Transcript DNG Vel innkalling 2013 med vedlegg.pdf

DE NYE GRØNLANDSKVARTALENE VEL
INNKALLING TIL ÅRSMØTE 2013
Årsmøtet i De nye Grønlandskvartalene Vel avholdes
onsdag 20. mars 2013 kl. 18:00 på Kafé Asylet, 2.etg. adresse Grønland 28
TIL BEHANDLING FORELIGGER:
1. KONSTITUERING
A Valg av møteleder
B Opptak av navnefortegnelse
C Valg av referent og minst en person til å underskrive protokollen
D Spørsmål om møtet er lovlig kalt inn og godkjenning av dagsorden
2. ÅRSBERETNING
A Årsberetning for 2013
3. ÅRSREGNSKAP
A Årsregnskapet for 2013
B Disponering av årets resultat
C Revisjonsberetning
4. PLANER OG BUDSJETT FOR KOMMENDE ÅR, HERUNDER FASTSETTELSE AV
MEDLEMMENES BIDRAG
A Orientering om budsjett for 2013
B Fastsettelse av medlemskontingent for 2013
5. GODTGJØRELSER
A Styret kr 90 000,6. VALG AV TILLITSVALGTE
A Valg av styreleder for 1 år
B Valg av nestleder for 1 år
C Valg av minst ett styremedlem for 1 år
D Valg av minst 3 varamedlemmer for 1 år
7. FORSLAG
A Forslag fra Bygg 7 om å hindre bilparkering og biltrafikk utenfor serveringsstedene
B Forslag fra Bygg 7 om å hindre bilparkering på parkeringsplasser for sykler
C Forslag fra Bygg 7 om å kunngjøre parkeringsreglene gjennom oppslag i hvert bygg
D Forslag fra Bygg 7 om å skilte tillatelse til å parkere utenfor Bygg 7
E Forslag fra Bygg 7 om å få Oslo Kommune til å endre skiltingen i Rubina Ranas gate og
Mandalls gate
F Forslag fra Bygg 7 om oppsetting av bom i Rubina Ranas gate og Mandalls gate
Oslo, 12. mars 2013
I styret for De nye Grønlandskvartalene Vel
Per-Gunnar Kung Skotåm
Martin Sunde Skulstad
Jan Mehlum
Werner Wilhelm Dallawara
480 De nye Grønlandskvartalene Vel
Årsberetning 2012
DE NYE GRØNLANDSKVARTALENE VEL
ÅRSBERETNING 2012
1.
TILLITSVALGTE
Siden forrige årsmøte har vellets tillitsvalgte vært:
STYRET:
Styreleder:
Nestleder:
Styremedlem:
Styremedlem
Per-Gunnar Kung Skotåm
Jan Mehlum
Werner Wilhelm Dallawara
Martin Sunde Skulstad
Bygg 13
Bygg 8
Bygg 9
Bygg 2
VARAMEDLEMMER:
1.Varamedlem:
2.Varamedlem:
3.Varamedlem
2.
Britt Merete Flyum
Svein Steinfeld Jervell
Marianne Borgen
Bygg 11
Bygg 13
Bygg 5
FORRETNINGSFØRSEL OG REVISJON
Forretningsførselen er utført av Oslo og Omegn Boligforvaltning AS i henhold til
kontrakt. Revisjonen er utført av BDO AS.
3.
GENERELLE OPPLYSNINGER OM VELLET
VIRKSOMHETENS ART OG LOKALISERING
De nye Grønlandskvartalene Vel er en velforening med beliggenhet i Oslo. Vellet
består av 16 medlemmer, hvor medlemmene er bygg i området ”De nye
Grønlandskvartalene” og brukere av dets utenomhusarealer.
De 13 nye byggene i DNG henger infrastrukturmessig sammen under bakken i det
som er Garasjeanlegget til DNG Garasjesameie. De tre byggene som ikke er reist
med Pecunia as som utbygger belastes ikke for kostnader for tekniske rom og annen
teknisk infrastruktur i DNG. Bygg 2 og 3 har egne fjernvarmesentraler. Disse etterses
som en del av det daglige vedlikeholdet av vaktmestertjeneste som belastes DNG
Vel. De 11 andre byggene fordeler seg på 2 fjernvarmesameier. Disse belastes med
hhv. Ca. kr. 10 000 og kr. 15 000 årlig knyttet til vaktmestertjenesten særegent siden
det er mer komplekse anlegg. Reparasjoner på hvert fjernvarmeanlegg belastes det
enkelte objekt.
Vellet er registrert i Foretaksregisteret med organisasjonsnummer 989 992 564.
ARBEIDSMILJØ OG LIKESTILLING
Vellet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser. Styret mener arbeidsmiljøet i
selskapet er tilfredsstillende. Det har ikke vært skader, ulykker eller sykefravær i
2012.
Side 1 av 5
480 De nye Grønlandskvartalene Vel
Årsberetning 2012
Vellet følger likestillingslovens bestemmelser og tilstreber likestilling ved valg av
tillitsvalgte, samt ved nyansettelser. Det finnes p.t. ingen ansatte. Styret består av fire
menn og ingen kvinner. Styret har ut fra en vurdering av antall ansatte og
stillingskategorier ikke funnet det nødvendig å iverksette spesielle tiltak med hensyn
til likestilling.
YTRE MILJØ
Vellet forurenser ikke det ytre miljø i vesentlig grad.
KONTAKTINFORMASJON TIL STYRET
Styret treffes på telefon 952 31 129 eller e-post [email protected].
VAKTMESTERTJENESTE
Vellet har avtale om vaktmestertjeneste med Vaktmester Andersen AS.
Vaktmesterens navn er Ronny Gilstad og kan kontaktes på e-post:
[email protected] og tlf 464 11 614 (i arbeidstiden, 8-15). Kun styret
kan bestille vaktmesterarbeid for lagets regning ut over det rutinemessige.
Avtalen omfatter vaktmestertjenester i samtlige bygg tilknyttet DnG.
Vaktmesteroppgavene som er knyttet til vellets virksomhet gjelder
utenomhusarealene.
UTPLASSERING AV CONTAINERE
Styret i DNG Vel har vedtatt å forsøke en fast rutine med Containere plassert i hhv.
Rubina Ranas gate 14 og Mandallsgate 10-16 den første tirsdag i hver
oddetallsmåned, dvs. følgende datoer for 2013 og 2014:
2013
5. mars
7. mai
2. juli
3. september
5. november
2014
4. mars
6. mai
1. juli
2. september
4. november
Dette vil komme som oppslag på tavler i garasje og oppganger.
4.
STYRETS ARBEID
Styret har i siste periode avholdt 6 styremøter.
Styret har hatt som ramme og mandat for sitt arbeid å foreta en samordning av drift
og vedlikehold med Fjernvarmesameie I+ II og Garasjesameiet samt de ulike
medlemmene av DNG Vel
Styret har i løpet av denne styreperioden behandlet saker innenfor følgende områder:

