Transcript Postpionjärerna! - Länsbiblioteket i Värmland

Postpionjärerna!
En utvärdering av projektet Inköp med Librisposter på
Selmabiblioteken i Värmland
Annette Johansson
AnnJo Konsulteri AB
Maj, 2014
Innehåll
1.
Inledning .....................................................................................................................................4
1.1
Utvärderingens uppdrag................................................................................................................. 4
1.1.1
2.
3.
Bibliotekssamarbeten i Värmland .................................................................................................5
2.1
Bibliotek Värmland ......................................................................................................................... 5
2.2
SELMA ............................................................................................................................................. 5
2.3
Postprojektet .................................................................................................................................. 5
2.4
Libris på Värmlandsbiblioteken ...................................................................................................... 6
2.5
Flytande bestånd på Selmabiblioteken .......................................................................................... 6
2.6
Gemensam bibliotekswebb 2.0 ...................................................................................................... 6
Projekt Inköp med Librisposter .....................................................................................................7
3.1
Förstudien ....................................................................................................................................... 7
3.2
4.
6.
Projektet ......................................................................................................................................... 7
3.2.1
Projektorganisation .................................................................................................................... 8
3.2.2
Projektbudget ............................................................................................................................. 8
3.3
Samverkande aktörer ..................................................................................................................... 8
3.4
Framtiden ....................................................................................................................................... 9
Analys av resultat och erfarenheter ............................................................................................ 10
4.1
Nya poster i Libris ......................................................................................................................... 10
4.2
5.
Avgränsningar ............................................................................................................................. 4
Bibliotekens erfarenheter............................................................................................................. 10
4.2.1
Metod för postförsörjning och katalogisering.......................................................................... 11
4.2.2
Metod för effektivt mediearbete ............................................................................................. 12
4.3
Medie- och systemleverantörernas erfarenheter ........................................................................ 12
4.4
Libris erfarenheter ........................................................................................................................ 13
4.5
Sammanfattning av erfarenheter ................................................................................................. 13
Sammanfattande slutsatser........................................................................................................ 15
5.1
Utveckla en metod för postförsörjning från Libris vid medieinköp.............................................. 15
5.2
Utveckla en effektiv metod för mediearbetet .............................................................................. 15
5.3
Sänkta kostnader för katalogposterna ......................................................................................... 16
5.4
En mer rationell fjärrlånehantering .............................................................................................. 16
5.5
Synliggöra lokalsamlingarna ......................................................................................................... 16
Avslutande kommentar.............................................................................................................. 17
Sida 2 av 18
Sammanfattning
Utvärderingen har syftat till att undersöka för- och nackdelar för Selmabiblioteken med Libris som bas för
postförsörjning i samband med medieinköp. Utvärderingen har även undersökt konsekvenserna av den
nya arbetsmodellen för bibliotekens lokala mediearbete samt samspelet med de externa aktörer som
berörts av projektet. Projektet Inköp med Librisposter genomfördes mellan januari 2013 och mars 2014.
Denna utvärdering utgår ifrån resultat och erfarenheter för perioden januari, 2013-januari, 2014.
Projektet har resulterat i en fungerande modell för postförsörjning vad gäller tryckta medier på svenska,
engelska, franska, tyska och vissa andra språk. Ca 80 % av Selmabibliotekens behov av poster har kunnat
tillgodoses av Libris. Selmabiblioteken har tillfört Libris nya poster eller uppgragerat förhandsposter
främst då det gäller filmer, tv-spel, musik, andra språk än ovan nämnda och medier som består av
kombinerat material.
De stora medieleverantörerna till svenska folkbibliotek använder Libris Förvärvsrutin och Libris har under
en längre tid arbetat med att utveckla ett formatoberoende katalogiseringsverktyg som ska göra det
lättare att hantera olika medietyper. Lanseringen av verktyget har dock försenats. Nuvarande ramar för
katalogisering i Libris brister utifrån folkbibliotekens behov vad gäller t.ex. årgångsposter, förkortad
katalogisering, automatisk SAB-klassificering, namnformer och ämnesord. Det finns även behov av
rationell hantering av objektkoder och gallring av poster.
Projektet har resulterat i metoder för Selmabibliotekens lokala mediearbete, men de kan inte beskrivas
som helt igenom effektiva. Det finns problem med rutiner för uppdatering av signum och många poster
från Libris har ofullständig bibliografisk information och måste uppgraderas manuellt av medarbetarna.
Det saknas även rutiner för automatisk gallring av poster i Libris. Mellan mars-november 2013 fanns
problem med att orderinformation som redan varit kopplad till en katalogpost försvann. Problemet
uppstod då Book-IT uppgraderades och följderna blev att biblioteken inte såg vilka titlar de beställt, vilket
resulterade i dubbla inköp och merarbete i form av returer av dubbletter. Mediearbetet är en integrerad
del av mötet med användarna och katalogen är ett viktigt redskap i bibliotekens basverksamhet. Den
bristande informationen i posterna upplevs periodvis ha bidragit till försämrad service, även om
problemen successivt fått fungerande lösningar. Det lokala mediearbetet har även påverkats av
medarbetarnas ovana vid att tolka informationen i posterna samt att posterna i Libris haft ett annorlunda
gränssnitt jämfört med i BURK. Biblioteken har i genomsnitt avsatt fem timmar per vecka för projektet,
även om det periodvis krävt mer arbete. Stadsbiblioteket i Karlstad har avsatt ca tio timmar per vecka.
Det finns en tradition av samverkan mellan kommunbiblioteken i Värmland. Samtidigt har man med detta
projekt velat undersöka och lösa hinder för folkbibliotek generellt, med Libris som bas för postförsörjning.
KB har under flera år uppmuntrat folkbiblioteken att använda Libris, vilket även fått visst gensvar. Det som
varit intressant med Selmabibliotekens projekt är att man valt att använda Librisposter i samband med
inköp och för det löpande katalogarbetet. Därför är det olyckligt att projektet inte genomfördes i formell
samverkan med KB och system- och medieleverantörerna. Istället har Axiell och Libris hanterat projektets
frågor växelvis via sina supportfunktioner och via utredande insatser. Kommunikationen har främst
hanterats mellan projektledaren och olika personer på Libris, Axiell och medieleverantörerna. Detta
arbetssätt har försvårat möjligheten till överblick över processer och till dialog om aktörernas respektive
ansvar och förväntade insatser. En viktig framgångsfaktor för projektet har varit projektledarens
komptens och kapacitet, vilket resulterat i en konstruktiv dialog med de externa aktörerna.
Inblandade aktörer har varit positiva till projektet, men resultatet har inte påverkat Libris i riktning mot en
funktionell nationell samkatalog som integrerar folkbibliotekens behov av katalogposter. Det saknas ännu
poster för mångspråkiga medier, filmer m.fl. frekventa folkbiblioteksmedier och det brister fortfarande i
regler och mallar för katalogisering av dessa medier. Däremot har Selmabiblioteken visat att det är möjligt
för folkbibliotek att lokalt och i samverkan utveckla katalogiseringskompetens och arbetsmodeller för
gemensam/central katalogisering.
Sida 3 av 18
1. Inledning
Projektet Inköp med Librisposter har pågått under perioden januari, 2013 - mars, 2014. Det har omfattat
Selmabiblioteken d.v.s. kommunbiblioteken i Arvika, Eda, Filipstad, Forshaga, Grums, Hammarö, Karlstad,
Kil, Munkfors, Säffle, Torsby och Årjäng. Biblioteken har en gemensam katalog och har velat undersöka
vilka konsekvenser det kan få för ett relativt stort Book-IT-system att använda Libris som utgångspunkt för
försörjning av katalogposter.
