Transcript ePostboxen

ePostboxen
(avsändare)
Särskilda villkor
Gäller fr o m 2015-01-01
Det är PostNord Sverige AB (org. nr. 556711-5695) som
tillhandahåller denna tjänst. Annat dotterbolag till PostNord
Group AB (org. nr. 556128-6559) kan vara befullmäktigad att
ingå avtal å PostNord Sverige AB:s vägnar. PostNord Sverige
AB är dock alltid kundens avtalspart. Med ”PostNord” avses i
dessa särskilda villkor samt prisbilagan och eventuella övriga
avtalsbilagor tillhörande denna tjänst PostNord Sverige AB.
1
Tjänsten
Tjänsten innebär att PostNord tar emot Kundens meddelanden
som lämnats till PostNord i en elektronisk fil och levererar
meddelandena elektroniskt till de av Kundens Mottagare som
begärt att få dessa meddelanden i elektronisk form. Vid behov
kan meddelanden levereras fysiskt.
Efter anslutning åtar sig PostNord att producera och leverera
Tjänsten som tillhandahålls enligt dessa Särskilda Villkor samt
vad som framgår av särskilt Kunduppdrag ("Kunduppdrag").
Tjänsten består av en bastjänst och tilläggstjänster enligt
nedan.
2
Definitioner
2.1
Anmälan
Begäran om att få meddelanden från Avsändaren elektroniskt.
2.2
Avsändare
Juridisk person som skickar elektroniska meddelanden som
skall levereras elektroniskt i Tjänsten.
2.3
Betalradsinformation
Information om en Elektronisk faktura som kan föras över
elektroniskt till en internetbank och som där kan förregistreras
som ett betaluppdrag som Mottagaren senare godkänner.
Innehåller bank- eller plusgironummer, belopp, förfallodatum,
betalreferens/OCR samt en länk till en funktion för visning av
fakturan.
2.4
Elektronisk faktura
Elektroniskt förmedlat meddelande som utgör en anmodan till
meddelandets Mottagare att betala visst belopp till angiven
betalningsmottagare.
2.5
ePostboxen
PostNords tjänst för elektronisk meddelandehantering, där
privatpersoner bl a kan ta emot och arkivera elektroniska
meddelanden från Avsändare som är anslutna till tjänsten
ePostbox.
2.6
Kund
Juridisk person som köper Tjänsten. Är i normalfallet samma
juridiska person som Avsändare.
2.7
Kunduppdrag
Bilaga till Avtalet som närmare specificerar hur Tjänsten skall
utföras.
2.8
Matchningsregel
Matchning sker mot personnummer.
2.9
Meddelandefil
Kundens data som ska visas i Publikation.
2.10 Meddelamdetyp
Juridisk person som köper Tjänsten. Är i normalfallet samma
juridiska person som Avsändare.
2.11 Mottagare
Fysisk person som tar emot Kundens meddelanden i elektronisk eller fysiskt form.
2.12 Notifiering
Avisering till Mottagarens e-postadress om att meddelanden
inkommit till ePostboxen.
2.13 PAKN
PostNords Allmänna Kundvillkor för Näringsidkare och andra
Organisationer. www.posten.se/kundvillkor
2.14 Prenumeration
Begäran om att få Publikationer från Avsändaren löpande i
ePostboxen och frankostämplade försändelser.
2.15 Produktionsunderlag
Det material som Avsändaren tillhandahåller för visning i
ePostboxen.
2.16 Publikation
Sammanfattande benämning på en kategori av utskick från
Kunden.
2.17 Teknisk Handbok
Teknisk information till Kund om Tjänsten och som tillhandahålls av PostNord.
3
Bastjänsten
PostNord tar emot Kundens meddelandefil och levererar
meddelandena via ePostboxen, till de av Kundens Mottagare
som gjort en Anmälan avseende elektronisk leverans ePostboxen. Meddelanden som av någon anledning inte kan levereras hanteras på sätt som beskrivs i punkt 6, Produktion.
3.1
Administration av anmälan
PostNord administrerar löpande Anmälningar från Kunden
avseende Kundens Publikationer.
