Transcript FR2000 Verksamhetsledning

FR2000 Verksamhetsledning
2013-01-01 utgåva 2 (2014-03-07)
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
Fastställd av Rådet
FR2000 Verksamhetsledning
FR2000 Verksamhetsledning innehåller krav på ett integrerat ledningssystem för kvalitet,
miljö, arbetsmiljö, och kompetensförsörjning.
En organisation som uppfyller kraven i FR2000 kan få ett certifikat på detta. Rådet för FR2000
godkänner och utfärdar certifikatet efter granskning av en revisor som godkänts av Rådet. För
att upprätthålla certifikatet fordras årliga revisioner.
Allmänna bestämmelser för FR2000-certifiering kan hämtas på www.fr2000.se
Detta dokument fastställdes av Rådet för FR2000 den 18 juni 2012 och är utgivet av
FR2000 i Sverige ekonomisk förening.
Systemkrav
Basversion
Utgåva 2013-01-01 nr 2
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 1
FR2000 Verksamhetsledning
Innehåll
Inledning
3
1
Ledningen
5
2
Marknadsföring och försäljning
9
3
Produktutveckling
10
4
Inköp
11
5
Produktion och leverans
12
6
Installation, montage och service
14
7
Dokumentstyrning
15
Bilaga Organisationsbeskrivning
16
Korsreferenslista
20
Definitioner och begrepp
23
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 2
FR2000 Verksamhetsledning
Inledning
FR2000 Verksamhetsledning (FR2000) innehåller krav på ett integrerat ledningssystem för
kvalitet, miljö, arbetsmiljö och kompetensförsörjning. När kraven i detta dokument hänvisar till
organisationens verksamhet, avses den verksamhet som har med kvalitet, miljö, arbetsmiljö och
kompetensförsörjning att göra.
De grundläggande värderingarna i FR2000 är "nöjd kund", "affärsmässighet" och "kompetens”.
FR2000 har ursprungligen utarbetats av Företagarna.
Denna utgåva är utgiven av FR2000 i Sverige ekonomisk förening (Föreningen) och ersätter
utgåva 2005-07-01.
Övergångsregler
Organisationer som blivit certifierade före den 2013-01-01 skall senast 2014-01-01 uppfylla
kraven i denna utgåva av FR2000.
För organisationer som inte certifierats före den 2013-01-01 gäller denna utgåva med omedelbar
verkan.
Mer detaljerade övergångsregler kan hämtas på www.fr2000.se
FR2000
FR2000 innehåller krav på ett integrerat ledningssystem som kan användas av alla typer av
organisationer. Basversionen kan anpassas till olika branscher.
Systemet utgår från ISO 9001:2008, ISO 14001:2004 och SS 62 40 70 samt Arbetsmiljöverkets
föreskrifter om systematiskt arbetsmiljöarbete, AFS 2001:1 och Räddningsverkets allmänna råd
om systematiskt brandskyddsarbete, SRVFS 2004:3, men är enklare att använda eftersom alla
delarna är integrerade i ett system. Uppbyggnaden speglar en orders väg genom organisationen,
från offert till avslutad affär.
Avsikten är att systemet skall vara enklare att införa än ISO-standarderna, utan att göra avkall på
organisationens åtaganden. Organisationen skall kunna införa ett ledningssystem utan att vara
beroende av extern hjälp.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 3
FR2000 Verksamhetsledning
Omfattning
Kraven i basversionen av FR2000 är generella och avsedda att kunna tillämpas av alla organisationer, oberoende av bransch, storlek och vilken produkt som tillhandahålls.
Organisationer i branscher där det finns giltiga tilläggskrav skall använda dessa, oavsett om
organisationen är medlem av aktuell branschförening eller inte.
Om organisationen har flera olika verksamheter och huvudverksamheten (mer än 50 % av omsättningen) finns i en bransch med giltiga tilläggskrav, skall använda dessa.
Om något eller några krav i FR2000 inte är tillämpliga eller inte kan tillämpas skall organisationen beskriva varför.
Utbildning
Kunskap är en viktig förutsättning för att kunna utveckla organisationens verksamhet.
Föreningen och de anslutna franchisekonsulterna inom FR2000-konceptet erbjuder olika former
av stöd till organisationer som vill införa FR2000. För närmare detaljer, kontakta FR2000kansliet.
Certifiering
En organisation som uppfyller kraven i FR2000 kan få ett certifikat på detta. Rådet för FR2000
(Rådet) godkänner och utfärdar certifikatet efter granskning av en revisor som är godkänd av
Rådet.
När systemets rutiner är införda och tillämpas kan organisationen begära revision. Revisorn
granskar dokumentationen och hur organisationen tillämpar rutinerna i sin verksamhet.
