Transcript E-tjänster för boendeparkering i Göteborg

E-tjänster för boendeparkering i Göteborg
Trafikkontoret i Göteborgs stad har 120 anställda och arbetar med bland annat trafikplanering, parkeringsfrågor, reglering, tillstånd och dispenser och handlägger
många tusentals ärenden varje år. Man arbetar ständigt för att öka effektiviteten
i handläggningen och tillgängligheten för allmänheten och har som ett led i detta
utvecklat e-tjänster för boendeparkering med FormPipe Platina som plattform.
Idag hanteras ungefär 15 000 ärenden för boendeparkering och en ansökan via
e-tjänsten är i de flesta fall helt automatiserad och tillgänglig dygnet runt.
”
Tid har frigjorts och
kan nu användas för
mer kvalificerade
arbetsuppgifter.
Utmaning
När trafikkontoret började diskutera e-tjänster
fann man behov av att samla all information kring
ansökningarna till en punkt för att förenkla hanteringen och man saknade också möjlighet att
enkelt ta ut adresser och statistik i den dåvarande
lösningen.
– Det handlade om att vi behövde öka tillgängligheten och få en bättre arbetsmiljö genom ett
ansökningsförfarande som var lätt att hantera
för våra anställda. Och så såg vi förstås möjligheten att effektivisera handläggningen, säger Lena
Jungbeck, enhetschef på Trafikkontoret.
En enhet hos Trafikkontoret hade redan börjat arbeta med FormPipe Platina och man såg
möjligheten att använda produkten för att hantera tillståndsansökningar. Man startade
med de ansökningar som genererade flest antal ärenden, ansökan om boendeparkering
och ansökan om parkeringstillstånd för miljöfordon. Efter att ha gjort en kartläggning
av ärendeprocesserna gjordes en kravspecifikation som FormPipe Softwares implementationspartner Sigma skulle realisera till e-tjänster, med FormPipe Platina som plattform.
Bransch
Kommun
Utmaning
• Informationen spridd på
många platser.
• Tidsödande manuella rutiner.
• Tuffa Svårt att ta fram
statistik.
• Låg tillgänglighet via internet.
Lösning
FormPipe Platina
Resultat
• 24/7- tillgänglighet för medborgare.
• Minskad handläggningstid
från tre veckor till tre dagar.
• Automatiserade processer.
• Tid för handläggare att
lägga på mer kvalificerade
uppgifter.
Lösning
Idag kan man göra ansökningen via internet och en standardansökan om boendeparkering går till på följande vis:
1
4
Kunden går in på
Göteborgs stads
hemsida och anger
sitt personnummer,
fordonets registreringsnummer och
kontaktinfo.
Är allt OK så
läggs kunden
upp i systemet. Ett
ansökningsärende
skapas. En kvittens
till kunden via
e-post.
2
5
Kontroll sker att
kundens folkbokföringsadress är en
giltig boendeparkeringsadress.
Ansökan blir
preliminärt godkänd och läggs för
slutligt manuellt
godkännande i en
masshantering av
samtliga inkomna
ärenden som är
OK.
3
6
Kontroll sker mot
bilregistret att
kunden äger bilen
och att bilen är i
trafik.
Kunden kan direkt
skriva ut en temporär parkeringsdekal.
”
Handläggningstiden har minskat
från tre veckor
till tre dagar.
När ansökningarna blir slutgiltigt godkända skickas
automatiskt filer till ett tryckeri, med namn och
adressuppgifter på de godkända sökande. Parkeringstillstånd trycks och skickas ut oftast inom 3-4
dagar.
– När en ansökan görs rasslar det bara till i systemet så är allt klart. Det här gör att man kan ansöka
om parkeringstillstånd en söndagskväll, direkt få
det godkänt och placera dekalen i rutan, berättar
Lena Jungbeck.
Integration mot andra system
När ett ansökningsärende skapats kommunicerar
FormPipe Platina mot andra system för att skapa
en sammanhållen och automatiserad hantering
av ärendena. Förutom koppling mot person- och
fordonsregister för kontroll av person och fordonsuppgifter finns fler kopplingar som håller samman och effektiviserar administrationen. Det gäller
exempelvis integrationen mot ekonomisystem för överföring av faktureringsuppgifter. P-vakternas system kommunicerar också med FormPipe Platina för att de på ett enkelt sätt ska kunna
kontrollera status på P-tillstånden när de går ute på gatorna.
Effekter
Trafikkontoret i Göteborg har idag omvandlat rutinärendena kring boendeparkering, till e-tjänster
med flera automatiserade administrativa processer och därmed kan tjänstemännens tid användas
till andra, mer kvalificerade arbetsuppgifter.
– Handläggningstiden för en standardansökan har minskat från tre veckor till tre dagar, säger
Lena Jungbeck.
Av de sammanlagt 1 300 ansökningar som varje månad kommer in till Trafikkontoret är det bara
en handfull som idag kommer in via pappersblanketter. Antal personliga besök på Trafikkontoret
i samband med ansökningarna har minskat från 600 till 150 per månad.
Inloggning via e-legitimation
För att skapa ytterligare tillgänglighet och för att än mer automatisera administrationen kring
parkeringstillstånd har Trafikkontoret gjort det möjligt för kunderna att logga in via e-legitimation.
Via e-tjänsten ”Mina parkeringstillstånd” har kunderna själva möjlighet att exempelvis:
•
•
•
•
•
•
•
Om FormPipe Software
FormPipe Softwares programvaror hjälper organisationer att
fånga, hantera, distribuera och sätta information i ett sammanhang.
Ökad effektivitet, sänkta kostnader och minimerad riskexponering är vinster av att använda
FormPipe
Softwares
produkter.
Kontakta oss
Telefon +46 8 555 290 60
E-post [email protected]
Titta på sina tillstånd & ansökningar, status etc. Både på aktuella och utgångna tillstånd.
Ändra på sina uppgifter, namn och kontaktuppgifter.
Anmäla ny adress (flyttning), boendeparkering.
Anmäla bilbyte, boendeparkering.
Anmäla uppehåll i boendeparkering.
Beställa ny P-dekal för befintligt tillstånd.
Avsluta boendeparkering, ångra avslut av boendeparkering.
Att kunderna själva kan administrera sina parkeringstillstånd och en direkt uppdatering sker i
FormPipe Platina frigör ytterligare resurser hos Trafikkontoret.
– Sammantaget gör detta att endast en person behövs för att administrera ansökningshanteringen mot de fyra personer som tidigare krävdes, den övriga tiden kan användas till mer kvalificerade uppgifter för våra tjänstemän. Återbetalningskostnaden föra att införa dessa e-tjänster
räknar vi till bara ett och ett halvt år, avslutar Lena Jungbeck.