Transcript Sektionshandboken

Sektionshandboken
7:e upplagan
ww
w.
ff.liu.se
stu
Studentkåren för utbildningsvetenskap och
Filosofisk fakultet vid Linköpings universitet
Hej!
Det här är en bok som StuFF har tagit fram för att hjälpa dig.
Oavsett om du just har börjat engagera dig eller har varit aktiv en
längre tid hoppas vi att innehållet som du hittar här kan ge dig
vägledning och goda råd.
Vi har här försökt samla all kunskap du kan tänkas behöva, alltifrån
en bredare information om universitets- och studentlivet till mer
praktiska tips om hur man bäst organiserar ett möte eller vem man
bör kontakta om man stöter på frågor eller problem.
Vi önskar dig en fortsatt rolig tid som sektionsaktiv, och kom ihåg
att det bland annat är tack vare dig som StuFF gör skillnad!
- gör skillnad
Detta är den 7:e versionen av sektionshandboken framtagen under
vårterminen 2014. När du bläddrat igenom handboken och när du
använt den i ditt arbete är vi så klart nyfikna på vad du tycker.
Vad gillade du med Sektionshandboken,
Vad var mindre bra och vad saknade du?
Mejla till [email protected] så ska vi jobba för att göra nästa
sektionshandbok ännu vassare!
Innehåll
Kontakt1
Länkar2
Organisation3
StuFF - En studentkår3
StuFFs fullmäktige3
Styrelsen5
StuFF och sektionerna6
Samarbeten, avtal och ekonomi6
SEKT och INSEKT7
Andra möten för aktiva8
Utbildningar8
Att vara en sektion10
Stadgar11
Ekonomi11
Mötesteknik14
Minnesanteckningar/protokoll18
Mer om möten21
Utbildningsbevakning22
Fest och evenemang25
Överlämning27
Fem tips att göra som nyvald styrelse
27
Tio tips för en bra överlämning
27
Kårservice30
Våra kårhus31
Lika villkor & Studenthälsan33
Kontakt
Ni får väldigt gärna kontakta oss i styrelsen! Vi har kontor både på
Kårallen Campus Valla och på Trappan Campus Norrköping.
Adresser:
StuFF, Kårallen
Linköpings universitet
581 83 Linköping
StuFF, Trappan
Campus Norrköping
601 81 Norrköping
www.stuff.liu.se
Kontaktuppgifter till styrelsen
Kårordförande
[email protected]
Studiesocialt ansvarig
[email protected]
Vice kårordförande
[email protected]
Utbildningsutvecklare för
Filosofisk fakultet
[email protected]
Informatör
[email protected]
Koordinator med sektionsansvar
[email protected]
Koordinator med externt ansvar
[email protected]
1
Utbildningsutvecklare för
Utbildningsvetenskap
[email protected]
Hela styrelsen går att nå på
[email protected]
Länkar
Här har vi försökt samla länkar som vi
tror att ni kan ha nytta av i sektionen.
StuFF
Vår hemsida innehåller mycket
användbart, exempelvis mallar
för dokument, terminsrapporter,
allt du behöver veta om kårens
styrdokument, länkar till
sektionernas hemsidor med
mera. Men framförallt finns här
nyheter om vad som är på gång
hos oss!
www.stuff.liu.se
Kårservice (sid 30)
Linköpings tre kårers serviceorganisation. Det är en ideell
förening med de tre kårerna som
medlemmar. Föreningen äger
aktiebolaget med samma namn, som
har till uppgift att förvalta och driva
våra fem kårhus
www.karservice.se
LiUs regelsystem
Universitetets egna policydokument
läggs löpande upp på:
http://regelverk.liu.se.
Lika villkor (sid 33)
Universitetes handlingsplan för
jämställdhet, genus, etnisk och
religiös mångfald, tillgänglighet
och delaktighet för personer
med funktionsnedsättning,
sexuellt likaberättigande samt för
likvärdig behandling oavsett ålder eller
könsöverskridande identitet
www.liu.se/likavillkor.
Studenthälsan (sid 35)
Studenthälsan är en studentresurs vid
LiU dit man kan vända sig för
rådgivning och stödsamtal.
Studenthälsan brukar även ordna kurser
och grupper som syftar till att man ska
må bra under sin studietid.
www.student.liu.se/studenthalsan
SFS
Sveriges förenade studentkårer samlar
en mängd nyttig information om saker
som påverkar studenters tillvaro, både i
Sverige och runtom i världen. StuFF är
medlemskår i SFS
www.sfs.se
SAH
Studieadministrativa handboken är
ett enklare guide till att förstå
universitetets regelverk.
http://sah.liu.se
2
Organisation
StuFF - En studentkår
StuFF är studentkåren för dig som studerar utbildningsvetenskap eller vid
Filosofisk fakultet vid Linköpings universitet. Med mer än 13 000 studenter utgör
vi den kår av tre vid Linköpings universitet med flest potientiella medlemar.
Precis som en stat är summan av alla sina medborgare utgörs StuFF summan av
alla sina medlemmar - dig med andra ord! Kåren arbetar för att tillvarata dina
intressen i en mängd olika frågor.
Kortfattat går det att säga att kårens övergripande mål är att skapa en så bra miljö
som möjligt för dig som student vid Linköpings universitet. StuFF består av
många olika delar, alla viktiga för att verksamheten ska fungera. Arbetet bedrivs
på två av universitets fyra campus, Valla och Norrköping, med målet att utveckla
kvaliteten på utbildningarna och att göra Linköping och Norrköping till ännu
bättre studentstäder.
Att studenterna har möjlighet att påverka vad som händer vid universitet och
högskolor är ingen hemlighet. Studentinflytandet är till och med reglerat i svensk
lag!
Det är lärarnas och studenternas gemensamma ansvar och intresse att utveckla
universitetets utbildningar. En stor och viktig del av inflytandet sker i mötet
och dialogen mellan lärare och student men det finns också andra arenor.
Ett exempel är studentkåren som är ett försök att skapa en demokratisk struktur
för att tillvarata och föra vidare studenternas intressen och åsikter. För den som
inte varit förenings- eller sektionsaktiv tidigare kan studentkårens arbetsformer
vid första anblicken verka krångliga och de flesta har någon gång frågat sig hur
det går till när studentkåren driver en fråga gentemot universitetet.
StuFFs fullmäktige
I likhet med andra demokratiska organisationer har StuFF ett högsta beslutande
organ. Detta kallas kårfullmäktige och dess 25 ledamöter väljs direkt av kårens
medlemmar, det vill säga av studenterna vid Utbildningsvetenskap och Filosofisk
fakultet.
3
Hur du gör skillnad! En snabbguide till StuFF:s organisation
Filfak och utbildningsvetenskap
Styrelsen
Studentkåren
Vi är alla en del av kåren!
När du blir medlem i StuFF
bidrar du till möjligheterna
att påverka
Universitetet
Som en av LiUs tre studentkårer
sitter StuFF med i flera grupper
och råd placerade både högt
och lågt runt om universitetet
Där verkar vi för att göra våra
studenters röster hörda!
Kårstyrelsen
Fullmäktige (FUM) väljer ut
kårstyrelsen för varje
verksamhetsår bland de
kandidater som söker. Alla de
åtta ledamöterna jobbar i
styrelsen på heltid.
StuFFs styrelse
verkar direkt för
sina medlemmar,
sektionerna och
deras respektive
utskott.
Totalt
representerar
StuFF ca 13 000
studenter på
universitetet.
Medlemmar bildar listor,
ställer upp i Kårvalet där
alla StuFFs medlemmar
får rösta, och blir på så
sätt invalda på platserna
i fullmäktige
Listor
Medlemmar
Sektioner
Utskott
T ex fadderier
och festerier
Kårfullmäktige bestämmer vilka åsikter kåren ska företräda och vilka frågor kåren
ska arbeta med. De väljer också styrelse, bestämmer budget och faställer verksamhetsplan. Med andra ord är det genom att väljas in i kårfullmäktige man som
student har störst möjlighet att styra kårens arbete.
När fullmäktige väl fattat beslut om en fråga är det kårstyrelsens ansvar att driva
den. Vägen från att en av kårfullmäktiges ledamöter får en idé till ett beslut eller
4
en åtgärd av universitetet är emellertid ofta en lång process, och därför jobbar
kåren ofta med långsiktiga planer och förändringar. Några exempel på sådant som
StuFF har varit med och arbetat fram är Campusbussen som alla studenter åker
gratis mellan Norrköping och Linköping, beslutet om att införa ett ekonomiskt
stöd för sektionernas genomförande av Nolle-P (Som idag är rankat som ett av
Sveriges bästa) och beslutet om att införa anonyma tentor (och senare: övriga
examinationsformer) på hela universitetet.
