Transcript Innkalling - Konsek.no

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Malvik kommune
Arkivsak:
15/5
Møtedato/tid:
19.01.2015, kl. 17:00
Møtested:
Rådhuset, formannskapssalen
Møtedeltakere:
Per Walseth, leder
Per-Arild Lyng, nestleder
Tove Grendstad
Kerstin Leistad
Gunnar Lohse
Forfall:
Ingen.
Andre møtende:
Kristian Rolstad,rådmann. Event flere fra adm.
Tor-Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS (Sak 3 og 4)
Torbjørn Brandt, Konsek Midt-Norge IKS (Sak 8)
Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS
Kopi:
Varamedlemmer, ordfører, postmottak Malvik kommune,
postmottak RMN og Anna Ølnes RMN.
Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven § 31.
Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til
Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/Arvid Hanssen på telefon 915 82
102, eller e-post: [email protected]
Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling.
Trondheim, 12.1.15.
Per Walseth (sign.)
Leder av kontrollutvalget
Arvid Hanssen
Daglig leder, Konsek
1
Sakliste
001/15
002/15
003/15
004/15
005/15
006/15
007/15
008/15
009/15
Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget
17.11.2014.
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 19.01.2015.
Forvaltningsrevisjon- Helhetlig innsats overfor barn og unge.
Bestilling selskapskontroll -oppfølging av kommunens
eierskapsstrategi og vedtak etter tidligere revisjonsrapporter.
Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2015
Oppfølging av kommunestyrets vedtak, sak 20/14, etter
forvaltningsrevisjonsrapport om barnevern.
Oppdatert status kommuneøkonomi og utsikter i økonomiplan
2015-2019.
Henvendelse vedrørende Svehøgda 166
Eventuelt.
2
Godkjenning av protokoll fra møte i kontrollutvalget 17.11.2014.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Saksnr
001/15
Arvid Hanssen
033, &17
15/5-4
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Protokollen godkjennes.
Vedlegg
Møteprotokoll kontrollutvalget 17.11.2014
Saksutredning
Godkjenning av møteprotokoll.
Protokollen er tidligere distribuert til utvalget og ligger på www.konsek.no
Protokollen ble lagt frem som referatsak i kommunestyret den 15.12.14. Der
kommenterte leder av ARESAM følgende formulering i sak 45/14 Eventuelt, hvor
dokumenter vedrørende klage på tomt Svehøgda 166 ble levert til sekretariatet:
”Det ble opplyst at ARESAM ikke ønsket å behandle henvendelsen”
Leder i ARESAM mente at denne setningen ikke var dekkende for de faktiske
forhold. Det var ingen kommentarer til vedtaket i saken.
Protokollen følger som vedlegg.
3
Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato/tid:
17.11.2014 kl. 17:00 – 18:30
Møtested:
Rådhuset, formannskapssalen
Møtende
medlemmer:
Per Walseth, leder
Per-Arild Lyng, nestleder
Kerstin Leistad
Forfall:
Gunnar Lohse, Tove Grendstad og Grete Mebust
Hepsø,vara for Lohse
Møtende
varamedlemmer:
Ingvald Solbakken, vara for Grendstad
Andre møtende:
Kristian Rolstad,rådmann (Sak 39)
Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS
Arvid Hanssen, Konsek Midt-Norge IKS
Saker til behandling:
038/14 - 045/14
Arkivsak:
14/138
Saksliste
038/14
039/14
040/14
041/14
042/14
043/14
044/14
045/14
Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget 8.9.2014
Oppdatert status kommuneøkonomi 2014 og utfordringer
fremover.
Status revisjon av kommuneregnskapet 2014.
Plan for selskapskontroll 2015-2016.
Plan for forvaltningsrevisjon 2015-2016.
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 17.11.2014.
Møteplan 2015 for kontrollutvalget.
Eventuelt.
4
Sak 038/14 - Godkjenning av protokoll fra møtet i kontrollutvalget
8.9.2014
Saken behandlet i
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato
17.11.2014
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Protokollen godkjennes.
Protokoll
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Protokollen godkjennes.
Sak 039/14 - Oppdatert status kommuneøkonomi 2014 og
utfordringer fremover.
Saken behandlet i
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato
17.11.2014
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering.
Protokoll
Rådmannen orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget.
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering.
Sak 040/14 - Status revisjon av kommuneregnskapet 2014.
Saken behandlet i
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato
17.11.2014
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken tas til orientering.
Protokoll
Oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Wenche Holt, Revisjon Midt-Norge IKS,
orienterte og svarte på spørsmål fra kontrollutvalget.
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
5
Vedtak:
Saken tas til orientering.
Sak 041/14 - Plan for selskapskontroll 2015-2016.
Saken behandlet i
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato
17.11.2014
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling:
1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2015-2016.
2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i
planperioden.
3. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og
selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål.
Protokoll
Kontrollutvalget understreket nødvendigheten av å følge opp
kommunestyrevedtak om styrket eierstyring, som er gjort på bakgrunn av
selskapskontroller i 2013 og 2014.
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling:
1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll 2015-2016.
2. Kommunestyret delegerer til kontrollutvalget å foreta endringer i
planperioden.
3. Kontrollutvalget fordeler ressurser mellom forvaltningsrevisjon og
selskapskontroll innenfor ressursrammen avsatt til dette formål.
Sak 042/14 - Plan for forvaltningsrevisjon 2015-2016.
Saken behandlet i
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato
17.11.2014
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling:
1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden 20152016.
2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta begrunnede endringer i
prioriteringene blant prosjektene som er nevnt i planen.
Protokoll
Kontrollutvalget la inn ett nytt prosjekt i planen knyttet til beredskapsarbeidet i
kommunen. 4 prosjekt ble satt opp i prioritert rekkefølge. Videre tok
kontrollutvalget med ytterligere 2 prosjekt som uprioriterte i planen.
6
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Saken legges fram for kommunestyret med følgende innstilling:
1. Kommunestyret vedtar plan for forvaltningsrevisjon for perioden 20152016.
2. Kontrollutvalget gis fullmakt til å foreta begrunnede endringer i
prioriteringene blant prosjektene som er nevnt i planen.
Sak 043/14 - Referatsaker til kontrollutvalgets møte 17.11.2014.
Saken behandlet i
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato
17.11.2014
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Referatsakene tas til orientering.
Protokoll
Følgende referatsaker ble presentert:
1. Orientering fra samling for kontrollutvalg på Tiller 15.10.14. Per-Arild Lyng
og Gunnar Lohse deltok fra kontrollutvalget.
2. Vurdering av habilitet, utdrag Kommunal rapport 22.9.14.
3. Kan ikke nekte å stemme i politiske utvalg, utdrag Kommunal Rapport
7.11.14.
4. Møtereferat fra etikkutvalget i KS.
5. Prinsipp for fordeling kostnader til avfallshåndtering.
6. Kan ikke avfeie opplysninger som kommer sent, utdrag Kommunal
Rapport, 3.11.14.
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
Vedtak:
Referatsakene tas til orientering.
Sak 044/14 - Møteplan 2015 for kontrollutvalget.
Saken behandlet i
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato
17.11.2014
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Møtene i kontrollutvalget avvikles kl 17.00 på følgende mandager i 2015:
19.januar, 16.mars, 4.mai, 17.august, 19.oktober og 7.desember.
Protokoll
Innstillingen ble enstemmig vedtatt.
7
Vedtak:
Møtene i kontrollutvalget avvikles kl 17.00 på følgende mandager i 2015:
19.januar, 16.mars, 4.mai, 17.august, 19.oktober og 7.desember.
Sak 045/14 - Eventuelt.
Saken behandlet i
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Møtedato
17.11.2014
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges fram uten innstilling.
Protokoll
Leder Per Walseth opplyste at han hadde fått overlevert dokumenter vedrørende
klage på tomt Svehøgda 166 fra eierne av tomta. Dokumentene, en rapport med
vedlegg, er tidligere oversendt samtlige politikere i Utvalg for areal og
samfunnsplanlegging (Aresam) i Malvik kommune, ordfører og fylkesmannen i
Sør-Trøndelag.
Det ble opplyst at Aresam ikke ønsket å behandle henvendelsen.
Kontrollutvalget ba sekretariatet gjennomgå dokumentene til neste møte i
utvalget. Rådmannen innkalles for å gi en orientering om hva som er gjort med
saken fra kommunens side.
Følgende omforente forslag ble fremmet og vedtatt:
Kontrollutvalget ber sekretariatet gjennomgå dokumentene før neste møte i
kontrollutvalget.
Vedtak:
Kontrollutvalget ber sekretariatet gjennomgå dokumentene før neste møte i
kontrollutvalget.
8
Referatsaker til kontrollutvalgets møte 19.01.2015.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Saksnr
002/15
Arvid Hanssen
033, &17
15/5-1
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Referatsakene tas til orientering.
Vedlegg
Ulovlig å legge ned kontrollutvalget
Fylkesmannen. Lovlighetskontroll - valg av kontrollkomite.
KRD-Utsatt innsyn foreløpige revisjonsrapporter
Brev til KonSek Midt-Norge IKS fra KomSek Trøndelag IKS.
Saksutredning
Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet:
1. Kommunestyrets behandling av Plan for forvaltningsrevisjon 2015-2016,
sak 85/14 i møtet 15.12.14. Kommunestyret tok ut pkt 4, Miljøsatsning,
som et aktuelt område å ha med i planen.
2. Kommunestyrets behandling av Plan for selskapskontroll 2015-2016, sak
86/14 i møtet 15.12.14. Kontrollutvalgets utkast til plan ble vedtatt.
3. Ulovlig å legge ned kontrollutvalget, Kommunal rapport 28.11.14.
4. Ulovlig valg av kontrollkomite i Trondheim – lovlighetskontroll
fylkesmannen 10.12.14.
5. Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter, brev fra Kommunal – og
moderniseringsdepartementet 19.12.14.
