Transcript ARENDAL KOMMUNE Rammeavtale mellom Arendal Eiendom KF

ARENDAL KOMMUNE
Saksfremlegg
Referanse:
Ordningsverdi:
2010/11112 / 4
610/&10
Vår saksbehandler
Ingunn Kilen Thomassen, tlf 37013148
Saksgang:
Pol. saksnr.
Politisk utvalg
Komite for kultur miljø og næring
Møtedato
Bystyret
Rammeavtale mellom Arendal Eiendom KF og Arendal kommune
Rådmannens forslag til vedtak:
1. Bystyret vedtar Rammeavtale for bygg, eiendom og anlegg, med tilhørende vedlegg.
2. Rådmannen gis fullmakt til å fremforhandle mindre endringer i rammeavtalen.
Vedlegg:
1
2
3
4
5
6
7
Rammeavtale mellom Arendal Eiendom KF og Arendal kommune
Matrise FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold, utvikling)
Leiet areal og husleie pr enhet
Leiekontrakt formålsbygg
Avtale vedrørende prosedyrer og ansvar knyttet til utleie av kommunale boliger
Matrise vaktmestertjenester
Matrise miljøservice og renhold
Bakgrunn / Saksfremstilling:
Intensjonen bak opprettelsen av Arendal Eiendom KF var at foretaket skulle være et redskap for
gjennomføring av kommunes eiendomspolitikk, ved å sikre hensiktsmessige bygg for kommunen sin
virksomhet og tjenesteyting, samt effektivt ivareta forvaltning, drift og vedlikehold av bygningsmassen. Dette
gjenspeiles også i vedtektene for foretaket. Foretaket skal drifte eiendommene profesjonelt og ivareta
bygningene etter moderne metoder. Målet med denne organiseringen er å bla øke fokuset og bevisstheten
rundt eiendomsmassen, for derved å oppnå reduserte kostnader på lang sikt.
For å oppnå best mulig effekt av en slik omorganisering er det av stor betydning at det etableres et avtaleverk
som er lett forståelig og entydig når det gjelder rollefordeling og oppgaver til organisasjonen. Dette er
bakgrunnen for at det er utarbeidet en rammeavtale.
Det er foretaket som skal ha den samlede oversikt over alle bygg og eiendommer som tilhører kommunen. Det
er også foretaket som har ansvar for å gjøre de nødvendige prioriteringer knyttet til vedlikehold av den
eksisterende bygningsmassen. Foretaket er imidlertid avhengig av god og tett dialog med den enkelte enhet og
bruker av byggene for på best mulig måte å ivareta sitt ansvar og sine oppgaver. Dersom den enkelte enhet ser
muligheter for å redusere areal, legger avtalen opp til at enheten skal ha en gevinst gjennom redusert husleie.
2010/11112/-4 Side1av 2
Før det aktuelle areal fremleies eller selges skal foretaket sammen med rådmannen vurdere om arealet kan
dekke andre kommunale behov.
Vurderinger:
Dette er en avtale som regulerer de overordnede forhold mellom bystyret, brukerne (enhetene) og
eiendomsforetaket. Rammeavtale for eiendom, bygg og anlegg i kommunen fastsetter prinsipper og
retningslinjer for samhandel mellom partene. Avtalen dekker områdene anskaffelser og avhending av bygg,
faste og midlertidige bygg og anlegg som benyttes av kommunen og drift(FDVU) av disse. Andre avtaler som
regulerer andre tjenester, SLA(Service Level Agrement), og ordinære husleiekontrakter er basert på
rammeavtalen.
Driftsmessige og økonomiske konsekvenser av rådmannens forslag til vedtak:
Utgangspunktet for avtalen er de økonomiske rammer og rådende forhold i 2011. Når det gjelder utvikling og
endring av bygningsmassen vil dette normalt kreve investeringsmidler. Ønske om slike endringer må da
spilles inn i forbindelse med budsjettprosessen og få sin politiske behandling i denne sammenheng. Hva
gjelder de økonomiske forhold legger avtalen opp til beregning av husleien etter selvkostprinsippet. Den
endelige beslutning om husleieregulering tas av bystyret i forbindelse med årlig budsjettbehandling.
Rådmannen, dato 27/7-2011
Harald Danielsen
2010/11112/-4 Side2av 2