Transcript Sakspapir 25 09 14.pdf

Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Medlemmer og varamedlemmer
Vår ref.
14/518-2
033 /BOSL
Dato
18.09.2014
Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Det kalles med dette inn til møte:
Dato:
Tid:
Sted:
25.09.2014
12:00-15:00
Fylkeshuset, møterom Ny Hellesund
Dersom de ikke kan møte må det snarest meldes fra til sekretær for kontrollutvalget, på
e-post: [email protected] eller tlf 90 65 64 26.
Vara møter kun etter egen innkalling.
Vedlagt følger sakene 33/14 - 40/14
for Vidar Kleppe
Leder
Line Bosnes Hegna
Sekretær for kontrollutvalget
Temark
Postboks 4
3833 BØ
Telefon
(dir.)
E-post:
[email protected]
Internett:
www.temark.no
Foretaksregisteret:
987 993 766
Bankkonto:
5083 05 41508
Sakliste for Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Møtedato: 25.09.2014
Sak nr.
Arkivsaknr.
Tittel
33/14
14/503
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE 19.06.2104
34/14
14/504
BUDSJETT 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN I VEST-AGDER
FYLKESKOMMUNE
35/14
14/505
BUDSJETT 2015 FYLKESREVISJONEN I VEST-AGDER
36/14
14/506
SELSKAPSKONTROLL RISØBANK IKS
37/14
14/507
ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR
38/14
14/509
REVISJONSORDNINGEN I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE
39/14
14/508
REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 25.09.2014
40/14
14/510
EVENTUELT 25.09.2014
Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Sak nr. 33/14
GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE 19.06.2104
Arkivsaksnr.:
14/503
Arkivkode:
033
Møtedato:
25.09.2014
Saksbehandler:
Line Bosnes
Behandling i:
33/14 Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Forslag til vedtak
Møteprotokoll fra møte 19.06.2014 godkjennes.
Saksopplysninger
Møteleder legger frem møteprotokollen for godkjennelse.
Vedlegg: Møteprotokolll 19.06.2014
Sak 33/14
Side 3 av 13
Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Sak nr. 34/14
BUDSJETT 2015 FOR KONTROLL OG TILSYN I VEST-AGDER
FYLKESKOMMUNE
Arkivsaksnr.:
14/504
Arkivkode:
151
Møtedato:
25.09.2014
Saksbehandler:
Line Bosnes
Behandling i:
34/14 Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget godkjenner budsjettforslaget for utvalget for 2015 med en netto
utgiftsramme på kr. 900 000 .
Saken oversendes fylkesrådmannen for videre behandling. Kontrollutvalgets vedtak
og saksfremstilling skal følge budsjettsaken til fylkestinget,
jf.kontrollutvalgsforskriften § 18.
Saksopplysninger
Kontrollutvalget er avgjørende for å oppnå en velfungerende egenkontroll i fylkeskommunen.
En velfungerende egenkontroll styrker innbyggernes tillit til kommunen og er viktig for å
sikre effektiv og rett bruk av ressursene.
Aktørene i egenkontrollen er fylkestinget, kontrollutvalget sammen med sekretariatet,
rådmannen og revisor. En god egenkontroll krever samspill mellom disse. For at dette
samspillet skal fungere, er det nødvendig at aktørene kjenner både sin egen og hverandres
roller.
Kontrollutvalgets medlemmer vil måtte hente inn relevant kunnskap om den kommunale
forvaltningen og de må kjenne Vest-Agder fylkeskommune. Kurs og befaringer er en naturlig
og nødvendig del av ajourføringen.
I forskrifter for kontrollutvalget § 18 står det:
«Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i
fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og
revisjonsarbeidet skal følge fylkesutvalget/fylkesrådets innstilling til fylkestinget.»