Varje år hålls val till StuFFs fullmäktige, kallat Kårvalet, då alla medlemmar har
rätt att kandidera till, och rösta på, de olika listorna (partier) som ställer upp.
Det finns olika typer av listor, allt från partipolitiska till sektionslistor. Alla
medlemmar i StuFF kan också skicka in motioner till fullmäktige i vilka de till
exempel kan föreslå att StuFF ska jobba för en viss fråga.
Styrelsen
StuFFs styrelse väljs av fullmäktige vid kårens årsmöte, kallat KONST-FUM
(konstituerande fullmäktige) inför varje verksamhetsår. Styrelsen består av 8
studenter som tagit studieuppehåll för att under ett år arbeta heltid med de frågor
som kåren driver. Styrelsen har i uppgift att verkställa det fullmäktige bestämmer
samt att representera medlemmarna i olika centrala organ på universitetet.
Styrelsen har också ansvar för den dagliga verksamheten såsom utbildningsbevakning och studentfall, medlemsrekrytering och marknadsföring, ekonomi
och projektledning.
5
StuFF och sektionerna
Sektionerna är enskilda föreningar, vars verksamhet syftar till att skapa en bättre
studiesituation för studenterna på pecifika program eller kurser. Sektionerna är för
oss mycket viktiga samarbetspartners och fungerar ungefär som kårens förlängda
arm för att komma närmare studenterna.
PIN
TE
LI N
KÖ
STA
T
T
I OCH
OM
ON
NSKAP
ETE
SV
NATIONAL
EK
Utan sektionerna skulle StuFF ha svårt att driva en del typer av frågor, framförallt
på programnivå, och på samma sätt behöver sektionerna StuFF för att driva sina
frågor vidare till universitetsnivå. Vi är beroende av varandra helt enkelt!
G S U NIVER
SI
§ocionom
..
N O R R K O P I N G
SHS F
Sektionen för slöjd, hantverk & formgivning
Samarbeten, avtal och ekonomi
För att stärka våra samarbetsband så samarbetar StuFF och sektionerna i många
frågor och skriver även avtal gällande flera av dessa. De största områdena som
skrivs avtal kring är utbildningsbevakning, medlemssystem och mottagningen av
nya studenter.
Huvudsyftet med att samarbetsavtalen skrivs är att få ett genemsamt och
långsiktigt mål om en aktiv studentrörelse som hela tiden arbetar för att
utbildningskvaliteten vid Linköpings universitet ska vara hög. Nolle-P-avtalen
skrivs för att få en garanti på att mottagningen av de nya studenterna ska fungera
på ett bra sätt.
Dessa avtal mellan StuFF och sektionerna reglerar hur de kan hjälpa varandra i
arbetet. Sektionerna arbetar ofta mycket närmare studenterna och har betydligt
större inblick i hur saker fungerar i berörda kurser och program. StuFF i sin tur
har en god överblick och stora möjligheter att påverka på fakultetsnivå och
övergripande universitetsnivå och inblick i vad som händer nationellt när det
gäller studentfrågor. Detta gör att sektionerna och StuFF är perfekta
samarbetspartners då de kan driva frågor ihop, men på olika plan!
6
För de arbetsuppgifter sektionerna tar på sig att göra får de ekonomisk ersättning
från StuFF. Bidragssystemet baserar sig på hur många studenter som läser på de
kurser eller de program som sektionen ansvarar för samt hur många av de punkter
i samarbetsavtalet som sektionen uppfyller under varje termin.
Naturligtvis innebär avtalen även att StuFF ska genomföra vissa saker utöver att
ekonomiskt stödja sektionerna. Tillsammans ordnar vi föreläsningar, organiserar
möten, deltar i gemensamma kampanjer och hjälps åt med olika problem som
dyker upp. Dessutom så anordnar StuFF sektionsutbildningar för att sektionerna
ska känna sig trygga i sina roller och ha kunskapen och verktygen för att kunna
genomföra ett så bra arbete som möjligt under sitt verksamhetsår.
SEKT och INSEKT
Det finns flera forum där sektionerna och StuFF träffas regelbundet för att
samarbeta och diskutera arbetet i studentrörelsen. Sektionernas ordföranden och
koordinatorn med sektionsansvar från StuFFs styrelse träffas under SEKT- och
INSEKT-mötena som äger rum ungefär en gång i månaden.
I SEKT träffas ordförandena från Linköping, och i INSEKT de från
Norrköping. Detta är ett öppet forum där man diskuterar vad som händer inom
sektionerna och inom StuFF och här kan man ta upp nästan vad som helst,
allt från mindre problem till större frågor eller varför inte ett projekt man gärna
vill driva tillsammans med någon annan? Dessa möten är till för att man som
sektion ska få ett naturligt och enkelt sätt att kontakta kåren och andra
sektioner, och man är därför alltid välkommen att anmäla punkter man vill ha
med på dagordningen.
7
Andra möten för aktiva
Det är inte bara sektionernas ordföranden som träffar varandra på informationsträffar, utan det gör även sektionernas utbildningsbevakare och arbetsmiljöombud. Dessa möten kretsar ofta kring kring olika teman som dels utgår från
vad StuFF huvudsakligen arbetar med för större frågor under året men även de
frågor som sektionernas representanter väcker. Ibland tas externa gäster in till
dessa träffar för att ge extra stöd och kunskap inom specifika områden. Mötena är
till för att ge sektionerna fortlöpande information och kunskap om utbildningsbevakning och arbetsmiljö men också för att StuFFs utbildningsutvecklare och
arbetsmiljöombud ska få en bättre bild av hur det ser ut på olika utbildningar
och sektioner. Dessa möten är dessutom bra tillfällen för sektionerna att utbyta
erfarenheter och lära av varandra. Genom att sektionernas och StuFFs representanter träffas regelbundet så hjälps vi åt med att med sätta upp mål kring utbildningsfrågor så att vi tillsammans får en otrolig styrka i syfte att driva frågor på ett
effektivt sätt!
Utbildningar
Varje år arrangerar StuFF flera utbildningar för hela sektioner och utskott såsom
fadderier och festerier. Här är exempel på olika utbildningar som kan finnas
under ett verksamhetsår:
Sektionsutbildning
Två gånger per år håller StuFF i sektionsutbildningar för alla sina sektioner.
Utbildningarna innehåller sådant som relationen mellan StuFF och sektionerna,
mötesformalia och annat som gör dig förberedd för ditt uppdrag.
8
Fadderutbildning - Del 1
Fadderutbildningen ges i samarbete med de andra studentkårerna LinTek och
Consensus tillsammans med Studenthälsan. Del 1 innefattar pass om
mottagningspolicyn, lika villkor, grupprocesser ur ett fadderperspektiv, konflikthantering och utbildning om studenter och alkohol. Det ges också tid till gruppdiskussioner om fadderrollen i blandade grupper. Utbildningen ges i april/maj i
både Linköping och Norrköping.
Fadderutbildning - Del 2
Del 2 av fadderutbildningen ges i direkt anslutning till att Nolle-p börjar för
alla faddrar och innefattar genomgångar och gruppdiskussioner i faddergrupper
utifrån case.
Fadderistutbildning
Fadderistutbildningen hålls under våren för nya fadderister i både Linköping och
Norrköping av mottagningssamordnarna. Utbildningen är väldigt lik den som ges
under fadderutbildningen med extra fokus på fadderiet som arbetsgrupp
Festeristutbildning
Festeristutbildningen arrangeras under våren för nya festerister i både Linköping
och Norrköping av Förenade festerier (FF) i samarbete med kårerna.
Utbildningen genomförs vid ett tillfälle och syftet är att underlätta för
festeristernas arbete och ge dem information inför det kommande året.
AMO-utbildning och UB-utbildning
Sektionernas arbetsmiljöombud och utbildningsbevakare får under sina respektive
poster extra utbildning av kåren där de får nödvändiga kunskaper och verktyg i
hur de på bästa sätt kan arbeta för bättre arbetsmiljö och utbildning.
9
Att vara en sektion
En sektion i sig är normalt en ideell förening om den har ett ideellt ändamål.
Vad innebär detta?
Sektionen har oftast inkomster som inte är skattepliktiga, typiska sådana
inkomster är medlemsavgifter samt bidrag och gåvor som är avsedda för den
ideella verksamheten. Att föreningen i sig är ideell är dock inte samma sak som
att den är helt skattebefriad, huvudregeln är att en ideell förening är skatteskyldigi samma mån som alla andra juridiska personer.
