Transcript Användarmanual

Klarna Online
Användarmanual
Välkommen till Klarna!
Vi älskar det vi gör.
Att göra det enklare för konsumenter att handla i din
butik. Att skapa förtroende mellan säljare och köpare.
Och att öka din försäljning.
Som du säkert vet är Klarna Nordens ledande leverantör av betalningslösningar
för e-handeln. Tjänster som erbjuds av tusentals e-butiker och som har använts av
miljontals konsumenter. I takt med att siffran för vår första anslutna butik gick från 1
till 10 000 har vi lärt oss en hel del om både e-handel och om vad som krävs för att
öka försäljningen i din butik. Det första steget mot ökad försäljning har du precis tagit
genom att erbjuda marknadens populäraste betalsätt!
Om manualen
Den här manualen är ett verktyg för dig som använder Klarna online – systemet där
du hanterar ordrar. Här får du tips på hur du enklast hanterar köp, ordrar och returer.
Men även hur du förenklar din bokföring genom att generera ekonomiska rapporter
och sammanställningar.
Ibland kan informationen skilja sig något åt beroende på vilket land du säljer i eller till.
Dessa avsnitt har vi markerat med landsspecifika flaggor. Om du exempelvis säljer till
både Sverige och Tyskland är det informationen vid den tyska flaggan du ska använda
dig av när det gäller försäljningen i Tyskland.
Om det dyker upp frågor eller funderingar under arbetets gång är du mer än välkommen att kontakta oss på butikssupporten. Kontaktuppgifter finns på sista sidan.
Klarna Online guide – 2014
2
Innehåll
Välkommen till Klarna! 2
6. Rapporter 11
Om manualen 2
6.1 Vilka rapporter finns tillgängliga och hur används de? 11
6.2 Kostnader 11
Innehåll 3
6.3 Avräkningsnota 11
1. När ett köp görs 4
6.4 Fakturaunderlag 12
1.1 Kreditprövning 4
6.5 Transaktionsnota
1.2 Varför görs en kreditprövning? 4
(endast för svenska butiker) 12
1.3 Hur påverkar detta kunden? 4
6.6 Fordran 13
6.7 Batch-rapport 13
2. Passiv faktura eller
reservation 5
7. Skapa en manuell faktura
2.1 Skillnaden mellan en passiv faktura och en reservation 5
i Klarna online 14
2.2 Passiv faktura 5
7.1 Ny kund 14
2.3 Hur påverkas kunden? 5
8. Postförskottsfakturor 15
2.4 För- och nackdelar med passiva fakturor 5
8.1 Hur skapar jag en postförskottsfaktura? 15
2.5 Reservation 5
8.2 Hur påverkas kunden? 15
2.6 Hur påverkas kunden? 5
9.
Butiksinformation 16
2.7 För- och nackdelar med reservationer 5
9.1 Kontaktinformation till Klarna 16
3. När ett köp har godkänts 6
9.2 Hur ändrar jag informationen som står på fakturan? 16
3.1 Hur hittar jag mina fakturor? 6
9.3 Hur lägger jag till en logotyp
3.2 Hur hittar jag mina reservationer? 6
på fakturan? 16
3.3 Ändring av order 6
10.
Användare 17
3.4 Hur ändrar jag en passiv faktura? 6
3.5 Hur ändrar jag en reservation? 6
10.1 Vad innebär de olika användartyperna? 17
3.6 Hur påverkas kunden? 6
10.2 Hur lägger jag till nya användare? 17
3.7 Avbeställning av ej skickad order 6
11. Hur kontaktar jag Klarna? 18
3.8 Hur tar jag bort en passiv faktura 6
11.1 Sverige 18
3.9 Hur tar jag bort en reservation 6
11.2 Finland 18
3.10 Aktivering 6
11.3 Norge 18
3.11 Hur aktiverar jag en passiv faktura? 7
11.4 Danmark 18
3.12 Hur aktiverar jag en reservation? 7
11.5 Tyskland 18
3.13 Delaktivering 7
11.6 Nederländerna 18
3.14 Hur delaktiverar jag en reservation? 7
11. 7 Österrike 18
3.15 Hur påverkas kunden? 7
11. 8 Internationellt 18
4. Returer, rabatter och
förfallodatum 8
4.1 Retur 8
4.2 Hur gör jag en retur? 8
4.3 Hur påverkas kunden? 8
4. 4 Delretur 8
4.5 Hur gör man en delretur? 8
4.6 Hur påverkas kunden? 8
4.7 Rabatt 9
4.8 Hur ger jag rabatt? 9
4.9 Hur påverkas kunden? 9
4.10 Hur påverkas jag? 9
4.12 Hur flyttar jag ett förfallodatum? 9
4.13 Hur påverkas kunden? 9
5. Utbetalning 10
5.1 Hur betalar Klarna ut pengar? 10
5.2 Hur kan jag se vad jag fått 10
betalt för? 10
Klarna Online guide – 2014
3
1. När ett köp görs
När en kund väljer att handla med Klarna genomför vi ibland en kreditprövning. Prövningen tar bara någon sekund och ger kunden besked
direkt om köpet godkänts eller inte.
