Transcript Brukerhåndbok

Brukerhåndbok
Hva er Best Practice?
Best Practice er verktøyet for deg som ønsker å gjøre organisasjonen din mer
effektiv og verdiskapningen mer gjennomsiktig.
Fordeler med Best Practice:
•
Du får oversikt over alle jobbrelaterte prosesser og roller. Dette skjer ved hjelp
av enkle modeller med tilhørende arbeidsbeskrivelser og annen informasjon.
•
Samtlige ansatte får tilgang via internett eller intranett.
•
De som trenger å vite noe, får vite det straks – de blir deltagere i et kunnskapsnettverk hvor opplysninger, erfaring og ideer flyter fritt og effektivt.
•
Muligheter fanges opp og trusler unngås.
•
Gode rutiner og nye måter å jobbe på spres raskt.
Systemet kombinerer et enkelt tegneverktøy med en ryddig dokumenthåndtering og
web-basert publisering av prosessene. Med Best Practice er det enkelt å oppfylle
kravene til sertifisering i ISO 9001:2000 eller akkreditering i NOKUT. Systemet gir
deg en meget brukervennlig online kvalitetshåndbok.
Best Practice suppleres med FAROS-metoden, som handler om å strukturere
organisasjonens prosesser for å oppnå bedre styring, effektivitet og kvalitet.
Best Practice-verktøyet består av to deler:
Best Practice Designer: Et tegneprogram som du bruker til å modellere arbeidsprosessene i organisasjonen din. Fra modellen kan du lage lenker til sider på
internett og til dokumenter som enten ligger lokalt eller på nettet. Som administrator
kan du styre hvem som skal ha tilgang til de forskjellige prosessene.
Best Practice Webklient: En webportal som viser det du har laget i Designer. Klikk
på prosessene, og du får opp det som måtte ligge under – for eksempel lenker til
websider og dokumenter. Webklienten er en ‘kunnskapsparaply’ for alle interne og
eksterne informasjonskilder og alle verktøy knyttet opp til virksomhetens
prosessmodell.
Innhold
Hva er Best Practice? ......................................................................................... 2
1 Logge på Beste Praksis Designer .....................................1
2 Komme i gang med prosessmodelleringen......................3
Opprette en virksomhetsenhet (kun for administrator)................................... 3
Opprette nivåene i virksomhetsenheten din .................................................... 4
Nivå 1: Hovedprosesskartet............................................................................... 6
Nivå 2: Hovedprosess ...................................................................................... 10
Nivå 3: Flytskjema ............................................................................................ 12
Link-Manager .................................................................................................... 15
Nivå 3 (forts.): Prosessbeskrivelse ................................................................. 18
Nivå 4: Aktivitetsbeskrivelse ........................................................................... 20
3 Flytting av symboler, prosesser og rollebånd................25
Flytte rollebånd ................................................................................................. 25
Endre symboltype............................................................................................. 25
Flytte flere symboler samtidig ......................................................................... 27
Flytte en hel prosess ........................................................................................ 28
4 Skrive ut, eksportere og importere..................................29
Skrive ut fra Best Practice Designer ............................................................... 29
Eksportere til andre programmer .................................................................... 30
Importere fra andre programmer..................................................................... 33
Lage prosesser uten Best Practice installert på PC-en................................. 35
5 Prosessmodellen i Best Practice Webklient...................37
Pålogging .......................................................................................................... 37
Menyer og knapper i Best Practice Webklient ............................................... 38
Tilbakemelding.................................................................................................. 38
Verifisering/godkjenning.................................................................................. 41
6 Administratorfunksjoner ..................................................42
Administrere enkeltbrukere ............................................................................. 43
Roller og funksjoner ......................................................................................... 47
Dokument- og lenkearkivet .............................................................................. 48
Endre navn på beskrivelser, roller og funksjoner.......................................... 49
Innvilge lese- og skrivetilgang til prosesser .................................................. 50
Innvilge verifikasjon/godkjenningsstatus til bruker ...................................... 50
1 Logge på Beste Praksis Designer
Denne boken er skrevet både for systemadministrator og vanlige brukere. En
administrator har tilgang til et eget adminområde og er den personen som
registrerer nye brukere i Best Practice, oppretter nye roller og funksjoner og passer
på hvem som skal ha rettigheter til hvilke prosesser. Noen av oppgavene i denne
boken kan bare utføres av administrator. Dette er angitt i teksten.
1.
Klikk på ikonet CORPORUM Best Practice Designer. Du ser da innloggingsvinduet.
Fig 1: Innloggingsvindu
2.
Fyll ut feltene Brukernavn og Passord. Brukernavnet ditt er det som
administratoren i din organisasjon har gitt til deg. Lurer du på hva brukernavnet
og passordet ditt er, så ta kontakt med din administrator.
3.
Systemet fyller ut resten av feltene automatisk når du klikker OK. Feltene DB
Brukernavn og DB Passord er din organisasjons brukernavn og passord på
Best Practice-serveren (www.beste-praksis.no). DB Navn angir serverens
navn.
1
4.
Du ser nå hovedbildet, som består av flere deler:
Dokumenttre: Alle prosessene som
tegnes vises her – fra høyeste nivå
(verdikjeden) til laveste (enkeltaktiviteter). Benytt ekspander/minimer
(+/-) for å se underliggende nivåer.
Tegneflate: Det rutete feltet
er tegneflaten, hvor du
modellerer prosessene dine.
Prosessbeskrivelse: Hver prosess
kan beskrives med en detaljert
prosessbeskrivelse i tekstformat.
Symbolfelt: Her velger du
hvilke symboler du skal
bruke, og drar dem over på
tegneflaten.
Fig 2: Åpningsbilde BP Designer
2
2 Komme i gang med prosessmodelleringen
«CASE SYKEHUS»: For å lære å modellere prosesser i Best Practice Designer,
tar vi nå utgangspunkt i et tenkt case – helseforetaket ‘Sykehus’. Kjernen i
sykehusets virksomhet er å behandle pasienter.
Du begynner med å opprette ‘Sykehus’ som virksomhet, og går deretter gjennom
prosessmodellen fra topp til bunn.
Opprette en virksomhetsenhet (kun for administrator)
En virksomhetsenhet er en organisasjon, for eksempel en kommune, en høgskole
eller en bedrift. Dersom organisasjonen er stor med mange underavdelinger, kan
man opprette egne virksomhetsenheter for hver enkelt avdeling eller underenhet.
Dette gjelder for eksempel et storkonsern med datterselskaper. For sykehuset
oppretter man kun én virksomhetsenhet.
1.
Fra Admin-menyen velger du Opprett Virksomhetsenhet.
2.
I feltet Kode for virksomhetsenhet gir du enheten en fritt valgt firesifret
bokstav- eller tallkode. I feltet Navn gir du enheten et navn. I vårt eksempel
‘Sykehus’.
3.
Klikk så OK. Du ser nå navnet på virksomhetsenheten i dokumenttreet til
venstre i skjermbildet.
I tillegg til å opprette virksomhetsenheten kan administrator også endre navn på
den, eller slette den for å begynne helt på nytt. Se neste side.
3
Endre navn på en virksomhetsenhet:
1.
Klikk på virksomhetsenheten i dokumenttreet til venstre.
2.
Fra Admin- menyen velger du Gi nytt navn til virksomhetsenhet.
3.
