Til sameierne i Sameiet Søndre Nes

Innkalling til ordinært sameiermøte

Det innkalles herved til ordinært sameiermøte i Sameiet Søndre Nes, Haslum.

Tid:

Tirsdag 26. april 2011, kl. 18.30

Sted:

Løkeberg skole, ”Festsalen” i hovedbygningen

Styret gjør oppmerksom på at styremøtereferatene fra 2010 og 2011, vedtekter, mal til overdragelsesavtale med mer er tilgjengelige på internettsiden www.sondrenes.no

. Til behandling foreligger følgende saker:

1 KONSTITUERING

a) Valg av to til å underskrive protokollen b) Godkjenning av innkalling c) Valg av møteleder d) Valg av referent

2 STYRETS ÅRSBERETNING FOR 2010 (VEDLEGG1) 3 HMS I SAMEIET

Lars Halaas Lyster presenterer Plan for internkontroll (finnes også på www.sondrenes.no

) og resultater av spørreundersøkelsen.

4 ÅRSREGNSKAP FOR 2010 (VEDLEGG 2)

a) Årsoppgjør for 2010 b) Revisors beretning Forslag: Årsoppgjøret tas til etterretning.

5 BUDSJETT 2010

Det er foreløpig budsjettert med et underskudd på kr. 400 000 i driftsresultatet for 2011. Derimot har sameiet egne midler som overstiger gjelden med ca. kr. 500 000. Styret ønsker å videreføre og styrke vedlikeholdet, redusere unødvendige utgifter og øke inntektene noe. Det er et mål for styret at bygningsmassen ivaretas, uten å utgiftene påfører sameiet økonomiske utfordringer. Vedlikeholdskostnader: • • Drenering av KKv 12 og én til. Styret har bestilt en rapport fra en takstmann om tilstanden til, og vedlikeholdsbehovet for, yttervegger, tak og piper. Tiltak (maling, utskifting av ytterkledning etc.) er budsjettert med en erfaringsverdi, men det er foreløpig usikkert hvilke tiltak som skal utføres. Det er planlagt et ekstraordinært sameiermøte for å informere om takstmannens utredning og diskutere mulige vedlikeholdsvalg. p:\sameie\sameiermøte\sameiermøte april2011\innkallingsameiermøte-april2011-final.doc 12.04.2011

• Det er budsjettert for installering av ca. 8 pipehatter. Søknader sendes skriftlig til styret. Førstemann til mølla prinsippet gjelder. Søknadsfrist er 31. mai 2011. Annet: Budsjettet tar høyde for kostnader knyttet til teknisk rådgivning for følgende tjenester: • • Rapport og vedlikeholdsplan for ytre veldikehold (vegger/tak/piper) for hele sameiet. Utredning av flytting av alle søppelkasser til den kommunale veien, noe som kan medføre en årlig besparelse på kr. 70 000 i bæretillegg etter flytting. • Faglig bistand fra en byggfagperson ved kontrahering og oppfølging av drenering. Budsjettet tar foreløpig ikke høyde for sikring av avløpsrør mot rotter (se pkt 19 i årsberetningen) eller annen skadedyrbekjempelse. Budsjettet tar heller ikke høyde for ansettelse av ekstern styreleder eller eksterne styremedlemmer. Inntekter: For å hensynta den generelle prisstigningen og det store vedlikeholdsbehovet i de kommende årene, foreslår styret å øke felleskostnadene fra og med mai 2011 med kr. 200 per måned per seksjon og ytterligere kr. 200 fra og med januar 2012 (gjenstående dreneringer, yttervegger mm.)

6 GODTGJØRELSE TIL SITTENDE STYRET

Forslag: kr. 40 000 til intern fordeling.

7 STYRETS FORSLAG OM VEDTEKTSENDRING

Seksjonseier i KKv 4E har inngått overdragelsesavtale med sameiet den 11. januar 2011. Etter beslutning i sameiermøtet den 28. april 2010 krever dette at seksjonseieren også overtar vedlikeholdsplikt av overtatt areal som beskrevet i overdragelsesavtalen.

Forslag til vedtektsendring: Nytt tredje ledd i § 5 skal lyde: Eier av seksjon 21 har overtatt fellesareal i kjeller under seksjonen og overtar vedlikeholdsansvaret for dette som beskrevet i overdragelsesavtale av 11. januar 2011.

