Transcript Kontraktsmodulen Webinar

Kontraksmodulen i 360°
Katrine Holm - Rådgiver
Espen Nergaard - Selger
10.09.2014
Agenda
• Introduksjon av oss og Public 360
• Datamodellen
• Brukerflater
• Kort introduksjon av kontraktsmodulen
• Hva får man i modulen?
• Demo av modulen
• Sakstyper
• Kontrakter og avtaler
• Søk og gjenfinning: web-parts
• Konklusjon
• Gevinster
• Hvordan implementere modulen?
Informasjonshåndtering i kjente brukergrensesnitt
PROSJEKT
SAK
KONTAKT
DOKUMENT
AKTIVITET
EIENDOM
Demo
• Kort gjennomgang av brukerflater
• Outlook
• Office
• Webgrensesnitt
• Mobile enheter
Kontraktsoppfølging - Hva er dagens utfordringer?
• Oversikt?
• Oppfølging?
• Tilgangskontroll?
• Versjons- og revisjonskontroll?
• Endringshåndtering og tillegg
til kontrakten?
• Maler og prosesser?
Overordnet – hva får man i modulen?
• Et felles arkiv for alle typer kontrakter
• Ha oversikt over leverandører, kunder
og kontaktpersoner hos disse
• Ta vare på historikk og all
korrespondanse knyttet til kontraktens
livssyklus
• Skanne og arkivere signerte
kontrakter
• Bli varslet om forfall når
kontraktsperioden nærmer seg utløp
• Godkjenne dokumenter
• Tilgang til riktig og gyldig
versjon/revisjon av kontrakter
• Behandle endringer og tillegg
• Mulighet for felles maler for
dokumenter
360° Kontraktshåndtering – hva ligger i modulen?
Saksmappe for Anskaffelse og Leveranse
Dokument for kontrakter med felter for oppfølgning
«WEB Deler» gir enkel oversikt og kontroll for kontraktoppfølgning
360° kan håndtere all informasjon i
kontraktens livsløp
• Foranledningen til en kontrakt vil gjerne være en
anskaffelse/forhandlings prosess som fører fram til en avtale.
• Deretter går man over i en leveranse og overvåkingsfase før man
gjerne skal endre eller fornye avtalen
KGV
Anskaffelse
360° Kontraktsmodul
Forhandling
Overvåking
Fornyelse
Demo
• Demonstrasjon av kontraktsmodulen
Praktisk implementering – noe å tenke på
• Justere / konfigurere felt og kodeverdier
• Definere regler for tilgangskontroll
• Importere/registrere eksisterende kontrakter
• Etablere rutiner for registrering /skanning
Kontroll med 360°
Kontraktshåndtering
Gevinster
Kontroll med 360°
Kontraktshåndtering
Samhandling
Forvalte Kontrakter
Ta vare på Kontraktene
• Tilgjengelig
for alle ansatte
• Informasjonsdeling
med ekstern
kontraktspart
• Avrop
• Omsetning
Hente info. fra
Økonomisystem
• Frister – utløp, milepæler
• Korrespondansen rundt Kontraktene
• Mine kontrakter / min avdelings kontrakter
• Revisjon av Kontrakter
•Et felles elektronisk kontraktsarkiv
• Tilgangskontroll
• Historikk
TENK STORT, MEN START MED DET GRUNNLEGGENDE
Hvordan implementerer man modulen?
• Lisenskostnad:
• 17 000 kr inkl. mva
• Oppsett/konfigurasjon:
• 1 dag arbeidsmøte
• 6 t konfigurasjon
• 1 dag opplæring/kurs
• Send en bestilling/epost til Jorunn Næss: [email protected] eller ring Espen på 95 90 48 96
• Katrine/rådgiver vil kontakte dere for å avtale tidspunkt for
implementering
Software Innovation | N-1364 Fornebu Norway | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.com
Oppsummering av 360°
Kontraktshåndtering
• 360° Kontrakts håndtering er et prosesstøtte verktøy som gjør at brukerne
kan dokumentere relevant informasjon under hele kontraktens livssyklus.
