Transcript Velkommen til Difi - Prosjektveiviseren

Hvordan lykkes med
digitaliseringsprosjekter
i offentlig sektor
- prosjektveiviseren.no
Kurs 25.4.2013
VELKOMMENMÅL MED KURSET
Gi en introduksjon til beste praksis innenfor prosjektmetodikk,
med særlig fokus på Prosjektveiviseren.no
Sette prosjektmetodikk inn i en større sammenheng i forhold
til god IT-styring i offentlig sektor
Skape engasjement for prosjektarbeid i offentlig sektor
Bidra til flere vellykkede prosjekter og økt gjennomføringsevne
Direktoratet for forvaltning og IKT
PROGRAM FØR LUNSJ
• 09.00 Velkommen og mål med kurset v/Elin Kristine Fjørtoft, Difi
• 09.15 Digitaliseringsprosjekter i et større bilde v/Jens Nørve, Difi
• 09.45 Betydning av endringsledelse for gevinstrealisering v/Siw Anita Vik, Difi
• 10.15 Prince2® og god praksis for prosjektgjennomføring, v/ Herman Valen, Difi
• 10.30 Mål med prosjektveiviseren v/Elin Kristine Fjørtøft, Difi
• 10.45 Pause
• 11.15 Demonstrasjon av Prosjektveiviseren v/Jens Nørve og Elin Kristine
Fjørtoft, Difi.
Direktoratet for forvaltning og IKT
PROGRAM ETTER LUNSJ
• 12.30 LUNSJ
• 13.15 Gruppearbeid
• 13.45 Gevinstrealisering og samfunnsøkonomisk analyse v/Terje Grønli,
DFØ
• 15.00 Pause
• 15.15 Oppsummering og avslutning
• 15.30 Slutt
Direktoratet for forvaltning og IKT
EN KORT PRESENTASJONSRUNDE
• Målgruppen for kurset er prosjektledere og eiere av
prosjektmetodikken i offentlige virksomheter.
• Vi tar en rask runde hvor dere sier navn og arbeidssted,
samt hvilken rolle dere har i forhold til innføring av
prosjektmetodikk i deres virksomhet.
Direktoratet for forvaltning og IKT
DIGITALISERINGSPROSJEKTER I ET STØRRE BILDE
Oslo 17/04/09
Direktoratet for forvaltning og IKT
HISTORISK UTVIKLING
…. 2006
2007
2008
Januar
2009
++ 2010
ALLE EGNEDE OFFENTLIGE
TJENESTER SKAL TILBYS
DIGITALT TIL INNBYGGERNE
BETYDNINGEN AV DIGITALISERINGEN – DN 2.2.2013
29.04.2013
Kommisjonens viktigste anbefaling er
at ledere på alle nivåer i forvaltningen
systematisk arbeider med å styrke sine
egne og organisasjonenes
grunnleggende holdninger og kultur
knyttet til
•risikoerkjennelse,
•gjennomføringsevne,
•samhandling,
•IKT-utnyttelse, og
•resultatorientert lederskap
INNSTILLING FRA KOMMUNAL- OG FORVALTNINGSKOMITEEN
OM REPRESENTANTFORSLAG FOR BEDRE KOORDINERING OG
STRATEGISK STYRING AV IKT-PROSJEKTER I OFFENTLIG
SEKTOR
Innspill fra stortingsrepresentantene Geir Jørgen Bekkevold (Krf), Hans Olav
Syversen (Krf) og Kjell Ingolf Ropstad (Krf), 24.januar 2013
1.
Stortinget ber regjeringen sikre en reell samling av det politiske og administrative
ansvaret for alle store, statlige IKT-prosjekter i ett departement som gis myndighet til å
utøve en overordnet, strategisk IKT-styring på tvers av ulike etater
2.
Stortinget ber regjeringen sikre en bedre styring av det enkelte, statlige IKT-prosjekt,
der kompetanseoppbygging og etablering av incentiver for kostnadseffektive løsninger,
som er rimelige å forvalte, prioriteres. Departementet som gis ansvar for overordnet
IKT-styring, bør inngå i prosjektorganisasjonene med et eierperspektiv og være en
pådriver for at midlene brukes best mulig.
3.
Stortinget ber regjeringen sikre at det stilles mer gjennomgående krav til
gjennomføring av kost-nytte-analyser i statlige IKT-prosjekter, slik at kostnader og
kompleksitet i prosjektene kan begrenses i størst mulig grad.