8 KKV 10 A: SØKNAD OM GODKJENNING AV SKILLEVEGG (VEDLEGG 3)

Seksjonseierne i KKv 10a søker om godkjenning av allerede oppført skillevegg, som sperrer av fellesgangen.

Styrets merknader:

•

Styret slår fast at sameiermøtet i 2010 godkjente KKv 10as søknad om reseksjonering med unntak av fellesgangen. Disponering av fellesarealer, for eksempel avsperring av fellesgang, skal omsøkes styret/sameiemøtet. Frem til godkjenning er avsperringen urettmessig.

• •

Styret har ikke kompetanse til å godkjenne skilleveggen. Styrets og sameiets kompetanse knytter seg i denne forbindelse til disponeringen av fellesarealer. Styret forstår søknaden til å omhandle overtagelse av fellesareal i gang under seksjonen som KKv 10a ikke søkte om til sameiemøtet i 2010.

• •

Styret viser til prinsippvedtaket i fjorårets sameiemøte om at det ikke kreves enighet i rekken for å kunne søke om overtagelse av fellesarealer under seksjonene. Styret anser seg rettslig og faktisk bundet av vedtaket. Selv om avsperring godkjennes av sameiet, må plan- og bygningsmyndighetene ta stilling til oppsetting av vegg. Myndighetene krever gjennomgående dokumentasjon på at overdragelsen av

p:\sameie\sameiermøte\sameiermøte april2011\innkallingsameiermøte-april2011-final.doc 12.04.2011

fellesarealer har funnet sted, typisk i form av overdragelsesavtalen mellom styret og seksjonseieren. Overdragelsesavtale kan først inngås når overdragelse av fellesarealet er godkjent i sameiermøtet. Forslag: Styret foreslår å godta overdragelse av alt fellesareal (inkludert fellesgangen) under seksjon 10 a, jf. også fjorårets vedtak. Det skal inngås overdragelsesavtale med sameiet v/styret. Tiltakshaver bærer alle påregnelige omkostninger og risiki med tiltaket, og overdragelsen finner sted på de vilkår som fremkommer av overdragelsesavtalen. Sameiemøtets vedtak åpner for mulighet for søknad om bygningsendring til kommunen og eventuelt reseksjonering.

9 KKV 11A: SØKNAD OM OPPFØRING AV UTVENDIG TRAPP (VEDLEGG 4)

Seksjonseierne i KKv 11a søker om tillatelse til å oppføre utvendig trapp på planlagt tilbygg. Oppføring av tilbygg er blitt godtatt i sameiermøte 2010 (uten trapp) og seksjonseieren har fått tillatelse av kommunen for å oppføre tilbygget (med trapp) i 2011. Trappen gir atkomst til kjelleretasjen og erstatter dagens dør til fellesgangen, som iht beslutning i sameiermøtet 2010 oppheves til fordel for en lukket vegg.

Forslag: Styret foreslår at tillatelse blir gitt. Søker dekker alle påregnelige kostnader og risiki ved tiltaket.

10 KKV 11A: SØKNAD OM FORLENGELSE AV FRISTEN FOR OPPFØRING AV TILBYGG (VEDLEGG 5)

Ifølge sameiets vedtekter skal tilbygg oppføres i løpet av to år etter at tillatelsen er gitt. På grunn av lang saksbehandlingstid i kommunen søker seksjonseieren i KKv 11a derfor om forlengelse av denne fristen med ett år.

Forslag: Styret foreslår at fristen for oppføring av tilbygg forlenges med ett år.

11 KKV 16 SØKNAD OM TILLATELSE TIL Å FLYTTE UTEBOD (VEDLEGG 6)

Seksjonseierne i KKv 16 ønsker at søppelstativene flyttes ned til den kommunale veien, og at de skal få tillatelse til å flytte dagens utebod til det stedet der rekkas søppelbod er plassert i dag.

Forslag: Styret foreslår at tillatelse blir gitt. Søker overtar alle kostnader og risiki som er knyttet til vedtaket.

12 SØKNAD VEDTEKTSENDRING FRA SAMEIER (VEDLEGG 7)

Seksjonseier i VV69a søker om følgende vedtektsendring: ”I vedtektene punkt.

