Transcript REFERAT STYREMØTE I CTHOA English

REFERAT STYREMØTE I CTHOA
18.12 2011 Kl. 10.00 – 11.30.00 (Skandinavisk tid)
English translation follows.
Tilstede: Inge Bjørn Storøy, Per Wiberg, Erik Lillelund, Anders Blombäck og Karin Sollid på
Skype
Innkalling og saksliste var sendt ut 15.12.2011. Sakslisten ble godkjent ved åpningen av
møtet.
Sak 1. Oppfølging av saker
Referat fra styremøte 25,09.2011 ble godkjent.
Sak 2. Status prosjekter (se også sak 3 Status regnskap)
Status for følgende prosjekter ble gjennomgått:
- Bygging av Portal
I tillegg til portal er det kjøp inn ny manuell port på hjul, samt at det er lagt grus ved
innkjørselen.
Mur rundt området
Mur er satt opp i de ytre områder av Chan Tha. Det gjenstår et område hvor det foregår
utbygging, dette vil bli ferdigstilt når området dette gjelder er ferdig utbygget.
Asfaltering
Det gjenstår noe tilleggsarbeid med justering av asfalt på indre område. Dette vil bli
gjennomført inneværende år.
Asfaltering av hovedvei fra porten er planlagt ivil utsettes til 20123 hvis ikke annen
finansiering finnes.
Forbedring av området ved innkjørsel
Det var enighet om å få utarbeidet en skisse for hvordan området rundt innkjørsel og
hovedvei inne på området bør utformes.
Saken vil prinsipielt bli tatt opp på medlemsmøte i desember og deretter sendt på
høring til medlemmene.
Sak 3. Status regnskap
Regnskap er ajourført pr. 15.12.2011. Endelig regnskap vil foreligge ved årsoppgjør pr.
31.12.2011. Oversikt over regnskapet så langt, ligger som vedlegg til referatet.
Følgende kommentarer ble tatt opp i styremøtet:
1.
Etter forespørsel til medlemmene i mail 26.01.2011 ble det gjort omprioritering av
midler fra asfaltprosjektet til bygging av mur rundt området. Omprioriteringen ga en
økning i budsjett på 190 000 TBH.
2.
Under legging av ny asfalt viste deg seg nødvendig å skifte en del kumlokk. Dette
medførte en tilleggsutgift på 112 800 TBH.
3.
Kostnader ved gjennomføring av ny portal og mur har blitt 90 000 TBH dyrere enn
beregnet.
Regnskapet er så langt i balanse i forhold til budsjett med unntak av utgifter til nye kumlokk.
Forslag til budsjett for 2012 ble gjennomgått.
Sak 4. Fordeling av oppgaver og ansvar
Følgende saker ble tatt opp:
- Styreprogram 2012
Programmet for 2011 videreføres.
- Fordeling av arbeidsoppgaver og ansvar i 2012.
Dagens arbeidsfordeling i styret videreføres i 21012. med unntak av føring av
regnskap som vil bli ivaretatt av Anne Brit Hatleskog.
- Fullmakter 2012
Fullmaktstrukturen for 2011 videreføres i 2012.
Sak 5. Praktisering av vedtektenes bestemmelse om at innbetaling av utgifter til felles
tiltak (asfalt mv) må værer gjennomført for å være medlem
Saken ble prinsipielt diskutert i forhold til henvendelser som er kommet til styret. Vedtektens
bestemmelse skal gjennomføres, men på grunn av avvik fra disse som styret håper vil bli
lukket i løpet av året settes saken under videre og er under observasjon.
Sak 6. Evaluering av styrets arbeid
Styrets gjennomføring av prosjekter, styremøter og økonomi ble evaluert. De prosjekter som
var planlagt er gjennomført. Det har vært et godt engasjement og oppfølging av styremøtene
fra styrets medlemmer. Samarbeidet i styret har vært godt.
I 2012 vil styret sørge for at det blir en bedre oppfølging og ajourføring av regnskap.
Sak 7. Innkalling til medlemsmøte ultimo desember 2011
Det ble vedtatt å innkalle til medlemsmøte 28.12. 2011 kl. 17.00. Inge Bjørn Storøy sender ut
invitasjon til medlemmene.