1.1 Kreditprövning
1.3 Hur påverkar detta kunden?
När en kreditprövning sker görs ett flertal kontroller på
den personen som köpet avser. Det är därför viktigt att
kunden skriver in korrekt information som efterfrågas.
Våra kreditprövningar delas aldrig med en tredje part
vilket betyder att de aldrig syns hos andra bolag som
lånar ut pengar. På så sätt påverkar en kreditprövning
aldrig kundens kreditvärdighet.
När en kreditprövning genomförs behöver vi ibland göra
en upplysning hos ett kreditupplysningsföretag.
När vi genomför en prövning kommer kunden att enligt
lag få hem en kopia på upplysningen.
1.2 Varför görs en kreditprövning?
Att göra en kreditprövning ingår i god kreditgivningssed.
Samtidigt är det ett sätt för oss att veta vilka vi ska ge
krediter till. Ser vi att en person inte kommer att ha
möjlighet att betala tillbaka en kredit vill vi heller inte
riskera att personen skuldsätts.
Klarna Online guide – 2014
4
2. Passiv faktura eller
reservation
När ett köp har godkänts skapas det antingen en passiv faktura
eller en reservation. Vilken typ som skapas beror på hur din e-butik
kommunicerar med oss. Nedan hittar du information om vad som
skiljer en passiv faktura från en reservation.
2.1 Skillnaden mellan en passiv
faktura och en reservation
Den största skillnaden mellan passiva fakturor och
reservationer är att den passiva fakturans varulista
endast går att ändra i Klarna online. Medan en reservations varulista ändras genom ett API-anrop. Använder
du reservationer kan du även lägga till en annan
faktureringsadress.
2.2 Passiv faktura
En passiv faktura skapas när du använder en så kallad
standardintegration. Med en sådan integration
genereras fakturan automatiskt i Klarna online, och
innehåller då en färdig varulista. Fakturan är därför redo
att bli aktiverad när beställningen är klar för leverans. En
passiv faktura kan manuellt ändras i Klarna online. Mer
om detta hittar du under Ändring av order. Läs mer om
våra integrationstyper på integrationsguiden.
2.3 Hur påverkas kunden?
När en passiv faktura skapas upptar köpbeloppet
kundens kredit. Detta sker fram till dess att fakturan
aktiveras och slutligen blir betald, eller till dess att den
passiva fakturan tagits bort. För att kundens kreditutrymme inte ska bli fullt är det viktigt att du tar bort
den passiva fakturan om kunden avbeställer sitt köp.
2.4 För- och nackdelar med passiva
fakturor
Fördelar
Det enda som krävs för att en order ska skapas hos
oss är att din butik anropar en funktion. När den är
installerad kan du enkelt hantera dina ordrar direkt i
Klarna online.
Klarna Online guide – 2014
Nackdelar
Alla ändringar i den passiva fakturan måste göras
i Klarna online.
2.5 Reservation
En reservation skapas när du använder en så kallad
avancerad integration. Med en sådan integration
reserveras endast köpbeloppet på kundens kredit.
Eftersom vi endast reserverar ett belopp kan varulistan
alltid ändras genom ett API-anrop till oss vid leverans.
Detsamma gäller för det reserverade beloppet som
även det enkelt kan ändras genom ett API-anrop,
exempelvis om kunden vill lägga till fler produkter till
sin ursprungliga beställning.
Läs mer om våra integrationstyper på
integrationsguiden.
2.6 Hur påverkas kunden?
Reservationer har alltid en reservationstid på 7 dagar.
Det innebär att kundens kredit reserveras under lika
många dagar. Under den här tiden ska beställningen
aktiveras och skickas till kunden. Först när kunden
betalar sin faktura återfås krediten.
2.7 För- och nackdelar med
reservationer
Fördelar
Det går att ändra innehållet i en order fram tills leverans
genom API-anrop. Dessutom kan man ange olika
faktura- och leveransadresser för en reservation.
Nackdelar
För att ta bort eller aktivera reservationer i Klarna
online måste ett API-anrop göras.
5
3. När ett köp har godkänts
beror på hur din butik kommunicerar med oss, det vill säga om du ska
skapa en passiv faktura eller en reservation. I detta kapitel förklarar
vi hur du gör för att hantera en order, oavsett typ.
3.1 Hur hittar jag mina fakturor?
Det finns två sätt:
A. Genom att använd sökrutan ”Faktura-/Ordernummer”. Här skriver du in det fakturanummer som
skapats av oss, eller ordernumret. Tryck sedan på
”Enter”. Du har nu antingen hamnat på fakturasidan
eller fått en lista på alla fakturor med samma
ordernummer.
B. Genom att klicka på “Sök fakturor”. Här gör du
en mer avancerad sökning för att hitta fakturor.
Maximalt kan du få upp 1 000 träffar per sökning.
3.2 Hur hittar jag mina
reservationer?
Det finns två sätt:
A. Genom att använda sökrutan ”Faktura-/Ordernummer”. Här skriver du in reservationsnumret
och trycker på ”Enter”. Du har nu hamnat på
reservationssidan.
