Transcript Ladda ner [PDF] - Teknologsektionen för Automation och Mekatronik

Ekonomiutbildning Z
Andreas Andersson
Simon Andersson
Viktor Runemalm
26 januari 2015
a
Ch
ola
ik
Au t
on
om
n och Mek
tr
io
at
er
sk
al
m
s te
kniska h
ög
Version 2
Baserat p˚
a tidigare arbete av:
Simon Andersson
Thang Hoang
Inneh˚
all
1 Introduktion
1
2 Ekonomivett
2
3 Budget
4
4 Konton, Debet och Kredit
4.1 Exempel . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
4.2 Kontotyper . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
5
5
6
5 Verifikat
5.1 Exempel: En kommitteemedlem k¨oper mat . . . . . . . . . . . . . .
7
7
6 Visma
6.1 Introduktion . .
6.2 Anv¨andande . .
6.3 Starta f¨orening
6.4 Gr¨anssnittet . .
6.5 Avst¨amning . .
6.6 Verifikat . . . .
6.7 Projekt . . . .
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
9
9
10
10
10
10
11
11
7 Felhantering
12
7.1 Borttappat kvitto . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
7.2 Saknar underlag . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12
8 Verifikatsfel
13
8.1 Fel datum . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
8.2 Fel text . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
8.3 Fel Konto eller summa . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13
9 Bokslut
9.1 T¨ank p˚
a . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
9.2 Vad som ska finnas i bokf¨orningsp¨armen vid bokslut . . . . . . . . .
9.3 F¨orklaring . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .
14
14
14
15
10 Kontakt
19
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Introduktion
Denna utbildning ¨ar utformad f¨or de ekonomiskt ansvariga p˚
a sektionens organ,
men kan nyttjas av alla p˚
a sektionen. Dokumentet inkluderar olika aspekter av
det ekonomiska arbetet och ¨ar en samling med information som ¨ar framtagen f¨or
att hj¨alpa ordf¨orande och kass¨or under verksamhets˚
aret. Inneh˚
allet ¨ar valt med
avseende p˚
a relevans och n¨odv¨andighet f¨or att klara av ett ˚
ar som ekonomiskt
ansvarig. Detta dokument ¨ar inte t¨ankt att vara ett substitut f¨or en ordentlig
an en kass¨or till n¨asta, utan det ¨ar snarare ett komplement och ett
¨overl¨amning fr˚
st¨od under ˚
aret.
Ut¨over detta dokument h˚
alls tre stycken utbildningar som arrangeras av sektionskass¨oren och revisorerna. Denna utbildning ¨ar h¨ogst n¨odv¨andig att deltaga p˚
a,
f¨or de ekonomiskt ansvariga, eftersom diskussionerna under utbildningen kan ge
klarheter som ¨ar sv˚
ara att erh˚
alla genom enbart l¨asning.
1
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Ekonomivett
Vid samtliga utgifter som g¨ors i kommitt´ens namn skall man ¨overv¨aga f¨oljande
fr˚
aga: ”Hur gynnas sektionen av den h¨ar utgiften?”. Samtliga kommitt´eer p˚
a sektionen skall verka f¨or sektionens b¨asta i alla l¨agen. D¨armed ¨ar det inte okej att
l¨agga pengar p˚
a n˚
agot som sektionsmedlemmar aldrig kommer att dra n˚
agon nytta av, t.ex. en ny cykel till ordf¨orande. D¨aremot a¨r det till˚
atet att investera i
den egna verksamheten som inte i f¨orsta hand gynnar sektionsmedlemmarna men
det ¨ar n˚
agot som kommer att leda till en f¨or¨andring i de tj¨anster man erbjuder
sektionsmedlemmarna. P˚
a s˚
a s¨att gynnas sektionsmedlemmarna i f¨orl¨angningen.
Detta kan vara att k¨opa in nya grillar eller en kamera f¨or sektionstidningen.
En annan fr˚
aga som getts mycket uppm¨arksamhet p˚
a senare tid ¨ar hur mycket
¨
man f˚
ar bjuda i kommitt´ens namn. Ar det okej att sektionen betalar f¨or mat till
¨ det okej att h˚
kommitt´ens m¨oten? Ar
alla en sittning och bjuda p˚
a all alkohol?
