Transcript Axdata Reiseregning.pdf

Axdata Reiseregning
Axdata Reiseregning er en Add-On modul til Microsoft Dynamics AX som hjelper din bedrift å
forenkle prosessen rundt registrering av reiseregninger og utleggsrefusjon. Løsningen er laget for å
håndtere beregning av riktige diettsatser på reiser i inn- og utland, samt føre kilometergodtgjørelse
og utlegg i norsk og utenlandsk valuta. Løsningen kan knyttes til prosjektmodulen i Microsoft
Dynamics AX, samt overføre lønnstransaksjoner til utbetaling.
Registrering
Modulen beregner automatisk diettsatser og eventuelle måltidsfradrag ut i fra datoer og
klokkeslett dine ansatte registrerer i løsningen etter endt reise, losjitype bestemmer deretter hvilke
satser som benyttes, om det er vanlig trekkfri godtgjørelse, pensjonatsats eller brakkesats. Du kan
også knytte kilometergodtgjørelse til ulike skyssmidler, riktig sats beregnes da ut fra antall kjørte
kilometer.
Modulen lar deg registrere utlegg i alle valuta, eller hente fra overførte kredittkorttransaksjoner.
Utlegg betalt av bedriften kan også registreres på reisen. Kvitteringer og bilag lastes opp, og
knyttes til den enkelte ansattes reise.
Modulen leveres med flere ulike godkjenningstyper, og kan settes opp slik at reisen sendes til
godkjenning før den blir postert (les mer om dette i seksjonen om attestering, godkjenning og
postering). For ansatte som har repeterende reiser er det mulig å kopiere en tidligere reise, med
beskrivelse og utlegg. Modulen kan også parametersettes slik at andre kan registrere reiser og
utlegg for den ansatte.
Reisekategorier/Utleggstyper
Modulen leveres med de viktigste utleggstypene, men du kan enkelt bygge opp dine egne. Utlegg
knyttes da opp til reisekategorier der det ligger satser, behandlingsregler, mva-opplysninger og
knytinger til prosjekt og lønn.
Attestering, godkjenning og postering
Du får enkelt kontroll på kostander i forbindelse med reise og utlegg i din bedrift ved å sette opp
modulen slik at alle reiser sendes til godkjenning før de blir postert. Dine ansatte vil i dette
skjermbildet også få en status på reisene i forhold til en godkjenningsprosess, her får de oversikt
over hvilke reiser som er åpne, avviste, til godkjenning og postert. Avviste reiser kan da korrigeres
og sendes til godkjenning på nytt.
For
For spørsmål rundt produktet, ta kontakt med [email protected]
Løsningen håndterer behandling på flere nivåer der forskjellige typer ansatte skal godkjenne
reisen. Dette kan eksempelvis være prosjektledere, personalansvarlige og økonomi. Hvor mange
nivåer som skal brukes og type godkjenner defineres i oppsettet. Videre vil det kunne skrives
meldinger og notater i forbindelse med godkjenningsprosessen. Dette kan være årsak til at reisen
sendes i retur, eller en viktig beskjed til neste person i prosessen for å sikre at reisen posteres riktig.
Varsling via rollesenter eller e-post kan også settes opp.
Kredittkorttransaksjoner
Dersom din ansatte benytter seg av bedriftskort ved utlegg på reiser, lar modulen deg via
kredittkortselskapet SEB overføre transaksjoner jevnlig. Disse transaksjonene kan enkelt knyttes opp
til utlegg på reisen.
Utbetaling av lønn
For bedrifter som bruker Lessor Lønn kan reisetransaksjoner benyttes for utbetaling av lønn.
Lønnsmedarbeidere bruker da en funksjon for å hente transaksjoner inn til lønnsmodulen for
utbetaling.
Forsystem til Prosjektmodul
For bedrifter som bruker prosjektmodulen i Microsoft Dynamics AX vil modulen fungere som et
forsystem til en standard økonomijournal. Når reisen er ført og godkjent vil den posteres inn i
journal, og standard prosjekt overtar videre behandling av transaksjonene i forhold til
prosjektregnskap og fakturering. Modulen henter standard informasjon fra prosjektene, slik som
aktiviteter, prosjektkategorier og linjeegenskap.
Grensesnitt og type klienter
Modulen er tilgengelig både som Windows klient og som Web klient i Enterprise Portal.
For
For spørsmål rundt produktet, ta kontakt med [email protected]