Revisorn bedömer om organisationen kan godkännas. Om så är fallet, utfärdas ett certifikat som
organisationen får använda i sin marknadsföring.
Systemet följs upp genom årliga tillämpningsrevisioner.
För närmare uppgifter om tillvägagångssätt och kostnader för certifiering, kontakta FR2000kansliet.
Definitioner och begrepp
Ett antal ord och begrepp som används i texten är definierade och förklarade sist i detta
dokument.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 4
FR2000 Verksamhetsledning
1
Ledningen
1.1
Affärsidé
Ledningen skall klargöra och dokumentera organisationens affärsidé. Den skall omprövas
årligen och anpassas till förändringar och förstås av alla medarbetare.
1.2
Verksamhetspolicy
Ledningen skall dokumentera en verksamhetspolicy. Den ska minst innehålla kvalitet, miljö och
arbetsmiljö. Policyn skall innehålla ett tydligt åtagande om att uppfylla alla krav och att
regelbundet förbättra verksamheten. Ledningen skall säkerställa att policyn är förstådd och
tillämpad i verksamheten.
1.3
Verksamhetsmål
Ledningen skall fastställa mål för att uppfylla kraven på produkter, processer och
organisationens verksamhet.
Ledningen skall ha dokumenterade handlingsplaner i tillämplig omfattning för hur
organisationen skall nå målen.
Ledningen skall säkerställa att måluppfyllelsen mäts med lämpliga intervall och att mätresultaten används som underlag för ständiga förbättringar.
1.4
Lagar, författningar och andra krav
Organisationen skall identifiera, ha tillgång till och uppfylla de krav i lagar, förordningar och
föreskrifter (författningskrav) samt andra krav som har betydelse för organisationens
verksamhet.
Organisationen skall hålla denna information aktuell genom att uppdatera den vid behov, dock
minst en gång per år.
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för regelbunden utvärdering av att gällande
författningskrav och andra krav efterlevs. Resultatet av utvärderingen ska dokumenteras och
vara ett underlag för ledningens genomgång.
1.5
Organisation, ansvar och befogenheter
Ledningen skall klargöra och dokumentera ansvar, arbetsuppgifter och befogenheter för alla
medarbetare.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 5
FR2000 Verksamhetsledning
1.6
Ledningens genomgång
Ledningen skall gå igenom ledningssystemet minst en gång per år för att säkerställa att det
fungerar som avsett. Genomgångarna skall dokumenteras och dokumentationen skall bevaras.
Ledningen skall analysera resultatet av mätningarna av måluppfyllelsen för att utvärdera hur
verksamheten utvecklas.
1.7
Ledningssystemet
Ledningen skall upprätta och dokumentera ett ledningssystem som säkerställer att produkter och
processer uppfyller ställda krav och att medarbetare inte utsätts för ohälsa eller olycksfall.
Organisationen skall beskriva sin verksamhet som processer och dessa skall brytas ner i delprocesser. Ordningsföljden och sambandet mellan delprocesserna skall anges. Organisationen
skall styra sina processer.
Ledningssystemet skall vara tillgängligt för samtliga medarbetare och övriga intressenter.
Organisationens system skall vara anpassat och relevant för dess verksamhet.
1.8
Riskhantering
Organisationen skall inventera, analysera och utvärdera de risker som finns inom hela
organisationens verksamhet eller som kan påverka organisationen utifrån. Informationen skall
hållas aktuell.
Resultatet skall dokumenteras och bevaras.
1.9
Förbättringar
1.9.1 Ständiga förbättringar
Ledningen skall kontinuerligt arbeta med ständiga förbättringar.
1.9.2 Korrigerande och förebyggande åtgärder
Ledningen skall ha dokumenterade rutiner för att rapportera avvikelser på alla nivåer och i hela
verksamheten och därefter utreda och åtgärda orsakerna för att undvika upprepning, samt
eliminera orsakerna till tänkbara avvikelser på alla nivåer och i hela verksamheten.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 6
FR2000 Verksamhetsledning
1.10 Kompetensförsörjning
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för kompetensförsörjning som bygger på
verksamhetens policy och mål.
Organisationen skall:
• årligen göra en kompetensanalys av den samlade kompetensen på kort och lång sikt
• upprätta en kompetensplan som beskriver på vilket sätt organisationen skall försörjas med
nödvändig kompetens
• se till att medarbetarna har särskild kompetens där så krävs, exempel lagstadgade krav.
1.11
Internrevisioner
Organisationen skall upprätta dokumenterade rutiner för internrevision av verksamheten för att
avgöra om ledningssystemet fungerar som avsett.
