Transcript eArchive 360° - Software Innovation

eArchive 360°
All information på ett ställe. Säkert och lättillgängligt.
eArchive 360°
eArchive 360°: Hela verksamhetens
information på ett ställe.
eArchive 360° är en fristående arkivlösning som gör det möjligt att samla all digital information hos
en verksamhet i ett gemensamt arkiv och tryggt bevara den för framtiden – enligt gällande lagar och
standarder.
Varför eArchive 360°?
Vad är eArchive 360°?
Med dagens stora informationsmängder är det lätt att information försvinner. Hos många lagras ofta viktig information
i epost, filstrukturer och i olika verksamhetssystem.
Dessutom är det risk för att både maskin- och programvara
blir gammal med tidens snabba teknikutveckling.
En säker arkivlösning för alla verksamhetssystem
eArchive 360° är byggd på OAIS standarden (Open Archival
Information system – ISO 14721:2003) och gör det möjligt
för dig att lagra alla typer av information från olika verksamhetssystem i ett gemensamt arkiv och ser till att all information bevaras tryggt för framtiden.
Vid många tillfällen medför detta att verksamheten tappar
kontroll över informationen, och konsekvensen kan i värsta
fall bli att information försvinner och ger en ökad arbetsbelastning, och som en följd av detta ökade utgifter.
eArchive 360° är en fristående arkivlösning som löser
detta problem genom att säkerställa en säker arkivering av
all verksamhetskritisk information. Samtidigt säkerställer
eArchive 360° för en enkel återsökning som återigen medför
ökad effektivitet, reducerade kostnader, ökad säkerhet och
skydd av känslig information.
Med eArchive 360° får du:
•• Ett system för bevarande av information enligt Riksarkivets definition med möjlighet att arkivera information från
olika verksamhetssystem i ett gemensamt arkiv
•• Uppfyller kraven och är godkänd i SKL Kommentus Inköpscentrals (SKI) ramavtalsupphandling av eArkiv 2013
•• Säkerställer att information som lagras förblir oförändrad
med möjlighet att loggföra aktiviteter
•• Import och exportmöjligheter baserat på XML med stöd
för olika strukturer som Riksarkivets FGS för ärendehantering och RA-FS 2008:4 för processorienterad registrering och redovisning av handlingar
•• Möjlighet att administrera och åtkomstkontrollera arkivet
•• Kraftfull och användarvänlig sökfunktionalitet som låter
dig söka information från olika verksamhetssystem
•• Skanningsmodul för elektronisk arkivering av pappersdokument
•• Stöd för gallring
•• Möjlighet att integrera med olika publiceringslösningar
och sökfunktioner
•• En arkivlösning baserad på 30 års erfarenhet
Lösningen stödjer nationella standarder och riktlinjer som
Riksarkivets FGS för ärendehantering, och RA-FS 2008:4
för processorienterad registrering och redovisning av handlingar. eArchive 360° uppfyller även kraven och är godkänd i
SKL Kommentus Inköpscentrals (SKI) ramavtalsupphandling
av eArkiv 2013.
Den flexibla import- och exportfunktionaliteten som
eArchive 360° levereras med, ser till att all information
struktureras i förhållande till verksamhetens gällande
standarder, lagar och regler, samtidigt som den ser till att
informationen inte ändras med tiden, samt ökad säkerhet
och skydd av känslig information. Lösningen levereras med
funktioner för administration av klassifikation och ordningstyper, funktioner för att hantera bevarande och gallring,
en flexibel metadata-modell, stöd för nästan alla filtyper,
avancerad säkerhet och loggning, integrerad sök och loggning, verktyg för dokument- och datafångst; MS Records
Rep API, skanning, batch fil-import, web servic, Office/
Outlook tillägg mm. Dessutom innehåller lösningen verktyg
för export till långtidsarkiv, t ex arkivmyndigheter, baserad
på OAIS-standarden.
I princip kan eArchive 360° ta emot information och dokument från alla verksamhetssystem. Så länge verksamhetssystemet kan exportera data, kan du sätta upp en struktur
och mappning för import som passar verksamhetens plan
för arkivering. Exempel på verksamhetsystem är ärendehanteringsystem, ERP-system, ekonomisystem, faktureringssystem m.m.