Fellesareal ute. Et vedlikeholdsetterslep på portene til fellesareal er
utbedret og fungerer nå tilfredstillende.
Side 2 av 5
480 De nye Grønlandskvartalene Vel









5.
Årsberetning 2012
Felles grøntareal. Det er inngått pleieavtale for grøntareal med ISS
Landscaping. Denne er utvidet med areal som innledningsvis falt
utenom som arealene utenfor Bygg 2 og 3 på høyere nivå, samt
arealene i Margit Hansens gate utenfor Viva Grønland.
Lyssettingen på fellesareal er forsterket og gir en triveligere og tryggere
ferdsel utendørs i mørkeperioden.
Det er inngått vaktmesteravtale med Vaktmester Andersen as for
fellesareal og for alle byggene. Styret opplever leveransen,
samarbeidet og dialogen som god og vi er fornøgd med tjenesten.
DNG Vel har på vegne av byggene protestert på utvidete skjenketider i
nærområdet og kommet med innsigelser på den opprinnelige høgde og
form på kontorbygget på Statoil tomta.
Det er gått brannbefaringer med brannvesenet på uteareal i samspill
med initiativ fra et av byggene. Det samme gjelder i samspill med
Garasjestyret for areal under bakken. Det er styrets intensjon og forslag
at DNG Vel tar ansvar og samordner nødvendig
brannsikkerhetsvedlikehold i samspill med Garasjestyret, de enkelte
bygg samt DNG næring.
DNG Vel har tatt som en fellesoppgave å reparere samt feste nedre del
av taknedløp på de fleste av byggene.
DNG har sørget for overmaling av tagging på vegger o.a. på en rekke
bygg. Styret registrerer at det er nødvendig med en ny runde.
Borettslaget Mandallsgate 6-8 har meddelt at de etter styrevedtak vil
melde seg ut av DNG Vel fra 1. juni 2013. Dette var varslet i fjor og det
har vært avholdt et møte med Borettslaget om dette. Borettslaget
Mandallsgate 6-8 må avklare alle juridiske forhold rundt dette. Det er
ikke gjort og styret for DNG Vel bestrider Borettslagets adgang til å
melde seg ut gjennom vedtak i eget styre. Styret i DNG vel vil også
imøtegåe evt. forsøk på å ta med seg areal ut av DNG Vel.
Styret har vurdert rettslige skritt mot utbygger knyttet til ikke utførte
reklamasjoner , men har frafalt dette siden reklamasjonsansvaret i
hovedsak bortfaller om den ikke er utført innen fem år uavhengig av om
det er reklamert tidligere.
SAMEIETS UTFORDRINGER
Sameiets utfordringer omhandler følgende områder:


