Transcript Manual WebPortal - Shift Manager

WEBPORTAL
Innholdsfortegnelse
1. INTRODUKSJON ................................................................................................................ 2
INSTRUKSJONER OG ANGIVELSER ....................................................................................... 2
2. PÅLOGGING ....................................................................................................................... 2
3. KALENDER ......................................................................................................................... 3
EGNE VAKTER .................................................................................................................... 3
ENHETENS VAKTER ............................................................................................................ 4
4. LEDIGE VAKTER .............................................................................................................. 5
ØNSKE EN LEDIG VAKT ....................................................................................................... 5
TILPASSE OVERSIKTEN ....................................................................................................... 5
5. ØNSKEDE VAKTER .......................................................................................................... 6
HVA VISER OVERSIKTEN? ................................................................................................... 6
FILTRERE OVERSIKTEN ....................................................................................................... 6
6. TILGJENGELIGHET ......................................................................................................... 7
7. TIMELISTE .......................................................................................................................... 8
8. FORESPØRSLER ................................................................................................................ 9
EKSTRAARBEID .................................................................................................................. 9
UTRYKNING ....................................................................................................................... 9
FRAVÆR ........................................................................................................................... 10
AVSPASERING .................................................................................................................. 11
9. MELDINGSSENTER ........................................................................................................ 12
ÅPNE MELDINGSSENTERET ............................................................................................... 12
HVA VISER MELDINGSSENTERET?..................................................................................... 12
SVARE PÅ/KOMMENTERE EN MELDING ............................................................................. 12
10. PERSONINFO .................................................................................................................. 13
ENDRE KONTAKTINFORMASJON ....................................................................................... 13
LEGGE TIL PÅRØRENDE .................................................................................................... 13
ENDRE/SLETTE PÅRØRENDE ............................................................................................. 13
11. BYTTE PASSORD ........................................................................................................... 14
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
1/14
WEBPORTAL
1. Introduksjon
INSTRUKSJONER OG ANGIVELSER
Bruk av tastaturet angis ved at tasten beskrives i hakeparenteser: f.eks <Enter>.
Knapper på skjermen er angitt i klammer: f.eks [OK] eller [].
Valg i menyer eller på skjermen for øvrig er angitt i anførselstegn: f.eks «Fil».
Vi har i størst mulig grad benyttet vanlige Windows-uttrykk, bl.a for følgende operasjoner:
Klikk – pek med musepekeren og trykk venstre museknapp én gang.
Dobbelklikk – pek og trykk venstre museknapp to ganger raskt etter hverandre.
Høyreklikk – pek og klikk med høyre museknapp én gang.
2. Pålogging
 Start nettleseren din og gå til adressen for webportalen.
 Skriv inn brukernavn og passord.
 Klikk på knappen [Logg inn].
Figur 1
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
2/14
WEBPORTAL
3. Kalender
EGNE VAKTER
Når du har logget inn, vises din personlige kalender. Den viser vaktene fra oppsatt
arbeidsplan, sammen med endringer registrert i ajourhold. Til høyre finner du en forklaring av
fargekodene som er benyttet.
I kalenderen vises 6 uker på skjermen samtidig. Ved hjelp av pilene til høyre og venstre over
ukedagene i kalenderen, kan du bla til forrige eller neste 6-ukersperiode.
Ved å peke på en vakt vises klokkeslett og arbeidssted.
Figur 2
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
3/14
WEBPORTAL
ENHETENS VAKTER
Ønsker du å vite hvem som er på vakt sammen med deg en bestemt dag, kan du klikke på
datoen. Du vil da få opp dette skjermbildet:
Figur 3
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
4/14
WEBPORTAL
4. Ledige vakter
ØNSKE EN LEDIG VAKT
I oversikten over «Ledige vakter», vises alle udekkede vakter du er kvalifisert til å ta.
Dersom du ønsker å melde din interesse for vakter, haker du av bak vaktene og klikker
[Lagre].
TILPASSE OVERSIKTEN
Hvis listen over ledige vakter er lang, kan du filtrere innholdet ved hjelp av nedtrekksmenyen
på første rad. Du kan filtrere på «Virksomhet/område», «Arbeidssted», «Dato» og/eller
«Vakttype». Du kan også sortere på «Fra», «Til» eller «Lengde» ved å klikke på
overskriftene.
Figur 4
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
5/14
WEBPORTAL
5. Ønskede vakter
HVA VISER OVERSIKTEN?
Oversikten «Ønskede vakter» viser status for vakter der du har meldt din interesse.
En hake i avkrysningsboksen bak vakten betyr at du har fått vakten, mens en tom
avkrysningsboks viser at du ikke har fått vakten. Vakter som ikke er tildelt enda, vises med en
annen farge på avkrysningsboksen.
FILTRERE OVERSIKTEN
Hvis listen over ønskede vakter er lang, kan du filtrere innholdet ved hjelp av
nedtrekksmenyen på første rad. Du kan filtrere på «Virksomhet/område», «Arbeidssted»,
«Dato», «Vakttype» og/eller «Status». Du kan også sortere på «Fra», «Til» eller «Lengde»
ved å klikke på overskriftene.
Figur 5
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
6/14
WEBPORTAL
6. Tilgjengelighet
Under «Tilgjengelighet» definerer du når du ønsker å bli forespurt om å ta ledige vakter.
