Transcript Referat 2013-10-30 GF2 - Studentsamfunnet på Rena

Referat fra
GENERALFORSAMLING 2
GF2
ONSDAG 30. Oktober 2013 KL. 12.00
Høgskolen i Hedmark, Campus Rena, Telthusveien 12, 2450 Rena. Rom M102.
Møteplikt for alle med verv i Studentsamfunnet på Rena
(Hovedgrupper og undergrupper)
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
Dagsorden:
1. Konstituering av GF
2. Godkjenning av innkalling og saksliste
3. Godkjenning av budsjett
4. Regnskap UKA
5. Rapport fra KKU
6. Valg av Revisor
7. Valg av Økonomiansvarlig
8. Valg av øvrige verv
-
Kulturleder
RSI-Leder
Informasjonssjef
WEB-ansvarlig
KKU
9. Forslag om endringer av vedtektene for Studentsamfunnet på Rena
Side 2 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
Sak1 - Konstituering av GF
Ordstyrer, protokollunderskrivere og referenter blir foreslått på møtet
Ordstyrer: Erling Relling
Protokollunderskrivere: Even Schiøll Sørlie og Stine Dahl
Referent: Marie Lund Grønseth
Forslag til foretningsorden
Alle som er medlemmer av Studentsamfunnet på Rena har møterett, forslagsrett og talerett.
Under stemmegivningen skal alle stemmeberettige oppholde seg i møtesalen.
Ordstyrer og referenter kan be om pause dersom det er nødvendig for det videre møte.
Voteringsorden
Generalforsamlingen er vedtaksdyktig med 1/20 – dels oppmøte. Vedtak fattes normalt
med simpelt flertall.
Avstemninger skjer normalt ved håndsopprekning. Skriftlig avstemning skal foretas dersom
en eller flere av plenum ber om det.
Angående tale og forslagsrett:
Det gis adgang til to replikker til hvert innlegg (replikk to fingre i luften), med anledning til
svarreplikk (svarreplikk to fingre i luften). Replikk må tegnes under innlegget, det åpnes ikke
for replikk til replikk.
Taletiden på hvert innlegg må ikke være på mer enn tre minutter. Replikker skal ikke være
på mer en to minutter.
Alle i plenum kan fremsette forslag om strek. Ordstyrer forklarer hva strek innebærer.
Protokolltilførsel kan forlanges.
Forslag/innlegg til foretningsorden bryter saksdebatten. Disse forslagene skal det ikke
debatteres over, men tas til votering med det samme. Endring av forretningsorden/saksliste
krever 2/3 flertall for å bli vedtatt.
Saker som ikke står på sakslisten tas kun til etterretning. Det vil si som ankommer etter frist
og eventuelle saker.
Hvis et spørsmål ikke er regulert i denne foretningsorden eller vedtektene kan
Generalforsamlingen med simpelt flertall avgjøre hvilken praksis som skal gjelde.
Forslag til vedtak: Samfunnsstyrets forslag blir vedtatt
Enstemmig vedtatt
Side 3 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
Sak 2 - Godkjenning av innkalling og saksliste
Møtedato ble offentliggjort 3 – tre – uker før GF
Saksliste og sakspapirer ble fremlagt skriftlig 7 – syv – dag før GF
Forslag til vedtak: Samfunnsstyrets forslag blir vedtatt
Enstemmig vedtatt.
Sak 3 – Godkjenning av budsjett 2013
Se vedlegg 1.
Forslag til vedtak: Samfunnsstyrets forslag blir vedtatt
Det ble snakket litt om hva som skjer hvis vi har penger til overs. Det er vanligvis
ikke et problem, og Studentsamfunnet skal i utgangspunktet ikke gå i
overskudd. Har vi midler til overs kan vi bruke dem opp i desember eller så vil
pengene bli overført til neste år.
Fremlagt budsjett ble vedtatt med flertall.
Sak 4 – Regnskap UKA
Se vedlegg 2.
Forslag til vedtak: Samfunnsstyrets forslag blir vedtatt
Generalforsamlingen ble informert om at det kan være et ufullstendig regnskap.
Det kan mangle noen kvitteringer, men ellers er det i følge økonomiansvarlig
riktig i forhold til penger som er brukt og hvor mye vi har igjen.
Vedtatt ved flertall.
Sak 5 – Rapport fra KKU
Se vedlegg 3.
Forslag til vedtak: Samfunnsstyrets forslag blir vedtatt
Side 4 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
Rapporten blir lest opp av KKU 1 og 2. Vi har opprettet en klagenemd der
Martina Ergan sitter som eksternt medlem.