Iverksette nødvendig vedlikehold, bedring av tilkomst og utbedring av
tekniske systemer knyttet til Brannberedskap.
Videreutvikle fellestjenestene på områder som berører alle for å skape
rutiner som avlaster belastningene på de enkelte byggenes styrer.
Side 3 av 5
480 De nye Grønlandskvartalene Vel



6.
Årsberetning 2012
Det sittende styret ønsker å videreutvikle DNG som et familie- og
barnevennlig boområde. Vi ønsker å bruke rundt kr. 100 000 årlig på
dette. Innspill og forslag ønskes.
Nå viser det seg at Utbygger/Glamox/Elajo vil erstatte defekte
lysarmaturer på de nye byggene helt eller delvis. For å spare energi og
penger bør DNG Vel se på en plan for utskifting av armaturer i tråd med
at flere vil bli defekt i de kommende år. Det er en lysrevolusjon på gang
som tilsier at det kan være mye å spare når man uansett må skifte de
gamle.
For å styrke den direkte dialogen og meningsutvekslingen mellom styret
og de byggene som utgjør DNG Vel foreslås til dette Årsmøtet en
vedtektsendring: ”For å forestå arbeidet velges et styre bestående av
fire medlemmer. Minst 3 ganger årlig avholdes det Plenumsmøter
bestående av styret samt en representant for hvert bygg-fortrinnsvis
styreleder. I dennes fravær kan annen representant fra styret i bygget
møte. Dette Plenumsmøtet er vedtaksført og gir rammer for styrets
arbeid utover Årsmøtets vedtak. For 2013 foreslås plenumsmøter
torsdag 13. juni, torsdag 26. september og torsdag 5. desember. Alle
dager kl. 18. Frist for innsending av forslag fra styrer og representanter
er 10 dager før. Innkalling med dagsorden skal være sendt ut 1 uke før
møtet.
BEMERKNINGER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2012
Regnskapet er ført i henhold til regnskapslovens bestemmelser for små og
mellomstore foretak og basert på fortsatt drift.
Inntektene i 2012 var totalt på kr.
1 715 694,-
Utgiftene i 2012 var totalt på kr.
1 574 642,-
Resultatet av driften for 2012, inklusive finansielle inn- og utbetalinger, gir en økning
av vellets midler på kr. 143 682,-.
Styret foreslår at årsresultatet pr. 31.12.2011 på kr. 143 682,- overføres til
egenkapitalen.
7.
KOSTNADSUTVIKLING FOR 2013
INNTEKTS- OG KOSTNADSOVERSLAG
Styret har satt opp en oversikt over beregnede inntekter og kostnader i 2012. Tallene
er vist som egen kolonne (budsjettall) ved siden av driftsoversikten. Oversikten gir et
forventet resultat på kr 268 000,-.
Driften i 2013 er ikke basert på en økning i felleskostnadene. For øvrig vises det til de
enkelte tallene i inntekt og kostnadsoverslaget, som er utarbeidet på grunn av de
planer for 2012 som foreligger, og de endringer neste år.
Side 4 av 5
!
"
!
"
!
#"
!
"
"
%
&
%
!
#
$
#
###
#
#
#
$
#
#
#
!
"
! $
#"
!
!!
%"
'
'
"
& "
!
"
$
!$
!$
!$
!$
"
'
"
" "
"(
"
$ #
) *+
&
,
' ' #'-'
.
"
"
$
%"
/
"
+
"
"
'
%
(
%
&
)
)
*
*
*
* +
+
###
#
*
"
01 ' ' #'-'
$ #
) *+
&
,
#
#
!
!
$
!
!
$
$ #
"
3
$*
/
,
$
2)
6
$
$$
$
2
:
$
6
6
%
,
2'
*
6
6
&
"
$
6
) *+
$
*
$
6
$
2%
$
$
$
$ $
2/
*2?
* +
*
$
2/
2
6 *
2'
2
$
6
*
6
2
$
2
1$
/
$
2
6
$
$
6
*
6
2
%
)
!
0
5
5
" "
6
6
$
$
!
%
'
&
"
&"
!
#
#
!
%
!!
'
!
! !
9
2
$ #
) *+
&
, /
6 $
!
#
$ #
) *+
&
,
) 7
89 !
%6
!
89 !
!
$
25
6
*!
!
!
9
7
2
2
-+
!
*!
! ,
"
"
"
#"
"
"
"
#%
#"
&
/
"
!
!
!
!
!
!
!
2
7
7
@
$
$*
#
#
!
@
2
#
9
!
$
$
.
"
8
,
!
9
7
#
# #
$
$
!
$
+
$
#
!
.
#
"
$
"
/
0
<
#
#
#
$ #
) *+
&
, /
6 $
!
$ #
.
&
7
"
6
) *+
&
,
"
69
69 1&
#
- 69
%
.
*
9 + @7
##
#
#
!
$ #
) *+
&
, /
6 $
!
$ #
) *+
&
,
"
#
'
#
'
# # '
#
"
!
!
#
%
!
#"
.8 #"
"(
"(
"
&2 ,
3
!
"
!
8
6
$$
$
#
8
"
98 #"
"(
" "
"
"(
!$
8
.
"
"
!
!
"
6 6
69
#
## 0
$ #
) *+
&
, /
6 $
!
6.
Forslag til årsmøtet i De nye Grønlandskvartalene Vel
Forslag fra Bygg 7 om trafikkregulering på vellets område:
Sesongen for motorsykler og mopeder nærmer seg nå og vi erfarer hvert år at
mange velger å parkere disse på inngjerdet område.
For å komme inn på området så er fører nødt til å trosse skilting om parkering
forbudt og at det ikke er lov til å kjøre der i det hele tatt.
Ettersom fører dermed er med på å sette folk i fare så er det viktig at dette
forhindres.
Det har i det siste vært veldig mange situasjoner hvor det står biler ulovlig parkert
mellom Bygg 2 og 4 og de har stått der i mange timer og ofte over natten.
Og det har bl.a. ført til at søppelbilen ikke har kommet frem og derfor har ikke
søppel blitt tømt.
I tillegg så ser vi daglig at personer med tilknytning til serveringsstedene på
Teaterplassen parkerer utenfor serveringsstedene eller på selve Teaterplassen,
dette er til stor sjenanse og må umiddelbart opphøre.
De to som oftest bryter med reglene for parkering er Restaurant Oscar og Kafé
Evita samt kunder til Evita men de andre serveringsstedene er også ganske ille.
Styret i DnG Vel bør derfor skrive et brev til alle serveringsstedene og be de
innskjerpe holdningene til de som daglig setter andre folk i fare ved å kjøre bil der.
Videre er det viktig at nå som Rubina Ranas gate og Mandalls gate er overtatt av
kommunen og skiltet med «Gatetun» så må kommunen kontaktes for å endre
skiltingen samt sette opp bom.
Skiltet «Gatetun» betyr at biler har lov til å kjøre der men ikke parkere og dermed
er vi like langt som vi har vært de siste syv årene.
Eneste løsning er at det settes opp en bom som åpnes for hånd og som lukker
seg automatisk etter 30 sekunder, hvilket er vanlig i hele landet.
Skiltingen må også endres.
Dessverre så ignorerer taxier skiltingen veldig ofte men også veldig mange
beboere ønsker å sette lekende naboer i fare ved å kjøre og parkere der.
Når det gjelder informasjonen fra styreleder i DnG Vel om at det vil bli tatt opp at
transportgebyr skal ilegges de som hensetter ulovlige gjenstander i ganger,
trappehus søppelrom, bodområde og garasjeanlegg så støtter vi dette men er
usikker på om DnG Vel har anledning til å gjøre dette for ting som er hensatt i
søppelrom ettersom det er hvert enkelt bygg sin eiendom.
Men ellers så støttes forslaget i sin helhet.
Bygg 7 ber om at følgende vedtak fattes på årsmøte i DnG Vel:

Styret skriver et brev til alle serveringsstedene på Teaterplassen og minner
om at det ikke er lov å kjøre bil der eller parkere.




o I brevet må det poengteres at ulovlig parkering medfører
kontrollavgift, barn leker på området, bilistene setter folk i fare og at
søppelbilen og utrykningskjøretøy ikke kommer frem.
Styret setter opp skilt om at det er forbudt å parkere motorkjøretøy på alle
parkeringsplasser for sykler.
Styret informerer ved hjelp av oppslag på oppslagstavlene til hvert bygg og
pr. e-post til styrene om regler for parkering av motorsykkel/moped.
Styret setter opp skilt om at parkering for motorsykkel/moped er tillatt
innenfor gjerdet ved Bygg 7.
Styret eller de som de utpeker kontakter Oslo kommune for å endre
skiltingen i Rubina Ranas gate og Mandalls gate.
o Nytt skilt foreslås til «Forbudt for motorvogn,

o Alternativt kan det settes opp skilt om «Gågate»,
, hvilket
betyr at ingen biler har lov til å kjøre der.
Styret eller de som de utpeker kontakter Oslo kommune for å få satt opp
bom i Rubina Ranas gate og Mandalls gate.
Med vennlig hilsen
Sigurd Fredeng
Styreleder Bygg 7
Platous gate 29
0190 Oslo
Mobil: 975 06 787
e-post: [email protected]