Transcript Protokoll 2013 10 23 - Vasa svenska församling

VASA SVENSKA FÖRSAMLING
Protokoll 9/2013
1
Församlingsrådets sammanträde onsdag 23.10.2013 kl. 18.00 - 19.52
Saml. plats: Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. tfn 326 1455
__________________________________________________________________________
Sammanträdet inleddes med psalmsång Psb 395, textläsning ur Joh. 21:15-19 och bön.
Sammanträdets laglighet och beslutsförhet
§ 155
Konstaterades att sammanträdet var lagenligt sammankallat och beslutfört, 13/15.
Val av två protokolljusterare
§ 156
Förslag: Till protokolljusterare väljs Johanna Ulrika Söderholm och John Åsvik.
Till protokolljusterare valdes Johanna Ulrika Söderholm och Roger Nylund.
Godkännande av föredragningslistan
§ 157
Föredragningslistan godkändes efter komplettering av tre direktioners protokoll.
Protokoll från Direktionen för barnverksamheten
§ 158
Protokoll från barnverksamhetens sammanträde 3/2013, 16.10.2013 läggs fram.
Beslutsförslag: Antecknas för kännedom.
Församlingsrådet: Antecknades för kännedom.
Protokoll från missionsdirektionen
§ 159
Protokoll från missionsdirektionens sammanträde 6/2013, 9.10.2013 läggs fram.
Protokoll från Mazimbu-gruppens sammanträde 4/2013, 3.9.2013 läggs fram.
Beslutsförslag: Antecknas för kännedom.
Församlingsrådet: Antecknades för kännedom.
Protokoll från direktionen för kristen fostran bland unga
§ 160
Protokoll från direktionens för kristen fostran bland unga sammanträde 2/2013,
11.6.2013 samt 3/2013, 16.10.2013 läggs fram.
Församlingsrådet: Antecknas för kännedom. Beslöts att ungdomssekreterare AnnaKarin Lärka kallas till församlingsrådets nästa sammanträde.
__________________________________________________________________________
Protokolljusterarnas initialer
Utdragets riktighet bestyrker
VASA SVENSKA FÖRSAMLING
Protokoll 9/2013
2
Församlingsrådets sammanträde onsdag 23.10.2013 kl. 18.00 - 19.52
Saml. plats: Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. tfn 326 1455
__________________________________________________________________________
Missionsavtal 2014
§ 161
Vasa svenska församling har redan i kraft varande avtal med SAT-7, Christina och
Andrej Heikkilä i Ryssland och Ingrid Jern i Kenya. Eftersom avtalet med Stores i
Senegal går ut 2013 föreslår missionsdirektionen att det ersätts med Anna-Lena Särs i
Senegal. Missionsdirektionen får i samråd med Anna-Lena samt präst- och
kantorskonferensen komma överens om ett passande tillfälle för missionärsvälsignelse.
Beslutsförslag: Församlingsrådet besluter att Vasa svenska församling år 2014 stöder
SAT-7 (via FMS), Christina och Andrej Heikkilä i Ryssland (FMS), Anna-Lena Särs i
Senegal (FMS) och Ingrid Jern i Kenya (SLEF).
Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
Församlingssekreterartjänsten,
ny instruktion
§ 162
Församlingsrådet tillsatte vid sitt sammanträde 28.8.2013 § 126 en arbetsgrupp som
fick i uppgift att uppdatera instruktionen för församlingssekreterartjänsten från
23.9.2003.
Med modellinstruktionen som grund utarbetade arbetsgruppen ett förslag till ny
instruktion för den nya församlingssekreteraren, bilaga 1.
Beslutsförslag: Församlingsrådet tar ställning till instruktionsförslaget. Ifall
församlingsrådet ställer sig positivt till arbetsgruppens förslag bör instruktionen
fastställas av församlingsrådet.
Församlingsrådet fastställde instruktionen för församlingssekreteraren efter några
korrigeringar.
Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Tor-Erik Store, tfn
044-4808300.
