Transcript Villkor för beviljat projektstöd

Bilaga till beslut om stöd ur Allmänna arvsfonden
Villkor när stöd ur Allmänna arvsfonden till projekt har
beviljats
Till stödmottagare, projektledare, ekonomiansvarig och revisor.
Ni har beviljats stöd ur Allmänna arvsfonden. Beslutet grundar sig på er ansökan
och på de överenskommelser som gjorts med Arvsfondsdelegationen. Nedan anges
de villkor som gäller för stödet.
Information om projektet
Vid information om projektet ska det framgå att projektet genomförs med stöd av
medel ur Allmänna arvsfonden. I informationsmaterial, rapporter, böcker och
liknande som rör projektet ska Arvsfondsdelegationens logotyp framträda på ett
tydligt sätt. Detta gäller för informationsmaterial som publiceras på webben och i
sociala medier såväl som i tryckt form. Logotypen kan laddas ner från vår
webbplats, www.arvsfonden.se/om-arvsfonden/grafisk-profil
Det projekt ni beviljats stöd för ska finnas representerat på www.arvsfonden.se, som
är Arvsfondens mötesplats på nätet för pågående arvsfondsprojekt. Där ges
projekten möjlighet att interagera med andra projekt och medlemmar. Det är
obligatoriskt för alla nya projekt att lägga in basinformation om projektet och
fortlöpande informera om verksamheten på projektets vägg. I projektmanualen som
finns längst ned på varje sida under Länkar på www.arvsfonden.se hittar ni
information om hur ni administrerar ert projekt på webben.
Rekvisition av medel
Pengarna får inte rekvireras innan dess att projektet har påbörjats. I
beslutsmeddelandet framgår när de olika delbeloppen får rekvireras. Rekvirera
beviljade medel hos Kammarkollegiet genom den eller de rekvisitionsblanketter
som följer med beslutet. Observera att rekvisitionsblanketten är en
värdehandling.
•
•
Vid varje rekvisitionstillfälle ska ett justerat protokollutdrag som visar vem
eller vilka som är aktuella firmatecknare för föreningen skickas med.
Vid första rekvisitionstillfället varje projektår ska villkorsbilaga skrivas
under och skickas med.
Om ni inte har rekvirerat medlen inom ett år och sex månader från beslutets datum,
finns risk för att medlen återförs till fonden och ni kommer därmed inte längre att
ha tillgång till dem. En ny ansökan måste då göras.
1
Version 2014-10-24
Pengar betalas endast ut till bankgiro- eller plusgirokonto. Om er organisation inte
redan har ett sådant måste ni öppna ett innan första rekvisitionen rekvireras.
Skyldighet att hålla medlen avskilda
Enligt 10 § arvsfondslagen (1994:243) är den som har tagit emot stöd ur fonden
skyldig att hålla medlen avskilda, om inte annat anges i beslutet. Avskiljande sker
genom att pengarna sätts in på ett särskilt bankkonto.
Flerårsprojekt
Projekt som beräknas pågå under mer än ett år beviljas medel för ett år i taget under
högst tre år.
För varje år ska ni skicka in följande:
•
•
Årsrapport med skriftlig redogörelse och en ekonomisk redovisning
granskad och godkänd av auktoriserad eller godkänd revisor. Revisorns
granskning ska följa de särskilda anvisningar som Arvsfondsdelegationen
anger (se anvisningar för revisorer). Sista året görs en slutrapport.
En ny ansökan som innehåller både en handlingsplan och en budget i
Arvsfondens budgetmall som tar hänsyn till erfarenheterna från föregående
år.
Ansökan och rapport ska skickas in som separata dokument.
Års- eller slutrapportering
Den som beviljats medel ur Allmänna arvsfonden är enligt 11 § arvsfondslagen
ansvarig för att redovisning skickas in senast det datum som anges i beslutet.
