Transcript 10 enkla steg för införande av ett systematiskt socialt ansvarstagande
10 enkla steg för införande av ett systematiskt socialt ansvarstagande
... Och de 10 vanligaste fallgroparna Systematiskt arbete med socialt ansvar
CSR-arbetet anpassas till den individuella
Ansvarsfullt företagande
Socialt ansvarstagande (eng. CSR, Corporate Social Responsibility) innebär att en organisation tar ansvar för affärsverksamhetens påverkan på människa, samhälle och miljö. Företaget gör medvetna val för att uppnå en balans mellan människorna (People), jorden (Planet) och organisationen och ser annorlunda ut för olika företag. Hur systemet utformas beror på företagets storlek, bransch, företagskultur och affärsstrategi. Socialt ansvar är ett förhållningssätt, inte ett mål. De mål som eftersträvas förändras över tid och i takt med de olika strategiska beslut som fattas. Företaget arbetar stegvis för att bygga upp och säkerställa att det tar sitt sociala ansvar. vinsten (Profit). Genom ett väl fungerande CSR arbete har företaget möjligheten att gå steget längre, rikta in sig på nya marknader, tillväxt och innovationer med vinst för såväl människa, samhälle och miljö, nu och i framtiden.
Styrning av socialt ansvar
Socialt ansvar och hållbarhet har blivit självklart för företagande och utgångspunkterna är: En helhetssyn på företagande, att företaget ska skapa ett hållbart ekonomiskt (Profit), miljömässigt (Planet) och socialt värde (People). Socialt ansvar är förankrat i alla företagets processer. För varje affärsbeslut som fattas görs en avvägning av hur de olika intressenterna påverkas. Intressenterna är t ex berörda personer, företag och organisationer. I affärslivet blir hållbarhet och ansvarsfullt företagande allt viktigare. Företag vill bedriva sin verksamhet så hållbart och långsiktig som möjligen går, oavsett om skälet är att man vill ta sitt samhällsansvar marknadsandelar. eller Underleverantörer vinna går i samma riktning genom att utveckla hållbara tekniker och produkter. Myndigheter tar företagens ambitioner när det gäller ansvarsfullt företagande på allvar och fungerande rutiner för socialt ansvar är allt oftare en viktig upphandlingsprocessen. Ett faktor i systematiskt angreppssätt till socialt ansvar och/eller konkreta förbättringar på CSR-området är allt oftare ett kriterium när företag knyter leverantörer till sig. Ett förenklat sätt att nå
effektiv styrning av organisationens sociala ansvarstagande är genom CSR Performance Ladder Kort sagt blir ett aktivt arbete med socialt ansvar och effektiv styrning allt viktigare för en organisations överlevnad på lång sikt, och därmed skapa en hållbar verksamhet.
CSR Performance Ladder
CSR Performance Ladder har utvecklats och lanserats i samarbete med DNV Business Assurance. Med hjälp av CSR Performance Ladder kan arbetet med socialt ansvar integreras i företagets befintliga indikatorerna är ledningssystem. tillsammans CSR med intressenterna i fokus när det gäller att kontinuerligt skapa förbättrad hållbarhet. CSR Performance Ladder är utformad för att fungera tillsammans med andra system och standarder, t ex ISO 9001 för kvalitetsledningssystem. Företag som redan har ett fungerande kvalitetsledningssystem kommer att märka att CSR Performance Ladder inte ställer så många nya krav, utan att den snarare synliggör de specifika CSR-frågorna. Aspekter och rutiner för socialt ansvar kan, när de identifierats och utvecklats, införas i det befintliga ledningssystemet. På så vis kan befintliga processer för dokumentation, redovisande dokument, internrevision, ledningens genomgång samt introduktion och utbildning av personal med mindre anpassningar användas enligt CSR Performance Ladder. Utforma systemet Nedan följer en enkel plan, steg-för-steg, för införandet av ett ledningssystem för systematiskt socialt ansvarstagande. Vi tar även upp de vanligaste fallgroparna och ger tips om hur du kan undvika dem.
OBS!
