Transcript Förfrågningsunderlag Upphandling av internrevisionstjänster

Förfrågningsunderlag
Upphandling av
internrevisionstjänster
1. Allmän information
1.1 Om Sjunde AP-FONDEN
Sjunde AP-fonden (AP7) presenteras på www.ap7.se där även den
senaste årsredovisningen (2011) och halvårsrapport kan laddas ner.
1.2 Upphandlande myndighet
Upphandlande myndighet är Sjunde AP-fonden (AP7).
1.3 Upphandlingen
1.3.1 Avtalsform
Upphandlingen syftar till att avtal ingås mellan den upphandlande
myndigheten och leverantören enligt vilket fastställs samtliga villkor för
internrevisionstjänster under tre år, med möjlighet till förlängning med
ytterligare ett år, från och med att avtal ingås med leverantör.
1.3.2 Omfattning
AP7 avser att upphandla internrevisionstjänster för granskning av den
egna verksamheten, dess risker, internkontroll och regelefterlevnad av
policies, riktlinjer och rutiner. Internrevisionen ska utföras på ett strukturerat
och systematiskt sätt och granska effektiviteten i verksamheten och dess
riskhantering. Internrevisionen ska fokusera på risker, processer, ITmiljöer, kontroller, beslutsfattande och kostnadseffektivitet. Styrelsen
fastställer årlig granskningsplan, vilken ska bygga på en riskbedömning.
Internrevisionen förutsätts delta i årlig riskkartläggning som ska ligga till
grund för riskbedömningen och granskningsplanen. Rekommendationer
och förslag på förbättringsåtgärder ska ges skriftligen. Minst en gång per år
ska muntlig och skriftlig återrapportering ske till hela styrelsen. Därutöver
ska internrevisionen vid, uppskattningsvis, tre-fyra tillfällen per år
sammanträda med styrelsens revisionsutskott, där skriftlig och muntlig
rapport ska ges efter varje utförd granskning. Antalet årliga
granskningsområden uppskattas till två-tre, där varje granskningsområde i
normalfallet förväntas utföras under en-två veckor. Någon inköpsvolym kan
inte garanteras.
AP7 förvaltar ett betydande kapital för de pensionssparare som inte själva
gjort ett aktivt premiepensionsval. Investeringar görs i AP7 Aktiefond och
AP7 Räntefond. Med dessa ”byggstensfonder” som grund erbjuder AP7
också fyra ”fondkonstruktioner”, där olika delar AP7 Aktiefond och AP7
Räntefond ingår (förvalsalternativet AP7 Såfa samt tre statliga
fondportföljer). AP7 Aktiefond är en global aktiefond, där hävstång används
i förvaltningen. Tillgångarna i AP7 Räntefond placeras främst i svenska
räntebärande finansiella instrument med låg kreditrisk. Ytterligare
information om AP7 Aktiefond, AP7 Räntefond, AP7 Såfa och statens
fondportföljer finns i AP7:s årsredovisning.
Det är av stor vikt att allmänhetens förtroende för AP7 upprätthålls. Det är
därför viktigt att internrevisorerna besitter tillräcklig kunskap om finansiell
verksamhet, förvärvad genom erfarenhet av liknande uppdrag. Mot
bakgrund av den komplexa verksamhet som fonden bedriver och de höga
krav som ställs på internrevisorerna krävs att erfarenhet och övriga
allmänna krav kan tillgodoses med en betryggande grad av säkerhet.
Därför ställs krav på branschledande kunskaper och omfattande
erfarenhet, som i sin tur styrker att internrevisionen kan bedrivas med
integritet och tillräcklig insikt om verksamhetens olika risker.
Revisionsteamet ska som helhet ha den kunskap och erfarenhet som krävs
för att vara väl förtroget med uppdraget och i övervägande utsträckning
utgöras av erfarna medarbetare. Ledaren för revisionsteamet ska vara
erfaren i sin roll och effektivt kunna leda arbetet på plats. God tillgänglighet
krävs av internrevisorer och revisionsteam.
1.3.3 Upplysningar
Frågor avseende upphandlingen kan ställas fram till sju dagar före
anbudstidens utgång och ska tillställas:
Hans Bergström, Compliance Officer ([email protected]) och
Svante Linder, Administrativ chef ([email protected]). Telefonnummer
till AP7: 08-412 26 60.
Samtliga frågor kommer att besvaras i ett sammanhang och gentemot alla
anbudsgivare och intressenter senast den 1 februari 2013 om inte
särskilda skäl föranleder annat (exempelvis frågor och svar av enklare art).