6. Brev fra KomSek Trøndelag datert 12.1.15 til Konsek, vedrørende
samarbeid om kontroll i Værnesregionen. Spesialundervisning
7. Bygging av multisportsanlegg Øya stadion.
8. Lukking av møte i utvalg for areal og samfunnsplanlegging 11.12.14.
9
Ulovlig å legge ned kontrollutvalget
Kontrollutvalget i Sarpsborg takker for seg fordi de ikke fikk innsyn i e-poster i en
varslingssak. – Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, mener
jussprofessor. Samtidig får kontrollutvalget støtte for innsynskravet.
Av Lisa Rypeng
28. november 2014
Det er unikt i norgeshistorien at et kontrollutvalg vingeklippes og knebles på denne måten,
uttalte Martin Engeset (H), leder i kontrollutvalget i Sarpsborg, til Kommunal Rapport 13.
november.
Det er også unikt i norgeshistorien at alle medlemmene i et kontrollutvalg trekker seg fra
vervene sine. Avgjørelsen ble tatt i rådhuset i Sarpsborg tirsdag kveld, melder Sarpsborg
Arbeiderblad.
Vi kom i en umulig situasjon hvor vi åpenbart ikke hadde tillit fra bystyret, sier
utvalgsleder Martin Engeset (H) til Kommunal Rapport.
Plikt til å fortsette
Jussprofessor Jan Fridthjof Bernt er klar på at kontrollutvalget ikke har lov til å trekke seg på
denne måten. Han viser til at kommuneloven § 14 nr. 1 har som hovedregel at alle som har
stemmerett ved kommunestyrevalget, har plikt til å ta imot valg til kontrollutvalget. Den som
er valgt til et slikt verv, har rettslig plikt til å fungere i dette for hele valgperioden og delta i alle
møter så langt det ikke foreligger gyldig forfall (se kommuneloven § 40 nr. 1).
Fritak fra vervet kan bare gis for det enkelte medlem etter søknad, og bare der
vedkommende «ikke uten uforholdsmessig vanskelighet eller belastning kan skjøtte
sine plikter i vervet». Det er klart ulovlig å nedlegge sine verv i protest, slik
kontrollutvalget vel gjør her, sier Bernt til Kommunal Rapport.
Engeset mener dette er juridiske spissfindigheter og tar Bernts kommentar med stor ro. Han
gjentar at kontrollutvalget ikke har grunnlag til å fortsette uten bystyrets tillit, og ber bystyret
velge nytt kontrollutvalg.
Ukultur i kommunen
Samtidig gir jussprofessoren kontrollutvalget sin støtte i spørsmålet som utløste
protestaksjonen».
Han er svært kritisk til at bystyret legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for
kontrollutvalgets undersøkelser.
Det er svært problematisk å tillegge rådmannen kompetansen til å avgjøre hva
kontrollutvalget har tilstrekkelig behov for å se, uttaler Bernt til Sarpsborg
Arbeiderblad.
Det var i vår at bystyret ga kontrollutvalget oppgaven med å undersøkte ytringsfrihetens kår
og ukultur blant ansatte i kommunen. Deretter nektet samme bystyret, etter innstilling fra
rådmannen, innsyn i dokumentene som utvalget mener kan gi svar på spørsmålet: E-poster
og datafiler knyttet til seks kommuneledere.
Vi har fått tips fra enkeltansatte som gjør at vi har grunn til å tro at det er en ukultur knyttet til
ytringsfriheten blant ansatte i deler av Sarpsborg kommune. Da opplever vi det som
vanskelig og uholdbart at bystyret plutselig ombestemmer seg og ikke lar oss sluttføre
arbeidet, uttalte Engeset til Kommunal Rapport 13. november.
10
Han mener bystyrets vedtak vitner om mistillit til utvalget, noe varaordfører Linda Marie
Engsmyr (Ap) avviser.
Grove påstander
Det er e-posten til til sammen seks kommuneledere kontrollutvalget søkte innsyn i.
Bakgrunnen for innsynskravet er påstander fra sju anonyme ansatte som beskriver et
«terrorvelde» i kommunens øverste ledelse når det gjelder muligheten til å uttale seg kritisk
om kommunen. Ansatte skal videre ha fortalt lokalpolitikere om ansatte som opplevde
mobbing og trakassering fra sin arbeidsgiver, og som ble truet med oppsigelse for kritiske
ytringer.
Rådmannen satte foten ned for innsynskravet, og sendte saken videre til bystyret.
Rådmann Unni Skaar har tidligere forklart til Kommunal Rapport at rådmannen har tatt tak i
personalsakene. Det har vært flere møter mellom tillitsvalgte og ledelse på flere nivå, og
kommunen har gått gjennom sine varslingsrutiner. Rådmannen har ikke funnet brudd på
arbeidsavtaler eller arbeidsmiljøloven.
Ikke mandat
Skaar mener kontrollutvalget ikke har mandat og rettslig grunnlag for innsyn i e-postene og
datafilene, fordi det ikke er snakk om offentlige dokumenter. De er personlige. Dermed
omfattes de av forskrift om personopplysningslovens kapittel 9, som regulerer arbeidsgivers
innsynsrett. Hovedregelen er at arbeidsgiver ikke kan kreve innsyn i ansattes e-postkasse og
datafiler – med mindre det er nødvendig.
Hun viser til en uttalelse fra Datatilsynet, som mener behovet for innsyn er tvilsomt.
Det avgjørende er ifølge tilsynet om innsyn i de ansattes e-poster mv. er nødvendig for
at kontrollutvalget skal kunne gjennomføre oppgaven den er satt til.
«Etter vårt syn har rådmannens innstilling gode grunner for seg. Sentralt fra vårt perspektiv
er at behovet for innsynet framstår som tvilsomt – både med tanke på hvilke holdepunkter
man har for at de aktuelle områdene inneholder relevant informasjon og om saksforholdets
karakter kan forsvare et innsyn – og at kontrollutvalgets mandat er usikkert», skriver
Datatilsynet.
Datatilsynet tar feil
Innstillingen fra rådmannen og uttalelsen fra tilsynet danner grunnlaget for bystyrets vedtak
om å be kontrollutvalget avslutte sine undersøkelser. Et grunnlag som ifølge jussprofessor
Jan Frithjof Bernt har klare svakheter.
Etter Bernts oppfatning tar Datatilsynet og rådmannen feil. Kontrollutvalgets krav om innsyn
etter kommuneloven § 77 er ikke urimelig, mener han.
Kontrollutvalget kan etter denne hjemmelen, uten hinder av taushetsplikt, kreve
enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument og foreta de undersøkelser
som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.
Til Sarpsborg Arbeiderblad forklarer han tirsdag at personopplysningsloven ikke begrenser
innsynsrett etter offentlighetsloven, forvaltningsloven eller annen lovbestemt rett til innsyn i
personopplysninger.
I begrunnelsen heter det videre:
11
– Datatilsynet synes å bygge på en vurdering av «behovet for innsynet», idet man legger
avgjørende vekt på «hvilke holdepunkter man har for at de aktuelle områdene inneholder
relevant informasjon og om saksforholdets karakter kan forsvare et innsyn». Man legger
også til grunn at «kontrollutvalgets mandat er usikkert», uten at det framgår hva det er man
refererer til og hva tvilsomheten består i. Man finner derfor at rådmannens innstilling, om at
utvalget ikke skal gis innsyn i «personlige rom» på datamaskinen, har «gode grunner for
seg».
Dette betyr altså at man legger til rådmannen å vurdere, og sette skranker for,
kontrollutvalgets undersøkelser. Det er svært problematisk, både ut fra kontrollutvalgets
mandat generelt – å føre kontroll med særlig den tilsatte administrasjon, sakens tema – som
etter hva jeg forstår er om det er praksis for en rettslig sett sterkt problematisk knebling av
kritikk fra de tilsatte, og ut fra lovens ordlyd, der det sies tydelig at «Kontrollutvalget kan ..,
uten hinder av taushetsplikt, kreve enhver opplysning, redegjørelse eller ethvert dokument
og foreta de undersøkelser som det finner nødvendig for å gjennomføre oppgavene.» Det er
på denne bakgrunn svært problematisk å tillegge rådmannen kompetanse til å avgjøre hva
kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se.
Ingen konklusjon fra Datatilsynet
Ifølge Andreas Hobæk i Datatilsynet er det snakk om komplisert juss og skinnuenighet.
Han sier han er enig med Bernt i at det ikke er opp til rådmannen å avgjøre hva
kontrollutvalget har tilstrekkelig sterkt behov for å se.
Det ligger til kontrollutvalget å vurdere om dette er nødvendig og proporsjonalt, men det er
også opp til rådmannen å vurdere personvernet for ansatte. Rådmannen må ha rett til å
protestere, og ikke helt uten videre bøye av for kontrollutvalgets krav, sier Hobæk.
Han avviser at Datatilsynet har konkludert i spørsmålet om innsyn var nødvendig og
proporsjonalt.
Det vi har sagt er at det skal veldig sterke grunner til at innsyn i ansattes e-poster skal være
nødvendig, og vi har stilt spørsmål ved om det virkelig er nødvendig og proporsjonalt her,
sier han, og legger til:
Det ligger ikke til Datatilsynet å ta stilling til dette. Vi kjenner ikke til saken godt nok. Til
syvende og sist er det i kommunen avgjørelsen om innsyn må tas.
Hadde dere all informasjonen tilgjengelig da dere vurderte spørsmålet?
Nei, vi hadde begrenset informasjon om saken, og har derfor heller ikke truffet noen
form for avgjørelse. At vi har stilt spørsmål ved om det virkelig kan være legitimt å
gjennomføre innsyn i denne saken, er ingen konklusjon om at det ikke er lov.
12
Fylkesmannen
I Sør-Trøndelag
Postboks 4710 Sluppen, 7468 Trondheim
Sentralbord: 73 19 90 00, Telefaks
73 19 91 01
Besøksadresse: E. C. Dahls g. 10
Saksbehandler
Caroline Holm
Juridisk enhet
Trondheim
Innvalgstelefon
73 19 91 54
kommune,
Vår dato
10.12.2014
Deres dato
24.11.2014
Vår ref. (bes oppgitt ved svar)
2014/8990-323
Deres ref.