Lediganslående av tjänsten som församlingssekreterare
§ 163
Tjänsten som församlingssekreterare lediganslås i Vasabladet och Kyrkpressen den 24
oktober 2013 och på webben under adressen: www.vasasvenskaforsamling.fi
Tjänsten utannonseras under tiden 24.10 – 8.11.2013, se annonsförslag bilaga 2.
Beslutsförslag: Samma arbetsgrupp på fyra personer som utsågs att bereda ärendet
vid församlingsrådets sammanträde 28.8.2013 § 126 intervjuar lämpliga sökanden och
ger sitt förslag till församlingsrådets sammanträde 20.11.2013.
Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
__________________________________________________________________________
Protokolljusterarnas initialer
Utdragets riktighet bestyrker
VASA SVENSKA FÖRSAMLING
Protokoll 9/2013
3
Församlingsrådets sammanträde onsdag 23.10.2013 kl. 18.00 - 19.52
Saml. plats: Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. tfn 326 1455
__________________________________________________________________________
Personalutvecklingsplan för år 2014
§ 164
Arbetsgivaren kan ordna och anskaffa utbildning för personalen med målet att
upprätthålla och förbättra de anställdas yrkesmässiga färdigheter att klara sig i sitt
arbete och på arbetsplatsen. Utvecklingsbehoven bedöms i förhållande till de
anställdas tjänste- och arbetsuppgifter och de strategiska mål som styr församlingens
verksamhet och i mån av möjlighet också med beaktande av helhetskyrkans
utbildningsbehov. Förslaget enligt bilaga 3.
Beslutsförslag: Personalutvecklingsplanen för år 2014 fastställs.
Olle Victorzon anmälde jäv vid behandling av paragraf 164 och avlägsnade sig.
Församlingsrådet fastställde personalutvecklingsplanen för år 2014 för Vasa svenska
församling.
Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Tor-Erik Store, tfn
044-4808300.
Personalens resterande semestrar under hösten 2013
§ 165
Följande anställda anhåller om resterande semester:
Kvar
Marita Borg
6 dgr
5 dgr
6 dgr
4 dgr
6 dgr
5 dgr
5 dgr
3 dgr
9 dgr
7 dgr
6 dgr
5 dgr
12 dgr
8 dgr
17 dgr
16 dgr
14 dgr
10 dgr
3 dgr
9 dgr
12 dgr
12 dgr
11 dgr
7 dgr
8 dgr
Susanne Holm
Britt-Mari Kvist-Grönros
Martina Skoglund
Monica Lindvik
Susanne Blomqvist
Kerstin M. Borg
Lena Streng
Anna-Karin Lärka
Johanna Backholm
Mikael Heikius
Monica Heikius
Ann-Charlotte Niemistö
Margaretha Stenroos
23 - 31.12 = 4 dag
2.1 = 1 dag
21 - 24.10 = 4 dgr
30 - 31.12 = 2 dgr
23 – 31.12 = 4 dgr
2.1 = 1dag
23 – 31.12 = 4 dgr
23 – 31.12 = 4 dgr
29.11 = 1 dag
15 – 17.10 = 3 dgr
23.12 = 1 dag
2.1 = 1 dag
14.10 = 1 dag
23 - 31.12 = 4 dgr
9.9 = 1 dag
16.9 = 1 dag
27 – 30.9 = 2 dgr
23 – 31.12 = 4 dgr
21 – 23.10 = 3dgr
27.9 = 1 dag
27.9 = 1 dag
17 – 18.10 = 2 dgr
29.11 = 1 dag
20 – 30.12 = 4 dgr
20 – 31.12 = 5 dgr
Beslutsförslag: Församlingsrådet fastställer personalens semestrar.
Församlingsrådet fastställde personalens semestrar.