Svaret p˚
a dessa och liknade fr˚
agor finner ni i den ekonomiska policyn, r˚
ader det
oklarheter ¨ar det bara att r˚
adfr˚
aga Ztyret. D¨aremot kommer alla beslut fortfarande
att granskas och om revisorerna eller sektionsstyrelsen anser att ni har gjort fel
kommer det att leda till konsekvenser. Vid tillf¨allen d˚
a alkohol konsumeras eller
serveras b¨or man inte belasta sektionen med mer ¨an ett glas ¨ol eller ett glas vin
till maten. Man b¨or undvika att bjuda p˚
a starksprit. Det ¨ar aldrig fel att st¨alla sig
¨
fr˚
agan ”Ar det h¨ar rimligt?”.
Det kan ses som en sj¨alvklarhet men det ¨ar v¨art att n¨amna att vid stora ekonomiska
beslut b¨or kommitt´en vara eniga om utgiften. Man b¨or ¨aven tidigt planera vilka
utgifter som kommer fram¨over f¨or att inte g¨ora misstaget att l¨agga pengar p˚
a
n˚
agot mindre viktigt och l˚
ata det leda till att man inte har r˚
ad med n˚
agot betydligt
viktigare vid en senare tidpunkt. H˚
all dock alltid i bakhuvudet att man kan ¨aska
och l˚
ana fr˚
an sektionen f¨or bra arrangemang och id´eer.
Sektionen och alla dess organ jobbar ideellt. Detta inneb¨ar bland annat att vi inte
arbetar f¨or ekonomisk vinning. Med detta i ˚
atanke ¨ar det viktigt f¨or sektionens
organ att str¨ava efter att avsluta sitt verksamhets˚
ar med ¨onskat resultat. Om
inget annat best¨amts ¨ar det ¨onskv¨art att avsluta ˚
aret med lika mycket tillg˚
angar
som vid b¨orjan av ˚
aret. Detta inneb¨ar i praktiken att vissa arrangemang kan
generera inkomster och andra arrangemang kan resultera i f¨orlust, vilket ¨ar fullt
till˚
atet.
Avslutningsvis vill vi p˚
aminna om att det alltid ¨ar tv˚
a personer som ¨ar ekonomiskt
¨
ansvariga, ordf¨orande och kass¨or. Aven
om kass¨oren sk¨oter ekonomin och det dag-
2
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
liga arbete som kommer d¨artill ¨ar ordf¨orande lika mycket ansvarig och st¨alls lika
mycket till svars f¨or alla fel som kass¨oren eventuellt g¨or.
3
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Budget
De sektionsorgan som har decentraliserad ekonomi beh¨over skriva en budget f¨or
verksamhets˚
aret. Budgeten skall godk¨annas utav sektionsstyrelsen och skall vara
sektionsstyrelsen till handa senast en m˚
anad efter sektionsorganets verksamhets˚
ar
har startat.
I en budget inkluderas de int¨akter och utgifter som uppskattas uppkomma under
verksamhets˚
aret. Det ¨ar s˚
aklart om¨ojligt att g¨ora en helt perfekt budget, men det
a att det blir enkelt att
¨ar gynnande f¨or verksamheten om budgeten g¨ors noga s˚
planera inf¨or arrangemangen som utf¨ors.
Viktiga poster som ¨ar v¨asentliga att de tas med ¨ar utgifter f¨or de arrangemang
vilka ˚
aligger kommitt´een. Ett exempel ¨ar att ZEXET skall utf¨ora minst en gasque
per l¨asperiod, d˚
a beh¨over budgeten innefatta uppgifter om arrangemangen. Ett
annat exempel som g¨aller alla kommitt´eer a¨r deras kl¨ader, det a¨r v¨aldigt enkelt
att tillsammans med sin f¨oretr¨adare titta p˚
a de utgifter som varit de f¨oreg˚
aende
˚
aren och uppskatta vad ˚
arets utgift kommer att bli.
Notera att budgeten ¨ar endast en plan f¨or vad som kommer att h¨anda under ˚
aret.