14154791/033
Bystyresekretariatet
y_
Postboks 2300, Sluppen
7004 TRONDHEIM
_x
_
i.
“i
z—
Vedtak i sak om lovlighetskontroll
endringer for fremskrittspartiet
Trondheim kommune
154/14 og 155/14
- bystyrevedtak
og nyvalg av kontrollkomiteen
-
Det vises til brev av 30. oktober 2014 fra kommunestyrerepresentantene
Byrkjef/ot,
anmodning
Morten Kokaas og Lil/ian D. Bromseth
om lovlighetskontroll
/' Trondheim
(/ov/ighetsk/age).
kommune,
-
Arne
med
Sakens bakgrunn
Saken gjelder to avgjørelser i Trondheim kommune. Som følge av at Morten
Kokaas meldte seg ut av Fremskrittspartiet og inn i Pensjonistpartiet, ba
Fremskrittspartiets gruppeleder om endringer knyttet til blant annet hvem som
er første vararepresentant til formannskapet, slik at Morten Kokaas ikke lenger
skulle ha denne posisjonen. Bystyret vedtok 30. oktober 2014 at Morten Kokaas
ikke lenger skulle være første vararepresentant
til formannskapet samt andre
endringer i personsammensetning i forskjellige utvalg. Bystyret vedtok samme
dag nyvalg av kontrollkomiteen, der Morten Kokaas ble valgt som medlem.
Kravet om lovlighetskontroll er begrunnet i at vedtaket er
i strid med
som
vara
til
formannskapet for
kommunelovens bestemmelser. Kokaas er valgt
fire år, og han ønsker ikke å fratre. Dersom Kokaas er vararepresentant til
formannskapet, kan han ikke velges til kontrollkomiteen.
Klagen
Lovlighetsklagen er underskrevet av tre kommunestyrerepresentanter.
Klagen er
først fremmet for kommunestyret innenfor en tre-ukers frist, jfr. kommunel.
§
59 nr. 2 og forskrift om tidsfrist for krav om lovlighetskontroll (av 13.01.1993).
Kommunestyret behandlet kravet om lovlighetskontroll i møte 20. november
2014. Der ble avgjørelsen som er påklaget opprettholdt, med
65 mot 2 stemmer.
Klagen ble dernest oversendt til Fylkesmannen 24. november 2014.
Lovlighetsklagen er etter dette fremmet på rett måte i samsvar med
kommuneloven (koml.) § 59 nr. 1 og 2. og tidsfrist-forskriften.
Rettslige
utgangspunkter
Fylkesmannens rettslige kompetanse
Kommuneloven § 59 regulerer lovlighetskontroll med kommunale avgjørelser.
Fylkesmannen er tildelt kompetansen etter delegasjon fra departementet,
jfr.
Embetsledelse og
administrasjonsstab
Kommunal- og
samordningsstab
Justis- og
beredskapsavdellng
Landbruk og
bygdeutvikling
Miljøvernavdeling
Oppvekst- og
utdanningsavdeling
Sosial- og
helseavdeling
Telefaks 73 19 93 01
E-post: [email protected]
Internett: www.fylkesmannen.no/st
13
Organisasjonsnummer: 974764350
2
rundskriv H-25/92. Formålet med en lovlighetskontroll erå være en
sikkerhetsventil
forå fjerne rettslig tvil omkring
avgjørelser
i kommunen.
I
tillegg er kontrollen begrunneti hensynettil effektiv måloppnåelse,individets
rettssikkerhet
og kommunens
omdømme.
Lovlighetskontrollen
omfatter spørsmålet om innholdet i avgjørelsen er lovlig
(materiell kompetanse), om saksbehandlingsreglene
er fulgt (prosessuell
kompetanse) og om den er truffet
av personer med lovlig myndighet
(personell
kompetanse), jfr. § 59 nr. 4. Kontrollen
må ta stilling til alle disse sidene ved
avgjørelsen. En lovlighetskontroll
vil ikke omfatte
skjønnsmessige vurderinger.
Kontrollen vil imidlertid omfatte alle alminnelige krav til forvaltningsavgjørelser,
herunder ulovfestede forvaltningsrettslige
prinsipper som for eksempel læren om
myndighetsmisbruk.
Dersom Fylkesmannen kommer til at avgjørelsen
er ugyldig, skal avgjørelsen
oppheves. Fylkesmannen har ikke kompetanse
til å fatte ny avgjørelse
ved
lovlighetskontroll,
bare til å oppheve den foreliggende
avgjørelse dersom den er
ugyldig, jfr. koml. § 59 nr. 4, 2. ledd. Når det gjelder feil ved saksbehandlingen
gjelder det forvaltningsrettslige
prinsipp om at det bare er feil som kan ha hatt
innvirkning på vedtakets innhold som fører til ugyldighet.
Fylkesmannens
kompetanse gjelder uavhengig av hvilke grunner
som er gjort gjeldende
av
kommunestyrets medlemmer.
Rettsqrunnlaqet
Kommuneloven
i denne saken
§ 8 regulerer formannskapet.
Det fremgår
av § 8 nr. 2 at:
«Medlemmer og varamedlemmer til formannskap eller fylkesutvalg velges for fire
år av og blant medlemmene
av kommunestyret
eller fylkestinget.
Valget holdes
som forholdsvalg når minst ett medlem krever det, og ellers som avtalevalg.>>
Kommuneloven § 77 regulerer kontrollutvalget.
valg av medlemmer
til kontrollutvalget:
Bestemmelsen
nr. 1 til 3 gjelder
1. Kommunestyret og fylkestinget velger selv et kontrollutvalg
til å forestå det
løpende tilsyn med den kommunale
og fylkeskommunale
forvaltning på sine
vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer.
Kommunestyret og fylkestinget
velger selv medlemmer
og varamedlemmer
til utvalget, og blant medlemmene
leder og nestleder. Minst ett av utvalgets
medlemmer skal velges blant
kommunestyrets eller fylkestingets
medlemmer. Utvalgets leder har møte- og
talerett i kommunestyret og fylkestinget når utvalgets saker behandles.
2. Utelukket fra valg er ordfører,
fylkesordfører, varaordfører, medlem og
varamedlem av formannskap og fylkesutvalg, medlem og varamedlem
av
kommunal eller fylkeskommunal
nemnd med beslutningsmyndighet,
medlem av
kommunerådeller fylkesrådog ansatte i kommuneneller fylkeskommunen.
3. Kommunestyret
medlemmer.
Fylkesmannens
og fylkestinget
kan når som helst foreta nyvalg av utvalgets
vurdering
Bystyrets vedtak i sak 154/14 —Endringer for Fremskrittspartiet
Kommunen har ved behandling av lovlighetsklagen
vist til at vedtaket
om nyvalg
til formannskap og kontrollkomite
er i tråd med innarbeidet
praksis i Trondheim.
Kommunen har vist til kommuneloven
§ 16.3, og lagt til grunn at bestemmelsen
14
3
får anvendelse også ved andre tilfeller
enn ved uttreden,
fordi bystyret
til å velge medlemmer
i så vel formannskap
som kontrollkomite.
står fritt
Fylkesmannen bemerker at det fremgår av kommuneloven
§ 8 at medlemmer
og
varamedlemmer til formannskapet
velges for fire år. Fylkesmannen
er ikke enig
med kommunen i at de har anledning
til å omorganisere
formannskapets
sammensetning underveis i fireårsperioden. Tvert imot er bestemmelsens
ordlyd
klar på at de som er valgt til medlemmer
og varamedlemmer
er valgt for fire år.
Bestemmelsen om formannskap har en annen utforming
enn bestemmelsen som
g`elder faste utvalg og komiteer
(kommuneloven § 10), der kommunen
har full
radighet over hvilke faste utvalg og komiteer
de vil opprette, og hvem som skal
sitte i disse. Denne friheten
over organiseringen
underveis i valgperioden har
ikke kommunen når det gjelder valg til formannskapet.
Kommunen
har vist til kommuneloven
§ 16 nr. 3, og uttalt
anvendes i disse tilfellene for å beholde det enkelte
forhold til tyngde
i bystyret.
at denne
må
partiets representasjon
i
Kommuneloven § 16 nr. 3 gjelder opprykk og nyvalg dersom et medlem trer
endelig ut av nærmere
angitte organer, herunder formannskapet. Hva som fører
til endelig uttreden
fra et folkevalgt
organ reguleres av kommuneloven
§ 15. Her
fremgår at den som taper valgbarheten
til et organ, trer endelig ut av dette.
Videre kan kommunestyret
etter søknad frita den som ikke uten uforholdsmessig
vanskelighet eller belastning kan skjøtte sine plikter i vervet. Det er også regler
knyttet til suspensjon ved pågående rettsprosesser
knyttet til enkelte straffbare
forhold.
Fylkesmannen vil innledningsvis
trer endelig
ut av organet.
bemerke at § 16 nr. 3 gjelder dersom medlem
Kokaas er ikke
medlem,
men varamedlem
i
formannskapet. Fylkesmannen mener videre at endringer
i partitilhørighet
ikke
kan sammenlignes med uttreden. Kokaas vil fremdeles være medlem i bystyret,
og det er ikke grunnlagfor å utvide området for § 16 nr. 3 slik at den også
omfatter vern av enkeltpartiers
representasjon og tyngde. Så lenge personen
fremdeles er valgbar og ikke har søkt kommunestyret
om og fått fritak fra
vervet,
kan kommunen
fireårsperioden.
ikke skifte
ut vara-/medlemmer
i formannskapet
i
Bystyret har videre vist til at når Kokaas byttet
parti, oppsto det en situasjon
strid med kommuneloven
§ 36 nr. 1 fordi Pensjonistpartiet
da hadde sine to
medlemmer på to ulike lister til formannskapet.
i
Kommuneloven § 36 nr. 1 gir regler for fremgangsmåten
ved forholdsvalg. Det
fremgår at valg foregår på grunnlag av på forhånd innleverte lister medforslag
til kandidater. Partier eller grupperinger
som er representert
i det velgende
organ, kan bare levere ett listeforslag
hver. Kandidater fra et parti eller en
gruppering kan bare føres opp på partiets
eller grupperingens
listeforslag, eller
på en fellesliste som utgår fra flere partier eller grupperinger.
