Transcript Utlämnanden av allmän handling vid LiU Erika Björklund

Linköpings universitet
2014-03-17
Vägledning vid begäran om utlämnande av
allmän handling vid Linköpings universitet
Begäran om utlämnande inkommer



Personen har rätt att vara anonym.
Myndigheten får inte fråga personen vad handlingen ska användas till.
Utlämnandet ska prioriteras och det ska ske skyndsamt.
En begäran om utlämnande kan inkomma på olika sätt, exempelvis:
 Brev
@ E-post
 Telefon
 Personen kommer till myndigheten och begär ut handlingen
Besvara begäran samt upplys om personens rättigheter

Om begäran inkommer via e-post, besvara mailet direkt och tala om att begäran har tagits
emot samt att arbetet med utlämnandet har påbörjats.

Meddela hur personen kan ta del av handlingen:

Läsa handlingen på plats, utan kostnad.

Få kopia på handlingen, kostnad enligt Avgiftsförordningen (SFS 1992:191).
Linköpings universitet lämnar ut kopior i pappersform och eventuell kostnad ska
betalas i förskott innan handlingen lämnas ut. Meddela vilka betalningsalternativ
som finns (läs mer i rutinen ”Intern instruktion – Avgift för kopior”, se bilaga 3).
Vid kostnad, fråga vilket betalningssätt personen vill använda.
Om begäran inkommer via e-post kan detta lämpligast göras genom att i bekräftelsen bifoga
dokumentet ”Information om avgifter för kopior vid Linköpings universitet”, se även bilaga 4,
kom då ihåg att fylla i institutionens projektnummer.

Försäkra dig om exakt vilka uppgifter personen vill ha. Kanske vill personen begränsa sin
begäran. Om personen önskar kopia av handlingen ska vi återkoppla så snart vi har den
exakta kostnaden för utlämnandet.
Avgift enligt Avgiftsförordningen:
Under tio sidor är utan kostnad. Tio sidor kostar 50 kronor och därefter kostar varje kopia
2 kronor/sida. Länk till förordningen: https://lagen.nu/1992:191
1
Linköpings universitet
2014-03-17
Förbered utlämnandet i väntan på återkoppling

I väntan på återkoppling om exakt vilka handlingar som begärs ut och eventuellt
betalningssätt letar vi fram de handlingar som kan förberedas och gör iordning för eventuell
kopiering.
Kontrollera om handlingen är en allmän och offentlig handling

Om handlingen är en allmän och offentlig handling kan utlämnandet ske utan begränsning.
Allmän handling:
En allmän handling är förvarad samt inkommen eller upprättad hos myndigheten. En
allmän handling kan vara antingen offentlig eller hemlig.
Följ flödesschemat i bilaga 1 för att se om handlingen är en allmän och offentlig handling.
Läs mer om allmänna handlingar i ”Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet –
en vägledning”, sida 6. Exempel på handlingar som inte är allmänna handlingar finns att
läsa om på sida 8-9. Sök efter ”Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet” på
http://www.liu.se
I Tryckfrihetsförordningens 2 Kap finns bestämmelser om vad som är allmän handling.
Länk till förordningen: https://lagen.nu/1949:105
2
Linköpings universitet
2014-03-17
Beslut att inte lämna ut en handling

Handlingen lämnas inte ut om:
 Handlingen inte är en allmän handling.
 Handlingen innehåller sekretess (handlingen kan lämnas ut om sekretesskyddade
uppgifter ”maskas”, d.v.s. döljs genom att exempelvis målas över så att uppgiften
inte blir läsbar).

Upplys vid utlämnandet att personens begäran har begränsats på grund av att handlingen
innehåller sekretess alternativt inte är en allmän handling. Personen kan få ett skriftligt
beslut från myndigheten där det också står hur beslutet kan överklagas ifall personen inte är
nöjd med utlämnandet.

Det skriftliga beslutet att inte lämna ut en handling ska undertecknas av
universitetsdirektören, enligt aktuell delegationsordning. Beslutet måste innehålla bilagan
med överklagandehänvisning, se bilaga 2.
Hjälp med sekretessbedömning och sekretessbeslut, kontakta:
 Ansvarig handläggare.
 Juristerna vid Universitetsförvaltningen.
 Registratorer eller arkivarier vid Universitetsförvaltningen, [email protected].
 Gäller utlämnandet ett upphandlingsärende, kontakta upphandlingsenheten vid
Universitetsförvaltningen, [email protected].
De vanligaste förekommande sekretessparagraferna vid Linköpings universitet finns
beskrivna i ”Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet – en vägledning”, sida 29.
Sök efter ”Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet” på http://www.liu.se
Att lämna ut en handling som innehåller sekretess

I vissa fall har personen som begärt ut en handling rätt att ta del av sekretessbelagda
uppgifter (exempel på detta kan vara om personen är part i ärendet, d.v.s. den person som
ärendet rör). Vid sekretess har vi möjlighet att fråga vem personen är för att kunna bedöma
om personen har rätt att ta del av uppgifterna.

