Transcript Portföljhantering på SJ

Portföljhantering på SJ
Ett verktyg för att nå strategiska mål och lönsamhet
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Konkurrensen ökar, men bilen är fortfarande tågets största konkurrent
på resor längre än 10 mil
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
PMO – Portfolio Management Office
 Leda ett urval av de största och mest
strategiska/verksamhetskritiska projekten
 Portföljstyrning och uppföljning av projekt i
den centrala projektportföljen
 Tillhandahålla projektmodell och verktyg
för alla projekt
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
För att styra, genomföra och följa upp projektportfölj och projekt har vi
etablerade metoder och verktyg
SJ Projektmodell (= XLPM)
Instruktion och mallar
Statusrapport Bus.
case
Resurskontrakt SGpres
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
SJ Projects (= Antura Projects)
Portföljrapport
Välja
arbetsform
Kom.
plan
Strategiskt värde
Högt
Portföljstyrning handlar om att välja – och välja bort
Transform the business
Grow the business
Lågt
Run the business
Lågt
Högt
Nyttor och ekonomiska effekter
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Allt förändrings- och utvecklingsarbete ska baseras på ett
business case
Business
case
Linjen
Effekthemtagning
Linjen
Verksamheten äger alltid business caset och ansvarar för att det tas fram,
hålls uppdaterat och att effekterna realiseras.
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Standardiserad kalkylmall för enhetlig bedömning
Business case och total cost of ownership (TCO) i samma = effektivt och konsistent
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Nästa steg är att ta hänsyn till resursbegränsningar när vi prioriterar
och tar beslut om att starta projekt
Tillgång till egen personal är en reell begränsning
Behov mot tillgång (FTE) för IT
Behov mot tillgång (FTE) för P&T
60
Behov mot tillgång (FTE) för Affär o Service (inom HK)
60
50
30
50
40
25
Behov i projekt
40
30
30
Behov i projekt
Behov i projekt (FTE
utanför HK)
Brutto (antal anställda)
Behov i projekt (FTE
inom HK)
Tillgång efter linjearbete
Brutto (antal anställda
HK)
20
Brutto (antal anställda)
20
15
20
Tillgång efter linjearbete
10
10
10
Tillgång efter linjearbete
0
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
5
0
Aug
Sep
Okt
Nov
Dec
0
Aug
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
8
Sep
Okt
Nov
Dec
Exempel på tillämpning
Vinnande SJ
Implementera nya strategin
Effektivisera verksamheten med en miljard till 2017
Hantering av listan med prioriterade aktiviteter / Presentation /
Intern
[email protected] / EP / 2013-01-28
Vinnande SJ är indelat i fem program. Inom dessa kommer en rad
projekt och aktiviteter att samordnas mot det gemensamma målet
Koncernledning
Försäljning
Konkretisera
produkt
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
IT
Programchef
Programledning
Kund, Produkt,
Produktion
(KPP)
Minska
kostnadsbasen
för helheten
Standardisering,
förenkling och
punktlighet
Bemanningsplanering
Styrning och
organisation
Fordon och
underhållsproduktion
Programstrukturen är speglad i SJs projektverktyg för överskådlig
styrning och uppföljning av alla ingående objekt
Vinnande SJ
Program
Försäljning
IT
KPP
Minska
kostnadsbasen
Program
Program
Program
Program
Program
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt
Projekt light
Projekt light
Projekt light
Projekt light
Uppdrag
Uppdrag
Uppdrag
Uppdrag
Aktiviteter
Aktiviteter
Aktiviteter
Aktiviteter
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Organisation,
styrning
I SJ Projects kan man enkelt följa upp status, kostnader, effekter, mm
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Ekonomisk uppföljning kommer att ske både via huvudboken, och på
objekt-/aktivitetsnivå genom programstrukturen
Uppföljning på objektnivå
i SJ Projects
Plan och månatlig
prognos
- Alla projekt och aktiviteter lägger
in planerade kostnader och
effekter per månad
- Månatlig uppdatering av prognos
för kostnader och effekter
-
Per objekt
Per program/område
Totalt
Per organisation
Analys
Uppföljning via huvudbok
Löpande utfall i
förhållande till B13
-
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Per kostnadsslag
Per kostnadsställe
Per organisation
Totalt
Åtgärder
Exempel på analys och visualisering
Löpande värdering av effekter
”Effektstatus” – totalt och per område
Objekt
1000
900
800
700
600
500
400
300
200
100
0
Effekt
Effektvärdering
Projekt A
35
Gul
Projekt B
13
Gul
Projekt C
73
Röd
Uppdrag D
2,8
Grön
Aktivitet E
1,5
Grön
…
Totalt
1000
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Hypoteser
Under utredning
Bekräftade
Realiserade
Erfarenheter

Förankring

Neutralt placerad

Krypa – Gå – Springa

Kommunicera, kommunicera, kommunicera

Tålamod & uthållighet
Portföljhantering på SJ / Presentation / Publik
[email protected] / PMO / 2014-05-27
Omorganisation
Stora personförändringar
Tack för intresset!
Pär Helgesson
[email protected]
Hantering av listan med prioriterade aktiviteter / Presentation /
Intern
[email protected] / EP / 2013-01-28