Det ¨ar sj¨alvklart att det ska finnas m¨ojlighet att komma p˚
a nya saker att g¨ora
under ˚
aret och d¨armed avvika fr˚
an budgeten.
4
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Konton, Debet och Kredit
F¨oretagets bokf¨oring byggs upp av ett antal konton. Dessa konton klassificeras p˚
a
olika s¨att enligt tabell 4.1 nedan. Man har t.ex ett kassakonto med sina fysiska
pengar, ett transaktionskonto som ¨ar ens pengar p˚
a bankkontot, ett medlemsskuldskonto med skulder till medlemmar, t.ex n¨ar n˚
agon l¨agger ut pengar i f¨orv¨ag.
Man har a¨ven Int¨aktskonton f¨or olika inkomstk¨allor och kostnadskonton f¨or olika
kostnader. Vid varje transaktion skall ett konto krediteras och ett annat debiteras s˚
a att det blir balans och d˚
a kan man enkelt f¨olja vart pengarna kommer
ifr˚
an och vart de g˚
ar. Beroende p˚
a kontotyp ¨okar eller minskar Debet respektive
Kredit.
4.1
Exempel
1910 - Kassa
Debet
Kredit
Beskrivning
162,00
Dek˚
ar - Ub˚
atssittning
N¨ar ett tillg˚
angskonto belastas med en utgift l¨aggs det under Kredit vilket inneb¨ar
att ens tillg˚
angar i det kontot minskar.
4045 - Evenemangsutgifter
Debet
162,00
Kredit
Beskrivning
Dek˚
ar - Ub˚
atssittning
F¨or att kunna se en sammanst¨allning f¨or samtliga Evenemangsutgifter har man
ett separat konto f¨or det som ¨ar klassificerat som ett Kostnadskonto. H¨ar l¨aggs
individuella utgifter som Debet vilket inneb¨ar att de totala kostnaderna o¨kar.
5
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
4.2
Kontotyper
Huvudsakligen finns det tv˚
a typer av konton, balanskonton och resultatkonton.
Vanligtvis n¨ar en transaktion utf¨ors ¨ar ett konto av varje typ inblandat, men det
kan ¨aven vara flera. Om man till exempel k¨oper en produkt skall kostnaden kopplas till tv˚
a eller flera konton genom verifikatet. Om ett tillg˚
angskonto belastas med
kostnaden kommer det bli en kreditering av kontot och saldot f¨or det kontot minskar. Om det d¨aremot ¨ar ett skuldkonto som krediteras kommer skulden att ¨oka,
men det a¨r viktigt att minnas att saldot f¨or denna typen av konto a¨r negativt.
Kontonr.
Kontotyp
1000 - 1999
Tillg˚
angar
(balanskonto)
Debet
¨
Okar
2000 - 2999
Eget kaptial och skulder
(balanskonto)
Minskar
3000 - 3999
Int¨akter
(resultatkonto)
4000 - 7999
Kostnader
(resultatkonto)
Minskar
¨
Okar
Tabell 4.1: Olika typer av konton.
6
Kredit
Minskar
¨
Okar
¨
Okar
Minskar
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Verifikat
Det som kopplar samman poster i olika konton ¨ar verifikatet. Verifikat skrivs f¨or
samtliga transaktioner och ¨ar sj¨alva motivationen till varf¨or man har belastat sina
tillg˚
angar eller f¨orklaringen till att ens tillg˚
angar ¨okat. Verifikatet skall inneh˚
alla
information om transaktionen s˚
a som datum, belopp, konton samt en beskrivning.
Verifikaten skrivs i Visma f¨or att sedan skrivas ut och s¨attas i verifikatordning
i en p¨arm. Observera att det ¨ar i verifikatordning och inte datumordning. Men
det skall efterstr¨avas att verifikaten skapas i datumordning! Till varje verifikat
skall det finnas underlag, kvittoredovisning eller faktura med debet/kredit-st¨ampel.
Om det ¨ar en utbetalning fr˚
an kort eller konto och inte finns ett kvitto skall ett
transaktionskvitto skrivas ut fr˚
an banken.
