Transcript Brukerveiledning for EMSoft - Advokat Vegard Nataas, Bergen

Brukerveiledning for EMSoft
1. Registrering av nytt eiendomsmeglingsoppdrag
1.1
I mappen EMSoft\Sorterte maler ligger en Excel mal kalt «Oppdrag 3.62M» (nye
versjoner vil få et høyere nummer). Ved å dobbelklikke på denne malen åpnes et nytt
Excel regneark. Det skal benyttes ett regneark for hvert oppdrag.
1.2
(Det er viktig at en brukerne ikke høyreklikker på filen og velger «Open» («Åpne») da
dette vil føre til at selve malen åpnes i stedet for et nytt regneark. I daglig bruk er det
mest praktisk å bruke en snarvei til denne filen, jf pkt 7.1 i installasjonsveiledningen.
Et nytt vindu vil åpnes hvor en får en spørsmål om å fylle inn saksnummer og
eiendommens adresse:
1.3
Dette vil føre til at det opprettes en mappe for oppdraget i mappen
«EMSoft\Oppdrag» som vil få betegnelsen Adresse (saksnummer), feks «Fjellveien
100 (1201)». Dermed kan en ved senere bruk enkelt finne igjen oppdragsmappen. I
denne mappen vil det åpnede regnearket lagres automatisk. (Det er sannsynligvis
mulig å legge inn koblinger til disse dokumentene i saksbehandlingsprogrammer som
Advisor, Datalex og lignede dersom en foretrekker det).
1.4
Saksnummeret må være unikt (ulikt saksnummer som er brukt i tidligere oppdrag).
Som følge av begrensninger i Mirosoft Access kan saksnummeret heller ikke være
høyere enn 32750. Saksnummeret må ikke forveksles med oppdragsnummeret, men
det kan benyttes samme nummerserie om ønskelig. En ide kan være å benytte
samme saksnummer som brukes i et eventuelt saksbehandlingsprogram.
1.5
Etter at opplysningene om saksnummer og adresse er fylt inn, trykk OK og Excel
regnearket er klart for utfylling.
2. Utfylling av informasjon i Excel regneaket
2.1
Excel regnearket inneholder flere såkalte arkfaner som vises nederst til venstre.
Arkfanen som åpnes er kalt «Oppdrag».
2.2
Denne arkfanen er ment for utfylling av informasjon som om oppdraget,
eiendommen, partene etc.
2.3
Ved henvisning til ulike plasseringer i regnearket taler en om «rader» angitt ved
fortløpende nummerering vertikalt (se helt til venstre i vinduet og «kolonner» angitt i
alfabetisk rekkefølge horisontalt (se øverst i vinduet). Videre taler en om «celler»
som angis i forhold til kolonne og rad, feks celle A1 øverst til venstre (tilsvarende et
sjakkbrett).
2.4
I den første relevante raden (rad nr 8) skal det fylles inn navn på «Ansvarlig advokat»
i cellen D8 og eventuelt navn på eiendomsmeglerfullmektig som skal arbeide med
oppdraget i celle G8. De aktuelle advokatene og eiendomsmeglerfullmektigene må
velges fra en rullegardinmeny som vises ved å trykke på pilen som vises når en
trykker på cellen. (Denne funksjonen går igjen i enkelte andre celler.).
2.5
Angivelsen av hvilken informasjon som skal fylles inn i cellene i kolonne D og G er
angitt i kolonne B på samme rad, adskilt med «/».
2.6
I celle D9 fylles inn dato for inngåelse av oppdragsavtale. Denne datoen danner
grunnlaget for at systemet velger riktig oppdragsnummer. Derfor må nye oppdrag
registreres fortløpende for å oppfylle kravet til kronologi i oppdragsjournalen.
2.7
Hvis det er tale om et oppgjørsoppdrag fylles inn samme dato i celle G9 (Dato for
aksept av bud). Hvis eiendommen ikke er solgt når oppdragsavtalen inngås, skal
ingen dato fylles inn. Det er imidlertid viktig at datoen senere fylles inn straks handel
er kommet i stand da det er denne datoen som danner grunnlaget for at systemet
velger riktig formidlingsnummer. Hvis ikke dato fylles inn vil en oppleve at rapport til
Finanstilsynet og ansvarsforsikringsselskap ikke blir riktig. Ved tvangssalgsoppdrag
skal dato for rettskraftig stadestelseskjennelse skrives.
