Staden Jakobstad It-avdelningen och Databyrån 22.3.2013

Office 365

E-post

• • • • • • •

Office 365

Microsofts molntjänst E-post med kalender, kontakter och uppgifter Lync – videokonferenser SharePoint – intra med arbetsytor och dokument hantering Office-program (word, exel, powerpoint) Alla delar fungerar via webben Inloggningar via Windows 2

• • • Tillsvidare inloggningar som vanligt, men då nya Windows-inloggningar tas i bruk loggas man automatiskt in till alla Office 365 –programdelar Stegvis ibruktagande Användarlicenser på 3 olika nivåer - lägsta nivå = ingen e-post - mellannivå = webversion av e-post och office-programmen - högsta nivå = outlook och office-programmen installerat stationärt 3

E-post och kalender

• • • • Övergång våren 2013 De som idag använder webmail => webversion De som idag använder outlook => outlook. Men Effica användare borde övergå till webversion. Webversionen ger åtkomst från alla datorer, även hemifrån • • Outlook-versionen får installeras i 5 dator per användare – även hemma • Adressen är @jakobstad.fi eller @pietarsaari.fi = problemet med post som inte går fram mellan Malmska och Jakobstad försvinner 25 GB utrymme/användare 4

• • • • • • Outlook: Gammal post flyttas ev. till nya e posten. Alternativt sparas en arkivfil i din dator. Webmail (både staden och Malmska) : Gammal post flyttas inte utan finns läsbar och nås på samma sätt som nu Läsbart arkiv för okänd tid All ny post går till nya e-posten Från gamla posten kan man v.b. sända post = sänd viktiga brev till nya posten Kontakter kan överflyttas från både outlook och webmail 5

• • • • • • Säker dataöverföring, men vi rekommenderar ändå att man inte sänder patientuppgifter i e-posten. (Eftersom vi inte kan veta var posten öppnas.) Säkerhetskopior körs i molnet Staden: Förmännen bestämmer vem som får e-postkonto Sochv: Vikarier får e-postkonto då de ska jobba minst 4 månader. Ordinarie personal får genast ett konto. Kalendern kan v.b. delas med andra Inloggningsrutan i Office 365 visas enligt webb-läsarens språkinställningar. Kontakta It-avdelningen eller Databyrån ifall du behöver hjälp med att ändra inställningarna. I själva e-posten ändrar var och en enligt eget önskemål. 6

Outlook

• • • De som idag har outlook lokalt installerad i sin dator kommer automatiskt att överflyttas till ny outlook. Krävs eventuellt extra installering. Eventuellt överflyttas gamla inkorgen. Kontakterna kan överflyttas v.b. Alla Effica-användare med Outlook borde övergå till webversionen då sochv:s Windows version (XP) inte är kompatibel med Outlook vers. 2013 7

• • • • • •

Inloggning

Inloggning på adressen portal.microsoftonline.com Inloggningsrutan kan v.b. sättas som favorit eller på desktopen Inloggning sker med e-postadress och lösen Kommer att finnas länk till inloggningsrutan både på stadens hemsida och sochv-portalen Anvisningar och videoanvisningar på stadens hemsida, sochv-portalen och på YouTube Till gamla webmailen loggar man in som idag Obs! Man är direkt inloggad då nya windows-inloggningar börjar fungera 8

Sochv-portalen

• • • • • Länk till nya e-posten Länk till anvisningar Länk till videon Malmskas gamla webmail Jakobstads gamla webmail 9

Startvy efter inloggning

Lync och Intra då de tas i bruk • • • • Till e-posten via länkarna Outlook eller Inkorgen Min profil – språk Logga ut Hjälp – på alla sidor Obs! Nedladdningar och installationer föreslås, men dessa handhas nog av It avdelningen 10

Inkorgen 1 – Navigering 1

• • • • • • Uppdatera inkorgen Visa brevet till höger, längst ner eller dölj Filtrera bl.a. enligt flaggade, färger eller avsändare Flytta/kopiera e-post till mappar Ta bort e-post Skriv ny e-post eller sänd mötesförfrågan 11

