Handledning inför Bokslutsarbetet

För dig som gör bokslut själv inför revisionen Varsågod,

Denna handledning är avsedd att ge dig som redovisningsansvarig både instruktioner och råd om vad du kan göra i samband med bokslutsarbetet. En aktiv insats från din sida är viktig för att effektivisera revisionsarbetet. Inför bokslutsrevisionen ber vi dig svara på de frågor vi har samt ta fram de underlag per rubrik som vi efterfrågar i handledningen. För att vi som revisorer ska kunna slutföra revisionen i tid ska årsredovisningen lämnas till oss senast sex veckor före ordinarie bolagsstämma.

Vi önskar Dig lycka till med bokslutsarbetet och du är välkommen att kontakta oss om det föreligger några oklarheter.

Med vänlig hälsning

Baker Tilly Malmö Lund A partner firm of Baker Tilly Sverige

Inför bokslut och revision

För att förbereda oss inför revisionen av ditt bolag ber vi dig skicka en SIE4 fil eller balans- och resultatrapport per dags datum till oss.

Immateriella tillgångar

Förteckna bolagets immateriella tillgångar. Ange avskrivningstiden för respektive tillgång.

Byggnader

Förteckna bolagets fastighets innehav och ange fastighets beteckningen. Bifoga kopia på senaste gällande fastighets taxering.

Förteckna årets aktiveringar och bifoga kopior på underlagen. Förteckna utrangeringar och försäljningar under året.

Maskiner och inventarier

Förteckna årets inköp och ange: • verifikationsnummer • fakturadatum • leverantör • inventarieslag • belopp exkl moms Förteckna utrangeringar och försäljningar under året.

Finansiella anläggningstillgångar

Förteckna aktieinnehav med angivande av antal aktier och aktieslag. Bifoga kopia på depåbevis.

Varulager

Bifoga skriftlig inventerings instruktion.

Hur sker avgränsningen för inleveranser/inköp respektive utleveranser/försäljning?

Inventera varulager per boksluts dagen och förteckna på inventeringslistor: • antal • varuslag • pris/st och totalbelopp Prissättning skall ske till det lägsta av anskaffnings- och nettoförsäljningsvärde per balansdagen. Bifoga de senaste inköpsfakturorna för de 10 största varuposterna.

Eventuella inkuranta varor markeras i listorna. Varor äldre än ett år bör markeras exempelvis genom att inköpsår anges.

Pågående arbeten

Förteckna pågående arbeten per bokslutsdagen: • kundprojekt • nedlagda kostnader material • nedlagda kostnader arbete (tim x pris) Notera: - àcontofakturering och eventuell utfakturering efter bokslutsdagen - om arbetet är ett fastprisarbete eller arbete på löpande räkning - totalanbud per projekt

Kundfordringar

Förteckna kundfordringar per balansdagen med angivande av: • fakturadatum • fakturanummer kund • • • fakturabelopp moms Ange betalningsdag för respektive kundfordran och notera eventuella osäkra fordringar. Notera vilka åtgärder som vidtagits för erhålla betalning av osäkra fordringar. Förteckna dessutom under året nedskrivna fordringar. Bifoga kopior på konkursbeslut avseende konstaterade förluster.

Övriga fordringar

Specificera fordran på anställd och övriga fordringar per bokslutsdagen. Notera om fordran är reglerad efter bokslutsdagen. Ange också eventuella betalningsvillkor för fordringarna. Bifoga kopia på underliggande handlingar, typ lånehandlingar, där sådana finns.

Förutbetalda kostnader & upplupna intäkter

Förteckna under bokslutsåret bokförda utgifter som helt eller delvis avser kostnader för nästa räkenskapsår t ex hyror, leasingavgifter.

Förteckna bokförda inkomster efter räkenskapsårets utgång som avser intäkter för räkenskapsåret.

Kortfristiga placeringar

Förteckna bolagets kortfristiga placeringar samt bifoga uppgift om marknadsvärde. Bifoga även en kopia på ev. depåbevis

Kassa

Inventera kassan per boksluts dagen och notera resultatet. Förslag på kassaintyg bifogas.