Fylkesmannen er ikke enig i kommunens
forståelse av bestemmelsen.
Bestemmelsen har betydning for hvordan valg skal foregå,
men den kan ikke tas
til inntekt for at det skal gjøres nyvalg for eksempel
dersom en person melder
seg ut av et parti og dermed ikke lenger skal stå på partiets
liste. Da valg til
15
4
formannskapet ble gjort i 2011 sto Kokaas på listen til Fremskrittspartiet.
Det
forhold at han senere har meldt seg inn i Pensjonistpartiet,
medfører ikke at
Pensjonistpartiet ved valget til formannskap
i 2011 hadde sine medlemmer
på
forskjellige lister.
Fylkesmannen viser til at formannskapets
medlemmer
og varamedlemmer
skal
velgesfor fire år. Det er ikke adgangtil å endre formannskapets
personsammensetning
underveis i fireårsperioden, med mindre et
medlem/varamedlem
endelig trer ut i løpet av perioden.
Det er ikke tilfellet
saken her. Bystyret
har således fattet vedtak som det i henhold til
i
kommunelovenikke er adgangtil å fatte. Vedtaket må derfor ansesugyldig.
Bystyrets vedtak i sak 155/14
- Nvvalcl av kontrollkomiteen
Kommunestyret vedtok nyvalg av kontrollkomiteen,
herunder at Morten Kokaas
skulle være medlem i komiteen.
Det fremgår av kommuneloven § 77 nr. 2 at medlem og varamedlem
til
formannskapet er utelukket fra valg til formannskapet.
Kokaas ble i 2011 valgt
til første vararepresentant
til formannskapet.
Som det fremgår av vurderingen
over, er det ikke anledning
til å foreta nyvalg til formannskapet
med mindre
medlemmet/varamedlemmet
trer endelig
ut. Dette innebærer
at bystyret
ved
vedtaket om nyvalg av kontrollkomiteen
har valgt et medlem i kontrollkomiteen
som også er varamedlem
til formannskapet,
i strid med
utelukkelsesbestemmelsen
Valg av medlemmer
kommuneloven
i § 77 nr. 2.
til kontrollkomiteen
§ 77 nr. 2, da det er valgt
valgbar. Dette medfører
at vedtaket
er etter dette skjedd i strid med
et medlem,
Kokaas,
som ikke er
om nyvalg av kontrollkomiteen
er ugyldig.
Konklusjon
Fylkesmannen har konkludert med at bystyret
ikke hadde rettslig
hjemmel til å
vedta at Kokaas ikke lenger skulle være varamedlem
til formannskapet.
Som
følge av dette hadde bystyret
heller ikke rettslig
hjemmel til å velge Kokaas til
medlem av kontrollkomiteen.
Fylkesmannen
er etter dette kommet til at bystyrets
vedtak i sakene
155/14
er
154/14 og
ugyldige. De feil som er avdekket
ved vedtakene,
§ 59 nr. 4 annet ledd.
fører til at de må oppheves,
jfr. kommuneloven
Fylkesmannens vedtak kan ikke påklages etter forvaltningsloven.
Avgjørelsen forutsettes
gjort kjent for kommunestyrets
medlemmer og berørte
parter.
Med hilsen
Mari Mogstad
direktør
(e.f.)
Trond Flydal
underdirektør
16
5
Dette dokumentet
er elektronisk
godkjent og har derfor ingen signatur.
Kopi:
Morten Kokaas
Lillian Dalager Bromseth
Arne Byrkjeflot
17
Kommunene
Fylkeskommunene
Fylkesmannsembedene
Justisdepartementet
NKRF
Deres ref
Vår ref
Dato
-
19.12.2014
Sanksjon og ikrafttredelse av endringer i kommuneloven og offentleglova
I statsråd i dag, 19. desember 2014, sanksjonerte Kongen endringene i kommuneloven
og offentleglova som Stortinget vedtok 2. desember 2014. Lovendringene trer i kraft 1.
januar 2015.
Endringene i kommuneloven gjelder § 39 a om innbyggerforslag og § 78 nr. 7 om
revisors taushetsplikt. Endringen i offentleglova § 5 annet ledd innebærer at det gis
mulighet for utsatt innsyn i foreløpige revisorrapporter. I det følgende gir vi en
kortfattet beskrivelse av endringene. For øvrig er det lenket til utfyllende informasjon
om lovendringene (lovproposisjonen og lovvedtaket) sist i dette brevet.
Innbyggerforslag
I medhold av kommuneloven § 39 a kan innbyggere fremme forslag til kommunestyret på
visse vilkår. Det har hittil ikke vært spesifisert i loven hvilket organ som skal ta stillingen til
om forslagene skal avvises. Endringen innebærer at kommunestyret selv må treffe avgjørelse
om et innbyggerforslag skal avvises. I tillegg skifter ordningen navn fra innbyggerinitiativ til
innbyggerforslag.
Revisors taushetsplikt
Endringen i kommuneloven § 78 nr. 7 om revisors taushetsplikt innebærer at revisor nå skal
omfattes av forvaltningslovens alminnelige bestemmelser om taushetsplikt. Slik
bestemmelsen har vært frem til nå, har revisor hatt taushetsplikt om alt vedkommende har fått
kjennskap til under utførelsen av sitt oppdrag. Forvaltningsloven har en balansert avveining
mellom beskyttelsesverdige og ikke-beskyttelsesverdige opplysninger, og sikrer at revisor har
taushetsplikt om det som er nødvendig.
Postadresse
Postboks 8112 Dep
NO-0032 Oslo
[email protected]
Kontoradresse
Akersg. 59
http://www.kmd.dep.no/
Telefon*
22 24 90 90
Org no.
972 417 858
18
Kommunalavdelingen
Saksbehandler
Elisabeth Torkildsen
Utsatt innsyn i foreløpige revisjonsrapporter
Endringen i offentleglova § 5 annet ledd gir en ny hjemmel i offentleglova slik at det blir
mulig å utsette offentlig innsyn i foreløpige revisjonsrapporter inntil den endelige rapport
foreligger. Endringen innebærer ikke en innsnevring i selve innsynsretten i revisjonsrapporter;
det er kun tidspunktet for når en kan få innsyn som endres.
Lovproposisjonen finnes her:
https://www.regjeringen.no/nb/dokumenter/Prop-113-L-20132014/id761455/
Innstillingen fra Kommunal- og forvaltningskomiteen finnes her:
https://www.stortinget.no/no/Saker-ogpublikasjoner/Publikasjoner/Innstillinger/Stortinget/2014-2015/inns-201415-048/
Og lovvedtakene finnes her:
https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Vedtak/Beslutninger/Lovvedtak/20142015/vedtak-201415-006/
https://www.stortinget.no/no/Saker-og-publikasjoner/Publikasjoner/Referater/Stortinget/20142015/141202/
Med hilsen
Siri Halvorsen (e.f.)
avdelingsdirektør
Elisabeth Torkildsen
seniorrådgiver
Dette dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur.
Navn
Adresse
Side 2
19
Postnr Poststed
.
987672196
2564
7735
. 74 11 14 76
.
.
KonSek Midt-Norge IKS
Kongens gt. 9
7013 TRONDHEIM
Deres ref.:
Vår ref.:
15/002
Arkiv:
415-1714-2.2
Dato:
12.01.15
Saksbehandler:
Paul Stenstuen
SAMARBEID OM KONTROLL OG TILSYN I VÆRNESREGIONEN
Det vises til avtale om samarbeid mellom kontrollutvalgssekretariatene i Værnesregionen, jf.
notat fra møte den 14.03.14, samt til deres epost den 16.12.14. Innherred renovasjon står så
langt ikke på våre lister for selskapskontroll i inneværende planperiode.
Slik en har oppfattet det er spesialundervisning en vesentlig kostnadsdriver i kommunene.
Stjørdal kontrollkomite ønsker derfor å rette oppmerksomhet mot temaene PPT og
spesialundervisning i 2015, og ba i sak 40/12 sekretær om å rette en henvendelse til KonSek
Midt-Norge IKS om et mulig samarbeid om forvaltningsrevisjon knyttet til disse temaene.
Regionrådet ga en tilråding om å gjennomføre forvaltningsrevisjon av Barnevernstjenesten i
Værnesregionen i møte den 10.12.14. Se vedlegg. En er imidlertid kjent med at fylkesmannen
i Sør Trøndelag har bestilt en gjennomgang av de interkommunale barnevernstjenestene i
fylket. Barnevernstjenesten i Værnesregionen er med her.
Et eventuelt prosjekt vedr. barnevernstjenesten nå bør besvare problemstillinger som ikke vil
bli besvart av fylkesmannen i Sør Trøndelag sin gjennomgang. En vil komme tilbake til dette
etter at saken er blitt fremlagt for Stjørdal kontrollkomite.
Det legges for øvrig opp til et felles orienteringsmøte for kontrollutvalgene i Værnesregionen
den 12.06.15 i regi av Stjørdal kontrollkomite. Iht. sin møteplan skal Stjørdal kontrollkomite
bl.a. ha orienteringer vedr. PPT/spesialundervisning og barnevern i dette møte.
Det er ønskelig med innspill om ønskede presiseringer, samt om eventuelle andre temaer som
vil kunne være aktuelle orienteringer i fellesmøte.
Med hilsen
Paul Stenstuen
Kontrollsekretær
E-post:
Dir.tlf.
[email protected]
74 11 14 78 / 909 50 440
__________________________________________________________________________________
" $
.
%&
!" :
': .
.
20
Forvaltningsrevisjon- Helhetlig innsats overfor barn og unge.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Saksnr
003/15
Arvid Hanssen
216, &58
14/7-8
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontollutvalget legger rapporten fram for kommunestyret med følgende
innstilling:
1. Kommunestyret tar rapporten fra forvaltningsrevisjon av helhetlig innsats
for barn og unge til orientering.