§ 7 f

orandringer av seksjonen, antenne m.m. ledd om generelle retningslinje punkt 4 står det følgende:

- Tilbygg på endehus kan ha en maksimal bredde (forlengelse) på 3 meter.

Forslag til nytt avsnitt / endring.

- Tilbygg på endehus kan ha en maksimal bredde (forlengelse) på 4 meter.”

Søker begrunner søknaden slik: p:\sameie\sameiermøte\sameiermøte april2011\innkallingsameiermøte-april2011-final.doc 12.04.2011

”Disse retningslinjene på tre meter går i mot del 1 av retningslinjene på tilbygg med max begrensning på 50 kvadratmeter, og tilbygg kan bare være 10 meter ganger 3 meter bred. Vedtektene konkluderer også; Alle søknader om tilbygg skal vedtas av Sameiermøtet. Sameiermøtet, styret eller andre som etter § 42 representerer sameiet, kan ikke treffe beslutning som er egnet til å gi visse sameiere eller andre en urimelig fordel på andre sameiers bekostning Der tilbygg allerede er skjedd på mer enn de gjeldende 3 meter, vil det allerede ha gitt noen andelseiere en rett mer enn senere søkere.”

Forslag: Styret anbefaler å avslå søknaden om vedtektsendring. Bakgrunnen er primært at styret ikke ønsker å anbefale en vedtektsendring som åpner for et tilbygg som styret vurderer som for lite utredet. (se sak 13). Styret konstaterer også at bredden av mange tidligere oppførte tilbygg er 3 m eller mindre. For noen av tilbyggseiere var den vedtektsfestede bredden årsaken til. Styret er av den oppfatningen at spørsmålet om en slik vedtektsendring bør utredes nærmere.

13 SØKNAD OM TILLATELSE OM Å OPPFØRE TILBYGG TIL SEKSJON VALLERVEIEN 69A (VEDLEGG 8).

Seksjonseierne i VV 69a ønsker å oppføre tilbygg på seksjonens endevegg, enten på 3 m bredde eller på 3,6 m bredde. Som styret tolker mottatt dokumentasjon slik at tilbyggsalternativ på 3 m bredde er i hovedsak dokumentert i ”Beskrivelse av forslag”, datert 8.3.2011 og at tilbyggsalternativ på 3,6 m bredde er vist i ”Revidert beskrivelse av forslaget”, datert 31.3.2011.

Styrets merknad: Styret har vurdert beskrivelse av forslag fra 8.3.2011 og påpekte diverse mangler i tegningene, som gjør det vanskelig å ta stilling til søknaden. Styret påpekte også vedtektsfestet begrensning på 3 m bredde på tilbygg. Styret konstaterer at tegningene i ”Revidert beskrivelse av forslaget” fra 31.3.2011 er av noe bedre kvalitet, men at det fortsatt mangler tilstrekkelig gode tegninger på et tilbygg med 3 m bredde. Styret er usikker på det helhetlige inntrykket pga av manglende kvalitet på tegninger, inkludert den estetiske utførelsen av inngangspartie. (inngangsparti i kjelleren som krever nedgraving; veranda på en langsside, der ingen andre seksjoner har veranda/ veranda rundt hjørnet; atkomstvei som krever terrengforandringer). Styret foreslår at søkerne kommer tilbake med en mer utførlig prosjektert søknad. Forslag: Styret foreslår at søknaden avslås.

p:\sameie\sameiermøte\sameiermøte april2011\innkallingsameiermøte-april2011-final.doc 12.04.2011

14 VALG

Det skal i år velges styreleder, tre styremedlemmer og vara styremedlem. Lars Halaas Lyster, KKv 8c er valgt frem til 2012. Per-Olav Moslet, som er valgt frem til 2012, trekker seg fra styret. Valg av styreleder: velges for 1 år. Valgkomiteens kandidat: Franziska Ludescher-Huber (står til valg, forutsatt at hele styret kan ”bemannes” med sameiere). Ingen andre innkomne forslag.

Forslag: Gokjent

Valg at 3 styremedlemmer (2 velges for 2 år, 1 velges for 1 år) og 1 vara (velges for 1 år): Valgkomiteens kandidater:

ingen innkomne forslag

Bærum, 14. april. 2010 Sameiet Søndre Nes Styret p:\sameie\sameiermøte\sameiermøte april2011\innkallingsameiermøte-april2011-final.doc 12.04.2011