5.1
Exempel: En kommitteemedlem k¨
oper mat
Personen som k¨opt maten s¨atter kvittot p˚
a en kvittoredovisningslapp (finns tilg¨anglig p˚
a ztyrets hemsida) och fyller i:
• Datum
• Namn
• Belopp
• Bank
• Clearing nr
• Konto nr
• Eventuell deltagarlista (Om n˚
att getts ut gratis)
• F¨orklarande text (Till vad avs˚
ags k¨opet)
• Attest (Personen underskrift)
Sen tar kass¨oren och g¨or ett verifikat att s¨atta tillsammans med kvittoredovisningen, se tabell 5.1, d¨ar datumet skall vara datumet f¨or k¨op, st˚
ar p˚
a kvittot.
7
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Kontonr
Kontonamn
Debet
Kredit
2020
Medlemsskulder
-
100
5060
St¨adning och renh˚
allning
100
-
Tabell 5.1: Verifikat f¨
or redovisning av kvitto
Sen ska utbetalningen ske till kontot som angavs p˚
a kvittoredovisningen. Datumet
p˚
a det verifikatet skall vara transaktionsdatumet f¨or ¨overf¨oringen som kan finnas
p˚
a bankens hemsida, se tabell 5.2.
Kontonr
Kontonamn
Debet
Kredit
1930
Bankkonto
-
100
2020
Medlemsskulder
100
-
Tabell 5.2: Verifikat f¨
or redovisning av utbetalning av medlemsskuld
8
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Visma
6.1
Introduktion
Visma ¨ar det bokf¨oringsprogram som sektionens organ anv¨ander f¨or att sk¨ota
sin bokf¨oring. Programmet administreras idag annorlunda ¨an hur det gjorde f¨orut. Nu s˚
a existerar endast ett program p˚
a k˚
arens servrar, och kass¨orerena p˚
a Zteknolgsektionen har licenser som de anv¨ander sig av f¨or att kunna bokf¨ora.
F¨or att f˚
a access till k˚
arens servrar beh¨over man g˚
a via G.U.D., k˚
arens IT-organisation,
samt Vice Ordf¨orande p˚
a k˚
aren. Denna kontakt sker via sektionskass¨oren som samlar in uppgifter utav kass¨orerna och distribuerar sedan vidare till de h¨ogre instanserna. Sedan beh¨over man skriva under ett kontrakt hos G.U.D. d¨ar man lovar att
man f¨oljer deras regler f¨or serveranv¨andandet.
Anslutningen till servern g˚
ar till p˚
a f¨oljande s¨att:
• Anslut till k˚
arens n¨atverk via VPN.
• K¨or ”Anslut till fj¨arrskrivbord” p˚
a datorn.
• Logga in med de uppgifter som G.U.D. givit respektive kass¨or.
• Starta Visma F¨orening.
• V¨alj din f¨orening.
• B¨orja bokf¨or!
Detta tillv¨agag˚
angss¨att ¨ar smidigt ur ett flertal perspektiv, bland annat ekonomisk, ¨oversynsm¨assig och tillg¨anglighetsm¨assig. Revisorerna f˚
ar det v¨aldigt mycket
enklare vid revision d˚
a de har all information fr˚
an alla organ samlade p˚
a en plats.
Kass¨orerna sj¨alva kan sitta vart som helst d¨ar de har internet och bokf¨ora, hemma
som i skolan, vilket minskar en sv˚
arighetsfaktor vid bokf¨oringen.
9
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
6.2
Anv¨
andande
6.3
Starta f¨
orening
S˚
a sm˚
aningom t¨anker sektionen g˚
a ¨over till att inte skapa nya f¨oretag f¨or varje
verksamhets˚
ar, utan att varje kommitt´e ska ha ett f¨oretag och anv¨anda vismas
inbyggda funktionalitet f¨or nya verksamhets˚
ar.
F¨orsta g˚
angen man ska bokf¨ora m˚
aste man skapa ett f¨oretag, f¨or oss ben¨amnt
f¨orening i Visma. F¨or att skapa en ny f¨orening s˚
a startar man Visma, och klickar
p˚
a ”Ny f¨orening” l¨angst nere i v¨anstra h¨ornet i pop-up-rutan. Spara f¨oreningen i
standard s¨okv¨agen och ange namn plus verksamhet˚
aret, exempelvis ”DaltonZ 15”
eller ”ArgZ 14/15”.