Kort- och långtidsarkivering
eArchive 360° är lämplig för verksamheter med behov av
kort- och långtidsarkivering. Offentliga verksamheter som
är ålagda att avleverera arkivvärdig information till nationella arkivmyndigheter, eller privata verksamheter som har
skyldighet att deponera dokument till moderbolaget, kan
enkelt göra detta manuellt eller med hjälp av periodisk eller
automatisk export. eArchive 360° fungerar också som ett
långtidsarkiv där information och dokument importeras från
verksamhetssystemen och bevaras för framtida informationssökningar och inspektioner.
En intuitiv användarupplevelse
eArchive 360° är byggd på MS SharePoint och är inspirerad
av principer för funktionell design. Lösningen levereras med
ett enkelt gränssnitt för snabb och effektiv administration
och informationssökning. eArchive 360° är anpassat till olika
roller i verksamheten:
•• eArchive 360° är arkivariens verksamhetssystem med
funktioner för administration och arkivplaner, import och
export, massuppdateringar och gallring.
Enkel administration och flexibel åtkomstmatris
eArchive 360° levereras med en standardmatris för åtkomst
som enkelt kan utökas. Med eArchive 360° är det därför
enkelt att administrera rättigheter för att tillmötesgå de olika
behoven av åtkomstkontroll i arkivet, samt att se till att
information finns tillgänglig för korrekt person och att känslig
information döljs. Lösningen inkluderar åtkomstnivåer baserade på klass, kategori, åtkomstgrupp, åtkomstkoder, egendefinierade fält m.m. Rättigheter och åtkomst
sätts enkelt upp i lösningen.
Vinster med eArchive 360°
•• Säkerställer att information bevaras tryggt för framtiden
•• Säkerställer att verksamheten följer gällande standarder,
lagar och regler
•• Säkerställer att kostnaderna knutna till arkivering,
sökning och administration reduceras
•• Säkerställer att anställda lägger mindre tid på att leta
efter information och mer tid på kärnverksamheten
•• Ökad säkerhet och skydd av känslig information
•• Säkerställer att verksamheten jobbar mer effektivt och
ökar produktiviteten
•• eArchive 360° är de anställdas informationskälla med
bra gränssnitt för sök och återsökning, med en kraftfull
sökmotor i botten.
•• Administratörsrollen har egna funktioner knutna till
åtkomstkontroll och övrig administration av lösningen
Figur 1. Exempel på sök via navigering
Enkel återsökning
Genom att samla information från olika verksamhetssystem
och göra den tillgänglig i eArchive 360° kan verksamheten
söka information från olika system direkt från arkivet, oavsett
var informationen kommer ifrån. De anställda väljer själva
vilket sätt de föredrar att söka på, antingen via navigeringen
i arkivstrukturen eller via funktionen för avancerad sök.
Lösningen gör informationen tillgänglig för alla i verksamheten och gör det möjligt att arbeta mer effektivt. På så sätt
kan du fokusera på kärnverksamheten och samtidigt öka
produktiviteten. De anställda slipper att lägga tid på att söka
efter information och administrera arkivet. Det är också
möjligt att integrera lösningen med olika publiceringslösningar eller andra sökmotorer, och på så sätt kunna återanvända information.
Figur 2. Exempel på avancerad sökning
Software Innovation är ett Skandinaviskt programvaruföretag med en växande internationell närvaro. Vi utvecklar och säljer programvara
för Enterprise Content Management och informationshantering byggt på Microsoft-teknologi och har närmare 30 års kompetens och
erfarenhet av att leverera standardlösningar för dokumenthantering, ärendehantering och teknisk dokumentkontroll. Vår mission är att
hjälpa verksamheter med att göra information till sin mest värdefulla resurs. Software Innovation har ca 300 anställda i Oslo, Stockholm och
Köpenhamn och ett utvecklingscenter i Bangalore. Lösningen säljs och levereras även genom ett internationellt partnernätverk. Vi erbjuder
produkterna ProArc, Business 360°, Public 360° och DocuLive, som i dag används av över 600 verksamheter och 200 000 användare i
privat och offentlig sektor. www.software-innovation.se
Software Innovation AB | Sveavägen 151 | 113 85 Stockholm | +46 (0)8 555 123 00 | www.software-innovation.se | [email protected]