Juridisk person
En förening blir en juridisk person i och med dess bildande. Föreningen
betraktasalltså ur rättslig mening som en egen människa. Den kan då äga saker,
ha tillgångar och skulder. För att en ideell förening ska anses ha bildats krävs att
medlemmarna har fattat beslut om bildande, antagit ordentliga stadgar och valt
en styrelse som kan företräda föreningen mot tredje person. Någon registrering
eller så krävs formellt sett inte.
Organisationsnummer
En juridisk person kan få ett organisationsnummer från Skattekontoret som är
att betrakta som en organisations personnummer. Detta underlättar kontakten
med andra företag, skatteverket och banker men är inte nödvändigt för
föreningens existens.
För att få tag på blankett för att ansöka om organisationsnummer hos
Skatteverket, gå in på deras hemsida www.skatteverket.se och sök på
organisationsnummer.
Skulder
Medlemmarna har inget personligt ansvar för föreningens skulder utan det är
föreningen i sig självt som bär ansvaret. Detta innebär att skulder till andra
betalas från föreningens egna tillgångar, inte dess medlemmars.
10
Stadgar
En idell förenings stadgar bör innehålla ett antal punkter. Här är en checklista,
kolla av om era stadgar är kompletta!
• föreningens namn
• sätet (staden/orten där föreningen är verksam)
• ändamålet
• vilken verksamhet som ska bedrivas
• regler om medlemskap och
uteslutning av medlemmar
• regler för medemsavgiften, hur den ska fastställas
• uppgift om tiden för verksamhetsårets sträckning.
• regler om beslutande organ (föreningsstämma)
• regler för kallelse till föreningsmöten (föreningsstämmor)
• regler för rösträtt på föreningsstämma
• regler om styrelsen sammansättning (anta ect.), hur den väljs, mandattid och för dess arbete
• regler om hur revisorerna utses, deras antal och mandattid
• regler för ändring av stadgarna
• regler för upplösning av föreningen med en uppgift om hur eventuella kvarvarande tillgångar ska fördelas
Ekonomi
Att hålla koll på sektionens ekonomi är A och O för en bra verksamhet.
Alla sektioner har olika förutsättningar, men det finns några saker som är
gemensamma för de flesta. Här är våra tips.
Sektionens ekonomi
Förutsättningarna för att sköta sektionens ekonomi varierar mycket beroende på
hur stor verksamheten är och hur den är upplagd. Det finns dessutom ett
ganska stort antal kunskaper inom t.ex. praktisk bokföring och redovisning som
det inte finns plats för här. Vi kommer därför här fokusera mer på allmänna tips
11
gällande ekonomin, som dessutom inte bara föreningens kassör har nytta av att
ha koll på.
Att göra budget
En budget måste vara
användbar. För att man
under löpande år ska
kunna få en bild av hur
ekonomin ser ut är det
viktigt att budgetens
olika konton
överensstämmer med
den verksamhet som
bedrivs. Den måste
dessutom vara
heltäckande, d.v.s.
inkludera alla ekonomiska händelser som kommer inträffa under ett
verksamhetsår. Därför är det viktigt att man utgår från den verksamhet som är
planerad när budgeten görs, och inte bara t.ex. utgår från förra årets budget.
Dessutom är regelbundna rapporter till t.ex. styrelsen viktiga för att kunna
bedöma huruvida budgeten följs, och om verksamheten måste ändras för att
kunna hållas inom de ekonomiska ramarna.
Realism
En budget är inte en önskelista. Den bör i första hand vara realistisk.
Naturligtvis bör man kunna sätta upp ambitiösa mål kring att exempelvis få in
mycket sponsring eller hålla nere vissa kostnader, men de bör vara
genomförbara. För att inte riskera att budgeten spräcks bör i första hand
utgifter uppskattas högt och inkomster uppskattas lågt.
Vilka utgifter är för små?
Verksamhet drivs inte bara för att spara pengar. Alla kostnader bör således inte
hållas nere. Att minimera mängden pengar som läggs på administration är
naturligtvis bra, men vissa kostnadsposter innebär också aktivitet. Att ha för
smal budget för sådant som gynnar och uppskattas av medlemmarna är alltså
inte en god idé. Föreningens pengar bör genom medvetna val läggas på ett
fokuserat sätt där de behövs bäst.
12
Bokföring
Att sköta bokföring ordentligt är nyckeln till att ha ordning på pengarna. Även
om det sker väldigt få transaktioner under en period är det enklast och mest
effektivt att sköta bokföringen löpande, t.ex. som ekonomiansvarig avsätta en
särskild tid varje månad då man för in allt som hänt under perioden. Om
detta inte sker löpande är det nästan omöjligt att under perioden veta hur mycket
pengar som spenderats på olika projekt, och hur mycket man har att röra sig med
framöver.
Verifikat
Det är viktigt att alla ekonomiska händelser styrks i bokföringen. Detta innebär
helt enkelt att man skall ha kvitton, kontoutdrag etc. på allt som har hänt. Så fort
något betalats eller satts in bör verifikatet sparas och bokföras så fort som möjligt.
Observera att det nästan aldrig räcker med att personen som gjort av med
pengarna intygar vad inköpet kostade själv.
Firmateckning
Att utse firmatecknare innebär att formellt besluta kring vilka personer som har
rätt att exempelvis ta ut pengar från föreningens konto eller sluta avtal i
föreningens namn. I stadgarna bör finnas regler för hur detta skall se ut. Det är
vanligt att ideella föreningar utser två eller fler firmatecknare som skall teckna
firma i förening (med varandra), dvs. det krävs två underskrifter för att
exempelvis kunna ta ut pengar. Det är rimligt att den ekonomiansvarige samt
ytterligare någon person utses till firmatecknare, om inte stadgarna anger något
annat.
Fullmakt
Ofta finns det personer som inte är firmatecknare som ska kunna använda
sektionens konton. Det kan exempelvis vara ett utskott (som ett fadderi eller ett
näringslivsutskott) som har ett eget konto. Då löser man det enklast genom att
styrelsen ger en eller flera personer en fullmakt att använda det kontot eller att
teckna avtal för en viss sak. Kontakta gärna den bank ni använder er av för att få
reda på hur de vill att fullmakterna ska se ut.
Bokslut
När verksamhetsåret är slut är det dags att göra bokslut. Även detta går att
förklara mer i detalj, men det finns några viktiga punkter som kan vara bra att
tänka på om man är ekonomiansvarig.
13
Börja i god tid
Du bör börja med bokslutet i god tid. Det dyker ofta upp saker i bokslutet som
ser konstiga ut, och som behöver redas ut genom att helt enkelt prata med dina
kollegor. Det är alltid viktigare att bokslutet blir rättvisande än att det blir klart
fort (även om det naturligtvis inte ska dröja för länge, det är som sagt därför man
ska börja i god tid!).
Färdigbokfört?
Se till att allt är färdigbokfört innan du börjar med bokslutet. Alla verifikat skall
vara införda och alla andra åtgärder genomförda. Om ni t.ex. bestämt i början av
året att pengar som ni redan har ska flyttas på ett eller annat sätt (till eller från en
fond eller dylikt), är det bra att ha fixat det innan själva bokslutsarbetet börjar.
På ditt eget sätt
Om man använder bokföringsprogram händer det ofta att en ren utskrift därifrån
inte är särskilt pedagogiskt upplagd. Ta dig därför tid att sammanställa
informationen på ett sätt du själv förstår.
Om inte du som ekonomiansvarig själv riktigt förstår utskriftens innebörd är
risken otroligt stor att de som ska lyssna på din rapport inte heller gör det. Kolla
gärna två gånger att du inte fört över fel och att alla summor stämmer.
Mötesteknik
Inför mötet
Datum och tider
Se till att alla som berörs bokat in tider för mötena – och att bokningarna
är rätt. Det finns egentligen två varianter: att boka alla möten för en termin på
en gång (t.ex. en fast mötestid), eller att bestämma löpande (t.ex. att boka nästa
möte i slutet av varje möte).
Det spelar egentligen ingen roll
vilken modell man väljer, så
länge alla har samma information i god tid. Om man väljer att
boka många möten på en gång är
det t.ex.extra viktigt att alla blir
informerade om ändringar i det
som beslutats.