Ta kontakt med juristerna vid Universitetsförvaltningen för diskussion om hur utlämnandet
ska ske och vem som får ta del av handlingen.

Om ett utlämnande av sekretessbelagda uppgifter sker måste vi se till att handlingen lämnas
ut till rätt person. Hämtas handlingen skall legitimation eller fullmakt från ombud visas. Om
handlingen skickas används rekommenderat brev eller annat sätt som kräver legitimation för
hämtning.
3
Linköpings universitet
2014-03-17
Utlämnandet

Så snart vi har alla uppgifter för att göra utlämnandet ska detta ske.
Personen kan få handlingen utlämnad genom att:
 Personen läser handlingen på plats (utan kostnad).
 Personen hämtar handlingen (eventuell betalning via bankgiro ska intygas innan
handlingarna lämnas ut).
 Personen får handlingen skickad via postförskott.
 Personen får handlingen skickad via brev (eventuell betalning via bankgiro ska
intygas innan handlingarna skickas).
Läs mer
”Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet – en vägledning”
Sök efter ”Offentlighetsprincipen inom Linköpings universitet” på http://www.liu.se
Lagar som beskriver och styr utlämnanden av allmänna handlingar
 Offentlighet- och sekretesslagen (OSL), länk: https://lagen.nu/2009:400
 Tryckfrihetsförordningen (TF), länk: https://lagen.nu/1949:105
 Förvaltningslagen (FL), länk: https://lagen.nu/1986:223
Bilagor
1.
2.
3.
4.
Flödesschema: Är det en allmän och offentlig handling?
Överklagandehänvisning
Intern instruktion – Avgift för kopior
Information om avgifter för kopior vid Linköpings universitet
4
Linköpings universitet
Bilaga 1
2014-03-17
Är det en allmän och offentlig handling?
Är det en handling?
En handling är en framställning i skrift eller bild. Det kan också
vara en upptagning som kan läsas, avlyssnas eller på annat sätt
uppfattas endast med tekniska hjälpmedel.
Inte en allmän handling
Ska inte lämnas ut
Nej
Exempel på handling: brev, e-post, sms, cd-skiva, ljudinspelning.
Ja
Är handlingen förvarad?
En handling är förvarad när den finns förvarad hos myndigheten.
Handlingen är förvarad hos myndigheten om myndigheten kan
läsa, avlyssna eller på annat sätt uppfatta handlingen med tekniska
hjälpmedel som myndigheten själv utnyttjar.
Inte en allmän handling
Ska inte lämnas ut
Nej
Är handlingen upprättad?
Ja
En handling är upprättad…
Är handlingen inkommen?
En handling är inkommen när den
anlänt till myndigheten eller
kommit behörig befattningshavare
tillhanda.
Nej
 … om handlingen är
expedierad.
 … om ärendet handlingen hör
till är avslutat.
 … om handlingen inte är
expedierad eller tillhör något
ärende blir den upprättad då
den justerats eller färdigställts.
på annat sätt.
Ja
Inte en allmän handling
Nej
Ska inte lämnas ut
Ja
En allmän handling
Kan vara offentlig eller hemlig
Finns tillämplig sekretessregel?
En allmän och offentlig handling
Nej
Handlingen ska lämnas ut
Ja
En allmän och hemlig handling
De sekretesskyddade uppgifterna
får inte lämnas ut
Läs mer i Tryckfrihetsförordningens 2 Kap. Länk till förordningen: https://lagen.nu/1949:105
Linköpings universitet
Bilaga 2
2014-03-17
2014BILAGA
Dnr LiU-
HUR MAN ÖVERKLAGAR
Vill Du överklaga detta beslut kan Du skriva till kammarrätten i Jönköping.
Överklagandet skall dock adresseras till Universitetsförvaltningen, Linköpings
universitet, 581 83 LINKÖPING och måste ha kommit hit inom tre veckor från den
dag Du tog del av beslutet.
Tala om vilket beslut DU överklagar, vilka skäl Du har för Ditt överklagande samt
vilket beslut Du önskar. Överklagandet skall vara skriftligen undertecknat av Dig
eller den person Du givit i fullmakt att företräda Dig.
Linköpings universitet kan med anledning av Ditt överklagande antingen komma
att ändra beslutet på det sättet Du önskar-eller med eget yttrande överlämna
ärendet till kammarrätten i Jönköping
Universitetsförvaltningen
Linköping universitet, intern instruktion
Bilaga 3
2014-03-17
Avgifter för kopior av allmänna handlingar
Den som begär att få ta del av en allmän handling kan göra detta genom att:
 Läsa handlingen på plats, utan kostnad.