3.2
Inlämning av utskick
Kunden tillser att Produktionsunderlaget lämnas in enligt de
format, den tid och de sätt som framgår av Kunduppdraget för
ePostboxen.
3.3
Förmedling av Betalradsinformation till Internetbank
För de Publikationer som avser Elektroniska fakturor har
PostNord rätt att erbjuda Mottagarna möjlighet att få betalningsinformation sänd till sin Internetbank för betalning.
PostNord äger även rätt att låta Internetbanken fungera som
en alternativ elektronisk leveranskanal till Mottagaren.
För att möjliggöra förmedling av Betalradsinformation till
Internetbank har PostNord rätt att publicera en länk med
Avsändarens namn i Internetbanken och att Mottagarna kan
länkas från Internetbankens kundgränssnitt till ePostboxens
webbsida där Anmälan görs.
v_ePostbox.doc (2014 nov)
1(4)
3.4
Kvittenser och återrapportering
Kunden erhåller kvittens och återrapportering på inlämnade
filer enligt vad som framgår av Teknisk handbok
3.5
Kundens ePostbox
För varje Kund till ePostboxen inrättas vid behov en eller flera
ePostboxar avsedda för kommunikation med PostNord, t ex för
att ta emot återrapportering från Tjänsten samt för att hantera
svar från Mottagare i ePostboxen. Den användarkatalog som
Kunden får tillgång till via denna ePostbox får inte användas
för annan kommunikation än den ovan angivna och får aldrig
användas för kommersiellt bruk.
3.6
Kundservice
Kunden har tillgång till en kundtjänst där Kunden kan få svar
på frågor avseende ePostboxuppdrag, avropa vissa tilläggstjänster, anmäla fel samt i övrigt ställa frågor som rör Tjänsten.
Uppgift om kundservice öppettider finns på www.posten.se
Begäran om att vidta åtgärder beträffande Kundens ePostboxuppdrag får endast ske av den eller de personer som Kunden i
avtalet om Tjänsten angett som behörig att företräda Kunden i
det aktuella uppdraget och i den fråga saken gäller.
4
Tilläggstjänster
Kunden kan erhålla tilläggstjänster efter särskild skriftlig
överenskommelse. Priset för tilläggstjänsterna framgår av
PostNords vid var tid gällande prislista. Ytterligare detaljer
finns i Teknisk handbok.
5
Anslutning till tjänsten
Innan anslutning till Tjänsten sker skall tester genomföras och
godkännas av båda parter enligt överenskommet Kunduppdrag.
Om det enligt PostNords uppfattning saknas uppgifter eller
åtgärder från Kundens sida som är nödvändiga för att fullfölja
anslutningen, förbehåller sig PostNord rätt att avbryta implementeringen till dess nödvändiga uppgifter föreligger eller
åtgärder vidtagits.
5.1
Kundens åtagande
Kunden skall bistå PostNord med tillräcklig och erforderlig
teknisk kompetens för att möjliggöra för PostNord att implementera Tjänsten och färdigställa Kunduppdrag för varje
Publikation. PostNord har rätt att debitera kunden för utfört
arbete.
Kunden skall bl a
5.1.1
i förekommande fall tillhandahålla en specifikation av det
filformat som skall användas för inleverans till PostNord och i
övrigt lämna de uppgifter som krävs för att PostNord skall
kunna behandla innehållet i filen och leverera meddelanden till
rätt Mottagare enligt Kunduppdrag. Kunden ansvarar för att
meddelandena, genom det valda identifieringssättet, når rätt
Mottagare.
5.1.2
tillhandahålla en testfil som representerar alla de varianter av
meddelanden som kan förekomma i utskick avseende den
aktuella Publikationen.
tillse att relevant information finns tillgänglig i Kundens Meddelandefiler. Det är kundens ansvar att överlämnande av
sådan information sker i enlighet med gällande lagstiftning, t
ex Personuppgiftslagen och Marknadsföringslagen.
5.1.7
tillse att det inte finns någon annan länk i Internetbankernas
kundgränssnitt än den PostNord lägger upp avseende anmälan
för de Elektroniska fakturor som Kunden avser för skicka via
ePostboxen.
Det gäller för hela avtalsperioden för ePostboxen och måste
vara åtgärdat inför produktionssättning.
