Transcript Prosjektplan Bacheloroppgave 2014

Høgskolen i Gjøvik Prosjektplan Bacheloroppgave 2014 Hvordan motivere Ahlsells ansatte til økt kvalitet på leveranser?
Joachim Adrian Tande Valstad Kai Asle Trøhaugen Chris André Lehre Moen 27/1-­‐2014 Innhold:
1. Innledning ....................................................................................................................... 3 1.1: Bakgrunn .............................................................................................................................. 3 2. Organisering ................................................................................................................... 3 2.1: Gruppen ................................................................................................................................. 3 2.2: Oppdragsgiver ..................................................................................................................... 3 2.3: Veileder ................................................................................................................................. 3 3. Omfang .............................................................................................................................. 4 3.1: Fagområde ............................................................................................................................ 4 3.2: Avgrensning ......................................................................................................................... 4 4. Prosjektets oppbygning og mål ................................................................................ 4 4.1: Problem ................................................................................................................................. 4 4.2: Problemstilling ................................................................................................................... 4 4.3: Definisjoner ......................................................................................................................... 4 4.4: Fremgangsmåte .................................................................................................................. 5 4.5: Rammebetingelser ............................................................................................................ 5 5. Målformulering .............................................................................................................. 6 5.1: Effektmål ............................................................................................................................... 6 5.2: Resultatmål .......................................................................................................................... 6 6. Prosjektplan ................................................................................................................... 6 6.1: Arbeidsmetode ................................................................................................................... 6 6.2: Statusmøter .......................................................................................................................... 6 6.3: Dokumenter, rapportering og kvalitetskontroll ..................................................... 6 6.4: Kommunikasjonsmedier ................................................................................................. 6 6.5: RISIKONANALYSE ............................................................................................................... 7 Kommentarer til risikoanalyse: ......................................................................................................... 7 6.6: GANTT-­‐skjema .................................................................................................................... 8 Litteraturliste ..................................................................................................................... 9 2 1. Innledning
1.1: Bakgrunn
Bacheloroppgaven er en avsluttende oppgave i økonomi og ledelse årskull 20112014
Vi har valg å ha motivasjon som tema i denne bachelor oppgaven. Dette har vi
gjort fordi vi finner motivasjon veldig interessant, og det er veldig aktuelt i dagens
næringsliv som er utsatt for hard konkurranse. Motivasjon kan føre til økt ytelse,
der ytelse forklares som kvantiteten og kvaliteten i det en medarbeider utfører.
Motiverte medarbeidere er derfor en av de viktigste ressursene som bedriften
har, og kan være den avgjørende faktoren for om de klarer å utvikle et
konkurransefortrinn ovenfor konkurrentene.
Vi har valgt å skrive oppgaven i samarbeid med Ahlsell som er landets største
fullsortimentgrossist, med et unikt utvalg innen VVS, VA, Elektro, i tillegg til
verktøy, maskiner og verneutstyr.
Ahlsell finnes både i Norge, Finnland, Danmark og Sverige.
2. Organisering
2.1: Gruppen Prosjektgruppen består av: HUSK HIG MAIL
Chris André Lehre Moen: 110703
Tlf: +47 91 11 88 98
E-post: [email protected]
Kai Asle Trøhaugen: 110682
Tlf: +47 91 81 75 86
E-post: [email protected]
Joachim Adrian Tande Valstad: 110818
Tlf: +47 48042075
E-post: [email protected]
2.2: Oppdragsgiver Ahlsell Norge avd. Sentrallager
Bonntjennsvegen 14, 2055 Nordkisa
Hans A. Sandum
Tlf: 48869486
E-post: [email protected]
2.3: Veileder Anne Grete Syvertsen
Tlf: +47 61 13 52 24
E-post: [email protected]
3 3. Omfang
3.1: Fagområde Ledelse - og organisasjonspsykologi med fokus på motivasjon og
motivasjonsfaktorer på arbeidsplassen.
Kvalitetsledelse med vitenskapelig metode.
Prosjektledelse.
3.2: Avgrensning Vi konsentrerer oss om medarbeiderne på lageret, og har valgt å se bort fra
ledelsen og de innen transport.
Vi får ikke sett om det vi kommer frem til vil føre til et forbedret resultat i kvalitet.