Detta kommer att ske genom publikation av frågor och svar på AP7:s
hemsida (www.ap7.se). Anbudsgivare uppmanas därför att löpande följa
den information som publiceras på hemsidan.
2. Anbudsspecifikation
2.1 Leverantörsuppgifter
2.1.1 Beskrivning av anbudsgivaren, förmåga och kapacitet
Med anbud ska bifogas en beskrivning av anbudsgivaren, dess
verksamhet, resurser och kapacitet för uppdraget, etableringsort, historik,
ägarförhållanden, vinstdelningssystem och ledningsorganisation. AP7
kommer, när avtalet är på plats, att vilja ha möjlighet att godkänna
eventuella underleverantörer.
2.1.2 Referenser
Med anbud ska bifogas referensförteckning (två stycken som ej är äldre än
två år) över uppdragsgivare/referenspersoner med angivande av
kontaktperson och telefonnummer. AP7 förbehåller sig rätten att själv söka
och kontakta referenser.
2.1.3 Kontaktperson
I anbud ska anges namn på den person som är tänkt att bli AP7:s
kontaktperson för uppdraget.
2.2 Formella krav
2.2.1 Registreringsbevis
Med anbud ska bifogas aktuellt registreringsbevis från Bolagsverket.
2.2.2 Skatteregistrering
Anbudsgivaren ska inneha godkännande för F-skatt.
2.2.3 Skattekontroll
Anbudsgivaren ska intyga att denne är fri från skulder för skatter och
socialförsäkringsavgifter genom att bifoga skattemyndighetens blankett
4820 ”Begäran om upplysningar offentlig upphandling” ifylld för svenska
anbudsgivare. Små och tvistiga skulder kommer inte att beaktas.
Blanketten får inte vara äldre än tre månader.
2.2.4 Företag under bildande
Anbud kan inte inges av företag under bildande.
2.2.5 Kreditupplysning
Med anbud ska bifogas utdrag från kreditupplysningsföretag (t.ex. från
Upplysningscentralen, UC, eller motsvarande från annat
kreditupplysningsföretag), som visar att anbudsgivarens finansiella och
ekonomiska stabilitet minst motsvarar kreditnivå 3 (enligt UCs skala) eller
motsvarande. Utdraget får inte vara äldre än tre månader.
2.2.6 Erfarenhet
Anbudsgivaren ska ha erfarenhet av internrevisionsuppdrag avseende
förvaltning av globalt diversifierade värdepappersportföljer, företrädesvis
avseende investeringsfonder. Som bevis på detta ska anbudsgivaren
presentera två relevanta uppdrag inom området globalt diversifierade
värdepappersportföljer och /eller två uppdrag inom området
investeringsfonder. Uppdragen får inte vara äldre än tre år och ska spegla
de tjänster som efterfrågas i denna upphandling. En beskrivning av varje
uppdrag ska bifogas med information om uppdragets syfte och omfattning
samt uppdragsgivarens namn och telefonnummer.
2.3 Övriga krav
2.3.1 Årsredovisning
Med anbud ska bifogas anbudsgivarens undertecknade årsredovisning för
de två senaste åren eller de uppgifter som annars finns att tillgå
beträffande ekonomisk redovisning för verksamheten till anbudet.
Årsredovisning ska innehålla undertecknad revisionsberättelse. För
anbudsgivare som inte har att tillgå årsredovisning för de två senaste åren,
ska med anbud bifogas annan dokumentation utvisande anbudsgivarens
ekonomiska ställning (pro forma balansräkning och resultaträkning). Att
dessa dokument återspeglar företagets ekonomiska ställning ska vidimeras
av företagets revisor.
2.3.2 Ansvarsförsäkring
Anbudsgivaren ska inneha ansvarsförsäkring för sin verksamhet under
hela avtalstiden. Med anbudet ska bifogas intyg från anbudsgivarens
revisor. Av intyget ska framgå, enligt revisorns bedömning, att
anbudsgivaren med beaktande av omfattningen av dess verksamhet samt
arten och omfattningen av anbudsgivarens uppdrag har en beloppsmässigt
tillräcklig ansvarsförsäkring.
Antagna anbudsgivare ska kunna uppvisa dokumentation som styrker att
anbudsgivaren innehar en giltig ansvarsförsäkring och som styrker
storleken på densamma (totalt och per skadefall), med uppgift om
försäkringsbolag och försäkringsnummer.
Uppgifter av detta slag anses enligt AP7 omfattas av sekretess, 31 kap 1619§§ offentlighets- och sekretesslagen.