De olika steg som beskrivs nedan följer i praktiken inte efter varandra, utan är mer att betrakta som överlappande aktiviteter i er planering.
STEG Bekanta dig med CSR Performance Ladder
1 Läs inte bara standarden noggrant, utan ta även till dig annan dokumentation, t ex den här rapporten , så att du förstår kärnan CSR-styrning. DNV Business Assurance erbjuder en endagskurs som inte bara utförligt belyser kraven för CSR Performance Ladder, utan också beskriver de viktiga utgångspunkterna i standarden. Om du vill ha mer information om kursens innehåll och datum är du välkommen att kontakta [email protected]
Fallgrop 1:
Det händer att en organisation börjar med att införa ett ledningssystem utan att ha en klar bild av vilka krav standarden egentligen ställer. Standarden ses då som en slags checklista med krav som ska bockas av allteftersom systemet införs. Med detta arbetssätt finns risken att mycket tid läggs på att skriva olika typer av dokumentation, medan grundläggande krav inte ges tillräckligt med uppmärksamhet. Det kan också leda till att en samling fristående aktiviteter och dokument uppstår, som inte utgör något system eftersom sammanhanget saknas. För CSR Performance Ladder är det i princip inte nödvändigt att skapa en massa dokumentation.
STEG
2
Upprätta en plan
Upprätta en översiktlig plan för utveckling och utförande, med milstolpar och tillhörande konkreta resultat. Tänk på att aktiviteter också kan löpa parallellt om flera personer är involverade i utvecklingen av systemkraven. I detta fall bör de olika ansvarsområdena delegeras i god tid. Planera därför in informations- och utbildningstillfällen för berörd personal i ett tidigt skede.
Fallgrop2:
Ibland sätter man igång att utveckla ett ledningssystem utan att i förväg ha funderat över de viktigaste stegen, införande, berörda personal och intressenter. Då kan införandet av systemet ta onödigt lång tid.
STEG
3
Upprätta en CSR-policy
Standarden kräver minst att företaget hanterar och lever upp till kraven som är relaterade till socialt ansvar (t ex lagstiftning, kriterier för hållbara inköp,
miljötillstånd och kontrakt). Dessutom kräver standarden prestanda Standarden att inom organisationens anger CSR-området dock ingen resultat och förbättras. metod eller prioritering av arbetet. Här måste företaget själv avgöra vilka insatser som ger mest effekt och skapar mest marknadsvärde. Ordna en workshop för företagsledningen och sök svaren på frågor som: ■ Vilka aktiviteter ska vårt CSR-system omfatta (scope)? ■ Vilka är våra intressenter när det gäller CSR? ■ Vad vill dessa att vi gör? ■ ■ Vad vill våra kunder och kan vi hjälpa dem att bli bättre på CSR? Var lägger vi fokus och hur kommunicerar vi detta till våra intressenter? Svaren på dessa frågor utgör, tillsammans med kraven för CSR Performance Ladder, grunden för CSR-policyn och ramarna för systemet. Under denna workshop diskuteras och fastställs också planen för att utveckla och införa CSR ledningssystemet. Behöver du hjälp av DNV Business Assurance med att ordna och genomföra en ledningsworkshop är du välkommen att kontakta oss på 08-587 941 90.
Fallgrop 3:
Ibland väljer ledningen att införa ett ledningssystem utan att man har en klar bild av det övergripande målet. Vad vill vi som organisation uppnå med CSR arbetet? Vilka ambitioner har vi när det gäller hållbarhet? Tänk exempelvis på byggnader och logistik. Om frågorna inte besvaras uppstår ett system som bygger på standarden, inte på organisationen - en missad chans att skapa ett målinriktat system med mervärde för såväl organisationen, dess kunder och andra intressenter.
STEG
4
Definera CSR inom organisationen
Företaget eller organisationen måste vid införande, implementering och underhåll av CSR ledningssystemet ta hänsyn till (en del av) de 33 CSR-indikatorerna (beroende på vid vilken nivå man påbörjar arbetet). När CSR-indikatorerna definieras tillämpas följande steg:
Steg 1:
Koppla policyn till relevanta indikatorer.