Skriv inn et nytt navn i feltet Navn.
4.
Klikk OK for å lagre navneendringen.
Slette en virksomhetsenhet:
1.
Klikk på virksomhetsenheten i dokumenttreet til venstre.
2.
Fra Admin-menyen velger du Slett Virksomhetsenhet.
3.
Klikk på Ja dersom du vil gjennomføre slettingen av virksomhetsenheten.
MERK! Dersom du sletter virksomhetsenheten, sletter du samtidig alle prosesser
og beskrivelser som ligger lagret.
Opprette nivåene i virksomhetsenheten din
Etter at du har opprettet virksomhetsenheten, er neste steg å kartlegge de ulike
prosessnivåene i organisasjonen din. Du skal lage et prosesshierarki med fire
nivåer: hovedprosesskart, hovedprosess, flytskjema og aktivitet.
4
Overordnet
hovedprosesskart (nivå 1)
Består av hovedprosesser
Hovedprosess (nivå 2)
Består av delprosesser
Flytskjema (nivå 3)
Består av aktiviteter og
beslutninger
Aktivitetsbeskrivelse (nivå
4)
Består av delaktiviteter
(‘oppskriften’ på
arbeidsoppgaven)
Lenker til relevant
dokumentasjon
Fig 3. Nivåer i BP
5
Nivå 1: Hovedprosesskartet
Det øverste nivået i virksomhetsmodellen er
verdikjeden. Verdikjeden viser den overordnede
modellen over organisasjonen eller bedriften.
Verdikjeden består av tre typer prosesser:
•
Ledelsesprosesser
•
Kjerneprosesser
•
Støtteprosesser
Ledelsesprosesser (blå)
Ledelsesprosessene er prosesser som ivaretar overordnede planleggings- og
budsjetteringsoppgaver, overvåking og rapportering, samt forbedringer. En
ledelsesprosess fokuserer på premissene for hvordan verdiskapningen skal foregå
og hvordan den skal utformes og gjennomføres. Ledelsesprosessen definerer også
grunnlaget for overvåking og rapportering rundt dette. Videre tilrettelegger den for
avvikshåndtering og forbedring av verdiskapningen.
Verdikjedeprosesser (mørk blå)
Verdikjedeprosessene betjener den eksterne kunden og oppfyller dermed virksomhetens egentlige mål og strategi. Sagt på en annen måte: verdikjedeprosessene
representerer det verdiskapende arbeidet i en virksomhet – den delen av
virksomheten som produserer et produkt eller en tjeneste for kunden.
Typiske eksempler på kjerneprosesser i en kommune kan være ‘Helse & Sosial’,
‘Servicesenter’ og ‘Kultur’. Innen høyskolesektoren kan det være ‘Undervisning’ og
‘Forsking & Utvikling’. Produserer bedriften et produkt, er gjerne kjerneprosessene
sentrert rundt ‘Markedsføring’, ‘Salg’, ‘Utvikling’ og ‘Oppfølging’.
Støtteprosesser (grå)
Støtteprosessene ivaretar generelle behov innad i organisasjonen, i tillegg til at de
betjener andre prosesser. Typiske støtteprosesser er personalorienterte prosesser,
økonomiorienterte prosesser, IKT, arkivering, helse, miljø og sikkerhet.
6
«CASE SYKEHUS»: Du skal nå opprette hovedprosesskartet (ref. nivå 1) for
sykehuset. Du skal ha med både ledelsesprosesser, kjerneprosesser og
støtteprosesser.
Utarbeidelse av hovedprosesskart involverer typisk ledelsesprosesser:
•
•
•
Strategisk planlegging
Økonomisk måling og styring
Evaluering og innovasjon
Dette er altså fokus for ledelsen i sykehuset: de planlegger på strategisk nivå,
måler resultater etter økonomiske kriterier og evaluerer og støtter opp under
innovasjon i virksomheten.
Videre skal du kartlegge kjerneprosessene i virksomheten. Spurt på en annen
måte: hva er det primært sykehuset driver med? Hva ”produserer” sykehuset?
Hvilke tjenester blir levert?
Verdikjeden for sykehuset kan for eksempel se slik ut:
Mottak Diagnose Behandling Etterbehandling Oppfølging
Sist, men ikke minst, finnes det prosesser i sykehuset som støtter opp om den
daglige driften. Støtteprosessene kan være:
•
•
•
•
Personal
Økonomi og regnskap
IT-støtte
Forskning og utvikling
For å modellere verdikjeden for sykehuset, følger du instruksjonene under:
1.
Se til at symbolene Hovedprosesskart (nivå 1 og 2) vises i det grønne
symbolfeltet. I programvinduet:
Kjerneprosess-symbol
Ledelsesprosess-symbol
Støtteprosess-symbol
Hvis du ikke ser disse symbolene i symbolfeltet,
Hovedprosesskart (nivå 1 og 2) øverst i Shapes-feltet.
klikk
på
fanen
TIPS: Ved å føre musepekeren over symbolene får du informasjon om hvilke
type symbol det er.
7
2.
Du skal nå tegne Kjerneprosesser, Ledelsesprosesser og Støtteprosesser.
Klikk på det symbolet du ønsker å bruke, og dra det med musen over på
tegneflaten. Slipp symbolet der du ønsker å plassere det.
3.
Gi symbolet/prosessen et navn.
4.
Symbolene kan utvides både i høyde og bredde. Klikk med musen på symbolet
og dra det til ønsket størrelse, eller til ønsket plassering på tegneflaten.
5.
For å slette et symbol, klikk på det og trykk deretter på Delete knappen på
tastaturet ditt.
6.
Lagre etter hvert som du modellerer, enten ved å bruke Lagre-knappen
i menyfeltet, ved å velge Lagre under Fil-menyen, eller ved å taste Ctrl+S.
7.
Ferdigmodellert hovedprosesskart (nivå1) for sykehuset kan f.eks se slik ut:
8
,
Fig 4: Eksempel på hovedprosesskart for virksomheten ”Sykehus”, ref. nivå 1.
TIPS: Du kan endre et symbol til en annen type, og flytte på nivåer. Se side 25.
9
Nivå 2: Hovedprosess
Under verdikjeden ligger nivå 2 der de enkelte
hovedprosessene fra verdikjeden skal detaljeres
videre. Her deler man gjerne opp hovedprosessene i deler eller underkategorier.
«CASE SYKEHUS»:
Du begynner med å dele opp kjerneprosessen ‘Mottak’ fra nivå 1. Sykehuset har
to ulike typer mottak, nemlig ‘Planlagt mottak’ og ‘Akutt mottak’. Planlagt mottak
er ordinære, planlagte innleggelser. Akuttmottak er øyeblikkelig mottak av
pasienter som er akutt syke. Det sier seg da selv at det er forskjell på hvilke
prosesser som settes i gang for de to ulike typene mottak.
For å modellere ‘Planlagt mottak’ og ‘Akutt mottak’, følger du instruksjonene
under:
1.
Gå til dokumenttreet til venstre i skjermbildet og finn frem til navnet på den
hovedprosessen i verdikjeden som du ønsker å kartlegge på nivå 2. For
sykehuset blir dette prosessen ‘Mottak’.
2.
Klikk på navnet til prosessen. Har du ikke laget noe under denne
hovedprosessen før, skal det være tomt på tegneflaten når du klikker på
prosessnavnet
3.
