Transcript Kvalitetshåndbok hurtigguide - UiN

Kvalitetshåndboka – hurtigguide navigasjon
UiNs Kvalitetshåndbok - hurtigguide
INNHOLDSFORTEGNELSE:
INNLEDNING ..................................................................................................................... 2
A . NAVIGASJON NEDOVER I KVALITETSHÅNDBOKA ...................................................................... 3
B. HOVEDELEMENTENE I KSS................................................................................................ 3
C. HOVEDELEMENTET KSS-UNDERSØKELSER/EVALUERINGER ........................................................ 3
D. AKTIVITETSFLYTSKJEMA ................................................................................................... 5
E. SUPPLERENDE INFORMASJON OM AKTIVITETENE ..................................................................... 5
F. NAVIGASJON OPPOVER/TILBAKE I KVALITETSHÅNDBOKA ........................................................... 6
G. GJENNOMFØRINGSANSVAR KSS ........................................................................................ 6
H. UTSKRIFT FLYTSKJEMA..................................................................................................... 7
OKTOBER 2011
1
Kvalitetshåndboka – hurtigguide navigasjon
Innledning
Denne guiden gir en kortfattet innføring i hvordan du navigerer i kvalitetshåndboka til Universitetet i
Nordland. Det grafiske snittet har best kvalitet når boka åpnes i Internet Explorer.
Kvalitetshandboka er hierarkisk oppbygd – laveste nivå er aktivitetsflytskjema (også kalt flytskjema)
for en prosess, hvor aktiviteter og involverte roller beskrives.
Førstesiden til kvalitetshåndboka er vist under. Hurtigguiden gir eksempler på navigasjon blant
prosesser knyttet til ”Kvalitetssikringssystem for utdanningsvirksomheten” (KSS), men
navigeringsmåten er lik for alle delene av kvalitetshåndboka. Ikke alle delene er like nivådelt som KSS,
som er delt inn i flere nivå slik at man må klikke seg nedover i nivåene for å få tilgang til flytskjema.
2
Kvalitetshåndboka – hurtigguide navigasjon
A . Navigasjon nedover i kvalitetshåndboka
For å se på prosessene knyttet til KSS kan du enten klikke på selve prosessen (i det gule feltet), eller
du kan trykke på ikonet til høyre i det gule feltet (markert med rød ring). Dersom du klikker i det gule
feltet, klikk deretter ”Kvalitetssikring” i dialogboksen som kommer opp.
B. Hovedelementene i KSS
I kvalitetshåndboka er KSS hierarkisk brutt ned i de 5 hovedelementene som vist nedenfor (disse
finner du på nivået under KSS), og underliggende prosesser som inngår i hovedelementene
(eksempel følger i pkt. c)
C. Hovedelementet KSS-Undersøkelser/Evalueringer
I det følgende vises fremgangsmåte for å se på én av prosessene som tilhører hovedelementet
”Evalueringer, undersøkelser og analyser” i KSS. Ved å klikke i det gule feltet på ”KSSUndersøkelser/Evalueringer” får du opp skjermbildet nedenfor (alternativt klikker du ikonet i høyre
enden av det gule feltet – jf. pkt A - og slipper ”mellomklikkingen” beskrevet nedenfor):
3
Kvalitetshåndboka – hurtigguide navigasjon
Ved å klikke på linken ”Undersøkelser/Evalueringer” blir du sendt videre til alle prosessene som
tilhører hovedelementet ”Evalueringer, undersøkelser og analyser” i KSS, se nedenfor:
På UiNs nettside om kvalitet, underside ”Evalueringer, undersøkelser og analyser” finnes fullstendig
oversikt og direktelenker til disse prosessene, se her.
Merk at prosessen vedrørende avsluttende emneundersøkelser for nettbaserte studier var under
modellering da denne hurtigguiden ble laget oktober 2011. Det ser man ved at det ikke finnes ikon i
det gule feltet. Det samme gjelder for den fakultetsvise studiekvalitetsrapporten PhD.
4
Kvalitetshåndboka – hurtigguide navigasjon
D. Aktivitetsflytskjema
For hver prosess er aktivitetsflyten beskrevet i kvalitetshåndboka, i form av et aktivitetsflytskjema
(laveste nivå). Aktivitetsflyskjema (også kalt flytskjema) viser gangen i prosessen, dvs. at skjemaet
viser hvilke aktiviteter som skal gjennomføres (blå bokser nedenfor), og hvilke roller som er involvert
i ulike aktiviteter i prosessen.