14
Information
Det är ofta bra att ha en, och bara en, tydlig informationsväg att förlita sig på när
det gäller att sprida formell information som rör mötena. Det kan med fördel
vara en maillista där t.ex. tider, dagordningar och beslutsunderlag skickas ut. I en
förening där de flesta känner varandra väl träffas man naturligtvis i många olika
sammanhang, men att ha en tydlig informationsväg just för mötena har ändå flera
poänger. Dels säkerställer man att alla berörda verkligen nås, dels gör det saker
och ting mycket enklare för den som ansvarar för mötena.
Kallelse
I god tid innan ett möte bör det skickas ut en kallelse, även om mötet varit bokat
sedan länge. Det bidrar till att undanröja eventuella missförstånd och fungerar
inte minst som en påminnelse. Glöm inte att det ska framgå vilken lokal mötet
äger rum i och den exakta starttiden. Bifoga gärna dagordningen också.
Dagordning
Varje möte bör ha en dagordning som annonserats i förväg, för att det ska bli
enklare att följa arbetet. Det är också viktigt att denna följs, både vad gäller vad
som tas upp och eventuella tider för mötet. Att lägga till viktiga punkter under
mötets gång kan vara problematiskt. Dels för att de som inte är där nekas
möjlighet att påverka, dels eftersom det inte finns så mycket tid till förberedelser.
För att undvika otrevliga överraskningar och för att göra arbetet tydligare är det
bra om t.ex. ordföranden har som rutin att på något sätt kolla med övriga ledamöter vad som bör tas upp på mötet innan dagordning och kallelse skrivs.
Beslutsunderlag
Ordentliga, skriftliga, beslutsunderlag kan ofta göra besluten och gruppens sätt
att fungera bättre. Att som ansvarig för en fråga ”tvingas” skriva ned och
strukturera sina tankar gör att man enklare kan upptäcka eventuella problem.
Samtidigt blir det tydligt för alla som närvarar vad man egentligen beslutar om.
Ett beslutsunderlag behöver absolut inte vara en formell skrivelse med högtidlig
underskrift, ett enkelt mejl eller dokument med uppstapling av förslagen räcker
ofta gott. Det hjälper också om man sammanfattar det man vill att mötet beslutar
om i slutet av beslutsunderlaget.
Under mötet
Mötestekniska val
Det är bra att utse en mötesordförande som håller ordning på mötet. I vissa
föreningar är det av tradition föreningens valde ordförande som även håller i
mötena, men man kan också med fördel rotera detta ansvar. En mötessekreterare
15
som för protokoll eller minnesanteckningar (det går också att ha en fast
sekreterare, vilket har flera fördelar) samt en eventuell justerare (se sid. 21) bör
också utses i början.
Enkel talarlista
En av de saker som ofta känns mest onaturliga när man är få på mötet eller när
alla känner varandra sedan tidigare är att ha en talarlista. Emellertid har det flera
fördelar att ordföranden noterar vem som begärt ordet och sedan delar ut det i
tur och ordning. Först och främst är det ett sätt för alla att kunna komma till tals,
och att få tala färdigt. Om det inte finns någon talarlista är det ofta de i gruppen
som tar mest plats socialt som också dominerar mötena. Det kan också vara svårt
att påpeka för en av gruppens dominerande personer att man känner sig avbruten
eller inte fått komma in i diskussionen ordentligt. Genom att ge alla samma
möjligheter att uttala sig, utan att behöva höja rösten eller avbryta någon annan,
undviker man att detta problem uppstår. Dessutom är svåra diskussioner, när man
är oense, mycket enklare med talarlista eftersom de inte lika lätt blir personliga
eller slutar med regelrätta gräl. Det är dock viktigt att använda talarlistan
konsekvent. Att ha en på alla punkter, även de oviktiga, gör att deltagarna ganska
snart vänjer sig och heller inte har några problem med att hålla sig till den när de
blir väldigt engagerade eller upprörda.
Dubbel talarlista
För att ytterligare se till att alla kan komma till tals kan man använda dubbel
talarlista. Det betyder att den som redan har yttrat sig i en viss diskussion sätts
upp på en andra talarlista, som mötet inte påbörjar förrän första talarlistan är
tom. Det innebär rent konkret att den som ännu inte sagt något i diskussionen
går före den som gjort det. Dubbel talarlista har samma fördelar som en vanlig
talarlista, men kräver mer av mötesordföranden.
Andra förslag
Ofta har en person i gruppen i uppdrag att ansvara för något som diskuteras.
Denna person har då också allt som oftast ett beslutsförslag som inte alla håller
med om. Se till att det blir tydligt vilka förslag till beslut som finns under en
diskussion. Den tydligaste men samtidigt mest formella metoden är att använda
sig av skriftliga yrkanden som på särskilda lappar lämnas till ordföranden.
Då specificeras exakt vilket beslut personerna vill att gruppen skall fatta. Denna
metod har större förtjänster ju fler man är på mötet. Om man inte vill använda
sig av skriftliga yrkanden kan mötesordföranden muntligt sammanfatta vilka
förslag hon eller han uppfattat. Det kräver dock att de som deltar i diskussionen
16
(åtminstone vid slutet av den) är tydliga med vad de vill besluta, eftersom det
naturligtvis är svårt att ta upp en uppfattning av typen »det här känns nog kanske
lite fel« till beslut. Att en diskussion slutar med att alla tror sig veta vad som
beslutats innebär tyvärr allt för ofta att de fattat saken olika, vilket skapar problem
när besluten skall genomföras.
Till beslut
När diskussionen är avslutad och alla förslag på ett eller annat sätt inkommit är
det dags att gå till beslut. Det är ofta så att alla mötesdeltagare har rösträtt, och
att man tillämpar enkel majoritet. Även om det bara finns ett förslag är det bra
att markera att mötet gått till beslut, så att alla uppfattar att punkten är på väg att
lämnas och därmed ges möjlighet att lägga till saker till diskussionen.
Vid fler än ett förslag ansvarar mötesordföranden för att beslutet och omröstningen går till på ett tydligt sätt. Detta görs med fördel genom att upprepa vilka
förslag som inkommit, och därefter genomföra omröstning. Det är viktigt att
ordföranden tydligt markerar vilket förslag som hon eller han uppfattar har fått
flest röster, för att deltagarna skall ges möjlighet att kräva att omröstningen görs
om vid tveksamheter. Allt detta kan eventuellt verka onödigt formellt, men kräver
väldigt liten ansträngning och innebär stora fördelar. Återigen: arbetet blir väldigt
mycket enklare om alla har samma uppfattning om vad man faktiskt har beslutat.
Efter mötet
Mötesutvärdering
Precis i slutet av mötet kan det vara en god idé att ha en runda där alla som
närvarat får ge sin åsikt om hur mötet fungerade. Det hjälper till i planeringen
och upplägget inför nästa gång. Det är emellertid viktigt att det inte blir en
utvärdering av de beslut som fattats, utan handlar just om hur själva mötet
fungerade. Spenderades det för mycket tid på det dåliga skämtet om blåmesar,
hade man för få pauser, kom man bort från ämnet någon gång eller var
ordföranden för hård med att följa talarlistan? Den typen av frågor kan komma
upp i en mötesutvärdering.
Minnesanteckningar/protokoll
17
För anteckningar från mötena! Gör det i vilken form som helst, och låt vem
som helst göra det. Skriv ned hela diskussionen, bara de formella besluten eller
något mittemellan, men skriv! Om det finns någon form av dokumentation från
mötena blir saker och ting ofantligt mycket enklare. Viktigt är naturligtvis att få
med vad man beslutar, men även vem som ansvarar för att olika saker blir av. Det
kan förvånande ofta bli otydligt när diskussionen slutar i ett allmänt »bra, men då
fixar det sig«. Se till att det är tydligt vem som skriver minnesanteckningarna eller
protokollet i början av mötet, och att den personen också skickar ut dem efteråt.
Det finns olika sätt att föra protokoll. Här är några av de vanligaste:
Beslutsprotokoll
Beslutsprotokoll innebär att man enbart skriver ned punktens rubrik, eventuellt
vem som föredrog den, vilka andra yrkanden som kom upp och vad som
beslutades. Fördelen är att allt blir väldigt tydligt och enkelt att skriva, nackdelen
att man kanske inte riktigt får med alla bakomliggande skäl till olika beslut.