B. Genom att klicka på “Sök reservationer”. Här
gör du en mer avancerad sökning för att hitta
reservationer.
3.3 Ändring av order
2. I beloppsrutan ändrar du beloppet
3. Aktivering gör du sedan genom ett API-anrop
Observera! Du kan endast ändra beloppet i Klarna
online, inte i själva varulistan.
3.6 Hur påverkas kunden?
När du gör en ändring som ökar fakturabeloppet
kommer en kreditkontroll att genomföras. Detta för
att säkerställa så att kunden kan handla för det nya
beloppet. Om kundens köp nekas visas felmeddelande
”Credit limit exceeded”.
3.7 Avbeställning av ej skickad order
Ibland händer det att kunden ångrar sin beställning.
När detta sker är det viktigt att du tar bort ordern från
Klarna online så att den inte tar upp kundens kredit med
köpbeloppet.
3.8 Hur tar jag bort en passiv faktura
Gör så här:
1. Välj den passiva fakturan du vill ta bort
2. Klicka på “Ta bort” i menyn
3. Klicka på “Ja” för att bekräfta
Om kunden ångrar sitt köp eller vill ha en annan produkt
måste ordern ändras.
Observera! Det går inte att ångra en raderad passiv
faktura.
3.4 Hur ändrar jag en passiv faktura?
3.9 Hur tar jag bort en reservation
Gör så här:
För att ta bort en reservation måste ett API-anrop göras.
1. Välj den passiva fakturan du vill ändra
2. Klicka på “Ändra varulista” i menyn
3. Klicka på ”Spara” I menyn ”Ändra varulista” kan
du, förutom att lägga till eller ta bort varurader,
lägga till avgifter så som faktura och fraktavgift.
Här kan du även ändra artikelnummer, kvantitet,
produktbeskrivning, pris, rabatt och moms.
3.5 Hur ändrar jag en reservation?
Gör så här:
1. Gå till den reservationen du vill ändra
Klarna Online guide – 2014
Läs mer om hur API fungerar på integrationsguiden.
3.10 Aktivering
När en aktivering görs börjar kundens kredittid att
räknas ner. Samtidigt skickas ett meddelande till oss om
att varan kommer att levereras till kund och att du därför
ska få betalt av oss. Det är därför viktigt att aktiveringen
6 alltid sker det datum varan är beräknad att levereras.
För att kunden inte ska missa sin faktura rekommenderar vi att fakturan skickas tillsammans med
6
beställningen. Fakturan kan även skickas som ett brev
eller via e-post.
Observera! Oavsett om kunden gjort ett faktura- eller
delbetalningsköp sker aktiveringen på precis samma
sätt.
3.11 Hur aktiverar jag en passiv
faktura?
Du kan aktivera fakturan på två sätt; antingen en i taget
eller flera på samma gång.
Gör så här för att aktivera en faktura i taget:
1. Välj den faktura som du vill aktivera
2. Klicka på “Aktivera” i menyn
3. Kontrollera varulistan och klicka sedan på “Aktivera”
4. Tryck på knappen “Skriv ut aktiverad faktura” för att
få upp fakturan som en utskrivbar pdf. Vill du istället
skicka fakturan som ett brev eller via e-post går du
tillbaka till fakturan och väljer något av alternativen
längst ner i fönstret
Gör så här för att aktivera flera fakturor samtidigt:
3.13 Delaktivering
Om de varor som kunden har beställt inte finns i lager
behöver du göra en delaktivering. Det innebär att du
endast aktiverar de varor som finns i lager.
Hur delaktiverar jag en passiv faktura?
Gör så här:
1. Välj den faktura du vill delaktivera
2. Klicka på “Aktivera” i menyn
3. Byt kvantitet eller ändra de produkter som du vill
restnotera genom att bestämma antal varor som du
kan leverera
4. När du är klar, klicka på “Aktivera”
Nu har du delaktiverat fakturan med de produkter
som du kan leverera. Det har samtidigt skapats en
ny passiv faktura som innehåller de varor som inte
aktiverades. Aktivering av den nya fakturan gör du på
precis samma sätt.
För att skicka den delaktiverade fakturan, klicka på
fakturanumret som tillhör den aktiva fakturan och tryck
sedan på någon av följande knappar; skriv ut, skicka via
post eller via e-post.
1. Klicka på “Passiva fakturor och förskottsfakturor” i
huvudmenyn
2. Här markerar du alla de fakturor du vill aktivera
3. Välj sedan på vilket sätt du vill att fakturorna ska
skickas. Här väljer du mellan att skriva ut och skicka
fakturan med beställningen, skicka den som ett brev
eller via e-post
3.14 Hur delaktiverar jag en
reservation?
3.12 Hur aktiverar jag en
reservation?
3.15 Hur påverkas kunden?
För att aktivera en reservation måste du göra ett
APIanrop.
Läs mer om hur API fungerar på integrationsguiden.
Hur påverkas kunden?
