Transcript XN-QA-P09 Ledelsens Gjennomgang.pdf

Prosedyre
XN-QA-P09 Ledelsens gjennomgang
Referanser:
XN-QA-H01 Kvalitetshåndbok
ISO 9001:2008
Handlingsplaner KS og HMS
Hensikt:
Sikre en styrt prosess for gjennomføringen av Ledelsens Gjennomgåelse.
Arbeidsflyt:
HR Leder
COO
Adm. Dir.
QA/HMS Leder
CFO
Cost Controller
VO
1) Statusopptak
ledelsens
gjenomgang
2) Forberede
ledelsens
gjenomgang
3) Forberede
egne punkter
3) Forberede
egne punkter
3) Forberede
egne punkter
3) Forberede
egne punkter
3) Forberede
egne punkter
4) Lede
ledelsens
gjenomgang
5) Oppdatere
KS og HMS
handlingsplan
6) Oppfølging
av KS og HMS
handlingsplan
Nr. XN-QA-P09 // Tittel: Ledelsens gjennomgang // Dato/Rev.: 21.09.12/2 // Ansvarlig: QA/HMS Leder
3) Forberede
egne punkter
3) Forberede
egne punkter
1.
Statusopptak for Ledelsens Gjennomgang

Ansvarlig:
QA/ HMS Leder

Beskrivelse:
Kartlegge/ oppsummere grunnlag for ledelsens gjennomgang av KS- eller HMS systemet.


Input:

RUH rapporter

HMS handlingsplan

KS handlingsplan

Revisjonsrapporter

Ledelsens gjennomgang- Kvalitetsmålinger

KS System tilbakemeldinger

KS forbedring - Avviksregister

Forbedring - avvik registrert på avviksskjema
Output:

2.
Ledelsens gjennomgang - grunnlag for agenda
Forberede Ledelsens Gjennomgang

Ansvarlig:
QA/ HMS Leder

Beskrivelse:

3.
Forberede ledelsens gjennomgang og etablere agenda:

KS: Agenda i henhold til Kvalitetshåndbok Kap. 5.6

HMS: Agenda i henhold til HMS Håndbok Kap. 11.5

Avtale møte med ledelsen

Lage og sende ut møteinnkalling

Ledelsens gjennomgang - grunnlag for agenda

Input:

Output:

Ledelsens gjennomgang KS - innkalling m/ agenda & ansvarlige

Ledelsens gjennomgang HMS - innkalling m/ agenda & ansvarlige
Forberede innledning egne punkter KS


Ansvarlig:

QA/HMS Leder

HR Leder

COO

Adm. Dir.

CFO

Cost Controller

Verneombud
Beskrivelse:
Agenda - Ledelsens Gjennomgåelse av KS - systemet. Ref. Kvalitetshåndbok, Kapittel 5.6:
Ledelsen skal ha en årlig gjennomgåelse og evaluering av kvalitetssystemet og basert på denne gjennomgåelsen iverksette forbedringer. Ledelsens
gjennomgåelse skal sikre kontinuerlig fokus på forbedring av KS – systemet inkludert nødvendig revisjon av KSH, samt at systemet er hensiktsmessig,
relevant og effektivt. Grunnlaget for gjennomgåelsen er en oppsummering av resultater, med status på aksjoner, fra avvikssystemet, interne og eksterne
kvalitetsrevisjoner, verifikasjoner, og tilsyn.(samt andre elementer listet opp i samme kapittel). Ledelsens gjennomgang skal resultere i en aksjonsliste med
terminer og ansvarlige som legges inn i KS-handlingsplan som følges opp kvartalsvis. Daglig Leder i samarbeid med QA/HMS Leder er ansvarlig for å
forberede og foreta denne gjennomgåelsen og følge opp aksjoner.
Nr. XN-QA-P09 // Tittel: Ledelsens gjennomgang // Dato/Rev.: 21.09.12/2 // Ansvarlig: QA/HMS Leder
Nr.
Element
Kommentar
1
Aksjonsliste Ledelsens Gjennomgåelse
- Statusopptak KS Handlingsplan
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
2
Status styringssystem
- Status styringssystem
- Videre arbeid - implementering
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
3
Status Styrende dokumenter
- Status Styrende Dokumenter
- Forbedringsmuligheter
- Bruk i organisasjonen/eierskap/behov?
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
4
5
Gjennomgang som behandler alle prosessene og
- Basert på resultater fra oversikt over avvik, revisjoner, verifikasjons-
vektlegger kritiske og alvorlige avvik, spesielt når disse
aktiviteter og tilsyn utført internt og av Kunder/ Myndigheter.
kan føres tilbake til svikt i KS - systemet
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
Status og effektivitet i prosessene
- Basert på faktiske data om nøkkeltallene som er definert.
- Måling/ vurdering av kvalitet
- Ansvarlig: QA/ HMS Leder
6
Status Avviks- og forbedringsarbeid ved TKXN
- Status avvik/avvikskostnader/trender
- Diskusjon
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
7
Samsvar med eksterne krav (standarder)
- Status
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
8
Avhengigheter/ konsensus andre bedrifter . Status.
- Innledning
- Diskusjon
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
9
Måling av Kundetilfredshet
- Status
- Ansvarlig: Prosjektleder
10
Oppnåelse av egne kvalitetsmål basert på målinger av
- Status oppnåelse av Kvalitetsmål
oppnådde resultater. Andre kvalitetsmål?
- Diskusjon
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
11
Evaluering av opplærings- og ressursbehov
- Status
- Diskusjon
- Ansvarlig: HR Leder
12
Nødvendige revisjoner av KS Håndbok
- Innspill fra deltakere
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
13

