Transcript Manual för administratörer

Meddelandeportalen och Logistikportalen
Uppdaterat 2010-09-10
Manual för
administration av användare
i Postens Kundportaler
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Innehåll
Inledning3
Begrepp4
Sök användare5
Sökområde5
Hur man söker5
Skapa ny användare6
Användarinformation6
Företag/organisation7
Behörigheter8
Lägg till behörighet9
Ta bort behörighet9
Tillgång till tjänster10
Tillgängliga tjänster10
Lägga till tjänster11
Ta bort en tjänst11
Ändra en användare12
Beskrivning12
Skapa nytt lösenord för användaren
13
Inaktivera användare14
Aktivera användare14
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Inledning
Posten erbjuder sina kunder två olika kundportaler,
Meddelandeportalen för dig som är kund till Posten Meddelande
och Logistikportalen för dig som är kund till Posten Logistik. Du
som är kund till både Posten Meddelande och Posten Logistik
kan ge dina användare behörighet till båda portalerna.
Postens kundportaler kommer bland annat att innehålla
affärsinformation såsom fakturor, möjlighet att skapa bokningar
och olika typer av statistik. För att inte viktig information ska
komma i orätta händer behöver varje företag utse en eller flera
administratörer, fortsättningsvis kallade administratörer, som
sedan i sin tur är ansvariga för att skapa användare och fördela
behörigheter till rätt personer inom den egna organisationen.
Detta dokument är en handledning till de administratörer som
har fått ansvar för att skapa användare i den egna organisationen
och tilldela dessa användare behörigheter och tillgång till
tjänster i Postens Kundportaler.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 4
Begrepp
Postens Kundportaler
Posten erbjuder nu sina kunder två olika kundportaler, Meddelandeportalen för
er som är kund till Posten Meddelande och Logistikportalen för er som är kund till
Posten Logistik. Ni som är kund till både Posten Meddelande och Posten Logistik kan
ge era användare behörighet till båda portalerna.
Meddelandeportalen
Se ”Postens Kundportaler”
Logistikportalen
Se ”Postens Kundportaler”
Administratör
Administratörer är en användare med behörighet att skapa och administrera
användare i den egna organisationen med samma eller lägre behörighet än sig själv.
Administratören har behörighet till fliken ”Behörigheter” i kundportalerna där denna
administration sker och utförs.
Företagsanvändare
En företagsanvändare har behörighet att logga in i kundportalen och se de tjänster
han/hon har fått tilldelade. Användaren har ej behörighet till fliken ”Behörigheter” i
kundportalen.
Kund
Kund är ditt företag, givet att det finns registrerat hos oss som en avtalskund.
Ditt organisationsnummer är din identifikation.
Arbetsställe
Arbetsställe är den enhet där användaren arbetar eller den enhet varifrån
användaren ska hantera uppdrag. Ditt Företag har anmält detta arbetsställe till SCB.
Det kan finnas ett eller fler arbetsställen under ditt organisationsnummer (Kund).
Kundnummer
Kundnummer är ditt kundnummer hos Posten. Ett kundnummer kan agera i olika
roller i kundportalerna beroende på funktion, till exempel som inlämnande eller
betalande Kundnummer. Ditt arbetsställe kan inneha ett eller flera kundnummer.
”Arbetar på” - relationen
Alla användare i kundportalerna är knutna till ett arbetsställe i en ”Arbetar på” relation.
”Arbetar med” - relationen
”Arbetar med” – relationen ger användaren behörighet att arbeta med ett eller flera
kundnummer i kundportalerna. Denna behörighet kan tilldelas användare på tre
olika nivåer:
•
Kund – Ger användaren behörighet till samtliga underliggande arbetsställen
och för respektive arbetsställe underliggande kundnummer (Kund/
organisationsnumret utgör översta nivån i hierarkin)
•
Arbetsställe – Ger användaren behörighet till att arbeta med samtliga
kundnummer under valt arbetsställe.
•
Kundnummer – Ger användaren behörighet enbart till valt kundnummer
Användaren kan ges behörighet till ett eller flera Kunder/Arbetsställen/Kundnummer.
Tjänster
Med tjänster avses de funktioner som användaren har tillgång till i kundportalerna.
När en tjänst tilldelas en användare får han/hon rätt att använda tjänsterna på de
kundnummer som användaren har fått behörighet att ”arbeta med”.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 5
Sök användare
Sökområde
Som administratör kan du endast söka på
användare som ”arbetar på” de arbetsställen
som du har tillgång till.