När en passiv faktura eller en reservation aktiveras
börjar kundens kredittid att räknas ner. Om kundens
betalning skulle utebli skickas en påminnelse, och om
påminnelsen i sin tur inte betalas flyttas ärendet vidare
till vår bifirma – Segoria. Härifrån skickas sedan ett
inkassobrev. Eftersom allt sker automatiskt innebär
detta att du som butik enbart behöver aktivera och
skicka den första fakturan till kunden.
Om kunden mot förmodan inte skulle betala är du
givetvis garanterad betalning från oss. Om kunden
skickar tillbaka varor är det viktigt att du gör en retur.
Mer om detta hittar du under avsnittet Retur.
Klarna Online guide – 2014
Det enda sättet att delaktivera en reservation är genom
ett API-anrop.
Läs mer om hur API fungerar på integrationsguiden.
Eftersom du aktiverar den del av fakturan som kan
levereras kommer kunden därför bara att behöva betala
för dessa varor. Kredittiden för betalningen är den som
tidigare avtalats om. Om kunden skulle ångra sin resterande delorder är det viktigt att den passiva fakturan tas
bort. Om detta inte görs kommer den annars att ta upp
kundens kredit i onödan.
7
4. Returer, rabatter och
förfallodatum
I detta kapitel hittar du information om hur du gör en retur och
varför det är så viktigt att returen registreras i Klarna online. Här
hittar du även enkla steg-för-steg-guider för hur du ger rabatter
och förlänger förfallodatum.
4.1 Retur
4. 4 Delretur
När en kund returnerar sina varor måste du registrera
detta som en retur på fakturan. Om du inte gör detta
kommer kunden att få hem en påminnelse vilket kan
resultera i en dålig köpupplevelse, och på sikt bidra till
att kunden väljer att handla i en annan butik.
Om enbart en del av ordern returnerats ska du göra
en delretur. Det är viktigt att du gör returen då kunden
annars kommer att få en påminnelse från oss för de
resterande varorna.
4.2 Hur gör jag en retur?
Gör så här:
1.
2.
3.
4.
5.
Välj den faktura du vill göra retur på
Välj “Retur/rabatt” i menyn
Klicka på “Returnera hela fakturan”
Klicka på ”Nästa”
Klicka sedan ”Ja”
4.3 Hur påverkas kunden?
Om kunden inte har betalat
Då kan kunden bortse från fakturan.
Om kunden har betalat
Klarna återbetalar kunden.
4.5 Hur gör man en delretur?
Gör så här:
1.
2.
3.
4.
Välj den faktura du vill göra delretur på
Välj “Retur/rabatt” i menyn
Välj “Returnera/rabattera enskilda varor”
Ändra kvantitet på de varor som du vill göra retur
på
5. Om du även vill ta bort faktura- eller fraktavgiften
6. trycker du på “Ta bort”
7. Tryck på ”Spara”
4.6 Hur påverkas kunden?
Om kunden inte har betalat
Då måste du meddela kunden om hur mycket som ska
betalas in på originalfakturan. Här är det viktigt att du
även flyttar fram förfallodatumet så att en påminnelse
inte skickas ut. Mer om detta hittar du under “Förlänga
kredittid”.
Om kunden har betalat originalbeloppet
Klarna återbetalar kunden.
Klarna Online guide – 2014
8
Om kunden har betalat för de varorna som behållits
Då behöver du göra en retur för de varor som returnerats. Om returen inte görs efter att kunden betalat för de
varor som behållits kommer vårt system tro att kunden
vill delbetala sitt köp. Ett delbetalningskonto kommer då
att automatiskt skapas samtidigt som information om
detta skickas ut till kunden.
4.7 Rabatt
Rabatt kan användas om du till exempel vill ge kunden
ett lite lägre pris mot att produkten inte returneras.
4.8 Hur ger jag rabatt?
Gör så här:
1.
2.
3.
4.
Välj den faktura du vill rabattera
Välj “Retur/rabatt” i menyn
Välj “Ge rabatt på belopp” och klicka på ”Nästa”
Skriv in den summa som du vill rabattera med,
klicka på ”Spara”
4.9 Hur påverkas kunden?
Om kunden inte har betalat
4.11 Förlänga kredittid
Ibland behöver du flytta fram förfallodatumet. Detta kan
göras för alla original- och påminnelsefakturor.
4.12 Hur flyttar jag ett förfallodatum?
Gör så här:
1. Välj den faktura du vill förlänga förfallodatumet på
2. Välj “Förfallodatum” i menyn
3. Välj det datum du vill flytta förfallodatumet till och
klicka på ”Nästa”
Observera! När ett förfallodatum flyttas fram kan det
tillkomma en kostnad. Den väljer du att antingen ta själv,
eller lägga ut på kunden. Om du väljer att lägga ut den
på kunden måste hon eller han godkänna detta.
4.13 Hur påverkas kunden?
Den ursprungliga kredittiden är 14 dagar. När du flyttar
fram ett förfallodatum kommer kunden därför att få fler
dagar på sig att betala för sitt köp. Om du väljer att
lägga ut den eventuella avgiften på kunden, istället för
att ta den själv, måste kunden först godkänna detta.