Eksempler på styring
Regjeringens IT-styring
- Nasjonale grep (strategi, juss…)
- Nasjonal prioritering og styring sektorovergripende IKT-tiltak
- Nasjonal prioritering og styring av IT-prosjekter
Departementenes IT-styring av underliggende virksomheter
Virksomhetsleders IT-styring i egen organisasjon
Prosjekteierstyring av IT-prosjekter
Prosjektleders styring
Leverandørstyring
Tverrsektoriell styring av felleskomponenter
MÅLBILDET REALISERES GJENNOM
PROSJEKTER
Nytte
Ledelsens
strategiske
mål
Individuelt
tilpasset
kommunikasjon
Nåsituasjon
Målgrupperettet
kommunikasjon
(Vertikal
integrasjon)
Enkel
informasjon
på Internet
Kompleksitet
Direktoratet for forvaltning og IKT
Samhandling
med andre
virksomheter
(Horisontal
integrasjon)
ILLUSTRASJON AV EN VIRKSOMHET – «HUSET»
Visjon
Strategi/virksomhetsplan
Prosjektportefølje
Drift og forvaltning
Støttefunksjoner
Ressurser/kompetanse
Program
Prosjekt
Virksomhets
ledelse
ET KONKRET EKSEMPEL…
VIRKSOMHETSSTRATEGI OG IT-STRATEGI
Betydningen av endringsledelse
for gevinstrealisering
25. april 2013
Siw Anita Vik, LEO
[email protected]
Skal si noe om….
• Utgangspunkt: Å lede endringsprosjekter på
en god måte har stor betydning for
gevinstrealisering
– Kort om endringsledelse som begrep og fenomen
– Difis rapport «Å lede digitale endringsprosjekter –
hva er suksesskriteriene?» Hva fant vi?
Endring og ledelse
• Endringsledelse – et begrep med mange forståelser og
(teoretiske) tilnærminger
• Å lede og drive endringsprosesser er viktig fordi gevinster
realiseres ved at mennesker tar i bruk og nyttiggjør seg nye ITløsninger
• Endringsledelse definisjon:
– «Å lede ansatte og organisasjonen gjennom en
endringsprosess slik at virksomheten
oppnår forventede resultater»
Direktoratet for forvaltning og IKT
«Styrte» endringsprosesser
Nye ideer,
behov og
løsninger
Tine opp
Nå-situasjon
Lewin, 1947
Kultur
Fryse
(stabilisere)
Flytte
Fremtidig
ønsket
tilstand
”Gap” som
krever ledelse
Ideer forkastes
Betydningen av kultur
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
Difis kartlegging av suksesskriterier i ledelse av
digitale endringsprosjekter
• Målet var å identifisere suksesskriterier og formidle erfaringer
om ledelse i digitale endringsprosjekter – lederatferd og
lederpraksis
• Følgende forutsetninger ble valgt:
– Endringen er planlagt og styrt - og IT utgjør
en vesentlig del
– Prosjektet er vellykket
– Fokus på suksess og positive drivere for endring
– Praksisperspektivet skal ligge til grunn
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
To endringsprosjekter – Perform i SPK
og EFFEKT (UDI)
• To ganske forskjellige «prosjekt»
• Perform – som følge av pensjonsreformen
– Kostnad: 1 milliard
– Kvalitet: Ny IT-infrastruktur, nytt saksbehandlersystem
– Tid: Ferdig 1.1.2012
• EFFEKT – samordning av IT-løsninger på
utlendingsfeltet
– Kostnad: 570 millioner
– Kvalitet: Helelektronisk saksbehandling, felles
elektronisk arkiv, elektronisk samhandling
– Tid: 2007 - 2013
Direktoratet for forvaltning og IKT
Men også mange likheter….
• Gode strategiske valg blir tatt tidlig i prosjektet
– Brukte læring fra tidligere IT- prosjekter
– Jobbet med å få på plass eierskap og gode
samarbeidsrelasjoner med overordnet departement
– Konseptfasen fikk klargjort de overordnede rammene
– Prosjektene løftes ut og etableres som
egne enheter
– Modige og tydelige toppledere med
symbolfunksjon
– God og bred lederforankring
Direktoratet for forvaltning og IKT
Flere likheter….
• Daglig hands-on ledelse blir viktig i
gjennomføringen
– Mellomledere som oversettere og lynavledere
– Å skape engasjement og begeistring ved å vise til
«small wins»
– Beredskap (og mot!) til å justere, forkaste og tilføre
nye tiltak og aktiviteter underveis
– Instrumentell endringsledelse krever milepæler
og styringsindikatorer som navigasjonsinstrumenter
• Endringsprosjektene skaper ringer
i vann!
