Transcript 6. Skapa kontrolluppgiftsregister

6. Skapa kontrolluppgiftsregister
Välj att arbeta i det föregående året – databasen för inkomstår 2013.
Löneprogrammet hanterar kontrolluppgift KU10.
Som arbetsgivare ska du lämna kontrolluppgifter för alla anställda som har fått:
• lön
• arvode
• andra ersättningar och förmåner som är skattepliktig inkomst av tjänst
Information om kontrolluppgiften och dess rutor finns på Skatteverkets hemsida www.skatteverket.se
Ladda ner broschyren SKV 304, Kontrolluppgifter, lön, förmåner m.m.
Anställda som varken fått lön eller betalat skatt kommer med i kontrolluppgiftsfilen till Skatteverket om
värden finns i rutorna 50-56. Uppgiften bearbetas dock inte av Skatteverket.
Kontrolluppgifterna ska lämnas till Skatteverket senast 31 januari 2014.
Nyheter i kontrolluppgifter för inkomstår 2013
KU10 - En ny kryssruta ”Socialavgiftsavtal finns” (ruta 93).
Nya regler för socialavgiftsavtal
En anställd som har ett socialavgiftsavtal med en utländsk arbetsgivare, som saknar fast driftställe i
Sverige, ska inte längre betala egenavgifter. Den anställde ska i stället redovisa och betala
arbetsgivaravgifter i arbetsgivarens ställe. Det innebär att du numera ska redovisa kontant ersättning till
en anställd med socialavgiftsavtal i ruta 11, förmåner i rutorna 12, 13 och 18 (inte som tidigare i ruta 25)
och kryssa i den nya rutan 93 på kontrolluppgiften, ”Socialavgiftsavtal finns”.
Du kan läsa mer om socialavgiftsavtal på www.skatteverket.se
Inställningar i registret Anställda
Specifikationsnummer ska alltid anges, ruta 570 på kontrolluppgiften. Detta sköter programmet med
automatik. Specifikationsnummer ska vara unikt för kontrolluppgiftstypen, personen och uppgiftslämnaren.
I samband med att du skapar kontrolluppgifterna lägger programmet automatiskt in specifikationsnummer
på alla anställda. Du ser specifikationsnumret under Ändra/Komplettera och vid utskrift av
kontrolluppgifterna.
Löpnummer ska anges för inkomsttagare som saknar
korrekt personnummer/samordningsnummer. När du
skapar kontrolluppgifterna kommer en varning att visas om
du har anställda utan korrekta
personnummer/samordningsnummer. På dessa anställda
måste du lägga in ett löpnummer i fältet Löpnummer på
fliken Statistik/Info i registret Anställda.
1
OBS! En anställd som saknar korrekt personnummer/samordningsnummer och inte har ett ifyllt
löpnummer på fliken Statistik/Info, kommer inte med i filen till Skatteverket. För att den anställde ska
komma med i filen måste du först fylla i löpnummer i registret Anställda och sedan skapa om registret för
kontrolluppgifterna igen!
Har du anställda med tjänstebil ska du ange Skatteverkets kod för förmånsbilen. Koden hämtas
automatiskt till kontrolluppgifterna om den finns angiven i registret Anställda.
Koderna för samtliga bilmärken och modeller finns under fliken Bilförmån i registret Anställda och
registreras under fliken Statistik/Info i rutan för Kontrolluppgifter.
Om en person är företagsledare, närstående till företagsledare eller delägare i fåmansbolag ska du markera
detta med ett kryss i rutan Delägare. Vilka som avses som närstående kan du läsa om på Skatteverkets
hemsida, broschyr SKV 304.
Nya regler för socialavgiftsavtal.
På grund av nya regler gällande socialavgiftsavtal har ruta 93 tillkommit på KU10. Tidigare betalade en
anställd som har ett socialavgiftsavtal sina sociala avgifter själv – i form av egenavgifter. Numera gäller att
anställd som har en utländsk arbetsgivare som saknar fast driftställe i Sverige kan träffa avtal
(socialavgiftsavtal) om att redovisa och betala arbetsgivaravgifterna i arbetsgivarens ställe.
