Transcript Protokoll 141119.pdf

Grimstad kommune
Kontrollutvalget
Møteprotokoll fra Grimstad kommune - kontrollutvalget
Møtedato: 19.11.2014
Møtested:
Møteleder:
Møterom Hamsun, 3. et. i kommunehuset
Gunnar Topland
Forfall:
Solveig Kleivene
Dag Ommundsen
Medlem
Medlem
Til stede:
Leder
Nestleder
Medlem
Varamedlem
Gunnar Topland
Maria Andvik
Øystein Haga
Tormod Fossnes
Sekretær
Benedikte Vonen
Revisor
Arne Kjell Tellefsen
Rådmann
Kvalitetssjef fra 1.1.15
Økonomisjef
Per Kristian Vareide
sak 21/14
Liv Ingjerd Byrkjeland sak 21/14
Helge Moen
sak 21/14+25/14+28/14
Innkallingen ble godkjent.
Saklisten ble godkjent.
Møteprotokollen fra møte 15.10.2014 ble godkjent.
Sakene ble behandlet slik: 21/14, 25/14, 28/14, 26/14-27/14
Grimstad, 19.11.2014
Gunnar Topland
Leder
Temark
Postboks 4
3833 BØ
Telefon
90 58 90 43 (dir.)
Benedikte Vonen
Sekretær
E-post:
[email protected]
Internett:
www.temark.no
Foretaksregisteret:
987 993 766
Bankkonto:
5083 05 41508
SAKLISTE
Sak nr.
Arkivsaknr.
21/14
14/585
STATUS OG FREMDRIFT I ARBEID MED INTERNKONTROLL
25/14
14/683
OPPDATERING AV ØKONOMIREGLEMENT
26/14
14/729
ANDRE ORIENTERINGER 19.11.2014
27/14
14/680
REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 19.11.2014
28/14
14/755
BUDSJETT 2015 OG HANDLINGSPLAN 2016-18 GRIMSTAD
Side 2 av 6
Sak nr. 21/14
STATUS OG FREMDRIFT I ARBEID MED INTERNKONTROLL
Vedtak i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Orienteringen blir tatt til etterretning.
Kontrollutvalget ber om å få en orientering om status i arbeidet med internkontroll i
junimøtet 2015.
Behandling i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Rådmann Per Kristian Vareide orienterte om tiltak som er gjennomført innen internkontroll
i Grimstad kommune i 2014.
Omforent tilleggsforslag til vedtak:
Kontrollutvalget ber om å få en orientering om status i arbeidet med internkontroll i
junimøtet 2015.
Votering: Forslag til vedtak med tillegg foreslått i møtet enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Orienteringen blir tatt til etterretning.
Sak nr. 25/14
OPPDATERING AV ØKONOMIREGLEMENT
Vedtak i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget tar økonomisjefens orientering til etterretning.
Kontrollutvalget ber om at oppdatert økonomireglement blir lagt frem for
kommunestyret i løpet av våren 2015. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om
oppdatert økonomireglement så snart dette er vedtatt.
Behandling i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Økonomisjef Helge Moen orienterte om arbeidet med økonomireglementet. Det vil bli lagt
frem for politisk vedtak et foreløpig reglement våren 2015. Så startes en mer omfattende
prosess med formannskap og kommunestyre for å finne ut hvordan et fremtidig reglement
bør være.
Leder foreslo følgende tillegg til vedtak:
Kontrollutvalget tar økonomisjefens orientering til etterretning.
Side 3 av 6
Votering: Forslag til vedtak med tillegg foreslått i møtet enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget ber om at oppdatert økonomireglement blir lagt frem for kommunestyret i
løpet av våren 2015. Kontrollutvalget ber om å bli orientert om oppdatert
økonomireglement så snart dette er vedtatt.
Sak nr. 26/14
ANDRE ORIENTERINGER 19.11.2014
Vedtak i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Orienteringene tas til etterretning.
Behandling i Grimstad kommune - kontrollutvalget
1.