Sak 34/14
Side 4 av 13
Sak 34/14
Tilsyn med forvaltningen
Kommuneloven fastsetter fylkestingets tilsynsansvar i § 76. Tilsynsoppgaven er delegert til
kontrollutvalget, § 77. Fylkestinget velger selv et kontrollutvalg til å forstå det løpende tilsyn
med den fylkeskommunale forvaltningen på sine vegne.
Revisjon
I tillegg til å føre tilsyn med forvaltningen skal kontrollutvalget påse at kommunenes
regnskaper blir revidert på en betryggende måte. I Vest-Agder fylkeskommune har man en
egen revisjon. Fylkesrevisor avgir innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen.
Forvaltningsrevisjon
Kontrollutvalget skal videre påse at det føres kontroll med at den økonomiske forvaltningen
foregår i samsvar med gjeldene bestemmelser og vedtak, og at det blir gjennomført
systematiske vurderinger av økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra
kommunestyrets vedtak og forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Det skal utarbeides en
plan/overordnet analyse som skal godkjennes av fylkestinget.
Selskapskontroll
Kontrollutvalget skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av fylkeskommunen sine
interesser i selskaper m.m. Det skal utarbeides en plan som skal godkjennes av fylkestinget.
Ekstraordinære forhold
Dersom det i løpet av året skulle oppstå/komme uforutsette oppgaver (for eksempel
granskninger eller oppgaver fra fylkestinget) som vil kreve ekstra ressurser vil
kontrollutvalget komme tilbake til fylkestinget med anmodning om tilleggsbevilgninger.
Budsjett 2015
Budsjettet for 2015 er utarbeidet med bakgrunn i vedtatt budsjett for 2014 og justert etter
antatt behov.
For sekretariatet (Temark er det lagt inn den generelle prisøkningen. Utgiftene vil ikke være
kjent før etter representantskapsmøtene høsten 2015.
Deflator, prisjustering, er ikke fastsatt ennå. I kommunepropsisjonen 2015 (Prop. 95 (20132014)) er defaltor stipulert til 3,1 % og forventet lønnsvekst stipulert til 3,5%. Budsjettet
settes opp for 2015. For langtidsbudsjettet vil det være samme aktivitetsnivå fremover.
Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets for 2015 i VestAgder fylkeskommune.
Budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Vest-Agder fylkeskommune for 2015 vil
inneholde utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av
sekretariattjenester for kontrollutvalget.
Det er svært viktig at det settes av tilstrekkelig med midler til kontrollutvalgets virksomhet.
Det å sørge for tilstrekkelig kontroll og tilsyn av den fylkeskommunale virksomheten er
høyaktuelt, og fylkestinget har et ansvar i å sørge for at det bevilges nok med ressurser til
dette. Det er blant annet viktig at medlemmene får delta på ulike kurs og seminarer for å holde
seg oppdatert og få faglig påfyll.
Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer.
Deltakelse på fylkesvise og regionale samlinger er bra i denne sammenhengen.
Side 5 av 13
Sak 34/14
En post som godtgjøring/tapt arbeidsfortjeneste avhenger både av aktiviteten i utvalget og
hvilket godtgjøringsnivå fylkeskommunen ligger på. Det er tatt høyde for syv
kontrollutvalgsmøter i året. Sekretariatet anbefaler NKRFs kontrollutvalgskonferanse i
februar 2015, samt dagskonferanse i forbindelse med representantskapsmøte vår og høst 2015
i regi av sekretariatet.
Selskapskontroll og andre tjenester
Kjøp av tjenester omfatter også selskapskontroll og eventuelt andre tjenester. Det er viktig at
det bevilges nok penger til å gjennomføre tilstrekkelig antall selskapskontroller. Med andre
tjenester menes eventuelt bruk av ekstern bistand i form av for eksempel privat revisjon,
advokat, ekstern konsulent etc.