Då måste du meddela kunden om hur mycket som
ska betalas in på originalfakturan. Här är det viktigt
att du även flyttar fram förfallodatumet så att en
påminnelse inte skickas ut. Mer om detta hittar du
under “Förlänga kredittid”.
Om kund har betalat hela beloppet
Klarna återbetalar kunden.
4.10 Hur påverkas jag?
Om du ännu inte fått betalt från oss
Då kommer det att visas en positiv och en negativ
post i din avräkningsnota; en för försäljningen och en
för rabatten. Pengarna har alltså aldrig satts in på ditt
bankkonto.
Om du har fått betalt av oss
Då kommer ett avdrag för rabatten att göras på din
nästa utbetalning från oss.
Klarna Online guide – 2014
9
5. Utbetalning
I detta kapitel berättar vi mer om hur utbetalningen sker för varje
godkänt köp.
5.1 Hur betalar Klarna ut pengar?
Som Klarna-ansluten butik är du alltid garanterad
betalning när du har aktiverat en faktura och levererat
ordern. Utbetalningen sker alltid periodvis. I ditt avtal
ser du när du ska få dina utbetalningar från oss. Här
i har vi även specificerat de avgifter som automatiskt
dras från det belopp som du ska få av oss. Avdraget
sker alltid i samband med utbetalningen.
5.2 Hur kan jag se vad jag fått
betalt för?
I menyn ”Rapporter ” hittar du mer information om våra
utbetalningar till dig. Här berättar vi även om vilka typer
av rapporter som finns och hur du får fram dessa.
Exempel:
Köp genom Klarna
Klarnas avgifter Utbetalningssumma Klarna Online guide – 2014
1.000 SEK
45,1 SEK
954,9 SEK
10
6. Rapporter
Här berättar vi om alla de rapporter som du kan skapa i Klarna online.
6.1 Vilka rapporter finns tillgängliga
och hur används de?
Det finns totalt åtta stycken rapporter; kostnader,
avräkningsnota, fakturaunderlag, transaktionsnota, avstämning, misslyckade köp, fordran och batch-rapport.
6.2 Kostnader
Rapporten kostnader visar alla de avgifter som belastat
din butik under en vald period. Den visar även den totala
försäljningen och eventuella returer för samma period.
Förutom att hålla koll på din försäljning och kostnader
kan rapporten användas för att göra en preliminär
beräkning av kommande veckas utbetalning. Observera
att en kostnadsrapport max kan visa 31 dagar.
Gör så här för att få fram en kostnadsrapport:
1.
2.
3.
4.
5.
Klicka på ”Rapporter” i huvudmenyn
Välj ”Kostnader”
Fyll i önskat datumintervall
Välj försäljningsland i rullistan ”Land och valuta”
Klicka på ”Visa PDF”
En specifikation över alla kostnader och försäljning har
nu skapats. Beräkna kommande veckas utbetalning Är
du nyfiken på hur stor nästa veckas utbetalning kommer
att bli? Här hjälper vi dig att beräkna utbetalningen för
den kommande veckan.
Observera att du endast får fram en preliminär utbetalningssumma eftersom eventuella returer kan påverka
den slutliga utbetalningen.
Gör så här:
1. Börja med att fastställa vilken försäljningsperiod
som kommer att avräknas vid nästkommande
utbetalning. Tips! Ta hjälp av avräkningsnotorna
för att se vilken försäljningsperiod som avräknades
vid den senaste utbetalningen. Perioden anges
högst upp till vänster på avräkningsnotan. Låt oss
säga att senaste utbetalningen hade 2010-06-21
till 2010-06-27 (vecka 25) som försäljningsperiod.
Kommande avräkning kommer alltså att avräkna
den försäljning som skedde 2010-06-28 till 201007-04 (vecka 26).
Klarna Online guide – 2014
2. Klicka vidare till rapporten ”Kostnader”
3. Ange kommande avräkningsperiod
4. Klicka sedan på ”Visa PDF” för att se din
preliminära utbetalning. Se summan som anges
vid ”Summa utbetalning”
6.3 Avräkningsnota
Vad är en avräkningsnota?
En avräkningsnota är den rapport som ligger till
underlag för de utbetalningar som vi löpande gör till dig.
Under menyn ”Avräkningsnotor” hittar du alla de avräkningsnotor som skapats för din butik. Om du vill se en
avräkningsnota gällande en utbetalning som är äldre än
31 dagar förlänger du bara det angivna datumintervallet.
Om du har fler försäljningsländer klickar du på rullistan
”Land och valuta” och väljer önskat försäljningsland.
Vad visar avräkningsnotan och hur tolkar jag den?
Avräkningsnotan listar alla fakturor som aktiverats under
den försäljningsperiod som utbetalningen avser. Här
ser du även eventuella returer som skett fram till och
med söndagen innan utbetalningsdatumet. När du tittar
på en specifik avräkningsnota kan du klicka på ”Visa
avräkningsnota som PDF” för att skapa en överskådlig
specifikation som visar periodens totala försäljning,
eventuella returer och kostnader.
