Transcript 24SevenOffice Systemdokumentation.pdf

24SevenOffice
Systemdokumentation
Uppdaterad 2012-03-28
Systemdokumentation
Redovisningsplan
Baskontoplanen med anvisningar används, standardversion följs. Kunden kan anpassa kontoplanen efter
önskemål och behov.
Övriga konteringsdimensioner som finns i systemet är avdelningar och projekt.
Samlingsplan
24SevenOffice är ett komplett affärssystem där alla moduler talat med varandra, d.v.s. de är fullt integrerade,
man kan inte säga att en modul är ett försystem till ett annan utan alla moduler hänger ihop. Nedan är en bild
som illustrerar de moduler som har koppling till ekonomi, full integration innebär att en faktura kan upprättas
direkt från Projekt-, CRM-, eller Ekonomimodulen.
Översikt av 24SevenOffice uppbyggnad:
CRM
PROJEKT
TIMMAR
EKONOMI
24SevenOffice Systemdokumentation - 2
Översikt av 24SevenOffice uppbyggnad av ekonomidelarna:
Order/Fakturering
Lager/Beställning
Kundreskontra
Leverantörsreskontra
Redovisning
Huvudbok
24SevenOffice Systemdokumentation - 3
Förklaring angående de olika moduler, samt vilken information som finns som berör
redovisningen.
CRM-modul
Under fliken Företagsinformation finns information om en kund eller leverantör, adress, telefonnummer,
kontaktpersoner etc.
24SevenOffice Systemdokumentation - 4
Under Fliken Reskontra finns reskontran för en kund eller leverantör och information angående
Öppna och Stängda poster samt Alla poster.
Under fliken Inställningar finns information angående betalningstid, kontonummer etc. information som är
väsentliga för bokföringen.
24SevenOffice Systemdokumentation - 5
Projektmodul
Under modulen Projekt finns all information om ett projekt; allt från ekonomisk information, e-posthantering,
styrningsverktyg, rapporter, uppgiftshantering, faktureringsmöjlighet, multifakturering etc.
Direkt från projektmodulen kan man registrera timmar, godkänna timmar och fakturera. De moduler som blir
berörda uppdateras automatiskt då dessa har full integration.
24SevenOffice Systemdokumentation - 6
Timregistreringsmodul
Från timregistreringsmodulen kan man registrera tid på ett projekt och godkänna tiden för fakturering. Den
enda kopplingen som timregistreringsmodulen har med redovisningen är när man har fakturerat timmar som
har registrerats i ett företag.
24SevenOffice Systemdokumentation - 7
Ekonomimodul
Ekonomimodulen består av:
Bokföring
Redovisningsmodulen består av en scanningsdel och en konteringsdel. Under modulen Prekontering anger man
stämpelnr på de underlag som man har scannat in. Varje underlag har ett stämpelnummer och man sparar
underlaget utifrån stämpelnummret så att man lätt kan ta fram orginalfakturan.
24SevenOffice Systemdokumentation - 8
Nästa steg är Kontering och här anges bokföringsinformationen, här kan man även skicka fakturor för attest.
Inscannade leverantörsfakturor som har attesterat i 24SevenOffice har en aktivitetshistorik som visar när
fakturan attesterades och av vem.
24SevenOffice Systemdokumentation - 9
Sista steget är Ny verifikation och när man trycker på ”Bokför” uppdateras huvudboken, saldobalans,
leverantörsreskontran och övriga rapporter.
Order/Faktura
Under denna modul kan man fakturera, men faktureringen kan även ske via andra moduler såsom Projekt- och
CRM-modulen. Här kan man söka på fakturor, kontrollera orderstatus osv.
Under ”Produkter” artikelregister, lägger man upp det olika produkter som ska användas vid fakturering, här
kopplar man även varje produkt med ett kontonummer. När man har gjort en order och ändrat status till
fakturerad så kommer det automatisk att genereras en verifikation med konteringen utifrån vad som står på
produkten.
Bank
24SevenOffice har en integration med Bankgirot (f.d. BGC) vilket betyder att inbetalningar och utbetalningar
sker från 24SevenOffices bankmodul. Denna modul är behörighetsstyrd och det är företagen som beslutar vem
som ska ha tillgång till betalningsfunktionen. När leverantörsfakturorna har konterats, attesterats och bokförd
hamnar de för betalning under bankmodulen. Här skickas de för betalning och Bankgirot går in och betalar
dessa vid förfallodatum, när betalningen skett hamnar dessa under fliken betalda och kan då bokföras i
systemet. På samma sätt fungerar inbetalningarna, när en kund har betalat en kundfaktura, hamnar de på
inbetalningsmodulen under fliken bokför.
24SevenOffice Systemdokumentation - 10
Verifieringskedjan
Verifikationsnummer skapas automatiskt när verifikationen sparas.
Flera olika verifikationsnummerserier (VS) används för att särskilja olika typer av verifikationer och är baserade
endast på tal.
Följande nummerserier per verifikationsmall (VM) är standarinställningar:
1.
2.
3.
4.
Diverse, start på nummerserien är 1
Kundfaktura, start på nummerserien är 100001 kontinuerlig nummer serie
Leverantörsfaktura, start på nummerserien är 50001
Bank, start på nummerserien är 20001
1.
2.
3.
4.
Nummerserie Diverse är kopplad till verifikationsmallen 1 Manuell bokföring
Nummerserien Kundfaktura ör kopplad till verifikationsmallen 3 Kundfaktura
Nummerserien Leverantörsfaktura är kopplad till verifikationsmallen 2 Leverantörsfaktura
Nummerserien Bank är kopplad till verifikationsmallen 4 Bank
Kunden kan sedan själv ta bort och lägga till verifikationsserien och anpassa dessa enligt önskemål.
Information om kontoplan och räkenskapsår
Under modulen Administration – Inställningar - Ekonomi finns information angående räkenskapsår.

Företagets skapandedatum

Förändringar som rör räkenskapsåret, om det förlängs eller förkortas

När nytt år har skapat.

Byte av kontoplan från Bas96 till en EUbas kontoplan. Övriga ändringar i kontoplanen eller andra register
måste noteras manuellt t ex i fliken anteckningar.

Återställda säkerhetskopior, import av SIE-filer, automatisk företagsanteckning samt automatisk
personanteckning.
24SevenOffice Systemdokumentation - 11
Dokumentspårning
Under modulen Administration-Historik – Ekonomi finns information om alla inläsa Sie-filer, scannande
leverantörsfaktura och skapade betalningsfiler.
Söka verifikation
Under modulen Ekonomi - Bokföring - Sök verifikation, kan man söka upp verifikationer. Man kan också söka på
verifikationsnummer, stämpelnummer, kommentar, kontonummer etc.
Rapporter
Under Ekonomimodulen - Rapporter, finns alla ekonomiska rapporter. Registreringsdatum och vem som skapat
en verifikation kan man ta fram på en verifikationslista och bunt journal. Där har man möjligheten att förutom
bokföringsdatum även se registreringsdatum samt användare. När en verifikations sparas blir det automatisk
den inloggade användares namn/signatur som loggförs.
24SevenOffice Systemdokumentation - 12
Datorbearbetningar
För varje elektronisk transaktion sparas registreringsdatum och användare. Genom att verifikationsnummer
sätts automatiskt skapas numren i registreringsordning. Behandlingshistoriken kan då följas genom
verifikationsnummer och/eller registreringsdatum. Verifikationsdatum kan sättas valfritt i en upplagd period.
24SevenOffice Systemdokumentation - 13