpolicy som gäller t.ex. lönepolicy och lönesättningskriterier,
ledigheter arbetsmiljöpolicy, kränkande särbehandling, bisysslor, friskvårdspolicy,
drogpolicy och handläggningsrutiner, rehabiliteringspolicy och sjukfrånvaro, etc.
Bredvidtjänstgöring och introduktion på arbetsplatsen
• Få kunskaper om verksamhetens mål
• Inskolning i arbetsuppgifterna
• Lära känna arbetskamraterna
• Få lokalkännedom
• Få information om arbetstider, semester, sjukfrånvaro
• Få upplysning om ev. användning av skyddskläder/skyddsutrustning
• Få information om lyftteknik
• Lära känna de fackliga representanterna
Information om övriga delar av verksamheten samt kommunen som helhet
• Andra enheter inom verksamheten
• Kommunens organisation och uppbyggnad
• Vilka är beslutsfattarna?
Vem har ansvar för introduktionen?
Arbetsledaren är ansvarig för den introduktion som genomförs på arbetsplatsen och är också den
som ska se till att den nyanställde får en handledare. Introduktionen bör kompletteras med
skriftlig information. Handledaren får stöd och hjälp att genomföra introduktionen genom att
använda checklistan (bifogad) som anpassas och kompletteras efter lokala förutsättningar och
behov.
Arbetsledaren ansvarar för att checklistor upprättas på varje arbetsplats.
3(7)
Riktlinjer för introduktion av nyanställda/Kommunstyrelsens AU beslut § 43/2005-02-01
Planering och förberedelser
Använd gärna ett avdelningsmöte till att diskutera hur ni på ert arbetsställe vill ta emot en
nyanställd. Alla har erfarenheter av att vara nya på arbetet. Använd er av dessa och lägg upp ett
program som passar er. Vilken information om arbetsstället och arbetsuppgifter måste ges? Gå
igenom checklistan och justera.
Arbetsledaren:
• Förbered arbetsenheten och blivande arbetskamrater så att de kan ta hand om den
nyanställde och få honom/henne att känna sig välkommen
• Se till att handledare utses och finns på arbetet den aktuella dagen och kommande
introduktionsperiod
• Planera introduktionsprogrammet, gärna med datum och tidsangivelse då olika saker ska
ske
• Se till att det finns en checklista
• Planera in ett uppföljningssamtal
• Avsätt tid för introduktion
Handledaren:
• Planera ditt arbete så att du har tid att ta hand om den nyanställde
• Ge den nyanställde en tidsplan och en checklista
Samtliga i arbetslaget:
• Låt den nyanställde få känna sig välkommen!
Kom ihåg! Behandla den nye som du själv skulle vilja bli behandlad som nyanställd!
Uppföljning av introduktion
Uppföljningssamtal genomförs av närmaste arbetsledare efter ca 1månad. Syftet är att ta reda på
hur den nya medarbetaren tycker att han/hon kommit in i sitt arbete och i gemenskapen i
arbetsgruppen. Dessutom har man här möjlighet att ta reda på hur introduktionen upplevdes, så
att den kan bli ännu bättre nästa gång.
Förbered den anställde på samtalet och kom överens om en lämplig tid.
4(7)
Riktlinjer för introduktion av nyanställda/Kommunstyrelsens AU beslut § 43/2005-02-01
Checklista för introduktion av nyanställda
Innan den nyanställde kommer
Informera alla på förvaltningen/enheten
Skriv förordnande i god tid (som regel ska anställningsavtalet vara tydligt och klart i mycket god tid före
tillträdet.)
Utse en Handledare
Informera växeln
Kontrollera arbetsplatsen: namnskylt, telefon, papper, pennor, postfack, dator etc.
Gå igenom blanketten ”Registrering av nyanställd”
Presentation av arbetsplatsen
Introduktionspärm att sätta in information i
Välkommen - träff med presentation av de som arbetar på enheten samt gemensam lunch
Rundvandring i lokalerna. Visa gemensamma utrymmen som toalett, fikarum, vilrum, postfack
Parkeringsmöjligheter, motorvärmare
Nycklar, passerkort, information om larm
Arbetsplatsträffar
Skriva under på vad som gäller sekretess m.m.
Anställningsvillkor
Arbetstider
Tjänstledighet, semester, övertid, resebestämmelser
Sjukförmåner, försäkringar, pension
Sjukanmälan
Företagshälsovård
Löneutbetalning, lönefunktionen
Blanketter
Friskvård
Gemensamma raster (kaffe, lunch)
Personalhandboken; arbetsmiljöpolicy, lönepolicy, bisysslor m.fl. dokument
Utvecklingssamtal, lönesamtal
Facklig information
Telefon, dator privat bruk
Vem kan man fråga
Lämna en lista med namn och telefonnummer på personer som kan svara på frågor, t ex lön
Introduktion på arbetsplatsen (specifikt för varje arbetsplats)
Inskolning i arbetsuppgifterna
Information om verksamhetens mål
Plan för verksamheten
Lagstiftning; t ex offentlighetsprincipen/allmän handling, sekretesslag
Telefon, koder, telefontider, telefonvett/ansiktet utåt, adress, fax
Blanketter
Dataprogram
Postgång; intern, extern
Behov av fortbildning inom arbetsområdet
Hemsidan
Upphandlingsregler
Bredvidtjänstgöring
Återstående introduktion
Längre fram planeras
Information om övriga delar av verksamheten samt kommunen som helhet. Kommunens organisation
och uppbyggnad. Vilka är beslutsfattarna?
Uppföljning efter en månad
Hur fungerade introduktionsutbildningen?
Saknas någon information/handledning?
Trivs den anställde?
5(7)
Riktlinjer för introduktion av nyanställda/Kommunstyrelsens AU beslut § 43/2005-02-01
Tidsplanering
Introduktionsprogram för ______________________________________________
Dag
Vad
Ansvarig – deltagare
6(7)
Riktlinjer för introduktion av nyanställda/Kommunstyrelsens AU beslut § 43/2005-02-01
REGISTRERING AV NYANSTÄLLD VID ORSA KOMMUN
Namn
Personnummer
Arbetsställe/förvaltning
Anställd som
Anställd fr o m
Passerkort/larm
Åtgärdat/sign
Finns
Beställ
Använder annans: _____________
Visitkort
Åtgärdat/sign
Beställ
Anknytning telefon
Åtgärdat/sign
Finns
Beställ
Använder annans nr: ___________
Mobiltelefon
Åtgärdat/sign
Finns
Beställ
Använder annans nr: ___________
Åtgärdat/sign
Motorvärmare
Ja, nr ______________
Nej
Åtgärdat/sign
Dator
Finns
Beställ
Använder annans, namn/ställe
__________________________
PC-program
Åtgärdat/sign
Internet
DevisX (ekonomi)
Office
Annat: _____________________
Redovisning
Titta
Registrera
Leverantörsreskontra
Titta
Registrera
Kundreskontra/fakturering
Titta
Registrera
Annat: _______________
Titta
Registrera
Åtgärdat/sign
Loginnamn: ______________ Lösenord: ***********
Åtgärdat/sign
Annat
verksamhetsprogram
Annat: ____________________________________________
E-post
Åtgärdat/sign
FirstClass, e-postadress: ________________________________
Ansvarig beställare
Förvaltning
Datum o underskrift
Uppdaterad 200502
7(7)