Transcript Aktuellt Gislaveds nya storpastorat. nr 2.

Aktuellt Gislaveds nya storpastorat.
nr 2.
141009
En levande kyrka i tiden - öppen och välkomnande - dit alla kan
komma oavsett var man befinner sig på trons väg.
Visionen för vårt kommande storpastorat är nu beslutad. (se ovan)
Detta gjordes på indelningsdelegerade 140918. Protokoll från detta
sammanträde finns på samtliga expeditioner.
Onsdagen en 8 oktober var samtlig personal inbjudna till en informationsdag.
Vi var tillsammans drygt 80 personer, mestadels personal, men även en del
förtroendevalda och fackliga representanter. Efter en morgonandakt som
hölls av Anders Hullfors i Gislaveds kyrka smakade det gott med kaffe i
församlingshemmet.
Anders Hullfors gav oss en kort presentation av sig själv och berättade att
han ser fram emot sin tjänst i vårt kommande storpastorat. Han betonar att
vi blir ett stort pastorat med många som kommer att arbeta tillsammans. Det
är med stor ödmjukhet han går in i uppdraget och är tydlig med att själv kan
man inget göra, men tillsammans kan vi åstadkomma mycket.
Jens Linder stiftsadjunkt i Växjö stift fortsatte sedan dagens program med en tillbakablick på den
utredning och det beslut som tagit runt sammanläggningen. Utredningen blev klar 2012 och beslut
fattades i dec 2012. Det beslutades samtidigt att denna sammanläggning skulle genomföra 160101.
Här såg man att tiden spelar stor roll för att alla beslut ska bli bra och väl genomtänkta.
Det finns en mängd olika beslut som man måste prata igenom. Man måste fatta samverkans beslut i
vissa frågor och beslut om att göra olika i vissa frågor. Det viktigaste är att vi har pratat oss samman
och känner oss bekväma i de beslut vi fattar.
Målet med sammanläggningar är pastorala enheter som kan fungerar utifrån geografiska
förutsättningar, hur människor rör sig, samt kunna vara ekonomiskt bärande. Utredningen har utgått
ifrån att ett pastorat bör vara en fungerande enhet. Storleken bör vara hanterlig. Det bör vara en
lagom mängd människor så att man får en livaktig verksamhet.
Under planeringsskedet är det som tidigare nämnts indelningsdelegerade och indelningsstyrelsen
som ska fatta beslut runt vad som ska hända efter 160101. Många av de förtroendevalda arbetar
samtidigt i kyrkoråd och kyrkofullmäktige i de gamla församlingarna. Detta kan medföra att man vid
flera tillfällen sitter på 2 stolar.
Kyrkoordningen säger att man inte får fatta beslut i de enskilda kyrkoråden under inledningsskedet
som påverkar 2016, utan att föra en dialog runt detta. Det som får ekonomisk bäring inför framtiden
ska vara väl sanktionerat.
Aktuellt Gislaveds nya storpastorat.
nr 2.
141009
Under förmiddagen fick vi också ta del av det organisationsförslag som är framtaget inom
indelningsstyrelsen. I nuläget är det en paraplyorganisation som tydligt betonar vikten av vår
verksamhet i de olika församlingarna. Sex ska bli ett, men ett ska vara sex.
Anders Hullfors gav oss en tydlig genomgång, där han gång på gång återkom till vårt grundläggande
uppdrag GUDM (gudstjänst, undervisning, diakoni och mission).
Under dagen fick vi också en kort genomgång av de olika gruppernas pågående arbete, se nedan. Det
gavs också möjlighet att i olika grupper få ställa frågor och komma med förslag till fortsatt arbete.
Dagen avslutades med att Emma Stegerö och Åke Söderberg från Svenskakyrkans
arbetsgivarorganisation ger oss alla information om vad som gäller rent juridiskt med avtal och
anställningar inför en sammanläggning.