Internrevisioner skall genomföras så ofta det behövs, dock minst en gång per år.
Resultatet av internrevisionerna skall dokumenteras och bevaras.
1.12
Arbetsmiljö och miljö
1.12.1
Arbetsmiljö
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för att undersöka, genomföra och följa upp
verksamheten så att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Arbetsmiljöarbetet skall omfatta alla fysiska, psykologiska och sociala förhållanden som har
betydelse för arbetsmiljön.
Skyddsombud och arbetstagare skall ges möjlighet att medverka i arbetsmiljöarbetet.
1.12.2 Brandskydd
Organisationer som äger eller är nyttjanderättshavare till byggnader eller andra anläggningar
skall ha dokumenterade rutiner för brandskydd. Brandskyddet skall bedrivas såväl med
avseende på förebyggande åtgärder såväl de åtgärder som planeras i händelse av inträffad brand.
Organisationen skall fortlöpande vidta de åtgärder som behövs för att eliminera, eller minska
risken för brand. En bedömning av om brandskyddet är tillfredsställande skall omfatta
byggnadens och verksamhetens samtliga brandskyddsåtgärder vägda mot de brandrisker som
finns. Resultatet av brandskyddsarbetet skall dokumenteras och bevaras.
1.12.3 Nödlägesberedskap
Organisationer som i sin verksamhet hanterar ämnen och produkter som är farliga för miljö och
hälsa skall ha dokumenterade planer för hantering av dessa ämnen och produkter.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 7
FR2000 Verksamhetsledning
Organisationen skall ha dokumenterade planer för hur verksamheten skall fortgå i händelse av
olycka.
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för hur personalen skall agera då ett tillbud eller
en olycka inträffar.
Organisationen skall planera och genomföra regelbundna övningar för att kontrollera
nödlägesberedskapen.
Organisationer som i sin verksamhet hanterar hälso-, miljö- och brandfarliga kemiska produkter
skall hålla en förteckning och säkerhetsdatablad för dessa aktuell och tillgänglig för
medarbetarna.
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för första hjälpen och krisstöd.
Organisationen skall ha tillgång till personer som kan ge första hjälpen.
1.12.4 Miljöutredning
Organisationen skall inventera och dokumentera sina miljöaspekter samt bedöma vilka som kan
ge upphov till betydande miljöpåverkan.
Organisationen skall hålla denna information aktuell genom att uppdatera den minst en gång
per år.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 8
FR2000 Verksamhetsledning
2
Marknadsföring och försäljning
2.1
Styrning av marknadsföring och försäljning
Organisationen skall dokumentera sina leveransbestämmelser, garantier och betalningsvillkor så
att de är tydliga för kunderna.
Organisationen skall beskriva förekommande marknadsaktiviteter.
2.2
Förfrågningar och offerter.
Organisationen skall beskriva hur förfrågningar tas om hand och besvaras i rätt tid, oavsett om
de godtas eller avböjs.
Organisationen skall beskriva hur offertgranskning (kontraktsgenomgång) genomförs. Resultatet
skall dokumenteras och bevaras.
2.3
Beställningar och beställningserkännanden
Organisationen skall beskriva hur en beställning skall tas emot, registreras, granskas och vid
behov ändras samt bevaras. Vid granskningen skall organisationen, tillsammans med kunden när
så är möjligt, säkerställa att beställningens innehåll är acceptabelt och att det finns tillräcklig
kapacitet för att uppfylla kraven.
Organisationen skall beskriva hur beställningserkännande utformas och delges kunden.
2.4
Reklamationer och klagomål
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för hur reklamationer och klagomål hanteras och
dokumenteras.
2.5
Kundtillfredsställelse
Organisationen skall skaffa sig information om kundtillfredsställelsen. Denna information skall
dokumenteras och bevaras.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 9
FR2000 Verksamhetsledning
3
Produktutveckling
3.1
Krav på produkter
Krav som utgör underlag för utveckling av produkt skall identifieras och dokumenteras.
3.2
Styrning av produktutveckling
Organisationen skall beskriva sitt utvecklingsarbete med avseende på genomgångar,
utprovningar, avstämningar, resultat och ändringar av produkter. Resultatet ska i tillämpliga
delar dokumenteras och bevaras.
Not:
Med produkt menas också tjänst, vilket kan innebära att företag som jobbar inom tjänstesektorn
med ex.vis produkter som inte utvecklas, ändras eller förnyas av företaget, utan endast köper
hem och installerar.
Själva tjänsten kan däremot förpackas och påverkas av företaget på olika sätt. Denna typ av
företag omfattas då av dessa krav i kapitel 3 Produktutveckling.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 10
FR2000 Verksamhetsledning
4
Inköp
4.1
Styrning av inköp
Organisationen skall beskriva sina rutiner för inköp.