Enstemmig vedtatt.
Sak 6 – Valg av Revisor
Siden Samfunnsstyret ikke har funnet en kandidat som kan revidere regnskapet for
Samfunnet 2013 foreslår Samfunnsstyret at denne saken blir utsatt til starten av 2014, hvis
ikke noen i generalforsamlingen har forslag under møtet. Det vil i så fall bli innkalt til
ekstraordinær generalforsamling når en eller flere kandidater blir funnet.
Forslag til vedtak: Samfunnsstyrets forslag blir vedtatt
Vi har ikke kommet fram med forslag til revisor, så vi har ikke noe å vedta.
Dette må tas opp igjen ved en senere anledning og eventuelt stemmes inn på
neste Generalforsamling.
Sak 7 – Valg av Økonomiansvarlig
Stillingsinstruks for Økonomiansvarlig i Studentsamfunnet
 Økonomiansvarliges hovedoppgaver er å holde kontinuerlig oversikt over
samfunnets samtlige kontoer
 Den ansvarlige skal foreta nødvendige inn – og utbetalinger og ha oversikt over
disse
 Økonomiansvarlig skal være økonomisk rådgivende i samfunnet og påse at
samfunnets ressurser blir forvaltet på en forsvarlig måte
 Skal sørge for at regnskapet blir ført, enten ved å føre det selv eller hyre inn
ekstern regnskapsfører. Skal også sørge for at regnskapet blir kontrollert av
godkjent revisor
 Den ansvarlige skal sette opp budsjett.
 Økonomiansvarlig skal holde jevnlige møter med økonomiansvarlige i RSI, Drift,
Kultur og UKA
 Det skal også samles inn rapporter fra disse økonomiansvarlige
 Skal påse at økonomien i Prosjektgruppa ”Biblioteket” fungerer på en fornuftig
måte
 Har møteplikt på samfunnsstyremøter, skal gi beskjed senest 1 dag I forveien
dersom man er forhindret fra å møte
 Har møteplikt på GF
 Rapporter skal skrives ved behov
Side 5 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
 Skal drive overlapping i henhold til vedtektene
Even Schiøll Sørlie går av som økonomiansvarlig.
Jonathan Curran studerer økonomi og administrasjon på første året. Han har en
økonomisk tankegang og liker å styre med penger. Han har også vært med Even
for å se hva vervet innebærer og er motivert til å gjøre en god jobb.
Jonathan Curran velges enstemmig inn som ny økonomiansvarlig.
Kontaktinformasjon: Jonathan Curran, [email protected], 954 64 946.
SAK 8 – Valg av øvrige verv
Kulturleder
Stillingsinstruks for Kulturleder i Studentsamfunnet
 Har ansvaret for hovedgruppa kultur. Skal ha oversikt over undergrupper og
arrangementer
 Skal ha kontinuerlige møter med fast møtetid.
 Skal kreve årsrapport fra undergruppe lederne
 Skal i samarbeid med andre styremedlemmer (i kulturgruppa) være en pådriver
for rekruttering til verv og deltakelse i kulturgruppa
 Skal skrive rapporter fra alle større arrangementer som arrangeres i regi av
kulturgruppa
 Skal drive overlapping i henhold til vedtektene
 Har møteplikt på Samfunnsmøter. Hvis man er forhindret i å møte skal
Samfunnsleder ha beskjed minimum 1 dag i forveien, og nestleder tar leders
plass
 Har møteplikt på Generalforsamlinger (GF)
 Ansvaret for at det som foregår i Kulturgruppa, foregår i samsvar med
Studentsamfunnets vedtekter, instrukser og andre lover og regler
 Har ansvaret for at revyen blir gjennomført og må derfor nedsette en revykomite
til dette
 Skal sende ut referat fra kulturmøter til hele samfunnsstyret
Lisa Vilvang går av som kulturansvarlig.
Jenny Elvegård velges inn som ny kulturansvarlig.
Side 6 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
Kontaktinformasjon: Jenny Elvegård, [email protected], 950 66 003.
RSI-Leder
Stillingsinstruks for RSI-leder i Studentsamfunnet
 Har ansvaret for hovedgruppa RSI. Skal ha oversikt over undergrupper og
arrangementer
 Hovedgruppas kontaktperson i Studentsamfunnet på Rena, og i Samfunnsstyret.