Du bruker fortsatt Hovedprosesskart (nivå 1 og 2) -symbolene i det grønne
symbolfeltet. På nivå 2 bruker du disse symbolene:
Pilmeny: Brukes for prosesser på nivå 2 som følger hverandre
sekvensielt.
Symbolmeny: Brukes for prosesser på nivå 2 som ikke følger
hverandre sekvensielt.
4.
Dra ønsket symbol over på tegneflaten og slipp. Ønsker du å slette et symbol,
klikker du på det og trykker deretter på Delete-knappen på tastaturet ditt.
5.
Lagre etter hvert som du modellerer, enten ved å bruke Lagre-knappen
ved å velge Lagre under Fil-menyen, eller ved å taste Ctrl+S.
10
,
6.
Ferdigmodellert hovedprosessnivå (nivå 2) under ‘Mottak’ ser slik ut:
Fig 5: Steg i hovedprosessen ”Mottak” (ref. nivå 2)
TIPS: I teorien kan du ha et utall av nivåer mellom verdikjeden (nivå 1) og
flytskjemaet (nivå 3). Men i praksis prøver vi å begrense dette til ett eller maksimalt
to nivåer. Grunnen er at det lett kan bli uoversiktlig. Dessuten ønsker vi at Best
Practice- brukeren skal slippe å måtte klikke mange ganger før han når riktig
prosess eller aktivitetsbeskrivelse.
11
Nivå 3: Flytskjema
Etter at du har tegnet verdikjeden og hovedprosessene, er det tid for å lage nivå 3 som er
flytskjema eller arbeidsprosess.
Flytskjemaet skal ligge under en av hovedprosessene du har laget på nivå 2.
«CASE SYKEHUS»: Du skal nå modellere en arbeidsprosess under en av
prosessene på nivå 2. Dette skal du gjøre ved å lage et flytskjema. Du skal
modellere prosessen ‘Akutt mottak’. Du skal visualisere hva som skjer ved
akuttmottaket på sykehuset fra pasienten ringer 113 frem til en eventuell
innleggelse.
For å modellere hva som skjer på akuttmottaket, følger du instruksjonene under:
1.
Gå til dokumenttreet til venstre og velg hvilken hovedprosess du skal lage et
flytskjema for, i vårt eksempel ‘Akutt mottak’. Har du ikke laget noe under
denne hovedprosessen før, skal det være tomt på tegneflaten når du klikker på
prosessnavnet.
2.
Bruk Flytskjema-symbolene i det grønne symbolfeltet.
Dra ønsket symbol over på tegneflaten og slipp.
12
Her er en oversikt over flytskjema-symbolene:
Rollebånd: Angir en rolle, dvs hvem som har ansvar for én eller flere
aktiviteter i en prosess (kan være en enkeltperson eller en gruppe).
Start/Stopp: Angir start eller stopp for en prosess. Beskriver
prosessens tilstand ved henholdsvis start og stopp.
Aktivitet: Angir en aktivitet i en prosess. Kan bestå av én eller flere
underaktiviteter. Kun én rolle kan utføre eller ha ansvar for aktiviteten.
Beslutning: Angir en beslutningssituasjon. Kan bestå av flere
enkeltbeslutninger.
Dokument: Angir data som dokumenter, rapporter, maler osv. Brukes
ofte om dokumenter som utveksles i prosessen.
Pil: Knytter sammen delene i prosessen. Viser flytretning.
Tekst: Brukes hvis du vil legge til kommentarer i prosessen (f.eks ”ja”
og ”nei” til beslutningssymbol.
TIPS: Vanskelig å huske hvilket symbol som brukes til hva? Høyreklikk på
teksten Shapes. Da kan du velge å se navnene på symbolene ved siden på
symbolene i det grønne feltet.
3.
Etter at du har lagt til alle symbolene du ønsker, er det tid for å koble roller til
rollebåndene:
Slik kobler du til en rolle:
•
eller høyreklikk på rollebåndet og velge
Klikk på Rollebånd-knappen
Link til rolle i nedtrekksmenyen. Du ser listen over roller. Velg rollen du
ønsker og klikk OK. Les mer på side 47.
4.
Lagre etter hvert som du modellerer, enten ved å bruke Lagre-knappen
ved å velge Lagre under Fil-menyen, eller ved å taste Ctrl+S.
,
5.
Etter at du har tegnet og lagret flytskjemaet, ser du et
-ikon ved siden av
navnet på flytskjemaet i dokumenttreet. Dette indikerer at du har opprettet et
flytskjema.
Et eksempel på ferdigmodellert flytskjema (nivå 3) under ‘Akutt mottak’ for
sykehuset er vist nedenfor. Flytskjemaet gir en oversikt over ‘Akutt mottak’ med
rollebånd, start/stopp-symboler, aktiviteter og beslutninger. Arbeidet begynner i
mottaket når en pasient ringer 113, og slutter ved et av stoppsymbolene.
13
Figur 6: Flytskjema over prosessen ”Akuttmottak” (ref. nivå 2)
SOX Trekant:
Hvordan markere en SOX aktivitet:
1.
Gå inn i tegneflaten og lag et symbol av typen ”comment” fra det grønne
symbolfeltet.
2.
Legg inn den teksten du ønsker og klikk på OK.
3.
Lagre.
4.
Høyreklikk på symbolet og velg edit.
5.
Forandre ”shape type” til ”SOX”:
6.
Klikk OK.
14
Link-Manager
I tillegg til å legge prosesser i nivåer under hverandre, kan du knytte dem sammen
vertikalt eller horisontalt. Slik lenking er veldig nyttig ettersom du kan lenke til en
prosess som ligger et helt annet sted i virksomheten. Du slipper å lage en generell
prosess flere ganger. I stedet kan du lenke til den fra forskjellige steder.
Den mest logiske måten å lenke horisontalt på er å opprette en lenke fra et stoppsymbol i ett flytskjema til start-symbolet i det påfølgende flytskjemaet. På den måten
får du ‘stafettpinner’ som går fra prosess til prosess; et stoppunkt i en prosess kan
gjerne være oppstartspunkt i en annen. Men du trenger ikke nødvendigvis lenke fra
start til stopp. BPS lenker kan lages på et hvilket som helst prosessymbol og kan
også lenkes som en URL som vises i nettleseren din. Forutsetningen er at det på
forhånd er tegnet en prosess.
«CASE SYKEHUS»: Etter at pasienten er mottatt i akuttmottaket, skal hun
legges inn på sykehuset. Neste prosess i akuttmottaket er derfor ‘Akutt
innleggelse’. For at det skal være enkelt for helsearbeiderne å navigere gjennom
mottaksprosessene, vil det være hensiktsmessig med en horisontal lenke fra
stopp- symbolet ‘Akutt innleggelse’ i mottak-flytskjemaet til start-symbolet ‘Akutt
innleggelse’ i innleggelse-flytskjemaet for prosessen ”Innleggelse”.
Lage link:
1.
Gå inn i tegneflaten i designer og finn symbolet som du ønsker å lenke fra.
2.
Høyreklikk på symbolet og velg Manage links.
3.
Du får nå opp Link Manager boksen:
15
4.