Direktoratet for forvaltning og IKT
Oppsummering
• Strategisk og operativ endringsledelse er viktig
for å lykkes med IT-prosjekter og realisere
gevinster
• Endringer krever endring av kultur – bli bevisst
på hva som fremmer og hemmer endringer
i din virksomhet
• Endringskompetanse må
bygges internt – hvem setter
dette på dagsorden?
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
PRINCE 2 OG GOD PRAKSIS
PRINCE 2 OG GOD PRAKSIS
• Prinsipper
– Prince 2 er basert på 7 styrende prinsipper som
stammer fra læring fra gode og dårlige prosjektet.
• Temaer
– Dette er sider ved prosjektledelse som må følges opp
gjennom hele prosjektløpet
• Prosessene
– Dette er den trinnvise progresjon av prosjektets
livsløp
MÅL MED PROSJEKTVEIVISEREN
Direktoratet for forvaltning og IKT
MÅL MED PROSJEKTVEIVISEREN
1.
Prosjektveiviseren bidrar til bedre planlegging, prosjekteierstyring, fokus
på gevinstrealisering mv Den er dermed ett av flere virkemidler som bidrar
til flere vellykkede prosjekter
2.
Felles modell for offentlig sektor gir mulighet for felles erfaring og læring
på tvers i offentlig sektor. Det er ikke hensiktsmessig at alle offentlige
virksomheter etablerer ulike prosjektmodeller med ulikt språk og
begrepsbruk.
3.
En prosjektmodell i regi av det offentlige, bidrar til å ivareta IT-politiske
føringer (Digitaliseringsrundskrivet) og eksisterende veiledere, og
retningslinjer som gjelder for prosjekter med offentlig finansiering
integreres i modellen.
4.
En felles prosjektmodell i offentlig sektor, legger til rette for mer effektivt
samarbeid med leverandør- og konsulentmiljøene
Direktoratet for forvaltning og IKT
HVA SKAL TIL FOR Å LYKKES?
• Ledelse
• Kompetanse
• Organisering
Direktoratet for forvaltning og IKT
ENGLAND
Direktoratet for forvaltning og IKT
DANMARK
HVA HAR DIFI LAGT VEKT PÅ I VERSJON 2.0?
Baseres på beste praksis innen prosjektledelse
nasjonalt og internasjonalt
Minst mulig egenutvikling
Helhetlig modell som dekker alt fra innsats i tidlig
fase til etterfølgende gevinstrealisering
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
HVA HAR DIFI LAGT VEKT PÅ I VERSJON 2.0?
Modellen har en klar struktur
Faseinndelt
Beskrivelse av aktiviteter i hver fase
Innholde beslutningspunkter
Maler
Ledelsesprodukter
Modellen har klart definerte roller og ansvar
Beskrivelse av prosjektorganisasjon
Rollebeskrivelser
Tydelig relasjonen mellom linjeorganisasjon og prosjektet
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
PROSJEKTVEIVISEREN 2.0
Dato
Direktoratet for forvaltning og IKT
PROSJEKTVEIVISEREN – STATENS
STANDARDAVTALER, ANSKAFFELSER OG
SMIDIG
Forholdet mellom prosjektveiviseren, ankaffelser.no og
SSAene
Henvisning fra PV til anskaffelser.no hva angår innkjøp
Innkjøpstrategi
Valg av avtaletype (SSAene)
Smidig
PV kan benyttes for alle typer gjennomføringsmodeller
- fra smidig til fossefall
Sammensatte prosjekter
Standard programvare med noe utviklingselementer
Rene utviklingsprosjekter
Direktoratet for forvaltning og IKT
Computerworld Nr.4
– fredag 25.januar
2013
LUNSJ - CA 12.30-13.15
Direktoratet for forvaltning og IKT
GRUPPEARBEID – CA 13.15-13.45
Dersom Prosjektveiviseren skal kunne bidra til flere vellykkede
digitaliseringsprosjekter, må den implementeres i den enkelte virksomhet.
Diskuter ut fra følgende fokus:
I hvilken grad har deres virksomhet allerede etablert en felles, helhetlig
prosjektmetodikk?
Hva er det viktig å huske på når man skal implementere en felles
prosjektmetodikk?
Hvordan må Prosjektveiviseren evt. tilpasses for å være egnet for prosjektene
i din virksomhet?»