Steg 2:
Fastställa vilken lagstiftning, vilket regelverk och vilka principer för hållbara inköp som gäller för indikatorerna.
Steg 3:
Fastställa vilka indikatorer som kan påverkas.
Steg 4:
Tillkännage och synliggöra hållbar utveckling med hjälp av indikatorer.
Steg 5:
Övervaka indikatorer.
Steg 6:
Revidera indikatorer.
Steg 7:
Resultat och rapportering Vid varje steg måste företaget eller organisationen göra val. Vid inventering är frågan till exempel till vilken detaljnivå man ska gå. Därefter måste man fråga sig vilka CSR-indikatorer som verkligen är viktiga. Vad tycker de intressenter som vi som företag eller organisation har bedömt som viktiga? Dialogen med intressenter kan ske i valfritt steg i processen. Det är även möjligt att föra dialogen med intressenterna under flera steg i processen. Vad gäller CSR-indikatorer med betydande konsekvenser är frågan vilka målsättningar som ska identifieras och hur dessa kan säkerställas i systemet. Dessa riktlinjer ska tillämpas på varje steg i processen. Standarden kräver inte nödvändigtvis att skriftliga rutiner upprättas. För att skapa ett effektivt system måste man börja med att besvara ett antal viktiga frågor. Några av dessa kan vara: Vilka CSR-indikatorer är knutna till vår verksamhet, våra produkter och/eller tjänster? Vilka "situationer" är möjliga? Hur övervakar vi hanteringen av relevanta CSR-indikatorer? Vilken information om detta rapporteras till ledningen? Utöver CSR-indikatorerna så är lagar och andra krav viktiga för organisationen. Vilken lagstiftning är relevant och vad innebär den? Vad står det i våra tillstånd? Hur ser vi till att dessa krav efterlevs, och hur kontrollerar vi det? Vilken information om detta rapporteras till ledningen? Se till att var och en i organisationen har den kunskap om CSR-processen som är relevant för henne/honom. Detta kan ske genom introduktionsprogram, utbildningar. informationsmöten och
Fallgrop 4:
Det är en missuppfattning att det är en tidskrävande del av inrättandet av ett CSR ledningssystem att skriva olika dokument, såsom kapitel i handboken, rutiner och arbetsanvisningar. Så är det inte alls. Det finns ju redan ett (formellt) fungerande ledningssystem. Det befintliga systemet behöver bara anpassas, vilket vi hållbarhetsterminologi kallar "uppgradera". med
STEG
5
Låt oss göra en quickscan
Börja med att kartlägga vad som redan är gjort inom organisationen, vilka dokument som finns och vilken rapportering som redan görs. Låt göra en CSR Quickscan på CSR Performance Ladder. På så
vis tydliggörs var det fortfarande finns brister. Låt DNV Business Assurance i god tid göra en CSR Quick Scan Gap-analys. Mer information hittar du här
Fallgrop 5:
man inom Ibland förbiser man det faktum att en organisation redan har uppmärksammat frågor som rör CSR, och att en hel del arbete redan är gjort. Ofta vet man inte vilka aktiviteter som redan i nuläget motsvarar kraven för CSR Performance Ladder och var de viktigaste avvikelserna finns.
STEG
6
Koppla indikatorerna till intressenterna
Det är alltså viktigt att fastställa vad som är kritiskt för varje prestandaindikator, och i synnerhet vad som är kritiskt i relation till hållbar utveckling av organisationen. Följande två punkter ska tas i beaktande: Först bör man utröna vilka intressenter som hör till vilken indikator och hur kritisk (faktor 1) de olika intressenterna tycker att en viss fråga är. Sedan tittar man på vilken effekt (faktor 2) den kritiska frågan har på immateriella värden såsom: ■ Personal ■ Organisatorisk effektivitet ■ Efterlevnad av lagar och regler ■ Rykte och varumärke ■ Tillgång till marknaden Till slut multiplicerar vi de två faktorerna med varandra och det slutgiltiga resultatet avgör huruvida en fråga verkligen är kritisk eller inte. En bra dialog med intressenter bygger på tre steg: A. IDENTIFIERA INTRESSENTERNA Ett företag måste ställa sig följande frågor: ■ Gentemot vem har företaget lagstadgade skyldigheter?