2.8
Informasjonen i de følgende cellene fylles ut på samme måten. Informasjonen i
enkelte celler er forhåndsutfylt basert på det som er mest vanlig (f eks oppdragets
varikhet 6 måneder) eller preferanser som velges ved installasjon av EMSoft (f eks
timepris eller provisjonssats). Denne informasjonen kan likevel overskrives manuelt
om nødvendig.
2.9
For de fleste radene vil det ikke være tvil om hvilken informasjon som skal fylles inn.
Det er likevel nødvendig å knytte noen kommentarer til enkelte rader.
2.10
I noen av cellene er det skrevet utfyllende forklaringer. Disse vises ved å føre pekeren
over en rød trekant i cellens høyre hjørne:
2.11
Enkelte av cellene kan bare inneholde tall. Det vil dermed vises en feilmelding
dersom en forsøker å skrive tekst i tillegg.
2.12
Programmet har den begrensning av det bare kan angis to selgere og to kjøpere.
Vider kan det bare angis tre eiendommer. I saker hvor denne begrnsningen er aktuell
må enkelte dokumentene korrigeres manuelt.
2.13
I celle D16 er det informasjon om status for oppdraget som genereres av systemet
automatisk. Denne informasjonen vil bli overført til databasen Oppdragsjournal.
Dersom man ønsker å skrive en kommetar manuelt kan en overskrive formelen som
ligger i cellen og trykke på knappen i celle G4 for å overføre til databasen, jf pkt 3.1
nedenfor. For å hente tilbake formelen (slik at systemet kan fortsette å generere
automatiske statusoppdateringer) må en trykke på pilsymbolet i celle H16.
2.14
For oversiktens skyld vil enkelte rader skjules eller vises avhengig av om
informasjonen er relevant på det aktuelle stadiet i oppdraget. Feks vil radene hvor
man skal skrive inn informasjon om kjøper først vises når det i celle G9 er angitt dato
for når handel er kommet i stand, eller radene med opplysninger og hjemmelshaver
vil først vises hvis det i celle D37 angis at selger ikke har grunnbokshjemmel til
eiendommen. For å vise alle radene kan en trykke på pilen som vises når en tykker i
celle A5 og deretter krysse av for «Select all» («Merk alle»).
2.15
Også arkfaner vil vises og skjules avhengig av om informasjonen er aktuell. For
eksempel vil arkfanen «Budjournal» være skjult hvor det er tale om et
oppgjørsoppdrag. Arkfanen «Fordelingskjennelse» vil også føst vises dersom det i
celle D10 er angitt at det er tvangssalg.
2.16
For erfarne brukere: Dersom en skal registrere mange lignende oppdrag for samme
oppdragsgiver, feks en utbygger med flere boliger som selges fortløpende, kan en spare mye
tid ved å gjøre følgende:
2.16.1
I stedet for å dobbelklikke på malen «Oppdrag 3.62M» eller å benytte en snarvei, kan en
høyreklikke på malen og velge «Open» («Åpne»). Lagre deretter regnerarket som en mal
ved å velge «File» («Fil»), «Save as» («Lagre som»), skriv et filnavn som feks inneholder
eiendommens adresse eller prosjektets navn.
2.16.2
For at filen skal lagres som en mal må en under filnavnet velge filformatet «Excel Macroenabled Template (*.xltm)» («Excel Makro-aktivert mal (*.xltm)»).
2.16.3
Registrer deretter opplysninger på vanlig måte, men fyll bare inn informasjon som er
felles for alle eiendommene, feks oppdragsvilkår, opplysninger om selger og
hjemmelshaver, kontonummer for byggelån i oppgjørsoppstillingen etc. Vær nøye med at
alle opplysninger som er felles er ferdig utfylt.
2.16.4
Velg deretter «Review» («Se gjennom») på verktøylinjen og deretter «Unprotect Sheet»
(«Opphev arkbeskyttelse»).
2.16.5
Lukk deretter malen. Svar ja på spørsmål om å lagre, men det er viktig at det svares nei
på spørsmålet om automatisk oppdatering av koblinger når malen åpnes.