Du har nå muligheten til å angi språk på den linken som du nå ønsker å
opprette. Du kan for eksempel stå inne i en norsk prosess og linke til den
tilsvarende prosessen på engelsk. Om man ønsker så kan man lage linker alle
språkene fra samme boks. Når du høyreklikker på det språket som du har bestemt
deg for, så får du to valg:
BPS link:
1.
Klikk på Insert BPS link.
2.
Du ser et vindu med et strukturtre:
16
3
Velg hvilken prosess du ønsker å lage en lenke til og klikk OK.
4.
Lagre.
5.
Aktiviteten ‘Akutt innleggelse’ vises nå med et lenke-ikon
Dette indikerer at det finnes en BPS link fra symbolet.
i dokumenttreet.
Når du klikker på en prosess som har en horisontal lenke, vil du få opp prosessen
du lenket til.
URL link:
1.
Klikk på Insert URL Link.
2.
Du får nå opp denne boksen:
4.
Skriv inn den URL som du ønske å linke til og klikk OK.
5.
Lagre.
Klikker du nå på prosessen som har en URL-link, så vil siden vises i et nytt vindu i
nettleseren din.
17
Nivå 3 (forts.): Prosessbeskrivelse
Selve arbeidsprosessen eller flytskjemaet kan beskrives og spesifiseres nærmere
med en prosessbeskrivelse. Du kan for eksempel beskrive prosessmål, prosessinput, prosessoutput, prosesseier etc.
«CASE SYKEHUS»: Du ønsker å beskrive ‘Akutt mottak’ nærmere for å forsikre
deg om at du har kartlagt alle aspekter ved prosessen. Dessuten kreves det en
slik detaljert, tekstlig beskrivelse for å oppnå kvalitetssertifisering.
For å beskrive ‘Akutt mottak’-prosessen i sykehuset med en prosessbeskrivelse,
følger du instruksjonene under:
1.
Gå til dokumenttreet til venstre og klikk på arbeidsprosessen eller flytskjemaet
du ønsker å beskrive.
2.
Gå til prosessbeskrivelsesvinduet nederst til venstre. Har du ikke laget noen
prosessbeskrivelse til denne arbeidsprosessen før, skal det være tomt i feltene
Fig. 7: Prosessbeskrivelse
3.
Fyll ut feltene slik:
Hensikt: Hensikten med den aktuelle prosessen.
Krav og målsetninger: Stilles det noen krav til prosessen, og hva er målet
med den?
Kunde: Mottaker av produktet eller tjenesten som utarbeides i prosessen.
Output: Produktet eller tjenesten som utarbeides i prosessen.
18
Leverandør: Den som produserer produktet/tjenesten.
Input: Forutsetningene for at prosessen skal kunne settes i gang.
Samarbeidspartnere: Andre parter som deltar i prosessen.
Prosesseier: Den ansvarlige for prosessen.
Prosesseiers mailadresse: E-postadressen til den ansvarlige for prosessen.
Verktøy: Eventuelle verktøy som brukes i prosessen – for eksempel dataprogrammer.
Utstyr: Eventuelle hjelpemidler som brukes i prosessen.
Referanser: Referansedokukumenter som er relevante for prosessen.
Ferdigheter og kunnskap: Nødvendige ferdigheter hos de som skal gjennomføre prosessen.
Andre berørte: Eventuelle andre parter som berøres av prosessen.
Kvalitetskrav: Krav til kvalitet i prosessen.
HMS krav: Krav til helse, miljø og sikkerhet i prosessen.
Effektivitetskrav: Krav til effektivitet i prosessen
4.
Lagre når du er ferdig med utfyllingen.
Når du har laget en prosessbeskrivelse, vil tekstene dukke opp i prosessbeskrivelsesvinduet hver gang du klikker på prosessen i dokumenttreet.
TIPS: Systemadministrator kan endre feltnavnene i prosessbeskrivelsen for å
skreddersy beskrivelsen til dine behov. Se side 49.
19
Nivå 4: Aktivitetsbeskrivelse
Når arbeidsprosessen er kartlagt i flytskjemaet og
eventuelt beskrevet i prosessbeskrivelsen, kan du
spesifisere
aktivitetene
videre
i
en
aktivitetsbeskrivelse.
Aktivitetsbeskrivelsen angir hvilke steg aktiviteten
består av. Én linje i aktivitetsbeskrivelsen skal
tilsvare ett steg i aktiviteten. Aktivitetsbeskrivelsen
har fem felter. Feltene har noen foreslåtte
standard- titler, men disse kan du endre for å
skreddersy beskrivelsen til din virksomhet (se side
49).
«CASE SYKEHUS»: Prosessen ‘Akutt mottak’ er nå beskrevet med en
prosessbeskrivelse og et flytskjema. Nå skal aktivitetene i denne prosessen også
beskrives nærmere i detalj. Det er for eksempel spesielt viktig å gi sykepleieren
på akuttmottaket nøyaktige instruksjoner om hvordan han skal vurdere tilstanden
til en akuttpasient.
For å beskrive aktiviteten ‘Vurdere alvorlighetsgrad’ i Akutt mottak, følger du
instruksjonene under:
1.
I dokumenttreet høyreklikker du på den aktiviteten du ønsker å beskrive.
2.
Velg Lag ny Aktivitetsbeskrivelse i nedtrekksmenyen.
aktivitetsbeskrivelsesvinduet på høyre side av skjermen.
20
Du
ser
3.
Aktivitetsbeskrivelsen består av følgende felt:
Aktivitet: Navnet på den aktuelle aktiviteten.
Beskrivelse: Beskrivelse av den aktuelle aktiviteten.
Verktøy: Verktøy som brukes i utførelsen av aktiviteten.
Sikkerhet & risiko: Eventuelle sikkerhet- og risiko-aspekter ved aktiviteten.
Referanser: Aktuell dokumentasjon, for eksempel dokumenter eller weblenker,
som er knyttet til aktiviteten.
4.
Fyll ut de fem feltene for hvert steg i aktiviteten. Klikk på Ny knappen for å få
en ny linje for hvert steg du legger inn.
Eksempel: I aktiviteten ‘Vurdere alvorlighetsgrad’ er de to første stegene:
•
Vurdere pasientens beskrivelse av sykdomssymptomer.
•
Få et første overblikk over situasjonen.
5.
Lagre etter hvert som du fyller ut feltene.
6.
Når du er ferdig med å fylle ut aktivitetsbeskrivelsen og har lagret den, ser du et
-symbol i dokumenttreet som tegn på at du har laget en beskrivelse.
Eksempel: Aktiviteten ‘Vurdere alvorlighetsgrad’ ser slik ut:
.
TIPS: I aktivitetslistene kan du lage lenker både til dokumenter og til steder på
internett, for eksempel hjemmesider som lovdata.no. Legg helst lenkene i
Referanser-feltet nederst. Se neste side.
21
Lage en weblenke i en aktivitetsbeskrivelse
1.
Velg et navn for lenken og skriv det i Referanser-feltet, for eksempel
lovdata.no.
2.
Høyreklikk i Referanser-feltet og velg insert i menyen.
3.
Du ser Arkiv -vinduet. Dette vinduet viser hvilke dokumenter som ligger i
databasen, samt hvilke lenker som allerede er koblet til i din Best Practice.
4.
Skriv inn webadressen til den nye lenken i URL-feltet nederst, for eksempel
http://www.lovdata.no.
5.
Klikk OK for å avslutte og velg Lagre for å lagre.
6.