Målsättningen har varit att biblioteken via Libris ska få tillgång till ett brett urval katalogposter som
motsvarar folkbibliotekens behov. Projektet har initierats utifrån två syften:
 Att utveckla en modell för försörjning av katalogposter för folkbibliotek.
 Att bidra till att Libris utvecklas i riktning mot en nationell samkatalog som i högre grad
motsvarar folkbibliotekens behov av postförsörjning inkl. posternas struktur och innehåll.
En drivkraft har varit att projektet ska kunna fungera som inspiration och stöd för andra folkbibliotek i
deras framtida vägval för katalogisering och databastillhörighet. Projektet utvärderas med syfte att
undersöka för- och nackdelar för folkbibliotek med Libris som leverantör av katalogposter.
1.1 Utvärderingens uppdrag
Uppdraget syftar till att beskriva för-och nackdelar för Selmabiblioteken vad gäller möjligheten att
använda Libris som leverantör av katalogposter i samband med inköp av medier.
Utvärderingens frågeställningar utgår ifrån projektets övergripande mål:
 Utveckla en metod för postförsörjning från Libris till den lokala katalogen i samband med inköp av
medier, oavsett medieleverantör.
 Utveckla en effektiv metod för mediearbetet (jämförbar med BTJ:s bibliografiska service).
 Sträva efter sänkta kostnader för katalogposter.
 Sträva efter en mer rationell fjärrlånehantering.
 Synliggöra lokalsamlingarna.
Utvärderingen omfattar aspekter på postförsörjning utifrån det lokala folkbibliotekets perspektiv
exempelvis hur den nya modellen påverkat bibliotekens kompetensutveckling, arbetssätt och rutiner.
Utväderingen har även undersökt samarbetet mellan Selmabiblioteken och de externa aktörer som
berörts av projektet. Denna utvärdering utgår ifrån resultat och erfarenheter för perioden januari, 2013januari, 2014.
I rapporten benämns de externa aktörerna på följande sätt: Axiell (Axiell AB), BTJ (BTJ Sverige AB), Bokus
(Bokus AB), Filmbiblioteket (Filmbiblioteket), KB (Kungl. biblioteket) samt Libris (Kungl. bibliotekets
avdelning för Informationssystem).
Uppdraget har genomförts av organisationskonsult Annette Johansson, AnnJo Konsulteri AB, under
perioden januari-mars, 2014.
1.1.1 Avgränsningar
Utvärderingen har inte haft i uppdrag att jämföra kostnader mellan projektets nya arbetsmodell och
kommunbibliotekens tidigare arbete som utgick ifrån BTJ:s tjänst bibliografisk service.
Vad gäller fördjupad beskrivning av systemtekniska aspekter och/eller detaljerad information om
katalogposternas uppbyggnad och innehåll hänvisas till projektets del- och slutrapport.
Sida 4 av 18
2. Bibliotekssamarbeten i Värmland
Projektet Inköp med Librisposter följer en tradition av bibliotekssamarbeten i Värmland, vilket kan ha varit
ytterligare en drivkraft för projektet. Som en introduktion till utvärderingen följer därför en beskrivning av
de bibliotekssamarbeten som utvecklats under 2000-talet i Värmland. Samarbetena har främst rört
systemteknik och syftat till att underlätta för användarna att låna, lämna och reservera medier på valfritt
bibliotek samtidigt som biblioteken haft kvar sitt lokala mandat i frågor som rör policys, medieinköp m.m.
2.1 Bibliotek Värmland
Projektet Bibliotek Värmland1 bedrevs mellan åren 2002-2006 och omfattade samtliga kommunbibliotek,
universitetsbiblioteket i Karlstad, sjukhusbiblioteket och AV-centralen. Åtta områden identifierades som
möjliga för funktionell samverkan: gemensamma bokinköp, gemensam produktion av talböcker,
gemensam datakatalog, gemensamma nyhetslistor, samverkan om databaser och andra elektroniska
resurser, gemensam ingång till de elektroniska resurserna, gemensam bibliotekariekompetens och
gemensamt lånekort.
Biblioteken beslutade att utveckla ett samarbete inom fyra av dessa områden:
 gemensamt lånekort.
 gemensamma mediefrågor.
 samverkan om databaser och andra elektroniska resurser.
 gemensam ingång till de elektroniska resurserna.
Projekt Bibliotek Värmland resulterade i att invånarna kunde använda samma lånekort samt låna och
lämna böcker på valfritt bibliotek i länet, samtidigt som biblioteken behöll sina lokala låntagarregister.
Webbplatsen www.bibliotekvarmland.se (wermsök) skapades i syfte att erbjuda en gemensam sökingång
till de offentliga bibliotekens kataloger.
2.2 SELMA
Våren 2008 beslutade tolv kommunbibliotek att fördjupa samarbetet inom Bibliotek Värmland i form av
gemensam katalog och server. Projektet kallades SELMA och biblioteken för Selmabiblioteken.2 Den
gemensamma nämnaren var biblioteksdatasystemet Book-IT, som också utgjorde plattformen för den
gemensamma katalogen. Kommunbiblioteken i Hagfors, Kristinehamn, Storfors och Sunne valde att stå
utanför samarbetet, främst beroende på en annan teknisk plattform (Libra).
Projektets effektmål var att:
 Alla invånare i Värmland skulle få ta del av bibliotekens totala mediebestånd.
 Besparingar för biblioteken via stordrift vad gäller IT-drift och systemadministration.
 Nya tillgänglighöjande tjänster bl.a. att låna på sitt personnummer och SMS-tjänst oavsett
bibliotek.
2.3 Postprojektet
Postprojektet3 genomfördes 2009 och hade som målsättning att undersöka former för hur folkbiblioteken
skulle kunna samarbeta om anskaffning av bibliografiska poster. Målsättningen med ett samarbete skulle
vara att ha en hög kvalité på de bibliografiska posterna till en lägre kostnad jämfört med de avtal
biblioteken hade med BTJ om bibliografisk service. Ett samarbete skulle dessutom ge biblioteken
äganderätten till det bibliografiska materialet. Förstudien identifierade ett antal svårigheter för
folkbibliotekens försörjning av bibliografiska poster bl.a. att bibliotekens samlade bestånd varken skulle
finnas i Libris eller i BURK (BTJ:s katalog), att folkbiblioteken inte hade fri utnyttjanderätt till de
bibliografiska poster man erhållit av BTJ, att Libris hade en standard för katalogposter som i flera
1
Information hämtad från Projektansökan Bibliotek Värmland och från webbplatsen lansbiblioteket-i-varmland/regionvarmland.se
Utvärdering av SELMA-projektet (2010)
3
Rapport Postprojektet (2009)
2
Sida 5 av 18
avseenden inte överensstämde med folkbibliotekens standard t.ex. annan tillämpning av namnformer och
språk, avsaknad av förkortad katalogisering och automatgenererade ämnesord.
2.4 Libris på Värmlandsbiblioteken
Åren 2010-2011 pågick ett projektsamarbete mellan Länsbiblioteket i Värmland och Länsbiblioteket i
Örebro och Västmanland samt biblioteken i Degerfors, Karlskoga, Storfors, Hagfors, Kristinehamn och
Sunne. Syftet var att undersöka möjligheter och svårigheter att bli ett Libris-bibliotek för mindre bibliotek
med biblioteksdatasystemet Libra.4 I en förstudie undersöktes möjligheter till import av Libris-poster,
behovsanalys av konvertering/matchning av bestånd, kartläggning av medieprocesser och
konsekvensbeskrivningar. Målsättningen var att de medverkande biblioteken skulle bli Libris-bibliotek,
vilket också de aktuella biblioteken i Värmland valde att bli.