■ Vem skulle kunna påverkas positivt eller negativt av företagets beslut och aktiviteter? ■ Vem har tidigare varit engagerad när jämförbara frågor har tagits upp? ■ Vem kan hjälpa företaget att ta itu med specifika konsekvenser? ■ Vem skulle kunna påverkas negativt genom att bli utesluten? ■ Vem i värdekedjan påverkas?
■ Vem är bekymrad över företagets aktiviteter? ■ Vem har någon gång lämnat in ett klagomål på företaget? ■ Vem kan se på ett problem eller följderna av affärsverksamheten med andra ögon?
■ Vem övervakar, bedömer eller följer företaget? B. KARTLÄGGA INTRESSENTERNAS INTRESSEN När de mest relevanta intressenterna identifierats är nästa steg att kartlägga deras intressen. Intressen stämmer inte alltid överens - ibland strider de mot varandra och det förekommer att intressenter har dubbla intressen (exempelvis i en krissituation när anställda å ena sidan vill ha löneförhöjning, men å andra sidan måste värna om företagets fortsatta verksamhet). Sedan måste företaget bedöma vilka intressen, krav, förväntningar och önskningar som är legitima. Ju bredare underlag det finns för en viss ståndpunkt i samhället i stort, desto mer legitimt är troligen kravet. Det är också viktigt att kartlägga hur stor påverkan företagets verksamhet har på intressenten. Har företaget stor påverkan på intressenten ökar intresset från intressenten. Även inflytande spelar in - ju större inflytande en intressent har, desto viktigare är intressenten. En sista viktig faktor är den eventuella risk som föreligger för att en konfrontation med en intressent mynnar ut i en konfliktsituation, är risken av påtaglig karaktär så är det viktigt att involvera intressenten. För ett stort antal organisationer (i synnerhet tjänsteföretag som banker, försäkringsbolag, leasingföretag, byggföretag) gäller att deras indirekta fotavtryck hos kunden är många gånger större än det direkta fotavtryck som den egna organisationen lämnar. Detta måste tas med i beräkningen när man bedömer hur viktig en CSR-indikator är. C. INVOLVERA INTRESSENTER Att ha engagerade intressenter innebär enligt ISO 26000 att föra en dialog mellan organisationen och en eller flera intressent(grupp)er. Det innebär hur som helst en växelverkan. Intressenter måste alltså verkligen involveras i processen, enbart kommunikation räcker inte (även om detta är en viktig del i samspelet med intressenterna). Man kan komma i kontakt med intressenter t ex genom konferenser, runda bordssamtal, bollplanksgrupper, internetforum och rådgivande grupper. Det kan röra sig om såväl informella, oregelbundet hållna aktiviteter som mer strukturella, regelbundet återkommande aktiviteter. Fastställ hur exempelvis den interna och externa kommunikationen sker, hur systemprestanda bedöms och hur arbetsuppgifter, ansvarsområden och befogenheter är fördelade. Engagera processägare och personer i verkställande ställning i utvecklingen i ett tidigt stadium. Även anställda bör redan i ett tidigt stadium involveras i projektet, helst så tidigt att de själva har
varit med och arbetat fram strukturen, och alltså ser och upplever nyttan och nödvändigheten i processen. Om inte denna grund och insikt finns hos personalen kommer systemet att fungera mindre bra i praktiken.
Fallgrop 6:
Utveckling av intressentstyrning utgör inte en del av befintliga ledningssystem. Kommunikation med intressenter har redan tidigare skett, men inte enligt den struktur som CSR Performance Ladder och dialogen om relevanta CSR-indikatorer föreskriver.
