Transcript Verksamhetsberättelse 2013 - Personalvetarstuderandes Riksförbund

 Verksamhetsberättelse 2013
Riksförbundsstyrelse: Maja Flykt, Ordförande; Therese Jung, Vice ordförande;
Andreas Hallström, Ekonomiansvarig; Frida Björkman (fr.o.m1/1 13 – 31/8 13) och
Josefine Saraste, Kommunikationsansvarig; Madeleine Abrahamsson,
Utbildningsansvarig; Anna Portas, Näringslivsansvarig; Filip Strandberg,
Projektansvarig.
Under verksamhetsåret 2013 har styrelsen haft som ambition att verksamhetsåret
ska präglas av tre fokusområden:
1. Att bygga upp ett utbildningspolitiskt program
2. Att stärka riksförbundet
3. Att bygga upp en kompetensbas
Styrelsen har under året haft sammanlagt 19 styrelsemöten, 2 konferenser
(Riksmöte och Årsmöte), 2 utbildningskonferenser samt en ordförandeträff.
Överlämning
Styrelsen fick under december månad år 2012 ta del av den avgående styrelsens
tankar, dokumentation och kunskap vid ett överlämningstillfälle i Stockholm.
Ekonomi
Förbundsstyrelsen upplevde en drastisk förändring av de finansiella medlen då den
lagda budgeten inte svarade emot den egentliga summan som bidraget bestod av.
Föreningen har aldrig tidigare fått ett så stort bidrag så mycket energi gick åt att
komma fram till hur det skulle fördelas ut. Stora delar av våren bestod i att försöka
ändra budgeten så att vi bättre kunde använda medlen på ett effektivt och rättvist
sätt. Vidareutveckling av konton i bokföringsprogrammet har gjorts för att bättre
matcha kraven som ställts på redovisningen av bidraget. Förbundsstyrelsen ansåg
att ett byte av auktoriserad revisor var önskvärt och genom årsmötet röstades det
att den valda styrelsen för 2014 fick i uppdrag att välja auktoriserad revisor utifrån
de offerter som tagits in under året. Kontinuerlig kontakt med en
redovisningskonsult vid hjälp med bokföringsfrågor har bibehållits från föregående
år, då den anses vara viktigt för kommande utveckling av föreningens ekonomi.
Bygga upp ett utbildningspolitiskt program
Jämföra medlemsföreningarnas utbildningar för att öka P-Riks kunskap om vartdera
lärosätets utbildningsgång
Styrelsen har under verksamhetsåret arbetat kontinuerligt med att kartlägga
samtliga medlemsföreningars utbildningar. Kurser på varje lärosäte har kartlagts
och utrymme för diskussion för framtida arbete inom området har erbjudits på
utbildningsdagarna våren år 2013.
För att få en mer ingående och större förståelse för hur de olika utbildningarna är
uppbyggda och skiljer sig från varandra, valde vi att se över och jämföra de olika
utbildningsplanerna för varje medlemsförenings lärosäte. Detta gav oss en djupare
kunskap, som har varit en bra grund att ha med vid arbetet rörande
utbildningspolitiken.
Undersöka medlemsföreningarnas intressen i frågan, bland annat genom enkätundersökning.
Under våren verksamhetsåret 2013 har det utformats en enkätundersökning för att
få underlag till utformningen av det utbildningspolitiska programmet. Enkäten
skickades ut digitalt en gång innan vårterminens slut och även en gång i början på
höstterminen. Alla medlemmar fick möjlighet till att delta och besvara enkäten.
Ge utrymme för diskussion under medlemsträffarna för framtida underlag.
Det har under verksamhetsåret genomförts flera olika medlemsträffar i form av
utbildningsdagar, ordförandeträff, Årsmöte och Riksmöte. Där har det getts
utrymme för diskussion i olika former som workshops, diskussionsgrupper med olika
fokusfrågor. Här har medlemsföreningarna fått möjlighet till direkt utbyte och
inspiration från varandra inför det egna arbetet på lokal nivå.
Verka för ett beslut angående utbildningspolitiskt program
Med stöd från material som samlats ihop från enkätundersökningen, olika
workshops och diskussioner har det utarbetats fram ett utbildningspolitiskt
program. Det ska ge en tydlig bild runt vad Personalvetarstuderandes Riksförbund
står och arbetar för. Syftet i sammanställningen av det utbildningspolitiska
programmet är att det ska vara tydligt och lätt att förstå för alla medlemmar och
utståomstående vad som är fokus i arbetet med utbildningspolitik för
Personalvetarstuderandes Riksförbund. Det innebär att fokusområdena är något
som med tiden kan ändras och att det utbildningspolitiska programmet kan utformas
vidare.