Summan som anges vid ”Summa utbetalning” motsvarar den utbetalning som du ska få av oss.
Skräddarsydda avräkningsnotor
Om du vill kan du få avräkningsnotor som skräddarsydda filer för att kunna importera dessa direkt till ditt
order- eller affärssystem. Det vi behöver veta är hur filen
ska se ut och vilket filformat filen ska ha. Exempel på
filer kan vara xml, txt eller csv-filer.
Dessa filer kan vi skicka genom en FTP till dig, lägga
på ett FTP-konto hos oss, alternativt att du hämtar dem
manuellt vid varje utbetalning.
Vill du veta mer om detta eller få en fil som
passar ditt system, kontakta vår butikssupport. Kontaktuppgifter finns på sista sidan.
11
6.4 Fakturaunderlag
Fakturaunderlag är den rapport som visar de avgifter
som vi har tagit ut, till exempel factoring- och fakturaavgift. Varje avgift finns specificerad per faktura. Om du
vill ha alla avgifter fakturerade på separata fakturor
måste du ha ett specialavtal. Kontakta vår säljavdelning
om du vill veta mer om detta.
6.5 Transaktionsnota
(endast för svenska butiker)
Vad är en transaktionsnota?
Transaktionsnota är den rapport som visar de transaktioner som skett mellan din butik och oss under en
vald period. Eftersom transaktionsnotan innehåller alla
transaktioner som skett ser du inte bara information
om försäljning och kostnader, utan även utbetalningar
som gjorts till din butik. Viktigt att tänka på är att
utbetalningarna för den angivna perioden inte speglar
försäljningen för samma period. Detta beror på att
utbetalningen är något fördröjd.
När en transaktionsnota skapas genereras även en
kontering, det vill säga en ifylld bokföringsstämpel.
Fördelen med en kontering är att du antingen manuellt
eller automatiskt kan läsa in den som bokföringsunderlag i ditt redovisningssystem.
Transaktionsnotor kan öppnas i olika format; pdf-fil,
textfil och SIE-fil. Om du öppnar underlaget som en pdf
får du en översiktlig specifikation över den totala försäljningen, alla kostnader samt utbetalningar. Underlaget
innehåller även detaljerad information om varje enskild
faktura under den valda tids- och utbetalningsperioden.
Kan jag skapa en transaktionsnota manuellt?
Ja, det går bra. Att manuellt skapa en transaktionsnota
är att rekommendera när du antingen vill se hur transaktionsnotorna ser ut utan att behöva aktivera dem.
Eller när du vill kontrollera att dina kontoinställningar
blivit korrekt inställda. Att skapa en transaktionsnota
manuellt är också att föredra om du vill återskapa en
transaktionsnota från en tidigare period.
Observera! Transaktionsnotor som skapas manuellt kan
inte sparas i Klarna online. De får heller inget verifikationsnummer. Det innebär att de inte kommer att påverka
befintliga eller kommande transaktionsnotor.
Gör så här för att skapa en transaktionsnota:
1. Klicka på ”Rapporter” i huvudmenyn
2. Välj ”Transaktionsnota”
3. Underst på sidan står ”Klicka här för att skapa en
transaktionsnot, för ett godtyckligt tidsintervall”
Klarna Online guide – 2014
4. Skriv in önskat datum, maxintervall är 31 dagar.
Klicka sedan på ”Skapa”
5. När sidan har uppdaterats trycker du på ”Visa
transaktionsnota som PDF”. Här kan du även testa
att öppna transaktionsnotan som en textfil eller
SIE-fil
Inställningar och aktivering
nnan du aktiverar en transaktionsnota behöver du gå
igenom följande inställningar. Detta ska göras för att
transaktionsnotorna ska passa din verksamhet så bra
som möjligt.
Gör så här:
1. Klicka på ”Transaktionsnota”, ”Inställningar” och
välj sedan önskad periodicitet. Med periodicitet
menas hur ofta du vill att transaktionsnotan ska
skapas. Idag har vi fyra olika alternativ, dessa finns
beskrivna vid inställningen
2. Längst ner på sidan hittar du ”Utskick”, här väljer
du valfritt brytdatum. Med brytdatum menas det
datum då ditt räkenskapsår börjar och verifikationsserien startar om. Om räkenskapsåret löper från
den första januari till den sista december är din
brytmånad 1 och brytdag 1, det vill säga den 1:a
januari
3. Välj sedan det verifikationsnummer som du vill
att den första transaktionsnotan ska få. Tryck på
”Spara”
4. Gå sedan in under ”Kontoinställningar”. Här kan
du ändra inställningarna så att dessa stämmer
överens med den kontoplan som din butik använder. Tryck på ”Spara”. Det är viktigt att du även
ändrar kontot för retur/rabatt om du exempelvis
ändrar ditt bokföringskonto för försäljning
Observera! Innan du går vidare och aktiverar transaktionsnotorna rekommenderar vi dig att skapa en transaktionsnota manuellt. På så vis kan du enkelt kontrollera
att dina kontoinställningar är korrekta. För instruktioner
om hur du skapar en transaktionsnota manuellt, se
ovanstående rubrik, ”Kan jag skapa en transaktionsnota
manuellt?”.