Ersättning till anställd med socialavgiftsavtal ska redovisas i ruta 11 och inte som tidigare i ruta 25 och med
ett kryss i ruta 93 ”Socialavgiftsavtal finns”, samt eventuella förmåner redovisas i ruta 12, 13 och 18.
Om du har anställda som omfattas av ett socialavgiftsavtal ska du på fliken Statistik/Info i registret
Anställda markera Socialavgiftsavtal finns. När du sedan skapar kontrolluppgifterna kommer ruta 93 vara
ikryssad på den anställdes kontrolluppgift och rapporteras till Skatteverket.
Anställda som har haft socialavgiftsavtal del av året ska redovisas på två separata kontrolluppgifter. En
kontrolluppgift för den del av året som personen inte har haft socialavgiftsavtal och en kontrolluppgift för
den del av året som personen har haft socialavgiftsavtal. För att kunna lämna två kontrolluppgifter för
samma person måste du lägga upp två anställningar på personen.
Du hittar kontrolluppgifterna under menyn Verktyg - Kontrolluppgifter. Funktionen för kontrolluppgifter är
uppdelad i 3 arbetssteg.
Steg 1 – Skapa register för kontrolluppgifter
Du inleder arbetet med steg 1 och skapar register för
kontrolluppgifter. Får du meddelandet ”Register för
kontrolluppgifter finns redan, vill du ta bort detta?” svarar
du JA.
Om du när du skapar kontrolluppgiftsregistret exempelvis
angivit fel ackumulator för någon ruta, kan du ta bort
kontrolluppgiftsregistret genom att skapa ett nytt.
OBS! Om du har redigerat i det första
kontrolluppgiftsregistret försvinner denna redigering om du
skapar registret på nytt.
2
Kontrollera vilket inkomstår som anges högst upp till
vänster i bilden. Står det 2013 så vet du att du arbetar i rätt
databas. Står det 2014, befinner du dig i innevarande års
databas och måste byta till föregående år, detta gör du i
listan över upplagda företag under menyn Arkiv - Företag.
De ackumulatorer som tillhör gruppen kontrolluppgifter
och som innehåller ett värde/belopp föreslås automatiskt.
Om dina anställda har värden i ruta 47 (+12) eller 37 måste
du specificera med text i rutorna 65 och 70 vad som avses.
Genom att klicka på knappen Spara mall sparar du
inställningarna så att det blir enklare att skapa om ditt
register för kontrolluppgifter om det skulle behövas.
Har du idrottsutövare med ett 1/2 prisbasbelopp som gräns för arbetsgivaravgift?
Om ersättningen (lön + förmån) under året uppgår till ett ½ prisbasbelopp eller mer i ackumulator 131
Andra skattepliktiga ersättningar, styrs hela ersättningen från ruta 31 Andra skattepliktiga ersättningar till
ruta 11 Kontant bruttolön på kontrolluppgiften i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter.
Förmånerna specificeras i rutorna 12-13 och 18. Gränsvärdeskontrollen sker på de personer som ligger
kodade med Gräns arbetsgivaravgift ½ prisbasbelopp i registret Anställda. Om ersättningen under året
understiger ett ½ prisbasbelopp ska hela ersättningen och förmåner redovisas till ruta 31 Andra
skattepliktiga ersättningar.
Har du anställda födda 1937 eller tidigare?
Har du löneberett ersättning till anställda födda 1937 eller tidigare på en löneart kopplad till ackumulator
111 Kontant bruttolön, flyttar programmet värdet automatiskt från ruta 11 på kontrolluppgiften till ruta 31.
Du får frågan i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter. Kontrollen sker på de anställda
som är födda 1937 eller tidigare. Värden i ruta 12, 13 och 18 redovisas i ruta 31.