2.4 Särskilda krav på internrevisionstjänsterna
2.4.1 Skall-krav
Internrevisionstjänsten har följande skall-krav:
Teamet ska ha god kompetens i och betydande tidigare erfarenhet av
den bransch där AP7 är verksam, d v s fondbolag som bedriver förvaltning
av placeringstillgångar som innefattar globalt diversifierade
värdepappersportföljer och placeringar i onoterade tillgångar (private
equity).
Teamledare ska ha minst sju års tidigare erfarenhet av
internrevisionsarbete inom den bransch där AP7 är verksam. Teamledare
ska namnges (en eller flera) och CV inkluderas.
Samtliga teammedlemmar ska vara seniora med minst fyra års tidigare
erfarenhet av internrevisionsarbete inom den bransch där AP7 är verksam.
Teammedlemmar ska namnges och CV inkluderas.
Anbudsgivaren ska kunna säkerställa god kvalitet i revisionsuppdraget
oavsett vilket relevant fokusområden revisionsutskottet/styrelsen väljer.
Utbyte av namngiven teammedlem får endast ske om avtalsleverantören ej
råder över omständigheterna. Byte ska ske till person med motsvarande
kompetens och godkännas av AP7.
Anbudsgivaren ska ha en intern process för kvalitetssäkring av
internrevisionsuppdrag. Beskriv kortfattat kvalitetssäkringsprocessen.
En revisionsinsats ska kunna genomföras inom en period av 3-6 veckor
efter det att AP7 gör ett avrop.
2.4.2 Efterfrågade beskrivningar och uppgifter
Utöver angivna skall-krav vänligen redogör för följande:
Metod, revisionsstandard eller tillvägagångssätt som används vid
utförandet.
Relevant specialkompetens som finns att tillgå för revisionsteamet. Sätt
varpå tillgång till denna specialkompetens säkerställs, t ex genom egna
specialister, underkonsulter eller liknande.
3. Kommersiella villkor
3.1 Pris
Priset ska anges per timme. Om priset varierar mellan olika nivåer i teamet
ska pris för varje nivå anges, samt uppskattad viktning av dessa så att
totalpris kan beräknas.
I anbud ska pris anges i svenska kronor, exklusive mervärdesskatt. Priset
ska vara fast under de två första åren. För det fall resterande period ska
indexuppräknas ska tillämplig index anges i anbudet.
4. Övriga villkor
4.1 Underleverantör
Underleverantör får ej anlitas utan AP7:s skriftliga godkännande. För
underleverantör svarar anbudsgivaren såsom för sig själv.
4.2 Överlåtelse av avtal
Avtal får ej överlåtas på annan utan AP7:s skriftliga medgivande.
5. Utvärdering
Utvärdering genomförs i två steg:
1. Kvalificering
2. Utvärdering
I steg 1 kommer AP7 att kontrollera att anbudsgivaren besvarat och
uppfyller samtliga skall-krav, samt nedan angivna krav a)-d).
Anbudsgivare kan uteslutas om kreditupplysning visar att risk kan föreligga
att avtal inte kan fullföljas.
a) Anbudsgivaren ska uppfylla de kvalifikationskrav som angetts i avsnitten
2-4;
b) Anbudsgivare ska med anbudet bifoga efterfrågad information,
c) Anbudsgivare ska inneha ansvarsförsäkring erforderlig för
anbudsgivarens verksamhet och de uppdrag som kan komma att omfattas
av upphandlingen (prövning kommer att ske mot bakgrund av information
enligt punkt 2.3.2 ovan), och
d) Anbudsgivaren ska inneha den ekonomiska stabilitet och den etiska
professionalism och oberoende som är erforderlig för att kunna erbjuda de
i upphandlingen efterfrågade internrevisionstjänsterna.
De anbud som uppfyller samtliga ovanstående kriterier kommer sedan att
utvärderas i ett andra steg, där det ekonomiskt mest fördelaktiga
anbudet, med hänsyn till nedanstående omständigheter, kommer att
antas.
I steg 2 ingår en samlad utvärdering av nedanstående kriterier, där AP7
kommer att välja det för AP7 mest fördelaktiga anbudet med hänsyn tagen
till:
Nummer:
Kriterium:
Prövning mot
bakgrund av:
Vikt vid
sammanräkning:
1.
Pris
Information enligt
punkt 3.1
40%
2.
Leveransförmåga,
kvalitet och
funktion
Information enligt
Punkterna 2.1.1
och 2.4
60%
Definition av pris: Pris per timme exklusive moms i svenska kronor.