Den nye lenken lovdata.no vil åpnes når du klikker på den i aktivitetsbeskrivelsen.
22
Lage en lenke til et dokument i en aktivitetsbeskrivelse
1.
Velg et navn for lenken og skriv det i Referanser-feltet, for eksempel Norsk
indeks for AM nødmeldetjeneste.
2.
Høyreklikk i Referanser-feltet og velg Legg til lenke i nedtrekksmenyen.
3.
Du ser Arkiv -vinduet. Dette vinduet viser hvilke dokumenter som ligger i
databasen, samt hvilke lenker som allerede er koblet til i din Best Practice.
4.
Klikk på Last opp-knappen.
5.
Finn frem til dokumentet du ønsker å lage en lenke til, og klikk OK.
6.
Den nye lenken vil åpnes når du klikker på den i aktivitetsbeskrivelsen. Du vil
da komme til dokumentet du har lenket opp.
23
«CASE SYKEHUS»: Ferdig utfylt aktivitetsbeskrivelse med web- og dokumentlenker for aktiviteten ‘Vurdere alvorlighetsgrad’ i Akutt mottak prosessen ser slik
ut:
24
3 Flytting av symboler, prosesser og rollebånd
Her følger noen tips om hvordan du enkelt kan flytte på symboler, prosesser og
rollebånd i Best Practice Designer.
Flytte rollebånd
Det er mulig å flytte på rollebånd i et flytskjema. Dette kan for eksempel være greit
å gjøre hvis du ser at to roller samarbeider mye, men at de er plassert langt fra
hverandre i skjemaet, slik at pilene går på kryss og tvers over de andre rollene.
1.
Marker rollebåndet du ønsker å flytte.
2.
Høyreklikk og velg Flytt Rolle i nedtrekksmenyen.
3.
Velg i hvilken retning du ønsker å flytte rollebåndet i menyen: Opp eller Ned.
4.
Husk å lagre.
Endre symboltype
Av og til vil du oppleve at du har brukt feil type symbol i et av de øverste nivåene,
eller i et flytskjema. Dette kan være spesielt kinkig hvis du har underliggende
prosesser under symbolet, og dermed ikke ønsker å slette det.
25
Derfor har vi gjort det mulig å endre et symbol fra en type til en annen, uten å måtte
slette det.
1.
Dobbeltklikk på symbolet
Symbolegenskaper.
2.
I nedtrekksmenyen Symboltype velger du hva slags symbol du ønsker å
endre til.
3.
Klikk OK og lagre. Symbolet endres til den valgte typen.
26
du
ønsker
å
endre.
Du
ser
vinduet
Flytte flere symboler samtidig
1.
Pass på at pekeverktøyet
er valgt i verktøylinjen.
2.
Finn frem til de symbolene du ønsker å flytte.
3.
Tegn et omriss rundt symbolene ved å dra musen over dem mens du holder
venstre musknapp nede.
MERK! Hvis det er rollebånd på tegneflaten, må du plassere musen helt ute på
det grå feltet utenfor tegneflaten når du lager omrisset. Prøver du å lage omrisset
innefor tegneflaten når det er rollebånd der, er det bare rollebåndene som blir
markert.
4.
Når du har markert symbolene, får de en rosa kant. Flytt alle symbolene ved å
dra dem med musen til ønsket plassering.
5.
Husk å lagre.
27
Flytte en hel prosess
Kanskje oppdager du at du har plassert en prosess på feil sted i prosesshierarkiet –
at et flytskjema for eksempel skulle ha ligget under en annen hovedprosess. Da kan
det være nyttig å kunne flytte på den aktuelle prosessen.
1.
Marker alle symbolene i prosessen. Dette gjør du ved å trykke på Ctrl+A. Alle
symbolene skal nå være markert, dvs ha rosa omriss.
2.
Trykk på Ctrl+C for å kopiere alle de valgte symbolene.
3.
Gå til dokumenttreet (til venstre) og finn frem til plassen du ønsker å kopiere
prosessen til.
4.
Trykk så på Ctrl+V for å lime inn de valgte symbolene.
5.
Husk å lagre.
28
4 Skrive ut, eksportere og importere
Skrive ut fra Best Practice Designer
Du kan skrive ut prosesser og aktivitetslister fra Best Practice Designer.
Dette fungerer slik at Best Practice Designer kobler seg til Microsoft Word, som så
skriver ut dokumentene til en printer. Dette betyr at Microsoft Word må være
installert på din PC.
1.
Gå til dokumenttreet og klikk på prosessen eller aktivitetsbeskrivelsen du
ønsker å skrive ut i.
2.
Fra Fil-menyen velger du Skriv ut. Du ser dialogboksen Skriv ut.
3.
Velg ønsket skriver i nedtrekksmenyen og klikk på OK.
4.
Prosessen eller aktivitetslisten vil nå bli skrevet ut på valgte skriver. Hvis du
skriver ut et flytskjema som har en prosessbeskrivelse, blir prosessbeskrivelsen automatisk skrevet ut samtidig.
Utskriften er i A4-format, og statuslinjen (dvs. hvor prosessen eller
aktivitetsbeskrivelsen befinner seg i virksomhetsenheten) er angitt øverst på
arket.
29
Eksportere til andre programmer
Du kan eksportere både prosesser og prosess/aktivitetsbeskrivelser fra Best
Practice til Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio og til XML-format.
•
Microsoft Word
Prosessene blir eksportert til Word som bilder. Hvis det er lagt inn data for en
tilhørende prosessbeskrivelse, vil denne ligge som en tabell i påfølgende side.
Eventuelle aktivitetslister vil se ut som tabeller.
Når du har eksportert dokumentet, kan du lagre det i Word-format. Du kan
bruke det som en sikkerhetskopi, eller kopiere det inn i andre dokumenter som
en del av en større dokumentasjon.
MERK! Det er ikke mulig å importere et Word-dokument tilbake til Best
Practice Designer.
•
Microsoft Visio
Det er bare prosesser (verdikjede, hovedprosesser og flytskjema) som kan
eksporteres til MS Visio-format. Aktivitetslister kan ikke eksporteres.
Prosessbeskrivelsen eksporteres ikke automatisk sammen med prosessen.
•
Microsoft Excel
Du kan eksportere både aktivitetslister og prosesser til Excel.
Prosesser blir eksportert som sjekklister i tabellform. Første kolonne består av
aktivitetene i rekkefølge fra topp venstre til nederst høyre. Andre kolonne angir
tilhørende rollenavn.
Aktivitetsbeskrivelser blir eksportert som ren tekst. Ingen lenker, verken webeller dokument-lenker, blir eksportert. Ønsker du å eksportere en
aktivitetsbeskrivelse med lenker intakt, bør du heller bruke XML-format.
•
XML
Se neste side.
30
Slik eksporterer du fra Best Practice Designer til andre programmer:
1.
Marker prosessen du ønsker å eksportere i dokumenttreet.
2.
Fra Fil-menyen velger du Eksport.
3.
Fra nedtrekksmenyen Format velger du programmet du ønsker å eksportere
til, for eksempel Microsoft Word, Visio, Excel eller XML.
Eksporter hva-feltet gjelder bare hvis du skal eksportere til XML. Hvis ikke, gå
videre til neste punkt. I Eksporter hva feltet finner du følgende valg:
•
Kun aktuell node: Kun valgte prosess blir eksportert.