Exempel:
Om du som administratör har behörighet till
Kund A samt arbetsställe X och Y under Kund
B får du upp sökresultat för användare som
arbetar på samtliga arbetsställen under Kund
A samt användare som arbetar på arbetsställe
X och Y för Kund B.
Hur man söker
Sökningen går till så att du anger en komplett
e-postadress eller delar av en e-postadress.
Väljer du att söka på delar av en e-postadress
går det bra att ersätta okända delar med en *.
T ex kalle.*@posten.se ger träff på både
[email protected] och
[email protected] och så vidare.
Du måste dock ange minst tre tecken när du
söker.
Som default söker du på Aktiva användare.
Men du kan även välja att söka på inaktiva
användare genom att välja valet Inaktiva i
listan för Status. Detsamma gäller för att söka
på alla användare, om du väljer status Alla i
listan får du en träfflista över både aktiva och
inaktiva användare som matchar sökkriteriet.
Du kan även välja att klicka på knappen
”Sök alla”, vilket ger ett sökresultat över alla
användare inom hela det område som du har
behörighet till.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 6
Skapa ny användare
Här kan du som administratör skapa nya användare som har likvärdig
eller lägre behörighet än du själv samt inom det område där du som
administratör har rätt att delegera.
Användarinformation
Här anger du användarens information, fält
markerade med * är obligatoriska.
E-postadressen anges två gånger för att säkerställa att den är korrekt.
Detta är viktigt då e-post med inloggningsuppgifter kommer gå ut direkt när du sparar
den nya användaren och att e-postadressen
kommer bli den nya användarens användar-id
i systemet.
En kontroll sker, när du sparar den nya användaren, så att den angivna e-postadressen
inte redan finns i systemet.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 7
Skapa ny användare
Företag/Organisation
Här väljer du vilket arbetsställe som
användaren ska ”Arbeta på”.
Som administratör kan du endast söka på
användare som ”arbetar på” de arbetsställen
du har tillgång till.
När användaren ges behörighet till tjänsten
Meddelandeportalen Bokning (se kapitel 3.3
för mera information om tjänster) är det viktigt
att användaren ”arbetar på” rätt arbetsställe.
Valt arbetsställe används i ”Meddelandeportalen - Bokning” där användare som
”arbetar på” samma arbetsställe bland
annat kan söka upp, se och göra ändringar i
bokningar gjorda av varandra.
När du väljer arbetsställe från listan fylls
dels fältet företag/organisation i för det
valda arbetsstället (givet att du som
inloggad administratör har behörighet till
detta) och dels fälten för besöksadress och
leveransadress för arbetsstället.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 8
Skapa ny användare
Behörigheter
Här väljer du vilka kundnummer som
användaren ska få ”Arbeta med” i Postens
kundportaler.
Denna behörighet kan tilldelas användaren på
tre olika nivåer:
• Kund – Ger användaren behörighet till
samtliga kundnummer under samtliga
arbetsställen under vald organisation
• Arbetsställe – Ger användaren behörighet
till samtliga kundnummer under valt
arbetsstället
• Kundnummer – Ger behörighet enbart till
valt kundnummer
En användare kan få behörighet till en
eller flera Kunder, Arbetsställen och/eller
Kundnummer.
De kundnummer som du ger användaren
behörighet till gäller för samtliga tjänster
i Postens kundportaler förutom tjänsten
”Meddelandeportalen Bokning”. Tillgång till
kundnummer i tjänsten ”Meddelandeportalen
Bokning” hanterar användaren själv
och därför kan inte administratören ge
behörigheter till kundnummer i just denna
tjänsten.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 9
Skapa ny användare
Lägg till behörighet
Valbara alternativ, för den inloggade
administratören att dela ut, syns i fälten
för ”Tillgängliga kunder”, ”Tillgängliga
arbetsställen” och ”Tillgängliga
kundnummer”. Är rutan tom betyder det att
administratören inte har rätt att ge behörighet
på respektive nivå.
1. Markera ett eller flera alternativ i rutan
Tillgängliga kunder/arbetsställe/
kundnummer
2. Klicka på knappen ”Lägg till”
3. Valda alternativ förs över till rutan Valda
kunder/arbetsställe/kundnummer
Detta kommer då vara den/de kunder/
arbetsställen/kundnummer som sparas för
användaren.
Den framsökta/nya användarens behörighet
visas i fälten för ”Valda kunder”, ”Valda
arbetsställen” och ”Valda kundnummer”.