4. Prosjektets oppbygning og mål
4.1: Problem Etter møte med driftssjefen hos Ahlsell på Nordkisa fikk vi et godt innblikk i hva
de gjør og jobber for. Ahlsell har høyt fokus på verdiene trivsel, nærvær,
effektivitet og kvalitet. De måler feilene sine veldig nøye, og har strenge krav til
seg selv når det gjelder feilmarginer. Feilene blir målt i promille, noe som stiller
strenge krav til sine ansatte, som utfører en veldig bra jobb, men som fortsatt
mangler litt for å nå målkravene.
Feilene som blir målt, er feil som oppstår ved plukk, pakking og sending av varer.
Vi har tenkt å se om motivasjon er en faktor som spiller inn i dette, og om økt
motivasjon kan være en brikke som kan føre til måloppnåelsen.
Vi har tenkt til å kartlegge hva som motiverer de ansatte i dag, og hvordan Ahlsell
kan øke motivasjonen enda mer.
Dette har vi tenkt til å gjøre gjennom å lage spørreskjemaer som vi vil gi til de
ansatte. Deretter vil vi analysere disse dataene, som vi igjen vil sette opp mot hva
motivasjonsteoriene sier. På denne måten kan vi se om det finnes muligheter for
forbedring.
Vi vil antakeligvis ikke ha mulighet til å måle om eventuelle resultater vil føre til en
forbedring, da det vil ta tid for Ahlsell å implementere eventuelle ønskede tiltak.
Vårt håp er å komme fram til noe som Ahlsell over tid har mulighet til å bruke i sitt
arbeid mot å øke kvaliteten på arbeidet sitt.
4.2: Problemstilling Bacheloroppgavens problemstilling er:
Hvordan motivere Ahlsells ansatte til økt kvalitet på leveranser?
4.3: Definisjoner Kvalitet: Redusere feil som oppstår ved pakking av varer, sending, og som fører
til skader på gods. 4 Motivasjon: “de biologiske, psykologiske og sosiale faktorene som aktiverer, gir
retning til og opprettholder atferd i ulike grader av intensitet for å oppnå et mål”.
(Kaufmann og Kaufmann 2009, s. 93)
4.4: Fremgangsmåte Før hovedarbeider vil vi gjennomføre en litteraturstudie innen motivasjonsteorier
for å skaffe den nødvendige kunnskapen vi trenger for å kunne utføre oppgaven.
Vi har etter en lang diskusjon kommet fram til at vi kommer til å gi ut
spørreundersøkelsene på papir til de ansatte. Grunnen til dette er at Ahlsell har
ca 150 ansatte som vi skal spørre, og vi er avhengige av å få inn minst 100
besvarelser for å ha et pålitelig materiale å jobbe videre med. Vi kom fram til at
risikoen for ikke å få inn nok svar er mindre ved spørreskjemaer i papirutgave. Vi
ser at dette vil være mer tidkrevende enn en web-basert spørreundersøkelse,
men det vil samtidig gi oss bedre oversikt over hvem som har svart, og hvem vi
kan purre på, da vi har tenkt til å spørre om å få tilgang til ansattlister som vi kan
bruke for å ha oversikt over dettet. Hvem som har svart eller ikke vil selvfølgelig
være konfidensielt, og spørreskjemaene vil være anonyme.
Vi har tenkt til å levere ut spørreskjemaene i begynnelsen av skiftet, og samle de
inn igjen ved slutten av skiftet. På denne måten kan de ansatte fylle det ut når de
har litt tid til overs, samtidig som de får utført sine arbeidsoppgaver.
Vi vil deretter analysere de innsamlede dataene og se dette opp mot teori.
4.5: Rammebetingelser De tidsfrister som gruppen har å forholde seg til er:
− Den 27.01.14 kl. 23:59 senest, innlevering av prosjektplan.
− Den 03.02.14 kl. 23:59 senest, frist for etablering av hjemmeside.
− Den 07.02.14 kl. 23:59 senest, skal signert prosjektavtale leveres.
− Den 19.05.14 kl. 12:00 senest, skal hovedprosjekt med vedlegg leveres i
pdf.