Det kan se ut så här:
»§7. Inköp av badbollar
Anders föredrog förslaget, som innebär
- Att vi köper in 10 000 badbollar
- Att på detta spendera alla sektionens pengar
Sara yrkar
- Att endast köpa in 350 badbollar
- Att lägga resten av pengarna på ordinarie verksamhet
Beslut
- Att avslå Anders yrkande
- Att bifalla Saras yrkande
§8. Raggmunksröj 9 maj
Anna föredrog planerna för raggmunksröjet 9 maj
Beslut - Att lämna punkten efter diskussion«
18
Diskussionsprotokoll
Diskussionsprotokoll innebär att man skriver samma sak som i ett
beslutsprotokoll, men lägger till mer eller mindre text om hur diskussionen
gick. Det kombinerar tydligheten i ett beslutsprotokoll med möjligheten att få
fram hur resonemanget bakom beslutet gick, men är självfallet jobbigare att
skriva. Det kan se ut så här:
»§7. Inköp av badbollar
Anders föredrog förslaget, att köpa in 10 000 badbollar. Han menade att detta skulle kunna
innebära att sektionen gör en historisk insats (och får enorma mängder PR) genom att kunna
förse nästan alla studenter vid Filosofiska fakulteten och Utbildningsvetenskap med varsin
badboll inför sommaren. Det skulle visserligen ta upp alla sektionens resurser, men eftersom
han ändå ska sluta i styrelsen snart spelade detta inte så stor roll. De flesta i styrelsen höll på det
stora hela med om att badbollar är bra för studenterna, men diskuterade också det
problematiska i att just vår sektion skall ta ansvar för att bjuda alla på varsin. Sara
menade att det är mycket rimligare att bjuda alla sektionens medlemmar på badboll inför
sommaren, samtidigt som man ändå kan köpa in några extra att dela ut på campus för
marknadsföringens skull. 350 totalt borde räcka, och det ger dessutom fördelen att det finns
pengar kvar till allt annat.
Anders yrkar
- Att vi köper in 10 000 badbollar
- Att på detta spendera alla sektionens pengar
Sara yrkar
- Att endast köpa in 350 badbollar
- Att lägga resten av pengarna på
ordinarie verksamhet
Beslut
- Att avslå Anders yrkande
- Att bifalla Saras yrkande
§8. Raggmunksröj 9 maj
Anna berättade att hon kollat upp
möjligheten att erbjuda extra fläsk till raggmunkarna, men att det tyvärr inte fungerade
eftersom det inte i dagsläget finns nog med stekpannor. Lisa frågade om det kommer att finnas
mjölk till raggmunkarna, och fick svaret att det självklart erbjuds mjölk då det nästan är
omöjligt att dricka något annat till raggmunk för att det ska bli gott. Lokalen är nu bokad och
deltagarantalet beräknas till ca 100 personer. Lingonsylten är snart färdig, Anton skall bara
köpa extra socker först.
19
Beslut
- Att lämna punkten efter diskussion«
Minnesanteckningar
Minnesanteckningar är ett mindre formellt sätt att skriva, där man återger diskussionen och besluten i en friare form. Viktigt är dock att det fortfarande framgår
vad man egentligen kom fram till. Det hela kan se ut så här:
»§7. Inköp av badbollar
Anders föredrog förslaget, att köpa in 10 000 badbollar. Han menade att detta skulle kunna
innebära att sektionen gör en historisk insats (och får enorma mängder PR) genom att kunna
förse nästan alla studenter vid filosofiska fakulteten och utbildningsvetenskap med varsin badboll inför sommaren. Det skulle visserligen ta upp alla sektionens resurser, men eftersom han
ändå ska sluta i styrelsen snart spelade detta inte så stor roll.
De flesta i styrelsen höll på det stora hela med om att badbollar är bra för studenterna, men
diskuterade också det problematiska i att just vår sektion skall ta ansvar för att bjuda alla på
varsin. Sara menade att det är mycket rimligare att bjuda alla sektionens medlemmar på badboll inför sommaren, samtidigt som man ändå kan köpa in några extra att dela ut på campus
för marknadsföringens skull. 350 totalt borde räcka, och det ger dessutom fördelen att det finns
pengar kvar till allt annat.
Mötet beslutade efter en lång diskussion att gå på Annas linje.
§8. Raggmunksröj 9 maj
Anna berättade att hon kollat upp möjligheten att erbjuda extra fläsk till raggmunkarna, men
att det tyvärr inte fungerade eftersom det inte i dagsläget finns nog med stekpannor. Lisa
frågade om det kommer att finnas mjölk till raggmunkarna, och fick svaret att det självklart
erbjuds mjölk då det nästan är omöjligt att dricka något annat till raggmunk för att det ska bli
gott. Lokalen är nu bokad och deltagarantalet beräknas till ca 100 personer. Lingonsylten är
snart färdig, Anton skall bara köpa extra socker först. Arbetet går vidare, och vi ser alla
fram emot ett lyckat raggmunksröj den 9 maj.«
Mer om möten
Justering
Om man för mötesprotokoll behöver det ofta också justeras. Rent konkret
innebär det att en person förutom den som förde protokollet skriver på för att
intyga att det som står även var det som faktiskt beslutades. Det görs av en
justerare som utses i början av mötet. Hur detta fungerar beror lite på vad som
står i föreningens stadgar, men är en god idé eftersom man då ytterligare kan
säkerställa att allt blivit rätt. Kom ihåg att även om det nästan aldrig är så att
någon medvetet försöker manipulera besluten, kan det vara lätt att som
mötessekreterare glömma saker eller råka skriva fel. Det är först när ett protokoll
justerats som ett beslut börjar gälla!
20
Beslutsuppföljning
Bland det mest demoraliserande en grupp kan vara med om är att komma på en
superbra idé, med stor entusiasm besluta sig för att genomföra den och någon
månad senare upptäcka att inget har hänt. Därför är det bra med ett system för
beslutsuppföljning som täcker åtminstone de viktigaste projekten. Det behöver
inte vara svårt, utan det räcker med att man helt enkelt skriver ned en särskild
lista över de saker som beslutats, när de ska vara gjorda och vem som ansvarar.
Denna lista kan man sedan gå igenom vid tillfälle för att alla ska få koll på hur
läget är.
Absolut viktigast
Oavsett hur man väljer att lägga upp sina möten finns det en grundläggande
regel: metoden skall vara förankrad i gruppen. Talarlista eller inte, yrkanden hit
eller dit, tider för kallelser och ansvarsområden – överlägset viktigast är att
alla är överens i förväg om hur man
vill att det ska fungera. Detta skall
sedan efterföljas tills gruppen beslutar något annat. En god idé är att ha
ett möte precis när man tillträtt sina
uppdrag där man diskuterar hur man
vill att mötena ska fungera och vilka
förväntningar personerna i gruppen
har på arbetet i stort.
21
Utbildningsbevakning
Alla sektioner har en eller flera utbildningsbevakare och det är framförallt dessa
som brukar delta på utbildningsbevakarträffarna. Vad som ingår i uppdraget att
vara utbildningsbevakare regleras till stor del av det avtal sektionen och StuFF
skriver, det kan även skilja sig en hel del åt från sektion till sektion då både
utbildningar som sektionerna ansvarar för och sektionernas struktur skiljer sig åt
på många olika sätt.
Överlag går det att säga utbildningsbevakarna i sektionerna
framförallt har fyra uppgifter:
• att sammanställa och följa upp studenternas åsikter om utbildningen
- att representera studenterna
- att bevaka och främja utveckling av utbildningen
• att hjälpa enskilda studenter med utbildningsrelaterade frågo
Viktigt vara aktiv part
Den viktigaste av dina uppgifter som utbildningsbevakare är att vara en aktiv
part i att utveckla utbildningen, så att den ständigt förbättras och blir sådan som
vi studenter vill ha den. Dels sker det genom att förändra enskilda kurser till det
bättre, men också genom att förändra utbildningens struktur och upplägg. Det
kan till exempel handla om att flytta kurser mellan olika terminer, ändra olika
moment i kurser, lägga ned inaktuella kurser eller skapa nya. Det finns ett stort
antal människor som på olika sätt har inflytande över utbildningen. De som
arbetar inom programmet är i allmänhet väldigt intresserade av studenternas
åsikter, så var inte rädd för att prata med vem som helst. Försök att identifiera
vilka som är nyckelpersonerna för utbildningen och skapa goda personliga
relationer till dem. Förankra dina idéer och förslag hos dem först, gärna innan
de kommer upp till diskussion på ett möte. Var dock inte rädd för att kasta fram
idéer direkt på möten också, men många är reflexmässigt negativa till nya saker
första gången de hör dem.
Programråden viktiga
Varje program leds av en programansvarig. Hon eller han har det högsta ansvaret
för utbildningen, dess innehåll, form och kvalité. Ofta har han eller hon visioner
och idéer om utbildningen i stort, men dålig koll på enskilda kurser. De flesta
programansvariga är mycket lyhörda för studenternas åsikter och idéer. Försök
att ha en god kontakt med den som är programansvarig. En god idé kan vara att
ni bestämmer att du och programansvarige ska träffas en gång i månaden för att
22
diskutera situationen på utbildningen.