Ta bort behörighet
1. Markera det alternativ som ska tas
bort i rutan Valda kunder/arbetsställe/
kundnummer
2. Klicka på knappen ”Ta bort”
3. Det valda alternativet förs över till
rutan Tillgängliga kunder/arbetsställe/
kundnummer
4. Behörigheten är borttagen.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 10
Skapa ny användare
Tillgång till tjänster
Med tjänster avses de funktioner som
användare har tillgång till i kundportalerna.
För att ge en användare tillgång till olika
funktioner tilldelar du dem olika tjänster.
Tillgängliga tjänster
I listan av nedan visas de tjänster du som administratör har rätt att dela vidare till de
användare du skapar.
Logistikportal Delivery status
Ger användaren tillgång Logistikportalen och där får användaren tillgång till
kolliöversikt i Logistikportalen där leveranstatus för samtliga kollin på väg kan ses.
Logistikportal Statistics
Ger användaren tillgång Logistikportalen och där får användaren tillgång
till statistiska rapporter för uppföljning av kvalité och antal skickade kollin i
Logistikportalen.
Logistikportal Invoice
Ger användaren tillgång Logistikportalen och där får användaren tillgång till
fakturaöversikt med betalstatus för respektive faktura i Logistikportalen
Meddelandeportalen Bas
Ger användaren grundläggande behörighet till Meddelandeportalen. Alla användare
som ska få tillgång till Meddelandeportalen ska tilldelas denna behörighet.
Meddelandeportalen Bokning
Ger användaren behörighet att hantera bokning av inlämning i Meddelandeportalen
Meddelandeportalen Fakturor
Ger användaren tillgång till fakturaöversikt med betalstatus för respektive faktura i
Meddelandeportalen
Meddelandeportalen Statistik
Ger användaren tillgång till statistiska rapporter för uppföljning av omsättning hos
Posten Meddelande.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 11
Skapa ny användare
Lägga till och ta bort tjänster
För att lägga till och ta bort tjänster gör du på
samma sätt som för att lägga till behörigheter.
Lägga till tjänst
1. Välj ett eller flera alternativ i rutan för
Tillgängliga tjänster
2. Klicka på knappen ”Lägg till”
3. Valet/valen flyttas över till rutan för Valda
tjänster.
Ta bort tjänst
1. Välj från rutan Valda tjänster
2. Klicka på knappen ”Ta bort”
3. Alternativet borttaget
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 12
Ändra en användare
Beskrivning
För att administrera en användare så söker du
först fram den användaren du vill administrera
genom gränssnittet för ”Sök användare”
(se kapitel 2). Därefter väljer du användare
och klickar någonstans på den raden i
resultatlistan (se bilden till vänster), t ex på
länken Visa. Då kommer du till en ny sida för
att Administrera användare.
Gränssnittet för att administrera användare är
likadan som det för att skapa användare, med
den skillnaden att vissa fält inte är editerbara
samt att ett antal funktionsknappar har
tillkommit.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 13
Ändra en användare
Skapa nytt lösenord för
användaren
Som administratör kan du skapa ett nytt
lösenord för en användare.
1. Klicka på knappen ”Skapa nytt lösenord
för användaren”
2. Strax därefter kommer ett meddelande
längst upp på sidan som säger: ”Ett nytt
lösenord har skickats till [användarens
e-postadress]”
Det nya lösenordet har alltså genererats och
skickats ut till användaren via e-post.
Meddelandeportalen och Logistikportalen
Administration av användare – 14
Ändra en användare
Inaktivera en användare
I systemet tar du inte bort en användare,
utan den inaktiveras för att sedan i framtiden
eventuellt kunna aktiveras igen.
1. Klicka på knappen ”Inaktivera
användare”
2. Ett meddelande dyker upp på skärmen
som frågar om du är säker på att du vill
inaktivera användaren
3. Välj ”Avbryt” om du vill avbryt
operationen
4. Klicka på ”Ok” om du vill inaktivera
användaren så att ingen vidare editering
är möjlig
Aktivera användare
För att aktivera en inaktiv användare måste du
först söka upp den inaktiva användaren (se
kapitel 2).
1. Klicka på användaren från resultatlistan
så att du kommer in till sidan för att
Administrera användare
2. Klicka på knappen ”Aktivera användare”
3. Ett meddelande som frågar om du är
säker på att du vill aktivera användaren
dyker upp
4. Välj ”Avbryt” för att avbryta operationen
5. Klicka på ”OK” så aktiveras användaren
och gör editering möjlig.