• • • • • • • • • •

Inkorgen 2 – Navigering 2

Sortera inkorgen Sök e-post Bestäm varifrån sökning görs Avancerad sökning Märk med olika färger och flaggor Bilaga Mappar Gå till Kalendern, Kontakter, Uppgifter samt tillbaka till e posten Tillbaka till Office 365 startvy Logga ut • • • Inställningar Sök person Min profil – bl.a. byte av bild, ”stör ej”, annan postlåda 12

Läsa e-post

• • • 1. Klicka på brevet för att öppna det Visas nertill eller till höger enligt inställningar i Visa 2. Dubbelklicka på brevet – öppnas i nytt fönster 13

Skriva e-post 1

• • • • • • • Välj Nytt => Meddelande Skriv namn/postgrupp i Till ... eller klicka på Till... för att öppna Kontakter. Flere mottagare åtskiljs med semikolon ; Ev. kopia och hemlig kopia Ämne Skriv brevet Verktyg för textbehandling Hämta från adressboken • Sänd meddelandet 14

• • • • • • • • • • Bifoga fil Skriva e-post 2 - Navigering Spara och sänd senare (går till utkast) Infoga bild Sök i adressboken Namnkontroll Hög prioritet • Html eller oformaterad text (= ingen textbehandling) Låg prioritet Infoga signatur ifall du inte gjort inställningar för automatisk underskrift Stavningskontroll – byt kontrollspråk Vissa inställningar för detta brev (prioritet, läskvitto, visa dold kopia) 15

Skriva e-post 3 - Hämta adress via Till.. • • • • • Som standard öppnas serverns kontaktlista V.b. sök från egna Mina kontakter Klicka på önskat namn => info till höger (kan stängas med klick på listikon) Flytta adressen till brevrutan med klick på Till/Kopia/Hemlig kopia => Ok Alternativt: Skriv brev genom att klicka på brevikon 16

• • • • Skriva e-post 4 Hämta adress från Adressbok Som standard öppnas serverns kontaktlista V.b. sök från egna Mina kontakter Som standard visas alla, men välj endast personer eller grupper v.b. Klicka på gruppens namn eller brevikon => öppnas e-postruta med gruppen automatiskt i Till 17

• • • •

Sänd mötesförfrågan

Nytt => Mötesförfrågan Skriv i Till, Ämne, Plats och tiden => Skicka Mottagaren klickar på grönt ifall det passar och rött ifall det inte passar => går info direkt till avsändaren och kalendern om inställningen är på Sök passande tid och plats 18

Svara på e-post

• • • • 1. Öppna brevet med dubbelklick => Svara Öppnas ruta där brevet skrivs. Mottagare och avsändare automatiskt ifyllda. 2. Öppna brevet =>Svara avsändaren via lila pil i högra kanten. Svara alla mottagare med klick på dubbelpil. Öppnas ruta där brevet skrivs o.s.v. Skicka 19

• • • •

Vidarebefordra e-post

1. Öppna brevet med dubbelklick => Vidarebefordra Öppnas ruta där brevet skrivs. Avsändare och ämne är automatiskt ifyllda => skriv in mottagare 2. Blå pil längst till höger. Öppnas ruta där brevet skrivs o.s.v. Skicka 20

Bilaga 1 - Bifoga textfil

• • Nytt meddelande Bifoga textfil 21

Bilaga 2 - Infoga/bifoga bildfil

• • Nytt meddelande Bifoga bildfil = bilden i ett nytt fönster • Infoga bildfil = bilden i samma fönster som brevet (textfil kan inte infogas) 22

Bilaga 3 - Bifoga text-/bildfil

• • • • • Sök fil i din dator Bifoga flere filer samtidigt Bifoga eller infoga Avbryt om du ångrar dig Bilagans max.storlek? 23

Bilaga 4 - Bifogad/infogad fil

• • Bifogad fil visas i Bifogad Infogad fil visas i brevet • • Radera bilaga v.b. • Radera infogad fil v.b. => markera bilden => tryck Delete Skicka e-posten 24

Bilaga 5 - Öppna bilaga

• • • • Gem i hö kanten = finns bilaga Klicka på filen i Bifogade filer Klicka Open om du vill öppna Klicka Save om du vill spara filen på din dator 25