Sak 8. Eventuelt
Det var meldt toen saker.
Revisor har i brev datert 17.…12.2011 trukket seg som revisor med umiddelbar virkning av
personlige årsaker. Styret tar dette til etterretning.
Styret formann har mottatt hentydninger om uregelmessighet ved gjennomføringen av
CTHOA's prosjekter. Saken ble diskutert og det ble fattet vedtak om innkalling til
ekstraordinært styremøte 19.12.2011.
Stavanger 20.12.2011
Karin Sollid
Minutes of meeting from the Board of CTHOA
December 18th. 2011at 10.00 – 17.30 (Scandinavian time)
.
Attendance: Inge Bjørn Storøy, Per Wiberg, Erik Lillelund, Anders Blombäck
and Karin Sollid (Skype)
The call for meeting and dossiers had been issued December 15th. 2011. The agenda
was approved at the beginning of the meeting.
Case 1. Ongoing issues
The minutes from board meeting September 25th. 2011 were approved.
Case 2. Status of ongoing projects (see also case 3 Status for the Accounts).
Status for these ongoing projects were reviued.
- Construction of the Gate.
In addition to the new overhead portal a new manual gate has been purchased, and gravel has
been added to the road near the Gate.
- Wall around the area.
A wall has been erected surrounding the entire Chan Tha area. A stretch where construction
is ongoing remains. This will be finished after the construction in this area is finished.
- New asphalt.
Some patches remains in the inner area. These will be completed this year.
New asphalt from the main road up to the gate is postponed until 2013 due to lack of finances.
- Improvement of the area around the Gate.
It was agreed upon an action to make a drawing of how the area around the Gate and the main
road should be. This will be presented as a case in the members meeting in December and
distributed to all members for comments.
Case 3. Status for ongoing projects.
Ongoing projects like the Web-site, asphalt and the new gate and wall was reviewed.
- Web site – there is an ongoing process to improve the quality.
- Asphalt – the work this year has been completed. Start up of further work will be
evaluated in 2012.
- The wall and new gate – the work is scheduled to be finished before the end of
October this year. The Board will ask for quotes for an electric gate.
Case 4. Status for the Accounts
The accounts are up to date per December 15th. 2011. A finalized account will be available
by the end of the year Dec 31st .2012).
An overview of the Accounts so far is attached to the minutes.
The following comments were addressed by meeting:
1.
As a result of the request mail to the members of 26.01.2011, funds from the asphalt
project were transferred to construction of the wall around the area. This change in
prioritization resulted in an increase in the budget of 190 000 TBH.
2.
The laying of new asphalt required a few new manhole covers. This meant an
additional expense of 112 800 TBH.
3.
The cost of implementation of the new portal and concrete have been 90,000 TBH
more expensive than estimated.
Ledger is so far in balance in relation to the budget with the exception of expenditure for the
new manhole covers.
Proposed budget for 2012 were reviewed
Case 5. Distribution of tasks and responsibilities .
The following issues were addressed:
- Control program for 2012
The Control program for 2011 is continued.
- Distribution of tasks and responsibilities in 2012.
The current Distribution of tasks and responsibilities is continued in 2012.
- Powers of Attorney 2012
The structure of powers of Attorney for 2011 is continued in 2012.
Case 6. The practice of the decision, based in regulations, that the payment of the
expenses of public measures (asphalt, etc) must carried out before membership can be
accepted.
The case was discussed as a principle as a result oo calls made to the board. The practice, that
is based in the regulations, shall continue. But due to some exeptions, that the board hopes to
end, this case will be monitored further.
Case 7. Notice of Members meeting ultimo December.
It was decided to send out an invitation to a members meeting December 28. 2011 at 17:00
hours. Inge Bjørn Storøy sends out invitation to members.
Case 8. Miscellaneus.
To cases were reported.
The auditor has in a letter dated 17.12.2011 resigned as auditor with immediate effect for
personal reasons. The Board accepted this.
Board Chairman received information about irregularities during the implementation of the
CTHOA's projects. The matter was discussed and a decison was made to make a call for an
extraordinary Board meeting 19.12.2011.
Stavanger 20.12.2011
Karin Sollid