I n¨asta f¨onster v¨aljer man namn, postadress, postnummer, ort och s¨ate. De andra
f¨alten kan l¨amnas blanka.
6.4
Gr¨
anssnittet
Visma F¨orening inneh˚
aller en m¨angd med funktioner, m˚
anga ¨ar v¨aldigt anv¨andbara men en del anv¨ands inte utav oss. I ¨oversta f¨altet finns en del kategorier.
Under ”Bokf¨oring” hittar man exempelvis verifikat, kontoplan, ing˚
aende balans
och projekt. Verifikaten ¨ar en lista med alla verifikat som ¨ar skrivna, kontoplanen
inneh˚
aller alla konton som f¨oreningen har, ing˚
aende balans ¨ar det v¨arde ett konto
har i b¨orjan av verksamhets˚
aret. Ing˚
aende balansen skall ALLTID vara samma
som utg˚
aende balans f¨or f¨oreg˚
aende verksamhets˚
ar. Projekt inneh˚
aller, f¨oga f¨orv˚
anande, de projekt som skapats.
6.5
Avst¨
amning
¨ amning”i Visma.
N˚
agot som ¨ar nytt f¨or ˚
aret 2015 ¨ar att vi anv¨ander oss utav Avst¨
Den 7:e varje m˚
anad skall man skicka in en utskrift fr˚
an Visma till sektionskass¨oren som uppvisar en korrekt avst¨amning. Med detta m˚
aste man ¨aven r¨akna sin
dagskassa.
Om detta g¨ors m˚
anadsvis blir det extremt mycket enklare att hitta fel eftersom man
vet inom vilken tidsram n˚
agot ¨ar fel. Dessutom blir kontinuitetsarbetet f¨orb¨attrat
och det blir max en m˚
anads arbete som m˚
aste utf¨oras vid bokslut. M˚
anga har
10
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
tidigare gjort det mesta utav bokf¨oringen inf¨or boksluten ist¨allet f¨or att sprida
ut det och minska p˚
a stressniv˚
an och arbeta kontinuerligt. Det blir ocks˚
a mycket
enklare att arbeta efter en m˚
anad eller tv˚
a d˚
a man vant sig vid milj¨on och f˚
att in
en rutin f¨or bokf¨oringen!
¨
Overlag
s˚
a ¨ar f¨orhoppningen ocks˚
a att man ska undvika att framtida bokf¨oringar
inte blir gjorda alls utan att alla blir klara och ansvarsbefriade s˚
a snabbt som
m¨ojligt f¨or att f˚
a en bra struktur p˚
a sektionen.
6.6
Verifikat
Under fliken verifikat finns de verfikat som redan ¨ar gjorda, samt m¨ojligheten att
skapa nya. D˚
a man skapar ett nytt verifikat i Visma klickar man p˚
a Ny¨och f˚
ar
upp ett blankt dokument. F¨orst s˚
a skriver man i r¨att datum och en beskrivning.
Sedan fyller man i vilket kontonummer som skall anv¨andas, d˚
a kommer namnet p˚
a
kontot a¨ven upp i verifikatet d˚
a man tryckt p˚
a enter. Sedan ska konton antingen
debiteras eller krediterats. Summan skrivs i under r¨att kategori, sedan trycker
man p˚
a enter och man kommer ner p˚
a n¨asta rad. Nu v¨aljs n¨asta kontonummer
och samma procedur kan g¨oras. Alternativt ¨ar att om man ¨ar p˚
a sista raden kan
man bara trycka p˚
a enter n˚
agra g˚
anger till man kommer till Registreral¨angst ner.
Visma f¨orst˚
ar sj¨alv vad som ska fyllas i och kompletterar verifikatet!