Budsjettet kan spesifiseres som følger:
Beskrivelse
Godtgjørelse til folkevalgte, tapt
arbeidsfortjeneste
Materiell, reise, kurs, leie
Reiser, diett, materiell
Kurs
Kjøp fra IKS
a) Sekretariat/Temark*
b) Selskapskontroll, andre
tjenester
Totalutgifter
Budsjett Budsjett
2014
425 000
Budsjett 2015
430 000
88 000
10 000
50 000
175 000
370 000*
40 000
688 000
900 000
*Denne utgiftsposten øker noe pga ny sekretariatsordning f.o.m. 01.07.14. Grunnalget for
dette tallet er tilbudet for 2014 som fylkeskommunen godkjente, økt med 3,5%.
Konklusjon:
Framlegg for budsjett for 2015 er på kr: 900 000 for kontrollutvalget, dette inkluderer
utvalgets egne utgifter og kjøp av sekretariattjenester. Vi anser dette for å være en nøktern
budsjettering, samtidig som vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for
kontrollutvalgets virksomhet i kommende år.
Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære
granskninger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse, kan behovet
for tilleggsbevilgninger til kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak
for fylkestinget.
Side 6 av 13
Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Sak nr. 35/14
BUDSJETT 2015 FYLKESREVISJONEN I VEST-AGDER
Arkivsaksnr.:
14/505
Arkivkode:
151
Møtedato:
25.09.2014
Saksbehandler:
Line Bosnes
Behandling i:
35/14 Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Forslag til vedtak
Det fremlagte budsjettforslaget for fylkesrevisjonen for 2015 vedtas med en nettoutgift
på kr 2 398 000, og forutsettes innarbeidet i det samlede budsjettet som forelegges
fylkestinget i det ordinære budsjettmøtet.
Saksopplysninger
Fylkesrevisor legger frem forslag til budsjett for fylkesrevisjonen for 2015.
Vedlegg: Fylkesrevisors brev 17.09.2014 om budsjett 2015 for fylkesrevisjonen
Sak 35/14
Side 7 av 13
Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Sak nr. 36/14
SELSKAPSKONTROLL RISØBANK IKS
Arkivsaksnr.:
14/506
Arkivkode:
216
Møtedato:
25.09.2014
Saksbehandler:
Line Bosnes
Behandling i:
36/14 Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Forslag til vedtak
Innstilling til fylkestinget:
Fylkestinget tar selskapskontrollrapporten om Risøbank IKS til orientering.
Fylkesrådmann bes om å følge opp rapportens anbefalinger og rapportere tilbake til
kontrollutvalget i møte mai 2015.
Rapporten oversendes Risøbank IKS med anbefaling å følge opp rapportens merknader og
anbefalinger til selskapet.
Saksopplysninger
Selskapskontroll av Risøbank IKS er foretatt i henhold til plan for selskapskontroll
vedtatt av fylkestinget i sak 49/2012.
Revisor Ove Egenes legger frem rapporten i møtet. Rapporten er på tidspunkt for utsendelse
av sakspapirene ikke ferdig, fordi revisjonen venter på noen høringssvar. Rapporten blir
derfor ettersendt utvalget så raskt den er klar.
Vedlegg: Selskapskontroll Risøbank IKS ettersendes
Sak 36/14
Side 8 av 13
Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Sak nr. 37/14
ORIENTERING FRA FYLKESREVISOR
Arkivsaksnr.:
14/507
Arkivkode:
210
Møtedato:
25.09.2014
Saksbehandler:
Line Bosnes
Behandling i:
37/14 Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget tar saken til orientering.
Saksopplysninger
Fylkesrevisor orienterer om revisjonsarbeidet i fylkeskommunen.
Sak 37/14
Side 9 av 13
Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Sak nr. 38/14
REVISJONSORDNINGEN I VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE
Arkivsaksnr.:
14/509
Arkivkode:
210
Møtedato:
25.09.2014
Saksbehandler:
Line Bosnes
Behandling i:
38/14 Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget setter i gang en utredningsprosess med tanke på å danne en større
revisjonsenhet i Agder. Innstillingen fra kontrollutvalget legges frem for fylkestinget innen
juni 2015.