Skal informere om det som skjer i RSI
 Fremmer spørsmål, problemer og lignende fra undergrupper som leder føler bør
tas opp i Samfunnsstyret
 Skal ha kontinuerlig møter, med fast møtetid. Innkaller og leder møtene. Leder
har ansvar for at aktuelle saker blir diskutert, og løsning funnet
 Har ansvaret for at undergrupper får den informasjonen de har krav på. Dette
gjelder også informasjon (som angår undergruppene) som er diskutert i
Samfunnsstyret
 Har ansvar for å sette opp treningstider og steder for undergruppene
 Leder skal se til at RSI retter seg etter vedtak og andre rutiner som er bestemt av
Samfunnsstyret
 Skal sørge for at RSI fungerer, både internt og eksternt. Har ansvar for at ledere
for undergrupper gjør det de skal
 Skal kreve årsrapport fra undergruppeledere
 Skal være en pådriver for rekruttering til verv og deltagelse i RSI
 Arbeide med å få fram RSI sine synspunkter i Samfunnsstyret
 Skal skrive rapport fra arrangementer regissert av RSI
 Skal drive overlapping i henhold til vedtektene
 Har møteplikt på samfunnsmøter. Hvis en er forhindret i å møte, skal
samfunnsleder ha beskjed minst en dag i forveien, og nestleder skal ta leders
plass
 Har møteplikt på GF
 Skal sende ut referat fra RSI sine møter til hele samfunnsstyret
Zhian Faramarzi går av som RSI-leder.
Lillian Brurok går andre året regnskap og revisjon. Var med i idrettsstyret ved
Steinskjær Studentidrett. Hadde vært gøy å prøve seg som leder nå og har
hjulpet Zhian tidligere i høst. Lillian Brurok velges enstemmig inn som ny RSIleder.
Kontaktinformasjon: Lillian Brurok, [email protected], 959 61 867.
Side 7 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
Informasjonssjef
Stillingsinstruks for Informasjonssjef i Studentsamfunnet
 Over ordnet ansvar for å informere om Studentsamfunnets aktiviteter
 Ha en administrativ rolle ovenfor webansvarlig og marked- og sponsoransvarlig.
 Ansvar for informasjon innad i samfunnsstyret, informasjon ut til studentene, og for å
samle inn tilbakemelding fra studentene
 Informasjon fra samfunnsstyret og hovedgruppene skal bearbeides og gis videre til
studentene på en hensiktsmessig måte
 Hovedansvar for infobrosjyre med høstprogrammet som sendes ut til nye studenter.
Skaffe alt av innhold til denne når det gjelder tekst, bilder og annonser. Har hjelp til
layout og trykking
 Alle informasjonsansvarlige i hovedgruppene legger ut egen informasjon
 Koordinere informasjonsaktiviteter med de informasjonsansvarlige i hovedgruppene og
ha jevnlig møter med disse
 Lage innkalling til GF og informere om denne i klassene. Få folk til å møte opp.
 Opprettholde et godt samarbeid med Hedmarkstudenten og andre mediakanaler.
 Sørge for at Studentsamfunnet har en helhetlig profil utad overfor sine medlemmer, og
prøve å engasjere studentene til å være aktive i Studentsamfunnet på Rena
 Dele på skriving av referat sammen med nestleder
 Finne nye måter å profilere Studentsamfunnet på, bl.a. ulike nettsteder
 Hjelpe samfunnsleder å opprettholde kontakten med andre studentsamfunn
 Skrive pressemeldinger ved store arrangementer og ellers ved behov
 Møteplikt på samfunnsstyremøter. Hvis man er forhindret i å møte, skal samfunnsleder
orienteres minimum 1 dag i forveien. Møteplikt på GF
 Drive overlapping i henhold til vedtektene
Marie Lund Grønseth går av som informasjonssjef.
Lisa Vilvang har vært kulturansvarlig og går av nå. Hun har drevet med
informasjonsarbeid som kulturansvarlig også. Hun velges enstemmig inn som
ny informasjonsansvarlig.
Kontaktinformasjon: Lisa Vilvang, [email protected], 993 50 305.
WEB-ansvarlig
Side 8 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
Stillingsinstruks for Webansvarlig i Studentsamfunnet
 Hovedansvar for Studentsamfunnets websider og sørge for at sidene til en hver tid er
oppdaterte
 Webansvarlig skal innhente informasjon fra informasjonsansvarlig som legges ut på
samfunnets websider
 Har møterett på alle samfunnsstyremøter, men ikke stemmerett.
 Er underlagt informasjonsansvarlig
Vi har ikke hatt WEB-ansvarlig i en periode. Forrige WEB-ansvarlig var Tomas
Brekke.