2.5 Flytande bestånd på Selmabiblioteken
Mellan mars 2010 - maj 2011 pågick ett projekt med målsättningen att vidareutveckla Selmabibliotekens
mediesamarbete med flytande bestånd.5 Tanken var att låta medier inom vissa ämnesområden flyta
mellan biblioteken d.v.s. integreras i beståndet på det bibliotek där mediet återlämnades. De medier som
valdes ut var avdelningarna D, E, O och V med underavdelningar, utländsk litteratur (med undantag för
skolspråken) och vissa populära böcker. Regionala medel (1 kr/invånare) tillfördes för inköp utifrån
efterfrågan. Syftet med projektet var att minska medietransporterna och omlastningsarbetet.
Projektet uppnådde inte önskat resultat med undantag för utländsk litteratur som idag är flytande. För de
olika ämnesområdena visade det sig att merarbetet på de lokala biblioteken inte vägde upp möjligheten
till minskade transporter. Det som bidrog till merarbete var att biblioteken tillämpade olika signumnivåer
och hyllplaceringar, att det lokala biblioteket förlorade information om vilka nyinköpta böcker som fanns
tillgängliga d.v.s. inte var utlånade, men placerade på andra bibliotek. Reservationshanteringen
uppfattades dessutom som otydlig.
2.6 Gemensam bibliotekswebb 2.0
Under 2010-2011 implementerades en ny systemteknisk plattform för bibliotekvarmland.se. Projektets
mål var att skapa och driftsätta en gemensam bibliotekswebb i Värmland samt att utarbeta en hållbar
organisation för underhåll och drift av webbplatsen.6 Projektets mål, som delvis överensstämde med
tidigare uppsatta mål för projekt Bibliotek Värmland (se avsnitt 2.1), var att:
 genom webbplatsen odla och sprida goda berättelser om Värmland genom värmländsk litteratur,
värmländska författarporträtt etc.
 skapa mervärde av marknadsföringsinsatser genom samordning mellan biblioteken.
 samordna personalresurser och kompetens.
 locka besökarna till läsning.
 ge medborgarna tillgång till bibliotekens resurser.
 arbeta för att se webbplatsen som en biblioteksfilial.
 bli ett 24-timmarsbibliotek.
Idag fungerar bibliotekvarmlad.se som webbplats för Selmabibliotekens gemensamma katalog där
användarna kan göra sökningar, lägga reservationer, använda e-resurser m.m. För sjukhus- och
universitetsbiblioteket samt för de fyra Libra-biblioteken fungerar webbplatsen som en portal till dessa
biblioteks respektive webbplatser.
4
Libris på Värmlandsbiblioteken – en förstudie (2010)
Utvärdering av projektet Flytande bestånd och projektbeskrivning för utökat försök (2011)
6
Plan för projektet Värmländsk bibliotekswebb 2.0. (2010)
5
Sida 6 av 18
3. Projekt Inköp med Librisposter
Projektet Inköp med Librisposter är ytterligare ett samverkansprojekt av och med folkbibliotek i
Värmland. Det är en vidareutveckling och konkretisering av Postprojektet. Det finns även samband till
Libra-bibliotekens utveckling till Librisbibliotek, men med en väsentlig skillnad. Projektet Inköp med
Librisposter har framför allt syftat till att använda Libris för försörjning av katalogposter vid medieinköp.
3.1 Förstudien
Förstudien Inköp med Librisposter genomfördes under september-december, 2012. Den syftade till att
skapa en inköpsmodell utifrån de dåvarande förutsättningarna i Libris, Book-IT och hos bibliotekens
medieleverantörer.7 Anledningen till att en ny inköpsprocess behövde utformas var att biblioteken fr.o.m.
den 1 januari, 2013, sagt upp avtalet med BTJ om bibliografisk service.
Förberedelserna omfattade kontakter med medie- och systemleverantörer, men även studiebesök och
erfarenhetsutbyte med andra bibliotek som använde Libris Förvärvsrutin. En riskanalys genomfördes med
förslag till åtgärder som skulle kunna minimera identifierade svårigheter. Förstudien resulterade i ett
förslag till inköpsmodell, dock med viss reservation då modellen inte varit möjlig att testa fullt ut.
3.2 Projektet
Projektet Inköp med Librisposter har omfattat de tolv Selmabiblioteken och genomförts mellan den 1
januari, 2013 och den 31 mars, 2014. Syftet har varit att implementera och löpande modifiera förstudiens
förslag till inköpsmodell utifrån hur den fungerat i praktiken. Det har varit nödvändigt att ha en öppen
inställning till projektets innehåll och utveckling, eftersom det saknats jämförbara erfarenheter från andra
folkbibliotek.
En övergripande målsättning för projektet har varit att inspirera fler folkbibliotek att använda Libris som
bas för postförsörjning. Tanken har varit att det på sikt skulle kunna bidra till att Libris successivt utökas
med katalogposter som motsvarar folkbibliotekens behov.
De övergripande målen för projektet har varit att:
 utveckla en för folkbiblioteken i Värmland självständig och obunden rutin för inköp och
försörjning av katalogposter.
 få tillgång till fri metadata för att kunna bygga digitala användarstyrda bibliotekstjänster.
 få tillgång till kostnadsfria katalogposter och därmed sänka kostnaderna för katalogposter.
 öka samverkan av katalogisering.
 utveckla en metod för postförsörjning från Libris till den lokala katalogen i samband med inköp av
medier, oavsett medieleverantör.
 utveckla en effektiv metod för mediearbetet (jämförbar med BTJ:s bibliografiska service).
 sträva efter en mer rationell fjärrlånehantering.
 synliggöra lokalsamlingarna.
Projektet har således syftat till att utarbeta en ny arbetsmodell för medieinköp med utgångspunkt i Libris
Förvärvsrutin. Projektet har däremot inte omfattat att matcha eller läsa in8 Selmabibliotekens samlade
katalogposter i Libris. Det bestånd Selmabiblioteken tillfört Libris har skapats i samband med förvärv
fr.o.m. 2013.
De medverkande biblioteken har samtliga ingått överenskommelser med Libris enligt gällande regler för
Librissamarbetet. Ett Libris-bibliotek åtar sig bl.a. att hålla det bestånd som registrerats i Libris tillgängligt
för andra bibliotek och biblioteksanvändare för utlån eller läsning (eller motsvarande). Ett kvalitetskrav är
att biblioteket ska ha tillgång till medarbetare med tillräcklig katalogiseringskompetens samt följa de
7
Slutrapport – Förstudie Inköp med Librisposter.
Att matcha in ett bestånd betyder att Libris på maskinell väg jämför bibliotekets bibliografiska poster med de som redan finns i Libris. Att
läsa in katalogposter innebär att maskinellt föra in poster som inte redan finns i Libris.
8
Sida 7 av 18
anvisningar för katalogisering som Libris tar fram. Biblioteket ska även fortlöpande underhålla och
uppdatera det bibliografiska metadatat i sitt material och i informationen om sina samlingar. KB:s
åtagande är att verka för en rationell samverkans- och katalogiseringsprocess, att tillhandahålla
nödvändiga system och tjänster, att i tillämpliga fall utveckla och upprätthålla rutiner för maskinell
mängdhanering, att utarbeta anvisningar för katalogisering, formattillämpningar och att anordna
nödvändig utbildning.9
3.2.1 Projektorganisation
Projektorganisationen har utgjorts av styrgrupp, projektbeställare och projektledare. Styrgruppen har
varit Selmabibliotekens styrgrupp d.v.s. de tolv kommunernas bibliotekschefer. Bibliotekschefen i Karlstad
kommun har varit projektbeställare och projektledaren rekryterades från Karlskoga bibliotek.