Har du anställda där Socialavgiftsavtal finns?
Ersättning till anställd med socialavgiftsavtal ska redovisas i ruta 11 och inte som tidigare i ruta 25 och med
ett kryss i ruta 93 ”Socialavgiftsavtal finns”, samt eventuella förmåner redovisas i ruta 12, 13 och 18.
Har du anställda som har markering Socialavgiftsavtal finns i registret Anställda, fliken Statistik/Info, får du
i samband med att du skapar registret för kontrolluppgifter en fråga för att få hjälp med att flytta belopp i
ruta 25 till ruta 11. Om du klickar Ja flyttas värdet i ackumulator 125 till ruta 11 på kontrolluppgiften.
Eventuellt belopp som redan finns i ruta 11 raderas. Svarar du Nej kan du under Ändra/Komplettera
markera ruta 93 och själv flytta eventuell ersättning från ruta 25 till ruta 11.
Anställda som har haft socialavgiftsavtal del av året ska redovisas på två separata kontrolluppgifter. En
kontrolluppgift för den del av året som personen inte har haft socialavgiftsavtal och en kontrolluppgift för
den del av året som personen har haft socialavgiftsavtal. För att kunna lämna två kontrolluppgifter för
samma person måste du lägga upp två anställningar på personen.
Ändra/komplettera
Om du behöver justera värden på enskilda anställda eller komplettera med uppgifter som saknas, går du in
i rutinen Ändra/komplettera. Då visas kontrolluppgiften för varje anställd och du kan själv ändra i de rutor
och fält som finns där.
3
Sammanställning
Sammanställningen ger dig en snabb överblick av innehållet i ditt kontrolluppgiftsregister, uppdelat per
anställd.
Här ser du bruttolön, skatt, förmåner och eventuellt inlagt rättelsedatum, samt en total summering av
övriga ersättningar. Rapporten kan tas ut både på bildskärm och skrivare.
Steg 2 – Utskrift av kontrolluppgifter
Gå vidare till arbetssteg 2 för att skriva ut kontrolluppgifter till de anställda. Om du vill kan du först få upp
kontrolluppgifterna på bildskärm innan du väljer att skriva ut dem på skrivaren.
Skriv ut på vanligt A4-papper eller använd blankettypen för Laserpost/MonoMail. Du kan med fördel välja
blankettypen A4 Grafisk för en snygg utskrift enligt mallen för KU10 på vanligt papper.
Skicka kontolluppgifterna via e-post till de anställda. Nytt för i år i programmet är att du kan skicka
kontrolluppgifterna via e-post till de anställda. Vid e-post är det blankettyp A4 Grafisk som skickas till de
anställda. För att underlätta när du skickar kontrolluppgift via e-post går det att göra urval enbart på
anställda som har en e-postadress inlagd i registret Anställda. Ska du skriva ut kontrolluppgift på papper
kan du istället göra urval på Alla utom e-post.
För att skicka e-post via löneprogrammet behöver du fylla i uppgifter gällande e-post under menyn Arkiv –
Inställningar fliken Internet.
Vid utskriften kan du välja om du vill sortera bort anställda som tjänat under 100 kronor. En markering här
gör att endast kontrolluppgifter för anställda som tjänat mer än 100 kr (d v s värdet i ruta 11 är mer än 100
kr) skrivs ut på skrivaren. OBS! Bocka inte i den här rutan om du även har ersättningar i ruta 31.
Förtryckta blanketter från Skatteverket kan inte användas vid utskriften.
Steg 3 – Kontrolluppgifter på fil till Skatteverket
Sista arbetssteget är att skapa kontrolluppgiftsfilen (KU-filen) till Skatteverket.
Fyll i alla uppgifter avseende medielämnare. Med medielämnare avses det företag som skapar och skickar
in KU-filen. Är du en redovisningsbyrå är det byråns namn som ska fyllas i, annars är det ditt företagsnamn.
Om uppgifterna inte stämmer kan du justera direkt i fälten.
