Bilaga till beslut om stöd ur Allmänna arvsfonden

Villkor när stöd ur Allmänna arvsfonden till lokaler och anläggningar har beviljats

Till stödmottagare, projektledare, ekonomiansvarig och revisor. Ni har beviljats stöd ur Allmänna arvsfonden. Beslutet grundar sig på er ansökan och på de överenskommelser som gjorts med Arvsfondsdelegationen. Nedan anges de villkor som gäller för stödet.

Information om lokalstödsprojektet

Vid information om projektet ska det framgå att projektet genomförs med stöd av medel ur Allmänna arvsfonden. I informationsmaterial, rapporter, böcker och liknande som rör projektet ska Arvsfondsdelegationens logotyp framträda på ett tydligt sätt. Detta gäller för informationsmaterial som publiceras på webben och i sociala medier såväl som i tryckt form. Logotypen kan laddas ner från vår webbplats,

www.arvsfonden.se/om-arvsfonden/grafisk-profil

När redovisning inkommit och godkänts kommer kansliet att sända en skylt med texten ”Lokalen har fått stöd av Arvsfonden”. Skylten ska hängas upp på eller i er lokal. Kontakta er handläggare om ni vill få skylten tidigare, inför t ex invigning av den nya lokalen/anläggningen. Det projekt ni beviljats stöd för ska finnas representerat på

www.arvsfonden.se

, som är Arvsfondens mötesplats på nätet för pågående arvsfondsprojekt. Där ges projekten möjlighet att interagera med andra projekt och medlemmar. Det är obligatoriskt för alla nya projekt att lägga in basinformation om projektet och fortlöpande informera om verksamheten på projektets vägg. I projektmanualen som finns längst ned på varje sida under Länkar på

www.arvsfonden.se

hittar ni information om hur ni administrerar ert projekt på webben

Rekvisition av medel

Pengarna får inte rekvireras innan dess att projektet har påbörjats. I beslutsmeddelandet framgår när de olika delbeloppen får rekvireras. Rekvirera beviljade medel hos Kammarkollegiet genom den eller de rekvisitionsblanketter som följer med beslutet. Observera att rekvisitionsblanketten är en värdehandling. 1 Version 2014-10-24

• • • Vid varje rekvisitionstillfälle ska ett justerat protokollutdrag som visar vem eller vilka som är aktuella firmatecknare för föreningen skickas med. Vid första rekvisitionstillfället ska denna villkorsbilaga skrivas under och skickas med. I beslutsmeddelandet framgår om beslutet är villkorat med att t ex kopia på bygglov eller ny finansieringsplan ska skickas in, i så fall ska även det ha inkommit innan stöd kan utbetalas. Om ni inte har rekvirerat medlen inom ett år och sex månader från beslutets datum, finns risk för att medlen återförs till fonden och ni kommer därmed inte längre att ha tillgång till dem. En ny ansökan måste då göras. Pengar betalas endast ut till bankgiro- eller plusgirokonto. Om er organisation inte redan har ett sådant måste ni öppna ett innan första rekvisitionen rekvireras.

Skyldighet att hålla medlen avskilda

Enligt 10 § arvsfondslagen (1994:243) är den som har tagit emot stöd ur fonden skyldig att hålla medlen avskilda, om inte annat anges i beslutet. Avskiljande sker genom att pengarna sätts in på ett särskilt bankkonto.

Redogörelse för lokalstödsprojektet

En skriftlig redogörelse för projektet ska skickas in tillsammans med den ekonomiska redovisningen om inte annat anges i beslutet. Redogörelsen ska utformas i enlighet med Arvsfondens Mall för redovisning av lokalstöd.

Ekonomisk redovisning

Den som beviljats medel ur Allmänna arvsfonden är enligt 11 § arvsfondslagen ansvarig för att redovisning skickas in senast det datum som anges i beslutet. Den ekonomiska redovisningen ska • • • • visa vilken tid den avser visa samtliga kostnader som finansierats av Arvsfonden samt de intäkter (inklusive eventuella ränteintäkter) som har genererats av projektet följa posterna i den budget och kostnadskalkyl som låg till grund för beslutet om stöd samt de överenskommelser som gjorts med Arvsfondsdelegationen vara granskad och godkänd av auktoriserad eller godkänd revisor (se anvisningar för revisorer). 2 Version 2014-10-24