Radera e-post

• • • • • • 1. Dra brevet med vä musknapp till mappen Borttaget 2. Välj brev => för markören på brevikon => ändras till ikryssningsruta => kryssa i de brev du vill radera Ta bort Ta bort Breven flyttas till Borttaget Radera också från Borttaget ifall du vill radera permanent. Borrtaget töms helt med ett klick på Töm 26

• • • • •

Mappar 1 - Skapa mapp

Dina mappar finns under ditt namn Meny för åtgärder i mapparna hittar du med hö-klick Hö-klicka på namnet => Skapa ny mapp Skapas ny mapp => Skriv in mappnamn Skapa v.b. undermapp genom att klicka på den nya mappen => Hö klicka o.s.v. 27

Mappar 2 - Radera mapp

• • • • • • 1. Dra mappen till Borttaget 2. Hö-klicka på mappen och välj Ta bort

Mappar 3 - Byt namn på mapp

Hö-klicka på mappen och välj Byt namn => Skriv in namnet

Mappar 4 - Flytta mapp

1. Dra mappen till en annan mapp med vänster musknapp 2. Eller hö-klicka på mappen och välj Flytta mapp Öppnas lista med mappar => Välj mapp dit du vill flytta mappen => Klicka Flytta 28

Mappar 5 - Flytta e-post till dina mappar • • • • • 1. Dra ditt brev med vä mus knapp till önskad mapp 2. Eller välj brev du vill flytta Flytta => Flytta till mapp Välj mapp dit du vill flytta ditt/dina brev Flytta 29

Kalender 1

• • • Gå till kalendern Kan v.b. delas med andra användare Kommer att kopplas till telefonväxeln så att frånvaron syns i Netwise utan att den skrivs in där 30

• • • • • • • •

Kalender 2 - Navigering

Val av utseende: Dagsvy, Arbetsveckovy, Veckovy med lö o sö eller Månadsvy Skriv in händelse, sänd mötesförfrågan eller e-post. Klicka i Privat ifall du skriver in privata händelser Radera händelse Gå till idag Dela din kalender, begäran via e-post Visa text till höger Skriv ut Tillbaka till e-posten 31

Kalender 3 - Dela din kalender

• • • • Dela => Dela den här kalendern Sänds som e-post till den du vill visa din kalender för Bestäm vad du visar Önskan att se mottagarens kalender 32

Kalender 4 – Lägg till annans kalender • • • Dela => Lägg till kalender Sök namn på person vars kalender du önskar se => Ok Kalendern visas sen i högra kanten samt i navigeringen till vänster Obs! Vem som helst kan lägga till din kalender så klicka alltid i Privat ifall du skriver in privata händelser 33

Kontakter 1 - Navigering

• • • Förteckning Skriv in ny kontakt, grupp eller meddelande Ta bort Flytta till mapp • • • • Visa till hö eller längst ned Uppdatera inkorgen Importera kontakter från befintligt konto • • För att sända meddelande => hö-klicka => tillåt pop ups => skriv meddelande. Eller klicka på brevikonen. Adresskort kan sändas till annan användare => vidarebefordra som bilaga => mottagaren kan spara till sina egna kontakter Obs! I adressboken finns också serverns globala kontaktlista 34

Kontakter 2 - Mina grupper 1

• • • • • Visas i kontakter under Alla och Grupper Grupp till vänster och ”medlemmar” till höger eller längst ned enligt inställningar i Visa Skapa ny grupp => Nytt => Gruppera Dubbelklicka på gruppen ifall du vill göra ändringar Officiella grupper skapas via Alternativ => Grupper 35

Kontakter 3 - Mina grupper 2

• • • • Skriv ett gruppnamn Skriv medlemmens namn – föreslås om han/hon finns i Kontakter Lägg till i gruppen med enter eller klicka på Lägg till i grupp Person som inte finns i kontakter kan skrivas in på samma sätt 36