4.2
Bedömning och värdering av leverantörer
Organisationen skall bedöma och välja viktiga leverantörer baserat på deras förmåga att uppfylla
tillämpliga krav. Det skall framgå efter vilka kriterier valet görs.
Organisationen skall årligen utvärdera leverantörers förmåga att uppfylla tillämpliga krav.
Organisationen skall upprätta ett register över bedömda leverantörer och hålla det aktuellt.
4.3
Mottagningskontroll
Organisationen skall beskriva hur inköpta produkter uppfyller samtliga krav.
Organisationen skall kontrollera att säkerhetsdatablad för tillämpliga hälso-, miljö- och brandfarliga kemiska produkter finns tillgängliga.
4.4
Lagerhantering
Organisationen skall beskriva hur lagerhållning, märkning och interna transporter genomförs.
4.5
Kunders egendom
Organisationen skall beskriva hur kunders materiella och immateriella egendom hanteras.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 11
FR2000 Verksamhetsledning
5
Produktion och leverans
5.1
Produktionsstyrning
Organisationen skall beskriva rutiner för produktion av produkter i syfte att säkerställa att
samtliga krav uppfylls.
Organisationen skall när så krävs upprätta en plan, som är anpassad till en viss produkt, som, i
tillämplig omfattning, inkluderar kvalitet, miljö, arbetsmiljö och kompetensförsörjning.
5.2
Kontroll, provning och mätning
Organisationen skall beskriva sina rutiner för kontroll, provning och mätning av produkter.
Resultatet skall dokumenteras och bevaras.
5.3
Underhåll av maskiner, fordon och utrustning
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för förebyggande underhåll av verktyg,
maskiner, fordon och utrustningar.
5.4
Godkända, avvikande eller kasserade produkter
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för att säkerställa att sammanblandning inte sker
mellan godkända, kasserade eller avvikande produkter.
I de fall kasserade eller avvikande produkter innehåller eller är blandade med farliga ämnen
skall organisationen upprätta dokumenterade rutiner för hur dessa skall tas om hand.
5.5
Kontroll-, mät- och provningsutrustning
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för att hålla ordning på, kalibrera och underhålla
sina kontroll-, mät- och provningsutrustningar i tillämplig omfattning. Resultat från
kalibreringen skall dokumenteras och bevaras.
5.6
Produktidentifikation och spårbarhet
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för att identifiera en produkt eller order under
hela orderprocessen i tillämplig omfattning.
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för spårbarhet om det är ett uttalat krav.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 12
FR2000 Verksamhetsledning
5.7
Leveransgenomgång
Organisationen skall beskriva sina rutiner för genomgång före leverans.
5.8
Emballering, märkning och skydd
Organisationen skall beskriva hur levererade produkter emballeras, märks och skyddas från
skada och att gällande författningskrav för returemballage, återvinning farligt avfall och farligt
gods beaktas.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 13
FR2000 Verksamhetsledning
6
Installation, montage och service
6.1
Planering av utrustning och resurser
Organisationen skall beskriva hur arbetet hos kunden planeras och dokumenteras.
6.2
Godsmottagning och förvaring av egna eller beställda
produkter hos kund
Organisationen skall beskriva innehåll och omfattning av kontroll på produkter som anländer
från den egna organisationen eller från leverantör till kundens leveransadress.
Organisationen skall beskriva att produkter som förvaras utanför organisationens område inte
försämras eller på annat sätt skadas samt minimera risken för stöld.
6.3
Arbete hos kund
Organisationen skall i tillämpliga fall ha dokumenterade rutiner för hur arbetet hos kunden skall
utföras.
6.4
Kund- och användarinformation
Organisationen skall beskriva hur information och instruktioner lämnas till kunden.
6.5
Service och garanti
Organisationen skall beskriva hur service, kontroll och garantiåtagande genomförs.
Resultatet skall dokumenteras och bevaras samt återföras till leverantören eller till den egna
avdelningen för produktutveckling.
6.6
Slutkontroll
Organisationen skall beskriva och genomföra nödvändig slutkontroll. Resultat skall
dokumenteras och bevaras.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 14
FR2000 Verksamhetsledning
7
Dokumentstyrning
7.1
Dokumentstyrning
Organisationen skall beskriva rutinerna för dokumentstyrning.
7.2
Styrande dokument
Organisationen skall upprätta en dokumenterad rutin för styrning av dokument och en
förteckning över alla de styrande dokument som omfattas av detta ledningssystem.
