Plan for Samlingsforvaltning: 12/2014 – 2016 Ferdigstilt 25.11.2014

Plan for Samlingsforvaltning

1

Plan for Samlingsforvaltning: 12/2014 – 2016 Ferdigstilt 25.11.2014

1.Innledning 1.1 Bakgrunn og visjon

Norsk industriarbeidermuseum (NIA) er et av tre regionmuseer i Telemark. Museet består i dag industriarbeidermuseet på Vemork, Tinn museum på Rjukan, Heddal bygdetun i Notodden kommune og kulturminnet Rjukanbanen. Fagavdelingene for Rjukanbanen og Bygningsvern og bygdetun har sammen med Arkiv- og samlingsforvaltningen (ASF) både stedlige men også noe regionalt ansvar, for utviklingen av museets samlinger. I tillegg har resten av museets organisasjon og samfunnet som sådan, behov for å bruke av samlingene. Avdelingene har en rekke ulike samlinger med varierende profil. Det er tydelig e spenninger eller kontraster mellom stiftelsens sentrale vedtekter og de oppgavene som har kommet til det siste tiåret. Samlingene er basis for svært mye av museum som fenomen fordi de er grunnleggende i et museums aktiviteter. Tilgjengeliggjøring, forskning og annen kunnskapsdannelse, formidling og overordnet profil; kan vanskelig gjøres med mindre samlingene er godt forvaltet. Kulturdepartementets beskrivelser av prioriteringene for museumssektoren, så vel som ICOMs museumsetiske regelverk, og NIAs vedtekter, understreker nødvendigheten av samlinger og behovet for god samlingsutvikling. Dette involverer historisk kildemateriale fra hele samfunnet, men det museene lager og bruker av er bestander historiske arkiver fra privat sektor (privatarkiver) og kulturhistoriske samlinger.

Figur 1

gir en enkel illustrasjon på dette forholdet, og er hentet fra Samlingsplan Vestfoldmuseene IKS 2014, side 11. Plan for Samlingsforvaltning (PfS) ble først etablert ved utgangen av 2009 og besto da av en overordnet skisse over områder som behøvde planer, og en tilhørende liste med delplaner. Dokumentet ble godkjent etter styrebehandling. 2

Plan for Samlingsforvaltning: 12/2014 – 2016 Ferdigstilt 25.11.2014 Følgende delplaner har fram til nå blitt laget og godkjent av stiftelsens styre: Mottaksplan, Plan for privatarkiver, Innsamlingspolitikk og Plan for Fotobevaring. I tillegg er to planer underveis: Magasinplan og Plan for Rjukanbanens arkiver og samlinger. Ansatte ved Arkiv- og samlingsforvaltningen har laget plan for de arbeidsområdene hvor det har vært behov for forbedringer, slik at planverket kunne gi retning og avklaringer for høyt prioriterte oppgaver.

1.2 Rammemetoden

Denne utgaven av Plan for Samlingsforvaltning følger samme strategi som planen fra 2009, men tar i tillegg opp i seg rammemetoden i den britiske standarden

PAS 197

(Code of practice for cultural collections management). Praksisen er tilgjengelig som egen publikasjon men er også presentert i publikasjon

Collections Management – A practical guide

(Collections Trust, 2009). Denne rammemetoden legger til grunn at man jobber fleksibelt og strategisk, slik at man over tid utvikler nye dokumenter, reviderer resultatene og forsøker å gjøre forbedringer . Innenfor rammemetoden står det sentralt at målsetningene med museet og dets samlinger harmoniseres. Det foreslås at dette gjøres i løpet av 2016 som del av en ny gjennomgang av NIAs innsamlingspolitikk. På kort sikt framstår det som klokt å avvente avklaringene i forhold til Notodden og Rjukans verdensarvstatus men også videre museumskonsolideringer. Rammemetoden bidrar til at man over tid og skrittvis får laget en helhetlig og overordnet Plan for Samlingsforvaltning. Det skjer på to måter: 1. Gjennom å lage delplaner med fokus på de forskjellige samlingene, magasiner og arbeidsområder samt beredskap 2. Gjennom å lage prosedyrer for de vanligste arbeidsoppgavene. I planens neste punk – 1.3. - skisseres hver av de fire grupperingene innenfor samlingsforvaltning (Utvikling, Dokumentasjon, Tilgjengeliggjøring og Bevaring), i tråd med strukturen gitt i den britiske standarden Spectrum. I 2015 prioriteres det å utvikle prosedyrer innenfor feltet Dokumentasjon og informasjon. I planens punkt 1.4 skisseres ramme og temaer for delplanene.