• Komplette saksmapper på anskaffelsen og leveransen
•
•
•
•
Alle dokumenter i saken : Korrespondanse, epost, kontrakt, merknader
Dokumenterer møter og andre aktiviteter
Fremdriftsplaner gir informasjon om prosessen og milepæler
Endringshåndtering i leveransen
• Ett felles kontrakts arkiv
•
•
•
•
Ferdige WEB Parts til rollebaserte skrivebord for oppfølgning
Tilgang til siste gyldige kontrakt inkl. rettighetsstyring
Effektiv oppfølgning av kontraktene: Utløpstid, kontraktsparter, Internt ansvarlige, historikk
Revisjonshåndtering dersom man har egne kontraktsmaler
Kontraktsmodulen i 360°
• En sakstype
• Et dokumentbibliotek med flere
metadata
• Bruk av webparts ut på skrivebord
• Bruk av søk
• Bruk av forløpsmal /progress plan
• Bruk av sjekklister
Metadata på ny den nye sakstypen
• Sakstype
• Anskaffelse / Leveranse
• Sakskategori
• Fase
• Innkjøp
• Utredning/spesifikasjon
• Leveranse
• Forespørsel sendt
• Innkjøpsnivå
• Evaluering
• Under 200.000
• Forhandlinger
• 200.000 – 500000
• Kontrakt undertegnet
• 500.000 – 1.000.000
• Ferdig
• Over terskelverdi
Dokument bibliotek (Contract) – dokument typer
• Kontrakt
• Rammeavtale
• Support og vedlikeholdsavtale
• Leieavtale
• Driftsavtale
• Innkjøpsavtale
• Assistanseavtale
• Oppdragsavtale
• Intensjonsavtale
• Oppdragsbeskrivelse
Tilleggsfelt
• Avtaletype
• Neste revisjon
• Generell avtale
• Utløpsdato
• Produksjonsavtale
• Fagansvarlig
• Lisensavtale
• Leasingavtale
• Revisjonsperiode
• Kvartalsvis
• Halvårlig
• Årlig
• Manuelt
Tilgengelige web-deler for kontraktsoppfølging
• Kontrakter i min avdeling
• Mine kontrakter
• Mine kontrakter som
fagansvarlig
• Mine kontrakter til oppfølging
• Utløpsdato eller revisjonsdato
innen neste 30 dager
• Mine åpne anskaffelsesaker
• Åpne anskaffelsesaker i min
avdeling
Sjekklister – eksempel på forløpsmal på
anskaffelse
• Fase 1
• Sjekk innhold i alle kontor
• Sett opp inventarliste
• Fase 2
• Send ut ønske/forespørsel
til alle ansatte
• Motta og sammenfatt alle
ønsker/krav
• Fase 3
• Send forespørsel til
leverandører
• Alle forespørsler mottatt
• Fase 4
• Velg leverandør
• Bestill varer
Avklaringspunkter
• Hvilke typer kontrakter har dere? ( f.eks vedlikeholdsavtale,
rammeavtale, innkjøpsavtale
• Hvor arkiveres kontraktene i dag? (papirarkiv, filserver)
• Hvor dokumenteres prosessen for en anskaffelse frem til signert
kontrakt?
• Er det etablert rutiner for anskaffelser og arkivering av kontrakter /
avtaler?
• Er dagens kontrakter åpent tilgjengelig for alle internt?
• Har dere egne konktraktsmaler?
Avklaringspunkter
Hvilke avtaletyper er det behov for?
Se neste slide
Skal sakstypen Anskaffelser benyttes, eller
skal kontraktdokumenter knyttes til sak?
Kontrakter skal opprettes på vanlig sak.
Skal revisjonshåndtering benyttes?
Ja
Hvilke statuskoder skal benyttes?
Ikke avklart
Skal det settes opp eget skrivebord for
oppfølging av kontrakter?
Ja, håndteres av HIOA
Hvor mange dager i forveien skal kontrakter
komme opp på listen «Mine kontrakter
under oppfølging? Standard er 30 dager
Ikke avklar
Avtaletyper opprettet i WS
• Bidrags-og oppdragsavtale
• Innkjøpsavtale
• Interne avtaler
• Leieavtale
• Samarbeidsavtale
Avklaringspunkter
• Er det behov for tilgangsstyring (tilgangsgrupper) i kontraktsarkivet?
• Tilgangsgruppe opprettes av HIOA
• Er det aktuelt å definere dokumentmaler i kontraktsarkivet?
• Ikke avklart
• Nummerering av kontrakter: standard eller tilpasset nummermaske
(tilpasset ca. 4 t).
• Standard
• Det bør lages en rutine som dokumenterer hvordan en
anskaffelsesprosess skal dokumenteres i 360° frem til signert kontrakt.
Software Innovation | N-1364 Fornebu Norway | +47 23 89 90 00 | www.software-innovation.com