Transcript Instruktioner för beställning av persontransporter, pdf

Serviceförvaltningen
Verksamhetsområde upphandling
Upphandling persontransporter,
dnr 3.3.1-288/2012
Instruktioner
Sida 1 (6)
2014-11-10
Instruktioner för beställning av
persontransporter, fr.o.m. 1 juli 2014
Från och med den 1 juli 2014 är det Samtrans som utför samtliga
persontransporter inom hela Stockholms stad.
Från och med den 1 juli 2014 innehåller ramavtalen flera
förändringar som ställer högre krav på beställaren av resor
(turbundna och skolskjuts). Alla beställningar av persontransport
måste ske på en särskild beställningsblankett, som är särskilt
framtagen av staden. Beställning på gammal blankett är inte giltig.
Beställning av persontransport ska göras direkt i Samtrans
kundwebb www.samtrans.se (sker direkt i bokningssystemet) eller
på stadens egen beställningsblankett. Om beställning sker i
Samtrans kundwebb måste ni säkerställa att alla delar av stadens
beställningsblankett går att fylla i. I kundwebben kan ni också se
planerade resor flera veckor framåt, statistik etc.
I de nya ramavtalen är tjänsterna kring persontransporten renodlade
och man måste särskilt beställa och betala för olika delar. Se vidare
nedan.
I beställningsblanketten måste följande uppgifter anges:
Hemadress (H)
- Namn, personnummer, hemadress, postadress och postnummer
för aktuell resenär
Serviceförvaltningen
Verksamhetsområde upphandling
Palmfeltsvägen 5
Box 7005
Telefon 08-508 11 852
Växel 08-508 11 000
Fax 08-508 11 443
E-post: [email protected]
www.stockholm.se
- Kontaktperson för resenären och telefonnummer
(hemmet/boendet) samt eventuell portkod. Har inte resenären
någon närstående kontaktperson kan verksamhetens namn och
telefonnummer anges
Skola/Verksamhet (S/V)
- Enhetens (skola, daglig verksamhet, dagverksamhet etc.) namn
och adress dit resenären ska resa
- Enhetens kontaktperson eller enhetens namn om ingen särskild
kontaktperson kan anges och telefonnummer
Anteckningar
Sida 2 (6)
Fritids (F)
- Eventuellt fritidshem som resenären också reser till anges med
namn och adress som resenären ska resa från
- Fritidshemmets kontaktperson eller enhetens namn om ingen
särskild kontaktperson kan anges och telefonnummer
Korttidshem/alternativ adress (K/A)
- Eventuellt korttidshem eller annan adress, såsom vid växelvist
boende, som resenären reser till och från anges med namn och
adress
- Korttidshemmets/alternativa adressens kontaktperson eller
enhetens namn om ingen särskild kontaktperson kan anges och
telefonnummer
Beställningsperiod
- Anges i rutorna Giltighetstid fr.o.m. och Giltighetstid t.o.m.
med år, månad, dag från den dag resorna ska påbörjas och den
dag resorna ska upphöra. Detta innebär att en obegränsad
tillsvidare beställning inte kan göras. Ange maximal tid till och
med den 30 juni 2016. Om ni glömmer att skicka in en ny
beställning för resor efter det t.o.m. datum ni angett så finns det
inte någon giltig beställning och Samtrans kan inte utföra
någon transport – så håll noga koll på när era beställningar
löper ut.
”Veckorutan”
- Ange vid varje veckodag med en bokstav (H för hemadress, S
för skola, V för verksamhet, K för korttidshem, A för alternativ
adress) mellan vilka adresser resenären ska resa.
Det finns fyra olika sätt för hämtning/överlämning av en
resenär:
1) Hand till hand vid bildörren, Huvudregel skolskjuts och funk
2) Lämnas själv vid bildörren (Ok lämnas ensam)
3) Medföljning, hand till hand i hemmet (Medföljning),
4) Medföljning, lämnas ensam i hemmet (Medföljning + OK
lämnas ensam)
Instruktioner för beställning av
persontransporter, fr.o.m. 1 juli
2014
För skolskjutselever är det nr 1 som gäller, eventuellt nr 2 om
eleven ska börja träna på att klara sig själv.