2.16.6
For å registrere et nytt oppdrag som skal inneholde den valgte informasjonen velges
denne malen i stedet for den vanlige malen. Forøvrig er det samme likt som ellers.
2.16.7
Dersom det til de aktuelle oppdragene skal benyttes spesielle maler, feks en bearbeidet
kjøpekontrakt, kan en søke seg frem til den malen for kjøpekontrakt i mappene som
ligger i «EMSoft\Sorterte maler\» og deretter kopiere malen til mappen «EMSoft\Sorterte
maler\A001 - Egne maler\»
2.16.8
Det nøyaktige filnavnet (uten filendelsen .docx) skrives deretter inn i den nye malen i
cellene B107 flg.
3. Føring av oppdragsjournal og formidlingsjournal
3.1
Opplysningene som fylles inn i cellene overføres til en database som blant annet
inneholdet oppdragsjournal og formidlingsjournal. Opplysningene overføres
automatisk til databasen når Excel regnearket lukkes, men det er også mulig å
overføre opplysningene til databasen ved å trykke på følgende knapp som vises i celle
G4:
4. Produksjon av dokumenter
4.1
Produksjon av dokumenter er en viktig funksjon i programmet som er svært
tidsbesparende. Det er imidlertid ikke nødvendig å bruke denne funksjonen. Utfylling
av informasjonen i pkt 2 er imidlertid obligatorisk for å oppfylle kravene til
oppdragsjournal og formidlingsjournal.
4.2
Etter at relevant informasjon er fyllt inn i de aktuelle cellene vil en kunne produsere
dokumenter basert på ulike maler som vises når en trykke på Microsoft Word
symbolet i celle D4. En får da opp et nytt vindu som viser en liste over de malene som
er aktuelle å bruke. For oversiktens skyld er en rekke maler skjult hvis den utfylte
informasjon indikerer at de ikke er aktuelle. For eksempel er maler som gjelder
tvangssalg skult hvis det er tale om et frivillig salg.
4.3
Maler velges ved å trykke med markøren på filnavnet (som er angitt lengst til høyre i
filbanen). Flere maler kan velges samtidig ved å holde inne knappen «ctrl» eller
«shift».
4.4
Ikke alle malene som vises vil være relevante. Dersom det er noen maler som savnes
kan det være at det ikke er fylt ut tilstrekkelig med opplysninger om oppdraget. For å
vise alle maler, kan en trykke i celle G104 og velge «Vis alle maler» fra
rullegardinmenyen.
4.5
Ved å trykke på knappen «OK» produseres det automatisk word-dokumenter basert
på de valgte malene. Malene inneholder flettefelt som automatisk fylles ut med
informasjonen som er skrevet inn i Excel regnearket.
4.6
Word-dokumentene lagres automatisk i oppdragsmappen for det aktuelle oppdraget
(«EMSoft\Oppdrag\(Eiendommens adresse – (saksnr)).
4.7
Mange av malene vil være ferdige, mens andre maler må det gjøres tilføyelser eller
korrigeringer manuelt. Uansett bør dokumentene kort gjennomgås og kontrolleres
før de tas i bruk. Dokumentene kan skrives ut eller lagres i pdf-format for
oversendelse per epost. (Det er bedre å sende pdf-dokumenter enn worddokumenter.).
5. Utskrift av journaler og rapporter
5.1
For å skrive ut journalene må en trykke på knappen «Journaler» i celle B4. Det vil
åpnes et nytt vindu hvor en kan velge år eller en nærmere angitt periode mv:
Ved å trykke OK åpnes oppdragsjournalen eller formidlingsjournalen i PDF.
5.2
For å skrive ut rapporter (feks til Finanstilsynet) må en trykke på knappen
«Rapporter» i celle B4. Det vil åpnes et nytt vindu hvor en kan velge år eller en
nærmere angitt periode mv. Navn på advokat må velges fra rullegardinmenyen. Ved
å trykke OK åpnes den aktuelle rapporten i PDF.
5.3
For at rapportene og journalene skal bli korrekte er det viktig at brukerne fører inn
tilstrekkelig informasjon i hver enkelt sak. Informasjonen må også ajourføres ved nye
hendelser, feks at eiendommen blir solgt eller oppdraget trekkes.