Vi ser nu alla med spänning fram emot fortsatt arbete inom vårt nya storpastorat. Detta är bara
början. Vi har ett stort arbete framför oss och här är vi alla en viktig gemensam resurs.
Arbetsgrupperna rapporterar.
Administrativa gruppen:
Samtal har förts om diverse frågor: Ett gemensamt församlingsblad, det är viktigt att få ut
samstämmig information. Offerter på tryckning av detta blad har begärts in. Vi har påbörjat samtal
om en gemensam hemsida dit alla kan länka sig. Vidare tänker vi använda oss av de resurser som
finns idag på Kyrknätet och i Växjö Stift. Vi vill samverka med SAMÖV för att på ett bra sätt få
utbildning lokalt. Utbildning i administrationsgruppen har skett vid två tillfällen med medverkan av
informationsstrateg och medieansvarig från Växjö Stift.
Policygruppen:
Vi konstaterar att uppdraget innebär att vi skall presentera ett antal dokument som är relevanta att
kunna använda i vår framtida verksamhet. Vissa frågeställningar kommer att ha en tydlig koppling till
Aktuellt Gislaveds nya storpastorat.
nr 2.
141009
både den administrativa gruppen och personalgruppen vilket medför att gemensamma möten
behövs längre fram. Vi skall också försöka se på vilket sätt dokumenten skall vara tillgängliga, papper,
webb, intranät mm. Vissa policys kommer också omfatta förtroendevalda varför dessa bör upprättas
särskilt. Utbildning tillsammans med stiftet 141120.
Ekonomigruppen:
Vi har haft två möten i gruppen och sammanfattningsvis gjort följande: Vi har gjort en genomgång av
de uppgifter som vi beräknas jobba med samt viss
tidsprioritering. Den stora uppgiften för gruppen är att
förbereda en budget för 2016. Vi har diskuterat de
näringsverksamheter som finns i pastoraten. De består
av förskoleverksamhet, fastighetsuthyrning samt
skogsfastigheter. Fördelar kan nås genom samordning
av dessa verksamheter. Genomgång har gjorts
översiktligt av de fonder och gåvomedel som finns i de
olika pastoraten. Skillnaden är stor mellan pastoraten
men sammantaget finns det stora värden i dessa
fonder. Inför sammangåendet bör samtliga församlingar se över sina fonder och försöka avsluta eller
lägga samman de mindre som inte fyller de ändamål som var tanken från givarna. Församlingarna
bör också ha dessa i åtanke vid beslut och budget. Vi diskuterade även olika avtal, främst hade vi fått
in uppgifter om skrivare/kopiatorer men det finns antagligen fler avtal. Pastoraten ska vara
uppmärksamma på att inte teckna avtal som gäller efter 2015-12-31 utan att samordning sker.
Närmast ska vi sammanställa boksluten för 2013 samt de budgetar som upprättas för 2015 som
underlag för budgeten för 2016.
Fastighetsgruppen:
Fastighetsgruppen har träffats vid två tillfällen hittills och planerar att träffas ca 1 ggr/månad. De
frågor som vi påbörjat arbete med är: Underhåll och investeringar: Inventering av kommande driftoch investeringar, sker genom att församlingarnas/pastoratens budgetarbete för 2015 kommer att
redovisas till indelningsstyrelsen. Vård- och underhåll: Vi har inventerat vilka fastigheter som har
vård- och underhållsplaner samt diskuterat kring framtida hantering av dessa. Vi har även pratat
kring klimatstyrning i våra kyrkor. I dag saknas detta i tre kyrkor i vårt kommande pastorat.
Fastighetsinnehav: Vi har tittat på vilka fastigheter vi äger. Hur skogen förvaltas samt vilka
fastigheter som kan tänkas säljas då de inte behövs för vår kärnverksamhet.