Anteckningar
Sida 3 (6)
- Rutan ”Medf”: Betyder medföljning och innebär att resenären
har behov av att föraren hämtar/följer med och lämnar
resenären i hemmet/enheten. Denna ruta måste då markeras
med ett x i kolumnerna ”Medf” bredvid kolumnerna åker
från/åker till för de dagar och turer detta behov är aktuellt. En
extra kostnad om 17,07 kr utgår per medföljning. Det vill säga
om resenären ska hämtas och lämnas både i hemmet och
enheten så blir det 4 x 17,07 kr per dag. Medföljning är inte
aktuellt för skolornas del då det enligt stadens
skolskjutsanvisningar är vårdnadshavarens och skolans ansvar
att möta upp/följa eleven till fordonet.
- På plats klockan (Lämnas) och Hämtas klockan: Ange
klockslag för när resenären ska vara på plats på skolan/
verksamheten på morgonen och klockslag för när resenären ska
hämtas på eftermiddagen.
Fordonskrav
- Personbil eller buss (= specialfordon): beställaren måste kryssa
Ja för det fordonsslag resenären kan/ska åka och kryssa Nej för
det fordonsslag som inte är aktuellt.
- Beviljad ensamåkning: om resenären har ett beslut om att
endast åka ensam (ska ej samplaneras) så ska rutan ”Beviljad
ensamåkning” besvaras med ett Ja. Annars kryss i rutan Nej
och resenären samplaneras då med andra resenärer. En extra
kostnad om 150 kr per resa utgår vid beviljad ensamåkning.
Hjälpmedel
- Här ska anges de eventuella hjälpmedel resenären har med sig;
rollator, rullstol, elmoped, barnvagn genom att kryssa i rutan
Ja, annars Nej.
- 1 medåkande/assistent: om resenären har en extra person som
reser med så ska denna ruta besvaras med ett Ja, annars Nej.
Ingen extra kostnad utgår för medåkande/assistent. Se nedan
under ”Övriga upplysningar” om resenären har två assistenter.
Krav på utrustning
- Bälteskudde: har resenären behov av bälteskudde ska detta
särskilt anges genom att kryssa i rutan Ja, annars Nej.
Instruktioner för beställning av
persontransporter, fr.o.m. 1 juli
2014
- Liggande transport/bår: har resenären behov av liggande
transport/bår eller om resenären har ett behov av att lyftas
såsom t.ex. nerför en trapp i hemmet (som kräver
Anteckningar
Sida 4 (6)
specialutbildad personal) ska detta särskilt anges genom att
kryssa i rutan Ja, annars Nej. Extra kostnad om 750 kr utgår.
- Dubbelbemanning: har resenären behov av att någon extra
person från Samtrans åker med i bilen så ska detta särskilt
anges genom att kryssa i rutan Ja, annars Nej. T.ex. kan det röra
sig om personer som utan uppsikt spänner loss sig, förstör
inredning, attackerar förare. Se ovan under Liggande
transport/bår vad som gäller när behov av tunga lyft föreligger.
Extra kostnad om 500 kr utgår.
- Trappklättrare: har resenären behov av trappklättrare (för
rullstolar i trappor) så ska detta särskilt anges genom att kryssa
i rutan Ja, annars Nej. Extra kostnad om 170 kr utgår.
Medgivande
- Att lämna resenär ensam vid fordonet (på trottoaren)
I beställningen ska beställaren kryssa Ja i rutan ”OK att lämna
resenären ensam” om resenären kan lämnas av föraren utan att
någon tar emot (dvs. kräver inte hand till hand överlämning).
Det innebär att resenären lämnas vid fordonet (på trottoaren)
utan att någon tar emot.