5.4
Dersom vederlaget fastsettes i forhold til medgått tid, er det - i forhold til
formidlingsjournalen - viktig at informasjonen om faktisk fakturert vederlag skrives
inn manuelt i celle G20 (med mindre timeregistreringsmodulen benyttes, jf
nedenfor).
6. Føring av depotjournal
6.1
Depotjournalen åpnes som angitt i pkt 5.1 og ved å krysse av for «Depotjournal». Det
åpnes da et nytt Excel regeark hvor de angitte opplysningene fylles inn. Journalen har
den funksjon at informasjon ikke kan overskrives når den først er skrevet.
7. Føring av budjournal
7.1
Arkfanen budjournal vises nederst dersom det i celle D8 er fylt inn en dato for
inngåelse av oppdragsavtale og celle G8 er tom eller inneholder en senere dato.
Trykk på arkfanen «Bodjournal» for å kunne skrive inn bud.
7.2
Overskriftene i rad 2 gir anvisning på hvilken informasjon som skal skrives inn i
budjournalen.
7.3
Bodjournalen kan skrives ut på vanlig måte. For å skrive ut en anonymisert
budjournal må en trykke på «+» tegnet over kollonne D. For oversiktens skyld bør
hver budgiver tildeles et nummer i kolonne A før den anonyme budjournalen skrives
ut.
7.4
Etter at det er skrevet informasjon i en celle vil den bli låst for redigering. Eventuellt
feilskrivinger må derfor korrigeres med en ny oppføring.
8. Oppgjørsoppstilling
8.1
Ved å trykke på arkfanene «Kjøper» og «Selger» vil en få opp en oppgjørsoppstilling
for hver av partene.
8.2
Informasjonen er delvis forhåndsutfylt (feks beløp som skal betales, herunder
dokumentavgift og tinglysningskostnader.
8.3
Hvis innbetalt beløper ulikt enn det som er forhånsutfylt, må cellen naturligvis
overskrives slik at oppgjørsoppstillingen blir riktig.
8.4
Det er viktig å merke seg at alle innbetalinger først føres i oppgjørsoppstillingen til
kjøper og at beløpet deretter regnskapsmessig overføres til selger. (Enkelte bokfører
innbetalinger som klientansvar for selger direkte, men det er ikke korrekt, særlig ikke
hvis innbetalingen skjer før overtakelsesdato).
8.5
Oppgjørsoppstillingen som gjelder selger inneholder også en sjekkliste som er ment å
sikre at utbetalinger fra klientkonto ikke skjer før det er grunnlag for det.
1.1
Begge oppgjørsoppstillingene inneholder renteberegning. For at renteberegningen
skal bli korrekt, må databasen som inneholder informasjon om rentefot ajourføres i
forhold til renteendringer på klientkontoen. Denne databaseb ligger mappen
«EMSoft\Databasefiler\» og er kalt «Rentesatser.accdb».
1.2
Begge oppgjørsoppstillingene har knappene «Vis» og «Skjul» som benyttes til å vise
eller skjule tomme rader.
1.3
For å lagre oppgjørsoppstillingen i pdf-format må en trykke på Adobe Acrobat
symbolet i i celle F2-3. Oppgjørsoppstillingen åpnes og kan evt skrives ut på papir.
Den lagres også automatisk i mappen «EMSoft\Oppdrag\Oppgjørsoppstillinger.PDF» hvor det opprettes undermapper for hvert år.
9. Timeregistrering
9.1
I arkfanen «Time» er det er system for føring av tid. For mange vil denne funksjonen
ikke være aktuell da en har andre systemer for timeregistrering.
9.2
Ved å trykke på knappen «Registrer tid» i celle G5 opprettes det en ny linje hvor det
automatisk føres ett kvarter. Klokkeslettet for timeregistreringens begynnelse og
slutt kan endres manuelt ved å bruke formatet 00:00. Bruttotid i kolonne C kan også
korrigeres manuelt eller ved hjelp av rullegardinmenyen som vises når en trykker i
cellen. Tilsvarende gjelder for korrigert tid i kolonne D. Korrigert tid benyttes hvis en
vil fakturere et lavere beløp enn den tiden som er brukt. I kolonne G kan en skrive inn
en forklarende tekst om hva tiden har gått med til eller en kan velge standard tekst
fra rullegardinmenyen som vises når en trykker på pilen som dukker opp når
markøren plasseres i cellen.