__________________________________________________________________________
Protokolljusterarnas initialer
Utdragets riktighet bestyrker
VASA SVENSKA FÖRSAMLING
Protokoll 9/2013
4
Församlingsrådets sammanträde onsdag 23.10.2013 kl. 18.00 - 19.52
Saml. plats: Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. tfn 326 1455
__________________________________________________________________________
Anhållan om avsked från befattningen som verksamhetsassistent i Vasa svenska församling
§ 166
Församlingsrådet förlängde vid sitt sammanträde 7.11.2012 § 189 Lise-Lotte Backs
anställning som verksamhetsassistent för tiden 1.1.2013 tills vidare.
Lise-Lotte Back har i ett brev daterat 2.10.2013 meddelat att hon begär om avsked
fr.1.11.2013 som verksamhetsassistent i Vasa svenska församling.
Lise-Lotte Back anhåller om att få resterande semesterdagar utbetalda i pengar.
Beslutsförslag: Församlingsrådet beviljar diakoniassistent Lise-Lotte Back avsked
fr.o.m. 1.11.2013. Lagstadgad semester betalas ut åt Lise-Lotte Back.
Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
Anhållan om partiell tjänstledighet
§ 167
Kaplan Siv Jern anhåller om partiell tjänstledighet på 40% från kaplanstjänsten i Vasa
svenska församling för att verka som familjerådgivare vid Vasa kyrkliga samfällighets
Familjerådgivningsbyrå under tiden 1.2 – 31.12.2014.
Beslutsförslag: Församlingsrådet förordar för domkapitlet i Borgå stift att kaplan Siv
Jern beviljas partiell tjänstledighet på 40% från kaplanstjänsten i Vasa svenska
församling under tiden 1.2 – 31.12.2014.
Olle Victorzon anmälde jäv och avlägsnade sig.
Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
Paragrafen justerades genast.
Konfidentiellt ärende
§ 168
__________________________________________________________________________
Protokolljusterarnas initialer
Utdragets riktighet bestyrker
VASA SVENSKA FÖRSAMLING
Protokoll 9/2013
5
Församlingsrådets sammanträde onsdag 23.10.2013 kl. 18.00 - 19.52
Saml. plats: Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. tfn 326 1455
__________________________________________________________________________
Förlängning av diakoniassistentens arbetsavtal 2014, tills vidare, samt höjning av arbetstiden
med 5 % med oanvända medel för verksamhetsassistenten
§ 169
Församlingsrådet beslöt (§ 23, 2007) anställa Birgitta Åsvik som diakoniassistent på 50
% i arbetsavtalsförhållande för Brändö-området från 5.3.2007. Det stora distriktet som
diakonissan Karin Sinisalo tidigare ansvarat för (Brändö - Vikinga, Dragnäsbäck,
Västervik, Hemstrand, Gerby och Storviken) delades mellan två arbetare för att
förhindra utmattning i arbetet. Arbetsavtalsförhållandet höjdes senare till 55 %.
Birgitta beviljades (§ 75, 2013) befrielse från sin tjänst med anledning av pensionering
från 1.11.2013. Birgittas anställning sträcker sig till 31.12.2013 enligt församlingsrådets
beslut (§ 151, 2012). Susanne Blomqvist anställdes som vikarierande diakoniassistent
55 % under tiden 12.8 – 31.10.2013 samt som diakoniassistent till årets slut (§ 90,
2013).
Verksamhetsassistent Lise-Lotte Back har varit anställd sedan år 2004 för att assistera
på diakonins olika evenemang. Lise-Lotte Back är moderskaps- och föräldraledig under
tiden 2.1.2013 – 11.11.2013 (§ 216, 2012) hon ämnar flytta till annan ort och kommer
sålunda att inte fortsätta inom diakonin.
Lönemedlen:
1.
Diakoniassistentens lön har tagits 25 % ur lönemedel för
byråsekreterartjänsten och 75 % ur Famins fond. Lön utbetalas enligt
kravgrupp 403. Grundlönen är 1 116 euro.
2.
Verksamhetsassistentens
lön
har
tagits
från
diakonins
verksamhetsmedel 4030.224101, totalt 180 euro per månad. Dessa 180
euro skulle räcka till en 5 % ökning för diakoniassistenten. I praktiken
utökat med 2 arbetstimmar vecka, totalt 23 h/ vecka.