2. Kommunestyret ber rådmannen følge revisjonens anbefalinger.
3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget tilbakemelding om
hvordan rapporten er brukt og fulgt opp innen 1.8.15.
Vedlegg
Malvik - Rapport helhetlig innsats barn og unge. Eget dokument.
Saksutredning
Kontrollutvalget bestilte i sak 05/14 en forvaltningsrevisjon om helhetlig innsats
for barn og unge i Malvik kommune. Revisjon Midt-NorgeIKS har utført arbeidet i
tråd med prosjektplanen. Planen ble godkjent etter dialog med kontrollutvalget
i sak 23/14 den 9.4.14.
Revisjonen fikk i oppdrag og har undersøkt om Malvik kommune sikrer et
helhetlig forebyggende tjenestetilbud for barn og unge.
Følgende 3 spørsmål er besvart for å kunne konkludere på om kommunen sikrer
et helhetlig forebyggende tjenestetilbud:
1. Sørger kommunen for tilfredsstillende samarbeid mellom kommunale
enheter og tjenester ved overgang fra barnehage til skole, og mellom
skoleslag?
2. Sørger kommunen for hensiktsmessig og forutsigbart samarbeid mellom
skole og øvrige tjenester for å avdekke utfordringer hos, og iverksette
tiltak overfor, barn og unge?
3. Har Malvik kommune fulgt opp Samordning av Lokale
kriminalitetsforebyggende Tiltak (SLT- arbeidet) som forutsatt?
Rapporten baserer seg på intervju, dokumentgjennomgang og en
spørreundersøkelse til ledere og ansatte i mange virksomheter som er involvert i
arbeidet med barn og unge.
21
Revisjonens konklusjon
”En samlet vurdering av tjenestene for barn og unge tilsier at kommunen sikrer
et helhetlig forebyggende tilbud. Det er etablert rutiner for overganger mellom
barnehage og barneskole, og mellom skoleslag. I tillegg har revisor indikasjoner
på at disse rutinene i stor grad etterleves ute i tjenestene.
I samarbeidet mellom skole og hjelpe-/støttetjenestene synes det å være
etablert gode samarbeidsfora hvor man sørger for tverrfaglig kompetanse i
drøfting av ulike utfordringer.
Det virker også å være en opplevelse av godt samarbeidsklima mellom
pedagogisk ansatte og de mest sentrale hjelpe-/støttetjenestene for barn og
unge (skolehelsetjeneste, PPT og barnevern).
Revisor vurderer det som en svakhet at skolehelsetjenesten ikke har kapasitet til
å møte behovet for tjenesten i skolene, og at PPT og skolehelsetjeneste ikke har
kapasitet til å bidra mer i det systemrettede arbeidet med kompetanse og
organisasjonsutvikling.
SLT-arbeidet i Malvik kommune synes å være fulgt opp i henhold til gjeldende
føringer for dette arbeidet, med unntak av en periode med permisjon for SLTkoordinator.
Revisjonen anbefaler rådmannen å
Overvåke situasjonen innen skolehelsetjenesten og PPT med sikte på at
tjenestene får gjennomført lovpålagte og planlagte oppgaver, blant annet
sikre tilstrekkelig tilstedeværelse for helsesøster ved skolene og at PPT har
kapasitet til å bidra i organisasjons- og kompetanseutvikling i skolene.
Sørge for at langtidsfravær i stillinger ikke får konsekvenser for
oppgaveløsningen,eksempelvis at SLT-koordinators oppgaver blir ivaretatt
av andre ved permisjon.”
Om rapporten
Rapporten som leder fram mot revisjonens konklusjoner beskriver hvordan
kommunen sikrer samarbeid/overgang mellom barnehager og skoler og videre
hvordan samarbeidet mellom skole og øvrige tjenester for barn og unge
fungerer. Pedagogisk-psykologisk tjeneste, skole og helsestasjon,
barnevernstjenesten, barne- og familietjenesten, kultur og fritid er omtalt i
rapporten. Videre beskriver rapporten hvordan kommunen gjennom planer og
praktisk arbeid foretar en samording av lokale kriminalitetsforebyggende tiltak.
Overganger mellom barnehage og skole og mellom skoleslag.
Det er utarbeidet planer og rutiner som sikrer informasjonsflyt både skriftlig og
muntlig. Rutiner er kjent i organisasjonen og evalueres jevnlig. Det er også
dialog med foresatte. Det er i rapporten pekt på noe reduserte muligheter til
informasjonsutveksling om enkeltelever i overgangen mellom ungdomsskole og
22
videregående skole. Dette er bestemt sentralt og kommunen må forholde seg til
dette, selv om det oppleves som negativt av noen virksomhetsledere.
Samarbeidet mellom skole og øvrige tjenester for barn og unge.
I rapporten er samarbeidet mellom skole og ulike tjenester beskrevet punktvis.
Hovedinntrykket er at kommunen har lagt til rette og sikrer et hensiktsmessig
samarbeid for å avdekke utfordringer hos barn og ikke minst sette i gang tiltak,
dersom det er nødvendig.
Rapporten avdekker utfordringer knyttet til at helsesøster i liten grad har tid til å
å hjelpe alle barn med individuelle behov. Både skolehelsetjenesten,
helsestasjonen og pedagogisk-psykologisk tjeneste (PPT) har signalisert at det er
kapasitetsutfordringer knyttet til å bidra med organisasjons- og
kompetanseutvikling i skolene. Dette er forhold som revisor anbefaler at
kommunen har fokus på.
Samordning av Lokale kriminalitetsforebyggende Tiltak (SLT-arbeidet)
Rapporten beskriver hvordan arbeidet er organisert og hvem som deltar. Det
konkluderes med at både planarbeid og oppfølging jevnt over fungerer, men revisor
peker på at SLT-arbeidet lå nede i nesten et år da SLT-koordinator hadde
permisjon. Revisor anbefaler at langtidsfravær i stillinger ikke må få
konsekvenser for oppgaveløsninger.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Rapporten viser at Malvik kommune har en rekke planer for helhetlig innsats for
barn og unge og at det er etablert hensiktsmessige samarbeidsarenaer mellom
kommunale enheter og andre. Rapporten gir et overveiende positivt bilde av det
helhetlige arbeidet i kommunen på et svært viktig område.
Kontrollutvalgssekretariatet mener likevel at det er grunn til å merke seg
punktene revisjonen har tatt opp i konklusjonen og anbefalingene selv om noe,
iflg følge rådmannen, allerede er satt på dagsorden av virksomhetene og
politikere.
Kontrollutvalgssekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta revisjonens
konklusjoner og anbefalinger til orientering og legge den fram for
kommunestyret med innstillingen som følger saken.
23
Bestilling selskapskontroll -oppfølging av kommunens
eierskapsstrategi og vedtak etter tidligere revisjonsrapporter.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Saksnr
004/15
Arvid Hanssen
216, &58
11/210-35
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
1. Kontrollutvalget bestiller en selskapskontroll hvor revisjonen ser på
kommunens forvaltning og oppfølging av eierinteresser i selskaper.
2. Kontrollen gjennomføres innenfor en ressursramme på 75 timer. Rapport
leveres kontrollutvalgets sekretariat innen 1.8.15.
Saksutredning
Kontrollutvalget skal påse at det gjennomføres kontroll med forvaltningen av
eierinteressene i de selskaper som er omfattet av slik kontroll, herunder å kontrollere
om den som utøver kommunens eierinteresser i selskaper gjør dette i samsvar med
kommunestyrets vedtak og forutsetninger (eierskapskontroll). Selskapskontrollen
kan også omfatte forvaltningsrevisjon, men dette inngår ikke i denne bestillingen.
I plan for selskapskontroll 2015-2016, som kommunestyret vedtok i sak 86/14
den 15.12.14, er oppfølging av kommunens eierstyring gitt førsteprioritet. I
planen fremgår det at kontrollen også må omfatte oppfølging av om
kommunestyrevedtak etter tidligere selskapskontroller har gitt effekt. Dette
omfatter kontroller av selskapene Malvik Næringsbygg AS, (2013), TrønderEnergi
AS (2014) og Malvik Biogass (2014)
Praktiseringen av kommunens eierstyring er viktig. Kontrollutvalget er kjent med at
Malvik kommune har vedtatt overordnet eierstrategi, samt eierskapsmeldinger for
enkelte selskap. Kommunen har vedtatt at enkelte selskap skal avvikles eller
vurderes avviklet. Videre er sekretariatet kjent med at administrasjonen nå jobber
med oppfølging av vedtak etter tidligere selskapskontroller, herunder utarbeidelse
av oppdatert eierstrategi. Kommunestyret vil, iflg rådmannen, få saker fremlagt i
februar 2015.
Hovedinnholdet i eierskapskontrollen som foreslås bestilt gjennom denne saken er
delvis definert gjennom det som fremgår av planen og er tatt med ovenfor.
Revisjonen bør likevel stå realtivt fritt til å prioritere hva det skal legge mest vekt på
i kontrollen. Dette ut fra at arbeidet som administrasjonen nå gjennomfører og
legger frem for politisk behandling, kan gi en del avklaringer.
Malvik kommune opprettet i 2012 et eget eierskapssekretariat med følgende
ansvarsområder:
-
Utvikle kommunens rolle som eier og bestiller
Bindeledd mellom kommunen og du ulike selskap
24
-
Eiermøter. Innkalling, gjennomføring og sekretær til eiermøter
Holde seg orientert om selskapenes daglige drift, gjennomgang av
styreprotokoller
Andre relevante oppgaver; fortolkning av vedtekter, avtaler, etc.
Revidering av eiermelding
Om eierskapsutvalget har fungert som forutsatt vil trolig bli berørt i
administrasjonens egen tilbakemelding til politikerne i februar. Oppfølging av
punktene nevnt ovenfor kan likevel være aktuelle å vurdere som en del av
revisjonens eierskapskontroll.