9.3
Hvis en har installert tillegget «DateTime.Xlam» (jf installasjonsveiledningens pkt 4.5
vil hurtigtastene ctrl+b sette inn klokkeslett i kolonne A, ctrl+a vil sette inn klokkeslett
i kolonne B og ctrl+D vil sette inn dato i kolonne F.
9.4
Når en trykker på knappen «Fakturer» i celle G5 opprettes det en timeliste i pdfformat som lagres i mappen «EMSoft\Oppdrag\- Timelister.PDF». Timelisten vil også
nullstilles slik at det er mulig å føre ny tid.
9.5
Ved å trykke på knappen «Åpne timeoversikt» i celle G11, vil det åpnes en pdf-fil som
viser hvilket salær som er opptjent og ufakturert i de ulike oppdragene (Denne
oversikten er under utvikling).
9.6
Det er mulig å integrere timeregistreringssystemet mot Outlook slik at en ved å trykke
på en knapp i Outlook vil overføre informasjonen til timelisten om at en har
utarbeidet eller gjennomgått en e-post, samtidig som eposten lagres i pdf-format i
saksmappen. Tilsvarende kan innscannede dokumenter ved et tastetrykk overføres til
saksmappen samtidig som det automatisk føres tid om at en har skrevet eller
gjennomgått et brev. Timelisten kan også fristilles fra EMSoft slik at den kan benyttes
i vanlige advokatoppdrag i et tilsvarende system kalt ASYS. Dette er imidlertid for
spesielt interesserte.
10. E-post maler
10.1
EMSoft har også funksjon for utsendelse av standardiserte eposter med mulighet for
å legge ved pdf-filer som ligger i saksmappen. For å benytte funksjonen må en trykke
på Outlook symbolet i celle B4. Et nytt vindu åpnes hvor en kan velge mellom ulike
maler og vedlegg fra oppdragsmappen (kun pdf-filer).
10.2
Det kan dukke opp en advarsel fra anivirusprogramvare om at et program vil ha
tilgang til e-postkontoen. Bekreft at det er OK.
11. Særlig om tvangssalg
11.1
Systemet inneholder også en del maler og funksjoner for tvangssalg, men dette er i
liten grad basert på egne erfaringer. Det er rom for utvidelser og forbedringer på
dette området.
11.2
De viktigte word-malene er «Stadfesteklseskjennelse» og «Fordelingskjennelse», men
det er også en rekke brevmaler (om enn noe omstendelige).
11.3
Funksjonene vil tre inn når det i celle D10 («Oppdragets art») velges «Tvangssalg».
11.4
En viktig funksjon er at arkfanen «Fordeligskjennelse» vises. I denne kan en fylle inn
informasjon om pantefordringer og i hvilken grad disse vil få dekning. Det er mulig å
skille mellom to ulike skyldnere i samme sak.
11.5
Oplysninger om meglervederlag og kostnader vil fylles ut automatisk basert på
informasjonen som fylles inn i arkfanen «Oppdrag». Andre opplysninger fylles inn
manuelt basert på kravoppstillinger fra kreditorene. (Det kan være behov for
forbedringer av denne funksjonen).
11.6
Når arket er ferdig utfylt markeres og kopieres informasjonen inn i word-dokumentet
«Fordelingskjennelse» som på forhånd må produseres på vanlig måte, jf pkt 4.
11.7
Fordelingskjennelsen er koblet til selgers oppgjørsoppstilling slik at opplysningene
ikke trenger å skrives flere ganger.
12. Oppsummert
12.1
Det vil ta en del tid før en blir komfortbel med alle funksjonene i EMSoft.Det er
imidlertid ikke nødvendig å beherske alle funksjonene i EMSoft for at en skal ha et
godt utbytte av systemet. I et firma med flere advokater med ulike dataferdigheter,
kan de som ikke er komfortabel med systemet nøye seg med å føre inn og ajourføre
opplysningene om oppdraget slik at journalene og rapportene blir riktige.
Bergen 14.12.12