Under våren 2013 fanns en projektgrupp med representanter från biblioteken i Karlstad, Forshaga,
Hammarö, Torsby och Arvika. Under året ersattes den av en kataloggrupp med representanter från
samtliga 12 kommunbibliotek. Hösten 2013 tillsattes även en inköpsgrupp, representerad av samtliga
kommunbibliotek. I projektet har det även funnits en övergripande funktion för gemensam katalogisering.
Detta ansvar har varit knutet till projektledaren, med stöd av medarbetare på Karlstads stadsbibliotek.
3.2.2 Projektbudget
Projektet har finansierats med ekonomiskt stöd från de enskilda kommunerna, från Region Värmland
samt från KB, enligt följande fördelning:
INTÄKTER
Kommunerna
Region Värmland
Kungl. biblioteket
Totalt
1,5 Mkr
300 tkr
200 tkr
2 Mkr
600 tkr i direkt ekonomiskt bidrag och 900 tkr indirekt (arbetstid)
Projektets kostnader har varit fördelande på följande sätt:
KOSTNADER
Projektledare (100 %)
Katalogisatör (50 %)
Lokala arbetsinsatser
Utvärdering
Material, resor etc.
Totalt
600 tkr
300 tkr
900 tkr
100 tkr
100 tkr
2 Mkr
Gemensam för samtliga bibliotek.
Motsvarar ca fem tim per vecka på tolv bibliotek (totalt 60 timmar)
3.3 Samverkande aktörer
Projektet har förutsatt ett nära samarbete med olika externa aktörer. De medieleverantörer som berörts
har varit BTJ, Bokus och Filmbiblioteket. BTJ och Bokus hade sedan tidigare erfarenheter av Libris
Förvärvsrutin medan Filmbiblioteket inte använt den. Medieleverantörerna har bl.a. behövt anpassa
orderinformationen så att den automatiskt kopplas till posterna i Libris.
Systemleverantören Axiell hade tidigare erfarenheter av att hämta poster från Libris till Book-IT. Det som
varit annorlunda med projektet har varit att knyta ihop orderinformation i Book-IT med poster från Libris,
men även att åtgärda formatskillnader och andra skillnader i posterna.
Ytterligare en viktig aktör har varit KB:s avdelning för Informationssystem, som bl.a. ansvarar för innehåll,
drift och utveckling av den nationella samkatalogen Libris. KB har, mot kostnad, erbjudit möjlighet till
utbildning i katalogisering av i Libris. Selmabiblioteken har främst utbildats av projektledaren. Libris
Kundservice har bidragit med handledning i samband med installationer av Voyagerklienter och andra
9
Kungl. bibliotekets överenskommelse angående deltagande i Libris samkatalog
Sida 8 av 18
teknikfrågor samt i frågor som rört bibliotekens konton i Libris. Libris Kundservice har även bidragit med
stöd i katalogfrågor.
Kommunikationen med samtliga externa aktörer har främst förts via Selmabibliotekens projektledare,
ibland även via projektbeställaren. Även Selmabibliotekens systembibliotekarie har varit involverad i
projektet och i samtal med framför allt Axiell.
3.4 Framtiden
Projektet ska integreras i Selmabibliotekens ordinarie samarbete. Organisationen kommer ha samma
uppbyggnad som projektet. Det betyder att de enskilda biblioteken ansvarar för visst katalogarbete, men
att det även kommer finnas en gemensam katalogiseringsfunktion, vilken beräknas motsvara en
heltidstjänst. Arbetet fördelas mellan tre medarbetare på biblioteken i Arvika och Karlstad.
Under 2014 kommer Selmasamarbetet utvigdas och även integrera Libra-biblioteken som byter plattform
från Libra till Book-IT. Libra-biblioteken har sedan tidigare utvecklat intern kompetens i att katalogisera i
Libris.
Sida 9 av 18
4. Analys av resultat och erfarenheter
Projektet ska utvärderas utifrån för- och nackdelar för Selmabiblioteken med Libris som bas för
postförsörjning. Det är även intressant att lyfta fram projektets resultat i form av antalet nya
katalogposter det tillfört Libris, eftersom en övergripande målsättning varit att utveckla Libris i riktning
mot ett mer folkbiblioteksanpassat innehåll. Utvärderingen kan även ses som en genomlysning av ett
utvecklingsarbete inom och mellan Selmabiblioteken och deras medie- och systemleverantörer.
4.1 Nya poster i Libris
Projektet har implementerat en arbetsmodell för medieinköp med Libris som bas. Utgångspunkten för
modellen har varit att använda Libris Förvärvsrutin och vid behov komplettera med manuellt registrerade
poster i Libris. Libris Förvärvsrutin bygger på att medieleverantören, i samband med att biblioteket gör ett
förvärv, skickar metadatat (bibliografisk post och beståndspost) till Libris. Inläsningen i Libris följs upp av
ett automatiskt e-postmeddelande till biblioteket och metadatat blir normalt tillgängligt för den lokala
bibliotekskatalogen dagen efter inköpet.
I tabellen redovisas antalet katalogposter som Selmabiblioteken tillfört Libris samt bibliotekens bestånd
på dessa poster. Beräkningen av poster omfattar perioden 1 januari 2013 till 27 januari, 2014:
Medietyp
Bok
Film/video/DVD
Tal- eller ljudbok
Musikinspelning
Multimedia och
kombinerat material
Noter
Okänd objektgrupp
Totalt
Antal poster i Libris
(nya eller uppdaterade
av Selmabiblioteken)
534
299
182
152
Antal poster i Libris som
Selmabiblioteken har
bestånd på
8 778
403
1 282
210
24
5
63
87
1 193
10 823
Antal nya titlar i Book-IT
januari-december, 2013
7 63810
471
1087
277
65
61
9 599
Benämningarna av de olika medietyperna skiljer sig åt mellan Libris och Book-IT. Tal- och ljudböcker är
sammanslagna i Libris medan "cd-rom, spel och kurser" motsvarar ungefär multimedium i Libris. Att det är
fler poster i Libris än nya titlar i Book-IT beror på att Librisposterna omfattar material som lagts in t.o.m.
den 27 januari, 2014, medan uppgifterna i lokala katalogen enbart avser 2013. Dessutom har det sedan
tidigare funnits BURK-poster som biblioteken behållit, vilket gör att det finns bestånd registrerat i Libris
utan att posten har importerats till Book-IT. På samma sätt finns visst material enbart i Book-IT. Då
handlar det om medier där det är oklart hur de ska behandlas i Libris t.ex. kombinerat material och
medier med originalskrift (annan än latinsk).
Sammanställningen visar att ca 80 % av de poster Selmabiblioteken haft behov av har funnits i Libris,
framför allt tryckt material. Selmabiblioteken har i sin tur tillfört Libris nya poster främst i form av
manuellt katalogiserade filmer, Tv-spel, musik och titlar med kombinerat material.
4.2 Bibliotekens erfarenheter
Bibliotekens erfarenheter av projektet sammanfattas här utifrån två av projektets mål:
 att utveckla en metod för postförsörjning från Libris till den lokala katalogen.
 att utveckla en effektiv metod för det löpande mediearbetet.