5. När alla inställningar är gjorda är det dags att
aktivera transaktionsnotorna. Detta görs genom att
klicka på ”Aktivera” i menyn till vänster
Vad händer efter aktivering?
Transaktionsnotorna kommer nu att genereras enligt
den valda periodiciteten och med tidsintervallet som
namn. Du hittar transaktionsnotorna under ”Transaktionsnota”. Här kan du välja att öppna transaktionsnotan
som en pdf-fil, textfil eller SIE-fil.
12
Pdf-fil
Fördelen med en pdf är att den gör transaktionsnotan
lättöverskådlig och utskriftsvänlig.
Textfil
Genom att öppna transaktionsnotan som en textfil får
du fram transaktioner som listats i kommaseparata
kolumner. Fördelen med detta format är att uppgifterna
enkelt kan kopieras och klistras in i annat program för
bearbetning och avläsning.
SIE-fil
Med en SIE-fil kan du läsa in informationen i ett
bokförings- och affärssystem som stödjer filformatet.
Har din butik en ftp-server?
Då kan du få transaktionsnotan skickad direkt till din
ftp-adress. Fördelen med att använda en ftp är att du
inte behöver logga in på Klarna online för att få tillgång
till dina transaktionsnotor.
6.6 Fordran
Vad visar fordran och hur tolkar jag underlaget?
En fordran är den rapport som visar hur stor din fordran
eller skuld är mot Klarna under en angiven period. I
rapporten hittar du även en summering av den totala
fordran samt de fakturor som fordran avser, det vill säga
alla aktiverade fakturor som inte blivit utbetalda till din
butik. Rapporten visar även eventuella returer som ännu
inte korrigerats.
6.7 Batch-rapport
Batch-rapport kan endast användas av dig som
använder just batch som ett sätt att skicka information
till oss. I rapporten ser du alla batch-filer som skickats
till oss, och om dessa kommit fram. De rapporter som
tilldelats en felkod är sådana rapporter som bland annat
inte kommit fram.
Vill du ha hjälp med batch-rapporterna, kontakta vår
butikssupport. Kontaktuppgifter finns på sista sidan.
Observera! Filen som skickas till en tfp-server är alltid i
textfilsstandard.
Gör så här för att få transaktionsnotan skickad
till din ftp-adress:
1.
2.
3.
4.
Gå till ”Transaktionsnotor”
Klicka på ”Inställningar”
Fyll i informationen vid avsnittet ”FTP”
Klicka på ”Spara”
Klarna Online guide – 2014
13
7. Skapa en manuell faktura
i Klarna online
Ibland kan du behöva skapa en faktura manuellt till en kund.
Här berättar vi hur du går tillväga.
För att kunna skapa en ny faktura måste du först skapa
ett kundnummer till kunden. Hur du gör detta hittar du i
avsnittet “Ny kund”.
Gör så här för att manuellt skapa en ny faktura:
1. Klicka på ”Ny faktura” i huvudmenyn till vänster
2. I fältet ”Kundnummer” anger du kund-, person eller
organisationsnummer. Skriv även in ordernummer,
telefonnummer samt e-postadress
3. Om kunden har valt att dela upp sin betalning väljer
du kampanj
4. Klicka på ”Skapa”
5. Välj ”Ändra varulista” och lägg till de varor som ska
finnas med
6. Avsluta med ”Spara”
7. Aktivera sedan fakturan och skicka den till kunden i
samband med leverans
7.1 Ny kund
När du ska skapa en faktura manuellt behöver du skapa
ett fiktivt kundnummer. Varje gång kunden genomför
ett köp, eller försöker handla med Klarna, skapas ett
nytt fiktivt kundnummer. Dessa hittar du under kundens
KundID.
Gör så här för att skapa ett nytt kundnummer:
1. Klicka på ”Ny kund” i huvudmenyn till vänster
2. Välj alternativ B
3. Fyll sedan i alla fält som är stjärnmarkerade. Det är
viktigt att uppgifterna är korrekta
4. Klicka på ”Skapa”
Observera! En kreditprövning görs i samband med att
du sparar varulistan. Överskrider fakturans totalbelopp
kundens kreditgräns visas varningstexten ”Credit limit
exceeded”.
Klarna Online guide – 2014
14
8. Postförskottsfakturor
Postförskottsfakturor används för att efterfakturera en kund
som inte har hämtat ut sin försändelse eller fakturaorder. För att
du ska kunna använda funktionen måste kunden i fråga ha godkänt
detta. Godkännandet får du i samband med köptillfället om du i
dina köpvillkor har specificerat att kunden debiteras en avgift vid
outhämtade paket.
8.1 Hur skapar jag en
postförskottsfaktura?
