Transcript Referat fra styremøte 8

Styremøte nr. 8 -2013, Friskis&Svettis Oslo
Tid
Onsdag 30. oktober kl. 18.15 – 22.00
Sted
F&S kontoret i Sørkedalsveien 10B
Til stede:
Randi Borgen, styreleder
Gunstein Hansen, nestleder
Malin Karlsson
Nils Øveraas
Ragnhild Lorentzen
Rigmor Jørgensen
Erik Helseth
Vibeke Vesterhagen – på sak 56.
Fra admin: Hilde Aker
SAK 54.
Godkjenning av innkalling og saksliste
Vedtak: styret godkjenner innkalling og sakliste.
SAK 55.
Godkjenning av protokoll fra styremøte 21. august
Vedtak: Styret godkjenner protokollen.
SAK 56.
Friskis&Svettis Oslo Folkehelseforum
Ragnhild Lorentzen, Vibeke Vesterhagen og Linda Thorsteinsen står bak initiativet.
Forslaget ble presentert av Ragnhild Lorentzen og Vibeke Vesterhagen.
Formålet er å:
- være en arena for å jobbe med å påvirke og samarbeide med samfunnet slik at
frivilligheten, idretten og trening for alle får gode vekst- og levevilkår
- gjøre foreningen til en folkehelseaktør som er kjent hos relevante
samarbeidspartnere
- løfte fram ideen bak Friskis&Svettis, knytte nettverksbånd og bygge synlighet og
troverdighet som på sikt kan føre til nye medlemmer
Friskis&Svettis Oslo sin rolle innenfor folkehelse, samt mål for hva som ønskes
oppnådd, virkemidler, saker og hovedbudskap innenfor folkehelsepolitikk, potensielle
samarbeidspartnere, talspersoner osv. skal nedfelles i et samfunnspolitisk dokument.
Styret anerkjenner initiativet og engasjementet.
Vedtak: Styret støtter opprettelsen av Friskis&Svettis Oslo Folkehelseforum (FOFF).
Initiativtakerne gis fullmakt til å starte arbeidet med forumets
grunnlagsdokument.
Grunnlagsdokumentet legges fram på et senere styremøte til godkjenning.
Status for framdrift og innhold rapporteres i ordinær linje.
SAK 57.
Rapportering
Medlemsutviklingen (besøkstall og antall aktive medlemmer):
Antall besøkstall Majorstua ligger godt over fjoråret.
Totalt antall aktive medlemmer i F&S Oslo viser imidlertid en fallende tendens, rosa
kort går nedover.
Økonomirapportering:
Resultatet og prognosen viser en noe forbedret utvikling sammenlignet med vedtatt
budsjett.
Vedtak: Rapporteringen per september tas til orientering.
SAK 58.
Rapportering – oppfølging av tiltaksplan
Styret har i styremøte 18. juni i år vedtatt tiltaksplan som del av handlingsplan.
Daglig leder gav en status på innhold og framdrift. Planen gjennomføres.
Vedtak: Rapporteringen tas til orientering.
SAK 59.
Overordnet strategisk plan
Det har vært nedsatt en gruppe av styret og daglig leder som har arbeidet med et å få
fram et grunnlagsmateriale for saken. (Gunstein, Malin, Erik og Hilde).
Gruppen gav en status og analyse knyttet til:
- Målgruppe, pris og produkter
- Utelokalene
- Kommunikasjon og markedsføringsstrategi
Grunnlaget skal resultere i et overordnet strategidokument.
Til saken fulgte:
-
F&S pris og kundesegment
Statusrapport F&S Oslo
Regnskap utelokaler
SWOT utelokaler
SWOT Majorstua
Vedtak: Faktagrunnlaget tas til etterretning og legges til grunn for det videre arbeid i
styreseminar lørdag 2. november.
SAK 60.
Mottak av gaver og sponsoravtaler/samarbeidsavtaler med næringsliv/andre.
Det har vært nedsatt en gruppe av styret og daglig leder som har arbeidet med
forslag til policy og prinsipper. (Rigmor, Nils og Hilde). Til saken fulgte:
-
Notat fra Rigmor
Regler for medlemsforeninger (1), Kommentarer og refleksjoner fra Hilde (2)
Forslag til avtale med G. Samsel (3)
Styret diskuterte saken og ble enige om at en ikke går videre med
sponsoravtaler idet det krever for mye administrasjon. En velger å prioritere
samarbeidsavtaler som kan gi medlemmene en merverdi/fordel/gode opplevelser
som kan forenes med Friskis&Svettis verdier.
Rammen av samarbeidet må for øvrig være innenfor føringene som gis av Norge.
Styret er opptatt av at informasjon om avtalene og innholdet gjøres på web,
oppslagstavle, egne informasjonskvelder, andre type informasjonskanaler til
medlemmene og funksjonærene. Denne type informasjon skal ikke skje i treningssal
under timene.
Styret er positive til at samarbeidsavtalene kan åpne for bruk av idrettslagets
instruktører og mottak av økonomiske bidrag til foreningen.
Styret er positive til mottak av gaver til foreningen uten gjenytelse.
Vedtak:
Styret støtter at Friskis&Svettis Oslo har et samarbeid med eksterne aktører.
Samarbeidet må være i tråd med Friskis&Svettis verdier og varemerke.
Samarbeid skal alltid formaliseres i konkret avtale.
Daglig leder gis fullmakt til å inngå avtalene og orienterer styret på vanlig måte.
FOFF får en særskilt oppgave å foreslå mulige samarbeidspartnere.
Oversikt og plan for eksternt samarbeid tas med i arbeidet med overordnet strategisk
plan.
Daglig leder formaliserer gjeldende avtaler som løper uformelt per i dag.
SAK 61.
Overordnet analyse for Oslo
Styret diskuterte saken uten daglig leder.
Saken er i realiteten en forberedelse til styre- evaluering og tas videre i styreseminar,
januar 2014.
Vedtak: Saken overføres til styreseminar januar 2014.
SAK 62.
Eventuelt.
Kort oppsummering v/Rigmor og Ragnhild fra møtet på Ullevål Stadion i Regi av F&S
Norge. Tema: Prosjekt økt rekruttering.
Det ble også minnet om fellesmøte for styrene i Oslo, Fredrikstad, Asker og Bærum
og Norge den 23. november. De som stiller fra styret er: Rigmor, Ragnhild, Malin, Erik
og Randi. Forslag til tema ble diskutert.