Exempel:
”Ny”, 2015-01-25, Onsdagslunch Ztyret LP 3, 1910 (Kassa), krediteras 1234 kr,
4530 Onsdagslunchutgifter, debiteras 1234 kr. Avsluta med Registrera!
6.7
Projekt
Om man har arrangemang d¨ar man vill ha koll p˚
a alla int¨akter och utgifter f¨or just
det arrangemanget kan man skapa ett projekt. Det SKA g¨oras om man samarrangerar och sedan skall dela p˚
a vinsten/f¨orlusten. Projekt med l¨ampligt namn skapas
och sedan under kontoplan dubbelklickar man p˚
a de konton som kommer innefatta
verifikat som skall tilldelas till ett projekt. Inne under kontot, under projekt, st¨aller
man in hur ofta projekt ska anv¨andas. Sedan n¨ar verifikat g¨ors kan man vid behov
tilldela det till ett projekt.
Om projekt g¨ors skall projektresultat skrivas ut och s¨attas i bokslutsp¨armen.
11
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Felhantering
7.1
Borttappat kvitto
Skriv ett intyg som b˚
ade kass¨oren och ordf¨orande signerar. Vid kortbetalning m˚
aste transaktionsunderlag finnas med. Man kan ringa till f¨oretaget (kvitton brukar
sparas 30 dagar).
7.2
Saknar underlag
Om det inte finns n˚
agot underlag, kvitto eller liknande f¨or en transaktion skall du
skapa ett underlag som f¨orklarar syftet med transaktionen. Intyget skall skrivas
under av kass¨or och ordf¨orande.
12
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Verifikatsfel
Alla verifikat skall skrivas ut och s¨attas i p¨armen, ¨aven strukna.
8.1
Fel datum
Stryk alla rader och skriv om beskrivningen till ”tomt verifikat¨och en kort motivering till varf¨or verifikatet ¨ar tomt. Sen g¨ors ett nytt verifikat med korrekt datum.
8.2
Fel text
Om man vill ¨andra sin verifikatsbeskrivning s˚
a kan man ¨andra den. Gl¨om inte att
skriva ut det nya verifikatet och byt ut mot den i p¨armen.
8.3
Fel Konto eller summa
Har fel konto eller summa sparats s˚
a kan felaktiga rader strykas. Man undertecknar
med namn och s˚
a s¨atter Visma datumet sj¨alv. Efter det kan man l¨agga till nya
rader p˚
a verifikatet.
13
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Bokslut
Bokf¨oringen skall granskas tv˚
a g˚
anger under verksamhets˚
aret. Inf¨or dessa granskningar skall ett halv- respektive hel˚
arsbokslut sammanst¨allas. Deadline f¨or n¨ar
boksluten skall l¨amnas in kommer den ekonomiskt ansvarige p˚
a sektionen att maila ut i lagom tid innan.
9.1
T¨
ank p˚
a
• Mallen f¨or bokslut som finns uppladdad p˚
a Ztyrets hemsida ska anv¨andas.
Om mallen inte passar/n˚
agot beh¨ovs kompletteras s˚
a kan ni kontakta revisorerna och g¨ora ¨andringarna.
• Alla dokument och papper ska vara enkelsidiga
• Boksluten skall vara p˚
a hela (6 eller 12) m˚
anader.
• Ordningen p˚
a dokumenten i bokf¨oringsp¨armen ska st¨amma ¨overens med listan nedan. Listan skall ¨aven st¨amma ¨overens med registret i p¨armen.
9.2
Vad som ska finnas i bokf¨
orningsp¨
armen vid
bokslut
1. Ekonomisk rapport och verksamhetsber¨attelse
2. Medlemsf¨orteckning
3. Balansrapport
4. Skuld- och fordringslista
5. Resultatrapport
6. Kontoplan
7. Huvudbok
8. Bankkonto
9. Kassaavst¨amning
14
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
10. Lager
11. Inventarier
12. Projektrapport
13. Verifikatlista
14. Verifikat
9.3
F¨
orklaring
1. Ekonomisk rapport och verksamhetsber¨attelse
I den Ekonomiska rapporten ber¨attar man hur halv-/hel˚
aret har g˚
att ekonomiskt. Man blickar tillbaka p˚
a resultaten och ser om int¨akter och utgifter
blivit som man f¨orv¨antat och varf¨or och s˚
a vidare. Er budget ¨ar en bra utg˚
angspunkt f¨or rapporten. Har det h¨ant n˚
agot som haft en ekonomisk p˚
averkan under ˚
aret som inte r¨attvist representeras av siffrorna i bokf¨oringen g˚
ar
man igenom det h¨ar. Man ska ¨aven kommentera stora summor som uppst˚
att
i bokf¨oringen.