Revisor la frem en skriftlig orientering om revisors vurderinger rundt
byggeprosjektet – nye Fevik skole. Drøfting av notatet ble utsatt til desembermøtet.
2.
Leder orienterte om høstkonferansen i Temark 10.11.14. Prinsippene rundt
forvaltningsrevisjon drøftes i neste møte.
3.
Ingen orienteringer fra sekretariatet.
Votering: Forslag til vedtak enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Orienteringene tas til etterretning.
Sak nr. 27/14
REFERAT- OG DRØFTINGSSAKER 19.11.2014
Vedtak i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Referat- og drøftingssaker tas til etterretning.
Ettersom det er kontrollutvalgets oppgave å føre kontroll og tilsyn med den kommunale
virksomheten, kan utvalget ikke overprøve politiske beslutninger. Etter en foreløpig
diskusjon om sakene 27/14 C og D, ber kontrollutvalget om at rådmannen gir en skriftlig
orientering om begge sakene, som kan vedlegges møteinnkallingen til neste møte
11.12.2014. Kontrollutvalget ber rådmannen om å orientere om saken i møtet. Utvalget
vil deretter vurdere hvorvidt ytterligere tiltak anses nødvendig.
Behandling i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Side 4 av 6
A.
B.
Leder melder seg på etikkonferansen 25.11.14
Gunnar Topland og Øystein Haga ønsker påmelding til NKRF-konferansen.
Maria Andvik melder fra til sekretær om hun kan få til å delta. Sekretær hører med
medlemmene som ikke var til stede.
C+D
Leder la frem følgende forslag til tilleggsvedtak:
Ettersom det er kontrollutvalgets oppgave å føre kontroll og tilsyn med den kommunale
virksomheten, kan utvalget ikke overprøve politiske beslutninger. Etter en foreløpig
diskusjon om sakene 27/14 C og D, ber kontrollutvalget om at rådmannen gir en skriftlig
orientering om begge sakene, som kan vedlegges møteinnkallingen til neste møte
11.12.2014. Kontrollutvalget ber rådmannen om å orientere om saken i møtet. Utvalget vil
deretter vurdere hvorvidt ytterligere tiltak anses nødvendig.
E.
F.
Neste møte er torsdag 11.12.2014.
Ingen saker under eventuelt.
Votering: Forslag til vedtak med tilleggsforslag fremsatt i møtet enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Referat- og drøftingssaker tas til etterretning.
Sak nr. 28/14
BUDSJETT 2015 OG HANDLINGSPLAN 2016-18 GRIMSTAD
Vedtak i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Kontrollutvalget tar orienteringen om budsjett 2015 og handlingsprogram 2016-2018 for
Grimstad kommune til etterretning.
Kontrollutvalget ber om å få en skriftlig analyse av kostnadsutviklingen innen helse- og
omsorgssektoren utover det den demografiske utviklingen skulle tilsi. Kontrollutvalget
ber om analysen til maimøtet 2015.
Behandling i Grimstad kommune - kontrollutvalget
Økonomisjef Helge Moen orienterte om budsjettet.
Forslag til tilleggsvedtak fra Tormod Fossnes:
Kontrollutvalget har i møte 19.11. drøftet budsjettsituasjonen i kommunen og er bekymret
for at helse- og omsorgsbudsjettet stadig får store sprekk. Det henstilles til kommunestyret
å legge inn økte midler til denne enheten for å etablere realistiske budsjetter.
Forslag til tilleggsvedtak fra Øystein Haga:
Kontrollutvalget ber om å få en skriftlig analyse av kostnadsutviklingen innen helse- og
omsorgssektoren utover det den demografiske utviklingen skulle tilsi. Kontrollutvalget ber
om analysen til maimøtet 2015.
Side 5 av 6
Votering:
Forslag til vedtak enstemmig vedtatt.
Tilleggsforslag fra Tormod Fossnes: 1 stemme, forslaget falt.
Tilleggsforslag fra Øystein Haga: Enstemmig vedtatt.
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget tar orienteringen om budsjett 2015 og handlingsprogram 2016-2018 for
Grimstad kommune til etterretning.
Side 6 av 6