7.3
Redovisande dokument
Organisationen skall upprätta en dokumenterad rutin för att samla och bevara dokument som
resultat av verksamheten.
Organisationen skall upprätta en förteckning över alla typer av redovisande dokument som
omfattas av detta ledningssystem. Det skall framgå var och hur länge de bevaras.
7.4
Informationssäkerhet
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner som säkerställer att alla har tillgång till den
information som de behöver.
Organisationen skall ha dokumenterade rutiner som säkerställer att information skyddas så att
den inte förloras, skadas, kommer i orätta händer eller kan ändras av annan än den som är
behörig.
Organisationen skall ha rutiner för back-up av system som är väsentliga för organisationens
verksamhet.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 15
FR2000 Verksamhetsledning
Organisationsbeskrivning
Bilaga. Detta är en bilaga som utgör ett underlag som ska skickas in till FR2000-kansliet inför
en initialrevision.
Inledning
Detta är en översikt över ledningssystemet som visar kunder, medarbetare, leverantörer och
andra intressenter hur organisationen och dess verksamhet ser ut.
Organisationen skall beskriva sin verksamhet enligt anvisningarna nedan. Beskrivningen skall
minst innehålla det som anges med text i fetstil. Denna översikt skall sändas in i samband med
offertförfrågan. Översikten är ej reviderbar.
Vår bakgrund
•
organisationens ålder
•
milstolpar i organisationens historia
•
vem som grundade organisationen och hur ägandet har skiftat
•
hur organisationens verksamhet har förändrats.
Våra ägare
•
organisationsformen och de största ägarna
•
om någon av ägarna arbetar i organisationen, om organisationen ingår i en koncern, om
kunder, leverantörer eller konkurrenter är delägare och om en kedja är delägare
•
vilken kompetens som finns företrädd i organisationens styrelse
•
om aktien är noterad på någon börs.
Vår verksamhet och vår marknad
•
organisationens affärsidé
•
vilka produkter organisationen tillhandahåller på marknaden
•
det geografiska område där organisationen verkar och var organisationen är
etablerad med huvudkontor och filialer
•
marknaden inom organisationens verksamhetsområde översiktligt: organisationens
marknadsandel, konkurrenssituationen – antal konkurrenter, storlek, m.m.
•
branschen i vilket organisationen är verksam: kännetecken för branschen, lagar,
förordningar och föreskrifter som styr verksamheten, de viktigaste aktörerna – företag,
kunder, leverantörer, branschföreningar och intresseföreningar.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 16
FR2000 Verksamhetsledning
Hur ser vi framåt
•
de värderingar som styr verksamheten och organisationens vision på längre sikt
•
vilka möjligheter organisationen har inför framtiden och vilka de största hoten är
•
de framgångsfaktorer som avgör om organisationen lyckas.
Våra kunder
•
organisationens viktigaste kundgrupper
•
från vilka kunder har organisationen goda referenser
•
hur organisationen gör för att ta reda på kundernas krav, behov och förväntningar
•
vilka olika samarbetsformer som finns med kunderna, till exempel fasta avtal, offertgivning, direktförsäljning och om organisationen är franchisegivare eller har återförsäljare
•
hur organisationen gör för att ta reda på om kunderna är nöjda med organisationens
verksamhet, till exempel genom undersökningar, enkäter och intervjuer.
Vår kvalitetsinriktning
•
hur organisationen driver kvalitetsarbetet
•
organisationens riktlinjer för kvalitet
•
hur organisationen styr verksamheten för att kunna motsvara kundernas krav,
behov och förväntningar
Miljö
•
hur organisationen driver miljöarbetet
•
organisationens riktlinjer för miljö
•
vilken huvudsaklig miljöpåverkan organisationens verksamhet har
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 17
FR2000 Verksamhetsledning
Arbetsmiljö och brandskydd
•
hur organisationen driver arbetsmiljöarbetet
•
organisationens riktlinjer för arbetsmiljö
•
hur organisationen inventerar och analyserar de risker som påverkar verksamheten
•
hur brandskyddsarbetet bedrivs
•
hur ämnen och produkter som är farliga för miljö och hälsa hanteras
•
hur verksamheten skall fortgå i händelse av olycka
Hur vi arbetar
•
hur organisationen arbetar i sin verksamhet (ange organisationens processer och hur
organisationen utvecklar processerna)
•
hur organisationen arbetar med produktutveckling
Vilka vi är
•
organisation: enheter och dotterbolag
•
organisationens medarbetare: antal, kategorier, utbildningsnivå, anställningstid och
könsfördelning
•
organisationens interna information (till exempel tidning, meddelande och möten)
•
hur ledningsgruppen är sammansatt och hur den styr verksamheten
•
hur organisationen främjar ansvarstagande, engagemang och delaktighet hos
medarbetarna.