10
Inkl. tidningar och tidskrifter
Sida 10 av 18
4.2.1 Metod för postförsörjning och katalogisering
Det har funnits farhågor att de nya inköps- och katalogrutinerna skulle generera merarbete lokalt p.g.a.
ökat manuellt arbete. Det har även funnits oro för otillräcklig lokal katalogiseringskompetens. Resultatet
visar att större delen av inköpen av tryckta medier inte krävt någon katalogisering eftersom posterna
funnits i Libris. Biblioteken har lagt sitt bestånd på posterna i Libris, vilka sedan förts över till den lokala
katalogen. Vissa poster har varit fullständiga, andra preliminära eller utgjorts av förhandsinformation från
Bokrondellen. I samband med uppgraderingen av Book-IT i mars, 2013, försvann kopplingarna mellan
beställningar och katalogposter i de två systemen. Det bidrog till omfattande felsökningar och löstes först
då posterna i Libris tillfördes ett titelnummer som Book-IT kunde identifiera.
Nationalbibliografin (NB) ansvarar för uppgradering av preliminära poster som avser tryckt material
utgivet i Sverige. Selmabiblioteken har uppgraderat eller katalogiserat poster för utländska titlar och
andra medietyper än de tryckta, vilket främst utförts av projektets centrala katalogiseringsfunktion. Vissa
anser att uppgraderingen av poster från Libris sker för sällan (1 gång per natt). Det är dock samma
intervall som tidigare gällde för uppgradering mellan BURK och den lokala katalogen via linkfil. Däremot
fanns inte samma fokus på katalogposter tidigare, vilket kan vara en förklaring till den ökade
uppmärksamheten för frågan.
Den stora arbetsinsatsen för biblioteken har främst handlat om att hantera följderna av icke fungerande
kopplingar mellan poster. Periodvis medförde detta omfattande arbetsinsatser för lokala medarbetare
och för projektetledaren. En följd av de förlorade kopplingarna var att biblioteken inte såg vilka titlar de
beställt, vilket medförde nya beställningar, vilket i sin tur resulterat i dubbla inköp. Förutom att det
skapade merarbete i form av extra handpåläggning på varje enskild post på varje bibliotek, fick extra tid
även ägnas åt att returnera dubblettinköp. Det har funnits oklarheter om rutiner för uppdatering av
signum, då ändring genomförts efter det datum mediet beställts av biblioteket. Följden har varit att
signumet på det levererade mediet inte överensstämt med signumet i expektansposten, vilket också
bidragit till merarbete på det lokala biblioteket. Det har även varit nödvändigt att manuellt tillföra
posterna i den lokala katalogen uppgifter som saknats i Libris, bl.a. objektkoder och hyllsignum. Ändrade
poster har behövt godkännas igen, för att kunna läsas in i Book-IT.
Det har krävts insatser av Selmabiblioteken då poster saknats i Libris. Det har framför allt rört AV-media,
filmer och utländska titlar. Katalogisering av filmer och AV-medier har utförts centralt inom projektet. Ett
problem har varit att det bildats ”kö” till katalogiseringen, vilket satt stopp även för det lokala arbetet. Då
hela mediet skickats iväg för katalogisering har det inte varit möjligt att låna ut det (med preliminär post).
Uppskattningsvis rör det sig om ca 6-8 unika katalogiseringar per dag för Selmabiblioteken och det bör
vara möjligt att upprätta effektiva rutiner utifrån den volymen. Det kan vara värt att uppmärksamma även
medietransporterna som en bidragande orsak till fördröjningen. Enligt uppgift tar det ca två veckor att
transportera ett medie tur och retur mellan lokala bibliotek och stadsbiblioteket i Karlstad. Den tiden är
möjlig att korta ner om medierna istället skickas med post. Att så inte sker hänvisas till portokostnaderna,
en kostnad som bör ställas mot antalet försändelser samt den tid mediet inte är tillgängligt för
användarna.
Selmabiblioteken har utvecklat lokal katalogiseringskompetens, men då det tidigare saknats erfarenhet av
att arbeta med katalogen, har det funnits en osäkerhet om hur informationen i posterna ska tolkas. Även
den rutinerade har varit tvungen att lära om då gränssnittet sett annorlunda ut i Libris jämfört med i
BURK. Ovanan att katalogisera och tolka poster har skapat osäkerhet om vilken post i Libris som ska
användas. Detta är ett generellt problem inom Librissamarbetet, eftersom många enskilda personer
katalogiserar och lägger in nya poster. Medarbetarna inom Selmabiblioteken har med tiden utvecklat en
bättre kunskap om kvalitetsskillnader mellan olika katalogposter. Detta lärande tar tid. Många anser att
det är inspirerande och viktigt. Andra menar att det förflyttat folkbiblioteken 20 år tillbaka i tiden. Flera
chefer och medarbetare ger uttryck för att arbetet tar tid från mötet med användarna och att det finns en
ambivalens mellan å ena sidan kommunernas krav på att verksamheterna ska öka sina insatser direkt mot
invånarna, å andra sidan vikten av att avsätta tid för ett strategiskt värdefullt utvecklingsarbete.
Sida 11 av 18
Vid en avstämning av den arbetstid biblioteken avsatt för projektet visade det sig att de uppskattade fem
timmarna per vecka i stort motsvarade den faktiska tiden. Då kopplingarna mellan posterna försvann
ökade dock arbetsinsatserna. Karlstad stadsbibliotek har avsatt ca tio timmar per vecka för projektet.
4.2.2 Metod för effektivt mediearbete
Glappet mellan befintlig bibliografisk och annan information i Librisposterna och bibliotekens faktiska
behov har hanterats genom att lokalt och centralt manuellt tillföra den information som saknats. Av
projektets statusrapport från november 2013 framgår att man funnit lösningar för flertalet problem t.ex.
objektkoder (till viss del), omslagsbilder och hyllsignum. Även den automatiska kopplingen mellan
posterna hade då fått en lösning. Däremot saknades regler för bl.a. originaltitel, årgångsposter,
fortsättningsarbeten och läsordning, förkortad katalogisering och poster på originalskrifter. Under
projektets sista månader (februari-mars, 2014) presenterade Libris en lösning för läsordning och
fortsättningsarbeten. För övriga behov av åtgärder hänvisar både Axiell och Libris till lösningar i
kommande versioner av Book-IT respektive Libris/LibrisXL.
Katalogposternas ofullständiga information påverkar det dagliga medie- och informationsarbetet. Det
gäller bl.a. otillräckliga ämnesord för skönlitteratur, avsaknad om uppgifter om läsordning och
fortsättningsverk, avsaknad av innehållsbeskrivning och genrer. Medarbetarna har istället utvecklat
alternativa sökvägar för att få fram information t.ex. att gå in i BURK eller på Bokus hemsida eller att söka
i fysiska kataloger över fortsättningsverk. För hjälp med läsordning sorteras posterna utifrån utgivningsår.
Det dagliga mötet med användarna påverkades även av de försvunna kopplingarna mellan
orderinformation och poster, eftersom medarbetarna då saknade korrekt information om vilka titlar som
köpts in.
Medarbetarna upplever sig inte varit tillräckligt förberedda på det förändrade arbetsätt som blivit följden
av att använda Libris. Det var något som uppmärksammades i förstudien, men som inte var möjligt att
följa upp i projektet, eftersom mycket tid ägnades åt att minska de negativa verkningarna av försvunna
kopplingar mellan poster. En prioriterad åtgärd har även varit att hantera formatskillnader och andra
skillnader mellan Libris till Book-IT. Nu finns dock tid och möjlighet att utveckla gemensamma rutiner för
katalog- och mediearbetet. Det råder bl.a. en osäkerhet om vem som ska göra ändringar och gallra poster,
vilket kan bero på oklarheter i kommunikationen mellan biblioteken. Det visar sig även att biblioteken
haft olika inställningar i Book-IT:s förvärvsmodul, vilket fått olika effekter för ankomstregistrering och
påföring. Detta är ett par exempel på behovet av gemensamma arbetsrutiner.