Att stärka riksförbundet
Värva fler medlemsföreningar kopplade till personalvetarutbildningar i Sverige samt
uppmuntra befintliga medlemsföreningar att växa
Styrelsen har under verksamhetsåret kontinuerligt arbetat med att inkludera in de
potentiella personalvetarföreningar som i framtiden skulle kunna vara intresserade
av att vilja bli medlemmar. Under våren 2013 godkände Riksförbundet Gävles
personalvetarförening som fullvärdiga medlemmar.
Under verksamhetsåret har arbetet med att rekrytera fler medlemmar varit i fokus
och temat under Utbildningsdagarna under hösten 2013 var även värvning.
Styrelsen har jobbat aktivt under verksamhetsåret att uppmuntra till att befintliga
medlemsföreningar ska växa.
Ha en fungerande hemsida samt öka kommunikationen i olika forum
Styrelsen med kommunikationsansvarig i spetsen har arbetat aktivt för att förbättra
och förnya Riksförbundets hemsida. Under våren arbetade styrelsen med att ta fram
olika förslag på hemsidor, layout samt nya email-adresser – som under sommaren
2013 implementerades. Detta för att öka kommunikationen men också för att stärka
P-Riks i olika forum.
P-Riks har under verksamhetsåret 2013 utvecklat P-Riks sida på facebook genom att
öka antalet följare med över 100 %. Under verksamhetsåret har styrelsen uppdaterat
sidan kontinuerligt. Under verksamhetsåret 2013 har styrelsen haft ett samarbete
med tidningen Personal & Ledarskap, och på så sätt haft möjligheten att synas i
detta forum. Styrelsen har skickat ut informationsbrev till medlemsföreningarna
kontinuerligt, och har på så sätt haft ett informationsflöde under hela
verksamhetsåret.
Arbeta för nya samarbetspartners
Styrelsen har under året etablerat många nya kontakter, och deltagit under bland
annat HR Dagarna i Stockholm. Ett samarbetsavtal har slutits med Sveriges HR
Förening och kontakten har under året varit av stort värde för Riksförbundet.
Skapa ett givande medlemskap för medlemsföreningarna
Med hjälp av våra samarbetspartners utvecklar vi ett givande medlemskap för våra
medlemsföreningar. I dagsläget erbjuder vi alla studenter tillgång till Draftits
verktyg, Sveriges HR Förening har genom oss erbjudit medlemsföreningarna att
teckna ett givande samarbetsavtal med dem och akademikerförbundet SSR har i
samarbete med P-Riks anordnat SM i förhandling, en möjlighet för studenterna att
visa och förbereda sig inför näringslivet.
Genomföra minst ett event utöver Års- och riksmöte under 2013
Styrelsen har under året anordnat en Ordförandeträff under hösten 2013 i
Stockholm. Under dagen stod erfarenhetsutbyte i fokus och deltagandet bland
medlemsföreningarna var mycket hög. Ordförandeträffen var givande ur både
föreningarnas och riksförbundets synvinkel.
Två utbildningsdagar har genomförts, en med temat utbildningspolitik och en med
temat medlemsrekrytering. I samarbete med akademikerförbundet SSR har även SM
i förhandling anordnats för andra året i rad.
Verka för att genomföra givande medlemsträffar utifrån medlemsföreningarnas behov.
Styrelsen har under året arbetat för att inflytandet från medlemsföreningarna ska stå
i fokus. Temat under utbildningsdagarna har anpassats utifrån
medlemsföreningarnas behov. Ordförandeträffen tillägnades medlemsföreningarnas
önskemål på tema, och även en halvdags-workshop innehållande kunskapsutbyten
och tips.
Stödja projektgrupper vid arrangerande av nationella sammankomster under 2013, såsom
Års – och riksmöten
Under Riksmöte och Årsmöte 2013 har styrelsen haft kontinuerlig kontakt med
projektgruppen i föreningen där Riksmöte och Årsmöte har anordnats. År 2012
infördes en ny post i styrelsen med syfte att stödja de lokala projektgrupperna inför
eventen, vilket har fallit väl ut. Projektansvarig har arbetat för att projektgrupperna
ska känna stöd från styrelsen och även för att underlätta deras arbete.
Att stärka P-Riks varumärke internt och externt, bland annat genom att öka förståelsen av
P-Riks innebörd.