Du kan lätt rapportera dina kontrolluppgifter via
Skatteverkets filöverföringstjänst på Internet. Detta
kräver en e-legitimation. Hur du skaffar din elegitimation kan du läsa mer om på
www.skatteverket.se/e-tjanster
Om du skickar dina kontrolluppgifter via
filöverföringstjänsten får du direkt en kvittens på
skärmen.
Du skapar filerna och sparar ner dem någonstans på
din dator där du har behörighet (t ex under Mina
dokument).
Följande två filer ska föras över: INFO.KU och KURED
4
OBS! Du får inte döpa om filerna efter det att de har skapats, då kommer inte överföringen att fungera.
Ska du skicka kontrolluppgifterna på CD måste du först spara ner filerna på din dator till en plats där du har
full behörighet (t ex under Mina dokument), och sedan bränna över filerna till en CD med hjälp av ett CDbrännarprogram. Tänk på att filerna ska ligga direkt på CD:n och inte i någon mapp. När samtliga uppgifter
är ifyllda klickar du på OK. Om kontrolluppgifterna ska skickas via diskett sparar du ner filerna på en tom
formaterad diskett.
Har du redan lagrat en fil i en mapp på din dator för att sedan bränna ut den på en CD-skiva, får du frågan
om du vill ha kvar samma medielämnare (eftersom det bara får finnas en medielämnare per inskickad fil).
Samtidigt som filen sparas får du frågan om du vill skriva ut ett etikettunderlag. Skriv ut detta och använd
uppgifterna som underlag när du märker din CD-skiva. Etikettunderlaget ska inte bifogas med filen till
Skatteverket.
TIPS! Du kan testa dina filer (INFO.KU och KURED) på Skatteverkets hemsida
http://www.skatteverket.se/foretagorganisationer/etjanster/filoverforing.4.1f604301062bf0c47e8000527.
html
När Skatteverket har läst in uppgifterna kommer en bekräftelse. Det är viktigt att kontrollera följande:
• Är antalet kontrolluppgifter rätt? Det ser du på etikettunderlaget.
• Är organisationsnumret på uppgiftslämnaren rätt?
Om du inte har fått någon bekräftelse inom 10 dagar ska du kontakta ditt skattekontor.
Filen skickas till:
Skatteverkets Inläsningscentral
Enhet 4300
839 86 Östersund
OBS! Meddelanden till Skatteverket kan inte lämnas på kontrolluppgiften. Upplysningar och frågor måste
du skicka separat till ditt skattekontor.
Rättelsedatum – om du ändrar på tidigare inlämnade uppgifter
Behöver du ändra i en redan inskickad kontrolluppgift så måste du komplettera med uppgift om
rättelsedatum på de anställda som berörs. Det gör du under Steg 1 i Ändra/komplettera.
Rättelsedatum talar om för Skatteverket att den nya kontrolluppgiften ersätter en tidigare inskickad
uppgift. Vid utskrift kan du välja rättelsedatum i rullisten.
När du sedan väljer att skapa Kontrolluppgift på fil till Skatteverket
under Steg 3 har rutan Urval utökats med alla rättelsedatum.
Om du gjort flera justeringar så att det finns flera olika rättelsedatum,
får du spara ner ett rättelsedatum i taget när du skapar ny fil till
Skatteverket. Välj alternativet Fyll på om du vill lägga flera rättelser i
samma fil. Det är bara de anställda med rättelsedatum som kommer
med i filen. Märk etiketten med uppgifterna från etikettunderlaget samt
ange rättelsedatum.
5
Skatteverket tar emot rättade kontrolluppgifter t o m 1 mars 2014.
Kontrollista från fil till Skatteverket
När du har sparat KU-filen kan du ta ut en kontrollista av innehållet på filen, den innehåller en
sammanställning av värden från kontrolluppgifterna. Du kan ta fram utskriften på bildskärm eller skrivare
för att kontrollera innehållet.
6