En viktig typ av möten är de så kallade programråden som ska finnas på varje
program. Här bör den som är ansvarig för utbildningsfrågorna i sektionsstyrelsen
ingå, samt ytterligare några studenter som är så representativa som möjligt för
studenterna på utbildningen. Programrådet är rådgivande till programansvarig
och ett forum för information och diskussion. Programrådet behandlar frågor
som ligger inom programansvarigs ansvarsområde såsom budget, samordning av
programmets olika delar och verksamheter, löpande utvärdering av programmet
och uppföljning av utvärderingar, revision av utbildningsplaner, bevakning av
studieresultat samt kvalitetssäkring. Den verksamhetsberättelse som
programansvarig årligen lämnar till fakultetsnämnden bör också diskuteras i
programrådet. Inom utbildningsvetenskap motsvaras programråden av så kallade
Team, som har i stort sett liknande uppgifter som filosofiska fakultetens programråd.
En sak som är viktig att komma ihåg är att alla studenter som är representanter
för studenterna, så kallade studentrepresentanter, utses av kåren och inte av
sektionerna. Sektionerna brukar dock på uppdrag av StuFF föreslå studentrepresentanter till bland annat olika institutionsstyrelser, så var noga med att ta
reda på av era företrädare vilka styrelser och grupper ni ansvarar för att föreslå
studentrepresentanter till samt att föra en dialog med StuFFs koordinator med
sektionsansvar, som antagligen har bättre koll än företrädarna på vilka poster som
finns, vilka som vilka sektioner kan ta, som kan flytta runt olika poster mellan
sektionerna och vet vilka som är upptagna. Koordinatorn har inte alltid en f
örteckning över vilka poster som en viss sektion haft tidigare, och kan mycket väl
ha hunnit ge posten till någon annan. Att studentrepresentanterna väljs av StuFF
innebär bland annat att StuFF ansvarar för att ordna speciella utbildningar för
studentrepresentanter samt ingår särskilda personliga avtal med dessa. Det innebär även att studentrepresentanterna behöver sätta sig in i kårens åsiktsprogram
där det står vad StuFF tycker i olika frågor, vad som finns med i det åsiktsprogrammet bestämmer fullmäktige om.
Ett viktigt verktyg i arbetet med att utveckla universitetets utbildning är
naturligtvis de kursvärderingar som universitetet enligt lag är skyldigt att
genomföra och sammanställa på varje kurs. Ur dem kan du som utbildningsbevakare få många tips på hur utbildningen skulle kunna utvecklas.
23
Att hjälpa enskilda studenter
Ibland händer det att studenter hamnar i kläm i sin utbildning eller blir
felbehandlade av universitetet. Det kan gälla exempelvis tentor som inte blivit
rättade i tid, att man inte får rätt till omtenta, att det blir problem med
tillgodoräknande av kurser som lagts ned m.m. Det kan vara svårt att ensam stå
emot en föreläsare, programledningen med flera, särskilt när man inte närmare
vet vilka regler som gäller.
Här har du som utbildningsbevakare en möjlighet att hjälpa studenten med
information kring regler och rättigheter. Det kan handla om att gå igenom
kursplanen med studenten för att se vad som egentligen gäller på kursen, eller att
hitta aktuella passager i universitetets regelsamling. I rutan nedan hittar du 5 bra
tips att känna till när det gäller att läsa en kurs.
Det är dock mycket viktigt att skilja på din roll som utbildningsbevakare och de
personer som faktiskt arbetar professionellt med att hjälpa studenter. Varje
utbildning har en eller flera studievägledare knutna till sig. De kan diskutera
studentens studiesituation via enskilda samtal och har tystnadsplikt.
Studievägledarna jobbar också med olika former av stöd till studenter och kan
tillsammans med programledningen upprätta individuella studieplaner m.m.
De två utbildningsutvecklarna och studiesocialt ansvarig i StuFFs styrelse har
också befogenhet och kunskap i att hjälpa studenter med olika problem, både
studierelaterade, arbetsmiljömässiga och studiesociala.
1. Alla program och kurser skall ha en utbildnings- respektive
kursplan som universitetet är skyldigt att följa.
2. Titta på kursplanen innan du börjar på kursen – då vet du vad
du ger dig in på och kan kräva av kursen.
3. Du skall ges tillfälle att utvärdera kursen du läst och framföra
dina synpunkter. Du skall även få ta del av sammanställning
av utvärderingarna.
4. Examinator ska hålla en skrivningsgenomgång eller utge ett
skriftligt lösningsförslag efter varje skriftlig tentamen.
5. Glöm för all del inte att registrera dig på kursen så att du får
skriva tentan och kan få ut dina poäng.
24
Har studenten problem av mer fysisk eller psykisk karaktär kan Studenthälsan ge
mer kvalificerad hjälp. Du hittar till Studenthälsan på
www.student.liu.se/studenthalsan
Hur man ska gå tillväga när man hjälper en student varierar naturligtvis
från fall till fall, men nedan följer en lista på några steg i vilket det vanligtvis är
passande att arbeta utifrån kring studentärenden.
• Be studenter att berätta om situationen, sätt dig ner och lyssna vad
hon/han har att säga.
• Ta kontakt med de personer som är inblandade i det aktuella
problemet. Kan det kanske röra sig om ett missförstånd?
• Om problemet handlar om en specifik kurs så diskutera problemet
med berörda lärare på kursen. Varje kurs har en kursansvarig.
Fest & evenemang
Vid evenemang där man skall servera alkohol måste man ansöka om alkoholtillstånd. Ansökningsblankett finns på kommunens hemsida och det är
blankett LK2176 (Ansökan om servering av alkoholdrycker vid enstaka tillfälle)
som skall användas. Man skall med ansökan skicka med en karta över lokalen/
området.
Glöm inte bort att markera »vin« om ni har tänkt sälja cider. För att få servera
alkohol måste ni servera något att äta - om det inte framgår av »Tillställningens
art« att ni kommer att servera mat (»sittning« är tillräckligt, »fest« är det inte),
måste ni skriva detta på ansökan, gärna under rubriken »Tillställningens art«.
Då ni kommer att servera maten till ett slutet sällskap behöver ni inget
ytterligare tillstånd för att få servera maten.
Att ni måste servera mat gäller under hela den tid som alkoholen serveras. Man
kan alltså inte ha en sittning och sedan fortsätta att servera alkohol utan att
dessutom erbjuda gästerna möjligheten att köpa något att äta. Dessutom måste
minst ett alkoholfritt alternativ erbjudas.
25
Om ni har tänkt vara på allmän plats måste ni söka tillstånd från polisen för att få
vara där. Ansökningsblankett finns på polisens hemsida och det är blankett RPS
520.1 10-01 (Ansökan tillstånd ordningslagen) som skall användas.
Ni skall göra en ansökan om »begagnande av offentlig plats«. Glöm inte bort att
skicka med en karta över platsen (det räcker med en karta från www.eniro.se eller
liknande). För att kunna få tillstånd om att servera alkohol på en offentlig plats
måste ni skicka med polisens beslut med »Ansökan om servering av
alkoholdrycker vid enstaka tillfälle«. Platsen måste dessutom spärras av så att det
är tydligt var gränsen för alkoholtillståndet går. Under mottagningsperioden
brukar vanligtvis kårernas mottagnignsansvariga vara behjälpliga i
administrerandet av dessa former av ansökningar och blanketter.
När man har en fest där man har ett alkoholtillstånd får ingen medhavd alkohol
finnas i lokalen, utan all alkohol måste ha köpts in av ansvarig för tillställningen.
All personal som serverar alkohol måste dessutom vara helt nykter. Om någon
alkohol ingår i ett biljettpris måste det finnas ett annat alkoholfritt alternativ
- man får aldrig tvinga någon att betala för alkohol som denne inte vill ha.
26
Överlämning
Fem tips att göra som nyvald styrelse:
1. Utse firmatecknare
Firmatecknare är den eller de personer som har befogenhet att teckna avtal och ta
ut och sätta in pengar på föreningens konto osv. Ibland när man ska göra något
i egenskap av firmatecknare kan det krävas utdrag ur årsmötesprotokoll, där det
framgår att man har rätt att teckna avtal för föreningen.
2. Fixa kontaktuppgifter
Kontakuppgifter vill vi alla ha. Skaffa ett straffregister med foto, namn, mejl och
mobilnummer. En idé är att skaffa, eller för den delen ändra era mailadresser. Om
ni har [email protected] kan ni dkicka ett mail till Kårservice ([email protected].
se) så fixar de flera mailladresser!