Postgiro, bank och övriga likvidkonton

Stäm av saldot på likvidkonton mot kontoutdrag per balansdagen och dokumentera resultatet. Notera oreglerade poster och ange när de reglerats. Bifoga engagemangsbesked från samtliga banker.

Långfristiga skulder

Bifoga förteckning över respektive lån med angivande av de belopp, per lån, som förfaller till betalning: • Inom år 1 • • Inom år 2 – 5 Senare än 5 år efter räkenskapsårets utgång.

Bifoga engagemangsbesked från banken.

Leverantörsskulder

Förteckna leverantörsskulderna per bokslutsdagen: • fakturanummer • • • leverantör fakturabelopp moms Notera leverantörsskulder äldre än 60 dagar.

Upplupna kostnader

Tjänster och varuleveranser som utförts före bokslutsdagen, men där faktura inte erhållits, skall förtecknas på separat lista med värde enligt senare ankommen leverantörsfaktura eller med uppskattat värde.

Beakta även ofakturerade kostnader för el, vatten, telefon och dylikt.

Skatteskulder/fordringar

Kopiera skattekontoutdragen för hela året och dokumentera avstämningen. Bifoga kopior på F-skattsedeln och slutskattesedeln.

Mervärdesskatt

Komplettera och fyll i bifogade avstämningsblankett för mervärdesskatt. Notera ej reglerade momsskulder/ fordringar på bokslutsdagen.

Sociala kostnader/källskatt

Komplettera och fyll i bifogade avstämningsblankett för arbets givaravgifter och källskatt. Notera ej reglerade uppbörds redovisningar på bokslutsdagen.

Bifoga kopior på kontrolluppgifter.

Bifoga bilförmånsberäkning.

Bifoga kopior på skattedeklara tionerna för året.

Löneskulder

Specificera skuld till anställd per bokslutsdagen avseende ej uttagen övertidsersättning.

Specificera skuld till anställd per bokslutsdagen avseende intjänad ej uttagen lön.

Specificera semesterskulden.

Ange dessutom för varje anställd uppgifter om: • • intjänade semesterdagar per bokslutsdagen månadslön per anställd, eller: • årsinkomst.

• semesterlönegrundande semesterskuld på övertids- ersättningar Ange även om någon anställd enligt avtal är berättigad till mer än 25 semesterdagar.

Försäkringar

Bifoga kopia på aktuellt försäkringsbrev gällande företagsförsäkringen.

Digitalt underlag

M aila oss en SIE4-fil för räkenskapsåret som ska revideras. Om en SIE4-fil inte kan mailas, skicka med en kopia på huvudboken täckande samtliga transaktioner under året.

Bifoga även en SIE4-fil eller huvudbok avseende innevarande år.

Förvaltningsrevision

• Bifoga en kopia på aktuellt bolagsbevis.

• Bifoga kopia på bolagsstämmoprotokoll samt styrelseprotokoll, om styrelsemöten hållits under året.

• Bifoga kopia på bolagets aktiebok.

• Upprätta och bifoga en samlingsplan. • Finns rutinbeskrivningar inom olika delar av affärs verksamheten önskas kopia på dessa.

• Är bolaget delägare eller komplementär i något HB/ KB? Om ja, ange vilka.

• Bifoga senast fastställda arbetsordning för styrelsen (gäller bolag med mer än en styrelseledamot).

• Finns VD instruktioner?

• Upprättas budget och görs i så fall budgetuppföljningar?

• Har redovisningsprinciper eller värderingsprinciper förändrats under året? Om ja, beskriv förändringen.

• Har redovisningssystemet förändrats? Om ja, beskriv förändringen.

Baker Tilly Malmö Lund KB

Skeppsgatan 9 211 11 Malmö Tel: 040-661 20 50 Fax: 040-611 55 65 Bankgatan 1 223 52 Lund Tel: 046-30 04 40 Fax 046-15 77 18 Arkivgatan 29 C 223 59 Lund Tel: 046-211 49 91 Fax 046-211 93 99