 Få en kopia av handlingen, kostnad enligt Avgiftsförordningen.
Vid Linköpings universitet lämnas kopior av allmänna handlingar ut i pappersform.
En myndighet skall ta ut avgift för kopior av allmänna handlingar enligt Avgiftsförordningen (SFS 1992:191).
Länk till förordningen https://lagen.nu/1992:191)
Statliga myndigheter betalar inte.
Avgift enligt Avgiftsförordningen:
Under tio sidor är utan kostnad. Tio sidor kostar 50 kronor och därefter kostar varje kopia 2 kronor/sida.
Hur tar vi betalt
Avgiften för kopian kan betalas på tre olika sätt:
 Postförskott - handlingen skickas.
 Bankgiro - handlingen skickas eller hämtas. Betalningskvitto visas upp i samband med utlämnandet.
 Faktura, gäller enbart företag - handlingen skickas eller hämtas.
Betalningssätt:
Postförskott
Summan att betala är priset för kopian samt avgiften för postförskott. Namn och adress till den som
ska ha kopian krävs.
_______________________________________________________________________________
(Eventuell hantering vid din institution)
Inbetalning via BG
Inbetalning sker till BG 5050-0016
Märk betalningen med institutionens projektnummer: ______________________________
(Fyll i institutionens projektnummer)
Summan att betala är priset för kopian. Om handlingen skickas med brev behövs adressen dit
handlingen ska skickas.
Ett betalningskvitto ska visas upp i samband med att handlingen lämnas ut. Personen kan själv
maska/stryka namn och eget kontonummer på kvittot om personen vill. Efter uppvisande av kvitto
kan handlingen överlämnas eller skickas till personen.
Faktura
Gäller enbart företag. Summan att betala är priset för kopian. Namn och fakturadress till företaget
krävs. Om kopiorna ska skickas krävs även en leveransadress.
Kopiorna kan skickas till företaget eller hämtas så snart vi har fått faktureringsadressen.
Fakturaunderlaget ska innehålla summan att betala samt namn och fakturaadress till företaget.
________________________________________________________________________
(Fyll i namn och adress till den som tar emot fakturaunderlag vid institutionen)
Linköpings universitet
Bilaga 4
2014-03-17
Till den som begär ut allmänna handlingar
Avgifter för kopior av allmänna handlingar vid Linköpings universitet
Den som begär att få ta del av en allmän handling kan göra detta genom att:
 Läsa handlingen på plats, utan kostnad.
 Få en kopia av handlingen, kostnad enligt Avgiftsförordningen.
Vid Linköpings universitet lämnas kopior av allmänna handlingar ut i pappersform.
En myndighet skall ta ut avgift för kopior av allmänna handlingar enligt Avgiftsförordningen (SFS 1992:191).
Länk till förordningen https://lagen.nu/1992:191)
Statliga myndigheter betalar inte.
Avgift enligt Avgiftsförordningen:
Under tio sidor är utan kostnad. Tio sidor kostar 50 kronor och därefter kostar varje kopia 2 kronor/sida.
Hur kopiorna betalas
Avgiften för kopian kan betalas på tre olika sätt:
 Postförskott - handlingen skickas.
 Bankgiro - handlingen skickas eller hämtas. Betalningskvitto visas upp i samband med utlämnandet.
 Faktura, gäller enbart företag - handlingen skickas eller hämtas.
Betalningssätt:
Postförskott
Summan att betala är priset för kopian samt avgiften för postförskott. Namn och adress till den som
ska ha kopian krävs.
Inbetalning via BG
Inbetalning sker till BG 5050-0016
Märk betalningen med projektnummer: ____________________________
Summan att betala är priset för kopian. Om handlingen skickas med brev behövs adressen dit
handlingen ska skickas.
Ett betalningskvitto ska visas upp i samband med att handlingen lämnas ut. Den som begär ut
handlingen kan om det önskas själv maska/stryka namn och eget kontonummer på kvittot. Efter
uppvisande av kvitto kan handlingen överlämnas eller skickas.
Faktura
Gäller enbart företag. Summan att betala är priset för kopian. Namn och fakturadress till företaget
krävs. Om kopiorna ska skickas krävs även en leveransadress.
Kopiorna kan skickas till företaget eller hämtas så snart universitetet har fått faktureringsadressen.