Transcript Ladda ner - FormPipe

Platina arkivredovisning från Agio
Ett praktiskt stöd för
ärendehandläggare!
Bakgrund och behov
Agios lösning
Alla svenska myndigheter ska
Agio kan erbjuda en modul till Formpipe Platina där kunden kan hantera de uppgifter som utgör
arkivredovisningen, behörighetsstyra och tillgängliggöra dessa. Med ingående rapporter kan
kunden få uppgifterna i arkivredovisningen presenteras som:
• Arkivbeskrivning.
• Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar.
• Dokumenthanteringsplan/hanteringsanvisningar.
• Arkivförteckning med möjlighet till etikettutskrift.
leva upp till Riksarkivets föreskrift
RA-FS 2008:4 senast 1 januari 2013.
Föreskriften innebär att myndigheten
ska byta ut sin nuvarande arkiv­
redovisning till en verksamhets­
baserad (processorienterad) arkivredovisning och alla nya handlingar
som tillkommer ska registreras enligt
de nya bestämmelserna.
För att detta ska vara möjligt
krävs ett systemstöd för att lagra
och versionshantera den nya arkiv­
redovisningen och för att göra det
praktiskt möjligt att använda den nya
arkivredovisningen som verktyg och
styrmedel för myndighetens hantering av allmänna handlingar.
Nyttan med Agios arkivredovisning
Genom att klassificeringsstrukturen skapas och hanteras i ärendehanteringssystemet Platina
får kunden en unik möjlighet att vid registrering och handläggning använda strukturen som
registreringsplan samt styra och stödja handläggningen av ärenden.
Det betyder att myndigheten ökar möjligheten att kvalitetssäkra resultat och hantering i sina
verksamhetsprocesser och registreringen av allmänna handlingar.
Med Platinas versionshantering av objekt och elektroniska signaturer kan en säker och spårbar hantering av strukturen garanteras över tiden.
Effektivare processer med IT · Dokumenthantering · Beslutsstöd · www.agio.se
Platina arkivredovisning från Agio
»En lösning som ger ökad möjlighet att kvalitetssäkra resultat och hantering
i verksamhetsprocesser och registrering. Med versionshantering kan en säker
och spårbar hantering av strukturen garanteras över tiden.«
Förkrav hos kunden
Vad ingår i modulen?
Formpipe Platina 4.X eller högre.
De funktioner som ingår i modulen är:
• Registreringsfunktion. Här registreras arkivbeskrivning, klassificeringsstruktur med processbeskrivningar samt arkivförteckning och relationer mellan dessa.
• Versionshantering och Behörighetshantering.
• Stöd för anteckningar och påminnelser kopplade till alla delar i arkivredovisningen.
• Anpassat användargränssnitt.
• Möjlighet att integrera med och styra diarieföringen i Platina.
• Verksamhetens processer kan beskrivas visuellt i Platinas processbyggare.
• Möjlighet att integrera så att arkivredovisningen kan stödja och styra andra system
(tex gallring och avställning till system för bevarande).
• Fyra rapporter så att uppgifterna i arkivredovisningen presenteras som:
– Arkivbeskrivning.
– Klassificeringsstruktur med processbeskrivningar.
– Dokumenthanteringsplan/hanteringsanvisningar.
– Arkivförteckning.
• En användarmanual för rollen arkivarie i verksamheten. Kunden fyller själv alla register med
metadata.
• En workshop med verksamheten som syftar till att ge förståelse för modulens funktioner
samt definiera vilka kundspecifika anpassningar som önskas.
• Förslag till handlingsplan/beslutsunderlag för att införa specifika kundanpassningar.
Formpipe Platina ProcessEngine och
ProcessBuilder.
Kontakt
För mer information kontakta: [email protected] eller [email protected]
Agio System & Kompetens AB
Tel: 0920-22 51 50 (vxl)
E-post: [email protected]
Stockholm
S:t Eriksgatan 117, hiss A, plan 4
LULEÅ
Varvsgatan 41, plan två
Agio betyder mervärde. Vi kan systemutveckling och förstår både kunders behov och den IT-teknik som är relevant för lösningar inom våra specialist­
områden: dokumenthantering och beslutsstöd. Vi åtar oss hela eller delar av projekt – från förstudier till driftsättning och systemunderhåll. Vi erbjuder trygghet
i uppdrag, långsiktiga samarbeten och bästa möjliga lösningar inom våra specialistområden. Agio är ett ekonomiskt stabilt företag med goda finanser, trots en
snabb tillväxt de senaste åren. Vi finns i Stockholm och Luleå med kontor nära bra kommunikation. Agio säljer mervärde.
www.agio.se