•
Aktuell node + barn av noden: Valgt prosess + alt av underliggende
prosesser, så vel delprosesser og flytskjema som eventuelle
prosessbeskrivelser og aktivitetslister.
•
Hele Virksomhetsenheten: Hele den markerte virksomhetsenheten blir
eksportert.
•
Eksporter arkiverte dokumenter: Kryss av denne hvis du har dokumenter
som ligger i dokumentarkivet og som du ønsker å eksportere sammen med
prosessene.
MERK! Dersom du eksporterer dokumenter fra repository (arkivet), vil
eventuelle lenker til disse fra aktivitetslistene fortsatt fungere. Derimot vil
ikke strukturen i mappene i repository bli eksportert. Skulle du importere
XML-filen tilbake til Best Practice igjen, vil alle de importerte dokumentene
ligge i en egen mappe i repository med samme navn som den importerte
XML-filen.
4.
Klikk på Eksporter for å fortsette eksporteringen. Klikk på Avbryt om du
ønsker å avbryte eksporteringen.
5.
Systemet spør hvor du ønsker å lagre de eksporterte dokumentene. Pass på at
du velger rett filtype i Filtype.
31
6.
32
Klikk på Lagre.
Importere fra andre programmer
Du kan importere tilbake filer som er eksportert fra Best Practice Designer. Du kan
importere fra MS Visio, MS Excel og fra XML-format.
1.
Gå til dokumenttreet (til venstre) og angi hvor du ønsker å importere filen.
2.
Fra Fil-menyen velger du Import.
3.
Finn filen du ønsker å importere.
4.
Klikk på Åpne. Filen du valgte importeres på angitt sted i Best Practice
Designer.
•
Import av XML-filer: Systemet finner selv ut hva som er eksportert, og
importerer dette. Hvis du har eksportert med tilhørende repositorydokument, må disse ligge i samme mappe som XML-filen om de skal bli
importert.
•
Import av Drawing-filer (MS Visio-filer): Systemet importerer første side i
en Visio-fil som er eksportert eller laget med Best Practice-stensiler. Mer
om Best Practice-stensiler: Se side 35.
33
•
34
Import av CSV-filer (MS Excel-filer): Systemet vil importere aktivitetslister
fra en CSV-fil som enten er eksportert fra Best Practice, eller på annen
måte har korrekt format.
Lage prosesser uten Best Practice installert på PC-en
Du kan arbeide med prosessene dine uten at du har Best Practice Designer
installert på din PC.
I MS Visio 2003 kan du lage prosesser enten på nivå 1 eller 2, eller som flytskjema.
Aktivitetslister kan du lage i MS Excel. Rolle- funksjon- og prosessbeskrivelser kan
du ikke lage utenfor Best Practice Designer.
Tegne prosesser i MS Visio
For å lage prosesser i MS Visio, må du bruke Best Practice-stensiler. Har du ikke
disse stensilene, spør administrator eller gå inn på CognITs supportsider på
www.cognit.no.
Stensilene er spesielt tilpasset Best Practice. Vær oppmerksom på følgende
begrensninger:
•
Rollebånd kan ikke forflyttes sidelengs etter at du har lagt det på tegneflaten i
MS Visio. Sørg derfor for å dra rollebåndet skikkelig ut og legg det med riktig
venstreavstand med én gang.
•
Det er ikke mulig å knytte rollebåndet til roller eller funksjoner i MS Visio.
•
Vær oppmerksom på at pilene som knytter sammen aktiviteter også er en del
av symbolene på stensilene. Du kan derfor kun bruke pilene fra de to Best
Practice-stensilene.
•
Kun første side i en Visio-fil blir importert til Best Practice Designer. Ønsker du
å lage flere prosesser i MS Visio, må du derfor lage én fil for hver enkelt
prosess.
Slik gjør du:
1.
Åpne MS Visio 2003.
2.
Hent stensilene ved å gå til File-menyen og velge Shapes – Open Stencil ( se
norske menynavn om du har norsk Visio) Finn frem til stensilene dine og klikk
på Open. Åpne begge stensilene om du ønsker å modellere prosesser på både
øvre nivå og flytskjemanivå.
3.
Bruk symbolene i Best Practice-stensilene til å utforme prosessen din.
4.
Lagre filen i VSS-format.
MERK! Se side 33 hvis du senere ønsker å importere MS Visio-filen du lagde til
Best Practice Designer.
35
Lage aktivitetslister utenfor Best Practice Designer
Du kan i prinsippet lage aktivitetslister i et hvilket som helst tekstprogram, men det
er enklest å gjøre det i MS Excel. Når du lager aktivitetslister utenfor Best Practice
Designer, må du følge følgende regler:
•
Første linje i filen skal bestå av et tall som angir hvor mange felt det er i filen
(hvor mange felt Best Practice skal importere). I nåværende versjon av Best
Practice er dette tallet 5 – du skriver altså 5 i første linje. I fremtidige versjoner
kan antall felt i aktivitetsbeskrivelsen bli brukerstyrt.
•
Trykk på returtasten for å komme til den linjen som da blir den første linje i
selve aktivitetsbeskrivelsen.
•
Skriv innholdet i første felt (første kolonne i MS Excel). Bruk så Tab-tasten for
å komme til neste kolonne.
•
Trykk på returtasten for å komme til neste linje i aktivitetsbeskrivelsen. Gjenta
dette til hele aktivitetsbeskrivelsen er ferdigskrevet.
•
Lagre filen som en CSV-fil.
36
5 Prosessmodellen i Best Practice Webklient
Pålogging
Som nevnt består Best Practice av to deler: Best Practice Designer og Best
Practice Webklient. Etter at du har utarbeidet prosessmodellen din i Best Practice
Designer, er det tid for å se på den på web. Alle Best Practice-kunder har tilgang til
sine prosesser på www.beste-praksis.no. Denne siden er beskyttet med individuelle
brukernavn og passord for hver enkelt kunde.
1.
Start nettleseren din, for eksempel Internet Explorer.
2.
Gå til www.beste-praksis.no. Du ser innloggingsvinduet for Best Practice:
3.
Brukernavn og Passord er det samme som DB Brukernavn og DB Passord
som du brukte da du logget inn på Best Practice Designer (se side 1).
4.
Du skal nå ha kommet inn i din organisasjons Best Practice på web.
Verdikjeden eller nivå 1 vises. Klikk på prosessymbolene for å bevege deg
nedover i de underliggende prosessene.
37
Menyer og knapper i Best Practice Webklient
Liste over alle
virksomhetsenhetene
i ditt databaseskjema.
Klikk på navnet til den
virksomhetsenheten
du ønsker å se.
Prosessens
navn.
Her velger du hva
du ønsker vist:
prosessmodellen,
prosessbeskrivelsen,
rollene,
funksjonene eller
rollerapportene.
Tast inn
zoom-grad
eller klikk på
Zoom+ eller
Zoom–.
Prosessens status: publisert eller under
utarbeiding. Nåværende versjon av Best
Practice støtter ikke denne funksjonen.
Huk av denne
hvis du ønsker
at prosessene
automatisk
skal tilpasse
seg til
vindusstr.
Logg av.
Hvilken bruker som gjorde
siste endring samt dato for
endringen.
Tilbakemelding
I Best Practice Webklient kan du gi tilbakemelding på prosessene. Dermed tilrettelegger vi for en kontinuerlig forbedring av prosessene du modellerer i Best Practice
Designer.