Sett dere sammen i grupper på mellom 4 og 6 personer. Sitt gjerne
sammen med kollegaer fra egen virksomhet.
Send svar på oppgaven til:
[email protected]
INNFØRING I SAMFUNNSØKONOMISK
ANALYSE OG GEVINSTREALISERING
Terje Grønli
29.04.2013
Side 41
© Direktoratet for økonomistyring
HVA ER EN SAMFUNNSØKONOMISK ANALYSE?
En samfunnsøkonomisk analyse er en
systematisk vurdering av alle relevante fordeler
og ulemper som alternative tiltak vil føre til for
samfunnet
© Senter for statlig økonomistyring
Sid
EKSEMPLER
Videoovervåking ikke verdt pengene
Kameraer på t-bane og trikk kan forebygge krim og
hærverk, men koster for mye å installere og
vedlikeholde, mener Ruter
Velger iPad fremfor nytt nødnett
- Regjeringen og justisminister landet på valg av
teknologi, før man hadde utredet behovene.
Side 43
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
TRINN 1: BESKRIVE PROBLEM OG MÅL
Side 44
© Senter for statlig økonomistyring
GJØR I HVERT FALL DETTE
Gi begrunnelse for behov for tiltak
Hva skjer hvis ingenting gjøres?
Hvilke udekkede behov tilsier at det bør iverksettes tiltak?
Gi mål for tiltaket
Er forslaget forankret i strategiplan eller andre
styringsdokumenter?
Hvilke konkrete resultater forventes tiltaket å gi for interne og
eksterne interessenter?
Side 45
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
TRINN 2: SPESIFISERE TILTAK
Side 46
© Senter for statlig økonomistyring
GJØR I HVERT FALL DETTE
Identifiser de to mest relevante tiltakene for å nå
målene fastsatt i trinn 1.
Beskriv kort tiltakene og gi en begrunnelse for
hvorfor de er valgt.
Side 47
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
TRINN 3: BESKRIVE OG VERDSETTE VIRKNINGER
Side 48
© Senter for statlig økonomistyring
GJØR I HVERT FALL DETTE
Kvalitativ beskrivelse av nytten
For både interne og eksterne interessenter
Kvantitativ beskrivelse av investeringskostnad i
år 0.
Kvalitativ beskrivelse av eventuelle drifts- og
vedlikeholdskostnader
Side 49
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
TRINN 4: BEREGNE SAMFUNNSØKONOMISK
LØNNSOMHET
Side 50
© Senter for statlig økonomistyring
GJØR I HVERT FALL DETTE
Gi en vurdering av når kostnadene ved tiltaket
kommer
Gi en vurdering av når nytten av tiltaket kommer
Side 51
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
TRINN 5: SYNLIGGJØRE USIKKERHET
Side 52
© Senter for statlig økonomistyring
GJØR I HVERT FALL DETTE
Kvalitativ usikkerhetsanalyse av de viktigste
kostnadsvirkningene
Kvalitativ usikkerhetsanalyse av de viktigste
nyttevirkningene
Eventuelle risikoreduserende tiltak dersom det
anses nødvendig
Side 53
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
TRINN 6: GI EN SAMLET VURDERING OG ANBEFALE
Side 54
© Senter for statlig økonomistyring
GJØR I HVERT FALL DETTE
Gi en oppsummerende faglig vurdering
Anbefal hvilket tiltak som bør velges
Utform et forslag til vedtak som leder(gruppen)
kan ta stilling til.
Side 55
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
GEVINSTREALISERING
Side 56
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
GEVINSTREALISERING
Prosessen hvor man henter ut
forhåndsdefinerte og eventuelle
ikke-planlagte gevinster av et
prosjekt
HVORFOR JOBBE AKTIVT MED
GEVINSTREALISERING?
Fokuserer på hvordan oppnå gevinster
Støtter opp under politiske initiativer og mål
Øker fokuset på samfunns- og brukereffekter
Identifiserer gevinster for ulike aktører
DFØ-MODELLEN
Side 59
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
TRINN 1
•
•
•
•
•
•
•
29.04.2013
Prosjektmandat og Prosjektforslag
Samfunnsøkonomisk analyse
Gevinstplan
Gevinstkart
Interessentanalyse
Gevinstrealiseringsplan
Nullpunktsmåling
© Direktoratet for økonomistyring
Sid
GEVINSTREALISERINGSPLAN
En operativ handlingsplan for
virksomhetsledelsen til bruk i oppfølgingen av
prosjektets resultater
Utvikles i prosjektets planleggingsfase og
oppdateres gjennom prosjektets levetid
Side 61
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
GEVINSTREALISERINGSPLAN:
EKSEMPEL
1.