Ressurser og leveringstidspunkt
I tråd med utkast til avtale mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS
har kontrollutvalget samlet 420 timer til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll i
2015. Sekretariatet har i dialog med Revisjon Midt-Norge IKS kommet til at det
bør avsettes inntil 75 timer til denne eierskapskontrollen. Det er avklart med
revisjonen at rapport kan leveres innen 1.8.15.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Sekretariatet foreslår at det bestilles en selskapskontroll i form av
eierskapskontroll. Prosjektet gjennomføres innenfor en ramme på 75 timer, med
levering senest 1.8.15.
Forvaltningsrevisor Tor-Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS, vil i være tilstede
i kontrollutvalget under behandling av saken. Det er viktig at kontrollutvalget i
dialog med revisjonen i møtet avklarer om det er forhold, som ikke er nevnt i
saken, som revisjonen skal se spesielt.
25
Avtaler om finansiell revisjon og forvaltningsrevisjon 2015
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Saksnr
005/15
Arvid Hanssen
216
14/152-1
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
1. Kontrollutvalget slutter seg til forslagene til avtaler om forvaltningsrevisjon
og finansiell revisjon for 2015.
2. Kontrollutvalgets leder gis fullmakt til å signere avtalene.
Vedlegg
Avtaler om revisjon 2015 Malvik
Saksutredning
I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om
leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment
å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan
forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom
kontrollutvalget og revisjonen.
Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS
som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag
til dette.
Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på
kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik
det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften.
Vedrørende regnskapsrevisjon
Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks
årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende
orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de
bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og
kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor.
Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 122. www.konsek.no
Vedrørende forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for
forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av
forvaltningsrevisjon. Planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan
delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden.
Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i
kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets
sekretariat.
Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken side 92. www.konsek.no
26
Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS
Kommunens kontrollutvalg er opptatt av dialogen mellom utvalg og
revisjonsselskap. Avtalene angir hvilke dokumenter som skal oversendes
kontrollutvalget. Utvalget har stor frihet til å be om opplysninger i møter
gjennom året. Det har etter hvert i stor grad utviklet seg en felles forståelse
mellom utvalget og Revisjon Midt-Norge IKS, og dermed et godt grunnlag for
dialog og samarbeid. For kontrollutvalget er det viktig å forsikre seg om at de
har tilstrekkelig informasjonsgrunnlag til å utføre sitt arbeid på en god måte,
herunder å påse at kommunens revisjonsordning fungerer på en tilfredsstillende
måte.
Timetall for 2015.
Revisjonen har for alle kommuner samlet budsjettert med 11 431 timer til
revisjon i 2015. Dette er en nedgang på 817 timer fra 2014. Revisjonen opplyser
at reduksjonen skyldes at selskapet har færre timer til disposisjon. Reduksjonen
må tas innenfor forvaltningsrevisjon og selskapskontroll, da revisjonen må utføre
regnskapsrevisjon i det omfang som er nødvendig for å kunne bekrefte
kommunenes årsregnskap. Fylkeskommunen og de største kommunene har fått
redusert timetallet mest fra 2014 til 2015.
For 2015 er rammen til regnskapsrevisjon i Malvik kommune satt til 350 timer,
som er det samme som for 2014. Samlet ramme til forvaltningsrevisjon og
selskapskontroll er i utkast til avtale for Malvik kommune for 2015 satt til 420
timer. Dette er en reduksjon på 185 timer fra 2014, da rammen var på 605
timer.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Tilgjengelige ressurser og bruk av ressurser mellom de enkelte eierkommuner
kan svinge noe fra år til år. Selv om reduksjonen for Malvik kommune er relativt
stor fra 2014 til 2015 oppfordres kontrollutvalget til å godkjenne avtalene for
2015.
27
28
29
30
31
Oppfølging av kommunestyrets vedtak, sak 20/14, etter
forvaltningsrevisjonsrapport om barnevern.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Saksnr
006/15
Arvid Hanssen
216, &58
13/14-10
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget er tilfreds med rådmannens oppfølging av kommunestyrets
vedtak og bruk av revisjonsrapporten som en del av sitt kvalitetssikringsarbeid.
Vedlegg
Forvaltningsrevisjon Barnevern 2014, rådmannens tilbakemelding
Saksutredning
Oppfølging av gjennomføring av vedtak knyttet til saker som kontrollutvalget
legger frem for kommunestyret er en viktig oppgave. Mye av hensikten med
rapporter knyttet til forvaltningsrevisjon er å bidra positivt i videreutviklingen av
rutiner.
Kommunestyret behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sak 20/14. Vedtaket
gjengis:
1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevern til etterretning.
2. Kommunestyret ber rådmannen bruke rapporten som et innspill i
kvalitetssikringsarbeidet innen barnevernet.
3. Kommunestyret ber om at rådmannen innen utgangen av 2014 gir en
skriftlig tilbakemelding til kontrollutvalget om hvordan rapporten er fulgt
opp og brukt.
Rapporten og saksfremlegget for kontrollutvalget, og senere kommunestyret,
finnes på www.konsek.no , møtedato 4.3.14, sak 10/14.
Rådmannen har i brev av 11.1.15 gitt en punktvis tilbakemelding på hvordan
kommunen har brukt forvaltningsrevisjonsrapporten om barnevern. I
rådmannens tilbakemelding sies det at rapporten har vært nyttig og at den har
bidratt til endringer i samarbeidsformer og har berørt områder hvor
virksomheten har vært sårbare.
Kontrollutvalgssekretariatets vurdering:
Revisjonsrapporten ga et godt hovedinntrykk av arbeidet som utføres innen
barnevern i Malvik kommune. Rapporten inneholdt mye informasjon og pekte
også på noen områder kommunen burde vurdere nærmere som en del av
utførelsen av tjenesten.
32
Sekretariatet mener tilbakemeldingen er grundig og viser at en innenfor dette
viktige og kompliserte området fortsatt ønsker å levere gode og forbedrede
tjenester.
Tilbakemeldingen viser også at kommunen har fulgt opp og gjennomført mye. På
enkelte punkter i tilbakemeldingen peker administrasjonen på at det fortsatt
gjenstår noe, men at en har tatt tak i utfordringer som rapporten har berøret.
Viser til vedlegg.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Rådmannen har fulgt opp kommunestyrevedtaket etter behandling av
forvaltningsrevisjonsrapporten om barnevern. Administrasjonen har gjennom
tilbakemeldingen gitt klart uttrykk for at det jobbes videre for å sikre en best
mulig tjeneste.
Sekretariatet mener at det ikke er nødvendig å be om ytterligere
tilbakemeldinger i forhold til kommunestyrets vedtak eller oppfølging av
rapporten. Barnevern er imidlertid et viktig område som kontrollutvalget bør
holde seg oppdatert på, som en del av sitt løpende tilsyn med den kommunale
virksomheten. Viser for øvrig til innstillingen.
33
Rådmann
Revisjon Midt-Norge
Deres ref:
Vår ref:
2014/79-2
Saksbehandler:
Ester Sandtrø
Dato:
11.01.2015
Tilbakemelding oppfølging av revisjonsrapport barnevern 2014
Tilbakemelding er basert på samtaler og evaluering gjennomført intern i barne- og familietjenesten,
samt møter mellom kommunalsjef, virksomhetsleder BFT og barnevernleder.
Hvordan har kommunen arbeidet med revisjonen?
1. Rapporten viser at barnevernets samarbeid med helsestasjonen kunne vært tettere.
Dette er et sårbarhetspunkt kommunen er oppmerksom på. Grunnet sykdom og avganger i
Helsestasjonen har det i inneværende periode vært utfordrende å finne arenaer for felles
fagutvikling. Dette er i midlertidig drøftet og det er besluttet at barneverntjenesten og
helsestasjonen skal arbeide tettere sammen. Det arbeides med iverksetting av en modell hvor
barnevernet befinner seg på helsestasjonen en eller to dager i måneden og er tilgjengelig for
konsultasjon. Det foreligger i midlertidig noen utfordringer knyttet til fysisk plassering og formelle
avklaringer rundt samarbeidet som må utredes nærmere før modellen iverksettes.
Jordmor og psykolog har faste samarbeidsmøter. Det er besluttet, men ikke iverksatt at barnevernet
skal delta i dette samarbeidet.
2. 16 % av de spurte gir utrykk for at terskelen for å ta kontakt med barnevernet er høy. Det
påpekes fra revisjonens side at dette er et høyt tall.
Dette er drøftet med Virksomhetsleder for barnehager Ann Kristin Aalberg, samt i utvidet
styrermøte hvor styrere fra både kommunale og private barnehager deltar. I etterkant av dette
opplever barnevernet å bli ofte kontaktet av styrere og ansatte fra barnehagene i kommune. I første
halvår av 2014 var meldingstallet fra barnehagene høye. Vi hadde da ca 20 % av det totale antallet
meldinger fra barnehagene, noe som er høyt over landsgjennomsnitt. I siste halvår av 2014 får vi et
markant fall, noe vi mener blant annet skyldes manglende TI-runder denne høsten.
Det er nå satt ned en gruppe bestående av barnevernets representanter i Småbarnsteam, samt
barnevernleder og en styrer fra privat og styrer fra kommunal barnehagen som skal se på hvordan
samarbeidet mellom barnehagene og barnevernet kan bli tettere. Her vil det også bli utredet behov
Postadresse
Postboks 140, 7551 Hommelvik
E-post
[email protected]
Besøksadresse
Torggata 1
www.malvik.kommune.no
34
Telefon
73972000
Telefaks
73972001
Bank
4218.07.50309
Org.nr
971035560
Malvik kommune, saksnr. 2014/79-2
for felles fagutvikling, felles fagdager og strukturer for samarbeid på systemisk nivå og kjennskap til
hverandres rammer og oppgaver.
3. Det foreligger noe svikt på tilbakemelding til melder etter endt undersøkelse.
Barneverntjenesten har etablert et internt mottaksteam som gjennomgår og vurdere alle innkomne
meldinger. Her sikres tilbakemelding til melder og faglig grundig vurdering av innhold i undersøkelse.