Gör så här:
1. Klicka på fliken ”Postförskottsfakturor”
i Klarna online
2. Fyll i kundens namn och adress samt fakturans
totalbelopp, dock inte mer än det som står avtalat
under villkoren på din hemsida. Här behöver du
inte fylla i kundens personnummer då ett fiktivt
nummer istället kommer att skapas. Det fiktiva
personnumret börjar med FF
3. När alla uppgifter är ifyllda klickar du på ”Skapa,
aktivera och skicka ut”. Fakturan skickas sedan ut
dagen därpå
8.2 Hur påverkas kunden?
Om kunden inte betalar fakturan kommer en påminnelse
att skickas ut. Om påminnelsen i sin tur inte betalas
flyttas ärendet över till vår bifirma – Segoria – som då
skickar ut en inkassofaktura.
Observera! Vi debiterar för närvarande 19,00 kr/faktura
exkl. moms. När kunden har betalat fakturan kommer vi
att göra en utbetalning till dig.
Klarna Online guide – 2014
15
9. Butiksinformation
När du fyller i din butiksinformation är det viktigt att du fyller i
korrekta uppgifter. Dels för att vi ska kunna kontakta dig, och dels
för att informationen kommer att stå med på de fakturor som
skickas till dina kunder. På så sätt ser de att fakturan kommer från
just din butik.
9.1 Kontaktinformation till Klarna
Gör så här för att fylla i dina kontaktuppgifter:
1. Klicka på “Visa butik” i menyn
2. Välj avsnittet “Butikens adress och kontaktinformation (används av Klarna)”
3. Fyll i all den information som efterfrågas och klicka
sedan på ”Spara”
Om du inte är nöjd med hur din logotyp ser ut kan du
ändra storlek och position. Det gör du genom att ändra
värdena där du laddade upp din logotyp, se ovan.
Observera! Använd inte transparenta bilder då de blir
inverterade, det vill säga att vitt blir svart.
Vill du ta bort logotypen behöver du ersätta den med en
vit bild. Du lägger upp en sådan bild på samma sätt som
när du laddar upp en logotyp.
9.2 Hur ändrar jag informationen
som står på fakturan?
Gör så här:
1. Klicka på “Visa butik” i menyn
2. Välj avsnittet “Fakturainformation”
3. Fyll i alla de uppgifter som du vill visa på fakturan
och klicka på ”Spara”
9.3 Hur lägger jag till en logotyp
på fakturan?
Gör så här:
1. Klicka på “Visa butik” i menyn
2. Välj avsnittet “Fakturautformning”
3. För att ladda upp din logotyp klickar du på
”Browse”
4. Leta fram rätt logotyp
5. Klicka på ”Spara”
6. Välj ”Visa testfaktura” om du vill se hur fakturan
ser ut
Klarna Online guide – 2014
16
10. Användare
I Klarna online kan du välja mellan olika användartyper. Dessa konton
finns till för att du ska kunna bestämma vem och hur många som
ska ha tillgång till systemet och din butiks fakturor. Som standard
skapas alltid en administratör utifrån de uppgifter som antecknats
i avtalet mellan din butik och Klarna. Som administratör har du
fullständig tillgång till Klarna online och alla dess funktioner.
10.1 Vad innebär de olika
användartyperna?
10.2 Hur lägger jag till nya
användare?
Du kan välja mellan fem olika användare där varje
användartyp skiljer sig åt i termer av behörighet.
Gör så här:
Administratören – är den enda med full behörighet till
Klarna online. Administratören kan därför se de ekonomiska rapporterna, hantera fakturor samt lägga till nya
användarkonton.
1. Klicka på ”Användare” i huvudmenyn
2. Välj ”Lägg till ny användare” och skriv in din
kollegas e-postadress samt vilken roll hon eller
han ska ha
3. Ett aktiveringsmejl kommer nu att skickas till den
angivna e-postadressen, följ instruktionerna
Användaren - har samma rättigheter som ovan men kan
inte lägga till nya användarkonton.
Aktiveraren - kan endast sköta fakturaadministrationen.
Läsrättigheter - kan endast gå in och se fakturor.
Rapporter - kan endast se ekonomiska rapporter.
Klarna Online guide – 2014
17
11. Hur kontaktar jag Klarna?
11.1 Sverige
11.6 Nederländerna
Butikssupport
Butikssupport
https://klarna.com/sv/support
https://klarna.com/nl/ondersteuning
Kundservice
Kundservice
https://klarna.com/sv/kundservice
https://klarna.com/nl/klantenservice
11.2 Finland
11. 7 Österrike
Butikssupport
Butikssupport
https://klarna.com/fi/tuki-0
https://klarna.com/at/shop-support
Kundservice
Kundservice
https://klarna.com/fi/tuki
https://klarna.com/at/kundendienst
11.3 Norge
11. 8 Internationellt
Butikssupport
Butikssupport
https://klarna.com/no/support-0
https://klarna.com/merchant-support
Kundservice
Kundservice
https://klarna.com/no/support
https://klarna.com/support
11.4 Danmark
Butikssupport
https://klarna.com/dk/support
Kundservice
https://klarna.com/dk/service
11.5 Tyskland
Butikssupport
https://klarna.com/de/shop-support
Kundservice
https://klarna.com/de/kundendienst
Klarna Online guide – 2014
18