Stödmottagaren ska ha en separat projektredovisning så att projektets totala kostnader och intäkter direkt kan utläsas i stödmottagarens redovisning. Gällande bokföringsregler ska följas. Arvsfondsdelegationen godkänner inte utdrag ur hela organisationens balans- eller resultaträkning som redovisning. Vid behov kan en fördjupad granskning genomföras av Arvsfondsdelegationens kansli. Arvsfonden finansierar inte • • • • • • kostnader som uppstått före datum för första projektbeslut (om inte annat anges i beslut om stöd), exempelvis kostnader för framtagande av ansökan arkitekts-, projekterings- och bygglovskostnader lös utrustning eller inventarier, till exempel möbler eller vitvaror. stödmottagarens egna kostnader för projektledning mm (lönekostnader) böter, straffavgifter eller rättegångskostnader kostnader som redan finansierats av annan finansiär Arvsfondens stöd till lokaler och anläggningar är alltid beräknat utifrån organisationens kostnader inklusive moms. Detta innebär att det inte är tillåtet att återvinna moms på de bidragsberättigade kostnaderna från Skatteverket. Undantag kan enbart göras om momspliktig förening i sin ansökan inkommit med förhandsbesked från Skatteverket om att kostnaderna för aktuell byggnation kan återvinnas/lyftas. Det framgår i så fall i ert beslutsmeddelande att beslutat stöd är beräknat exklusive moms.

Kontrollbesök

Ett antal projekt besöks årligen av personal från Arvsfonden. Om ert projekt blir utvalt kommer kansliet att kontakta er i god tid innan besöket. Vid kontakten kommer tid samt plats att bestämmas och kansliet kommer även att förtydliga vad som förväntas att ni ska förbereda inför besöket.

Uppföljning av tioårskravet

Alla föreningar som får lokalstöd av Arvsfonden förbinder sig att driva verksamheten i minst tio år. Arvsfondendelegationens kansli följer upp om stödet och/eller lokalen har använts för avsett ändamål och med de villkor som förutsattes när stödet beviljades verksamheten. Uppföljningen sker normalt efter 4 och 10 år från det år beslut fattades om stöd.

3 Version 2014-10-24

Återbetalningsskyldighet

Enligt 12 § arvsfondslagen ska stöd ur fonden betalas tillbaka • • • • om stödet inte har förbrukats inom angiven tid eller för avsett ändamål om stödet och/eller lokalen inte har använts för avsett ändamål och med de villkor som förutsattes när stödet beviljades, se information om tioårskravet ovan. om mottagaren inte inom föreskriven tid har lämnat redovisning enligt 11 § arvsfondslagen om mottagaren genom att lämna oriktiga uppgifter eller på annat sätt har förorsakat att stöd ur fonden har lämnats felaktigt eller med för högt belopp och mottagaren borde ha insett detta. De medel som inte används till det ni beviljats stöd för ska, om inte särskilda skäl föreligger, betalas tillbaka till Kammarkollegiet, som förvaltar Allmänna arvsfonden. Kansliet kommer att meddela er vilket belopp som ska återbetalas. Kammarkollegiets bankgironummer är 417-6723. Det är viktigt att ange diarienummer i inbetalningsmeddelandet för att Kammarkollegiet ska veta vilket projekt inbetalningen avser.

Kontakta Arvsfondsdelegationens kansli

Kontakta Arvsfondsdelegationens kansli • • • • • • • om projektstarten försenas avsevärt om lokalen eller anläggningen inte längre ska användas för det ändamål som låg till grund för beslutet om ni behöver göra ändring i projektet som påverkar dess budget, både vad gäller hur beviljat belopp från Arvsfonden kommer att nyttjas samt Arvsfondens finansieringsandel, dvs om den totala kostnaden för projektet förändras. (Detta måste alltid godkännas i förväg av kansliet.) om ni behöver anstånd med er redovisning (det framgår av beslutet vilket datum ni senast ska lämna in redovisningen) om det sker byte av projektledning om det sker ändringar av föreningens/organisationens fasta uppgifter såsom namn, adress, e-post, firmatecknare eller liknande uppge alltid projektets nummer (pnr) för att underlätta hanteringen av ärendet. 4 Version 2014-10-24

Introduktionsdag

Det är obligatoriskt att ni närvarar på Arvsfondens introduktionsdag, mer information om detta finns i bifogad inbjudan.

Har ni några frågor?

Arvsfondsdelegationens kansli Box 2218 103 15 Stockholm Tel: 08-700 08 00 E-post: [email protected] www.arvsfonden.se 5 Version 2014-10-24