Transcript Guiden:Så lyckas du med

VD I VARDAGEN
Guiden: Så lyckas du med
målstyrning
TEXT JESSICA BERGH
Är du trött på dålig måluppfyllelse? Här är guiden till effektiv
målstyrning som kan ta verksamheten till nya höjder.
024
Vd-tidningen 5.2012
VD I VARDAGEN
1. SÄTT RÄTT MÅL
GLÖM ETT LÖST brainstormingmöte när det kommer till att bestämma
organisationens mål. Sätt er istället ned i en workshop under två dagar
och för konkreta och kreativa diskussioner som utgår från er vision. Vart
ska ni? Och vad behöver ni uppnå för att ta er dit? I denna process måste
ledningen vara med, men även andra nyckelpersoner i organisationen.
För att lyckas sätta rätt mål handlar det om att förstå vilka de kritiska framgångsfaktorerna är, vad är det som driver intäkter och binder kapital.
Utgå inte ifrån generella attityder utan gör en ordentlig analys.
Utgå från målstyrningsmodellen Smarter som anger att
målet ska vara: Specifikt, mätbart, accepterat, relevant, tidsatt,
emotionellt motiverande och realistiskt men utmanande.
2. RÄTT STYRNING
FÖR ATT ORGANISATIONENS övergripande mål ska uppnås måste de brytas
ned genom hela organisationen så att de involverar alla medarbetare.
Detta kan tyckas självklart, men allt för många organisationer hoppar
över detta steg. Det är alltså väldigt viktigt att lägga tid på hur-frågan. Hur
ska målen nås, vilka aktiviteter kan leda dit? För att kunna arbeta med
den frågan måste man diskutera och analysera hur orsak och verkan
hänger samman. Det handlar egentligen om ren problemlösning.
Medarbetarna är de som i praktiken möjliggör att målen
uppnås och skapar kundnytta, så skapa engagerande lokala
mål kopplade till medarbetarnas arbetssituation.
3. RÄTT FÖRUTSÄTTNINGAR
OCH FEEDBACK
FÖR ATT MÅLEN ska nås och vara engagerande måste det också skapas förutsättningar för att testa nya arbetssätt och metoder. Organisationer måste avsätta tid till att laborera och skapa möjligheter för att genomföra aktiviteter och
utveckla rätt arbetssätt, så kallade lärande mål. Har man inte heller klart vilka
aktiviteter som ska bidra till att målen uppnås är det än viktigare med tät, löpande
feedback. Kontinuerlig feedback bidrar till att man kan utvärdera och korrigera
aktiviteter och arbetssätt under tidens gång och därmed styra mot rätt resultat.
Medarbetarens arbetssätt kopplat till organisationens mål ska diskuteras i
utvecklingssamtalet, men feedback ska inte bara komma från chef till medarbetare
utan mellan de anställda och mellan avdelningsgrupper. Feedback i realtid ger
det bästa lärandet och mest effektiv är feedback som medarbetaren själv samlar in, exempelvis åsikter och förslag från kunder och kontakter, som sedan omvandlas till förändrade arbetssätt och där personalen själv analyserar resultaten.
För att nå högt uppsatta mål är det också viktigt att arbeta med delmål. Det skapar motivation som i sin tur leder till engagemang
och gör det lättare att förstå resan mot det stora målet.
Vd-tidningen 5.2012
TIPS
Om du har svårt att lyckas med
målstyrning kan det vara bra att
ta temperaturen med en enkät
bland medarbetarna. Vet alla vilka
organisationens mål är? Har alla
avdelningar och individer mål som
styr arbetet i samma riktning?
Det kan visa sig att din bild av
organisationens mål som en röd
tråd genom hela verksamheten
inte är lika tydlig för alla andra.
TIPS
Ekonomiska mål är intressant för
ledningen men för en enskild medarbetare kan mål som är kopplade
till arbetssituation och uppdrag, så
kallade prestationsmål, vara mer
engagerande. Förklara betydelsen
av medarbetarnas arbete och
på vilket sätt det kan leda till att
organisationens mål nås.
TIPS
Sätt inte för snäva tidsramar för
när målet ska ha uppnåtts. Kom
ihåg: realistiska men utmanande.
För snäva tidsramar minskar
acceptansen och kan bidra till att
målet uppfattas som orealistiskt.
025
VD I VARDAGEN
4. RÄTT KOMMUNIKATION
TIPS
MEDARBETARSAMTALEN är ett viktigt forum för att tydliggöra, styra och följa upp
Forskning har visat att människor
målen. Enligt undersökningar känner 80 procent av medarbetarna minskad
motivation efter medarbetarsamtalen. Anledningen är att de inte fokuserar på
medarbetarens styrkor och att för mycket tid ägnas åt negativ, och inte positiv,
feedback. Här finns stor potential att göra målstyrningen till något engagerande
och motiverande för alla. Att koppla just organisationens vision till hur de
anställda kan agera för att den ska uppnås. Då blir målstyrning en positiv kraft.
Sätt mål och mätvärden på väggen på kontoret så blir det synligt för alla medarbetare vad de arbetar för, varför och hur läget
ser ut. Det räcker inte med dokument på intranätet.
har lättare att ta till sig grafisk
presentation än siffror. Och när
5. RÄTT MÄTNING
OCH UPPFÖLJNING
MED KONTINUERLIG FEEDBACK får man automatiskt kontinuerlig uppföljning.
Även här visar det sig att tätare mätningar ger bättre resultat. Särskilt ju tuffare
målet är. Men målen måste också följas upp på längre sikt. Ett strukturerat möte
per år eller halvårsvis är att rekommendera. Att tvingas sänka ambitionerna
eller att revidera ett mål är ett tecken på att man gjort ett dåligt jobb från början.
Däremot måste man vara medveten om att förutsättningarna för att nå ett mål
kan förändras, särskilt eftersom god målstyrning ska vara långsiktig. Exempelvis kan det ekonomiska läget i världen eller en ny lagstiftning förändra förutsättningarna. Är man rädd för att flytta fram deadline finns risk att man tar geny över vad det
vägar för att nå målet. Är målen uppnådda är det viktigt med analys
ermål. Relatera
var som ledde fram till det goda resultatet och att sätta nya Smartermål.
de nya målen till den mätdata ni har från tidigare mål för att hitta rätt nivå.
grafer presenteras måste de visa
den långsiktiga utvecklingen.
För snäva presentationer ger
inte samma förståelse för
utvecklingen.
TIPS
Har ni nått ett mål eller presterat
bra? Grattis! Då är det dags att
fira. Ett uppnått mål eller en
bra prestation ger stark positiv
kraft för hela organisationen
och ska uppmärksammas och
kommuniceras. Det skapar en
stolthet och är inspirerande för
nästkommande målarbete.
Siffror om målstyrning::
55 PROCENT av alla anställda vet inte vilken typ av mål organisationen har
och vad de själva ska åstadkomma.
9 AV 10 företag kan förbättra sin målstyrning med minst 50 PROCENT.
De som använder målstyrningsteori har 21 PROCENT högre vinst än de som
m inte gör det...
...de har också 21 PROCENT högre vinsttillväxt.
Mål med kontinuerlig feedback ger 63 PROCENT bättre resultat.
Delaktigheten ökar med 71 PROCENT när chefer och medarbetare delar samma
mma mål.
KÄLLA: BOKEN VINNANDE MÅL – EN HÖGPRESTERANDE ORGANISATION
RGANISATION
GENOM EFFEKTIV MÅLSTYRNING AV LARS G MATTSSON
026
Vd-tidningen
Vd
Vdtidningen 5.2012