3. Kontakta programansvarig
Alla program har en programansvarig. Kontaka henne eller honom och
presentera er. Ett utmärkt tillfälle att även visa vilka ni är och att ni är intresserade
av ett gott samarbete ett år framöver.
4. Gå igenom era dokument
Det är alltid bra att gå igenom era stadgar och policydokument så att ni vet vad ni
arbetar mot, glöm heller inte att kolla på avtal såsom samarbetsavtalet och
mottagningsavtalet med StuFF.
5. Använd era resurser
Använd er av de gamla rävarna. Gamla styrelsen sitter säkert på bra vanor och
idéer. Glöm inte heller att StuFF gärna hjälper till när de kan.
Tio tips för en bra överlämning:
Här är tio bra tips för att fixa en så bra överlämning som möjligt när det är dags
för er att lämna över till nästa styrelse. Studentföreningar skiftar oftast till en helt
ny styrelse efter ett år. Detta medför att det inte är allt för ovanligt att bra saker
som gjorts glöms bort och måste uppfinnas igen av nya personer. Men det går
att undvika om den gamla och nya styrelsen samarbetar och följer våra tips här
nedan.
27
1. Skriv och läs testamenten
Skriv ner vad ni gjort och hur ni gjort det. Men glöm inte bort att ta en titt i de
redan befintliga testamenten som skrivits av dina företrädare. Det är inga
dokument som behövs visas upp för sektionens medlemmar utan ska skrivas på
ett enkelt sätt som vänder sig från den personen som haft ett visst uppdrag till
dennes efterträdare. Testamenten fungerar ofta som ett stort stöd, särskilt i början
när man är ny på en post. Det kan vara skönt att få lite konkreta tips och idéer på
hur det går att göra med olika saker och vad som är extra viktigt att tänka på.
2. Läs in er
Läs in er på sektionens styrdokument och se till att den gamla och den nya
styrelsen går igenom dessa ihop. Vad säger sektionens stadgar? På vilka sätt går det
att tolka dessa? Vad finns det för fler styrdokument än stadgarna som gäller för
just er sektion? För varje verksamhetsår bör en verksamhetsberättelse skrivas där
man i stora drag tar upp vad som gjorts under året, denna är en viktig del när
sektionens medlemmar ska ta ställning till om de kan ge sektionsstyrelsen
ansvarsfrihet. Naturligt vis är det jättebra om den nya styrelsen noga läser igenom
verksamhetsberättelsen för föregående år och även gärna för flera år tillbaka då
dessa kan ge en ganska bra bild av vad som hänt i sektionens historia.
3. Gå parallellt
Ha en överlämningsperiod där gamla styrelsen och nya styrelsen går parallellt.
Det är inte alltid så lätt att bara sätta igång och genomföra ett arbete och det kan
vara skönt och bra att få ha varit med på lite möten med sina företrädare innan
man själv har det riktiga ansvaret. Att ha en period då man går parallellt innebär
även att man som ny får möjlighet att bli pressenterad för olika viktiga samarbetspartner, något som är mycket viktigt för att det hela ska flyta på smidigt!
4. Få med båda delar
Se till att överlämningen både innehåller delar då de nya får direkt hjälp av den/
de som haft samma post eller ansvarområde, men även av hela föregående styrelse
om sådant som mer handlar om styrelsearbetet i stort!
5. Delta i StuFFs sektionsutbildning
Här får du som ny grunden i bland annat mötesteknik, övergripande juridiska
bestämmelser för föreningar så som sektioner, hur StuFF och sektionerna
samarbetar samt att ni även får träffa massa folk från andra sektioner.
28
6. Lär känna varandra
Kanske känner flera i styrelsen varandra redan innan de hamnar i samma styrelse.
Det är dock viktigt att tänka på att lägga tid i början på att lära känna varandra
och ta reda på hur man ser på olika saker som har med sektionsarbetet att göra.
Se även till att lära känna era företrädare, då blir det betydligt enklare att höra av
sig och ställa frågor. Ha någon enklare form av teambuilding. Ett starkt tips är
att göra olika värderingsövningar kring sånt som har med sektionsarbete att göra.
Exempel på övningar återfinner ni längre fram i denna bok.
7. Fixa praktiska saker
Se till att greja de saker som står under avsnittet »fem bra sakerna att göra när
man skiftat« i denna bok.
8. Gör en årsöversikt
Se till att nya och gamla styrelsen gemensamt går igenom alla de rutinsaker som
sektionen årligen ska göra och när dessa saker lämpligt kan ske under året. Hur
ser det typiska verksamhetsåret ut? När ska aktivitet X och Y genomföras under
året?
10. Sätt upp mål med ert arbete
Olika sektioner arbetar på olika sätt. Vissa sektioner har en verksamhetsplan där
medlemmarna i sektionen bestämt vad som ska arbetas med. Andra har så att
medlemmarna besluta lite mer löst om olika områden eller mål som ska uppnås
under verksamhetsåret och ytterligare andra sektioner har det ännu mer löst så
att det framförallt ligger på styrelsen vad för speciella frågor som ska drivas under
verksamhetsåret. Ta dock tid att diskutera igenom vad ni vill åstadkomma under
ert verksamhetsår.
På vilka sätt ska ni få
er sektion att bli ännu
bättre? Vilka ungefärliga
tidsramar kan ni sätta
upp för olika projekt?
Går det att få
uppgifterna
utspridda på ett bra sätt
över verksamhetsåret?
29
Kårservice
Kårservice är precis vad det låter som - service till
kårerna och deras medlemmar - vi studenter!
Som sektionsaktiv är det bra att känna till följande
områden inom Kårservices regi:
Kårser
NAVET I STUD
Studiemedelsombud
Har du frågor eller problem som gäller studiemedel
och CSN? Kontakta studiemedelsombuden som kan
ge dig både hjälp och råd. Studiemedelsombudens uppgift är att hjälpa studenter
föra fram sitt budskap till CSN. Tjänsten tillhandahålls av Juristgruppen i
samarbete med Kårservice. Hör av dig några dagar i förväg juristgruppen.lkpg@
gmail.com för att boka ett personligt möte!
Handlån
När du väntar på CSN eller annan inkomst kan Kårservice ge dig som är medlem
i någon av kårerna ett handlån om max 5000 kronor i 7 månader. Du måste
personligen lämna in ansökan på Kårservice expedition, samt uppvisa giltig
legitimation.
IT-frågor
Kårservice har som uppgift att hantera studentföreningars / sektioners / nationers
IT-relaterade frågor. Det som Kårservice ansvarar för är:
- Fasta nätverket på Kårallen
- Domänpekning av studorg-domäner
- Administration av webbhotell för studentföreningar
Frågor som rör egna webbsidor samt punkterna ovan skickas till [email protected].
se. Övriga frågor hänvisas till LiU-IT:s kundcenter.
Vill din förening ha en hemsida via Kårservice ska ni vara LUST-godkända.
Ert domännamn blir x.studorg.liu.se om ni inte köper en egen .se/.nu eller
annan domän, annars får ni hemsidan utan kostnad. För att få ett webbkonto
måste du som är ordförande i sektionen/föreningen skicka en e-post till
[email protected], där det framgår vilken förening/sektion det är frågan om,
vilket namn webbplatsen skall ha samt vilken person som ska erhålla inloggningsuppgifter och bli administratör.
30
Våra kårhus
Kårallen
Kårallen fyller funktionen som administrativ byggnad på dagtid och festlokal
kvällstid. På Kårallen hittar du bland annat Kårservice expedition, en bokhandel,
en restaurang, Sektionscafé Baljan, LIU-store, studentkårerna StuFF och LinTek,
boendeservice med mera. Då många studentföreningar hyr lokaler i Kårallen
blir kårhuset en naturlig samlingspunkt för studenter, inte minst genom de stora
fester som olika sektioner och föreningar ordnar varje år.
Sittningslokaler & kapacitet: Gasquen 120 personer,
Matsalen: 400 personer (Bokas via Eurest)
Mat & dryck: All sorts dryck förbokas genom Kårallens
driftchef. Ingredienser beställs via Kårallens driftchef. Maten
lagar man själv och man har tillgång till ett fullutrustat kök.
Det går även att catera från exempelvis HG eller NH.
På Kårallen arrangerar man festen själv. All planering och kontakt sker mot
Kårallens driftchef, [email protected], och dagsansvariga.
