Transcript Retningslinjer for tildeling, bruk og administrasjon av

RETNINGSLINJER FOR TILDELING, BRUK OG ADMINISTRASJON AV
TJENESTETELEFON M.V. VED UIN - oppdatert pr august 2012
Innhold
1. Tildeling av tjenestetelefon ................................................................................................................. 2
1.1 Hvem kvalifiserer for ordningen med tjenestetelefon? ................................................................ 2
1.2 Hvem innvilger tjenestetelefon? ................................................................................................... 2
1.3 Administrasjon av tjenestetelefonordninga .................................................................................. 2
1.4 Kategorier av telefonbruk ............................................................................................................. 2
1.4.1 Tjenestetelefon (mobiltelefon, fasttelefon, internettilknytning)........................................... 2
1.4.2 Tjenestetelefon som ikke brukes privat ................................................................................. 2
1.4.3 Privat telefon (mobiltelefon, fasttelefon) .............................................................................. 3
2. Valg av abonnement og telefon .......................................................................................................... 3
3. Forvaltning ........................................................................................................................................... 3
3.1 Fakturering og betaling ................................................................................................................. 3
3.2 Utgiftsramme. ............................................................................................................................... 3
1. Tildeling av tjenestetelefon
Med tjenestetelefon forstås som hovedregel mobiltelefon. Begrepet omfatter likevel også fasttelefon
og internettilknytning og eventuelle andre elektroniske kommunikasjonsmetoder. Internettilknytning
gjelder bredbånd hjemme og mobilt bredbånd. Avtale om fasttelefon som tjenestetelefon bør
unngås og tildeles kun når særlige tjenestlige behov foreligger.
Disse retningslinjene gjelder for all bruk av tjenestetelefon som Universitetet i Nordland skal dekke
utgifter for. For overordnede regelverk, se Statens Personalhåndbok (SPH), kapittel 10.2 eller PM
2006-08.
1.1 Hvem kvalifiserer for ordningen med tjenestetelefon?
Tjenestetelefon skal bare tilstås i de tilfeller det anses nødvendig av hensyn til tjenesten. Dette betyr
at det skal foreligge et permanent tjenstlig behov. Ved endringer i arbeidsområde eller oppgaver må
en tidligere tildeling av tjenestetelefon vurderes på nytt i forhold til tjenestlig behov.
Innvilget tjenestetelefon opphører normalt når arbeidstaker slutter, går ut i ulønnet permisjon,
lønnet permisjon utover 3 måneder, eller ikke lenger fyller kriteriene for tildeling. Kompensasjonen
opphører ved endrings-/sluttdato. Dette gjelder også ved sykemeldinger der arbeidstaker er ute av
tjenesten i mer enn 3 måneder.
Normalt innvilges tjenestetelefon innvilges til personer i lederstillinger. Når tjenestlig behov
foreligger, og det anses som nødvendig i tjenesten, kan også andre arbeidstakere tilstås
tjenestetelefon. Ved mer sporadisk behov for telefon i tjenesten åpnes det for bruk av utlånstelefon
(se pkt 1.4.2).
I tilfeller der det foreligger helt spesielle tjenestlige forhold er det åpnet for at det kan dekkes utgifter
til to abonnementer, for eksempel mobiltelefon og internettilknytning.
1.2 Hvem innvilger tjenestetelefon?
Det er Universitetsdirektør som godkjenner bruk av tjenestetelefon. Søknad sendes på eget skjema
godkjent av nærmeste leder. Når søknaden er godkjent sendes den videre til Økonomi for
oppbevaring. Økonomi gir beskjed til IT-senteret når en godkjent søknad er mottatt.
1.3 Administrasjon av tjenestetelefonordninga
Økonomi fører oversikt over ansatte som er innvilget tjenestetelefon, se egen mal. Tildeling og
opphør av tjenestetelefon skal skje skriftlig gjennom eget skjema (Skjema for tildeling/opphør av
tjenestetelefon ved UIN). Skjemaet er tilgjengelig på hjemmesidene til Personal- og
økonomiavdelingen. Skjemaet skal registreres i arkivsystemet.
1.4 Kategorier av telefonbruk
1.4.1 Tjenestetelefon (mobiltelefon, fasttelefon, internettilknytning)
Arbeidstaker er innvilget tjenestetelefon av Universitetsdirektør. Universitetet eier som hovedregel
abonnementet. Mobiltelefoner kjøpes og eies normalt av universitetet. Telefonen brukes både til
arbeidsrelaterte og private samtaler. Arbeidstaker får dekket abonnement og tellerskritt ev. internett
etter fastsatt sats (se pkt. 3.2). Arbeidstaker trekkes i lønn for eventuelt bruk utover avtalt
utgiftsramme, med mindre merutgiftene dokumenteres gjennom samtalespesifikasjon og
godkjennes. Se pkt. 3.1.