Det foreligger fortsatt noe svikt på tilbakemelding etter undersøkelse. Slike mangler skal
avviksmeldes til leder. Denne svikten forebygges gjennom jevnlig gjennomgang av internkontroll.
Videre vil barnevernets internkontroll gjennomgå en totalrevisjon i inneværende halvår for bedre
sikring av sårbare punkter i den interne driften.
4. Informasjon om tiltak
Ved tilbakemelding til melder etter endt undersøkelse blir det nå gitt en utvidet tilbakemelding som
også beskriver eventuelle iverksatte tiltak. Det gis også informasjon dersom tiltak er tilbudt, men
avslått av privat part, eller der tiltak blir iverksatt utenfor barneverntjenesten slik at
barnevernssaken avsluttes.
5. Taushetsplikt
Regler for barnevernets taushetsplikt er gjennomgått i utvidet styrermøte og tatt med tilbake til
kommunens barnehager. Dette gjelder også for muligheten til anonyme drøftinger med barnevern
og i tverrfaglige fora. Det er vår oppfatning at dette er kontinuerlige prosesser som må gjentas med
jevne mellomrom.
6. Det er viktig at organisasjonen kan håndtere fravær av ansatte i nøkkelposisjoner.
De ansatte har her påpekt sårbarheter i drift ved leders utdanningsfravær. Leder er nå ferdig med sin
utdanning og dermed mer tilgjengelig for de ansatte på daglig basis. Videre er det utnevnt fast
stedfortreder for leder som supplerer og støtter ved faglige spørsmål når leder er fraværende.
7. Kommunens egne kommentarer
På generelt nivå har revisjonen vært nyttig og bidratt til endringer i samarbeidsformer, samt gjort
oss oppmerksom på særlige sårbarheter det er forsøkt å arbeide med å forebygge.
Kommunes satsing på det tverrfaglige samarbeidet knyttet til «TI-Modellen» og «Småbarnsteam»
anses som særlig nyttig i arbeidet med sikring av de miste barnas utvikling, oppvekst, læring og
omsorg. Det er identifisert flere sårbarheter i arbeidet med disse modellene og det aktive
utføringsarbeidet har høsten 2014 vært lagt på is til fordel for nødvendig arbeid med rammevilkår
for utførsel, tilbakemelding og oppfølging. Aktuelle tema her har særlig omhandlet lederforankring,
statistikk, tilbakemelding til politisk ledelse, ressursbruk, sikring av teoretisk plattform og sikring av
at konklusjoner i stormøter blir iverksatt. Kommunens tiltaksapparat og utvikling av dette er også
drøftet som ledd i denne prosessen.
Side 2 av 3
35
Malvik kommune, saksnr. 2014/79-2
De nødvendige avklaringer er nå tatt. Sikring av felles teoretisk plattform vil bli iverksatt gjennom tre
undervisningskvelder med Øyvind Kvello hvor både barnehageansatt og ansatte i barne- og
familietjenesten vil delta med alt tilgjengelig mannskap. Det praktiske observasjonsarbeidet vil starte
opp etter påske når denne kursrekken er gjennomført. Det er som tidligere nevnt nedsatt en gruppe
for samarbeid med barnehager og barnevern og denne gruppen er også tiltenkt utvidelse av flere
fagpersoner fra PPT og Helse for avklaring av oppfølgingsstrukturer og bruk av Småbarnsteam, samt
felles fagutvikling.
Videre er det i samarbeid med barnevernleder og kommunalsjef for oppvekst besluttet nye
samarbeidsmøter med Malvikskolene våren 2015. Dette for å følge opp den innsats som ble gjort
høsten 2013, samt drøfte og eliminere nye samarbeidsutfordringer.
Gro Almo
Barnevernleder , Malvik kommune
Dokumentet er elektronisk godkjent og kan være uten underskrift.
Kopi til:
Kristian Rolstad
Ester Sandtrø
Morten Gynther Mørkved
Side 3 av 3
36
Oppdatert status kommuneøkonomi og utsikter i økonomiplan 20152019.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Saksnr
007/15
Arvid Hanssen
090
11/50-12
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Kontrollutvalget tar rådmannens redegjørelse til orientering.
Saksutredning
Det er avgjørende at kommunen har nødvendig økonomisk handlingsrom for å
kunne og gi innbyggerne lovpålagte tjenester og dekke andre oppgaver som
kommunen har påtatt seg, på en god måte.
Kontrollutvalget holder seg oppdatert på kommuneøkonomien gjennom
kommunale saksdokumenter. Når kontrollutvalget mener det er nødvendig ber
utvalget om egne orienteringer fra rådmannen. Slik situasjonen var i 2014 ba
kontrollutvalget om en oppdatert status på hvert møte. Kontrollutvalget har
uttrykt bekymring for hvordan de allerede vedtatte investeringene kan medføre at
tjenestetilbudet til innbyggerne må reduseres i fremtiden.
Kommunestyret ble også holdt løpende orientert om økonomien i 2014 og har
som øverste organ fokus på økonomioppfølging. Dette er positivt.
Rådmannen vil være representert i kontrollutvalgets møte og gi kontrollutvalget
en orientering om status i kommuneøkonomien og utsiktene fremover, slik han
ser det.
Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon
Kommunen har store utfordringer for å oppnå/opprettholde nødvendig økonomisk
handlingsrom. Det er imidlertid positivt at administrasjonen har tett oppfølging
og at politikerne har fokus på å legge opp til større handlingsrom fremover.
Kontrollutvalget må på bakgrunn av redegjørelsen, samt svar på spørsmål,
vurdere eventuell egen videre oppfølging eller velger å holde seg oppdatert
gjennom den ordinære budsjettoppfølgingen i 2015. Sekretariatet anbefaler at
kontrollutvalget fortsatt har fokus på kommuneøkonomien, men at neste
rapportering kan skje i tilknytning til presentasjon av regnskap for 2014 i
kontrollutvalget.
37
Henvendelse vedrørende Svehøgda 166
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Saksnr
008/15
Torbjørn Brandt
027
15/6-1
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges frem uten innstilling.
Vedlegg
Klage på tomt Svehøgda 166 med vedlegg 1 og 2
Saksutredning innledning
Bakgrunn for saken er henvendelse fra eiere av Svehøgda 166 til
kontrollutvalgets leder. Leder mottok dokumenter som han overleverte til
sekretariatet i kontrollutvalgets møte den 17. november 2014. Kun brev og
vedlegg 1 og 2, av i alt 24 vedlegg, ligger vedlagt saken.
Kontrollutvalget fattet i sak 45/14 Eventuelt følgende vedtak:
Kontrollutvalget ber sekretariatet gjennomgå dokumentene før neste møte i
kontrollutvalget.
I samme sak ble det protokollert at rådmannen innkalles for å gi en orientering
om hva som er gjort med saken fra kommunens side.
Saksutredning
Sekretariat mener at saken gjelder tre hovedforhold.
For det første gjelder saken om ansvar for tomteoverdragelse i 2000.
For det andre, løse masser som truer Svehøgda 166 og for det tredje, uforutsette
grunnforhold som ble avdekket i 2012.
Kontrollutvalget må ta stilling til videre behandling av saken eventuelt om den
skal avvises.
Sekretariatet gjennomgår bestemmelser som regulerer kommunens plikter og
rettigheter som sekretariatet mener har betydning for saken.
Der sekretariatet finner det hensiktsmessig drøftes også forholdet mellom
tiltakshaver og ansvarlig søker for å klargjøre og avgrense kommunens ansvar,
retter og plikter.
0.Innledning
Sekretariatet har ikke vurdert forhold som vedrører reklamasjon og foreldelse.
Disse forhold må vurderes selvstendig opp mot den enkelte innsigelse.
Det er viktig å presisere at sekretariatet ikke tar stilling til ansvarsfordelingen
mellom tiltakshaver og ansvarlig søker.
38
1. Generelt om involverte aktører.
Planmyndighet er Malvik kommune. Eierne av Svehøgda 166 er tiltakshaver
(byggherre). Nordbohus Systembygg AS er ansvarlig søker (entreprenør).
Sekretariatet forstår saken slik at firmaet John Fossli AS var ansvarlig utfører av
grunnarbeid (underleverandør). Geotekniske selskap var Noteby AS (senere
Multiconsult AS) og O.T Blindheim AS (senere SWECO Grøner AS)
2. Generelt om kommunens ansvar for byggeklare tomter.
Kommunen har som planmyndighetene plikt til å påse at det gjennomføres
risiko- og sårbarhetsanalyser i forbindelse med planer for utbygging, jf. pbl. §
4.3. Områder med fare, risiko og sårbarhet avmerkes i planen som
hensynssoner, hvor det skal fastsettes nærmere retningslinjer og bestemmelser,
jf. § 11-8 og § 12-6. Det innebærer at det vil gjelde nærmere vilkår for
utbygging i slike soner. Selv om den aktuelle eiendom er regulert til bebyggelse
uten at det er fastsatt noen slike vilkår, kan pbl. § 28-1 få anvendelse.
Om kommunen i planprosessen ikke har vært tilstrekkelig kjent med forhold ved
byggegrunnen, vil ny kunnskap om grunnforholdene slå gjennom overfor det
som ellers må være fastsatt i bindende plan. Dette tilsier at kommunen etter
omstendighetene ikke bare har en rett, men også en plikt til å avslå søknad om
byggetillatelse der det ikke er tilstrekkelig sikkerhet mot fare eller vesentlig
ulempe som følge av natur- eller miljøforhold.
Kommunen opplyste kjøper at kommunen ikke hadde foretatt noen
undersøkelser vedrørende grunnforhold. Kjøper fikk rett til å kunne heve kjøpet i
tilfelle geotekniske undersøkelser skulle vise at tomten var uegnet for
bebyggelse, se kontraktens pkt. 5.1 og 5.2
3. Generelt om kommunens informasjon- og veiledningsplikt.
Kommunen har et ansvar for å videreformidle til tiltakshaver relevant kunnskap
som kommunen har om grunnforholdene på stedet. Dette følger av den
alminnelige veilednings-, utrednings- og informasjonsplikt etter forvaltningsloven
§§ 11 og 17.