Tack vare årets goda ekonomi har arbetet med att stärka P-Riks varumärke internt
och externt varit framgångsrikt. Styrelsen har varit representerade på samtliga av
HR-föreningens event samt Riks-P i Borås. I samband med
föreningspresentationerna under riksmötet höll styrelsen en presentation av vad PRiks är i dag. Alla träffar har varit välbesökta och på så sätt har legitimiteten i
riksorganisationens arbete ökat.
En ny hemsida har tagits fram samt diverse profileringsmaterial i form av block,
pennor och t-tröjor. Den nya grafiska profilen har varit till stor hjälp i arbetet med
att stärka varumärket. På medlemsföreningarnas initiativ köptes fler roll-ups med PRiks profil in för att kunna användas på lokal nivå i samband med
arbetsmarknadsdagar och event sponsrade av P-Riks. Detta för att öka
medvetenheten om riksorganisationen bland medlemmarna.
Ansöka om organisationsbidrag 2013 i september
En ansökan med tillhörande underlag skickades in till Ungdomsstyrelsen i
september 2013. Vi ansökte om undantag från kravet på 1000 medlemmar då en av
medlemsföreningarna endast hade 56 % medlemmar i åldrarna 6-25 år och därmed
inte kunde räknas med i ansökan. Efter god kommunikation med Ungdomsstyrelsen
och införande av vissa nya rutiner kunde P-Riks i början av verksamhetsåret 2014
erhålla det glada beskedet att organisationen godkänts bidrag på ca 1 miljon för
verksamhetsåret 2014 (underlagsår 2012).
Upprätthålla och utveckla rutinerna för sökandet av stadsbidraget
Arbetet med att dokumentera processen för nästkommande styrelser har fortsatt och
ett testamente gällande bidragsansökan har upprättats. För att undvika att
medlemsföreningar inte kan räknas med i ansökan av olika skäl har en ny rutin
gällande insamlandet av medlemslistor införts. Ett medlemsregister som kan
hantera omregistreringarna har också införskaffats.
Ta fram och presenter förslag på medlemsregister till samtliga medlemsföreningar
Både förbundsstyrelsen och flera medlemsföreningar har sett ett stort behov av ett
fungerande medlemsregistersystem som ett led i att utveckla rutinerna för sökandet
av organisationsbidraget. Under Riksmötet 2013 röstade medlemsföreningarna
igenom att förbundsstyrelsen skulle ta fram och presentera ett förslag till årsmötet
2013 vilket gjordes. Det förslag som lades fram tillhandahölls av
Föreningssupport.se och systemet innehöll de funktioner som behövs för att säkra
organisationsbidraget till en rimlig kostnad. Förslaget gick igenom och en licens
köptes in för tre år framöver. Implementering av registret kvarstår till 2014.
Bygga upp en kompetensbas
Etablera en stadig kontakt mellan förbundsstyrelse och medlemsförening
Styrelsen har under året arbetat för att komma närmare medlemsföreningarna
genom att hålla en god kontakt så ofta som möjligt. Medlemsföreningarna har under
året haft möjligheten att skicka fler representanter från styrelsen under
medlemsträffar och Riksmöte samt Årsmöte. Under året har medlemsföreningar
besökts av styrelsen och Ordförandeträffen gjorde det även möjligt för styrelsen att
etablera en god kontakt och öka förståelsen och medlemsnyttan hos de olika
medlemsföreningarna.
Lokalföreningarnas representanter ska ta en mer aktiv roll i förbundets verksamhet
Under året har fler av lokalföreningarnas representanter haft möjligheten att delta
på samtliga nationella träffar. Fokus har även legat på medlemsföreningarnas nytta
och behov, och på så sätt har representanter från medlemsföreningarna fått en mer
aktiv roll i förbundets verksamhet.
Verka för en väl fungerande överlämning på förbundsnivå
Styrelsen har verkat för att lägga en så bra grund som möjligt inför överlämningen
och strävat efter att finnas tillgängliga efteråt som stöd och rådgivare till nya
styrelsen. Under överlämningen gavs en genomgång av befintlig dokumentation och
diskussioner fördes kring P-Riks historia, nuläget och framtiden.
Genomföra en uppstartsträff för alumner
Arbetet med att kartlägga alumner pågick under våren och en preliminär
intresseanmälan skickades ut. Styrelsen bestämde att en lunch var ett lämpligt
format för en första träff och en sådan bokades till den 7:e december på Clarion
Hotel i Stockholm. Intresset fanns men olyckligtvis var inte datumet det bästa så
träffen blev inställd på grund av lågt deltagande. Dokumentation har förts vidare till
2014 års styrelse.