Trond Gjeset har tidligere vært pubsjef ved Biblioteket Pøbb & Scene. Han skal
til utlandet, men man har ikke møteplikt som WEB-ansvarlig og han kan drifte
nettsidene over nett. Han har erfaring fra videregående og går Digital
Medieproduksjon ved HiHm. Trond Gjeset velges enstemmig inn som WEBansvarlig.
Kontaktinformasjon: Trond Gjeset, [email protected], 908 38 130.
KKU1
Stillingsinstruks for Kontroll- og konstitusjonsutvalget i Studentsamfunnet
 Kontroll- og konstitusjonsutvalget blir valgt av GF og har funksjonstid på 1 år. KKU bør
ikke ha andre tillitsverv i Studentsamfunnet på Rena
 KKU skal primært bestå av to personer
 KKU sin oppgave før GF er å utlyse og innhente kandidater til ledige verv
 For å skaffe kandidater til verv skal representantene for KKU snakke med folk, reklamere
og gjøre stillingsinstruksene tilgjengelige for flest mulig studenter.
 KKU skal samarbeide med ordstyrer ved gjennomføring av valg på GF
 KKU skal ha jevnlige møter. Det skal legges frem rapport på hver GF
 KU bør være representert på alle Samfunnsstyremøter
 KKU skal ha oppsyn med at Studentsamfunnet på Rena drives i henhold med vedtekter
og vedtak gjort av GF
 KKU skal ha oppsyn med at de økonomiske disposisjoner er i samsvar med vedtak gjort
av GF og Samfunnsstyret
 KKU skal umiddelbart ta opp muntlig og skriftlig med Samfunnsstyret oppdagelse av
brudd på vedtekter eller andre kritikkverdige forhold i Samfunnsstyret
Side 9 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
 KKU – representantene har rett til å stille spørsmål, men har ikke tale-/forslagsrett/stemmerett på lik linje med Samfunnsstyremedlemmene på Samfunnsstyremøter. De
kan bli bedt om å uttale seg i enkeltsaker
Camilla Torper Bakurowitz går av som KKU1.
Ajay Jagpal liker å passe på at ting er som de skal og er utadvendt. Han velges
enstemmig inn som ny KKU1.
Kontaktinformasjon: Ajay Jagpal, [email protected], 924 44 244.
Linda Dahle stilte også som KKU. Begge kandidater fikk fortelle litt om seg selv
og hvorfor de ønsket å stille.
SAK 9 – Forslag om endringer av vedtektene for
Studentsamfunnet på Rena
Samfunnsstyret foreslår at vedtektene for Studentsamfunnet på Rena blir endret.
Hovedendringene består av å gi Samfunnsstyret myndighet til å skrive instrukser for hovedog undergruppene og muligheten til å tilsette personer til verv som er underlagt
Samfunnsstyret uten at dette må opp under generalforsamlingen.
Oppsettet er også endret for å tilsvare organisasjonsstandarden ellers i Norge.
For flere detaljer ligger de nåværende vedtektene i vedlegg 4, og forslag til endring i vedlegg
5.
Forslag til vedtak: Samfunnsstyrets forslag blir vedtatt
§ 2.4 Foreslått rettelse: 400 kr pr skoleår. Rettelsen er vedtatt.
De nye vedtektene er enstemmig vedtatt.
Det gamle Samfunnsstyret:
Leder:
Nestleder:
Erling Kristoffer Lippert Relling
Stine Dahl
Side 10 av 11
Generalforsamling 2 for Studentsamfunnet på Rena 13/14
Økonomiansvarlig:
RSI-leder:
Kulturleder:
UKA-leder:
Driftsleder:
Informasjonssjef:
KKU1:
KKU2:
Even Schiøll Sørlie
Zhian Faramarzi
Lisa Vilvang
Kristine Johnsen
Markus Moe Hansen
Marie Lund Grøneth
Camilla Torper Bakurowitz
Sabri Mousa
Det nye Samfunnsstyret:
Leder:
Nestleder:
Økonomiansvarlig:
RSI-leder:
Kulturleder:
UKA-leder:
Driftsleder:
Informasjonssjef:
KKU1:
KKU2:
Erling Kristoffer Lippert Relling
Stine Dahl
Jonathan Curran
Lillian Brurok
Jenny Elvegård
Kristine Johnsen
Markus Moe Hansen
Lisa Vilvang
Ajay Jagpal
Sabri Mousa
Side 11 av 11