Våra leverantörer
•
organisationens leverantörer inom de viktigaste produktgrupperna: antal, storlek och
etableringsort
•
om leverantören är franchisetagare eller tillhör någon kedja
•
organisationens samverkansformer med de viktigaste leverantörerna, till exempel
långsiktiga avtal, gemensamt utvecklingsarbete etc.
•
vilka krav organisationen ställer på sina leverantörer.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 18
FR2000 Verksamhetsledning
Våra tillgångar
•
organisationens produktionsanläggningar, egna eller hyrda, och deras ändamål
•
organisationens övriga anläggningar, fordonspark och maskiner
•
organisationens innehav av patent, varumärken och mönster.
Vår ekonomi
•
organisationens ekonomi för de senaste fem åren: omsättning, resultat,
skuldsättningsgrad, soliditet, eget kapital, lånat kapital, investeringsvolym etc.
Våra kontakter
•
organisationens ansvariga för kontakter utåt
•
organisationens information till kunder, leverantörer och övriga intressenter
•
kontakter med skolor och högskolor, om organisationen tar emot examensarbetare,
praktikanter, PRAO-elever etc. och om organisationen medverkar i utbildning
•
organisationens engagemang i samhällsinriktade aktiviteter
•
organisationens internationella kontakter.
Våra medarbetare
•
hur organisationen säkerställer framtida kompetensförsörjning
•
hur organisationen mäter kompetensutvecklingen över tiden
•
hur antalet anställda i organisationen har förändrats under de senaste fem åren
•
om det finns krav på särskild kompetens för vissa personalkategorier i organisationen och
hur många personer som har denna kompetens.
Hur du når oss
•
praktiska uppgifter om organisationen: adress, fax, telefon, e-post, webb-adress,
organisationsnummer etc.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 19
FR2000 Verksamhetsledning
Korsreferenslista
Översättning mellan FR2000 och ISO 9001:2008, ISO 14001:2004, SS 62 40 70, AFS 2001:1
och SRVFS 2004:3.
Kapitel
Avsnitt
Benämning
ISO 9001
IS0 14001
SS 62 40 70 AFS 2001:1 SRVFS 2004:3
1
Ledningen
1.1
Affärsidé
5, 5.1
-
-
-
–
1.2
Verksamhetspolicy
5.3
4.2
5.2
§5
–
1.3
Verksamhetsmål
5.4
4.3
§10
–
1.4
Lagar, författningar och
andra krav
-
4.3, 4.5
-
-
x
1.5
Organisation, ansvar och
befogenheter
5.5
4.4
5.3
§6
x
1.6
Ledningens genomgång
5.6
4.6
5.5, 6.1,
8.3
§11
x
1.7
Ledningssystemet
4.1, 4.2
4.1
4.1
-
x
1.8
Riskhantering
-
4.4
-
§8
x
1.9
Förbättringar
8.5
4.3
8.4
§9, §10,
§11
1.10
Kompetensförsörjning
6.1, 6.2
4.4
7.1, 7.2,
7.3, 7.4,
7.5
§6, §7
x
1.11
Internrevisioner
8.2
4.5
8.2
§ 8, § 11
x
1.12
Arbetsmiljö och miljö
-
4.3, 4.4
-
§3, §4,
§9, § 12
x
2
Marknadsföring och
försäljning
2.1
Styrning av marknadsföring 7.2
och försäljning
-
-
-
–
2.2
Förfrågningar och offerter
7.2
4.4
-
-
–
2.3
Beställningar och
beställningserkännanden
7.2
4.4
-
-
–
2.4
Reklamationer och
klagomål
8.3
4.5
-
-
–
2.5
Kundtillfredsställelse
8.2
4.5
-
-
–
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 20
FR2000 Verksamhetsledning
Kapitel
Avsnitt
Benämning
ISO 9001
IS0 14001
SS 62 40 70 AFS 2001:1 SRVFS 2004:3
3
Produktutveckling
3.1
Krav på produkter
7.3
4.3
-
§3
–
3.2
Styrning av
produktutveckling
7.3
4.3
-
§3
–
4
Inköp
4.1
Styrning av inköp
7.4
4.4
-
-
–
4.2
Bedömning och värdering
av leverantörer
7.4
4.4
-
§8
–
4.3
Mottagningskontroll
7.4
4.4
-
§9
–
4.4
Lagerhantering
7.5
4.4
-
§3
–
4.5
Kunders egendom
7.5
4.4
-
-
–
5
Produktion och leverans
5.1
Produktionsstyrning
7.5
4.4
-
§3, §8, §9 x
5.2
Kontroll, provning och
mätning
8.2
4.4
7.4
§3, §8
–
5.3
Underhåll av maskiner,
fordon och utrustning
7.6
4.4
-
§8
x
5.4
Godkända, avvikande eller
kasserade produkter
8.3
4.4
-
§9
–
5.5
Kontroll-, mät- och
provningsutrustning
7.6
4.4
-
-
–
5.6
Produktidentifikation och
spårbarhet
7.5
4.4
-
§3, §8
–
5.7
Leveransgenomgång
7.5
4.4