− Den 26.05.14 kl. 12:00 senest, skal poster (A-3 plakat) innleveres.
− Den 26.05.14 kl. 12:00 senest, skal refleksjonsnotat leveres.
− Den 26.05.14 kl. 12:00 senest, skal logg innleveres.
− Muntlig presentasjon skal innleveres senest dagen før framlegg.
− Den 02.06, 03.06 eller 04.06.14 er det framlegg av bachelor.
Presentasjon av bachelor-oppgaven vil skje mandag 2.juni, tirsdag 3.juni eller
onsdag 4.juni 2014.
Kostnadene blir loggført, og i slutten av hver måned vil vi dele kostnadene likt
mellom gruppemedlemmene.
Ellers gjelder:
− Interne grupperelger (se vedlegg)
− Spesifikke betingelser som eventuelt stilles av oppdragsgiver
− Gruppen må ellers forholde seg til de betingelser/retningslinjer som stilles
av HiG ang. bachelor oppgaven.
5 5. Målformulering
5.1: Effektmål Finne mulige løsninger for forbedring på kvaliteten av leveranser gjennom
motivasjon. 5.2: Resultatmål Finne faktorer som kan øke motivasjonen hos de ansatte. 6. Prosjektplan
6.1: Arbeidsmetode Arbeidet med bacheloroppgaven deles inn i 4 deler:
FASE 1. Skaffe nødvending teori-grunnlag
Lese seg opp på nødvendig litteratur
FASE 2. Metode
Lage og levere spørreundersøkelser til ansatte ved Ahlsell.
FASE 3. Testing/analysering av resultat
Den informasjonen som er innhentet i fase to blir analysert og sett opp mot
teorien.
FASE 4. Konklusjon og ferdigstilling
Trekker ut en konklusjon av hva vi har funnet frem til. Hvordan dette svarer opp
mot våres problemstilling eller ikke?
6.2: Statusmøter Hver mandag morgen blir det avholdt et statusmøte på hvordan vi ligger an, og
hva som skjer den kommende uken.
Veiledningstimer tas ved behov.
6.3: Dokumenter, rapportering og kvalitetskontroll Skriftlig dokumentasjon blir kopiert i 3 eksemplarer slik at alle på gruppen mottar
samme informasjon.
At vitenskapelige artikler følger en IMRAD - struktur og at den er fagfelle vurdert.
Aktivt bruk av veileder. (hvis vi har spørsmål, slik at vi opprettholder kvaliteten så
bra som mulig).
6.4: Kommunikasjonsmedier Kommunikasjonen mellom gruppemedlemmer, veileder og samarbeidspartner vil
foregå gjennom:
− E-post
− Telefon
− Møter
6 6.5: RISIKONANALYSE Kommentarer til risikoanalyse: Tiltak til risikoene: 1. Antallet respondenter er for få til å belyse problemstillingen: − Oppsøke kandidatene fysisk for å få besvart spørreskjemaet. − Vi følger personallistene for å avdekke hvem som har svart og ikke, slik at purringen blir mer oversiktlig og effektiv. 2. Tap av data/ informasjon: − Skriver i Google Docs, og kopierer dette fortløpende over i et Word dokument. 3. Fare for at respondentene ikke tar oppgaven på alvor: − Forklare dem hvor viktig det er for både organisasjonen og oppgaven/resultatet av oppgaven, at respondentene svarer ærlig og tydelig, slik at riktige tiltak kan iverksettes. 4. Fare for å ikke få booket grupperom: − Være på offensiven og booke rom for neste ledige dag i kalenderen tidlig på morgenen. ssssssss 7 6.6: GANTT-­‐skjema 8 Litteraturliste
Bøker: 1. Westhagen, Harald, O. Faaeng, K.G. Hoff, T. Kjeldsen, og E. Røine, (2009) Prosjektarbeid: Utviklings-­‐ og endringskompetanse Oslo: Gyldendal Akademisk 2. Kaufmann, Geir og Kaufmann, Astrid (2009) Psykologi i organisasjon og ledelse, Bergen: Fagforlaget. S. 93 Websider: 1. Forsidebilde: HiG Logo http://hovedprosjekter.hig.no/v2009/tol/geo/hunderfossen/images/HIGl
ogo.gif 2. 9