2.
3.
4.
5.1.
5.2.
5.3.
6.
7.
8.
Mål/
Indikator
Hvor
effekten
oppstår
Når
effekten
inntreffe
r
Datakild
e
Frekvens
på
målinger
Ansvarli
g for å
rapporte
re data
Ansvarli
g for å
realisere
Nødvendi
ge tiltak
Sentrale
risikofaktorer
Gevinst
1
Sparte
minutter/
Virksomhet
Fra okt.
2005
Hvert
kvartal
Tidsgevinst
for
skatteetaten
Timesverk, årsverk
Saksbehandlings
register
Den
enkelte
region/
kontor
Den
enkelte
skatteetat
(region/
kontor)
Opplæring
Info
Motivasjon
- Intranett
–avd.møte
Lavere
endrings
vilje enn
forutsatt
Gevinst
2
Brukertilfredshet
Skatteetaten
Info
Økt
kvalitet
og tilgjengelighet for
brukerne
Andel
brukere
som
benytter
seg av
løsningen
Lavere
oppslutn
ing fra
bruker
Gevinst
62
(Innføring
av ny
løsning)
Besparelser
i kr per år
Brukere/
samfunn
Fra okt
2005
(Innføring
av ny
løsning)
Evt ny
tidsstudie
Brukerundersøk
else
Statistikk
Hvert
kvartal
Den
enkelte
region/
kontor
Integrering
med bl.a.
Altinn og
Min ID
Opplæri
ng tar
lengre
tid enn
antatt
Brukergrupper
faller
utenfor
TRINN 2
Etablere eierskap
Jevnlig kontakt med gevinstrealisererne
Gjennomføre gevinstrealiseringsplanen
29.04.2013
© Direktoratet for økonomistyring
Sid
TRINN 3
Dokumentere realiserte gevinster
Undersøke om det er grunnlag for mer
gevinstrealiseringsarbeid
Avsluttende rapport om prosjektets gevinstrealisering
29.04.2013
© Direktoratet for økonomistyring
Sid
DOKUMENTERE REALISERTE GEVINSTER
Hensikten er å se i hvilken grad de forventede
gevinstene er realisert som forutsatt
Må vurdere når målingen skal skje
Mange måter å måle på:
Utvikle måleindikatorer
Evalueringer
Side 65
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
KONTAKTINFORMASJON
Terje Grønli
E-post: [email protected]
Telefon: 90 13 28 87
Side 66
© Direktoratet for økonomistyring
29.04.2013
PAUSE 15.00 – 15.15
OPPSUMMERING OG AVSLUTNING 15.15 –
15.30
NETTVERK OG SAMLINGER
• Storsamling Difi: 29.1.2013, se presentasjoner
– http://www.prosjektveiviseren.no/2013/02/storsamling-29-januar
• Innovasjon, gjenbruk og deling: 1.3.2013, se presentasjoner
–
http://www.prosjektveiviseren.no/2013/03/%C3%A5pent-m%C3%B8te-om-prosjektveiviseren1mars-2013
• Difi-kurs i Prosjektveiviseren 25.4
– Dagens kurs, foiler vil bli lagt ut
• Vi blir for tiden invitert til å holde en rekke presentasjoner og innlegg.
• Digitaliseringskonferansen 29-30.5
– SAS-hotellet i Oslo. Har du husket å melde deg på? Se difi.no
Direktoratet for forvaltning og IKT
VEIEN VIDERE
• Etablere et robust forvaltningsregime for
prosjektveiviseren.no
• Utbredelse og kompetanseheving
– Fortsette dialogen med nettverket og brukerne, med sikte
på å understøtte deres kompetansebehov
– Difi vurderer å gå i dialog med markedet for å få innspill til
hvordan Difi eventuelt kan gjennomføre en
anskaffelsesprosess på området
– Dialogkonferanse i juni?
• Storsamling i august (dato ikke avklart)
Direktoratet for forvaltning og IKT
VEIEN VIDERE (2)
• Økt nordisk samarbeid på PPP-området?
• Et bedre felles kompetansegrunnlag for IKT-styring
i Danmark, Sverige, Norge og UK?
• En særlig takk til våre
svenske venner, som vi nå
vil fortsette dialogen med
Direktoratet for forvaltning og IKT