Framöver så kommer gruppen ta fram framtida underhåll och investeringskostnader, hantering av
vård- och underhållsplaner, fortsatt hantering av skog, tillgänglighet och uthyrning av våra lokaler,
m.m
Kyrkogårdsgruppen:
Kyrkogårdsgruppen har träffats vid två tillfällen hittills och planerar att träffas ca 1 ggr/månad. Vi har
också bjudit in en kyrkogårdsansvarig från varje nuvarande pastorat, för att få synpunkter och
erfarenheter från verksamheten. De kommer också fortsatt att vara med i arbetsgruppen.
Aktuellt Gislaveds nya storpastorat.
nr 2.
141009
Efter att ha gått igenom checklistan har vi beslutat att prioritera ett antal punkter som vi kommer att
jobba vidare med. Arbetsgruppen kommer att lämna förslag till samordning och gemensamma avtal
osv. Prioriterade punkter är:
Organisation. Här ska vi arbeta med frågor som att ta fram mål, utnyttja intern kompetens,
arbetstider, utbildning, samarbete, samordning i grupperna, och hur vi blir en effektiv organisation
osv.
Inventering av fordon och maskinpark: Vilka fordon har vi, vilka fordon behövs och kan vi samordna
redan nu.
Gravkartor och gravboksregister: Digitalisering av gravkartor bör prioriteras.
Gravplatser Nya gravskick – askgravlund, askgravplats, minneslund osv, andra trossamfund.
Gemensamma avtal för kyrkogårdar: ex. gravskötselavtal, policy när det gäller avgifter,
gravsmyckning, planteringar och vad som ingår. Vidare behövs trädvårdsplaner, samverkansavtal,
gemensamma avtal för begravningsverksamheten. Frågor som rör begravningsbyråer, transporter,
bårhus, kremationer ska belysas. Det behövs tydlighet när det gäller Gravrätter – avgifter,
förlängning, återlämnande och vad som ska gälla för förankring av stenar.
Pastorala gruppen:
Gruppen har haft två möten i förtroendemannagruppen 16 mars och 25 maj. Gruppen har utgått från
frågor på den checklista som tagits fram av stiftet. Det är viktigt att ta nytta av- och lära av det som
andra är bra på. Vi ska jobba utifrån styrkor/svagheter och med nätverkande inom pastoratet. Den
nya kyrkoherden ska andligen leda prästerna i sitt arbete och vara spindeln i nätet som ska
uppmuntra och inspirera. Vi ska träffas och inspirera varandra. Gudstjänstschema ska ta hänsyn till
de som jobbar med gudstjänsterna. Vi ska hitta vad de olika församlingarna är bra på och mindre bra
på och utnyttja kunskaperna till att
stötta och använda styrkorna. Vi ska
hitta olika samverkansformer med ex
konfirmander, ungdomsgrupper,
tjänster. Vi bör vara flexibla i vårt tänk.
Det har dessutom varit diverse möten i
de olika yrkesgrupperna. Kantorerna har
träffats 140604 och 140826, diakonerna
140612 och 140911, församlingsassistenterna 140402 och prästerna 140514. Vid dessa samlingar har
vi samtalet om nuläge i våra uppdrag, information runt sammanläggningen och hur kan vi
tillsammans forma framtiden.
Personalgruppen:
Med tanke på att vår blivande kyrkoherde skulle finnas på plats redan den 1/9 föll det sig naturligt att
invänta hans ankomst för att ge honom möjlighet att sätta sin prägel på den nya organisationen
redan från början. Den 20/8 beslutade Personalgruppen att ställa sig bakom förslag till ny
organisation och att presentera den för indelningsstyrelsen. Efter samtal med de fackliga
organisationerna beslutades att lämna information till ID och personalen. Vi har självklart också
funderat över hur vi på bästa sätt ska genomföra konsekvensanalys av den nya organisationen.
Personalgruppen stod bakom personaldagen för all personal i samtliga 6 pastorat med tillfälle att
informera om organisationen, att ställa frågor och ge uttryck för åsikter.