-
-
5.8
Emballering, märkning och 7.5
skydd
4.4
-
-
x
6
Installation, montage och
service
6.1
Planering av utrustning och 7.5
resurser
4.4
-
§6, §8
–
6.2
Godsmottagning och
förvaring av egna eller
beställda produkter hos
kund
7.5
4.4
-
§3
–
6.3
Arbete hos kund
7.5
4.4
7.4
-
–
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 21
FR2000 Verksamhetsledning
Kapitel
Avsnitt
Benämning
ISO 9001
IS0 14001
SS 62 40 70 AFS 2001:1 SRVFS 2004:3
6.4
Kund- och
användarinformation
4.2, 7.5
4.4
-
-
6.5
Service och garanti
7.5
4.4
7.4
§3, §9
6.6
Slutkontroll
8.2
4.4
-
§9
7
Dokumentstyrning
7.1
Styrande dokument
4.2
4.4
4.2
-
x
7.2
Redovisande dokument
4.2
4.4
4.2
-
x
7.3
Informationssäkerhet
4.2
4.4
4.2
-
x
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 22
FR2000 Verksamhetsledning
Definitioner och begrepp
I nedanstående lista definieras en del av de begrepp som används i detta dokument. I flertalet
fall är de hämtade ur någon av de standarder eller föreskrifter som detta dokument bygger på,
exempelvis kvalité, miljö och arbetsmiljö
Arbetsmiljö
Den del av miljön som har inverkan på arbetstagarens hälsa, säkerhet
och arbetstillfredsställelse. Omfattar såväl fysiska som psykosociala
faktorer, dvs. alla de faktorer som påverkar arbetssituationen och
människan i arbetet.
Avvikelse
Icke-uppfyllande av ett krav.
Bevis
Information som stöder existensen eller sanningen hos något. Bevis kan
erhållas genom observation, mätning, provning eller på annat sätt.
Brandskydd
Åtgärder som vidtas fortlöpande i processen mellan människa, teknik
och organisation för att få bort eller minska risken för brand. Förutom
brandbekämpning avses därmed även åtgärder för att bringa människor
och egendom i säkerhet vid brand.
Dokument
Information och tillhörande medium (till exempel papper, elektroniskt,
foto, likare etc.).
Egenskap
Särskiljande drag.
Förebyggande
åtgärder
Åtgärd för att eliminera orsakerna till inträffade skador, en potentiell
avvikelse, eller annan oönskad händelse.
Immateriell egendom Okroppsligt värde, t.ex. patent, upphovsrätt, varumärke, eller muntlig
information
Internrevision
Revision av det egna ledningssystemet som genomförs på organisationens initiativ, som en del av rutinerna i ledningssystemet. Kan
utföras av organisationens egen personal eller med hjälp av externa
resurser.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 23
FR2000 Verksamhetsledning
Intressent
Person eller grupp som har intresse av eller påverkas av organisationens verksamhet och prestationsförmåga, t. ex. kunder, medarbetare,
ägare, leverantörer, banker, fackföreningar, samarbetspartners, myndigheter och allmänhet.
Kompetens
Visad förmåga att tillämpa kunskap och färdigheter.
Kontraktsgenomgång Aktiviteter som utförs av organisationen före accepterande av beställning eller undertecknande av kontrakt för att säkerställa att kraven är
tillräckligt väl definierade och tydliga och kan uppfyllas av
organisationen.
Kontroll
Utvärdering av överensstämmelse genom observation och bedömning
tillsammans med mätning, provning eller kalibrering om så är
behövligt.
Korrigerande åtgärd Åtgärd för att eliminera orsaken till en konstaterad avvikelse, eller
annan oönskad händelse i syfte att förhindra upprepning.
Krav
Behov eller förväntning som är specificerad, underförstådd eller
obligatorisk.
I begreppet krav på produkt innefattas:
• krav som specificeras av kunden
• underförstådda krav som är nödvändiga med hänsyn till avsedd
användning där den är känd
• krav som kan förväntas vara uppfyllda vid ett yrkesmässigt
utförande
• krav som är etablerade som branschstandard, både sådana som är
formellt fastställda och sådana som allmänt accepterade
• författningskrav (krav i lagar, förordningar och föreskrifter som är
utfärdade med stöd av lag).