4.3 Medie- och systemleverantörernas erfarenheter11
Bokus och BTJ hade sedan tidigare erfarenheter av att använda Libris Förvärvsrutin. Filmbiblioteket hade
ingen tidigare erfarenhet och hade heller inte möjlighet att utveckla den. En insats medieleverantörerna
förväntades bidra med var att komplettera orderinformationen med ett titelnummer som skulle göra det
möjligt för Book-IT att koppla ihop Librisposterna med de lokala posterna. Detta arbete drog ut på tiden.
För Bokus del handlade det om att frågan inte hade tillräckligt hög prioritet internt. Sedan november 2013
(BTJ) och januari 2014 (Bokus) har rutinen för tillägg av titelnummer fungerat bra.
BTJ har varit bibliotekens största medieleverantör och därmed en aktör man haft höga förväntningar på
vad gäller postförsörjningen till Libris. BTJ har även en överenskommelse med KB om att leverera
metadata till Libris Förvärvsrutin. Vad gäller tryckta medier har BTJ levererat poster utifrån bibliotekens
behov. Om det redan funnits en post i Libris har det också fungerat bra. Under en stor del av 2013
levererade BTJ dock inte poster till engelska böcker eller böcker på andra språk, inte heller till ljudböcker.
För vissa av dessa medier har det dock redan funnits poster i Libris och sedan augusti 2013 levererar BTJ
poster till engelska titlar och till medier bestående av kombinerat material.
Filmbiblioteket levererade filmer, men inga katalogposter. Ibland har det funnits poster i Libris, men
flertalet titlar har katalogiserats och registrerats manuellt av projektets centrala funktion.
11
Utvärderingen har tagit del av erfarenheter från Axiell och Bokus.
Sida 12 av 18
Systemleverantören Axiell har varit en avgörande aktör för Selmabibliotekens projekt. Företaget ansvarar
för funktionalitet och utveckling av den lokala katalogen. Axiell kontaktades av Selmabiblioteken i
samband med förstudien och informerades om att biblioteken fr.o.m. januari 2013 skulle använda Libris
som katalog för inköp. En svårighet som identifierades under förstudien var de olika formaten för
katalogposter som Libris respektive Book-IT tillämpade (Marc21 respektive Marc1). Axiell planerar för en
övergång till Marc21 samtidigt som KB:s nya systemarkitektur leder till att Libris lämnar Marcformatet för
att istället använda det formatoberoende JSON-LD (Java Script Object Notation for Linked Data).
I februari 2013, sex månader efter informationen om projektet, föreslog Axiell att arbetet skulle bedrivas
som ett gemensamt projekt. Anledningen var att Axiell hade svårt att få en samlad bild av bibliotekens
frågor då vissa hanterades via Axiells support och andra via gruppen för utredning och konsultation. Rent
ekonomiskt skulle ett utvecklingsprojekt innebära att Axiell fakturerade Selmabiblioteken för vissa
insatser, medan andra skulle hanteras inom ramen för det befintliga supportavtalet.12 Biblioteken fick
dock inte någon formell förfrågan om att medverka i projekt. Axiell hade även svårt för att precisera vilka
frågor som skulle omfattas sortera under ordinarie support respektive utvecklingen. Istället kom man
fram till en arbetsordning där Axiell skulle göra en bedömning utifrån varje enskild fråga. Krävdes
utredning skulle biblioteken få ett kostnadsförslag för att lösa problemet.13 Parterna har dock ofta haft
olika uppfattningar om frågornas art och vem som löst vilka problem.14
4.4 Libris erfarenheter
I mars 2014 fanns 68 registrerande folkbibliotek i Libris. Få av dessa har hela sitt bestånd i Libris. Vissa
använder Libris Förvärvsrutin eller ska testa den, andra är registrerande bibliotek och en del har sina
specialsamlingar i Libris.
I likhet med Selmabiblioteken inleder de flesta folkbiblioteken sitt Librissamarbete med att använda Libris
Förvärvsrutin. Libris har under en längre tid arbetat med att utveckla ett webbaserat verktyg för
katalogisering, vilket ska förenkla katalogiseringsarbetet genom att vara formatoberoende. Dessutom ska
det underlätta postkommunikationen mellan olika system, vilket är möjligt då man frångår de olika
Marcformaten. Verktyget är en del av KB:s nya systemstruktur och preliminär tidpunkt för lansering är
hösten 2014. Nuvarande katalogiseringsverktyg saknar lättarbetade anvisningar för flera av de
medietyper folkbiblioteken erbjuder sina användare.
Libris har vid behov fört dialog med Selmabibliotekens medieleverantörer bl.a. för att informera om hur
Libris Förvärvsrutin ska användas. Axiell uppfattas ha varit mer mottaglig för anpassningar i och med
Selmabibliotekens projekt jämfört med tidigare kontakter Libris haft med företaget.
Bibliotek som ingår överenskommelse med KB om att ingå i Librissamarbetet erbjuds alltid utbildning i
katalogisering i Libris. Dessutom har en utbildning i ämnesord genomförts av KB. Selmabiblioteken har
huvudsakligen utbildats av projektledaren. Projektledaren har ingått i två av KB:s arbetsgrupper:
Arbetsgruppen för folkbibliotekens medlemskap i Libris och Libris användargrupp för katalogisering.
Frågor från Selmabibliotekens projekt har hanterats via Libris Kundsupport eller i direkt kontakt med
medarbetare på avdelningen. Erfarenheterna från supporten är att Selmabibliotekens frågor inte varit fler
eller annorlunda jämfört med vad som är brukligt för nya Librisbibliotek. Frågor som rört behov av
folkbiblioteksanpassad katalogisering har hänvisats till Libris användargrupp för katalogisering.
Selmabibliotekens projekt har mottagits mycket positivt av medarbetarna på Libris.
4.5 Sammanfattning av erfarenheter
Det finns en tradition av bibliotekssamverkan i Värmland och projektet Inköp med Librisposter har drivits i
den andan, samtidigt som det funnits en ambition att göra skillnad för Bibliotekssverige. Det är en brist att
projektet inte genomförts i formell samverkan med KB och system- och medieleverantörerna, särskilt som
12
Mejlväxling mellan Inger Sundström (Selmabiblioteken) och Lena Arborelius (Axiell), 2013-02-05
Mejlväxling mellan Inger Sundström (Selmabiblioteken) och Lena Arborelius (Axiell), 2013-03-08
14
Mejlväxling mellan Charlotta Simonsson (Selmabiblioteken) och Lena Arborelius (Axiell), 2013-03-11 till 2013-03-27.
13
Sida 13 av 18
det krävt insatser hos dessa aktörer, insatser som gör skillnad för fler folkbibliotek än Selmabiblioteken.
Axiell och Libris har hanterat projektet växelvis via sina supportfunktioner och via utredande insatser och
alla frågor har kommunicerats via projektledaren. Avsaknaden av samtal där alla aktörer medverkat har
försvårat dialogen om aktörernas respektive ansvar och insatser. Gemensamma analyser kunde även ha
underlättat felsökningar. Projektledaren har haft ett mycket stort ansvar för kommunikationen av olika
frågor mellan de externa aktörerna och projektets framgång kan till stor del tillskrivas projektledarens
kapacitet, kompetens och kunskap.