Uppgifter

• • • • • Uppgifter som du ska utföra. Kan sorteras, bl.a. enligt prioritet eller datum då uppgiften ska vara utförd 1. Skriv in egna uppgifter 2. E-post som flaggas i inkorgen går automatiskt till Uppgifter Utförd uppgift visas överstreckad Försenad uppgift visas med rött 37

Inställningar 1

• • • För e-post, kalender, ändring av lösenord, kopplingar till annat konto, semestermeddelande m.m. Alternativ => Visa alla alternativ Välj tema för bild i övre kanten 38

Inställningar 2 - Navigering

• • • • • Tillbaka till inkorgen Genvägar. Alternativt väljer man i vä kanten Tillbaka till denna vy via Mitt konto eller Konto då du är inne i nån av vyerna Redigera uppgifter i den egna profilen Spara dina inställningar 39

Inställningar 3 Frånvaro- och semestermeddelande 1 • • Meddela andra att du är på semester Eller Mitt konto => Ordna e-post => Autosvar 40

• • • • Inställningar 4 Frånvaro- och semestermeddelande 2 2 alternativ: Interna meddelanden högst uppe Externa meddelanden längst ner Spara 41

• • •

Inställningar 5 Vidarebefordra din e-post 1

1. Du har flere konton och vill läsa all post från ett konto 2. Vidarebefordra din e-post till din vikarie 3. Anslutna konton 42

Inställningar 6 Vidarebefordra din e-post 2

• • • • Nytt => Skriv in din e-post Skriv in vart ovanstående e-post ska vidarebefordras i Vidarebefordra din e-post till Kryssa i om du vill spara en kopia Starta vidare- befordran 43

Inställningar 7 - Ändra lösenord

Ändra ditt lösenord – ger nu felmeddelande 44

Inställningar 8 – Importera kontakter • • • Kontakterna exporteras i gamla e-posten till en CSV-fil, som sedan importeras till nya e-posten Spara CSV-filen på önskad plats => Importera => Sök filen i din dator => Nästa => Ok Nu finns kontakterna i Mina kontakter 45

Inställningar 9 - Ordna e-post

• Regler för inkorgen, autosvar, leveransrapporter och loggperioder 46

Inställningar 10 - Officiella Postgrupper Egna postgrupper görs i Mina kontakter • • • • Officiella postgrupper = kan användas av alla Visas 2 listor: en lista med postgrupper man tillhör samt en lista med postgrupper som man själv skapat och äger Man kan ansluta till gruppen eller lämna den Ägaren kan godkänna anhållan eller låta medlemmen själv bestämma. Alternativt låsa gruppen. 47

Inställningar 11 • Inställningar kan göras för e-post, stavning, kalender, allmänt och nationella inställningar 48

• • • • • • • • Inställningar 12 Post – signatur, läskvitto Skriv in önskad underskrift Visas automatiskt Ska hemlig kopia visas? Välj teckensnitt Läskvitto När ska post markeras som läst Sortering i inkorgen Spara 49

• • • •

Inställningar 13 - Stavning

Klicka i stavningskontroll, på vilket sätt och på vilket språk Före brevet sänds kan du kontrollera stavningen genom att klicka på ikonen Kontrollera stavning. Ifall du glömmer att kontrollera meddelar programmet att ditt brev innehåller ord som borde kontrolleras då du ska sända brevt. Hö-klicka på ordet => korrigera eller ignorera. Svenska kräver att du kollar finska ord och tvärtom (språket kan ändras i brevrutan) Spara 50

Inställningar 14 - Kalendern

• • • • • Ange arbetsvecka, arbetstid och intervaller Ange första dagen per vecka Påminnelser Automatiska bearbetningar Spara 51

Inställningar 15 - Allmänt

• • • Ska namn matchning i första hand ske från den egna kontaktlistan eller från serverns globala lista? Behövs hjälpmedel för syn- och hörselskadade? Spara 52

• • • • Inställningar 16 Nationella inställningar Språkinställning Datum- och tidsformat Tidszon Spara 53

Inställningar 17 – Telefon, Spärra och tillåt • • Under Telefon kan du lägga till telefoner som ska synkroniseras med din e-post Under Spärra och tillåt kan du göra inställningar för skräppost 54

Lycka till!

55