Kund
Organisation eller person som mottar en produkt från organisationen.
Kundtillfredsställelse Kundens uppfattning om i vilken grad kundens krav har uppfyllts.
Kvalitet
Grad till vilken inneboende egenskaper uppfyller krav.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 24
FR2000 Verksamhetsledning
Ledningen
Person eller grupp av personer som leder och styr organisationen.
Ledningssystem
Organisatorisk struktur, rutiner, processer och resurser som är nödvändiga för ledning och styrning av verksamheten. Jämför System.
Leverantör
Organisation eller person som tillhandahåller en produkt till
organisationen.
Miljö
Omgivningar där organisationen verkar, vilket inkluderar luft, vatten,
mark, naturresurser, flora, fauna och människor samt samspelet mellan
dessa. Omgivningen sträcker sig inifrån organisationen till det globala
systemet.
Miljöpåverkan
Varje gynnsam eller ogynnsam förändring i miljön, som helt eller delvis är ett resultat av organisationens miljösituationer.
Miljösituation
Delar av organisationens verksamhet eller produkter som kan inverka
på miljön.
Mål
Mätbara aktiviteter.
Nyttjanderättshavare Arrendator, hyresgäst eller någon annan som innehar egendomen med
nyttjanderätt.
Ohälsa
Sjukdomar enligt medicinska objektiva kriterier och kroppsliga eller
psykiska funktionsstörningar som inte är sjukdomar i objektiv mening,
t ex olika former av stressreaktioner och belastningsbesvär. Styrkan i
upplevelserna, varaktigheten och förmågan att fungera som tidigare,
avgör om ohälsa föreligger.
Olycka
Plötsligt inträffad händelse som har medfört eller kan befaras medföra
skada. Dit räknas händelser som kan bero på företeelser i naturen eller
på människors handlande eller underlåtenhet att handla.
Olycksfall
Fysisk eller psykisk skada till följd av en plötslig händelse.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 25
FR2000 Verksamhetsledning
Policy
Organisationens övergripande avsikter och inriktning inom ett speciellt
område, till exempel kvalitet, miljö eller arbetsmiljö, formellt uttalade
av ledningen.
Process
Grupp av samverkande och varandra påverkande aktiviteter som
omformar insatser till utfall.
Produkt
Resultat av en process, innefattar såväl varor som tjänster.
Provning
Bestämning av en eller flera egenskaper enligt en rutin.
Redovisande
dokument
Dokument som anger uppnådda resultat eller utgör bevis på utförda
aktiviteter.
Ständiga
förbättringar
Återkommande aktivitet för att förbättra förmågan att uppfylla krav.
Revision
Systematisk, oberoende och dokumenterad process för att avgöra i
vilken utsträckning riktlinjer, rutiner eller krav är uppfyllda, utvärdera
detta objektivt och dokumentera i en revisionsrapport.
Revisor
Person med kompetens att genomföra en revision.
Risk
Den sammanvägda bedömningen av sannolikheten för att en händelse
skall bli verklighet och de negativa konsekvenser händelsen kan
medföra.
Rutin
Angivet sätt att utföra en aktivitet eller en process.
Uttrycket ”Organisationen skall ha dokumenterade rutiner för …”
innebär att rutinerna skall vara dokumenterade i ledningssystemet, vara
kända och tillämpas av berörda medarbetare, hållas aktuella samt
granskas vid internrevisioner.
Styrande dokument
Övergripande benämning på dokument som beskriver policys och krav,
till exempel vad, när och hur något skall göras, vem som skall göra det
etc
Spårbarhet
Möjlighet att spåra historiken, användningen eller lokaliseringen av det
som betraktas
System
Grupp av samverkande eller varandra påverkande element.
Systematiskt
arbetsmiljöarbete
Arbetsgivarens arbete med att undersöka, genomföra och följa upp
verksamheten på ett sådant sätt att ohälsa och olycksfall i arbetet förebyggs och en tillfredsställande arbetsmiljö uppnås.
Tillbud
En oönskad händelse som kunnat leda till ohälsa eller olycksfall.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 26
FR2000 Verksamhetsledning
Uthyrd arbetskraft
Arbetskraft som hyrs ut till annan verksamhet med annan
arbetsledning.
Utvärdering
Fastställande av resultat, effektivitet eller värde.
Överensstämmelse
Uppfyllande av krav.
FR2000 Verksamhetsledning
Utgåva 2013-01-01 nr 2
©
FR2000 i Sverige ekonomisk förening
sid nr 27