Gjennomgang og oppdatering av basis Verifikasjons- og
- Gjennomgang og status.
revisjonsprogram
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
Input:
Ledelsens gjennomgang KS - innkalling m/ agenda & ansvarlige

Output:
Ledelsens gjennomgang KS - Innledning/ presentasjoner egne punkter
4.
Forberede innledning egne punkter HMS


Ansvarlig:

QA/ HMS Leder

HVO
Beskrivelse:
Agenda for Ledelsens Gjennomgåelse av HMS - systemet. Ref. til HMS - Håndbok, kapittel 11.5:
Ledelsens gjennomgåelse skal sikre en kontinuerlig forbedring av HMS - systemet inkludert nødvendig revisjon av HMS - Håndboka, samt at systemet er
hensiktsmessig, relevant og effektivt.
Nr. XN-QA-P09 // Tittel: Ledelsens gjennomgang // Dato/Rev.: 21.09.12/2 // Ansvarlig: QA/HMS Leder
Nr.
Element
Kommentar
1
Aksjonsliste Ledelsens Gjennomgåelse
- Statusopptak HMS Handlingsplan.
- Ansvarlig: HMS Leder
2
3
4
Gjennomgangen behandler alle prosessene og vektlegger kritiske og
- Tall fra foregående år gjennomgås.
alvorlige hendelser (skader, nestenulykker, materielle tap), spesielt når
- Diskusjon
disse kan føres tilbake til svikt i HMS - systemet
- Ansvarlig: HMS Leder
Videre gjennomgås all statistikk mht. skader, nestenulykker og
- Statistikk så langt gjennomgås.
sykefravær med fokus på årsaker og utførte forbedringer samt
- Diskusjon
sammenligning med tilsvarende virksomheter
- Ansvarlig: HMS Leder
Oppnåelse av egne HMS - mål
- HMS - målsettinger i Kap. 4.5 i HMS - Håndboka
(relevans/antall/andre?)
- Ansvarlig: HMS Leder
5
Samsvar med eksterne krav (lover, regler eller forskrifter).
- Vurdering av HMS
- Noe nytt fra sist?
- Ansvarlig: HMS Leder
6
Forpliktende HMS- engasjement på forskjellige nivå i organisasjonen.
- Statusopptak
- Diskusjon
- Ansvarlig: HMS Leder
7
Resultater fra HMS- revisjoner
- Oppsummering og status på aksjoner.
- Ansvarlig: HMS Leder
8
9
Gjennomgang og oppdatering av basis Verifikasjons- og
- Gjennomgang og status.
revisjonsprogram
- Ansvarlig: QA/HMS Leder
Nødvendige revisjoner av HMS Håndbok
- Innspill fra deltakere
- Ansvarlig: HMS Leder
Ledelsens gjennomgang skal resultere i en aksjonsliste med terminer og ansvarlige. Aksjonslista overføres til HMS Handlingsplan. Daglig Leder i samarbeid med HMS
Leder er ansvarlig for å forberede og foreta denne gjennomgangen og følge opp aksjoner.

Input:
Ledelsens gjennomgang HMS - innkalling m/ agenda & ansvarlige

Output:
Ledelsens gjennomgang HMS - innledning/ presentasjoner egne punkter
5.
Lede ledelsens gjennomgang

Ansvarlig:
QA/ HMS Leder



Beskrivelse:

Velge referent

Lede gjennomføringen av ledelsens gjennomgang

Gjennomgang hvor tiltak, aksjoner, frister og ansvarlige sanksjoneres

Utstede møtereferat med beskrivelse av gjennomgåtte punkter og aksjonspunkter

Ledelsens gjennomgang HMS - innledning/ presentasjoner egne punkter

Ledelsens gjennomgang KS - Innledning/ presentasjoner egne punkter
Input:
Output:

Ledelsens gjennomgang KS - møtereferat m/aksjoner

Ledelsens gjennomgang HMS - møtereferat m/aksjoner
Nr. XN-QA-P09 // Tittel: Ledelsens gjennomgang // Dato/Rev.: 21.09.12/2 // Ansvarlig: QA/HMS Leder
6.
Oppdatere KS handlingsplan

Ansvarlig:
QA/ HMS Leder

Beskrivelse:
Oppdatere KS handlingsplan

Input:
Ledelsens gjennomgang KS - møtereferat m/aksjoner

Output:
KS handlingsplan oppdatert etter ledelsens gjennomgang
7.
Oppdatere HMS handlingsplan

Ansvarlig:
QA/ HMS Leder

Beskrivelse:
Oppdatere HMS handlingsplan

Input:
Ledelsens gjennomgang HMS - møtereferat m/aksjoner

Output:
HMS handlingsplan oppdatert etter ledelsens gjennomgang
8.
Oppfølging av KS Handlingsplan

Ansvarlig:
QA/ HMS Leder


Beskrivelse:

Følge opp aksjoner i KS handlingsplan

Aksjoner lukkes i henhold til plan
Input:
KS handlingsplan oppdatert etter ledelsens gjennomgang

Output:
KS handlingsplan
9.
Oppfølging av HMS Handlingsplan

Ansvarlig:
QA/ HMS Leder


Beskrivelse:

Følge opp aksjoner i HMS handlingsplan

Aksjoner lukkes i henhold til plan
Input:
HMS handlingsplan oppdatert etter ledelsens gjennomgang

Output:
HMS handlingsplan
Nr. XN-QA-P09 // Tittel: Ledelsens gjennomgang // Dato/Rev.: 21.09.12/2 // Ansvarlig: QA/HMS Leder