Tilläggas bör att Susanne Blomqvist har vikarierat inom diakonin sedan år 2011. För
tillfället arbetar hon i östra distriktet, med mottagning i Roparnäs. Hon vikarierar även
diakon Luisa Tast 40 %. (FR 22.5.2013) Hon är uppskattad bland både kolleger och
klienter. Av praktiska skäl fortsätter Susanne att arbeta i östra distriktet medan Luisa
Tast tar över Birgitta Åsviks uppgifter i Brändö, detta passar henne bra eftersom hon
beviljats 60 % arbetstid fram till 31.7.2014 (§ 91,2013.)
Beslutsförslag: Diakonidirektionen föreslår att församlingsrådet anställer Susanne
Blomqvist totalt 100 %.
1. Susanne Blomqvist har anställts på 40 % som vikarie för Luisa Tast t.o.m. 31.7.2014
( enligt beslut: FR 22.5.2013 )
- Lönen tas från de ordinarie lönemedlen.
- Kravgrupp 502 minus 3 %.
2. Susanne Blomqvist anställs som diakonisassistent 60 % från 1.1.2014 och tillsvidare
- Lönen 60 % för diakoniassistenten tas 20 % ur lönemedlen för byråsekreterartjänsten
och 80 % tas ur Famins fond.
- Kravgrupp 403.
Församlingsrådet remitterade vid sitt sammanträde 18.9.2013 § 148 ärendet för vidare
utredning.
__________________________________________________________________________
Protokolljusterarnas initialer
Utdragets riktighet bestyrker
VASA SVENSKA FÖRSAMLING
Protokoll 9/2013
6
Församlingsrådets sammanträde onsdag 23.10.2013 kl. 18.00 - 19.52
Saml. plats: Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. tfn 326 1455
__________________________________________________________________________
Beredningsgruppen har utrett ärendet tillsammansmed ekonomichefen och kommit till
följande resultat. Susanne Blomqvist anställs som diakoniassistent på 60% från
1.1.2014 och tillsvidare i Vasa svenska församling. Lön utbetalas till Susanne Blomqvist
enligt kravgrupp 403 (100%) vilket betyder i lönemedel 2018,33 € + personligt tillägg
67,13 € = en grundlön på 2.085,46 € per månad.
G S Famins fonds nettoavkastning år 2012 var 32.961,- €, av detta kan 70% lyftas dvs.
23.073,- €. På Famins fonds dispositionskonto finns idag 154.057,- €.
Nytt beslutsförslag: Susanne Blomqvist anställs som diakoniassistent på 60% från
1.1.2014 och tillsvidare i Vasa svenska församling. Lön utbetalas till Susanne Blomqvist
enligt kravgrupp 403 (100%) vilket betyder i lönemedel 2018,33 € + personligt tillägg
67,13 € = en grundlön på 2.085,46 € per månad.
- Lönen 60 % för diakoniassistenten tas 20 % ur lönemedlen för byråsekreterartjänsten
och 80 % tas ur Famins fond.
. Susanne Blomqvist har anställts på 40 % som vikarie för Luisa Tast t.o.m. 31.7.2014 (
enligt beslut: FR 22.5.2013 )
- Lönen tas från de ordinarie lönemedlen.
Församlingsrådet diskuterade ärendet livligt. Församlingsrådet omfattade det nya
beslutsförslaget, men ledamot John Åsvik föreslog att församlingsrådet besluter att
anställa Susanne Blomqvist som diakoniassistent på 60% under tiden 1.1 –
31.12.2014. Förslaget fick understöd.
Två understödda förslag hade framförts. Ordförande föreslog att församlingsrådet
röstar i ärendet genom handuppräckning. Röstningen utföll enligt följande:
John Åsviks förslag fick 3 röster.
Beredningens förslag fick 9 röster.
Församlingsrådet omfattade beredningens nya beslutsförslaget.
John Åsvik anmälde avvikande åsikt skriftligen, bilaga 5.
