Transcript Rutiner ved nøkkelbestilling – gjelder nøkkel til fellesområdene For

Rutiner ved nøkkelbestilling – gjelder nøkkel til fellesområdene
For enhver tid å ha best mulig kontroll over antall nøkler tilhørende seksjoner og kunne
deaktivere tapte nøkler er følgende rutiner til nytt nøkkelsystem utarbeidet.
Et viktig punkt ved nøkkelbestillings prosedyre er å forhindre at seksjonseiere bestiller ny
nøkkel uten å informere om tap av nøkkel. Derfor må registrerte nøkler alltid fremvises ved
nøkkelbestilling.
1. Seksjoneier melder styret om tapt nøkkel / bestilling av nøkkel. Meldingen sendes via
hjemmesiden (lorenvangen.com) og valget ”Kontakt styret”.
2. Styret sender e-post til Løren Driftssentral med bestilling av nøkkel og informasjon om
registrert seksjonseier. Seksjonseier møter opp ved Løren driftssentral, som kontrollerer at
legitimasjon stemmer med registrert seksjonseier (ihht. e-post fra styret).
A) Stemmer nummer på nøkler og antallet fremviste nøkler:
- Løren driftssentral bestiller ny nøkkel fra Trioving
- Trioving sender ny nøkkel ferdig kodet til seksjonseier i oppkrav (nøkkel er da klar til
bruk uten behov for å kode opp sylindre i dører).
B) Hvis seksjonseier ikke kan fremvise riktig antall nøkler med riktig nummer:
- nøkler som ikke vises frem ihht liste fra Trioving deaktiveres på alle dører nøkler gav
adgang til (kun ikke fremviste nøkler deaktiveres)
- Løren driftssentral bestiller ny nøkkel fra Trioving
- Trioving sender ny nøkkel ferdig kodet til seksjonseier i oppkrav (nøkkel er da klar til
bruk uten behov for å kode opp sylindre i dører)
3. Trioving sender minnebrikke med oppdatert nøkkelinformasjon til Løren driftssentral etter
nøkkelbestillinger. Løren driftssentral oppdaterer database plassert hos Løren driftssentral.
4. Det er Løren driftssentral som deaktiverer og reaktiverer nøkler som er
tapt/funnet. Seksjonseier betaler Løren driftssentral direkte for disse tjenester.
A) Ved oppdatering av systemet ved bestilling av ekstranøkkel. Kr. 500,- eks.mva.
(driftssentralen mottar filen med systemoppgradering fra TrioVing pr. e-post).
B) Ved sletting av mistet nøkkel kr 950,- eks.mva. pr. enhet som dekker alt arbeidet med
dette. (NB: Selve nøkkelen kommer jo til eieren mot postoppkrav fra TrioVing).
Betaling skjer på Løren driftssentral kortterminal ved oppmøte på driftssentralen ifm.
bestilling av nøkler. (forskuddsbetaling).
5. Der hvor seksjonen er tilkoblet alarm hvor alarmselskapet oppbevarer nøkkel vil en
skriftlig bekreftelse med nøkkelnummer på nøkkel oppbevart hos alarmselskap godkjennes
som fremvist nøkkel.
6. Det er kun styret som kan godkjenne avvik fra disse bestillingsrutiner.