I den mån Kunden behöver kommunicera med tekniska underleverantörer för andra tjänster för att uppnå detta har PostNord rätt att föra direktdialog med dessa underleverantörer för
att kunna effektuera Kundens avtal med PostNord.
Kunden ansvarar för att anskaffa och bekosta nödvändiga
anslutningar för överföring av filer till PostNord via telekommunikation samt erforderlig utrustning och programvaror.
Kunden ansvarar även i övrigt för att eventuella och nödvändiga anpassningar av Kundens egna system görs.
5.2
Förändringar efter produktionssättning
Om Kunden efter produktionssättning vill göra förändringar
som innebär att implementeringen helt eller delvis behöver
göras om, har PostNord rätt att debitera Kunden på löpande
räkning enligt pris som anges i vid var tid gällande prislista.
5.3
Kundens ansvar
Vid användning av Tjänsten ansvarar Kunden för att innehållet
i Meddelandefil/Publikation/Produktionsunderlag:
•
Inte gör intrång i upphovsrätt, rätt till varumärke
eller i andra immateriella rättigheter
•
Inte strider mot lag, förordning, myndighetsanvisning, bruk eller sedvänja såsom Varumärkeslagen,
Personuppgiftslagen, Upphovsrättslagen, Marknadsföringslagen och god marknadsföringssed
•
Inte riskerar att väcka förargelse
•
Inte innehåller oriktiga uppgifter
•
Inte innehåller inslag av pornografi, våld eller hets
mot folkgrupp
•
Inte medför skada eller annan olägenhet för PostNord eller tredje man.
Genom att acceptera de Särskilda villkoren för Tjänsten förbinder sig Kunden att hålla PostNord skadelös för alla kostnader och övrig skada som Kundens utnyttjande av Tjänsten i
strid med dessa villkor kan åsamka PostNord eller tredje man.
6
Produktion
6.1
Generellt
PostNord åtar sig att producera och leverera meddelanden
genom Tjänsten i enlighet med Kunduppdrag för ePostbox och
på de villkor som anges i avtalet med Kunden, under förutsättning att Kunduppdrag är godkänt av såväl PostNord som
Kunden.
6.2
Hantering av avvisade meddelanden
PostNord ger information till Kunden om de meddelanden som
inte har kunnat levereras till mottagare i ePostboxen. Hantering av meddelanden som inte kan levereras beskrivs i den
Tekniska handboken.
Anledningen till att meddelanden inte kan levereras kan vara
att Mottagare har avslutat sin Prenumeration eller att Kunden
särskilt begärt att den elektroniska leveransen till viss Mottagare av något skäl skall upphöra.
5.1.3
vid behov anpassa Kundens utskick av Meddelandefiler enligt
instruktioner i Teknisk handbok.
I de fall meddelandet inte kan levereras elektroniskt till ePostboxen, skickar PostNord meddelandet till Mottagaren som en
fysisk försändelse såvida Kunden begärt detta enligt Kunduppdraget.
5.1.4
tillhandahålla nödvändig information för att Tjänsten skall
kunna integreras med bankers betalningssystem enligt instruktioner i Teknisk handbok.
6.3
Produktionsunderlaget
Produktionsunderlaget får inte innehålla data som kan orsaka
skador på PostNords utrustning eller programvaror eller orsaka
skador för PostNord på något annat sätt.
5.1.5
lämna uppgift om vilka personer som har rätt att företräda
Kunden vid kontakter med Kundtjänsten och vilka befogenheter de har.
Produktionsunderlaget får inte heller innehålla data som kan
orsaka skador på Mottagarens utrustning eller vålla annan
olägenhet för Mottagaren.
5.1.6
underlätta för Kundens Mottagare att genomföra Anmälan på
Avsändarens hemsida
Om Produktionsunderlaget är så ofullständigt eller felaktigt att
PostNord bedömer att produktion inte är möjlig skall PostNord
kontakta Kunden och ge denne möjlighet att komplettera
underlaget eller lämna in ett nytt. I ett sådant fall har Post-
v_ePostbox.doc (2014 nov)
2(4)
Nord inte något ansvar för de förseningar eller felaktigheter
som uppstår på grund av detta.