STEG
7
Utbilda interna revisorer
Att få till stånd effektiv intern revision innebär mer än att integrera arbetet med ansvarsfullt företagande i den befintliga granskningsprocessen. Bestäm vilka kompetenskrav som ska gälla för interna CSR revisorer, t.ex. enligt ISO 190011, ta därefter fram ett utbildningsprogram för dem. När det gäller utbildning av miljörevisorer bör du särskilt tänka på följande: ■ kunskap om standarden som ligger till grund för CSR Performance Ladder ■ principer och relevant metodik för ISO 26000 ■ kunskap om CSR-indikatorer och lagstadgade och andra krav som är relevanta för organisationen ■ planering, förberedelse, utförande och rapportering av revisioner ■ praktisk erfarenhet av revisioner Börja med interna revisioner i god tid, så att de blir ett stöd under införandet av systemet. Planera in revision av ett visst ledningssystemkrav ungefär en till två månader efter att det införts. På så sätt kan man bedöma om kraven verkligen har implementerats och om dess utförande i praktiken är effektivt. Med detta arbetssätt kan revisioner löpa parallellt med systemets införande och blir systemet snabbare klart för certifiering. Framförallt är systematisk uppföljning av avvikelser och förbättringspunkter ett omedelbart sätt att uppfylla standardens krav på ständig förbättring. Tänk på att revisioner också bidrar till att medvetandegöra de personer som granskas om de CSR-områden som är särskilt relevanta för dem! Behöver du hjälp med utbildning av internrevisorer är du välkommen att kontakta DNV [email protected]
.
Fallgrop 7:
Ofta väntar man för länge med att planera och utföra interna CSR-revisioner. Då kan CSR-revisionerna bli till flaskhalsar i certifieringsprocessen. Då missar man även det mervärde revisioner kan ge vid införande och förbättring av systemet.
STEG
8
Inför CSR-Ledningssystemet
Integrera steg 8 och 7 i steg 6. Planera utveckling, införande och revision av kraven i ledningssystemet som en kedja av händelser. På så sätt presenteras systemet för byggklossar. organisationen som färdiga Avsätt tid för aktiviteter som gör medarbetare på alla nivåer i organisationen medvetna om det nya systemet. Ge organisationen tillräckligt med tid för införandet av nya aktiviteter och förändringar av befintliga processer. Tänk på att kommunikation och deltagande är mycket viktiga faktorer för effektiv implementering. Tänk också på att systemet måste vara infört och att hela PDCA-cykeln (Plan-Do-Check-Act) måste vara genomgången minst tre månader före certifieringsrevisionen. Även den interna revisionsplanen ska vara fullständigt genomförd, vilket innebär att alla relevanta CSR-indikatorer, alla ledningssystemkrav, alla standardkrav och alla relevanta avdelningar/processer ska ha reviderats och rapporterats. Hela förvaltningscykeln skall vara genomförd. Det här innebär att mål ska ha angetts och integrerats i en åtgärdsplan, som till stor del skall vara utförd. Ledningens genomgång ska vara utförd. Samt att en formell utvärdering, inklusive rapportering, av hur relevanta lagar och andra krav följs ska ha skett.
Fallgrop 8:
Ofta ser man införandet som ett konkret steg, som följer på steget systemutveckling. Man väntar med införandet till dess att hela systemet är färdigutvecklat, vilket ibland gör att införandet av systemet tar onödigt lång tid.
STEG
9
Påbörja certifieringsprocessen
Fallgrop 9:
Ibland inser man inte att certifieringsprocessen också kan ta några månader, från offertförfrågan till utförd revision. Detta kan leda till onödiga förseningar. Ta i god tid, under steg 8, kontakt med DNV för en offert på certifieringsprocessen
STEG
10
Gör en förrevision
Några månader innan certifieringsgranskningen ska påbörjas bör du planera in en extern ader kan ägnas åt målinriktat arbete mot certifiering. Tänk på att systemet vid en första granskning inte behöver vara perfekt, dock måste alla krav standardkrav vara implementerade. .
Be DNV inkludera förrevisionen i offerten och planera in den i sista fasen i steg 8.
Fallgrop 10:
Organisationer lägger mycket energi på att förbättra systemelement som redan fungerar tillfredsställande, medan andra kritiska element får för lite uppmärksamhet. Så snart du kan bedöma när din organisations system uppfyller standardens krav kan du, utan förpliktelser, begära en offert. Offerten är början på din väg mot certifiering.
Kontakta oss
Ring oss på 08-587 941 90 så berättar vi mer
.