Tilbakemelding på en prosess gis ved å klikke på roperten under
prosessbildet når du ser prosessen på web. Du kan også se på tilbakemeldinger
som er gitt på prosessene (se under for nærmere beskrivelse av
tilbakemeldingsfunksjonene). I neste versjon av Best Practice (versjon 3.5) knyttes
også tilbakemeldingene opp imot prosesseiers epostadresse, slik at prosesseier
umiddelbart får beskjed så snart en tilbakemelding er gitt på ens prosesser.
38
Gi tilbakemelding på en prosess
1.
I webklienten finner du frem til prosessen du ønsker å gi tilbakemelding på:
2.
Klikk på ropert-symbolet
. Du ser tilbakemeldingsvinduet.
39
3.
Fyll in feltene:
•
•
•
•
•
•
Type: Type tilbakemelding.
Tilbakemelding: Generell tilbakemelding på prosessen.
Aksjon: Melding vedrørende tiltak som bør iverksettes i prosessen.
Resultat: Melding om et resultat i prosessen.
Avvik: Melding om avvik i prosessen.
Rapport: Rapportering i prosessen.
Melding: Skriv selve tilbakemeldingen i dette feltet.
Fil: (eventuelt): Her kan du laste opp en fil som et vedlegg til tilbakemeldingen,
for eksempel et utkast til et nytt flytskjema, en ny aktivitetsliste eller lignende.
4.
Klikk på knappen Send for å sende tilbakemeldingen.
Se på tilbakemeldinger som er gitt på en prosess
1.
Naviger frem til prosessen.
2.
Klikk på ikonet Gi tilbakemelding
forside vises:
40
. Tilbakemeldingsforumets
3.
Prosessene ligger alfabetisk under tittelen Processes. Klikk på den prosessen
du ønsker å se tilbakemeldinger på.
Verifisering/godkjenning
Så snart en prosess er har status ”published” fra Best Pratcitce Designer, så får den
samme status på web. Den kan nå gå videre i godkjenningsprosessen.
For å sende prosessen til ”verifisering”, gjør følgende:
1.
Klikk på feltet ”published” i statusfeltet under prosessen. Nå kommer det
opp et vindu for pålogging.
2.
Logg inn med brukernavn og passord for å forande statusen til prosessen.
3.
I loginvinduet kommer det nå opp en linje som heter ”aktiv status”. Man
må trykke på ”endre status” for å forandre status fra ”published” til
”submitted”.
Nå sendes en epost til den personen som er registrert som verifiserer av
prosessen. Så snart verifisereren har verifisert prosessen, vil prosessens status
endres til: ”verified”
Prosessen er nå verifisert. Men den er enda ikke godkjent. Det sendes nå en
epost til godkjenneren av prosessen. Denne personen kan nå endre status, slik at
prosessen kan bli ”approved”.
41
6 Administratorfunksjoner
Administrator er den personen i organisasjonen som registrerer nye brukere,
oppretter nye roller og funksjoner og passer på hvem som skal ha rettigheter til de
ulike prosessene. Du må ha administratorstatus for å få adgang til menyvalgene
som styrer disse funksjonene. Om hvordan du skaffer deg administratorstatus: Se
side 44.
1.
I
Admin-menyen
klikker
Administrasjonsvinduet.
2.
Administrasjonsvinduet er delt opp i to hoveddeler: det grønne feltet til
venstre med en liste over funksjonene, og den grå delen til høyre som viser
den funksjonen som er aktiv til en hver tid. Funksjonene er:
Enkeltbrukere
og grupper
Funksjoner og
roller
Dokumentarkiv
Endre overskrifter i
prosessbeskrivelse,
aktivitetsbeskrivelser og
rolle- og
funksjonsbeskrivelser
42
du
på
Administrasjon.
Du
ser
Administrere enkeltbrukere
Når Best Practice Designer installeres, følger det med en standardbruker kalt
‘Administrator’. Denne brukeren har tilgang til administratorfunksjoner.
Vi anbefaler imidlertid å opprette flere brukernavn, for eksempel ett for hver av de
ansatte som skal bruke systemet. Da blir det enkelt å holde oversikt over hvem som
har vært inne og endret på prosessene (se side 37).
I tillegg er det greit å definere brukergrupper. Ulike brukergrupper kan ha ulike
tilgangsrettigheter, og dermed kan administrator ha kontroll med hvem som skal få
lov til å gjøre hva. Se side 45
Opprette en ny bruker
1.
Fra Admin-menyen velger du Administrasjon.
2.
Du ser Administrasjonsvinduet. Gå til Brukeradministrasjon til venstre og
klikk på Brukere.
3.
Du ser Brukeradministrasjonsvinduet som inneholder en liste over alle
registrerte brukere med tilhørende brukernavn (Påloggingsnavn) og epostadresser.
4.
For å opprette en ny bruker, klikker du på Ny nederst og fyller inn feltene.
Felter merket med rødt er obligatoriske.
43
5.
Klikk på Legg til (nederst til høyre) hvis du ønsker å legge til flere brukere,
eller OK hvis du er ferdig med å lage nye brukere og ønsker å avslutte.
6.
Den nye brukeren vil nå være lagt til brukerlisten.
Endre en bruker
Klikk på brukernavnet og skriv ny tekst i de feltene du ønsker. Klikk deretter OK for
å lagre endringene.
Slette en bruker
Velg brukernavnet og klikk på Slett-knappen i Brukeradministrasjons-vinduet.
Klikk på Ja for å gjennomføre slettingen av brukeren.
Innvilge administratorstatus til en bruker
1.
Klikk på brukerens navn i brukerlisten.
2.
Gå til feltet Medlem av grupper og klikk på Legg til.. nederst til høyre.
3.
Du ser vinduet Velg brukergrupper som inneholder en oversikt over hvilke
grupper som finnes. Velg gruppen Administrators.
4.
Klikk OK for å legge brukeren til gruppen.
44
Administrere brukergrupper
Det kan være hensiktsmessig å dele inn brukerne i grupper. Da kan du
definere rettighetene for en større brukergruppe i én operasjon – i stedet
for å måtte gjøre det for hver enkelt bruker. Med rettigheter mener vi for
eksempel administratorstatus eller tilgang til de ulike prosessene i
virksomhetsenheten. Mer om rettigheter: Se side 50.
Lage en ny brukergruppe
1.
Fra Admin-menyen velger du Administrasjon.
2.
Du ser administrasjonsvinduet. Gå til Brukeradministrasjon til venstre og
klikk på Grupper øverst.
3.
Du ser vinduet Gruppeadministrasjon som inneholder en liste over alle
registrerte grupper med tilhørende brukere.
4.
Klikk på Ny og fyll inn navnet på den nye gruppen i feltet Navn.
45
5.
Klikk OK, eller eventuelt Legg til om du ønsker å fortsette å redigere andre felt
i vinduet.
Slette en brukergruppe
Velg gruppenavnet og klikk på knappen Slett i Gruppeadministrasjonsvinduet.
Klikk på Ja for å gjennomføre slettingen av brukergruppen.
MERK! Sletting av en brukergruppe fører ikke til at brukerne i gruppen blir slettet,
men de mister de rettighetene som er definert i gruppen.
Legge til en bruker i en brukergruppe
1.