Flytskjema nedenfor viser gangen i utarbeidelse av den fakultetsvise studiekvalitetsrapporten; en av
flere prosesser innen hovedelementet ”Evalueringer, undersøkelser og analyser” i KSS (jf. pkt C).
Flytskjemaet viser hvilke aktiviteter (blå bokser) den enkelte rolle (dekan, saksbehandler fakultet,
lokalt studiekvalitetsutvalg osv.) utfører i denne prosessen.
For tilgang til flytskjemaet til en prosess klikker du på ikonet i høyre enden av det gule feltet som
inneholder tekst ” KSS-Fakultetsvis studiekvalitetsrapport” (jf. beskrivelse pkt A). Da får du opp
flytskjema som vist nedenfor.
E. Supplerende informasjon om aktivitetene
I flytskjemaet er det innarbeidet supplerende informasjon og den del maler for enkelte av
aktivitetene (blå bokser). Det grafiske snittet har en svakhet ved at man ikke umiddelbart kan se for
hvilke av aktivitetene (de blå boksene) det er innarbeidet supplerende informasjon, så her kan man
oppleve både informasjonstreff og -bom ved klikking på de blå boksene. Ved å klikke den enkelte
aktivitet (blå boks) kommer mer informasjon opp, f.eks i form av ytterligere beskrivelse, lenke(r) til
rammebetingelser for aktiviteten (forskrifter, interne retningslinjer m.m.), krav til dokumentasjon og
tilgang til skjema og maler til hjelp i utførelsen av aktiviteten.
Vi fortsetter med prosessen ”KSS-Fakultetsvis studiekvalitetsrapport” for å gi eksempel på
informasjon i en aktivitet. Nedenfor vises supplerende informasjon og krav for aktiviteten ”Initierer
arbeidet med fakultetsrapport studiekvalitet”. Malen for den fakultetsvise studiekvalitetsrapporten
kan lastes ned her, men bare dersom du sitter i en maskin som er knyttet til UiNs nettverk. Malene i
kvalitetshåndboka er bare tilgjengelig for brukere knyttet til UiNs nettverk. Flere av malene finnes
imidlertid på den ordinære nettsiden om kvalitet.
5
Kvalitetshåndboka – hurtigguide navigasjon
F. Navigasjon oppover/tilbake i kvalitetshåndboka
Hittil er det lagt vekt på å beskrive hvordan du finner veien ”ned” i den hierarkiske strukturen i
kvalitetshåndboka. Ved ønske om å gå tilbake/opp i nivåene, er det mest hensiktsmessig å klikke på
nivåene i ”2. linje” i skjermbildet – bildet nedenfor viser at vi er på flytskjemanivå, nivåene ovenfor
består av Kvalitetshandboka (høyeste), Kvalitetssikring (nest høyeste) og Undersøkelser/Evalueringer
(nivået over der hvor du står nå). Linkene er klikkbar og du navigerer til ønsket nivå ved å klikke disse.
G. Gjennomføringsansvar KSS
For en hurtigreferanse til hvordan gjennomføringsansvar i KSS er fordelt, se UiNs nettside om
Evalueringer, undersøkelser og analyser. Det er i denne hoveddelen av KSS at
gjennomføringsansvaret for prosessene i KSS er distribuert.
6
Kvalitetshåndboka – hurtigguide navigasjon
H. Utskrift flytskjema
Du kan skrive ut flytskjema med all informasjon knyttet til den enkelte aktivitet, kalt utskriftsrapport
(innholdet i malene blir ikke skrevet ut). Det gjør du ved å klikke på ”Utskrift” øverst i høyre hjørne.
Merk at dokumentet genereres i rikt tekstformat og vil ta mye lagringsplass. Det anbefales derfor at
utskriften lagres i word-format, særlig dersom det for eksempel skal sendes per e-post.
Merk også at utskriften kan se noe uryddig ut, dvs. at man får med formateringsmerker (vises
som {tc…\f…C….} osv). Visningen av formateringsmerkene kan fjernes. Dette gjøres av bruker selv i
programmet Word ved å velge ”Alternativer for Word” og fjerne markeringen for at ”skjult tekst”
skal vises. Nedenfor følger del av utskriftsrapport, én utgave hvor ”skjult tekst” er fjernet fra Word
(a), og én utgave hvor ”skjult tekst” vises (b), dvs. at man ikke har fjernet denne fra Word.
a) ”Skjult tekst” er fjernet i Word
7
Kvalitetshåndboka – hurtigguide navigasjon
b) Skjult tekst er ikke fjernet fra Word
8