4. Generelt om plikter og rettigheter for tiltakshaver, ansvarlig søker m.m.
Søknad, prosjektering, utførelse og kontroll av tiltak som nevnt i første ledd skal
forestås av foretak med ansvarsrett i samsvar med bestemmelser gitt i kapittel
22 og 23.
Det er tiltakshaver som har primæransvaret for å fremskaffe nødvendig
dokumentasjon som kommunen trenger for å kontrollere om myndighetskrav er
oppfylt. Det omfatter også dokumentasjon relatert til § 28-1 når dette er aktuelt,
jf. byggesaksforskriften § 5-4 tredje ledd bokstav g og fjerde ledd bokstav b.
Hovedansvaret for å fremskaffe dokumentasjon på byggegrunnens beskaffenhet
påhviler tiltakshaver, som dermed også må bekoste innhenting av rådgivende
konsulentuttalelser om grunnforholdene m.m. når dette fremstår som aktuelt.
I tilfelle kommunen påkoster disse undersøkelsene etter tomteoverdragelsen vil
ikke kommunen få overveltet hovedansvaret for senere inntråtte forhold, med
mindre kommunen holdt tilbake kunnskap om relevante forhold som ble
avdekket i undersøkelsen.
39
Skal prosjektet gjennomføres med ansvarlig søker er ansvarlig søker
tiltakshavers representant overfor kommunen. Ansvarlig søker har ansvar for at
søknaden inneholder nødvendige opplysninger for at kommunen skal kunne ta
stilling til om tiltaket er i samsvar med bestemmelser og tillatelser gitt i eller i
medhold av plan- og bygningsloven, jf. pbl. § 23-4 første ledd.
Videre skal ansvarlig søker samordne de ansvarlige prosjekterende, utførende og
kontrollerende, og påse at alle oppgaver er belagt med ansvar, jf. pbl. § 23-4
andre ledd.
For sekretariatet fremstår det noe uklart hvorvidt ansvarlig søker, Nordbohus
Systemhus AS, var overordnet ansvarlig utførende, John Fossli AS, eller om det
var tiltakshaver selv som var direkte oppdragsgiver til ansvarlig utførende.
Dette forholdet er for så vidt av svært stor betydning for ansvars –og
risikoplasseringen mellom tiltakshaver og ansvarlig søker og/eller ansvarlig
utførende, men har for så vidt ingen betydning for kommunens ansvar på dette
punkt.
Ansvarlig søker har ansvar for at tiltaket avsluttes ved innsending av nødvendige
opplysninger for kommunens utstedelse av ferdigattest, jf. pbl. § 23-4 tredje
ledd.
5. Gjeldene norsk rett ved uforutsette grunnforhold.
Ved uforutsette grunnforhold er utgangspunktet at byggherren selv har ansvaret
for byggegrunnen, for byggeplan og konstruksjon av hus og fundament og for
utførelsen av arbeidet. Dersom kommunen skal kunne påføres ansvar for skader
som oppstår på grunn av svikt på noen av disse punkter, må det påvises at
bygningsmyndighetene under sin befatning med bygget har begått feil som de
kan bebreides for, jf. i RT. 1967-1248, samme klare konklusjon gjentas i Rt.
2006 s. 1012.
Hvorvidt det er byggherren eller entreprenøren som bærer risikoen for
uforutsette grunnforhold er avhengig av hvilket rettsforhold ansvar bygger på.
Har det blitt inngått totalentreprise eller utførelsesentreprise gjelder følgende:
Det karakteristiske for totalentrepriser er at totalentreprenøren bærer risikoen
for prosjektering og utførelse. Videre bærer entreprenøren risikoen for
grunnforholdene med mindre han godtgjør at han ikke burde tatt dem i
betraktning, jf. NS 3431, pkt. 8.2.2.
Uførelsesentrepriser kjennetegnes ved at entreprenøren står for utførelsen, mens
byggherren står for prosjekteringen. Videre bærer byggherren risikoen for at
grunnforholdene er slik entreprenøren hadde grunn til å regne med, jf. punkt
19.3 annet ledd, i NS 8405. Prinsippet er en kodifisering av gjeldende rett, jf. Rt.
1999-922).
Det må presiseres at selv om partene har benevnt kontraktsforholdet som
utførelsesentreprise eller totalentreprise, er dette likevel ikke avgjørende for
hvilke regler som vil komme til anvendelse. Det må avgjøres på grunnlag av vid
fortolkning av kontrakten og de øvrige omstendighetene. I de tilfeller der partene
har regulert risikoen særskilt i kontrakten vil dette ofte være avgjørende
uavhengig av hvilken entreprisemodell som er valgt.
40
6. Forelagt sak
Sekretariatet vil trekke frem følgende forhold:
Kommunen hadde ikke gjennomført grunnundersøkelser. Kjøper (tiltakshaver)
ble opplyst om dette forhold. Kommunen inntok derfor en klausul som ga kjøper
rett til å heve kjøpet om undersøkelser skulle vise at tomten likevel ikke er egnet
for bebyggelse, jf. kontrakt inngått 25.februar 2000 mellom kommunen og
kjøper, se punktene 5.1 og 5.2 samt skjøte tinglyst 18.mai 2000, punkt 6.
Særskilte avtaler.
Punkt 5.2 hadde som formål at kjøper skulle forbli skadefri i tilfelle geotekniske
undersøkelser skulle vise at tomten var uegnet for bygging etter
kontraktsinngåelsen.
Tiltakshaver gjennomførte geotekniske undersøkelser i 2000 og 2002 som
påpekte utfordringer på og ved tomten, men at disse utfordringene kunne
overvinnes ved å gjennomføre ulike tiltak. Hovedkonklusjonen var at tomten var
egnet for bebyggelse gitt at nevnte tiltak ble gjennomført.
Tiltakshavers kunnskap om tomtene bygde på opplysninger gjengitt i de
geotekniske rapportene. Kommunen fattet vedtak om byggetillatelse med
bakgrunn i disse opplysningene.
Undersøkelsene og tiltakene påførte kjøper meromkostninger noen som medførte
at kommunen tilbakebetalte en ikke uvesentlig del av kjøpsummen.
Tiltakshaver ved ansvarlig søker gjennomførte deretter prosjektet.
I 2003 og 2004 løsnet steinmasser fra fjellet bak huset. Sekretariatet ser at det
mellom tiltakshaver og kommunen har vært diskusjon om hvem som skal bære
kostnaden ved en eventuell sikring.
I 2012 ble det påvist grunnforhold som kan medføre at tomten er uegnet for
boligformål. De forhold som ble avdekket i 2012 ble ikke avdekket i forbindelse
med undersøkelser vedrørende grunnforholdene. Verken de geotekniske
undersøkelser utført 5. september 2000 eller 11. september 2002 av h.h.v.
Noteby AS (senere Multiconsult AS) eller av O.T Blindheim AS (senere SWECO
Grøner AS) avdekket det forhold som fremkom i 2012. Heller ikke ansvarlig
utfører for grunnarbeidet, John Fossli AS, oppdaget nevnte forhold.
Mye tyder på at tomten i dag er uegnet for bebyggelse, men kjøpet kan ikke
uten videre heves da tomten er bebygd og de verdier som står på spill er langt
større enn om tomten hadde blitt tilbakeført til kommunen og kjøpet hevet.
Kontrollutvalgssekretariatets vurdering
Det er tiltakshaver som har plikt til å legge frem nødvendig dokumentasjon for
grunnforholdene, med mindre dette ansvaret er lagt på entreprenøren.
Det er sekretariatets vurdering at opplysningene som fremgikk av de
geotekniske rapportene ikke burde medføre at kommunen skulle ha nektet å
innvilge byggetillatelse. Det er sekretariatets vurdering at kommunen har
oppfylt kravet til forsvarlig saksbehandling.
Kommunen ikke kan holdes erstatningsrettslig ansvarlig for forhold som
tiltakshaver og/eller ansvarlig søker/utfører selv er ansvarlig for å avdekke.
41
Sekretariats mener at kommunen oppfylte den alminnelige veilednings-,
utrednings- og informasjonsplikt som følger av forvaltningsloven. Sekretariatet
kan ikke finne holdepunkter for at kommunen holdt tilbake opplysninger om
grunnforholdene på tomten. Kommunen synes å ha vært behjelpelig og delaktig i
en tidlig fase ved undersøkelser av grunnforholdene.
Det tilsynsansvar kommunen har medfører ikke et automatisk erstatningsansvar.
Foreligger et slik erstatningsansvar må det bevises at kommunen er å bebreide
for forhold i denne sammenheng.
En løsning på de forhold som ble avdekket i 2012 bør etter sekretariates mening
søkes mellom tiltakshaver og entreprenør(er).
I tilfelle årsaken til løse masser som truer Svehøgda 166, ligger på kommunalt
eid tomt, bør kommunen vurdere om, og i eventuelt i hvilken grad, kommunen
skal dekke kostnader for å sikre Svehøgda 166 på en forsvarlig måte. Dette
under forutsetning av at Svehøgda 166 er beboelig. I tilfelle kommunen tar på
seg kostnader for et slikt sikringstiltak betyr ikke dette at kommunen har ansvar
for de øvrig forhold på selve tomten.
Rådmannen vil møte i kontrollutvalget under behandlingen av saken.
Kontrollutvalget må på bakgrunn av saksfremlegg og rådmannens redegjørelse
ta stilling til vedtak i denne saken.
42
43
44
45
46
47
48
49
50
51
52
53
Eventuelt.
Behandles i utvalg
Kontrollutvalget i Malvik kommune
Saksbehandler:
Arkivkode:
Arkivsaknr.:
Møtedato
19.01.2015
Arvid Hanssen
033, &17
15/5-2
Kontrollutvalgssekretariatets innstilling
Saken legges fram uten innstilling.
54
Saksnr
009/15