Transcript Ladda hem artikeln som pdf.

EFFEKTIVISERING
TEXT MATTIAS KRISTIANSSON [email protected] FOTO LARS GUSTAFSSON
Den resurskrävande administrationen finns både före och efter
produktionen. Ingen kommer undan. Såvida du inte automatiserar.
Ordrarna
A
ll effektivisering i industribranscher är positiv. Det är inte ett
särskilt kontroversiellt faktum.
Många tryckerier och grafiska producenter har satsat hårt på att effektivisera och
automatisera i produktionsledet. Bra så.
Men det finns ett led som blir allt viktigare
med krympande, och därför fler, upplagor –
orderflödet. Just administrationskostnaderna
är ett ofrånkomligt faktum, oavsett hur mycket
eller lite du producerar åt en kund.
Holmbergs i Malmö är en välmående grafisk producent med en bredd från original och
formgivning, till offset, storformat och digitaltryck. Alltid lösningsorienterade och tidigt ute
med webb-till-tryck. Så det var en inte alltför stor
förvåning när den amerikanske kunden kom med
ett tvingande krav för att skriva avtal värt ruskigt
mycket pengar – att bygga ett fullfjädrat CMS-system där ordrarna både går rätt in i affärssystemet
och ut i produktionen utan handpåläggning. Detta
var för två år sedan, nu har man varit uppe och
snurrat sedan förra sommaren. Och tänket bakom
lösningen, med standardiserade rutiner, har skapat stor ordning och gett upphov till nya projekt
och tankegångar för de engagerade projektledarna
Malin Jacobsson och Fredrik Borg.
Fredrik Borg och
Malin Jacobsson
ansvarade för det
automatiserade
orderflödet som
nu varit igång
sedan förra sommaren.
16 I AGI 476 november 2011
SÅ FICK DE JOBBET. För runt två år sen sökte
en av företagets kollegor inom IPN, International
Printers Network, ett samarbete med en tryckare
i Europa. De hade en kund; en stor internationell
maskinleverantör, som hade ett globalt behov av
trycksaker lokalt. Kollegan, Midland Information
Resources, hade redan utvecklat en systemlösning
i form av ett Content Management System, med
möjlighet att skicka order via XML-filer, men det
behövde en printpartner i Europa.
– Systemlösningen fanns egentligen redan, även
om vi fick arbeta vidare, säger Fredrik Borg, chef
för projektledarna på Holmbergs.
Logistiskt var det dock en smärre mardröm. De
europeiska enheterna var nämligen tvungna att
beställa trycksaker från ett amerikanskt tryckeri
som skeppade produkterna över Atlanten. Tidsödande och oekonomiskt.
som klarar sig själva
KOLL PÅ TEKNIK OCH FLÖDE. Eftersom
lösningen för orderflödet redan var på plats på
papperet var det först och främst andra utmaningar
som var mest pockande.
– Till att börja med var vi tvungna att få in flödet
i vårt affärssystem som hanterar alla ordrar, säger
Malin Jacobsson. Här fick vi hjälp av Systeam och
deras managementkonsult Janko Lind.
En stor del av systematiseringen och ordrarna
har Holmbergs gjort själv. Men all kodning inne i
Printvis har man fått hjälp med av Systeam.
– Samtidigt har vi strävat efter att få en så hög
standardisering som möjligt för att vi i framtiden
ska kunna sätta upp nya kunder själva, säger Malin
Jacobsson.
Men förutsättningarna för det nya orderflödet
ligger alltså i det grafiska affärsverktyget Printvis.
Det är byggt som en modul till Microsoft Dynamics
NAV.
– Det är inte så värst komplext verktyg, men du
måste veta klart och tydligt hur du vill att ditt flöde
ska se ut, säger Fredrik Borg. Det ger inga vinster
om du börjar kundanpassa för varje kund, utan du
måste sätta standarden och hålla dig till den.
– Samtidigt kan vi inte tvinga på vår standard
på alla våra kunder, säger Malin Jacobsson. Därför
har vi har lagt en programvara utanför vårt system
där kundernas tryckfil kan struktureras om till den
datastruktur som vårt affärssystem kräver.
– Ytterligare en sak vi var tvungna att göra, var att
skriva egna program för att hantera förflyttning av
filer och nedladdning av filer via ftp-sajt.