Du fyller ut tilgjengeligheten uke for uke: velg uke helt til venstre og hak deretter av i
avkrysningsboksene.
Nederst til venstre finner du valg for å hake av (markere) alle dag-/aften/nattevakter i den
valgte uken, for å spare tid på utfyllingen.
Dersom en uke skal fylles ut likt som uken foran, kan du benytte valget «Gjør den valgte
uken lik foregående uke» nederst til høyre.
NB! Husk alltid å klikke [Lagre] når du har gjort endringer!
Figur 6
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
7/14
WEBPORTAL
7. Timeliste
Under «Timeliste» vises lønnsperiodene som leder har attestert. Den nyeste/siste vises øverst.
Du godkjenner en timeliste ved å hake av i feltet ”Godkjenne”. Dersom du ikke godkjenner
timelisten, kan du klikke på «Kommentar» og sende melding om hvorfor du ikke godkjenner
timelisten.
I tillegg kan du over timelisten til høyre se hvor mange feriedager/timer i timebank du har til
gode.
Figur 7
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
8/14
WEBPORTAL
8. Forespørsler
For å sende inn/registrere Ekstraarbeid, Utrykninger, Fravær og Avspasering, går du til
«Forespørsler». Det du registrerer her, vil bli sendt til leder for godkjenning. Du kan følge
med på statusen i Meldingssenteret (se kapittel 9. Meldingssenter).
EKSTRAARBEID
1.
2.
3.
4.
5.
Fyll ut/velg «Dato», «Arbeidssted», ev. «Dekke for» samt «Årsak».
Skriv inn start- og sluttidspunkter.
Oppgi om noen av timene skal til Timebank.
Skriv inn en melding om nødvendig.
Klikk på [Registrer].
Figur 8
UTRYKNING
1.
2.
3.
4.
5.
Fyll ut/velg «Dato», «Arbeidssted», «Vakt» og «Årsak».
Legg inn tidspunktene for utrykningen.
Oppgi om noen av timene skal til Timebank.
Skriv inn en melding om nødvendig.
Klikk på [Registrer].
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
9/14
WEBPORTAL
Figur 9
FRAVÆR
1. Fyll ut/velg «Dato», «Arbeidssted», ev. «Vakt», samt «Årsak».
2. Om du registrerer et fravær for en del av en dag, må du registrere start- og
sluttidspunkt.
3. Skriv inn en melding om nødvendig.
4. Klikk på [Registrer].
Figur 10
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
10/14
WEBPORTAL
AVSPASERING
1. Fyll ut/velg «Dato», «Arbeidssted», ev. «Vakt», samt «Årsak».
2. Om du registrerer avspasering for en del av en dag, må du registrere start- og
sluttidspunkt.
3. Skriv inn en melding om nødvendig.
4. Klikk på [Registrer].
Figur 11
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
11/14
WEBPORTAL
9. Meldingssenter
ÅPNE MELDINGSSENTERET
Du ser automatisk om du har nye meldinger oppe til høyre i WebPortalen. Klikker du på
linken eller ikonet, åpnes meldingssenteret.
Figur 12
HVA VISER MELDINGSSENTERET?
Meldingssenteret viser meldinger som er sendt mellom deg og leder, sammen med
behandlingen av de forespørslene (Ekstraarbeid, Utrykning, Fravær eller Avspasering) du har
sendt inn via WebPortalen.
I venstremenyen i meldingssenteret finner du ulike kategorier/statuser for meldinger.
Kategoriene filtrer ut meldinger som tilhører den kategorien eller statusen, slik at du raskere
får oversikt. I høyrekanten vises meldingen som er markert med all tilhørende info.
SVARE PÅ/KOMMENTERE EN MELDING
Dersom du ønsker å svare/kommentere en melding, marker du meldingen, fyller ut en tekst
øverst i bildet og trykker [Send].
Når meldinger blir svart på, knyttes svaret til den opprinnelige meldingen og danner en
«samtaletråd». Når du klikker på en melding kan du se «samtaletråden».
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
12/14
WEBPORTAL
10. Personinfo
Bildet som viser personinformasjon, henter data fra personalarkivet i Shift Manager. Du kan
klikke på fire linker for å vise ulike typer data om deg og ditt arbeidsforhold:
 Stillinger (her kan du ikke endre data)
 Kontaktinformasjon (her kan du endre data)
 Ansettelse/økonomi (her kan du ikke endre data)
 Pårørende (her kan du legge til, slette og endre data)
Figur 13
ENDRE KONTAKTINFORMASJON
1. Klikk på linken «Kontaktinformasjon».
2. Rediger informasjonen i feltene.
3. Klikk på [Lagre].
LEGGE TIL PÅRØRENDE
1. Klikk på linken «Pårørende».
2. Fyll ut informasjonen i de tomme feltene.
3. Klikk på [Lagre]. Person blir lagt til i listen over pårørende.
ENDRE/SLETTE PÅRØRENDE
1. Klikk på linken «Pårørende».
2. Klikk på ikonet «Rediger»
eller «Slett»
foran personen.
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
13/14
WEBPORTAL
11. Bytte passord
For å bytte passord, klikker du på linken «Bytt passord» helt øverst til høyre. I skjermbildet
som kommer opp, fyller du ut eksisterende og nytt passord, og klikker på knappen [Bytt
passord].
Figur 14
Shift Manager Webportal© – 2012 KDO Consulting AS
14/14