- Att lämna resenär ensam i hemmet (inte vid fordonet/på
trottoaren)
I beställningen ska beställaren kryssa Ja i rutan ”OK att lämna
resenären ensam” och samtidigt kryssa i rutan ”Medf” i
veckorutan.
Det innebär att föraren ska följa med resenären in till
hemmet/verksamheten men kan sedan lämna resenären utan att
någon tar emot resenären (dvs. kräver inte hand till hand
överlämning). Det kan vara fallet om en resenär kan lämnas
ensam hemma en kort stund till dess
vårdnadshavare/närstående kommer hem.
Övriga upplysningar
-
Instruktioner för beställning av
persontransporter, fr.o.m. 1 juli
2014
I denna ruta ska beställaren ange all viktig och nödvändig
information om den resande så att Samtrans förare kan utföra
transporten på ett för resenären tryggt och säkert sätt, t.ex. om
resenären inte kan lyssna på radio, måste sitta i framsätet eller i
baksätet, är rymningsbenägen etc. Ange också här om det är
extra viktigt att resenären har en fast förare (finns reglerat i
avtalet men betona också gärna här).
Anteckningar
Sida 5 (6)
- Om resenären har två assistenter som reser med så ska rutan för
assistent kryssas i för en av assistenterna och sedan måste under
övriga upplysningar anges att resenären har sammanlagt två
assistenter (så att Samtrans lämnar plats i bilen för dessa
assistenter). För assistent nummer två utgår en extra kostnad
om 34,14 kr.
-
Om resenären har olika restider eller olika adresser mellan olika
veckor (t.ex. udda och jämna veckor) så måste det anges i
denna ruta vilka veckor denna beställningsblankett avser.
Vid växelvis boende måste respektive vårdnadshavare fylla i en
beställningsblankett där det ska framgå vilka
tider/veckor/adresser som beställningen avser.
- Här anges om resor, på grund av ledighet eller liknande, ska
göra uppehåll under en viss tidsperiod.
-
Här anges också, i de fall detta är aktuellt, att verksamheten
själv får ändra tider för den enskilde resenären. Detta är inte
tillåtet för fristående skolor och kommunala skolor i andra
kommuner.
- Gällande skolskjuts så kan man under övriga upplysningar ange
datum för skollov. Observera att om skoleleven ska resa under
skollov måste en ny beställningsblankett skickas till Samtrans,
även om eleven har samma restider som under ordinarie termin.
Beställarens uppgifter m.m.
- Beställaren måste slutligen ange sina kontaktuppgifter,
fakturaadress, IKB, referens-ID (fakturamottagarens ID-nr)
m.m.
ID:
- ID-nr längst upp till höger (som tilldelas av Samtrans och
således inte kan anges första gången av beställning) är det nr
som aktuell resenär har tilldelats av Samtrans och kan med
fördel anges vid återkommande beställningar.
Instruktioner för beställning av
persontransporter, fr.o.m. 1 juli
2014
Anteckningar
Sida 6 (6)
Beställningstider under löpande avtalsperiod
Skolskjuts
Grundbeställning av antalet resenärer som sträcker sig över en hel
termin eller läsår ska lämnas till Samtrans senast sex veckor innan
höstterminens början.
Justering av grundbeställningarna får göras under terminens första
två veckor.
Beställning av resor inför lov sker två veckor innan lov.
Beställning av enstaka resor eller för kortvarigare tidsperioder,
såsom t.ex. vid praoperiod, bör göras senast tre arbetsdagar före
önskad resdag.
Vid akuta behov ska möjlighet att beställa resor omgående finnas.
Turbundna resor (daglig verksamhet, dagverksamhet,
växelvård m.m.)
Nybeställning och justering av redan gjorda beställningar ska ske
senast tre arbetsdagar före önskad resdag.
Vid akuta behov ska möjlighet att beställa resor omgående finnas.
Instruktioner för beställning av
persontransporter, fr.o.m. 1 juli
2014