Libris har dragit lärdomar av projektet och medverkar för närvarande i ett samarbete mellan Adlibris,
stadsbiblioteket i Norrköping och Axiell. Parterna har gemensamma möten, men framför allt finns ett
löpande informationsutbyte genom mejlkonversationer som involverar samtliga aktörer. Även de
kommersiella aktörerna kan ha lärt sig något av projektet. Axiell ansvarar för Book-IT, ett system som
tidigare utvecklades av BTJ, och BTJ utvecklar fortfarande BURK. Det finns systemtekniska kopplingar
mellan Book-IT och BURK, vilket många folkbibliotek hittills varit nöjda med. Framöver behöver dock
biblioteken utveckla nya digitala tjänster och kanske även medverka i Libris. Detta kräver anpassningar
hos både Axiell och BTJ. BTJ behöver förhålla sig till Libris som en leverantör av bibliografisk information
till folkbiblioteken och Axiell behöver inkludera Libris som en viktig parameter vid utvecklingen av BookIT:s systeminfrastruktur.
Den arbetstid som avsattes för projektet har periodvis överstigits, men bedöms sammantaget ha rymts
inom den planerade tidsramen. Problemen med kopplingarna som försvann tog tid att hantera, tid som
hade behövts för att utveckla gemensamma rutiner för det lokala medie- och informationsarbetet. Istället
har enskilda bibliotek och medarbetare löst problem på egen hand, vilket resulterat i olika rutiner och
effekter. Merarbetet på de lokala biblioteken beror även på den kompetensutveckling projektet inneburit,
då medarbetarna erövrat kunskap om katalogisering och katalogarbete parallellt som projektet pågått.
Selmabibliotekens totala mediesamling är samlad i den lokala katalogen. Informationen i BURK omfattar
material t.o.m. 2012 och i Libris finns främst material som förvärvats fr.o.m. 2013. Det finns en allmän
frustration över att det i Libris fortfarande saknas funktionella och lättarbetade anvisningar och mallar för
filmer, Tv-spel, kombinerade medier och medier på originalskrift.
KB har tillsatt Arbetsgruppen för folkbibliotekens medlemskap i Libris, för att identifiera åtgärder som kan
bidra till att Libris utvecklas i riktning mot en nationell samkatalog. Gruppens förslag finns redovisade i
rapporten Libris för folkbiblioteken – samarbete i en nationell katalog (Dnr 240-KB 243-2014). Vissa
insatser bedöms folkbiblioteken ta ansvar för t.ex. att etablera katalogiseringssamarbete för mångspråkig
litteratur, verka för att fler medieleverantörer ansluter sig till Libris förvärvsrutin och att påverka
systemleverantörerna att skapa bättre kommunikation med Libris. Andra lösningar tillskrivs KB, som att
utveckla funktionella rutiner för katalogisering av olika medietyper och mångspråkiga medier, att utöka
kataloginformationen från andra katalogkällor, att vidareutveckla Libris Förvärvsrutin och det tekniska
katalogiseringsstödet och att utveckla automatiserade lösningar för gallring av poster. Det finns dock inga
tidplaner för när åtgärder ska vara genomförda, t.ex. möjligheter till årgångsposter, namnformer eller
ämnesord för skönlitteratur.
Selmabiblioteken och de externa aktörerna har varit positiva till projektet och det har bidragit till att Libris
fått ett tillskott av folkbiblioteksanpassade katalogposter. Projektet har även visat att det är möjligt för
folkbibliotek att utveckla arbetsformer som bidrar till strategisk utveckling både av den lokala katalogen
och den nationella. Selmabiblioteken har dessutom utvecklat lokal kompetens i katalogarbete och
funktionella former för samverkan inom det området. Däremot har projektet inte direkt förändrat
förutsättningarna för att Libris ska kunna fungera som en nationell katalog där även folkbibliotekens
behov av katalogposter är inkluderade.
Sida 14 av 18
5. Sammanfattande slutsatser
Målsättningen för projektet har varit att Selmabiblioteken via Libris ska få tillgång till ett brett urval
katalogposter som motsvarar folkbibliotekens behov. Utvärderingen har i sin tur undersökt för- och
nackdelar för biblioteken med Libris som bas för postförsörjning vid inköp och för löpande katalogarbete.
Utvärderingen har omfattat konsekvenser av den nya arbetsmodellen för de lokala biblioteken, men även
samspelet med de externa aktörer som berörts av projektet.
De sammanfattande slutsatserna redovisas i anslutning till projektets övergripande mål:
 Utveckla en metod för postförsörjning från Libris till den lokala katalogen i samband med inköp av
medier, oavsett medieleverantör.
 Utveckla en effektiv metod för mediearbetet.
 Sträva efter sänkta kostnader för katalogposter.
 Sträva efter en mer rationell fjärrlånehantering.
 Synliggöra lokalsamlingarna.
5.1 Utveckla en metod för postförsörjning från Libris vid medieinköp
Idag finns det en metod för postförsörjning via Libris vid inköp av medier. Den fungerar bra för tryckta
medier på svenska, engelska, franska, tyska, för vissa andra språk och för medier/titlar där det redan finns
poster i Libris. Det är också positivt att de stora medieleverantörerna till svenska folkbibliotek använder
Libris Förvärvsrutin.
Det är mindre positivt att Libris katalogiseringsverktyg ännu inte lanserats och att det fortfarande är svårt
att katalogisera mångspråkiga medier, tv-spel, filmer och medier som består av kombinerade material.
Det är dessutom ett problem att det saknas möjlighet till förkortad katalogisering, objektskoder,
årgångsposter sam ämnesord för skönlitteratur. De olika Marcformaten i Book-IT och Libris har dessutom
medfört svårigheter med olika fält för samma bibliografiska information t.ex. originaltitel. Det har även
saknats rutiner för uppdatering av hyllsignum. Dessutom finns oklarheter för gallring av bestånd.
Det finns skillnader i erfarenheter mellan de lokala biblioteken, skillnader som till viss del kan härledas till
olika kunskaper i katalogarbete, olika hårdvaror (datorer och scannrar) samt olika inställningar i Book-IT.
Alla dessa omständigheter har sammantaget försvårat det lokala arbetet med postförsörjning. Det har
även försvårat felsökning av problem, då många olika faktorer kan spela in.
Katalogiserings- och katalogarbetet har bidragit till ett nytt kunskaps- och kompetensområde som
biblioteken kommer ha användning av framöver i utvecklandet av tjänster utifrån posternas metadata.
Det fungerar bra för folkbiblioteken att samarbeta om katalogisering, alla bibliotek behöver inte kunna
allt, men det är viktigt att det finns spetskompetens inom Selmabiblioteken. Det är nödvändigt bl.a. för att
kunna driva utvecklingsfrågor gentemot KB och medie- och systemleverantörerna. Vad gäller den
gemensamma katalogiseringen inom Selmabiblioteken har den fungerat bra, även om väntetiderna på att
få tillgängliggöra medierna för användarna ibland har upplevts som långa.
5.2 Utveckla en effektiv metod för mediearbetet
Idag finns metoder för det lokala mediearbetet, men de kan inte beskrivas som helt effektiva, vilket beror
på bristfällig information i de poster som importerats från Libris. Dessutom finns en ovana hos
medarbetarna att tolka katalogposter i allmänhet och Librisposter i synnerhet, eftersom de har ett annat
gränssnitt än posterna i BURK, vilka hittills varit normativa för folkbiblioteken.