Relevant lovgivning, andre faglige standarder og politiske føringer skal kartlegges og integreres der det er nødvendig i både delplaner og prosedyrer. Utviklingen av planverk, prosedyrer, gjennomføringen av aktiviteter innenfor samlingsforvaltningen og den årlig plansyklusen – inklusive revisjon, evaluering og læring – skal knyttes sammen. Slik at man har en strategi for å som utvikle og forbedre praksis på området. Behandling av dette planverket innenfor organisasjonen, på ledernivå og i stiftelsens styre bør gi understreke den allerede tydelige delegeringen av ansvar og myndighet innenfor samlingsforvaltningen. Det må være en tydelig strategi å ha ansatte med nødvendig og riktig kompetanse for å løse oppgavene innenfor ASFs område. 3

Plan for Samlingsforvaltning: 12/2014 – 2016 Ferdigstilt 25.11.2014 Delplanene innenfor Plan for Samlingsforvaltning skal tydelig identifiseres som dette og forholde seg til føringene heri, inklusive disposisjonen. Delplanene skal avgrenses mot hverandre og forholde seg til standarden Spectrum. Både delplaner og prosedyrer skal etter interne høringer styrebehandles før endelig godkjenning. Utarbeidelse av innholdet i de forskjellige delplanene ligger hos en eller flere av avdelingene Arkiv- og samlingsforvaltning, Bygningsvern og Bygdetun og Rjukanbanen. Det skal etableres en rutine for internkontroll og en ordning for ekstern revisjon av samlingsforvaltningen.

Begge ordninger skal brukes i arbeidet med evaluering, læring, forbedring og videre planlegging. Overordna vurdering av rammemetoden -

PAS 197 .

skal gjennomføres med jevne mellomrom.

1.3 Spectrum – prosedyrer for hvordan man jobber med samlinger

Prosedyrene i Spectrum er generelle og er ment å reflektere «best practice» innenfor hvordan man løser de praktiske oppgavene på feltet. Dette har gitt en lang rekke og detaljerte rutiner og prosedyrer som grupperes i fire forskjellige kategorier. Enkelt forklart kan Spectrum oppsummeres gjennom

figur 2

, og er hentet fra Samlingsplan Vestfoldmuseene IKS 2014, side 12. En rekke tilstøtende oppgaver, deriblant planlegging og forvaltning av nødvendige arbeidsrom og magasiner, innsamlingsplaner, HMS og sikkerhet; kan enten gis forankring i egne delplaner eller delvis forankres i noen av museets andre planverk.

2.Museets samlinger og arkiver

Norsk industriarbeidermuseum er eier av og ivaretar en lang rekke forskjellige samlinger. Disse inkluderer ved dags dato: - Arkiver inklusive tegningssamlinger 4

Plan for Samlingsforvaltning: 12/2014 – 2016 Ferdigstilt 25.11.2014 - - - Fotosamlinger Antikvariske bygninger på bygdetunene - Tinn museums samlinger (forvalter) Rjukanbanens samlinger Heddal bygdetuns samlinger (forvalter) - - Norsk industriarbeidermuseums samlinger

3.Delplaner

3.1 Innsamlingspolitikken (2011) Sikrings- og katastrofeplan [Eksisterende plan - 3.1 Mottaksplan – tas bort og erstattes av prosedyrene under 1.3] 3.2 Magasinplanen (2014) 3.3 Plan for privatarkiver (2010) 3.4 Plan for fotobevaring (2013) 3.5 Plan for Rjukanbanens arkiv og samlinger (2015/underveis) 3.6 Plan for bevaring av gjenstandssamlingene 3.7 Sikrings- og katastrofeplan Plan for Rjukanbanens arkiv og samlinger (2015/underveis)

4.Revisjon og rullering

Det skal legges til rette for at man i samarbeid med et passende museum skal gjennomføre revisjon av samlingsforvaltningen innenfor utvalgte temaer i løpet av høsten 2015 og i løpet av våren 2016. Arkiv- og samlingsforvaltningen ved NIA forplikter seg til en gjensidig lik revisjon til fordel for samarbeidspartneren. Resultatene brukes internt og skal i første rekke, ikke offentligjøres. Plan for Samlingsforvaltning skal revideres i fjerde kvartal 2016. 5

Plan for Samlingsforvaltning: 12/2014 – 2016 Ferdigstilt 25.11.2014

5. Litteratur

Alkærsig, Garff og Lundbæk. Bevaringshåndbogen (Statens Museumsnævn, 1985) Code of practice for cultural collections management (BSI: 2009) Collections Management – A practical guide (Collections Trust, 2009) Riksantikvarieämbetet, Tidens Tand – Förebyggande konservering (1999) Samlingsplan Vestfoldmuseene IKS 2014 SPECTRUM 4.0 (Collections Trust)

khd 25.11.2014

6