Verksamhetsber¨attelsen skall endast vara med i hel˚
arsbokslutet och ber¨attar
att.
¨overlag hur verksamheten har g˚
Den ekonomiska rapporten ska skrivas under av b˚
ade kass¨or och ordf¨orande,
medans det r¨acker att ordf¨orande skriver under verksamhetsber¨attelsen.
2. Medlemsf¨orteckning
En lista p˚
a samtliga kommitt´emedlemmar med namn och post. Listan ska
dessutom inneh˚
alla personnummer, telefonnummer och mail-adress till de
som innehar ansvarspost. F¨or er egen skull a¨r det inte dumt att a¨ven ha med
telefonnummer och mailadresser f¨or samtliga medlemmar.
3. Balansrapport
Balansrapporten s¨ager vilka tillg˚
angar och vilka skulder man har vid ett
visst tillf¨alle. Den beskriver a¨ven vart skulderna ska och vilka konton som
tillg˚
angarna ligger i. Kort sagt ¨ar det en sammanst¨allning av kommitt´ens
balanskonton.
F¨or att skriva ut en Balansrapport i Visma g˚
ar man in p˚
a Utskrifter → Bokf¨oring → Balansrapport. . . varp˚
a man presenteras med en dialogruta. H¨ar
v¨aljer man Intern rapport, datum beroende p˚
a verksamhets˚
ar och beroende
15
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
om det ¨ar hel- eller halv˚
arsbokslut. T¨ank p˚
a att det ska vara hela m˚
anader.
¨
Talenhet ska vara Oren, Kontospecifikation ska vara vald och utskriften ska
vara st˚
aende. D¨arefter ¨ar det bara till att skriva ut p˚
a valfritt s¨att.
4. Skuld- och fordringslista
Skulder och fordringar som uppst˚
att i samband med fakturor kan skrivas ut
fr˚
an Visma under fliken Utskrifter → Reskontra → Medlems-/Kundfordringar.
Andra skulder och fordringar skrivs manuellt ihop till en lista enligt mallen
som finns tillg¨anglig p˚
a sektionens hemsida. B˚
ada listorna kan s¨attas under
samma flik.
5. Resultatrapport
Resultatrapporten ¨ar en sammanst¨allning av kommitt´ens resultatkonton.
Detta visar verksamhetens int¨akter och kostnader som i slut¨andan visar periodens resultat.
F¨or att skriva ut en resultatrapport i Visma g˚
ar man in Utskrifter → Bokf¨oring → Balansrapport. . . och g¨or p˚
a precis samma s¨att som i balansrapporten. Ut¨over de alternativ som finns att v¨alja d¨ar f˚
ar man ytterligare n˚
agra
alternativ f¨or resultatrapporten. Har man gjort en budget i Visma kan man
inkludera den, tillsammans med avvikelsen, men om man inte har gjort det
s˚
a r¨acker det med att ha med Period.
6. Kontoplan
En sammanst¨allning av samtliga konton.
F¨or att skriva ut en Kontoplan i Visma g˚
ar man in p˚
a Utskrifter → Bokf¨oring
→ Balansrapport. . . Kontoplan. . . varp˚
a man presenteras med en dialogruta.
H¨ar v¨aljer man samtliga konton som ing˚
ar i kontoplanen, vilket ofta redan
aende utskrift och skriver ut p˚
a valfritt
¨ar inst¨allt, och d¨arefter v¨aljer man st˚
s¨att.
7. Huvudbok
Huvudboken ¨ar en sammanst¨allning av samtliga konton och alla h¨andelser
kopplade till kontona.
F¨or att skriva ut en Huvudbok i Visma g˚
ar man in p˚
a Utskrifter → Bokf¨oring
→ Balansrapport. . . Huvudbok. . . varp˚
a man presenteras med en dialogruta.