Mediearbetet är inte en separat del av biblioteksverksamheten utan en integrerad del av mötet med
användarna. Katalogen är med andra ord ett viktigt redskap i bibliotekens basverksamhet och
informationsbristerna i posterna upplevs periodvis ha bidragit till försämrad service till användarna, även
om problemen successivt fått fungerande lösningar. Sett ur det perspektivet kan mediearbetet inte
beskrivas som tillräckligt effektiv.
Sida 15 av 18
Det har inte funnits tillräcklig beredskap inför de konsekvenser den nya arbetsmodellen medfört för det
lokala mediearbetet. Fokus har varit att skapa fungerande system- och katalogtekniska lösningar, övriga
frågor har kommit i andra hand. Samtidigt är det svårt att se hur projektet annars skulle ha utformats,
eftersom det saknats likvärdiga föregångare.
Under projekttiden fanns det inte tid för de lokala biblioteken att utbyta erfarenheter om det lokala
mediearbetet, men det finns ett stort behov av utforma gemensamma rutiner för gallring, uppgradering
av katalogposter.
5.3 Sänkta kostnader för katalogposterna
Utvärderingen har inte omfattat detta projektmål. På sikt kan det dock vara intressant att undersöka i
vilken omfattning biblioteken kan återanvända investerad tid och kunskap i katalog- och systemutveckling
i samband med annat utvecklingsarbete.
Det kan också vara värdefullt att (om möjligt) mäta vinsterna med äganderätten till katalogposterna t.ex. i
förhållande till de tjänster som är möjliga att utveckla och de effekter dessa får för användarna och
biblioteken.
5.4 En mer rationell fjärrlånehantering
Denna fråga utvecklades inte i projektet. Från början var det tänkt att varje lokalt bibliotek skulle arbeta
mot Libris Fjärrlån, men ganska snart valde man att återgå till den tidigare modellen med stadsbiblioteket
i Karlstad som mottagare av ingående fjärrlån, vilka sedan förmedlades till berörda bibliotek. Projektet
omfattade dessutom enbart nya medier, vilka i regel är undantagna ifrån det nationella mediesamarbetet.
5.5 Synliggöra lokalsamlingarna
Lokalsamlingarna finns ännu inte i Libris, eftersom man inte matchat eller läst in beståndet i den lokala
katalogen. Vissa delar av lokalsamlingarna utgörs av okatalogiserat material, vilket kräver ytterligare
insatser av biblioteken. I takt med att den lokala och gemensamma katalogiseringskompetensen utvecklas
är det möjligt att successivt katalogisera även detta material i Libris.
Sida 16 av 18
6. Avslutande kommentar
Avslutningsvis en kommentar till projektet utifrån ett lite vidare sammanhang än bibliotekssamarbetet i
Värmland. Det har i flera år, inte minst från KB:s sida, funnits en diskussion om att folkbiblioteken borde
gå med i Librissamarbetet, för att användare (individer och bibliotek) ska få tillgång till en nationell
katalog som samlar utbudet på de offentligt finanseriade biblioteken. Parallellt har det funnits en annan
diskussion om kostnader och begränsad nyttjanderätt av katalogposter för folkbibliotek som har avtal
med BTJ om bibliografisk service. Librissamarbetet bygger på principen att alla bidrar och alla får tillgång
till katalogposter, vilket varit ett viktigt argument för folkbibliotek att söka sig till Libris. Samtidigt har
folkbiblioteken endast i begränsad omfattning undersökt hur de enskilt eller tillsammans kan bidra till den
gemensamma postförsörjningen i Libris. Selmabiblioteken har i det avseendet utfört ett pionjärsarbete då
man i samverkan utvecklat rutiner och modeller för såväl inköp som löpande katalogarbete, vilket på sikt
kan resultera i en bibliografisk service som motsvarar folkbibliotekens behov.
Sett till visionen om Libris som nationell samkatalog är det därför olyckligt att projektets potential inte
tagits tillvara bättre. Att utveckla Libris kräver å ena sidan insatser av folkbiblioteken t.ex. för att utveckla
katalogkomptens och för att ställa krav på medie- och systemleverantörer att göra anpassningar till Libris.
Å andra sidan har KB sedan 2010 ett uppdrag att ansvara för nationell överblick över det svenska
biblioteksväsendet och att främja samverkan. Selmabibliotekens projekt kan användas som en avstämning
mot KB:s uppdrag och myndighetens intentioner att integrera folkbibliotekens behov i Libris. Den senaste
förstudien KB genomförde inom det området var 2008/2009. Två år senare, 2011, presenterades Folkpost
på tre sekunder!, en plan för hur Libris skulle kunna utvecklas i riktning mot en nationell samkatalog.
Selmabibliotekens projekt visar att flertalet av de behov av åtgärder som identifierades 2009 fortfarande
helt eller delvis kvarstår. Det finns fortfarande brister i posterna innehåll och det är fortfarande svårt att
katalogisera medier som är särskilt frekventa bland folkbibliotekens användare t.ex. filmer, Tv-spel,
skönlitteratur (ämnesord) och mångspråkiga medier. KB:s engagemang i projektet har, utöver det
ekonomiska projektbidraget, främst utgjorts av intresset från enskilda medarbetare på Libris. De hittills
olösta frågorna äger dock inte enskilda medarbetare på Libris, utan de ansvarar KB för bl.a. genom sina
olika användargrupper.
Det tycks vara oklart vad som ska prioriteras i utvecklingen av Libris och det finns en intressekonflikt
mellan forskningsbibliotekens behov och folkbibliotekens. Med andra ord saknas en nationell samsyn för
hur den nationella samkatalogen ska utvecklas. Librissamarbetet förutsätter just precis att biblioteken
samarbetar, men vad händer när det finns olika förväntningar eller när man inte är överens? Är det då KB
bör utöva sitt myndighetsuppdrag och sin nationella överblick? Det hade onekligen varit intressant att se
hur Selmabibliotekens projekt utvecklats om KB prioriterat det med avsikten att utveckla Libris i riktning
mot en nationell samkatalog som rationellt och funktionellt hanterar den medieinformation de samtida
biblioteken och deras användare har behov av. Projektets medverkande aktörerna måste i alla fall ses som
optimala för den möjligheten: ett flertal engagerade och motiverade folkbibliotek som avsatte tid och
pengar för att maximera effekterna av sitt inträde i Librissamarbetet, den största leverantören av
biblioteksdatasystem till de svenska folkbiblioteken och en av folkbibliotekens större medieleverantörer.
Utvecklingen av Libris mot en nationell samkatalog har hittills mycket litet handlat om att anpassa Libris
till folkbiblioteken, utan mer om att folkbiblioteken anpassar sig till befintliga ramar för Librissamarbetet
och till befintliga strukturer för katalogarbetet i Libris. Selmabiblioteken har genom sitt projekt visat att
folkbibliotek kan utveckla lokal kompetens i katalogarbete och katalogisering, att de kan driva igenom
anpassningar till Libris hos både medie- och systemleverantörer och att de kan utveckla en modell för
samverkan för katalogarbetet. Selmabiblioteken har med andra ord uppfyllt de åtagaden som identifierats
åligga folkbiblioteken i skapandet av den nationella samkatalogen. Trots dessa insatser finns fortfarande
ett glapp mellan vad Libris förmår och vad folkbiblioteken behöver. Frågan är vad som är nästa steg mot
en nationell samkatalog och vem som tar initiativ till att bra blir bättre?
Sida 17 av 18
Sida 18 av 18