SÅ FUNKAR DET. Automatiseringen av orderflödet bygger först och främst på starka standardiseringsprinciper som innebär att alla trycksaker är
fördefinierade i en databas. Steg två är att alla data
om jobbet är strukturerat på ett visst sätt så som
datat läses av affärssystemet. Själva flödet är XMLbaserat och ordrarna levereras i form av en tryckfil
och en XML-fil som läggs på en av Holmbergs ftpservrar. XML-filen innehåller all relevant tryckinformation, medan tryckfilen är själva originalet
och det som ska produceras. När filerna hämtas av
Holmbergs genereras automatiskt en arbetsorder i
Printvis. Dessutom flyttas tryckfilerna sömlöst till
en jobbkö som ser till att de hamnar i rätt maskin.
– Man kan säga att ordrarna går automatiskt rakt
in i vårt system, säger Malin Jacobsson. Och med
den här lösningen har vi tagit bort offertering,
försäljning och orderskrivning. Det löser vi nu med
kontrakt med kund på standardprodukter.
MANAGEMENTKONSULTEN:
”Utgå från kunden, inte produktionen”
H
Janko LInd.
olmbergs lade ner
nordiska tryckerierna endast
grund att stå på och en stark
mycket kraft på att
ett kalkylsystem, men med en
affärsmässighet i sitt IT-stöd.
förstå hur ett Enterprise
ERP-lösning går det att få ut
Resource Planning-system
mer detaljerad data.
Vad menar du med affärs-
fungerar. Det säger Janko
– Siffrorna talar också
Lind, managementkonsult
sitt tydliga språk. I dagsläget
mässig IT?
– Det innebär att det som
hos Systeam och den som
har Holmbergs runt 12 000
ditt bolag representerar ska
varit med och byggt orderflö-
automatordrar om året. Inga
avspegla sig i de hjälpsystem
det hos det Malmöbaserade
små volymer. För att uppnå
du har. Detta system måste
tryckeriet. Normalt har de
detta måste man ha en bra
också vara ett enda eller en
AGI 476 november 2011
I 17
EFFEKTIVISERING
TEXT MATTIAS KRISTIANSSON [email protected] FOTO LARS GUSTAFSSON
När upplagan är färdigproducerad får den ett trackingnummer som även ligger registrerat i Printvis.
Informationen återkopplas automatiskt till kundens system som alltså då både har information om
när jobbet landar hos Holmbergs och när de färdiga
produkterna lämnar produktionen.
HOLMBERGS
Verksamhet:
Service Point
Holmbergs är en
grafisk partner
som erbjuder
helhetslösningar.
Antal anställda:
103
VD: Jimmie
Holmberg
Omsättning
(2010): 125
miljoner
Utrustning:
HP7500/Indigo,
Xerox Igen 4,
Canon 7000,
Océ 6200, Océ
6320, Océ digital
boklina, HP
LX800, Vutek
3200 QS, HP
LX25500, Seiko
H-104S, offset
från Heidelberg.
SOM RINGAR PÅ VATTNET. En av de största
fördelarna utöver att man med det nya orderflödet
fick till ett värdefullt avtal, är att man nu fått fler
uppdrag. Ett av dessa avtal är med Publit. Det är en
leverantör som verkar i förlagsbranschen. Det är
inte ett förlag, utan snarare en mellanhand mellan
förlag och slutkund.
– Affärsidén bygger på att böcker tar slut på
lager och att förlaget då väljer att trycka nya böcker
ondemand, säger Fredrik Borg. Då anlitar man
Publit som lägger ut boken på försäljningsplatser
som Adlibris och Bokus. När slutkunden beställer via webbutiken går beställningen via Publit till
Holmbergs.
Det går bra för Publit och Holmbergs.
Bara under september månad producerade man över 6000 böcker. Det kan
delvis förklaras av bokmässan, men bara
delvis.
För att underlätta produktionen av
böcker inom ramen för samarbetet med
Publit har man investerat i Océ Prisma
Production Book Pro. Det är en programvara som batchar tryckfilerna till
rätt jobbkö och ser till att samma typ av
böcker körs på samma papper och i rätt
maskin med mera.
PACKAT OCH KLART. Idag går cirka
15 procent av omsättningen via det nya
orderflödet. Och allt fler kunder har idag
den tekniska möjligheten att leverera
integration av delar, men
sina ordrar via XML. Nästa steg är att förpacka och
sälja mot fler kunder.
– Vi ser detta som en ny tjänst och affärsmöjlighet, säger Fredrik Borg. Det första caset fick vi
arbeta hårt för, det andra var enklare. Nu kan vi det.
Därför ska vi nu gå ut aktivt och bearbeta kunderna.