Fra menyen Admin velger du Administrasjon.
2.
Du ser administrasjonsvinduet. Gå til Brukeradministrasjonsvinduet til
venstre og klikk på Brukere.
3.
Du ser Brukeradministrasjonsvinduet. Klikk på brukerens navn i brukerlisten.
4.
Gå til feltet Medlem av grupper og klikk på Legg til nederst til høyre.
46
3.
Du ser vinduet Velg brukergruppe som inneholder en oversikt over hvilke
grupper som finnes. Klikk på den gruppen du ønsker.
4.
Klikk OK for å legge brukeren til gruppen.
TIPS: Du kan opprette en ny brukergruppe direkte fra dette vinduet ved å klikke på
Ny. Den markerte brukeren vil da bli lagt inn i den nyopprettede gruppen.
Fjerne en bruker fra en brukergruppe
Klikk på brukernavnet i brukerlisten. Gå til vinduet Velg brukergruppe og klikk på
gruppen du ønsker å fjerne brukeren fra. Klikk på Fjern.
MERK! Grupper kan også legges inn i og fjernes fra andre grupper. Dette gjøres
på samme måte som du legger til en bruker i en gruppe.
Roller og funksjoner
På samme måte som prosessene beskrives i prosessbeskrivelser, kan vi spesifisere roller og funksjoner i rolle- og funksjonsbeskrivelser.
Rollebeskrivelsen forteller hvilke oppgaver som faller innenfor rollens ansvarsområde. Dessuten angis ønsket kompetanseprofil, for eksempel kurs og opplæring.
Funksjonsbeskrivelsen er det samme som en stillingsbeskrivelse, for eksempel
sykepleier eller IT-ansvarlig. Den består bare av ett felt, nemlig stillingstittel.
Rolle- og funksjonsbeskrivelsene gir oss anledning til å koble sammen roller og
stillinger.
Rollene og funksjonene er felles for alle virksomhetsenhetene som ligger i
bedriftens Best Practice database. Dette betyr i praksis at du slipper å definere
roller og funksjoner om igjen for hver ny virksomhetsenhet du oppretter.
Men koblingen mellom roller og titler er spesifikk for hver enkelt virksomhetsenhet.
Dermed blir det for eksempel mulig å ha forskjellig språk i enhetene, eller å legge
inn ulik informasjon om rollene og funksjonene.
Lage en ny rolle eller funksjon
1.
Fra Admin-menyen velger du Administrasjon.
2.
Du ser administrasjonsvinduet. Gå til Funksjoner og Roller til venstre og klikk
på Rolledefinisjon.
47
3.
Til høyre i rollevinduet skriver du inn den informasjonen du ønsker å registrere
om rollen, for eksempel rollenavn, arbeidsoppgaver osv.
4.
Klikk OK, eller eventuelt Legg til om du ønsker å fortsette å redigere andre felt
i vinduet.
TIPS: Du kan også redigere rollebeskrivelsen direkte fra rollebåndet på tegneflaten.
Høyreklikk på rollebåndet og velg Link til rolle. Du ser vinduet Funksjoner og
Roller. Klikk >> og rediger ønskede felt i rollebeskrivelsesdokumentet. Lagre ved å
klikke OK.
Dokument- og lenkearkivet
I dokument- og lenkearkivet i Best Practice Designer kan du legge inn filer og holde
oversikt over lenkene i aktivitetsbeskrivelsene.
Filene kan være Word-dokumenter, PowerPoint-presentasjoner, web-lenker eller
bilder. Når du lenker til en fil i aktivitetsbeskrivelsen, bør du legge den i arkivet. Da
er du sikret en trygg oppbevaring av dokumentene dine.
Fra arkivet kan du også enkelt administrere lenkene i aktivitetsbeskrivelsene. Du
kan endre web-lenkene direkte i arkivet. Da vil lenken automatisk bli oppdatert alle
de stedene den forekommer, og du behøver ikke endre den manuelt i selve
aktivitetsbeskrivelsen. Oppdatering av eksterne lenker skjer kun på ett sted, og du
er sikret at lenker og dokumenter alltid er oppdatert.
Strukturen i dokumentarkivet består av mapper i et hierarki på samme måte som i
andre Windows-produkter.
Opprette mapper i Dokumentarkivet:
1.
I dokumenttreet høyreklikker du på det stedet i strukturen du ønsker å opprette
en mappe, og velger Opprett mappe.
2.
Skriv ønsket navn på mappen.
3.
For å slette en mappe: Høyreklikk og velg Slett mappe.
For å flytte eller kopiere: Høyreklikk og velg enten Kopier mappe eller Klipp
ut mappe og deretter Lim inn mappe.
48
Endre navn på beskrivelser, roller og funksjoner
Feltnavnene i Best Practice er basert på et standardoppsett. Disse navnene kan du
enten oversette fra engelsk til det språket du måtte ønske, eller du kan endre
teksten slik at du kan lagre annen informasjon enn den som er foreslått i standardoppsettet.
Feltnavnene er spesifikke for hver enkelt virksomhet, slik at du kan ha forskjellige
feltnavn i de ulike virksomhetsenhetene.
Endre feltnavn
1.
Fra Admin-menyen velger du Administrasjon.
2.
Du ser administrasjonsvinduet. Gå til Redigere feltnavn til venstre og klikk på
den feltnavn-typen du vil endre.
3.
Skriv inn de nye feltnavnene i de hvite feltene til høyre.
49
MERK! Du kan endre feltnavnene til hva du vil, men vi anbefaler at du ikke
avviker for mye fra standard-oppsettet fordi dette avspeiler Best Practicemetodikken.
4.
Klikk OK for å lagre endringene.
Innvilge lese- og skrivetilgang til prosesser
I utgangspunktet har alle som bruker Best Practice Designer lesetilgang til samtlige
prosesser, samt skrivetilgang til de prosesser de selv har laget.
Utover dette kan du manuelt tilpasse brukertilgangen. Tilgangen tilpasses gjennom
brukergruppene. Du kan altså ikke tilpasse tilgangen til en individuell bruker, men
må tildele rettighetene ved å knytte brukeren til en gruppe.
Innvilge en brukergruppe skrivetilgang til en prosess
1.
Gå til dokumenttreet og høyreklikk på prosessen du ønsker å gi skrivetilgang
til.
2.
Velg Dokumentegenskaper.
3.
Velg fanen Sikkerhet. I dette vinduet kan du legge til eller fjerne rettigheter og
grupper fra rettigheter. Huk av det du ønsker.
4.
Ønsker du at endringene i rettighetene også skal gjenspeiles i prosessens
underprosesser, huker du av boksen Forplant tillatelser til undernivåer.
Fjerne skrivetilgang til prosesser
Som ovenfor men istedenfor å huke av, fjerner du avhukningene.
Innvilge verifikasjon/godkjenningsstatus til bruker
Verfikasjon/godkjenningstilgang gies på samme måte som for når man innvilger
lese- og skrivetilgang (se over). De valgene som man nå får opp (i tillegg til leseog skrivetilgang) er følgende: Submit, Verify og Approve. Ønsker man å endre
rettighetene for en bruker eller en gruppe, så huker man av de boksene man måtte
ønske.
50
Meltzersgate 4, 0257 Oslo
22 54 05 20
Fax: 22 54 05 21
E-post: [email protected]
Web: www.cognit.no