Redovisningen ska göras i de mallar för årsrapportering respektive slutrapportering
som finns på Arvsfondens hemsida.
Stödmottagaren ska ha en separat projektredovisning så att projektets totala
kostnader och intäkter direkt kan utläsas i stödmottagarens redovisning. Gällande
bokföringsregler ska följas. Arvsfondsdelegationen godkänner inte utdrag ur hela
organisationens balans- eller resultaträkning som redovisning. Vid behov kan en
fördjupad granskning genomföras av Arvsfondsdelegationens kansli.
2
Version 2014-10-24
Arvsfonden finansierar inte
•
•
•
•
•
•
•
•
•
kostnader som uppstått före datum för första projektbeslut (om inte annat
anges i beslut om stöd), exempelvis konsultkostnader för framtagande av
ansökan
kostnader som redan finansierats av annan finansiär
individuella tjänstepensionsförsäkringar utöver kollektivavtal eller
motsvarande
böter, straffavgifter eller rättegångskostnader
alkohol
aktiviteter utomlands samt resor till och från utlandet (om inte annat anges i
beslut om stöd)
gåvor som exempelvis blommor, presentkort och biocheckar. Undantag är
gåvor av ringa värde (max 225 kronor per gåva och person, inklusive moms)
mervärdesskatt som återvunnits från Skatteverket (gäller
momsredovisningsskyldiga organisationer)
kostnader för utvärdering av projektet
Kontrollbesök
Ett antal projekt besöks årligen av personal från Arvsfonden. Om ert projekt blir
utvalt kommer kansliet att kontakta er i god tid innan besöket. Vid kontakten
kommer tid samt plats att bestämmas och kansliet kommer även att förtydliga vad
som förväntas att ni ska förbereda inför besöket.
Återbetalningsskyldighet
Enligt 12 § arvsfondslagen ska stöd ur fonden betalas tillbaka
•
•
•
om stödet inte har förbrukats inom angiven tid eller för avsett ändamål
om mottagaren inte inom föreskriven tid har lämnat redovisning enligt
11 § arvsfondslagen
om mottagaren genom att lämna oriktiga uppgifter eller på annat sätt har
förorsakat att stöd ur fonden har lämnats felaktigt eller med för högt belopp
och mottagaren borde ha insett detta.
De medel som inte används till det ni beviljats stöd för ska, om inte särskilda skäl
föreligger, betalas tillbaka till Kammarkollegiet, som förvaltar Allmänna
arvsfonden. Kansliet kommer att meddela er vilket belopp som ska återbetalas.
Kammarkollegiets bankgironummer är 417-6723. Det är viktigt att ange
diarienummer i inbetalningsmeddelandet för att Kammarkollegiet ska veta vilket
projekt inbetalningen avser.
3
Version 2014-10-24
Kontakta Arvsfondsdelegationens kansli
Kontakta Arvsfondsdelegationens kansli
•
•
•
•
•
•
om projektstarten försenas avsevärt
om ni behöver göra ändring i projektet, till exempel en omfördelning
mellan kostnadsslag (godkännande krävs för att ni ska få disponera
medlen på annat sätt)
om ni behöver anstånd med er redovisning (det framgår av beslutet
vilket datum ni senast ska lämna in redovisningen)
om det sker byte av projektledning
om det sker ändringar av föreningens/organisationens fasta uppgifter såsom
namn, adress, e-post, firmatecknare eller liknande
uppge alltid projektets nummer (pnr) för att underlätta hanteringen av
ärendet.
Introduktionsdag
Det är obligatoriskt att närvara på introduktionsdag första året som ni beviljats
stöd ur Arvsfonden. Ni finner mer information om detta i bifogad inbjudan.
Har ni några frågor?
Arvsfondsdelegationens kansli
Box 2218
103 15 Stockholm
Tel: 08-700 08 00
E-post: [email protected]
www.arvsfonden.se
4
Version 2014-10-24