– Än en gång, det här är inget för alla kunder, säger Fredrik Borg. Trenden i den grafiska branschen
är sådan att du måste kunna tillgodose globala krav
på att serva din kund i rätt tid och på rätt plats. Men
samtidigt ser vi att de som har trycksakerna som sin
primära affärsidé, som byråer, är mindre intresserade av automatiserade flöden.
– Det är i huvudsak stora industribaserade företag som inte har trycksaker som huvudprodukt som
vill ha automatisering, säger Malin Jacobsson. Dessa
företag har ofta kommit mycket långt i sina optimeringsprocesser och vill applicera samma tänk på de
trycksaker de behöver.
Känner du
igen detta?
Perfekt kvalitet
Nästa steg i utvecklingen är att produktifiera orderflödet och
sälja in det till kunder, menar Malin Jacobsson och Fredrik Borg.
där du till exempel kan formge
Hur arbetar ni inom Systeam
en klumpsumma. Istället är den
stri är att många inte vet vilka
vet inte vad deras timbidrag
inte flera isolerade öar. Det
dina egna visitkort tillhör inte
med effektiviseringar och
fördelad enligt de juridiska en-
ordrar de tjänar pengar på
är, det vill säga vinsten per
är också viktigt att man som
affären. Affären är att ha en
varför?
heter och eventuella maskiner
och vilka de förlorar pengar
timme och per maskin. Istäl-
företag skapar en plattform
relation med kunden och se till
– I första hand hjälper vi våra
som använts. Det gör att man
på. Det resulterar bland annat
let ser man på omsättningen
innan man implementerar IT-
kundens behov. Därefter bygger
kunder att bli affärsmässiga.
kan utvärdera hur intäkterna
i att säljlönerna blir provi-
och hur mycket som blev över.
funktioner som e-handel.
man lösningar inom ramen för
Vi ser vad de kan produktifiera
och kostnaderna ser ut på de
sionsbaserade på omsätt-
– Vi måste dock vara öd-
tryckeriets standard.
och att de utgår från sitt finan-
olika utrustningarna, hur man
ning, inte på lönsamhet. Vet
mjuka, för vi är fortfarande en
siella system. Vi ser också till
skött sina inköp, vad man har
du som företagsledare till
ung industri – på 1990-talet
för krediter med mera.
exempel vilka säljare som är
räknades vårt arbete fortfa-
mest lönsamma baserade på
rande som ett hantverk. Men
Hur ser en god effektivisering
– Vi säger att det är svårt att
av administrationen ut enligt
automatisera trycksaksproduk-
att de får bort ineffektiva Excel-
din erfarenhet?
tionen eftersom det handlar
ark och inför ett ERP-system.
– Den utgår från kunden och
om komplexa produkter. Men
inte produktionen. Det finns
– Tryckeriets ekonomian-
Finns det några ekonomiska
det unika jobb som produce-
vi måste tillsammans i den
jag är övertygad om att 80–90
svarige får också en rejäl insikt
incitament för att effektivi-
rades förra månaden?
grafiska branschen ta kontroll
ingen nytta i att automatisera
procent av alla grafiska företag
i möjligheterna med ett ERP-
sera administrationen?
produktionen om inte affären
kan automatisera åtminstone
system. När de sedan bokför en
– Den enskilt största faktorn till
att göra med återrapporte-
och göra dessa bättre. Det är
är med. E-handelslösningar
80 procent av sin produktion.
faktura så är det inte i form av
prispressen inom grafisk indu-
ringen. Många företagsledare
något vi alla tjänar på.
18 I AGI 476 november 2011
– Det finns också mycket
över våra affärsprocesser
Vi vet naturligtvis att du inte får misspass när du trycker.
Din kunskap om befuktning gör att tryckresultatet blir
av hög kvalitet. Luftfuktighet på 55% är det optimala för
att slippa misspassning, statisk elektricitet och papper
som formförändrar sig.
Nu vill vi presentera HumimaxTM från Munters. Det
är ett unikt befuktningsaggregat som är ekonomiskt,
effektivt och enkelt att installera och underhålla.
Humimax är perfekt för tryckerier då du på ett snabbt
och enkelt sätt får en effektiv befuktning till en låg kostnad. Jämfört med ångbefuktning sparar du upp till 95%
av energikostnaden. Så om du vill ha rätt luftfuktighet
och samtidigt spara pengar, kontakta Munters.
HumimaxTM är en familj av mycket effektiva
befuktningsaggregat i olika storlekar.
Munters Europe AB, Division HumiCool, Box 1150, 164 26 Kista.
Telefon 08-626 63 00, Fax 08-754 56 66.
e-mail: [email protected], www.munters.se