Trappan
Kårhuset Trappan är det självklara navet i Norrköpings studentliv. På dagarna
finner du här studieplatser och på kvällstid anordnas pubkvällar, sittningar och
eftersläpp/kravaller. Trappan har de perfekta lokalerna för
sittningar, konferens infokvällar eller en mer avslappnad
pubkväll.
Sittningslokaler & kapacitet: Stora salen, upp till 200
personer. Mat & dryck: Pubmeny och sittningsmeny
För bokning och frågor kontaktar du driftechefen på [email protected]
NH - Nationernas hus
Nationernas Hus är ett studentställe med många ansikten. Dagtid bedrives
lunch- och caféverksamhet medan det på kvällen agerar restaurang och pub med
fullvärdig à la carte-meny. Fredagar och lördagar erbjuds det
nattklubb med
musik mixad av egna DJ’s. Nationernas Hus syftar till att
bedriva en
31
studentverksamhet som sträcker sig över sektionsgränserna och blandar Linköpings studenter till en skön
mix i en trevlig atmosfär.
Sittningslokaler & kapacitet: Scholanders sal 220 personer, C-salen 64 personer,
Klubben 40 personer. Scholanders sal samt C-salen har en nedsänkningsbar vägg
som kan öppnas upp och möjliggör plats för 280 personer.
Mat & dryck: A la Carte-meny, trerättersmeny
För boknings och allmänna frågor, kontakta evenemangsansvarig
[email protected]
[hg] - Ryds Herrgård
Ligger i hjärtat av bostadsområdet Ryd. [hg] är Linköpings äldsta studentställe och har funnits i studenternas
drift sedan 1968. [hg] har sedan 80-talet bedrivit pub och
festverksamhet för Linköpings studenter.
Sittningslokaler & kapacitet: Stora sittningssalen 90
personer, lilla sittningssalen 60 personer, Bistro 40
personer. Mat & dryck: Diner med bordsbokning,
sittningar, catering och pubmeny att erbjuda med olika menyer.
För att arrangera på [hg] kontakta främst driftchefen på [email protected]
Örat
På den före detta öronkliniken och numera kårhus Örat kan
du ta en fika eller varför inte en öl på torsdagskvällarna
när dörrarna för PUB Örat öppnar. Ska du ha fest eller en
annan trevlig tillställning finns festlokalen att hyra till en
billig peng.
Sittningslokaler & kapacitet: Festlokalen 80 sittande, hela
planet 150 personer. Mat & dryck: Café, lunch och
pubmeny. Vid uthyrning har man tillgång till ordentligt
kök där man tillagar maten själv.
För arrangemang på Örat kontakta driftcehefen på [email protected]
32
Lika villkor & Studenthälsan
Lika villkor
Linköpings universitet ska motverka alla former av kränkningar av studenters
integritet. En likvärdig behandling av alla är uttryck för demokrati och jämlikhet.
När en student upplever sig kränkt är det viktigt att veta hur processen ska
hanteras och till vilka studenten kan vända sig. Man kan välja informell eller
formell ärendehantering. Huvudsyftet i båda fallen är att få det kränkande
beteendet att upphöra.
En informell hantering innebär t.ex. att den utsatte kan prata med personen i
fråga, ensam eller tillsammans med någon annan. Nedan följer ett antal viktiga
kontaktpersoner:
• Studentkåren StuFF
• Studenthälsan
• Studierektor eller programansvarig
• Studievägledare
• Arbetsmiljöombud
• Koordinatorer för lika villkor
• Diskrimineringsombudsmannen
Det är viktigt att känna till att det är endast Studenthälsan som har tystnadsplikt
enligt sekretesslagen.
En formell ärendehantering ställs till universitetet genom den biträdande
universitetsdirektören som ansvarar för att en utredning sker. Handlingar i en
formell utredning blir diarieförda, och möjligheter att sekretessbelägga uppgifter
är begränsade.
En utredning sker där universitets jurister bistår. En rådgivande grupp kan
kopplas in beroende på ärendets karaktär. Beslut om fortsatt handläggning fattas
av vicerektor för lika villkor när det rör studenter. Rektor beslutar om
överlämning till nästa instans.
33
De insatser som kan bli inkopplade som resultat av en formell utredning är:
disciplinnämnden, personalansvarsnämnden och Statens ansvarsnämnd.
Exempel på följder: varning, avstängning eller löneavdrag. En annan följd kan
vara att det sker någon form av återkoppling till fakulteter, avdelningschef,
kursanvarig m fl.
Tänk på att:
• Du har rätt att bli behandlad med respekt
• Universitetet har en skyldighet att arbeta för att arbetsmiljön är fri
från kränkande särbehandling, diskriminering och trakasserier
• Det är inte ditt fel om du har blivit kränkt
Ovanstående information är hämtad
från ”Kränkande särbehandling,
diskriminering och trakasserier –
ärendehantering vid LiU”.
Dokumentet i sin helhet finns
tillgänglig på:
www.liu.se/likavillkor/policy
StuFF arbetar aktivt med att uppnå
lika rättigheter för studenterna
vid Filosofiska fakulteten och
Utbildningsvetenskap genom att
representera dem i det som kallas Strategigruppen för Lika Villkor. Här arbetas
konkreta åtgärder fram för att studenter och anställda ska känna sig respekterade
och väl bemötta vid LiU. Dessa åtgärder finns nedskrivna i en årligen uppdaterad
strategi- och handlingsplan som gäller för hela universitetet.
Exempel på detta kan vara att information om LiU ska finnas på andra språk än
svenska, att se över hur tillgänglig arbets- och studiemiljön är på LiU ur ett
funktionshinderperspektiv och att underlätta för studenter med
barn att kombinera studier med föräldraskap.
34
StuFF samarbetar också tillsammans med de andra kårerna vid LiU för att se
till att studenterna vid LiU ska känna sig rättvist behandlade.
På StuFFs hemsida kan du hitta vår egen handlingsplan för Lika Villkor. Där
framgår bl.a. att Lika Villkor ska vara en del av mottagningen för nya studenter
och StuFFs hemsida ska utformas så att den är tillgänglig för personer med
funktionshinder.
Utöver detta har StuFF regelbundet olika studentfall som rör diskriminering och
särbehandling. Vi kan hjälpa studenter genom att stötta, ge råd och se till att
studenter blir rättvist behandlade.
Studenthälsan
Att må bra är en god grund för lyckade studier. Vänd dig till Studenthälsan på
universitetet när balansen i vardagen rubbbas av fysisk eller psykisk ohälsa och din
studieförmåga försämras. Studenthälsan arrangerar också en rad workshops och
kurser inom bl a stresshantering, sömn, självkänsla, och Mindfulness.
Fokuspunkter för Studenthälsan:
35
• Sätter studenten i centrum.
• Bedriver förebyggande hälsovård genom föreläsningar, kurser, workshops och information.
• Ansvarar för kris- och katastrofstöd till studenter vid
särskilda händelser.
• Ansvarar för fadderutbildningen i samarbete med kårerna.
• Arbetar för goda och sunda studieförhållanden för studenterna.
• Erbjuder samtal/rådgivning hos kuratorer, leg.psykoterapeuter, leg.
sjuksköterskor, samtalscoach och dyslexipedagog. Besök erbjuds inom två veckor efter kontakt med Studenthälsan.
• Alla har tystnadsplikt - Personalen vid Studenthälsan har sekretess enligt Offentlighets- och sekretesslagen (SFS 2009:400)
• Alla besök är avgiftsfria.
• Kontakter med Studenthälsan journalförs enligt Patientdatalagen
(SFS 2008:355) - Tag med ID-handling vid ditt första besök för att
garantera patientsäkerhet (SOSFS 1992:2)
Kontakt
Campus Valla, hus Zenit.
Campus Norrköping, Kåkenhus plan 3
Campus US, Studentenheten - Hugo Theorells Torg, ingång 55
E-post: [email protected]
Telefon: 013 - 281016
36
•
Vad gör StuFF?
•
Hur lyckas man under ett år i sektionen?
•
Hur fungerar en bra överlämning?
•
Till vem ska jag vända mig när jag behöver hjälp?
Dessa frågor och många fler svarar vi på i denna handbok.
Allt innehållet är till för er som är sektionsaktiva och är fylld av
tips och smarta råd, allt för att underlätta ert arbete.
Hittar ni inte svaret på era frågor i denna handbok så
är det alltid fritt fram att kontaka StuFFs styrelse på
[email protected]
Lycka till och glöm inte att ha kul!
Kårallen
Linköpings Universitet
581 83 Linköping
Våning 3
Trappan
Linköpings Universitet
601 81 Norrköping
Entréplan
www.stuff.liu.se