PostNords ansvar för försening i Tjänsten är begränsat till vad
som sägs i denna punkt.
Om en brist i Produktionsunderlaget enligt PostNords bedömning kan rättas till av PostNord skall Kunden underrättas om
denna möjlighet. För sådana rättelser har PostNord rätt att ta
ut särskild ersättning. Inte heller i ett sådant fall har PostNord
något ansvar för de förseningar som uppstår på grund av
detta.
PostNords ansvar för skada, ansvarsbegränsning
PostNords ansvar för Tjänsten är alltid begränsat till den
ersättning som Kunden erlagt till PostNord för det enskilda
utskicket samt till vad som framgår av PAKN.
6.4
Leverans
Om inget annat överenskommits publiceras meddelanden för
Mottagarna i ePostboxen senast tjugofyra (24) timmar efter
det att underlaget kommit PostNord tillhanda.
Publicering av meddelanden kan också ske vid viss bestämd
dag och tidpunkt i enighet med vad som framgår av Kunduppdraget.
6.5
Driftsstopp
PostNord har rätt att stänga av sina produktionssystem för
service och uppgraderingar, vilket i möjligaste mån skall
förläggas till tid som inte påverkar utförandet av Tjänsten.
Kunden skall om möjligt i förväg meddelas om planerade
driftstopp.
7
Ansvar
7.1
Generellt
PostNords ansvar för Tjänsten inträder när ett komplett Produktionsunderlag enligt Kunduppdrag kvitterats av PostNord.
PostNords ansvar för leverans av ett specifikt meddelande
upphör när
7.1.1
meddelandet försetts med elektronisk poststämpel och publicerats i Mottagarens ePostbox,
7.1.2
när PostNord har levererat meddelandet till annan kanal än
ePostboxen enligt de förutsättningar och villkor som gäller för
dessa kanaler eller
7.1.3
när PostNord lämnat information till Kunden att detta meddelande inte kan levereras elektroniskt.
Kunden ansvarar för att Produktionsunderlaget motsvarar
specifikationerna i Kunduppdraget vad avser de för Tjänsten
kritiska parametrar som identifierats i Kundens testfil samt i
övrigt följer kraven i dessa särskilda villkor.
7.2
Fel och brister i Tjänsten
Om uppdraget inte utförs enligt Kunduppdrag
och/eller i förekommande fall enligt godkänt testmeddelande
och detta beror på fel i Tjänsten som vållats av PostNord, har
PostNord rätt att efter påpekande från Kunden och efter eget
val antingen avhjälpa felet eller att genomföra en ny produktion av uppdraget utan extra kostnad. Kunden är medveten
om att avhjälpande av fel och ny produktion kan resultera i att
Kundens Mottagare får två likadana meddelanden.
Om PostNord av någon anledning inte avhjälper fel eller
genomför ny produktion äger Kunden rätt till avdrag på priset
för Tjänsten som motsvarar ersättningen för de felaktiga
meddelandena.
Om PostNord avhjälper fel eller genomför ny produktion och
detta leder till försening av publicering skall bestämmelserna i
punkten om Dröjsmål nedan inte gälla.
PostNords ansvar för fel eller brist i Tjänsten är begränsat till
vad som sägs i denna punkt.
Har Kunden anmält fel och det visar sig inte föreligga något fel
som PostNord ansvarar för, förbehåller sig PostNord rätt att i
vissa fall ta ut en avgift enligt PostNords vid var tid gällande
prislista för utförd tjänst.
7.3
Dröjsmål
Vid avvikelser från avtalad publicering (leveransförsening) som
beror på PostNord äger Kunden rätt till avdrag på priset för
Tjänsten som motsvarar ersättningen för de försenade meddelandena. Avdrag på priset skall dock endast utgå om förseningen kan anses orsaka betydande olägenheter för Kunden.
7.4
Sekretess
Kunden är medveten om att PostNord vid implementering och
utförande av Tjänsten kommer att få tillgång till innehållet i
Kundens Meddelandefiler. PostNord åtar sig att behandla den
information som PostNord härigenom får tillgång till i enlighet
med vad som föreskrivs om Sekretess i PAKN samt att inte ta
del av meddelandenas innehåll på annat sätt än genom maskinell bearbetning och i annan omfattning än vad som krävs
för att leverera meddelandena till Mottagaren.