1.4.2 Tjenestetelefon som ikke brukes privat
Universitetet eier abonnementet. Arbeidstakeren er ikke tilstått tjenestetelefon som i pkt 1.4.1.
Abonnementet brukes til tjenestesamtaler, og telefonen oppbevares på arbeidsstedet utenom
arbeidstid. Kravet om oppbevaring på arbeidsstedet gjelder ikke vakttelefoner som oppbevares
utenom arbeidsstedet etter oppsatt vaktplan. Telefoner som medbringes når tjeneste foregår
utenfor campus (feltarbeid, tokt, og lignende) regnes som benyttet i tjeneste på arbeidsstedet.
Det skal foreligge skriftlig avtale for utlånstelefoner om at telefonen ikke kan benyttes til private
formål. Avtalen gjøres på skjema ”Avtale for bruk av utlånstelefon”. Skjemaet finnes på
hjemmesidene økonomiavdelingen. Avtalen skal registreres i arkivsystemet.
1.4.3 Privat telefon (mobiltelefon, fasttelefon)
Arbeidstaker er ikke tilstått tjenestetelefon. Arbeidstaker eier selv både abonnement og apparat.
Aktuelt i forbindelse prosjektarbeid eller ved mer sporadisk behov for telefon hvor universitetet,
etter avtale, refunderer telefonutgifter selv om arbeidstaker ikke er tilstått tjenestetelefon. Slik
refusjon kan kun omfatte dokumenterte samtaleutgifter, ikke abonnementsavgift eller
forholdsmessig andel av abonnementsavgift.
2. Valg av abonnement og telefon
En vurdering av den enkelte arbeidstakers behov vil være avgjørende ved valg av type
tjenestetelefonabonnement (mobil, fasttelefon eller internett). Telefon velges ut fra gitte standard
modeller som er godkjent av IT-senteret. Ansatte kan velge mellom å få denne telefonen eller få
dekket tilsvarende kostnad. Denne kostnaden er for tiden satt til kr. 3.000. Alle bestillinger av
mobiltelefon (standard eller annen type) skal uansett gå via IT-senteret som bestiller dette hos den
leverandøren som Universitetet har avtale med. De som velger å kjøpe en telefon som ikke er
standard vil ikke få support fra IT-senteret og må rette slike spørsmål til leverandøren.
Valg av abonnement skjer i henhold til UINs til enhver tid gjeldende avtale med teleleverandør.
Dette innebærer at telefoner skal kjøpes uten binding.
Som hovedregel skal universitetet eie mobiltelefonene som disponeres av ansatte som tilstås
tjenestetelefon. Mobiltelefonen skal leveres tilbake når arbeidstaker slutter eller det gjøres endringer
i arbeidsforholdet som gjør at arbeidstaker ikke lenger kvalifiserer til ordningen. Er det kjøpt inn en
telefon som delvis er dekket av UIN eies denne av bruker.
Med mindre det er feil eller skade på utstyret, vil ikke arbeidsgiver dekke kostnader til innkjøp av
mobiltelefon oftere enn hvert tredje år.
Utstyr for tilkobling til internett eies som hovedregel av arbeidstaker. Eies utstyret av Universitetet,
skal det leveres tilbake til universitetet ved opphør av tjenestetelefonforholdet.
3. Forvaltning
3.1 Fakturering og betaling
Alle tjenestetelefonabonnementer som eies av universitetet faktureres kvartalsvis fra
teleleverandøren og sendes direkte til universitetet. Kopi av faktura sendes fra økonomiavdelingen til
den enkelte arbeidstaker til informasjon og gjennomgang. Universitetet belaster fakturene den
enkelte ansattes avdeling (kostnadssted) og sørger for betaling av fakturaene. Den enkelte ansatte
blir trukket i lønn for eventuelle kostnader ut over tildelt utgiftsramme.
3.2 Utgiftsramme.
Standardsatsen for dekning av tjenestetelefon er kr 1 300 pr kvartal, samlet for abonnement og bruk.
Arbeidstakere med spesielle tjenestelige behov kan tilstås dekning av tjenestetelefon etter den
forhøyede satsen som utgjør kr 1 800 pr kvartal, samlet for abonnement og bruk. Rektor og
Universitetsdirektør tilstås fri bruk.
UIN har satt et øvre tak på utgiftsrammen for internett til 400 kr mnd. Hvilket abonnement som
velges må begrunnes ut fra tjenestlig behov i hvert enkelt tilfelle. Valg av abonnement skjer i henhold
til UINs til enhver tid gjeldende avtale med bredbåndsleverandør.