H¨ar v¨aljer man alla sina konton och datum som tidigare. Om du har viktig
information i transaktionsinfo och kontoanteckningar s˚
a kan det beh¨ova tas
men annars ska det inte beh¨ovas. V¨alj att sortera verifikationer efter datum
16
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
och se till att som alltid utskriften ¨ar st˚
aende och skriv slutligen ut p˚
a det
s¨att du f¨oredrar.
8. Bankkonto
En utskrift fr˚
an banken med alla banktransaktioner som gjorts under perioden.
F¨or att skriva ut transaktionslistan m˚
aste man logga in p˚
a internetbanken
med dosa. N¨ar du har loggat in g˚
ar du in p˚
a kommitt´ens kontohistorik och i
menyn v¨aljer du ”Best¨alla Rapporter”. D¨arefter v¨aljer du kommitt´ens konto,
markerar transaktionsrapport och fyller i datum som vanligt. V¨alj best¨all
och d˚
a skickas du tillbaka till samma sida som tidigare. Klicka in p˚
a l¨anken
”Ekonomisk ¨oversikt/Best¨allda rapporter” och d¨ar kan du slutligen ladda
hem rapporten och skriva ut. Notera att man bara kan f˚
a tag i transaktionsrapporter som ligger 13 m˚
anader bak i tiden vilket inneb¨ar att ni M˚
ASTE
skriva ut denna direkt efter ert ˚
ar ¨ar slut.
9. Kassaavst¨amning
Ett dokument p˚
a hur mycket det finns i kassan. Kassaavr¨akningen ska g¨oras
av tv˚
a personer. Vid halv˚
arsbokslutet g¨ors avr¨akningen l¨ampligtvis av kass¨or
och ordf¨orande. Vid hel˚
arsbokslutet g¨ors den l¨ampligtvis av sittande och
p˚
astigande kass¨or. Detta f¨or att det inte ska vara fel i kassan n¨ar den nya
kass¨oren g˚
ar p˚
a.
10. Lager
En lista p˚
a kommitt´ens lager och vad de ¨ar v¨arda. Det som ska finnas i lagret
a¨r de artiklar som a¨r klara att s¨aljas, exempelvis o¨l, pins och m¨arken. Skrivs
ut fr˚
an VISMA under fliken Utskrifter → Lager → Lagerv¨ardeslista
11. Inventarier
En lista p˚
a kommitt´ens inventarier. Detta saker som kommitt´en anv¨ander
sj¨alva. Exempelvis en kamera, en server, fem bandyklubbor, tv˚
a grillar etc.
Information som ska finnas ¨ar beskrivning, antal, ink¨opsdatum, verifikationsnummer, ink¨opspris och v¨arde som ska vara noll.
12. Projektrapport
Om projekt har skapats ska de skrivas ut under Utskrifter → Projekt →
Projektresultat
13. Verifikatlista
En verifikatlista som skrivs ut fr˚
an Visma genom att g˚
a in p˚
a Utskrifter →
17
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Bokf¨oring → Verifikationslista. . . varp˚
a en dialogruta presenteras. I ”Urval”
v¨aljs Ver datum och datum st¨alls in som vanligt. Undvik att skriva ut transaktionsinfo, ver anteckningar och reg datum om det inte ¨ar n¨odv¨andigt. I
”kolumner” v¨aljs kostnadsst¨alle och utskriften ska som alltid vara st˚
aende.
Och efter det skrivs listan ut som vanligt.
14. Verifikat F¨or hur verifikat skall hanteras, se respektive kapitel.
18
ion
och Me
s te
kniska h
Ch
ola
ik
Au t
on
om
ka
tr
at
er
sk
al
m
ög
Teknologsektionen f¨
or Automation och Mekatronik
Kontakt
Har du fr˚
agor eller funderingar ang˚
aende ekonomin eller om du beh¨over hj¨alp
med bokf¨oringen kan du kontakt sektionens revisorer, alternativt sektionens kass¨or.
Mailadress: [email protected]
[email protected]
[email protected]
Telefonnummer till ekonomiskt ansvarig kan hittas p˚
a sektionens hemsida. Denne
kan a¨ven h¨anvisa vidare till revisorer vid behov.
19