Saksopplysninger
Kontrollutvalget mottok et brev frå fylkesordfører om spørsmål rundt vurdering av
revisjonsordningen i Vest-Agder datert 18.06.14. Kontrollutvalget fattet følgende
vedtak i sak 29/2014 den 19. juni 2014:
«Brev av 18.6.14 fra fylkesordfører til kontrollutvalget er drøftet i møte 19.06.14.
Brevet tas til orientering.
Kontrollutvalget ønsker å drøfte videre fremdrift i saken med fylkesordfører i et møte og
ber sekretæren som et grunnlag for dette å utarbeide et svarbrev hvor det formelle
rammene omkring vurdering av revisjonsordning og valg av revisor fremgår.»
Sekretærens brev av 20.6.14 følger vedlagt. Der ble rammen for det videre arbeidet
presentert.
Fylkesutvalget fattet i møte 16.9.14 følgende vedtak:
«Fylkestinget anmoder kontrollutvalget om å vurderer revisjonsordningen i Vest-Agder
Fylkeskommune.»
Sak 38/14
Side 10 av 13
Sak 38/14
Vurdering fra sekretariatet
Kommuneloven § 78 nr. 3 setter klare rammer for den formelle prosessen rundt vurdering av
revisjonsordning og eventuelt valg av ny revisor. Fylkestinget avgjør hvilken
revisjonsordning fylkeskommunen skal ha, og det skal gjøres på grunnlag av en innstilling fra
kontrollutvalget.te innebærer at det er kontrollutvalgets ansvar å sørge for at innstillingen er
grundig forberedt.
Kontrollutvalget kan overlate til andre å utrede og legge til rette for grunnlaget for
kontrollutvalgets innstilling. Andre kan være sekretariatet eller en nedsatt
arbeidsgruppe. Dette avgjør kontrollutvalget.
Prosessen videre bør derfor være som følger:
1. Kontrollutvalget avgjør i møte hvordan og hvem som skal gjøre utredningen
2. Kontrollutvalget fatter en innstilling til fylkestinget om revisjonsordningen:
enten at det består som i dag, eller det bør skje en endring, § 78 nr 3.
3. Fylkestinget avgjør deretter hvilken revisjonsordning kommunen skal ha.
4. Kontrollutvalget forbereder sak om val av revisor, § 78 nr 4.
5. Fylkestinget velger revisor på grunnlag av kontrollutvalgets innstilling.
I kontrollutvalgsmøte 25.09.14 skal kontrollutvalget ta stilling til pkt 1.
Vedlegg:
Brev fra fylkesordfører, datert 18.06.14
Brev fra kontrollutvalget, datert 20.06.14
Side 11 av 13
Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Sak nr. 39/14
REFERAT OG DRØFTINGSSAKER 25.09.2014
Arkivsaksnr.:
14/508
Arkivkode:
033
Møtedato:
25.09.2014
Saksbehandler:
Line Bosnes
Behandling i:
39/14 Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Forslag til vedtak
Kontrollutvalget tar sakene til orientering.
Saksopplysninger
- Fylkesutvalgets møter 26.08.14 og 16.09.14
- Ny sekretær, møteplan høsten 2014 og 2015
Vurdering frå
Vedlegg:
Sak 39/14
Side 12 av 13
Vest-Agder fylkeskommune
kontrollutvalget
Sak nr. 40/14
EVENTUELT 25.09.2014
Arkivsaksnr.:
14/510
Arkivkode:
033
Møtedato:
25.09.2014
Saksbehandler:
Line Bosnes
Behandling i:
40/14 Vest-Agder fylkeskommune - kontrollutvalget
Saksopplysninger
-
Eventuelle saker tas opp
Sak 40/14
Side 13 av 13