8
Behandling av personuppgifter
Med Tjänsten följer att PostNord såsom personuppgiftsbiträde
utför behandling av personuppgifter för Kundens räkning.
Detta gäller all hantering av Anmälningar och meddelanden
som inte sker inom ramen för tjänsten ePostboxen.
Uppgifterna som PostNord hanterar på detta vis kan komma
att lämnas ut på IT-media för behandling hos PostNords
underleverantörer i såväl Sverige som inom EU/EES-länder
och i tredje land. PostNord underrättar Kunden för det fall att
personuppgifter kommer att lämnas till underleverantör i
tredje land.
Kunden ansvarar enligt Personuppgiftslagen (1998:204) att
behandlingen inte strider mot gällande integritetsskyddslagstiftning.
I enlighet med 30 § Personuppgiftslagen är parterna överens
om följande, www.PostNord.se/pul.
PostNord skall vidta lämpliga tekniska och organisatoriska
åtgärder för att skydda de personuppgifter som PostNord
behandlar avseende den information som Kunden överför till
PostNord i form av filer enligt avtalet.
De åtgärder PostNord skall vidta för att skydda personuppgifterna skall åstadkomma en säkerhetsnivå som är lämplig med
beaktande av:
•
de tekniska möjligheter som finns
•
kostnaderna för att genomföra åtgärderna
•
de särskilda risker som finns med den aktuella behandlingen av personuppgifter och hur känsliga de
personuppgifter som behandlas är.
PostNord är inte skyldig att helt eller delvis utföra Tjänsten för
det fall PostNord anser att de skyddsåtgärder Kunden anser
erforderliga inte rimligen kan tillgodoses.
PostNord får inte behandla personuppgifterna i informationen
för något annat ändamål eller på något annat sätt än vad som
är nödvändigt för att Tjänsten skall kunna utföras. Åtkomst till
personuppgifter skall begränsas till sådana personer som
behöver dem för att kunna utföra sina arbetsuppgifter.
PostNord skall tillse att de personer som har åtkomst till
personuppgifterna omfattas av tystnadsplikt samt att de är
informerade om hur de får behandla personuppgifterna.
Detta gäller även i den utsträckning PostNord anlitar underleverantörer för att utföra Tjänsten.
För personuppgifter som behandlas inom ramen för Tjänsten
ePostboxen är PostNord personuppgiftsansvarig. De personuppgifter om ePostboxanvändare som PostNord lämnar ut till
Kunden vid utnyttjande av Tjänsten ansvarar Kunden för.
Dessa uppgifter får endast användas i syfte att administrera
Kundens kommunikation med Mottagarna. Kunden tar del av
sådana personuppgifter, t ex då Kunden får löpande information om de Anmälningar som görs i ePostboxen avseende
Kundens Publikationer eller då Kunden kommunicerar med
Mottagarna via Kundens ePostbox.
9
Giltighetstid
Giltighetstiden för det som avtalats om Tjänsten i dessa
Särskilda villkor är ett (1) år. Har inte Kunden eller PostNord
sagt upp Tjänsten skriftligen senast tre (3) månader före
denna periods utgång förlängs Tjänstens giltighetstid med
ytterligare ett (1) år, på de villkor som anges i dessa Särskilda
villkor www.posten.se/kundvillkor.
Konsekvenser av Tjänstens upphörande
v_ePostbox.doc (2014 nov)
3(4)
Om Kunden, efter det att Tjänstens giltighetstid har löpt ut,
avser att upphöra med elektronisk leverans till Mottagarna,
ansvarar Kunden för att på rimligt sätt informera Mottagarna
om detta samt att samråda med PostNord om hur Mottagarna
i ePostboxen skall informeras om detta.
10 Kundservice
Om du har frågor eller om problem uppstår i samband med
användandet av ePostboxen går det bra att vända sig till
kundservice:
Telefon 0771-37 10 15
Från utlandet +46 771 37 10 15
www.posten.se
v_ePostbox.doc (2014 nov)
4(4)