Björn Björklund avlägsnade sig under behandlingen av ärendet.
Daniel Djupsjöbacka avlägsnade sig efter ärendets behandling.
Tilläggsinformation om beslutet kan vid behov ges av ordföranden Tor-Erik Store, tfn
044-4808300.
__________________________________________________________________________
Protokolljusterarnas initialer
Utdragets riktighet bestyrker
VASA SVENSKA FÖRSAMLING
Protokoll 9/2013
7
Församlingsrådets sammanträde onsdag 23.10.2013 kl. 18.00 - 19.52
Saml. plats: Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. tfn 326 1455
__________________________________________________________________________
Hanna Östmans anhållan om förkortad arbetstid från vikariatet som ungdomsarbetsledare i
Vasa svenska församling
§ 170
Församlingsrådet valde vid sitt sammanträde 11.6.2013/§ 109 Hanna Östman till vikarie
för Piritta Pitkämäki Ihatsu fr.o.m. 1.8.2013.
Hanna Östman anhåller om förkortad arbetstid från 1.12.2013, dvs. att hon arbetar 20%
under tiden 1.12.2013 – 4.1.2014. Hanna Östmans anställningsförhållande i Vasa
svenska församling upphör fr.o.m. 5.1.2014.
Beslutsförslag: Församlingsrådet godkänner enligt ovan Hanna Östmans anhållan.
Lagstadgad semester betalas ut åt Hanna Östman.
Församlingsrådet omfattade beslutsförslaget.
Anmälningsärenden
§ 171
a) Kyrkoherdens beslutsförteckning §§ 86 - 115/2013. Vice ordförande granskar
kyrkoherdens beslutsförteckning.
b) Domkapitlets protokoll 11/2013, 01.10.2013 § 4:
1. Domkapitlet konstaterar att teologie magister Pär Lidén uppfyller alla de
behörighetsvillkor som kyrkolagen, kyrkoordningen och biskopsmötet ställer för att
godkännas för ordination till prästämbetet och kan således bifalla han ansökan.
2. Teologie magister Pär Lidén förordnas i samband med prästvigningen 27.10.2013 att
sköta kaplanstjänsten i Sundom kapellförsamling 1.11.2013 – 15.7.2014, mot
åtnjutande av den lön behörig myndighet fastställer med beaktande av att han inte har
avlagt pastoralexamen, och med en prövotid på fyra månader.
Kyrkoherde Store med fru deltar i prästvigningen samt två representanter från Sundom
kapellråd. Vasa svenska församling och Sundom kapellförsamling står för kostnaderna
för representanterna.
c) För kännedom: Kyrkoherdens tjänstefria tid under perioden 1.10.2013 till 31.1.2014.
Fastslaget av domkapitlet den 20 september 2013.
Tor-Erik Store anmälde jäv och Christel Lax fungerade som ordförande vid behandling
av § 171 b) 2.
Församlingsrådet noterade anmälningsärendena och godkände vid § 171 b) 2 att
kyrkoherde Store med fru deltar i prästvigningen av Pär Lidén 27.10.2013. Vasa
svenska församling står för kostnaderna.
Övriga ärenden
§ 172
Inget övrigt ärende.
__________________________________________________________________________
Protokolljusterarnas initialer
Utdragets riktighet bestyrker
VASA SVENSKA FÖRSAMLING
Protokoll 9/2013
8
Församlingsrådets sammanträde onsdag 23.10.2013 kl. 18.00 - 19.52
Saml. plats: Konferensrummet, Vasaesplanaden 3 E, V vån. tfn 326 1455
__________________________________________________________________________
På mötet väckt ärende
§ 173
Inget på mötet väckt ärende.
Rättelseyrkande och besvärsanvisning
§ 174
Församlingsrådet gav anvisningar om rättelseyrkande och besvärsanvisning enligt
bilaga 4 Blankett 2.
Sammanträdets avslutning
§ 175
Sammanträdet avslutades kl. 19.52.
__________________________________________________________________________
Protokolljusterarnas initialer
Utdragets riktighet bestyrker