Definition av kvalitet: I anbud redovisade tjänster för internrevision,
kommer att viktas och poängbedömas (se nedan). Även angivna
referenser och av AP7 intagna egna referenser kan komma att tillmätas
betydelse i utvärderingen av kvalitet.
För utvärdering i det andra steget gäller följande:
För varje anbud kommer vart och ett av ovan kriterier att poängsättas
mellan 1 till 100, där 1 är den lägsta poängen och 100 är den högsta
poängen.
Vid poängsättning av kriterium 1 ovan, kommer det anbud vars pris är
mest fördelaktigt för AP7 att erhålla 100 poäng. Övriga anbud får poäng i
förhållande till anbudet med lägst totalkostnad. De övriga anbuden får en
lägre poäng enligt formeln: (Lägsta pris/Aktuellt pris)*100.
Vid poängsättning av kriterium 2 ovan, kommer det anbud som bäst
tillgodoser AP7:s behov av kompetens, resurser och erfarenhet att erhålla
högst poäng. Därefter sätts poängen i fallande ordning. Jämförliga anbud
kan erhålla samma poäng.
Efter poängsättning viktas poängen för varje kriterium enligt ovan
angivna procentsatser och sammanräknas till en totalpoäng för varje
anbud.
6. Allmänna förutsättningar för anbudet
6.1 Upphandlingsförfarande
Denna upphandling genomförs i enlighet med lag (2007:1091) om offentlig
upphandling (LOU). Upphandlingsförfarandet är förenklat förfarande.
Deltagande leverantörer skall lämna skriftligt anbud.
Möjligheterna att komplettera eller förtydliga uppgifter i anbuden är starkt
begränsade.
6.2 Tidsfrister
Skriftligt anbud skall vara AP7 tillhanda senast den 6 februarii, 2013
(receptionen stänger 17,00) och skall vara bindande tre månader därefter.
6.3 Undertecknande
Anbudet skall vara undertecknat av firmatecknare eller annan
dokumenterat behörig person. För det fall att
firmatecknarens/undertecknarens behörighet inte framgår av utdrag från
Bolagsverket skall behörigheten styrkas med annan erforderlig handling,
t.ex. fullmakt.
6.4 Inlämnande av anbud
Skriftligt anbud i anonymt slutet kuvert märkt ”Anbud – Upphandling av
internrevisionstjänster, Diarienr. 2012/90 insändes till:
Sjunde AP-fonden
Vasagatan 11
Box 100
SE-101 21 Stockholm
Anbud per e-post eller fax godtages ej, dock kan till anbuden kommande
kompletteringar skickas med e-post.
6.5 Meddlande om beslut
Samtliga anbudsgivare kommer att få skriftligt besked om AP7:s
tilldelningsbeslut via ett tilldelningsmeddelande.
6.6 Information i detta förfrågningsunderlag
Faktainformation i detta förfrågningsunderlag är endast information till
anbudsgivare. Anbudsgivare skall själva tillförsäkra sig om att sagda
information är korrekt. AP7 har inget ansvar för given information häri.
6.7 Ingen ersättning för anbud
AP7 godtar inga krav på ersättning för upprättande av anbud.
6.8 Antal leverantörer och delat anbud
AP7 avser att teckna avtal med en leverantör.
6.9 Språk
Anbud skall avlämnas på svenska.
6.10 Allmänt om anbudet
Anbudet skall uppfylla de krav och anvisningar som ställs i detta
förfrågningsunderlag. För att AP7 skall ha möjlighet att utvärdera anbudet
är det av stor vikt att det innehåller samtliga begärda uppgifter.
7. Administrativa bestämmelser
AP7 är en statlig myndighet och verksamheten omfattas därmed av den
svenska offentlighetsprincipen. Med detta avses bl.a. att alla handlingar
normalt är tillgängliga för den som vill ta del av dem. Den som lämnar
anbud i denna upphandling måste vara införstådd med att denna aspekt
ingår som en förutsättning i samarbetet med AP7.
Under den tid som upphandlingen genomförs är samtliga uppgifter som
berör anbuden sekretessbelagda. När avtal har slutits är anbudsgivarens
möjligheter att med stöd av sekretesslagstiftningen erhålla sekretess för
uppgifter i handlingarna allmänt sett mycket begränsade. Prövning av
sekretess i varje enskilt fall sker först när någon begär att få ta del av
någon uppgift i handlingarna. Om en anbudsgivare anser att någon uppgift
i anbudet ska omfattas av sekretess även efter det att upphandlingen är
avslutad bör detta anges, liksom de skäl som åberopas för sekretess.